Suscripción del servicio de respaldos en nube

Se admite a concurso la oferta que cumpla con todos los aspectos de admisibilidad, requerimientos legales y documentación solicitada en el pliego de condiciones y demás jurisprudencia en materia de contratación administrativa que aplique.

La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, los principios y prohibiciones establecidos en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y el presente pliego de condiciones.

Serán requisitos de admisibilidad los siguientes:

• Experiencia: El oferente debe presentar una declaración Jurada donde se indique:

• Referencia de al menos 5 clientes a los que se les haya brindado servicios iguales o similares al objeto de la presente contratación durante los cinco últimos años. En dicha declaración deberá consignarse como mínimo: Nombre de la institución o empresa, descripción del servicio ofrecido, nombre de la persona responsable de contratación, puesto que ocupa, correo electrónico y número telefónico. El CNC se reserva el derecho de verificar la información.
• El oferente debe tener como mínimo 3 años de operar en el mercado nacional, promoviendo servicios en la nube, y ser partner autorizado del fabricante. Deberá adjuntar la personería jurídica donde se establezcan las fechas de registro de la empresa y una certificación emitida por el fabricante de la herramienta donde conste que se encuentra autorizado como canal distribuidor autorizado.
  • El oferente debe tener al menos dos profesionales o técnicos en la planilla de la empresa reportados a las CCSS, los profesionales reportados deberán ser certificados por el fabricante (Aportar curriculum y copia de las certificaciones; así como copia de la planilla de la CCSS de los últimos seis meses).
  • La oferta debe ser presentada con indicación del costo por unitario de cada uno de los bienes / servicios solicitados, este debe contemplar todo tipo de costo asociado a la entrega de los suministros ofertados en las oficinas del Consejo Nacional de Concesiones (Transporte, viáticos, cargas sociales, seguros de riesgos del trabajo y cualquier otro costo asociado).
  • Conforme a lo indicado en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública 9986(LGCP), los oferentes podrán cotizar en cualquier moneda, las cuales, para efectos de comparación, se convertirán a una misma, tomando como referencia el tipo de cambio para la venta calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de las ofertas.

No obstante, de conformidad con lo establecido en la Directriz Nº 044-H, “Directriz de Uso de la Moneda Nacional en las Contrataciones Públicas, Dirigida al Sector Público”, la cual establece en su artículo 1 lo siguiente:

“Artículo l º -Las entidades y órganos del Poder Ejecutivo, a partir de la publicación de la presente Directriz, deberán efectuar todas sus contrataciones de bienes y servicios en moneda nacional, estableciendo el requisito desde el pliego de condiciones de las contrataciones públicas, siempre y cuando las circunstancias del mercado lo ameriten y ello no cause un perjuicio a la satisfacción del interés público, lo cual deberá quedar acreditado dentro del expediente de la contratación.”

Las ofertas que sean presentadas en moneda diferente al colón costarricense deberán acompañarse de documento en que se aporte justificación amplia y suficiente del motivo por el cual se considera que en caso de resultar adjudicatario, las circunstancias del mercado ameritarían la suscripción de contrato en la moneda de presentación de oferta así como la justificación del perjuicio a la satisfacción del interés público que podría ocasionar la formalización de la relación contractual si se utilizara la conversión a colones costarricenses señalada en la directriz de cita.

1.            ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO POR CONTRATAR

 

• Línea 1. Licencia de software (cloud tier), para la solución de respaldos, versión actual, vigencia perpetua

 

1. Especificaciones técnicas

• Suscripción anual de servicio de respaldo tipo cloud to cloud, igual o superior a Veeam Data Cloud Vault.
• Los respaldos deben alojarse en la nube propiedad del fabricante.
• Debe tener una disponibilidad mínima del 99.4% o superior, para los
• 365 días del año, 24 X 7. Se debe aportar especificaciones del servicio y una declaración jurada que acredite el cumplimiento sobre la disponibilidad y redundancia de la infraestructura en nube según lo señalado.
• Soporte de estándar de cifrado AES-256 y TLS.
• Los respaldos no deben poder ser modificados ni eliminados durante el tiempo de retención.
• Los respaldos deben estar protegidos contra ransomware; proporcionando una copia de seguridad inmutable, aislada y segura en la nube para la recuperación de datos.
• El servicio debe permitir configurar políticas de inmutabilidad, sin necesidad de herramientas de terceros.
• El servicio ofertado debe estar homologado y certificado como repositorio de respaldo en nube compatible. El oferente deberá aportar documentación oficial emitida por el fabricante que respalde dicha compatibilidad.
• Administración centralizada por medio de una consola vía web, para la gestión, monitoreo, recuperación, respaldos y configuraciones requeridas.

 

1. Seguridad y ubicación de datos

• Los datos deberán estar alojados en la nube del fabricante, la cual debe cumplir con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente (HIPAA, ISO 27001, SOC 2, NIST u otras equivalentes).
• El servicio debe garantizar cifrado de los datos en tránsito y en reposo.
• La solución debe permitir definir y administrar políticas de retención de respaldos, con un mínimo configurable según las necesidades institucionales.
• La solución debe permitir verificación automática de las copias realizadas.
• Previo a la recepción definitiva, el adjudicatario deberá realizar junto al equipo técnico de la institución una prueba de integración, configuración de políticas de inmutabilidad y recuperación de datos desde la consola de Veeam, dejando evidencia documental.

 

1. Modelo de Precio:

• El precio ofertado por esta línea debe ser el monto unitario por TB anual, que incluya almacenamiento, invocación de API´s y cargos de restauración.
• El precio ofertado no debe tener precios ocultos
• El precio ofertado debe contemplar el uso ilimitado para procesos de lectura/restauración sin costo adicional.

 

• Línea 2. Licencia de software para sincronización de archivos y respaldo de datos (backup) centralizado última versión vigencia anual

 

1. Especificaciones técnicas

• Suscripción anual de servicio de respaldo tipo cloud to cloud.
• Compatible para plataforma de Google Workspace, almacenamiento compartido en nube
• El servicio debe alojarse en una plataforma tecnológica con capacidades de geo redundancia.
• Capacidad de respaldos ilimitado.
• Soporte de estándar de cifrado AES-256 y TLS.
• El servicio debe tener una disponibilidad mínima del 99.4% o superior, para los 365 días del año, 24 X 7. Se debe aportar especificaciones del servicio y una declaración jurada que acredite el cumplimiento sobre la disponibilidad y redundancia de la infraestructura en nube según lo señalado.
• El servicio debe incluir al menos las siguientes funcionalidades:
• Calendarización de tareas programadas de los respaldos.
• Respaldos de unidades de almacenamiento compartido en nube de Google Workspace
• Respaldos de datos de usuarios ubicados en la nube de Google Workspace tales como: Calendarios, buzones de correos, contactos, entre otros.
• Restauración de sitio (Site restore), restauraciones granulares de archivos específicos, carpetas y restauraciones de datos de cuentas de usuarios.
• El proveedor deberá asegurar el servicio, incorporando las medidas de ciberseguridad requeridas y necesarias para garantizar la accesibilidad, disponibilidad e integridad de la seguridad de la información institucional que respaldara el servicio contratado; para ello el proveedor deberá como mínimo brindar: configuraciones de parámetros de seguridad en el servicio, encriptación, incluir protección del servicio con funcionalidades que mitiguen los ataques susceptibles y dirigidos a soluciones de respaldos en nube, como son DoS, entre otros.
• Los datos deberán estar alojados en la nube del fabricante, la cual debe cumplir con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente (HIPAA, ISO 27001, SOC 2, NIST u otras equivalentes).
• Funcionalidades de reportería y estadísticas de los respaldos y restauraciones efectuadas,
• El servicio debe ser compatible para el envío de correo a la infraestructura de Google Workspace (GMAIL), en la cual se encuentran suscritos los buzones del CNC.
• No debe existir por parte del proveedor del servicio lo que se conoce como “data lock-in”, así mismo los clientes deben ser libres de exportar o extraer sus datos al finalizar el contrato.
• El servicio debe permitir exportar datos de buzones y documentos a ubicaciones personalizadas.

 

1. Consola de administración:

• El servicio debe poseer consola de administración accesible vía web para controlar y administrar la solución de respaldo en nube de forma completa.
• Debe permitir el monitoreo y generación de reportes.
• Funcionalidades de auditoría y actividades de usuario.
• El acceso debe contar con los mecanismos de seguridad de MFA para evitar accesos no autorizados.

 

1. Modelo de Precio:

• El precio ofertado por esta línea debe ser el monto unitario por licencia de usuario anual que incluya almacenamiento, invocación de API´s y cargos de restauración.
• El precio ofertado no debe tener precios ocultos
• El precio ofertado debe contemplar el uso ilimitado para procesos de lectura/restauración sin costo adicional.

 

• Línea 3. Servicios soporte técnico para la infraestructura de respaldo y recuperación.

 

1. Especificaciones técnicas

• La empresa adjudicada deberá presentar un cronograma de instalación y configuración de una solución de respaldos en nube desde Google Workspace y unidades localizadas en servidores locales con Windows 2019 o superior; debe incluir las políticas de respaldos y restauración requeridas, incluyendo además las pruebas del servicio tanto de respaldos como restauraciones.
• La implementación inicial debe realizarse en un plazo máximo de 5 días hábiles, a partir de la notificación de la orden de pedido, considerando los requerimientos y actividades establecidas en el presente documento.
• El cronograma deberá ser aplicado por la empresa adjudicada bajo previa coordinación y autorización con el Área de Tecnologías de Información del CNC.
• La implementación deberá incluir aspectos como programaciones de respaldos de unidades de información, respaldos de datos de cuentas de usuario de Google, respaldos de unidades compartidas en
• servidores Microsoft Windows, políticas de seguridad, ajustes requeridos con proveedor, registro de usuarios.
• Finalizado el proceso de implementación de la solución, la empresa adjudicada deberá entregar un informe de cierre del proyecto, en donde se documenten las configuraciones realizadas, políticas aplicadas, ajustes, tareas y sin aspectos pendientes, así como resultado de las pruebas efectuadas.
• La implementación debe ser realizada por técnicos certificados.
• El producto final del servicio brindado debe ser completamente funcional y compatible con la infraestructura del CNC.
  • Especificaciones generales

Las siguientes especificaciones son de aplicación para todas las líneas

1. Capacitación:

• El oferente deberá incluir dentro de la oferta una capacitación, no certificadas de índole técnica para aspectos de gestión y operación interna de la herramienta dirigida a funcionarios del área de Tecnologías de Información.
• La capacitación debe ser brindada por el (los) experto(s) certificados de la solución.

 

1. Condiciones:

• El oferente se obliga a cumplir con los alcances de la Ley No 8968 (Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales).
• Todo oferente debe presentar documentación técnica que respalde las características del servicio ofertado. Toda oferta debe incluir la ficha técnica del servicio, en la cual se pueda verificar que el servicio ofertado cumple con las especificaciones técnicas requeridas en este cartel.
• El CNC realizará una revisión anual de la capacidad contratada y, en caso necesario, realizará la solicitud por escrito indicando la cantidad de recursos a disminuir o ampliar.
• El oferente debe incluir en su oferta cualquier costo adicional requerido, tales como en caso de ser necesario reimplementación del servicio, traslado de cuentas, traslado de información, y entre otros.

 

1. Confidencialidad de la información:

• Toda la información del CNC contenida en la solución y accedida por la empresa adjudicada como parte de los procesos del servicio contratado, por su naturaleza tendrá carácter confidencial y no se autoriza al adjudicado su utilización para otros fines que no sean para los alcances establecidos en los términos del presente documento. El mismo deber de confidencialidad aplica para todas las personas que tengan acceso a esta información.
• La empresa adjudicada y su personal que conozca, detalles específicos de la red institucional y su implementación entre otros, así como políticas de seguridad utilizadas por el CNC deberá guardar y mantener la confidencialidad de la información brindada.
• Terminado el periodo del servicio contratado, la empresa deberá eliminar cualquier información propiedad del CNC, sensible a nivel de la solución brindada, archivos digitales o físicos, y/o base de datos utilizados para el cumplimiento de los términos de este contrato, tales como direcciones IP`s, descripciones de sistemas, entre otros. Queda pospuesto la eliminación de información, si se aplicará una prórroga o adendum a los términos generales de este contrato.

 

1. Requerimientos de privacidad:

• Toda información relacionada con esta contratación debe considerarse como CONFIDENCIAL, por lo tanto, no puede ser divulgada a terceros por ninguna razón, además la adjudicataria debe asegurar el adecuado control interno de toda la información obtenida durante la contratación.
• La adjudicataria deberá comprometerse a manipular y procesar la información institucional dentro de un ámbito de discreción, privacidad e integridad, de acuerdo con las políticas de control y seguridad institucionales.
• Bajo ninguna circunstancia la adjudicataria podrá utilizar los archivos o información del CNC, para propósitos no contemplados en los procedimientos normales de desarrollo de la contratación.
• La utilización indebida o negligente de la información del CNC, por prácticas imputables a la adjudicataria, serán consideradas factores de incumplimiento a la contratación y facultará al CNC para dar por terminada la contratación, ejecutar la garantía de cumplimiento, congelar cualquier proceso de pago, congelar los montos pendientes de pago y establecer cualquier tipo de acción que a criterio de la Institución deba ejecutarse para resarcirse por los daños que el incumplimiento de la adjudicataria le haya generado.
• Igualmente, la adjudicataria se obliga a guardar total confidencialidad respecto de cualquier información que conste y que no necesariamente fuera producto del contrato, en resguardo de la seguridad institucional. En este sentido, el oferente, así como las personas que destaque para brindar este servicio; se comprometen bajo fe de juramento, a guardar total confidencialidad respecto al funcionamiento de los procesos y/o sistemas del CNC, quedando bajo su responsabilidad las consecuencias de tipo legal, civil o de otra índole que puedan derivarse de la divulgación o uso indebido de esa información.
• De comprobarse la divulgación parcial o total de información catalogada o clasificada como confidencial, el CNC procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la Ley.
• El oferente deberá entregar como parte de su oferta una declaración jurada, bajo fe de juramento, donde se compromete a lo indicado en las cláusulas a) a la f) de esta sección de requerimientos de privacidad.

1.            CONDICIONES GENERALES:

1.1.         Administrador del contrato

Con la finalidad de que se supervisen estos trámites, de forma tal que se facilite la coordinación de todos los aspectos técnicos y administrativos que se requieran, así como velar por la correcta ejecución de los procesos que se deriven, se designa como Administrador del Contrato a la siguiente funcionaria:

• Nombre: Karla Cordero Gómez.
• Puesto: Jefe, Tecnologías de Información.
• Correo electrónico: kcordero@cnc.go.cr
• Teléfono: 2253-0060

 

1.2.        Modelo de prestación del servicio

Para la prestación del servicio, el adjudicatario deberá aportar el recurso humano y los materiales, así como cualquier otro elemento requerido para atender y resolver las actividades detalladas en el aparte anterior, según el siguiente desglose:

• Para las licencias (Líneas 1 y 2)

Cada vez que el Consejo Nacional de Concesiones requiera nuevos servicios, así lo solicitará al contratista a través de la Administradora del Contrato, mediante la emisión de una Orden de Pedido en el sistema SICOP.

A partir de la fecha de notificación de la orden de pedido, en un plazo no mayor a un (1) día hábil, el contratista deberá realizar la verificación de lo solicitado por la Administración y registrar en el sistema la aprobación o desaprobación de esa orden de pedido, en caso de desaprobación deberá presentar las justificaciones correspondientes.

 

• Para los Servicios soporte técnico para la infraestructura de respaldo y recuperación (Línea 3)

La Administración generará una única orden de pedido al inicio de la ejecución contractual, la cual contemplará la instalación y configuración de la solución propuesta por el oferente para esa línea.

1.3.        Obligaciones del contratista

Sin perjuicio de los demás deberes y obligaciones contenidas en el presente pliego de condiciones y en la Ley de Contratación Pública y su Reglamento, los contratistas tendrán las siguientes obligaciones:

• El contratista deberá asegurar disponibilidad permanente para efectuar los servicios por los que cotizó, no pudiendo en consecuencia rechazar ninguno de estos salvo aquellos casos en que por razones debidamente justificadas y demostradas por escrito le impidan poderlas llevar a cabo.
• El contratista debe estar al día con todas sus obligaciones patronales, pago de pólizas de seguro de riesgos del trabajo y responsabilidad civil, y mantener esa condición durante el plazo de toda la contratación.
• El contratista deberá aplicar todas las normas de seguridad que puedan resultar necesarias en razón de la actividad desarrollada.
• El contratista debe disponer de su propio personal y como patrono hacerle frente a todas las obligaciones inherentes a tal condición. De esta forma, el CNC queda liberado, sin ninguna relación obrero patronal con los empleados del contratista, los cuales deben en todo caso estar debidamente asegurados contra todo riesgo, quedando el CNC liberado de toda responsabilidad civil en que pudiera incurrir el contratista en la prestación de los servicios.
• El contratista deberá mantener la cantidad de personal (profesional, técnico o especializado, en la rama para la que se le contrató) establecido en su propuesta, debiendo notificar a la Administración cualquier cambio que se llegare a dar durante la vigencia del contrato.
• El contratista deberá asumir la responsabilidades obrero patronales y las derivadas del régimen de riesgos del trabajo, así como de los daños a las personas o cosas que se produzcan con ocasión o motivo del trabajo ofrecido; en cuyo caso, deberá cubrir con sus propios recursos y sin costo adicional para el CNC, cualquier circunstancia que ocasione afectación del patrimonio del CNC, quien podrá recurrir al ámbito legal para determinar la sanción que procedería al respecto.
• Es obligación del contratista pagar al menos los salarios mínimos determinados por la ley, así como sus respectivos aumentos y respetar las jornadas máximas, según la legislación vigente. El no acatamiento de esta cláusula será considerado como incumplimiento de contrato y la Administración puede aplicar la legislación vigente, sin que se genere ningún derecho para con el contratista, excepto lo que la ley establezca. Esta condición podrá ser verificada por el CNC en cualquier momento, pudiendo solicitar los comprobantes respectivos.
• El contratista se debe comprometer a no realizar trabajos u gestionar servicios adicionales a los contratados, sin contar con el aval correspondiente del administrador del contrato mediante una nueva orden de pedido notificada a través del sistema SICOP.
• El contratista No deberá incurrir en la prohibición de subcontratar servicios, salvo que se cuente con las autorizaciones escritas emitidas por el Consejo Nacional de Concesiones de acuerdo con la normativa aplicable.
• El contratista deberá Poseer las facilidades (personal, herramientas, equipos, transporte, etc) para llevar a cabo los trabajos que le sean solicitados.

 

1.4.       Modalidad de la contratación:

Durante el período de la contratación, al adjudicatario se le requerirán los bienes o servicios objeto de esta contratación, de conformidad con las necesidades de la Administración Contratante, por lo que se trata de una LICITACIÓN REDUCIDA EN LA MODALIDAD DE ENTREGA SEGÚN DEMANDA según el umbral establecido por la Ley General de Contratación Pública y limitado a la disponibilidad presupuestaria de la Administración.

Tomando en consideración que esta es una contratación bajo la modalidad “Según demanda”, en la cual se realizarán ordenes de pedido según sea el requerimiento de la administración, se deberá ofertar por separado el valor unitario de cada una de las líneas incluidas en la licitación conforme a las especificaciones técnicas indicadas en el punto N°3 de este pliego de condiciones.

 

1.5.       Plazo de la contratación:

La contratación se fija por un plazo inicial de un (1) año, pudiendo prorrogarse por períodos iguales hasta tres (3) años; alcanzando un máximo de cuatro (4) años de relación contractual.

 

1.6.       Plazo de entrega

Para cualquiera de las líneas incluidas en esta contratación, el plazo de entrega no deberá ser mayor a diez (10) días hábiles. El plazo de entrega comenzará a regir a partir del día hábil siguiente en que se haya notificado cada orden de pedido realizada en el sistema SICOP.

 

1.7.        Lugar y área en la que se prestará el servicio

Las instalaciones del Consejo Nacional de Concesiones se ubican en San José, Montes de Oca, distrito Mercedes, Condominio Ofiplaza del Este, edificio C, primer y tercer piso

 

1.8.       Horario en que se realizará el servicio

Debido a la naturaleza de la prestación de servicios, es requerido que los servicios sean ejecutados durante el horario regular de atención al público y de trabajo del personal del CNC.

El horario regular del Consejo Nacional de Concesiones es de Lunes a Viernes de 7:30 a.m., a 3:30 p.m., por tanto la jornada de trabajo de la empresa adjudicada será el mismo.

 

1.9.       Garantía del bien/ servicio

La Garantía de Buen Funcionamiento consistirá en la operatividad en un 98% del servicio, el cual mantendrá el adjudicatario sin costo alguno para el CNC, a partir del recibo conforme definitivo del servicio y durante todo el periodo de la suscripción. Este servicio deberá coordinarse con el Área de TI, instancia que se encargará de la supervisión y verificación del servicio. Los alcances y términos de este “Garantía de Buen Funcionamiento” se detallan a continuación. El oferente deberá presentar Declaración Jurada indicando que se compromete a mantener en forma permanente y continua durante el periodo de suscripción este “Garantía de buen funcionamiento”.

Los reportes de fallas o de mal funcionamiento del servicio serán hechos por el Área de TI, mediante el mecanismo de atención de reportes consignado.

En la oferta deberá consignarse el mecanismo para atención de reportes que tendrá disponible el adjudicatario. Como mínimo este mecanismo deberá indicar:

Números de teléfonos para la atención de reportes, nombre de responsables, horario de atención.

Dirección de correo electrónico, el cual deberá disponer de algún tipo de auto respuesta del correo recibido o acuse de recibo, de tal manera que la Administración pueda corroborar que el correo fue recibido.

Esta información debe estar claramente indicada en la oferta.

No obstante, el área de TI podrá solicitar alguna modificación al mecanismo de reportes presentado por la adjudicataria.

El servicio de atención de reportes se dará en el horario de las 7:30 a.m. hasta las 15:30 horas, de lunes a viernes. En caso de presentarse alguna variación en el horario indicado, se procederá a notificar al contratista.

El plazo máximo del tiempo de la primera respuesta debe ser de 2 horas para la atención de incidentes de alta prioridad ocasionados por fallas que hagan inoperables cualquiera de los servicios incluidos en este contrato.

1.10.     Vigencia de la oferta

El concursante deberá indicar en su propuesta la vigencia de la misma, la cual deberá tener COMO MÍNIMO TREINTA (30) DIAS HÁBILES, contados a partir de la fecha de apertura de ofertas. Toda propuesta que no indique el plazo de vigencia, con la sola presentación se presumirá su ajuste al plazo mínimo citado; además, de presentarse una indicación expresa que evidencie alguna inconsistencia entre el plazo ofertado y el solicitado, la Administración hará la prevención durante la fase de subsanación de las ofertas.

Lo anterior al tenor de lo dispuesto en los Artículos 48 de la LGCP y el Artículo 90 acápite 2 inciso f) y el Artículo 119 del RLGCP.

 

1.11.       Del Precio

Considerando que la presente contratación se ejecutará bajo la modalidad “Según demanda”, es importante precisar que los precios ofertados deberán ajustarse a la unidad de medida establecida para cada línea, según el siguiente detalle:

Línea N.° 1: El precio ofertado deberá corresponder al monto anual unitario por terabyte (TB).

Línea N.° 2: El precio ofertado deberá corresponder al monto anual unitario por licencia de usuario.

Línea N.° 3: El precio ofertado deberá corresponder al monto total por los servicios de soporte técnico para la infraestructura de respaldo y recuperación.

En consecuencia, deberá verificarse que los precios consignados en la oferta económica sean congruentes con las unidades de medida y las condiciones establecidas para cada línea, a efectos de garantizar la correcta valoración de las ofertas y su posterior ejecución contractual.

Nota aclaratoria: El CNC no se encuentra exento del Impuesto al Valor Agregado (IVA), en caso de que el precio ofertado no indique por separado lo correspondiente al IVA, se presume que el monto total cotizado ya incluye este rubro. De acuerdo con la legislación vigente, el Contratante deducirá el 2% de cada pago solicitado y aprobado al Contratista, para efectos del Impuesto sobre la Renta, según El Decreto Nº 43198-H publicado en el Alcance N°257 de La Gaceta N°243 de 17 de diciembre de 2021, se comunicó modificación al “Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta Nº 7092 del 21 de abril de 1988 y sus reformas”, específicamente en el artículo 30 inciso vii).

 

1.12.      Razonabilidad del precio

Conforme a lo indicado en el estudio de mercado realizado por la unidad solicitante, a continuación, se detallan los umbrales establecidos para determinar la razonabilidad del precio:

 

Línea 1: Se estima que el costo de un servicio de respaldos en un almacenamiento de datos en nube por 12 meses de 1 TB bajo un contrato según demanda, tendrá un costo unitario promedio de ₡841 385,24 que involucra tanto el almacenamiento de 1TB como acceso al portal de administración y el IVA; con un umbral inferior de ₡ 294 337,48 y un umbral superior de ₡1 388 433,00.

Línea 2: Se estima que el costo por 12 meses de una suscripción de licencia para respaldos en nube de cuentas, bajo un contrato según demanda, tendrá un valor promedio unitario, de: ₡18 929,10 que involucra tanto el costo de la suscripción de licencia, soporte y el IVA; con un umbral inferior de ₡ 17 297,56 y un umbral superior de ₡20 560,64

Línea 3: Se define que el costo de implementación del servicio de respaldos de almacenamiento en nube,  es de un promedio estimado de ₡630 099,35 con un umbral inferior de ₡446 921,07 y un umbral superior de ₡813 277,63

 

1.13.      Precios inaceptables

De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:

1. Precio ruinoso o no remunerativo para el oferente: Se presume cuando el precio cotizado sea menor a la banda inferior definida.
2. Precio excesivo: Se presume cuando el precio cotizado sea superior a la banda superior definida.
3. Precio que excede la disponibilidad presupuestaria y que la Administración no cuente con los recursos financieros para hacer frente a una eventual erogación o que el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario. Si el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable y su oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.
4. Precio colusorio o práctica desleal, que se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N°7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N°9736 de 5 de setiembre de 2019. La Administración en el caso de detectar alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo 138 de este Reglamento. El precio promedio general del mercado se obtendrá del promedio que resulte del:

• Precio promedio que resulte del estudio referencial de precios unitarios presentado por los Ejecutores en la decisión inicial de la contratación.
• Precio promedio cotizado por los oferentes admisibles.

En caso de que una empresa presente un aparente precio ruinoso, la Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa consulta deberá efectuarse antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles, aquellas que contengan un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.

Si se presentara un eventual precio excesivo, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.

 

1.14.     Forma de pago

Para efectos del trámite de pago, el contratista deberá considerar lo siguiente:

Se utilizará la forma “Usual de Gobierno”, la cual consiste en treinta (30) días naturales a partir de la presentación de la factura, previa verificación del cumplimiento a satisfacción, de lo indicado en el contrato por parte del contratista, de conformidad con el Artículo 19 RLCP. (Mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista de conformidad con la Resolución N°770-2006 de las 9:00 de 28/04/2006 del Ministerio de Hacienda).

El contratista en la factura electrónica que presente a cobro a la Institución, deberá considerar en el apartado de “Nota u Observaciones” o “como una o varias líneas adicionales ”, el número de cuenta IBAN, referencia al número de contratación, contrato u orden de pedido, así como, el porcentaje y monto de retención sobre el Impuesto de Renta que le afecte, de conformidad con Ley N° 7092 denominada Ley del Impuesto sobre la Renta y normas tributarias concordantes; sin que ello modifique algún rubro del subtotal o total de la misma, el número de la contratación y el pedido de compra o contrato.

Para la realización de los trámites de pago se requerirá que de previo a la presentación de la factura por parte de los contratistas, estos realicen en el Sistema Digital Unificado (SICOP) el proceso de “Solicitud de recepción de bienes” y una vez efectuada la recepción por parte del Administrador del Contrato, se proceda con la remisión de la factura mediante el procedimiento de “Solicitud de pago proveedor”.

El contratista será responsable del cumplimiento de esta obligación para hacer efectiva y exigible la contraprestación económica del contrato.

 

1.15.      Desglose de precio

De conformidad con los Artículos 42 de la LGCP y 102 del RLGCP , el oferente debe presentar un desglose de la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales; con el detalle de al menos los siguientes componentes: los costos directos, los costos indirectos, la utilidad y los imprevistos; de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el deberá ajustar el presupuesto a dichos valores. los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

La fórmula de estructura del precio deberá estar compuesta al menos de la siguiente manera:

Costos directos (mano de obra +insumos u otros): Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Costos indirectos (gastos administrativos): Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos.

Imprevistos: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

Utilidad: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo, etc.

 

P= % CD + % CI + % I + % U

P= 100%

 

1.16.     Revisión de precios en Bienes y Servicios

En atención al artículo 107 del RLGCP el contratista tendrá derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato, bajo ningún supuesto, serán objeto de reajuste ni revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos.

Para efectos de reajustes y revisiones de precios la Administración utilizará la fórmula matemática aplicable conforme a las disposiciones que emita la Autoridad de Contratación Pública según lo establecido en el artículo 128 inciso f) de la Ley General de Contratación Pública, aumentándolos o disminuyéndolos según varíen los costos directos e indirectos, utilizando los índices de precios y costos emitidos por entidades oficiales.

Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio

El oferente deberá incluir como parte de su oferta la información detallada en el Anexo 1 del Pliego de condiciones.

 

1.17.      Presupuesto detallado:

De conformidad a lo indicado en el artículo 42 de la LGCP y el artículo 103 del RLGCP el presupuesto detallado del bien y/o servicio contratado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato.

El presupuesto detallado deberá contener al menos sus costos directos, donde se considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (deberá considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos.

El adjudicatario debe presentar un desglose del presupuesto detallado del bien y/o servicio, deberá considerar todos los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.

Como referencia, el presupuesto detallado deberán presentarlo bajo el siguiente orden, no obstante, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al objeto contractual del presente pliego:

 

 

 

Componente	Porcentaje %	Monto en la moneda ofertada	Índice para eventual reajuste o revisión de precios
Costos Directos			Indicar el índice respectivo
Mano de obra directa			Indicar el índice respectivo
Insumos directos			Indicar el índice respectivo
Otros gastos directos			Indicar el índice respectivo
Costos Indirectos
Mano de obra indirecta			Indicar el índice respectivo
Insumos indirectos			Indicar el índice respectivo
Otros gastos indirectos			Indicar el índice respectivo
Imprevistos			No aplica
Utilidad			No aplica
TOTAL

Nota: En caso de no requerir alguno de los rubros indicados en la estructura de precio indicar 0% y justificar el motivo

 

1.18.     Estimación.

Dada la modalidad de la contratación planteada (Según demanda), para efectos de estimación anual, tomando en cuenta las necesidades de la institución y la disponibilidad presupuestaria, se ha proyectado el siguiente consumo anual:

Línea	Detalle	Consumo anual estimado
1	Línea 1. Suscripción anual de servicio de respaldo tipo cloud to cloud, igual o superior a Veeam Data Cloud Vault	¢800.000,00
2	Línea 2. Licencia de software para sincronización de archivos y respaldo de datos (backup) centralizado última versión vigencia anual	¢1.600.000,00
	Linea 3: Servicios soporte técnico para la infraestructura de respaldo y recuperación	¢600.000,00
TOTAL		¢3.000.000,00

*Cada rubro incluye un 13% para el Impuesto del Valor Agregado.

Asimismo, se aclara que la estimación presentada a continuación NO debe interpretarse como un compromiso de la administración en contratar la cantidad de servicios indicados, sino más bien, como una herramienta para que los oferentes puedan realizar sus proyecciones de los requerimientos que podría tener la Administración, lo anterior en vista de la modalidad de contratación mediante la que se estaría gestionado la adquisición del servicio.

 

1.19.     Garantía de cumplimiento

De conformidad con lo establecido en el artículo 110 del RLGCP se define que el adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento a favor del Consejo Nacional de Concesiones, por un monto de ciento cincuenta mil colones exactos (¢150.000,00) que es equivalente al 5% del monto anual estimado.

Dicha garantía deberá contar con una vigencia Igual al plazo de contratación (un año). Se establece para la presentación de la garantía del cumplimiento el plazo 3 días hábiles, a partir del día siguiente hábil de la notificación al contratista del aviso que emite el SICOP en el cual se indique que se encuentra en firme la adjudicación.

Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato o el contrato se encuentre aún en ejecución. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración deberá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo su custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso, el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero, conforme lo dispuesto en el Artículo 110 del RLGCP.

La garantía de cumplimiento, deberá ser rendida electrónicamente a través del Sistema Digital Unificado (SDU). Las garantías de cumplimiento también podrán ser extendidas por bancos internacionales de primer orden, según reconocimiento que haga el Banco Central de Costa Rica, cuando cuenten con un corresponsal autorizado en el país, siempre que sean emitidas conforme la legislación costarricense y sean ejecutables en caso de ser necesario. Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta. En caso de que se emita físicamente, el bono deberá depositarse según lo establecido por la Administración contratante, la cual será responsable de su custodia.

No se reconocerán intereses por las garantías mantenidas en depósito por la Administración; sin embargo, los que devenguen los títulos hasta el momento en que se ejecuten, pertenecen al dueño.

 

1.20.    Aclaraciones y modificaciones

La Administración estará facultada hasta antes de la apertura de las ofertas y únicamente en dos ocasiones para modificar de oficio el pliego de condiciones, conforme lo dispuesto el numeral 93 del RLGCP. Las modificaciones podrán ser esenciales o no esenciales. Por modificaciones no esenciales, se entienden aquellas que no cambian el objeto del negocio ni constituyen una variación fundamental en la concepción original de éste y deberán comunicarse a través del sistema digital unificado, previo al vencimiento del plazo para recibir ofertas. Cuando se trate de licitaciones mayores y menores la comunicación deberá realizarse con al menos dos días hábiles del vencimiento del plazo para recibir ofertas y para la licitación reducida con una antelación de un día hábil.

Cuando se introduzca una modificación esencial, es decir, una alteración importante en la concepción original del objeto o de la contratación, los plazos para recibir ofertas serán ampliados, en el plazo mínimo para recibir ofertas, según el tipo de licitación de que se trate.

Las aclaraciones a solicitud de parte deberán ser presentadas ante la Administración, dentro del plazo de los ocho días hábiles siguientes a la publicación del pliego de condiciones en el caso de licitaciones mayores y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación.

Para las aclaraciones en las licitaciones menores el plazo será de tres días hábiles siguientes a la publicación y serán resueltas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En el caso de la licitación reducida la solicitud de aclaración será en un plazo de un día hábil, mismo plazo que, tendrá la Administración para resolver.

Las que sean presentadas fuera de ese plazo podrán ser atendidas, pero no impedirán la apertura de ofertas en el día y hora señalados.

 

2.           DECLARACIONES JURADAS DEL OFERENTE:

En fiel cumplimiento a lo que establece la Ley General de Contratación Pública en sus artículos 18, 24, 28 y 29 y lo descrito en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública en sus artículos 31 y 32 en mi condición de oferente o como subcontratista; para este procedimiento de contratación pública, el oferente debe entregar una declaración jurada en la que manifieste bajo fe de juramento, los siguientes aspectos:

1. En mi condición de oferente, para este procedimiento de contratación pública, doy fe que la información aportada en las declaraciones juradas contenidas en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores que al efecto lleva la Dirección de Contratación Pública y, que se encuentran parametrizadas en el sistema digital unificado, se mantienen invariables. Soy conocedor de que, si faltare a la verdad en la declaración jurada, tal hecho dará lugar al delito de perjurio regulado en el artículo 318 del Código Penal.
2. Que acepto con la presentación de la oferta el compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales.
3. Que he completado la información requerida en la solicitud de Registro Electrónico Oficial de Proveedores provista en el sistema digital unificado.
4. Declaro encontrarme al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales. Se advierte, que la Administración verificará que los participantes se encuentren al día en sus obligaciones tributarias materiales y formales, así como en la presentación de las declaraciones tributarias, para ello se utilizará el lugar web que establezca el Ministerio de Hacienda. Artículo 18 bis) de la Ley 9416 denominada Ley para Mejorar la Lucha Contra el Fraude Fiscal).

La condición de estar al día con el Impuesto a sociedades se verificará a través del sistema SICOP.

1. Declaro encontrarme al día con todas obligaciones materiales y formales requeridas para la normal operación comercial, incluyendo Pólizas de Riesgos de Trabajo, Patentes, Permisos de Salud u otros documentos que sean requeridos para tales efectos.

Se advierte, que la Administración podrá verificar vía informática la veracidad de esta información.

1. La condición de estar al día con el Impuesto a sociedades se verificará a través del sistema SICOP
2. Declaro que no me alcanza ninguno de los casos de prohibición para contratar con la Administración, de conformidad con lo establecido en los Artículos 24,25,26,27, y 28 LGCP en concordancia es también la Ley N° 8422 del 6 de octubre del 2004 “Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública".
3. Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.
4. Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen.
5. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial.

En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

 

• Consideraciones varias para que tomen en cuenta los proveedores:

La Administración, durante la apertura de ofertas constatará el fiel cumplimiento por parte del oferente de las declaraciones juradas aportadas y los datos de los beneficiarios finales para este procedimiento de contratación pública.

De ser omiso y debidamente comprobado por la Administración que los datos antes mencionados no se encuentran en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas, será EXCLUIDO de oficio del concurso, por acreditar una violación a la norma y de forma paralela se iniciarán las valoraciones pertinentes bajo los criterios que determina la Ley General de Contratación Pública N°9986, para el proceso sancionatorio respectivo según las causales previstas en los incisos c) y g) del artículo 119 del mismo cuerpo normativo.