Adquisición y puesta en marcha de micordatacenter para Sede del Caribe

2.1  REQUERIMIENTOS DE ADMISIBILIDAD

·         La empresa debe tener calidad de taller y distribuidor autorizados para la venta y prestación de servicios de mantenimiento de Micro Data Center de la marca ofertada. Con este propósito, debe presentar una certificación, exclusivamente del fabricante de los equipos que valide esta cualidad y se encuentre vigente.

·         La empresa deberá contar con un taller de servicio autorizado por el fabricante, o tener un contrato de mantenimiento directamente con el fabricante, adjuntar carta del fabricante donde lo certifique. La Universidad se reserva el derecho de verificar este taller y corroborar el inventario en cuanto repuestos y accesorios del equipo ofertado.

·         El oferente debe brindar una garantía de funcionamiento del equipo ofertado por al menos 24 meses.

·         Durante el periodo de garantía el oferente debe brindar mantenimiento preventivo que incluya tres (3) visitas al año, para lo cual entregará un reporte de cada visita. En cada visita el adjudicatario debe realizar ajuste y limpieza de los equipos según las recomendaciones del fabricante.

·         El oferente debe brindar mantenimiento correctivo que incluya las visitas que sean necesarias durante el periodo de garantía del equipo. Además, el oferente debe incluir todos los repuestos que el equipo pueda necesitar durante ese periodo.

·         Deberá ofrecer un servicio de reparación de averías, mediante llamada, que incluya el retiro de las piezas dañadas como consecuencia de la utilización normal del equipo, su reparación o su sustitución sin costo adicional.

·         Asistencia telefónica ilimitada en el siguiente horario: lunes a viernes, en horario de 8 am. a 5 p.m.

·         Asistencia en las instalaciones de la UCR en Limón, en horario de lunes a viernes, de 8 am. a 5 p.m. El oferente debe contar con al menos dos contratos vigentes de servicios de mantenimiento preventivo (por cada marca y tipo de equipo) en unidades de potencia ininterrumpida y en equipo de aires acondicionados de precisión de la marca ofertada bajo la modalidad de atención en sitio (on-site) y telefónica. Dentro de estos convenios se debe contar con al menos un contrato vigente con el sector público.

·         El oferente debe aportar en su oferta una lista de al menos dos empresas públicas, donde conste la venta de equipos similares y que estén recibiendo servicios de mantenimiento bajo contrato, similares al objeto de la presente contratación, indicando el nombre del encargado del área, número de teléfono y sector a que pertenece; reservándose la Administración en la UCR, el derecho de verificar dicha información. El oferente se obliga a llenar la siguiente tabla que describe los contratos por servicios de mantenimiento en gabinetes modulares autocontenidos de la marca ofertada, que la empresa mantiene con organizaciones del sector privado o del sector público:

 

 

·         Empresa o Institución	·         Nombre del Contacto	·         Teléfono
·	·	·

·         En caso de que algún equipo o parte sea trasladado para su mantenimiento fuera de los sitios donde residen, el adjudicatario deberá dejar una boleta, en donde indique el número de serie de las partes que se lleva, daño que presenta el equipo, fecha y hora del retiro, nombre y firma del funcionario universitario encargado que autoriza la salida de este.

·         Es responsabilidad del adjudicatario del servicio, el traslado del equipo o partes que requieran mantenimiento fuera de las instalaciones de la UCR, lo mismo que su reinstalación en sitio.

·         Cuando el equipo averiado es reparado, el oferente deberá presentar un reporte por escrito, donde indique al menos lo siguiente: los repuestos que se emplearon, fecha de la entrega del equipo, descripción de los daños, y cualquier otro detalle de interés. En todo caso, este reporte deberá contar con el visto bueno del responsable designado en el CI.

·         Todos los repuestos que se utilicen deberán ser nuevos y originales del fabricante del equipo.

2.2  Requerimientos de admisibilidad técnicos:

·         Un servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, que brinde atención y diagnóstico de averías, mediante llamada, que incluya la evaluación en sitio y la propuesta de solución de posibles averías.

·         Asistencia telefónica ilimitada en el siguiente horario: lunes a viernes, de 8 a.m. a 5 p.m.

·         Asistencia en las instalaciones de la UCR en Limón, en horario: de 8 a.m. a 5 p.m.

·         El responsable de la supervisión del mantenimiento de centros de datos en la Sede que se instalen los equipos definirá la prioridad del servicio entre urgente, mediana y no crítica. El tiempo de respuesta se establecerá de acuerdo con el siguiente cuadro:

 

El responsable de la supervisión del mantenimiento de los equipos definirá la prioridad del servicio entre urgente, mediana y no crítica. UBICACIÓN	PRIORIDAD	TIEMPO DE RESPUESTA TELEFÓNICO	TIEMPO DE RESPUESTA EN SITIO	Tiempo máximo en la resolución del problema
Sedes o Recintos Regionales	Urgente	15 minutos	8 horas hábiles	12 horas hábiles
	Mediana	30 minutos	16 horas hábiles	16 horas hábiles
	No crítico	1 HORA	DE COMÚN ACUERDO	DE COMÚN ACUERDO

 

·         El oferente debe contar dentro del personal a cargo de las labores de mantenimiento, con al menos un ingeniero y dos funcionarios técnicos. Este personal deberá contar con un mínimo de dos años de experiencia, dentro de la empresa, en el mantenimiento de los equipos ofertados, en el mantenimiento de unidades de potencia ininterrumpida de la marca ofertada y de aires acondicionados de la marca ofertada. Dicho personal deberá estar inscrito en planilla con un mínimo de doce meses de laborar para el oferente (inscritos en planillas de la C.C.S.S.) para lo cual deberán aportar la respectiva constancia. Deberán indicar en forma precisa los nombres de los funcionarios que cumplen con estos requisitos y presentar las respectivas certificaciones (copias de títulos académicos y certificaciones).

·         El oferente debe indicar en forma escrita la experiencia y capacidad del personal con que cuenta para realizar las labores en su calidad de distribuidor autorizado de Servicio y Soporte de los equipos ofertados.

·         Dicho personal debe tener un perfil técnico acorde con las funciones que se deben desempeñar como parte de los servicios ofertados, incluyendo capacitación directa por parte del fabricante de los equipos incluidos en la contratación, para lo cual el oferente deberá aportar los currículums correspondientes. La Universidad se reserva el derecho de verificar esta información.

·         El oferente debe tener respaldo de fabrica del Micro Data Center de toda la solución ofertada.

·         El Sistema de monitoreo debe integrar todos los Sistemas (Refrigeración, Respaldo Eléctrico, ambiente, humedad, derrame, además debe medir el PUE) y además, el sistema debe tener huella de control de acceso para la apertura de la puerta.

·         La empresa oferente deberá contar con servicio de llamadas y de monitoreo en tiempo real desde un Network Operations Center (NOC) atendido por técnicos capacitados por el fabricante y que trabajen directamente para la empresa que brinda el servicio, que puedan brindar el servicio de revisión constante del estado de los equipos y posibles alertas o fallas. Servicio 24x7x365 con reporte de fallas o eventos de los equipos vía telefónica al personal designado por la administración. Debe incluir atención telefónica en caso de averías o emergencias para facilitar información que ayude a la resolución del problema o falla. El monitoreo debe realizarse por medio de una conexión segura (VPN) a la red de la Universidad que brindará acceso únicamente al sistema web de seguimiento de los equipos electromecánicos, el cual recopila información vía SNMP o Modbus. El proveedor no podrá modificar las variables del equipo monitoreado por medio del acceso remoto. El tiempo entre cada revisión de los equipos deberá ser de 5 minutos como máximo, lo cual permitirá que se realice la llamada de aviso al personal designado por la administración en un máximo de 15 minutos a partir del momento de detección de la avería o falla. El adjudicatario debe hacerse cargo automáticamente de la activación de la atención de la falla o alarma, para que se brinde atención en sitio de las fallas o eventos que se presenten. El servicio de monitoreo debe ser ofrecido por el propio adjudicatario de manera que este no sea tercerizado y así, asegurarse que sea atendido por personal técnico capaz de evaluar la gravedad de los fallos.

·         La garantía debe incluir el servicio de mantenimiento preventivo mediante visitas cuatrimestrales. El servicio de mantenimiento preventivo deberá estar garantizado por un servicio estandarizado ISO 9001: 2015 en mantenimiento de UPS, y aires acondicionados de precisión, para tal efecto se debe aportar el certificado correspondiente emitido por un ente certificador nacional acreditado y que tenga las facultades necesarias para el acto.

·         La empresa oferente debe de tener un ingeniero eléctrico o electromecánico incorporado en el CFIA, con las cuotas al día.

1. Vigencia de las ofertas

Las ofertas deberán tener una vigencia de 30 días hábiles a partir de la fecha de apertura de las mismas. (Ver plazo para la presentación de ofertas, no puede el plazo de vigencia superar el doble del plazo que se confirió para la presentación de las ofertas).

 

1. Plazo de adjudicación

La administración podrá tomar hasta 10 días hábiles para realizar la adjudicación, contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas, prorrogable por un plazo igual en casos debidamente justificados.

 

1. Forma de adjudicación

La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar, en forma total o parcial a un solo oferente o de declarar desierto el concurso.

 

Se adjudicará aquella oferta que haya obtenido el mayor puntaje de acuerdo con el apartado “Evaluación de las ofertas”.

 

1. Plazo de entrega

20 días hábiles máximo. El adjudicatario debe estar en plena capacidad para cumplir con el plazo indicado y así lo hará saber en su oferta.

                                                           

En caso de indicar un plazo de entrega menor al solicitado por la administración, este será el que rija en caso de resultar adjudicatario.

                                                           

Para ambos casos el plazo de entrega se contará a partir del día siguiente hábil en que reciba la notificación del contrato electrónico por SICOP. Si el oferente no indica la naturaleza de los días, se entenderán naturales.

 

1. Precio

Los oferentes podrán presentar sus cotizaciones en colones o dólares, con el desglose de tributos correspondiente y todo de acuerdo al artículo 18 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

Presentar la estructura del precio, de acuerdo con el artículo 102 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. Similar o igual a la estructura sugerida por la Administración.

 

Item	Descripción	Monto	Porcentaje
1	COSTOS DIRECTOS
2	COSTOS INDIRECTOS
3	UTILIDAD
4	IMPREVISTOS
	PRECIO SUBTOTAL OFERTA
5	IVA
	PRECIO TOTAL DE LA OFERTA

 

 

Nota: En caso de requerir el trámite de exoneración, deberá indicar el plazo respectivo para la entrega de los documentos y el plazo para la entrega de los equipos, en el siguiente enlace puede encontrar la información correspondiente para presentar dicho trámite ante la Universidad de Costa Rica http://osum.ucr.ac.cr/taxonomy/term/47 una vez recibida la nota de exoneración debidamente aprobada por el Ministerio de Hacienda.

 

1. Lugar de entrega

Entrega e Instalación en la Sede del Caribe (Limón) de la Universidad de Costa Rica.

 

1. Régimen de multas o cláusula penal

Si existiera atraso en la entrega del suministro o la prestación del servicio de acuerdo con las condiciones del cartel y de la oferta, el contratista deberá pagar a la UCR por concepto de cláusula penal el porcentaje según lo indicado en la Tabla: “Calificación de importancia de la cláusula penal y porcentaje a aplicar”, por cada día natural del valor de la parte incumplida o si existe una defectuosa ejecución del objeto contratado.

 

El valor porcentual de la sanción será como máximo el 25% del monto total del contrato. La aplicación de esta cláusula es conforme al artículo 117 del Reglamento Ley General de Contratación Pública y al artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública.

 

El cobro de las multas y/o cláusula penal podrá hacerse con cargo a las retenciones del precio, que se hubieran practicado y los saldos pendientes de pago. En caso de que ninguna de esas dos alternativas resulte viable, se podrá ejecutar la garantía de cumplimiento hasta por el monto respectivo.

Para el cobro de las multas, no será necesario demostrar la existencia del daño o perjuicio.

 

En caso de que el objeto esté compuesto por líneas distintas, el monto máximo para el cobro de multas se considerará sobre el valor de cada una y no sobre la totalidad del contrato, siempre que el incumplimiento de una línea no afecte el resto de las obligaciones, conforme al artículo 116 del Reglamento Ley General de Contratación Pública y al artículo 47 de la Ley General de Contratación Pública.

 

Se hará acreedor de cobro por concepto de multa, el contratista que incurra en los siguientes supuestos:

• Atraso en el tiempo de entrega pactado de previo para cada uno de los bienes o servicios de acuerdo con las condiciones particulares.
• Entregar o utilizar materiales no aprobados por la Administración (en conformidad a lo presentado en la oferta).
• Omitir las órdenes expresas del encargado del proyecto, las cuales han de constar por escrito.

 

El Administrador del contrato no gestionará el cobro de multa y/o cláusula penal, únicamente en el caso de que el incumplimiento del contratista obedezca a motivos de caso fortuito, fuerza mayor o culpa de la Administración debidamente comprobadas.

 

En caso de que por causas ajenas al contratista o bien imputables a la Administración, éste no pueda realizar en el plazo estipulado la entrega del objeto pactado o bien el inicio del servicio contratado, podrá solicitar prórroga dentro de los diez días hábiles siguientes al conocimiento del hecho que provoca la solicitud de prórroga, aportando para ello la prueba en la que se sustenta, la cual deberá ser analizada por la Administración y se haya seguido lo establecido en los artículo Nº 206 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

 

Estimación de la cláusula penal

 

Con la finalidad de cumplir disposiciones legales definidas por la Contraloría General de la República y de la Sala Constitucional, en cuanto a la razonabilidad de la cláusula penal, incluida en los carteles de contratación de bienes y servicios que tramita nuestra Institución, se realiza la siguiente valoración técnica en cuanto al efecto e impacto que tendría un atraso en la entrega de los bienes y servicios adjudicados a un contratista:

 

Criterio	Descripción	Valoración
Efecto                         institucional por cumplimiento tardío del contrato	Afecta en los objetivos organizacionales y la imagen de la Institución. Se vería gravemente afectada la finalidad pública y el servicio que debe brindar la unidad solicitante.	(X) alto
	Afecta en los objetivos operativos y presupuestarios de la Institución.	( ) medio
	Afecta levemente en los objetivos de la Institución	(  ) bajo
Impacto del proyecto por el cumplimiento tardío del contrato	Impacta la eficacia, eficiencia o la continuidad de los servicios que se brindan a los clientes internos o externos.	(X) alto
	Impacta en el inicio de un proyecto organizacional.	( ) medio
	Impacta levemente en los objetivos de la unidad.	(  ) bajo

 

 

 

 

Metodología de evaluación

 

Factor	Puntos
1. Efecto institucional por cumplimiento tardío del contrato	35
2. Impacto del proyecto por el cumplimiento tardío del contrato	35
3. Monto del contrato	15
Monto estimado de la contratación: ₡ 37.132.729,00
Total de puntos:	85

 

Factor 1 Efecto institucional:

Alta igual a 35 puntos si afecta en los objetivos organizaciones y la imagen de la institución.

Media igual a 20 puntos si afecta en los objetivos operativos y presupuestarios de la institución.

Bajo igual a 10 puntos si afecta levemente en los objetivos de la institución.

Factor 2 Impacto del proyecto:

Alto igual a 35 puntos si impacta la eficacia, eficiencia o la continuidad de los servicios que se brindan a los clientes internos o externos.

Medio igual a 20 puntos si impacta en el inicio de un proyecto organizacional.

Bajo igual a 10 puntos si impacta levemente en los objetivos de la unidad

Factor 3 Monto del contrato:

Alto igual a 30 puntos cuando es igual o excede 50 millones de colones.

Medio igual a 15 puntos en montos inferiores a 50 millones de colones y hasta 20 millones de colones. Bajo igual a 5 puntos en montos inferiores a los 20 millones de colones.

 

Tabla: Calificación de importancia de la cláusula penal y porcentaje a aplicar

 

Puntaje	Importancia de la Cláusula penal	Porcentaje multa a aplicar por día
De 100 a 70 puntos	Alta	1%
De 69 a 30 puntos	Media	0,75%
Menos de 30 puntos	Bajo	0,50%

 

 

1. INCUMPLIMIENTOS

En caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas del cartel, la oferta o del contrato, la Universidad de Costa Rica se arroga el derecho de rescindir y/o resolver unilateralmente el contrato, sin responsabilidad alguna para la Institución y sin perjuicio de la aplicación de la normativa correspondiente.

1. Declaraciones juradas que debe presentar el oferente de acuerdo con lo establecido en el artículo 32 inciso c) y artículo 122 del Reglamento Ley General Contratación Pública

• 1. No le alcanzan las prohibiciones para contratar con la Universidad.
• 2. Que se encuentra al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales.
• 3. En el caso de proveedor extranjero

Que se acepta en el caso de proveedor extranjero, someterse a los Tribunales y Leyes de Costa Rica, en todo lo concerniente a los trámites del procedimiento licitatorio; la ejecución del contrato y los reclamos por responsabilidad que se derivan del mismo, con renuncia expresa de su jurisdicción.

• 4. Beneficiario final y declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones, a saber:

 

“Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas, según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones y a quién pertenecen. Además, cada proveedor también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el (los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial”.

 

1. Declaración jurada de compromiso anticorrupción y de buenas prácticas de acuerdo con lo establecido en el artículo 24 inciso c) del Reglamento Ley General Contratación Pública

 

De acuerdo con el Reglamento Ley General Contratación Pública en su artículo 24 inciso c) indica lo siguiente:

 

“Este compromiso anticorrupción y de buenas prácticas comerciales deberá ser incluido por la Administración contratante en el pliego de condiciones y aceptado por los oferentes con la presentación de la oferta”.

 

1. Aporte de permiso municipal y permiso sanitario de funcionamiento del ministerio de salud

De acuerdo con el Código Municipal en su artículo 88, a la Ley General de Salud y el Reglamento para Autorizaciones y Permisos Sanitarios de funcionamiento otorgados por el Ministerio de Salud para establecimientos industriales, comerciales y de servicios para la operación en el territorio nacional, según sea la actividad, el oferente deberá aportar con su oferta:

 

• Copia de la patente domiciliada al día.
• Copia del comprobante de pago de los impuestos municipales al día o su respectivo arreglo de pago en caso de mora.
• Copia del permiso de funcionamiento sanitario vigente del Ministerio de Salud.

Esto se debe a lo que reza el artículo 79 del código municipal donde indica que toda empresa que realice una actividad lucrativa debe de contar con la misma.

 

1. La Póliza de Riesgos del Trabajo con el Instituto Nacional de Seguro.

 

1. Cancelación y forma de pago

Para los pagos correspondientes, es requisito:

• La presentación de la factura debe ser de forma electrónica al correo ci@ucr.ac.cr
• Aceptación formal del producto entregado, por parte del Centro de Informática.
• Encontrarse al día con el pago obrero-patronales en la CCSS.
• Debe tomarse en cuenta que, se pagará en colones costarricenses dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la presentación de la documentación anterior, después del recibido conforme técnico.

 

1. Forma de adjudicación

La Universidad se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas.

 

 

Analista Responsable:

Esteban Rodriguez Cordero Unidad de Gestión de Adquisiciones (UGA)

Teléfono: Email:

2511-1884 ramon.rodriguez@ucr.ac.cr

Estas especificaciones se rigen bajo la Ley de Contratación Pública y su Reglamento y prevalecen sobre las indicadas en el sistema SICOP.