MANTENIMIENTO PREVENTIVO, CORRECTIVO Y MEJORAS AL BMS

Todas las especificaciones que seguidamente se señalan, son las mínimas para ser tomadas en cuenta, sin perjuicio de las mejoras que puedan ofrecer los eventuales oferentes, por lo tanto, los códigos de las líneas indicadas en el sistema SICOP son meramente referencias del bien solicitado, debiendo el adjudicatario ofertar según las características que se detallan a continuación.

Para las líneas a las que se haga formal oferta, deberá el oferente comprometerse a la entrega del producto de acuerdo con especificaciones aquí consignadas.

La administración advierte la posibilidad de adjudicar una menor o mayor cantidad de servicios según el presupuesto asignado para cada línea y si la necesidad así lo justifica.

Línea 1

Licencia Metasys-ADS Metasys versión 15.0

Cantidad:

1

Código SICOP

4323151290008784

1.    Servicio a contratar

Se requiere contratar el servicio de suministro, instalación y configuración de una nueva licencia Metasys - ADS Metasys, en la última versión 15.0. Lo anterior, para solventar la necesidad que tiene la administración de actualizar el equipo Building Management System (BMS) (Metasys versión 9.0), que posee el Tribunal Registral Administrativo ubicada en Zapote, San Jose.

2. Requerimientos técnicos:

2.1.    Se requiere actualizar la licencia Metasys y el respectivo ADS Metasys en la última versión 15.0.

2.2.   La licencia debe quedar debidamente instalada en una computadora portátil del tribunal, la cual posee las siguientes características: 500 GB de disco sólido, 16 GB de memoria, con Windows 11 profesional.

2.3.  La actualización de la licencia debe incluir soporte técnico del fabricante en caso de fallas y como parte de la respectiva garantía.

2.4.   Importante indicar que, el tribunal no puede ingresar al sistema debido a que en durante una actualización de Windows, se generó un error y no se ha logrado levantar el programa Metasys.

2.5.  El proveedor debe hacer uso de las claves maestras que posee el fabricante, para poder reestablecer el sistema, instalar la nueva licencia Metasys-ADS Metasys y realizar la configuración respectiva de los parámetros de fábrica.

2.6.  Una vez finalizado el proceso de instalación, configuración y actualización de la licencia, el proveedor debe entregar las nuevas contraseñas de acceso (usuario “full admin”) y las claves correspondientes a los controladores, las cuales son fundamentales y deben ser incluidas en el informe final de los trabajos realizados por el contratista.

2.7.   Al ser este un nuevo licenciamiento, el cual contempla un paquete de herramientas propias de la marca, se debe impartir la capacitación técnica a 4 funcionarios los cuales interactúan directa e indirectamente con el sistema.

2.8.  Plazo de instalación de licencia: 10 días hábiles una vez notificado el contrato electrónico y la orden de inicio.

2.9.  El proveedor debe tener la herramienta SCT para poder crear un back up del trabajo realizado e instalarlo en la computadora portátil del tribunal.

Nota: Para esta línea se dispone de un presupuesto máximo de ¢11.074.000 para la compra, configuración y actualización de Licencia Metasys-Instalación de ADS Metasys versión 15.0 en un nuevo servidor o computadora. Cabe indicar que se podrá consumir la totalidad del presupuesto en caso de ser necesario.

Línea 2

Mantenimiento preventivo, correctivo y mejoras al sistema de gestión del edificio (BMS)

Cantidad:

1

Código SICOP

8111222292053304

Una vez finalizado el proceso de instalación de la licencia y configuraciones respectivas, el contratista debe hacer una evaluación inicial del funcionamiento del sistema, verificar la correcta funcionabilidad de cada una de las pantallas. además, realizar los ajustes de diseño, programación, configuración, interfase de gráficos en 2 dimensiones y todos los cambios respectivos, de forma tal que se integren al 100% los dispositivos de campo y la nueva licencia Metasys.

3.  Especificaciones técnicas y sistemas integrados al BMS

Detalle de los sistemas integrados al Building Management System (BMS):

Pantalla Principal del BMS

Pantalla de supervisión y control de los equipos A/C -VHR.

Pantalla de supervisión de los sistemas de bombeo:

Sistema dúplex de presión constante (agua potable),

Sistema triplex de aguas freáticas y riego

Tanques de almacenamiento de agua potable y freática, con sensores ultrasónicos de nivel.

Pantalla de supervisión del sistema de detección de contra incendios.

Pantalla de mediciones y supervisión de la UPS.

Pantalla de mediciones y supervisión de los sistemas eléctrica:

Medidor principal - Tableros subestación.

Medidor secundario - Tablero AA (aires acondicionados).

Medidor eléctrico secundario - Tablero Bombas y Ascensores.

Pantalla de mediciones y supervisión del transformador

4. Mantenimiento Preventivo

El mantenimiento preventivo comprende una serie de rutinas e inspecciones que debe brindar el contratista a los equipos que conforma el sistema del BMS (verificación inicial del sistema, revisión puntual de cada una de las pantallas, ajustes de programación y actualizaciones respectivas, así como los trabajos misceláneos de gabinetes y demás componentes).

5.  Rutina básica de mantenimiento:

La rutina básica de mantenimiento comprende las siguientes labores:

5.1.    Revisión inicial de los controladores, supervisores, servidores de aplicación y datos (NCE, NAE, ADS lite, ADS y ADX's).

5.2.  Revisión de los parámetros de operación.

5.3.  Estado de los equipos (Offline-Online).

5.4.  Verificación de red de comunicación con equipos de campo.

5.5.  Verificación de pantallas y links.  

5.6.  Ajustes en pantallas (Ajustes que requieran menos de 4 horas de ingeniería).

5.7.   Verificación de comunicación con otros equipos de red (Cuando se detecte un problema relacionado con la red Ethernet del edificio, se deberá coordinar la revisión en conjunto con el personal de IT encargado).

5.8.  FEC y PCG: Controladores de campo; se entiende como controladores de campo todos los equipos de Johnson Controls instalados para controlar los diferentes sistemas del BMS, como UNT’s, DX’S, FX’s, FEC’s, etc.

5.9.  Revisión de secuencias de operación.

5.10.Revisión de sensores y dispositivos de campo.

5.11.  Verificación de conexiones.

5.12. Revisión de panel de control.

5.13. Verificación de señales de control.

5.14. Limpieza de gabinetes y módulos de control.

5.15.Resocar la tornillería y puntos de sujeción de las conexiones.

5.16.Verificación del funcionamiento de cada una de las 13 pantallas de los diferentes sistemas.

6. Mantenimiento Correctivo:

Servicios adicionales que debe realizar el proveedor cuando algún equipo presente falla parcial o total de funcionamiento. Estas fallas pueden ser corregidas mediante ajustes mecánicos, electromecánicos, o en casos más críticos, reemplazando componentes dañados (cámaras, dispositivos mecánicos, eléctrico, electromecánicos, entre otros). Cada repuesto será cotizado y tendrán un costo adicional.

Para gestionar el mantenimiento correctivo, el Encargado del contrato informará al proveedor mediante un correo electrónico o llamada telefónica, el fallo del equipo. El proveedor deberá enviar al técnico en un tiempo no mayor de 8 horas hábiles, para que atender la avería y dar una solución pronta. Los trabajos correctivos tienen un costo adicional al preventivo.

Es importante indicar que todo componente o repuesto deberá ser nuevo y contar con una garantía mínima de un año (por defectos de manufactura o de una instalación deficiente). Además, antes de su instalación serán revisados por el Encargado de Mantenimiento para garantizar la transparencia en el proceso.

Nota: Para la línea 2 el presupuesto es de ¢6.500.000 “Mantenimiento preventivo y correctivo del BMS”. Cabe indicar que, se podrá hacer mejoras al sistema y se puede consumir la totalidad del presupuesto en caso de ser necesario.

7.  Condiciones generales para todas las Línea.

De conformidad con criterios de oportunidad y conveniencia el objeto contractual determina la administración que ambas líneas son dependientes una de la otra.

8. Visita para inspección visual de los equipos (no es obligatoria).

Hay dos días hábiles para atender en sitio a los posibles oferentes, puedan ver el estado de los sistemas integrados al BMS y aclarar cualquier duda existente (solo si el proveedor así lo considera necesario, esta visita no es obligatoria).

8.1.    De igual manera, se pueden aclarar consultas al telefónica al 2459-2284 (de 8am a 4 pm, con Fredy Fonseca).

8.2.  Los equipos fueron instalados en el 2018, posee un deterioro mínimo y se encuentran en perfecto estado gracias al buen uso y mantenimiento que se le ha brindado. Con la salvedad del inconveniente que no se puede ingresar por temas de actualización de la licencia la cual será solventada con la línea #1.

9.  Horario establecido y requerimientos para realizar los trabajos:

9.1.    El servicio se puede brindar de lunes a viernes de 8:00 a 15:30.

9.2.  El técnico encargado debe reunirse con el administrador del contrato para analizar los pormenores de los trabajos realizados.

9.3.  Los técnicos deben utilizar la indumentaria que identifique a la empresa, contar con la herramienta necesaria y usar obligatoriamente todos los implementos de seguridad necesarios para salvaguardar en todo momento su integridad, la de los funcionarios y de los usuarios que nos visitan (casco, guantes, lentes, zapatos de seguridad, conos, etc.). El coordinador de la empresa y el técnico encargado deben velar por el cumplimiento a cabalidad de este requerimiento.

9.4.   El mantenimiento tendrá una garantía de 12 meses.

10.       De la cotización y facturación del servicio.

10.1.     Con fundamento en la Directriz N044-H (Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas), se recomienda a los oferentes presentar sus ofertas finales en colones.

10.2.   El oferente debe cotizar el costo de cada línea según los requerimientos e incluir el impuesto del valor agregado:

10.3.   El informe de mantenimiento será recibido digitalmente por correo electrónico (Ffonseca@tra.go.cr), política de cero papel.

10.4. La factura electrónica deberá ser registrada en el módulo de recepción del bien en Sicop (debe incluir: tipo de servicio, número de contratación administrativa de Sicop, monto ofertado y otros detalles del servicio).

11.  Requisitos técnicos

11.1.    El proveedor debe estar certificado por el fabricante “Johnson Controls” o ser representante de la marca.

11.2.   Debe tener la herramienta SCT para crear el back up del trabajo realizado y resguardar la información.

11.3.   Presentar dos cartas de referencia mediante las cuales se pueda comprobar una experiencia mínima de tres años brindando servicios actualizaciones, instalación, implementación y desarrollo de mantenimiento de BMS (deben contener: Nombre de la entidad, fecha de inicio del contrato, plazo contractual, nombre de la persona de contacto, teléfono y la recepción a satisfacción del servicio.

1.    Administrador del Contrato

El funcionario designado por la Dirección Administrativa como responsable del cumplimiento de las condiciones del contrato será el señor Fredy Fonseca Valerio 0401840001, encargado de Mantenimiento y será el administrador del contrato durante el plazo que dure su ejecución.

2.  Horario, plazo y lugar de entrega de los servicios:

2.1.    El servicio se puede brindar de lunes a viernes de 8:00 a 15:30.

2.2.   El técnico encargado debe reunirse con el administrador del contrato para analizar los pormenores de los trabajos realizados.

2.3.   Los técnicos deben utilizar la indumentaria que identifique a la empresa, contar con la herramienta necesaria y usar obligatoriamente todos los implementos de seguridad necesarios para salvaguardar en todo momento su integridad, la de los funcionarios y de los usuarios que nos visitan (casco, guantes, lentes, zapatos de seguridad, conos, etc.). El coordinador de la empresa y el técnico encargado deben velar por el cumplimiento a cabalidad de este requerimiento.

2.4.   El servicio deberá tener una garantía de 12 meses.

3.  Precio

3.1.      Estructura del precio

El oferente debe presentar un desglose de la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales. Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello el adjudicatario deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 102, 103, 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 102, 103, 107, 108 o 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

Para lo cual deberá seguir y completar el siguiente formato:

*Ejemplos de índices de referencia del Banco Central de Costa Rica:

• Índice de precios al consumidor (IPC)            
• Indicadores de inflación subyacente (IIS)      
• Índice de precios al productor de la manufactura (IPP-MAN)             
• Índice de precios al productor de servicios (IPP-S)    
• Índice de precios de insumos para la construcción (IPi-CTR)             
• Índice de precios de insumos para el transporte público (IPi-TRP)    
• Índice de precios internacionales de materias primas importadas (IP-MPi)  
• Índice de salarios mínimos nominales (ISMN) y reales (ISMR)

Fuente: https://www.bccr.fi.cr/indicadores-economicos/%C3%ADndices-de-precios

3.2.     Presupuesto detallado:

El adjudicatario deberá presentar Presupuesto Detallado del objeto de esta contratación y deberá contener al menos los siguientes elementos, los cuales deberán ser coincidentes con la estructura del precio indicado en el numeral 3.1.:

COSTOS DIRECTOS: Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Debe considerar como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos.

COSTOS INDIRECTOS: Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos. Ejemplo los gastos administrativos.

IMPREVISTOS: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

UTILIDAD: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo.

El adjudicatario debe presentar un desglose del presupuesto detallado del servicio, considerando todos los porcentajes mínimos de Ley vigentes en un plazo no mayor a los 8 días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.

El Presupuesto Detallado debe contener como mínimo, los siguientes valores, sin embargo, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al desglose del precio ofertado y al objeto contractual del presente pliego:

* No podrá indicar montos en 0.00 (cero), en caso de indicar montos en cero no será considerada la oferta y será descalificada.

4.  De la facturación del servicio.

Con fundamento en la Directriz N044-H (Uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas), se recomienda a los oferentes presentar sus ofertas finales en colones.

5.  Bandas de tolerancia

A efectos de determinar la razonabilidad del precio ofertado se indica que, con fundamento en el sondeo de mercado visto en la documentación que justifica este procedimiento visto en el expediente electrónico, se indica un precio de referencia para la Línea 1 de ¢10,500,000.00 y para la Línea 2 un precio de referencia de ¢5,900,000 y se definen las siguientes bandas como rangos de tolerancia:

El Tribunal Registral Administrativo no se encuentra exento del Impuesto al Valor Agregado por lo tanto deberá el oferente considerarlo en su cotización.

Los oferentes deben cotizar el costo de cada línea según los requerimientos e incluir el impuesto del valor agregado:

La facturación deberá ser tramitada por medio del módulo de Recepción de SICOP. Al no contar con interfaz de SIGAF no se tramitará el pago por medio del módulo de pago de SICOP, solamente se realizará por medio del módulo de Recepción de SICOP.

La oferta será rechazada cuando presente un precio inaceptable según lo dispuesto en el Artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. A fin de determinar la razonabilidad del precio ofertado se requiere que los oferentes presenten desglose detallado de la estructura del precio el cual debe contar con la totalidad de los costos asociados. El Tribunal no cancelará montos adicionales al precio que no se hayan considerado en la estructura del precio indicado.

Cuando la oferta se presente en dólares, la factura se cancelará en colones costarricenses, al tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la citada Ley N°7558. El Tribunal no asumirá el diferencial cambiario por entrega tardía imputable al adjudicatario o por entrega de facturas para pago después de 5 días de entregado el bien.

En lo que respecta a la forma de pago, se pagará en colones costarricenses dentro de los treinta (30) días naturales siguientes a la presentación de las facturas en la Tesorería del Tribunal, previo recibido conforme por escrito del administrador del contrato.

El pago de los servicios se realizará una vez que los mismos hayan sido recibidos a entera satisfacción por parte del administrador del contrato, entendiéndose esto que se hayan verificado técnicamente conforme a lo especificado en la respectiva oferta, que se encuentren operacionales y con el recibido conforme definitivo del administrador del contrato quien será el responsable de la revisión y recibo a satisfacción de los equipos. El Administrador del Contrato deberá notificar, a la Tesorería, que los servicios han sido recibidos a entera satisfacción y que su funcionamiento es el esperado de acuerdo con los términos del cartel, la oferta y el contrato respectivo.

Para efectos de pagos por transferencia el adjudicatario deberá indicar en su oferta la entidad bancaria, el número de cuenta IBAN, moneda, el nombre con el que aparece inscrita la cuenta y el número de cédula física o jurídica según corresponda.

El Tribunal como ente recaudador deducirá del total de la factura el 2% por concepto de impuesto de renta.

El Tribunal no se encuentra exento del impuesto al valor agregado IVA por lo tanto deberá el oferente contemplarlo en el precio ofertado.

Una vez verificado su apego a las condiciones pactadas, contando con el recibido conforme por parte del administrador del contrato y recibida la factura correspondiente se tramitará el pago el cual no será superior a los 30 días naturales de recibida la factura.

6.  Adjudicación

Para la Línea 2 se adjudicará hasta el contenido económico con el que cuenta la administración para este procedimiento el cual es de ¢11,074,000 para todo el plazo de ejecución del contrato.

Al ser el mantenimiento correctivo en modalidad según demanda, se cancelarán solamente aquellos servicios que sean efectivamente prestados y solicitados por la administración.

7.   Garantía de Cumplimiento

Con el fin de garantizar la correcta ejecución del contrato la administración requiere que el oferente presente una garantía de cumplimiento equivalente al 5% del monto total adjudicado.

8.  Forma de pago:

La facturación deberá ser tramitada por medio del módulo de Recepción de SICOP. Al no contar con interfaz de SIGAF no se tramitará el pago por medio del módulo de pago de SICOP, solamente se realizará por medio del módulo de Recepción de SICOP.

9.  Derechos y prerrogativas del Tribunal

Queda a criterio del Tribunal, durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los participantes la ejecución de las pruebas, explicaciones y aclaraciones que se consideren necesarias.

El Tribunal se reserva el derecho de verificar si la información brindada por el oferente se ajusta a la realidad.

10. Documentación adicional

En caso de persona jurídica deberá adjuntar a su oferta certificación de personería vigente donde se demuestre la capacidad de actuar del firmante de la oferta.

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

En caso de actuar mediante poder especial, se deben detallar claramente los actos jurídicos específicos para los cuales se faculta al apoderado, con la indicación expresa del número de contratación para la cual se le está otorgando el mandato, conforme lo establecido en el artículo 1256 del Código Civil.

No se admitirán documentos denominados “Poder Especial” cuando en estos se otorguen facultades propias de poderes generales o generalísimos, dado que el tipo de poder no lo define el título o denominación que se le asigne al documento, sino las facultades otorgadas en él.

Para acreditar la validez de los poderes que se otorguen con el fin de participar en este procedimiento de contratación pública, la administración verificará, si el poderdante está facultado para otorgar el poder con o sin limitaciones, (por ejemplo en cuanto a suma o facultades) o si para su otorgamiento se requiere la firma conjunta de dos o más mandantes y las especificaciones propias de cada mandato conforme la normativa vigente.

11.      El oferente deberá encontrarse al día con:

a.   CCSS

b.   INA

c.    IMAS

d.   FODESAF

e.    Tributación Directa

f.     Impuesto a personas jurídicas

g.   Impuestos municipales (deberá aportar comprobante de encontrarse al día con la municipalidad correspondiente).