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1. PLAZO CONTRACTUAL DE ENTREGA

El contratista deberá efectuar la entrega completa de los bienes adjudicados dentro de un plazo máximo de quince (15) días naturales contados a partir del día siguiente a la notificación del contrato.

Para efectos del cómputo del plazo se utilizarán días naturales.

El vencimiento del plazo contractual se determinará individualmente de acuerdo con la fecha efectiva de notificación del respectivo contrato.

1. FECHA LÍMITE INSTITUCIONAL

Para efectos de planificación, recepción, procesamiento y determinación de la utilidad temporal de los bienes, OFIDIVE establece como fecha límite institucional el 2 de diciembre de 2026.

La fecha límite institucional no sustituye, amplía ni modifica el plazo contractual de entrega y tampoco posterga el momento a partir del cual puede configurarse una ejecución tardía.

Su finalidad es establecer el momento máximo de referencia para determinar si una entrega tardía conserva utilidad para la necesidad institucional, considerando los procesos internos requeridos para la disponibilidad de los materiales académicos.

La eventual recepción de bienes después de la fecha límite institucional no implicará modificación del plazo contractual.

1. CONDICIONES DE ENTREGA

La entrega deberá efectuarse en las instalaciones y dentro del horario que determine OFIDIVE en el presente pliego o que sea comunicado por los medios correspondientes.

El contratista deberá entregar los bienes de conformidad con las cantidades, títulos, ediciones, ISBN cuando corresponda, características técnicas y demás condiciones establecidas en el contrato y el pliego.

La presencia física de los bienes en las instalaciones de OFIDIVE no implicará por sí sola su recepción conforme.

Para completar el proceso de recepción deberá verificarse:

1. la entrega física de los bienes;
2. su correspondencia con el objeto contractual;
3. las cantidades efectivamente entregadas;
4. la presentación de la factura correspondiente;
5. la concordancia de la factura con los bienes y cantidades efectivamente entregados;
6. la revisión inicial de los bienes;
7. el sello y firma de recibido correspondiente; y
8. el ingreso al sistema institucional de inventarios, cuando corresponda.

Las actuaciones internas cuya realización dependa exclusivamente de la Administración no podrán generar por sí mismas atraso imputable al contratista cuando este haya puesto oportunamente a disposición de OFIDIVE los bienes y documentos correctos requeridos para completar la recepción.

1. FACTURACIÓN

La factura deberá corresponder exactamente con la entrega efectivamente realizada y cumplir con las condiciones contractuales y administrativas aplicables.

Cuando exista una inconsistencia en la factura que impida completar la recepción o efectuar el ingreso de los bienes al sistema de inventarios, el contratista deberá efectuar la corrección correspondiente.

La presencia física del material no subsanará una inconsistencia documental atribuible al contratista que impida razonablemente completar su recepción.

1. REPRESENTANTE DEL CONTRATISTA DURANTE LA ENTREGA

El contratista deberá garantizar la presencia de un representante debidamente autorizado durante la entrega y recepción inicial de los bienes.

El representante deberá estar facultado para atender las observaciones relacionadas con cantidades, identificación de materiales, estado físico de los bienes, documentación y demás incidencias que puedan ser verificadas durante la recepción.

La presencia del representante no implica aceptación definitiva de los bienes ni limita la posibilidad de identificar posteriormente defectos que razonablemente no hayan podido ser detectados durante la revisión inicial.

1. INDEPENDENCIA DE LAS LÍNEAS

Las líneas objeto de la contratación se consideran independientes, salvo que en una contratación particular se disponga expresamente lo contrario por existir una relación funcional entre ellas.

1. ENTREGAS PARCIALES

Las entregas parciales únicamente serán admitidas cuando sean compatibles con las condiciones establecidas en el pliego y permitan individualizar claramente las cantidades y prestaciones entregadas.

La recepción de una parte de los bienes no implicará ampliación del plazo contractual para las cantidades pendientes.

Cuando una parte de una línea haya sido entregada correctamente y resulte individualizable y aprovechable independientemente, las consecuencias económicas derivadas del atraso deberán calcularse únicamente sobre el valor de la cantidad pendiente o afectada.

La aceptación de una entrega parcial tampoco implicará renuncia de la Administración a las consecuencias que correspondan respecto de la parte incumplida.

1. CAUSALES DE RECHAZO

OFIDIVE podrá rechazar los bienes que no cumplan con las condiciones establecidas en el contrato y el pliego.

Según corresponda al objeto contratado, constituirán causales de rechazo, entre otras:

1. cantidades inferiores a las requeridas;
2. entrega de un título diferente;
3. ISBN diferente cuando constituya una condición contractual;
4. edición distinta de la requerida sin autorización previa;
5. autor, versión o presentación diferente cuando constituya una condición contractual;
6. libros o materiales dañados;
7. hojas rotas, faltantes, desprendidas o deterioradas;
8. humedad;
9. deformaciones;
10. defectos de encuadernación;
11. impresión defectuosa;
12. manchas o suciedad que afecten la condición del material;
13. componentes faltantes;
14. incumplimiento de las condiciones de empaque, identificación o etiquetado establecidas;
15. documentación requerida que no sea aportada en las condiciones establecidas; y
16. cualquier otro incumplimiento de las especificaciones técnicas previstas en el pliego.

El rechazo deberá documentarse de forma que permita identificar los bienes afectados y la causa correspondiente.

El contratista deberá efectuar la reposición correcta dentro del plazo concedido.

1. REPOSICIÓN DE BIENES RECHAZADOS

Cuando corresponda la reposición de bienes rechazados, el contratista deberá sustituirlos por bienes que cumplan integralmente con las condiciones contractuales.

Como regla general, se concederá para la reposición un plazo de hasta quince (15) días naturales, contado a partir del día siguiente a la comunicación del rechazo por el medio correspondiente.

Para las contrataciones cubiertas por estas condiciones, el plazo de reposición deberá guardar relación con la fecha límite institucional del 2 de diciembre de 2026.

Cuando entre la comunicación del rechazo y dicha fecha exista un período inferior a quince días naturales, el plazo efectivo de reposición no podrá extenderse más allá de la fecha límite institucional, siempre que el período concedido resulte razonablemente posible atendiendo las circunstancias del caso y la naturaleza de la reposición requerida.

La reposición deberá realizarse en tiempo y forma y los bienes sustitutos deberán cumplir integralmente las especificaciones contractuales.

1. DIFERENCIACIÓN DE LOS SUPUESTOS DE INCUMPLIMIENTO

Para efectos de este pliego deberán distinguirse los siguientes supuestos:

Defecto: entrega de un bien que no satisface las condiciones contractuales. Podrá producir el rechazo del bien y la obligación de reposición.

Incumplimiento total o no entrega definitiva: situación objetivamente determinada en la cual la obligación no será ejecutada. Una vez determinado el incumplimiento total, no se continuará tratando la obligación como un simple atraso indefinido y se procederá conforme con las consecuencias jurídicas que correspondan.

1. PRÓRROGAS Y MODIFICACIONES DEL PLAZO

Toda solicitud de prórroga o modificación del plazo deberá presentarse y tramitarse conforme con la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento, el presente pliego y las demás disposiciones aplicables.

La solicitud de una prórroga no suspende ni modifica por sí misma el plazo contractual.

Toda solicitud de modificación contractual o prórroga deberá gestionarse únicamente por medio del SICOP.

CONDICIONES GENERALES

1. SOBRE LA CONFIDENCIALIDAD: De conformidad con lo establecido en el lineamiento para la declaratoria de confidencialidad en el Sistema Digital Unificado y según lo estipulado en el Artículo 2 de la Ley N°7975, Ley de Información No Divulgada, en el Artículo 2 del Reglamento a la Ley de Información No Divulgada (Decreto N°34927-J-COMEX-S-MAG), el Artículo 15 de la Ley N°9986 Ley General de Contratación Pública y el Artículo 30 del Reglamento a la Ley general de Contratación Pública y normas relacionadas, la aplicación de la confidencialidad será de la siguiente forma:

1. Solicitudes de confidencialidad: En el supuesto en el que un oferente considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, es decir que reúne las características descritas en el artículo 2 de la Ley N.º7975, Ley de Información No Divulgada antes citada, por tratarse de información no divulgada relativa a secretos comerciales e industriales, que sea secreta y no de conocimiento general ni fácilmente accesible en los círculos especializados; que esté bajo control legal de quien la declara confidencial, y que dicha persona haya tomado medidas razonables para mantenerla como tal; así como que posea valor comercial por el hecho de ser secreta, por lo que se requiere garantizar que sea accesible únicamente al personal autorizado a esta información, deberá gestionarlo por medio del formulario electrónico destinado en el sistema digital unificado al momento de incorporar la documentación en cada etapa del procedimiento. El solicitante debe incluir los motivos por los que considera que la información reviste el carácter de confidencial y el fundamento jurídico.
2. Elementos por considerar para la procedencia: El oferente debe identificar con precisión el o los documentos o archivos considerados confidenciales, haciendo un señalamiento claro en el mismo formulario.

El solicitante deberá sustentar su gestión considerando, entre otros, los siguientes elementos:

1. Debe indicar de forma expresa los motivos que justifican la solicitud de declaratoria de confidencialidad, así como el sustento jurídico que respalda dicha petición.
2. Indicar claramente cuál es la información para la cual se solicita el resguardo.
3. Manifestar que se trata de información secreta que no es de conocimiento general, ni de fácil acceso, por lo que tiene el carácter de confidencialidad.
4. Debe estar bajo el control del oferente y protegida mediante medidas razonables.
5. Debe tener valor comercial derivado de su carácter confidencial.
6. Evaluación administrativa de la solicitud: La administración valorará los motivos y el sustento jurídico aportado por el oferente y deberá emitir un acto administrativo motivado en el que establecerá la procedencia o no la declaratoria de confidencialidad. Por lo que se solicitará a la Oficina Jurídica la valoración de motivos respectiva para que en un plazo no mayor a 5 días hábiles emita su criterio y se indique el plazo de vigencia de la confidencialidad. El acto motivado deberá ser emitido por la Jefatura de la Oficina de Contratación y Suministros en el formulario electrónico del SICOP, incluyendo en el expediente digital la información relacionada con dicho acto. En caso de que se acepte la confidencialidad se elaborará por parte del analista de la contratación, el resumen del documento que excluye la información reservada. Solo los usuarios autorizados por la Administración contratante podrán acceder a estos documentos.

1. La UNED se reserva el derecho de solicitar la presentación en original de todos los documentos solicitados en la contratación, con el fin de verificar la autenticidad de los mismos
2. La UNED no será responsable de cualesquiera costos más allá de aquellos aquí propuestos y contratados. Los precios ofertados se consideran firmes y definitivos
3. El plazo de entrega deberá ser indicado en la plataforma SICOP. En caso de no indicarse el plazo de entrega en el SICOP, se tomará el plazo indicado por la UNED.

Se debe indicar si el bien será exonerado de impuestos, de ser así se deberá desglosar el plazo en el cual se entregarán los documentos para el trámite de la exoneración respectivo a la Oficina de Contratación y Suministros y el plazo de entrega del bien una vez entregados los documentos de exoneración por parte de la Universidad. Para efectos de evaluación se sumarán dichos plazos. Si no se indica expresamente que el bien requiere exoneración de impuestos, la Universidad, solamente tramitará la misma, una vez entregado el bien, según el plazo de entrega ofertado. 

1. Garantía de cumplimiento deberá ser rendida electrónicamente a través del sistema digital unificado y será de 5% con una vigencia de 3 meses, a partir de la fecha probable de recepción definitiva del objeto contractual (en el caso de servicios profesionales, se considerará la última fecha en que se brinda el servicio). En caso de prórroga el contratista se compromete a mantener vigente la Garantía de Cumplimiento por todo el plazo contractual. Todo conforme lo indicado en los Art. 110, 111 y 114 del RGLCP. 
2. Para la coordinación del servicio/bien objeto de esta contratación deberá coordinarse únicamente con el responsable de la contratación (administrador de la contratación), el cual se le comunicará oportunamente al adjudicado

1. Impuesto al Valor Agregado: de acuerdo al transitorio XIV de la Ley 9635 "Ley del fortalecimiento de las finanzas públicas” a partir del 1° de enero del 2020, los oferentes deberán incluir dentro de las cotizaciones el impuesto al valor agregado en su tarifa reducida de un 2% (artículo 11, inciso 2 d) de dicha ley).

En caso de que el bien o servicio ofertado, se encuentre exonerado por alguna Ley o norma específica es obligación del oferente acreditar dicha condición en las observaciones de su oferta electrónica y anexar junto con su oferta, los documentos probatorios que respalden y validen la exoneración que les aplica. En caso de que no se acredite dicha condición y no se incluya el 2% correspondiente al IVA, la Universidad queda facultada a la exclusión de la oferta.

PARA CONTRATISTAS NACIONALES

1. La Universidad Estatal a Distancia, realizará el pago en un plazo máximo de 30 días naturales posterior a la presentación impresa de la factura electrónica debidamente autorizada por el responsable de recibir los bienes u obras contratadas.
2. Tramite de pago de facturas lunes y martes de 8:00 a.m. a 3:30 p.m., de manera presencial en la Oficina de Contratación y Suministros, en el Edificio A tercer piso de la Sede Central en Mercedes de Montes de Oca.
3. El contratista debe facturar de manera electrónica y la factura incluir la siguiente información:
   1. Nombre: Universidad Estatal a Distancia
   2. Nombre Comercial: Universidad Estatal a Distancia
   3. Cédula Jurídica: 4-000-042151
   4. Teléfono: 2527-2000
   5. Fax: 2224-6913
   6. Provincia: San José
   7. Cantón: Montes de Oca
   8. Distrito: Mercedes
   9. Otras señas: 600m este de la Rotonda La Bandera, carretera a Sabanilla
   10. Correo: facturaelectronica@uned.ac.cr con copia al funcionario responsable de la contratación.
   11. Correo del responsable: el indicado una vez adjudicado el proceso

 

1. El contratista deberá tomar en cuenta de que la UNED realiza la retención del 2% por concepto de impuesto sobre la renta y la retención del 2% del IVA en los casos que proceda.
2. En caso del que el contrato se encuentre en dólares o cualquier otra moneda diferente del colón, el pago se realizará en colones costarricenses al tipo de cambio de venta del Banco Central de Costa Rica, al momento de la transferencia bancaria.

 

FORMA DE PAGO, PARA CONTRATISTAS EXTRANJEROS

 

1. La Universidad Estatal a Distancia, realizará el pago en un plazo máximo de 30 días naturales posterior a la presentación impresa de la factura electrónica debidamente autorizada por el responsable de recibir los bienes u obras contratadas.
2. Tramite de pago de facturas lunes y martes de 8:00 a.m. a 3:30 p.m., de manera presencial en la Oficina de Contratación y Suministros, en el Edificio A tercer piso de la Sede Central en Mercedes de Montes de Oca.

 

1. El contratista deberá en todos los casos remitir la factura electrónica al correo facturaelectronica@uned.ac.cr y adicionalmente a los correos electrónicos de los funcionarios responsables de recibir los bienes u obras indicados en el contrato.
2. El contratista deberá aportar con la gestión de pago, la siguiente información, para realizar y aplicar la transferencia al exterior:

 

1. Nombre del beneficiario:
2. Dirección del beneficiario
3. Cuenta bancaria del beneficiario
4. Nombre del banco beneficiario
5. Dirección del banco beneficiario
6. Código SWIFT o ABA
7. y en el caso de haber banco intermediario, entonces
8. Nombre del banco intermediario
9. Dirección del banco intermediario
10. Cuenta bancaria
11. Código SWIFT

 

1. El contratista extranjero, debe considerar las obligaciones tributarias aplicables de conformidad con la legislación costarricense, obligaciones que serán retenidas por parte de la Universidad Estatal a Distancia, rebajando lo correspondiente al pago de impuestos y las comisiones bancarias que correspondan cuando se aplique la transferencia bancaria respectiva

REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD GENERALES

Toda declaración jurada, debe  contar con  la Garantía de integridad y autenticidad, y Garantía de validez en el tiempo, realizando la Validación de documentos firmados digitalmente a través del sistema Central Directo (https://www.centraldirecto.fi.cr/spa/Bccr.Firma.Fva.ValidadorDocumentoPublico.CD.SPA/#/inicio ) o en la aplicación del GAUDI.

 

Todo a nombre de la persona física o jurídica que presenta la oferta:

 

1. Estar inscrito, activo y al día con sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social. Para comprobar este requisito se verificará a través de interface del SICOP

 

1. Estar inscrito y al día con sus obligaciones obrero patronal ante FODESAF. Para comprobar este requisito se verificará a través de interface del SICOP

 

1. Póliza de riesgos de trabajo vigente a la fecha y hora de apertura de ofertas. Para comprobar el requisito debe presentar copia de la póliza

 

1. Patente donde acredite la actividad comercial, a fin al objeto contractual. Para comprobar el requisito debe presentar copia de la patente o en su defecto la nota emitida por la Municipalidad respectiva en donde expresamente se indique que se exonera de la patente para la actividad comercial ofertada. No se aceptan declaraciones juradas

 

1. Declaración jurada de que no se está subcontratando el servicio solicitado. En caso de que se recurra a la subcontratación del servicio, el oferente deberá observar y cumplir lo dispuesto en el artículo 133 del RLGCP (Con la oferta se aportará un listado de los subcontratistas y el porcentaje de subcontratación…)

 

1. Declaración jurada firmada con lo siguiente:
2. Garantizar que no están inhabilitados bajo el régimen de sanciones de las leyes N°7494, N°9986 y sus reglamentos (No podrán participar de manera directa, indirecta o como subcontratistas las personas físicas o jurídicas o sus representantes legales que cuenten con una inhabilitación activa bajo las leyes N°7494, N°9986 y sus reglamentos. En caso de demostrarse una inhabilitación con la declaración, se excluirá la oferta del concurso. La UNED verificará el historial de apercibimiento e inhabilitación del SICOP. En caso de demostrarse una sanción que amerite la exclusión de la oferta y se haya presentado la declaración jurada que indique que no están inhabilitados, se iniciará el proceso administrativo correspondiente según la ley 9986 y su reglamento)

 

1. Indicar expresamente que la información contenida en la declaración jurada presentada en el registro que lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable y actualizada (oferente y subcontratistas). Lo anterior, de conformidad con el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública. La Universidad Estatal a Distancia, realizará la verificación directamente en la plataforma SICOP

 

1. En caso de que en el registro de proveedores del SICOP no se encuentre, se deberá presentar en documento aparte la siguiente declaración jurada firmada de manera digital según si es persona física o jurídica.

 

1. Tratándose de personas físicas, debe indicar el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final

 

1. Tratándose de personas jurídicas, debe indicar la naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario (s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario (s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial