Licitación Abreviada: Adquisición de servidores de alto rendimiento para IDC Sabana, CDC San Pedro y servicio de implementación

Requisitos obligatorios para el oferente:

1. El oferente debe tener mínimo una implementación de un chasis de servidores blade o superior del modelo o marca ofertada a nivel nacional, por lo anterior deberá de aportar una carta por parte de la fabricante dirigida al Instituto Costarricense de Electricidad, con no más de 30 días naturales de vigencia al momento de la apertura de la oferta. En caso de que la carta emitida por el fabricante se encuentre en otro idioma, el oferente debe realizar la traducción oficial de la carta al idioma español donde incluya modelos, cantidad y fecha de la implementación solicitada.
2. El oferente deberá contar con dos técnicos certificados o capacitados en la implementación y/o administración de los de servidores ofrecidos, el atestado técnico de fabricante debe encontrarse vigente, y los técnicos deben residir en el país. Por lo anterior deberá de aportar en la oferta, el título de las personas asignadas.
3. El oferente debe tener experiencia brindando servicios de la misma naturaleza con un mínimo de 3 años. Debe presentar una declaración jurada en la cual haga constar los años de esta experiencia, o bien, aportar documento que acredite dicha experiencia (2 cartas de recomendación).
4. El oferente debe aportar carta directamente del fabricante donde indique que la solución ofertada, basada en una arquitectura modular de servidores, se encuentra vigente y a la fecha de emisión de la carta y no planea retirar el producto de su venta. Adicionalmente, debe indicar que, ante el eventual retiro, la siguiente generación de producto será compatible con la versión anterior.
5. El oferente debe contar con experiencia soportando un mínimo de 24 servidores físicos de la marca ofertada (en tecnologías convergentes e/o hiperconvergentes con la implicación de cada una) a nivel nacional, en ambientes con unidades de almacenamiento SAN (mixtas y all-flash), esto se comprobará con una declaración jurada del oferente que indique lo siguiente: (Nombre del cliente. Cantidad de servidores administrados. Vigencia del contrato. Nombre o número de referencia del contrato).
6. El oferente deberá contar con dos técnicos especializados en tecnologías de información, ambos con un mínimo de 12 meses de laborar de manera continua en la empresa, realizando actividades de soporte técnico de hardware y software de servidores para virtualización, para esto deberá de aportar dos cartas de recomendación que lo demuestren.
7. El oferente deberá contar con dos técnicos certificados con el título de “Data Center Virtualization 2024” o su equivalente en estado vigente, y activo en el país. Por lo anterior deberá de aportar en la oferta, el título de la persona asignada.
8. El oferente deberá contar con un técnico certificado como VCAP en Data center Design 2024 o su equivalente en estado vigente. Por lo anterior deberá de aportar en la oferta, el título de la persona asignada
9. El oferente deberá contar con un técnico certificado con el título de “VMware Certified Specialist - vSAN 2024” o su equivalente en estado vigente, y activo en el país. Por lo anterior deberá de aportar en la oferta, el título de la persona asignada.
10. El oferente deberá contar con un técnico certificado en el país con el título de “VCP-NV 2024” o su equivalente en estado vigente. Por lo anterior deberá de aportar en la oferta, el título de la persona asignada.
11. El oferente no podrá acreditar experiencia sobre instalaciones realizadas dentro de su propio grupo económico de empresas.
12. El oferente debe demostrar que posee mínimo 3 años de permanencia en el mercado nacional (para lo cual debe adjuntar copia del acta constitutiva de la empresa) ofreciendo hardware y software en el campo de tecnología, así como el soporte de estos (indicar referencias de lo anterior).
13. El oferente deberá aportar la hoja de vida (curriculum) de cada uno de los recursos asignados para este contrato.
14. El oferente debe garantizar el suministro de repuestos genuinos, mano de obra especializada, reemplazo de piezas defectuosas y la existencia en Costa Rica de un centro de mantenimiento y asistencia técnica para todos los equipos y dispositivos ofertados en esta contratación por un periodo de 36 meses.
15. Es necesario para esta licitación un modelo operativo en el cual se considera una contratación e implementación completa, por lo cual el oferente deberá participar por la totalidad de las líneas; la no participación de la totalidad de estas hará que sea excluido de manera automática como posible oferente.

Visita al Sitio

Se habilitará una única visita técnica, la cual se realizará al quinto día hábil de publicada la licitación. Los lugares serán el Data Center ubicado en el Edificio de San Pedro del ICE, a las 09:00 am y el IDC Sabana ubicado 400 metros norte del edificio principal en Sabana norte a las 02:00 pm. El objetivo de la visita será discutir los requerimientos técnicos de la solución ya instalada en el centro de datos de San pedro de Montes de Oca, y la revisión de las condiciones de instalación en el centro de datos de IDC Sabana. Por seguridad de las plataformas activas y funcionales instaladas en el centro de datos cada oferente tendrá un límite de acceso de 3 personas. Se solicita a los proveedores interesados, enviar un correo 3 días antes de la visita, a los Sr. Diego Calvo Barquero al correo dcalvob@ice.go.cr, al Ingeniero Eduardo Chavarría Rojas, correo echavarria@ice.go.cr,  y al Ingeniero José Pablo Granados Campos, correo jgranadosc@ice.go.cr. De dicha visita se levantará un acta con los proveedores que acudieron. Esta visita es opcional, los oferentes que no participen de esta visita bajo las condiciones antes mencionadas asumen la cobertura de cualquier factor físico, electromecánico y de conectividad que haya omitido en su oferta a falta de la inspección física indicada en este punto.

Garantía técnica

1. Todos los componentes de la licitación deberán contar con servicio de garantía directamente de su fabricante, por un periodo mínimo de 36 meses con cobertura 24x7x365 y tiempo de respuesta de atención de 4 horas.
2. Para que el ICE realice las respectivas solicitudes de garantía, el contratista pondrá a disposición los siguientes canales de acceso: correo electrónico, web y teléfono. Estos reportes serán abiertos por el personal técnico del ICE. El ICE enviará de forma escrita la lista actualizada del personal técnico autorizado para la apertura de reportes.
3. El contratista deberá brindar acceso al personal indicado por el administrador de contrato del ICE al sistema de apertura de tiquetes del contratista para que el ICE puede realizar la apertura y seguimiento de casos.
4. Una vez entrado en vigor el presente contrato, el contratista contará con 10 días hábiles para entregar al administrador de contrato en formato digital, el detalle de los ítems, incluyendo el número de contrato con fábrica y condiciones de la garantía y plazo de los bienes adquiridos.
5. El contratista deberá brindar acceso al personal indicado por el administrador de contrato del ICE a las páginas oficiales de los fabricantes para que el ICE puede realizar la apertura y seguimiento de casos.

Condiciones especiales de cambio de partes durante la garantía de los equipos

1. El contratista deberá entregar con cada repuesto reemplazado un desglose con la descripción, número de parte y serie que garantice el correcto funcionamiento.
2. El contratista deberá asumir los costos de regímenes de importación y exportación, impuestos y nacionalización del hardware reparado o reemplazado.
3. El contratista debe garantizar que las partes o bienes que lleguen a ser suministrados, como reemplazo de piezas de hardware y/o componentes de todo tipo que se encuentren dañados, sean totalmente compatibles con la tecnología soportada, de igual o superior capacidad, garantizando que los mismos se instalen con la más alta eficacia, eficiencia y por personal debidamente capacitado. Dichos reemplazos deben ser documentados y entregados al ICE.
4. En cuanto se recibe un reporte, el contratista deberá iniciar los procesos necesarios para atender el problema dentro de los rangos de tiempo determinados por el ICE (Ver tabla 2). El ICE debe suministrar el detalle de las actividades previas realizadas al contratista con el fin de iniciar el proceso de atención. La respuesta del contratista al reporte de acuerdo con el tiempo de resolución deberá describir las acciones que se deben tomar, ya sea por parte del equipo técnico del ICE o del contratista. El ICE debe tener la capacidad de darle seguimiento al progreso de la resolución del reporte en cualquier momento.
5. Tanto el técnico del ICE y la persona asignada por el contratista pueden realizar la apertura del tiquete de avería, éste deberá presentar un detalle del incidente y definir la prioridad que se asignará al mismo.
6. En caso de existir un reemplazo en algún equipo del inventario existente, el ICE tendrá la potestad de administrar los equipos aportados por el contratista, estos pasaran a ser formalmente parte del inventario ICE.
7. En los casos canalizados al contratista, el contratista deberá informar al personal del ICE, sobre los avances y las acciones que se estarían llevando a cabo durante la atención del problema.
8. Los daños reportados deben ser atendidos de forma continua, hasta lograr la solución definitiva.

Acta de recepción definitiva

Una vez instalados y configurados todos los componentes, el área técnica realizará las pruebas que considere necesarias para verificar el buen funcionamiento de todos los aplicativos, bases de datos y servidores / máquinas virtuales. Por lo cual la recepción se va a realizar de manera total mediante un acta de recepción definitiva, aprobada por el líder técnico y el AC.

Se adjunta archivo denominado "Anexo Especificaciones Técnicas", el cual contiene la información técnica, cuadros e imágenes que complementan el requerimiento.

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

El presupuesto total estimado para el primer periodo es de 3 585 676,45 USD IVAi, sin embargo, en la casilla “Presupuesto total estimado” en CRC y USD del Pliego de condiciones en la plantilla “SICOP” el tipo de cambio (ICE año 2026) utilizado para el monto presupuesto total estimado en colones es de 533,23 CRC por 1,00 USD.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario, la dependencia se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

1) Estructura de precio y presupuesto detallado:

En las contrataciones de Servicios, con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta:

• La estructura del precio: estará compuesta por el desglose del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como porcentuales, con el detalle de al menos los siguientes componentes: mano de obra, insumos, gastos administrativos y utilidad.
• El presupuesto detallado que sustenta la estructura del precio presentada, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro, según corresponda.

Nota: Estos formatos de estructura de precio y presupuesto detallado no son limitantes, se anexan en formato editable para que se puedan adaptar al objeto contractual.

2) Política Corporativa para la prevención de la corrupción y gestión de conflicto de intereses. El oferente deberá aportar una declaración jurada en la que se indique lo siguiente:

1. Que se somete al cumplimiento de las leyes aplicables en materia de prevención de la corrupción y las condiciones de idoneidad ética, jurídica y de calidad indicadas en la Política Corporativa para la prevención de la corrupción y gestión de conflicto de intereses del ICE, la cual se adjunta como un anexo en Sicop.
2. Que conocen las prohibiciones existentes tanto en el sector público como privado de pagar, prometer o autorizar el pago directo o indirecto de dinero o cualquier otro elemento de valor a cualquier servidor público o funcionario de gobierno, partido político, candidato, o cualquier otra persona actuando en nombre de la entidad pública, cuando dicho pago comporta la intención de obtener, retener o direccionar negocios para obtener una ventaja.
3. Con la presentación de su oferta comprende que el incumplimiento de las cláusulas antes indicadas dará por finalizado el contrato.

3) Requerimientos de Norma de Higiene y Seguridad Ocupacional para el oferente y contratista:

Se debe cumplir con lo estipulado en el apartado 7 del documento anexo denominado: “NORMA DE SEGURIDAD E HIGIENE OCUPACIONAL ICE”.

4) Criterios sociales / sustentables / ambientales:

1. El oferente debe presentar declaración jurada de cumplimiento con la promoción de la equidad de género.
2. El oferente deberá presentar declaración jurada en la que se indique que se cuenta con la Política de Espacio Libre de Toda Forma de Discriminación.  En caso de contar con personal contratado con discapacidad indicarlo en dicha declaración.

5) Mejora de Precios:

1. De conformidad con el artículo 66 el Reglamento al Título II de la Ley N°.8660, la Administración podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura a fin de que aquellas ofertas elegibles, tengan oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrá las reglas para la aplicación de descuentos.

2. La Proveeduría citará a los proponentes que cumplan técnica y legalmente, concediéndole el plazo establecido en la tabla de plazos vigente comunicada por la Dirección Proveeduría, fijándose la fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado o de manera física según corresponda al tipo de procedimiento y conforme disponga el cartel, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada. El descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original. En caso de procesos de contratación en formato de expediente físico, la invitación se realizará vía correo electrónico y la presentación del descuento en Ventanilla Única de la Dirección Proveeduría.

3. Junto con la mejora de precios se deberá de presentar la nueva estructura de precio y la justificación de la disminución del precio.

6) Cláusula Desempate:

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará una moneda. De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

7) Bandas de Tolerancia:

Según el estudio de mercado, se establecen bandas de tolerancia entre 2 960 901,69 USD y 4 210 451,01 USD. 17,42 % entre bandas del precio estimado. Si un proveedor cotiza fuera de ese rango debe justificarlo en su oferta