SC-Licitación Abreviada “Compra de camiones y paneles de carga”

1. DECLARACIONES JURADAS Y CERTIFICACIONES

El oferente debe presentar en su oferta los siguientes documentos:

1.1 Las declaraciones juradas y certificaciones establecidas en las condiciones generales del cartel tipo.

1.2 Certificación apostillada del fabricante de los vehículos, donde indique, que su marca ofertada, cuenta como mínimo con 10 años de venta y comercialización ininterrumpida en Costa Rica.

1.3 Certificación apostillada del fabricante de los vehículos donde indique que su representada como oferente, cuenta como mínimo con 10 años ininterrumpidos de representación de la marca ofertada en Costa Rica y de ser representante autorizado para vender, comercializar y brindar servicios postventa de los vehículos de la marca ofertada.

1.4 Certificación apostillada del fabricante de los vehículos donde indique que su representada como fabricante de camiones y paneles cuenta como mínimo con 10 años de vender y comercializar repuestos genuinos de la marca ofertada en este cartel en Costa Rica.

1.5 Certificación apostillada del fabricante de los vehículos, donde indique expresamente que autoriza a representar y respaldar al oferente en Costa Rica, para tener en funcionamiento un taller central de servicio, para dar atención de mantenimiento y reparación de los vehículos contratados, además debe indicar, que autoriza y respalda al oferente en dar servicios post venta en repuestos y/o cualquier situación atribuible a la garantía de su marca.

1.6 Certificación apostillada del fabricante de los vehículos donde indique que, su empresa como oferente, cuenta con un departamento de capacitación en operación y mantenimiento, con instructores certificados por el mismo fabricante de la marca ofertada, y que brinda capacitación constante y actualizada a sus instructores en el país, para trasladar conocimientos aplicables en la práctica de servicios de mantenimiento, reparación, repuestos y/o cualquier situación atribuible a la garantía de su marca ofertada.

NOTA: Es requisito indispensable que, para la aceptación y validación de todas las certificaciones apostilladas solicitadas en este apartado, se deben incluir los siguientes datos del firmante:

• Nombre completo del firmante.
• Nombre de la empresa
• Cargo que desempeña en la empresa actualmente.
• Departamento al que pertenece actualmente.
• Número telefónico.
• Dirección de correo electrónico.

Las certificaciones apostilladas emitidas por el fabricante deben venir con los datos y calidades de la persona firmante como se indica en los puntos anteriores, adicional, es requisito indispensable que vengan autenticadas por un notario del país emisor, el cual, debe estar debidamente legitimado para emitir este acto, el cual debe validar la firma del documento junto con el apostillado solicitado. Estas certificaciones no deben tener más de seis meses de emitidas contando hacia atrás en el tiempo, a partir de la fecha de apertura de ofertas.

1.7 Declaración del oferente donde demuestre que tiene como mínimo 10 años de experiencia ininterrumpida en la venta de camiones y/o paneles de carga nuevos en Costa Rica

1.8 Certificación emitida por un contador público debidamente legitimado para emitir este acto, externo a la empresa que oferta, que esté inscrito y al día en el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica (esta certificación debe contener copia del carnet del profesional), certificando que su representada haya vendido en los últimos 5 años contados a partir de la publicación del cartel, una cantidad de camiones mínima en ventas según se detalla a continuación:

Partidas 2 y 3:  Cantidad total de camiones vendidos en los últimos cinco años, de carga convencional, de peso bruto vehicular mayor o igual a 15 000 kg, las ventas deben ser de al menos 250 camiones en los últimos 5 años.

Partidas 4, 5, 6, 7, 8 y 9: Cantidad total de camiones vendidos en los últimos cinco años, de carga convencional, de 5,5 hasta 8,5 toneladas de peso bruto vehicular, las ventas deben ser de al menos 800 camiones en los últimos 5 años.

Para todos los vehículos solicitados en este punto, la certificación solicitada debe, contar en tiempo hacia atrás, a partir de la publicación de este cartel y debe contener la siguiente información detallada a continuación:

• Fecha de la venta.
• Número de motor.
• Número de chasis.
• Peso bruto vehicular.

Nota: Como anexo a la certificación se debe entregar un archivo editable en formato Excel.

1.9 Para las partidas # 2, # 3, Aportar al menos 3 cartas de tres empresas nacionales, privadas o instituciones del estado costarricense, con no más de 6 meses de emitida donde se demuestre que han vendido en los últimos 5 años, flotillas de al menos 5 camiones por cada una de las ventas realizadas y deben ser de la marca ofertada.

En las cartas las empresas consultantes, deben indicar los siguientes puntos:

• Indicar la marca de los camiones adquiridos.
• Deberá indicar que aún tienen en correcto funcionamiento la cantidad total de camiones adquiridos en la compra.
• Cuál ha sido su nivel de experiencia de uso de la Marca, en desempeño, resistencia, durabilidad, consumo de combustible, tiempos en taller (indisponibilidad).
• Cuál ha sido su nivel de experiencia de servicio post venta de la empresa representante de la marca en el País.
• Cuál ha sido su nivel de experiencia en servicio de atención de taller de la empresa representante de la marca en el País.
• Cuál ha sido su nivel de experiencia en servicio de venta de repuestos de la empresa representante de la marca en el País.

Estas cartas de referencia y los datos que estas aporten serán sujetos a revisión y comprobación cuando el ICE lo requiera, por tal motivo, también deben contener la siguiente información:

• Datos de la persona que firma, nombre completo, número de cédula, puesto que desempeña en la empresa, números de teléfono y dirección de correo electrónico. Esta información es obligatoria y como se indicó, la institución se reserva el derecho de hacer visitas en campo para validar la información que considere necesaria.
• Para los casos de las instituciones públicas del estado, pueden aportar la evidencia del SICOP, donde se identifique el número de licitación, para que la administración confirme la información aportada.

1.10 Certificación de que su representada cuenta con talleres mecánicos autorizados secundarios, se debe indicar las calidades de las Jefaturas de cada taller secundario, nombre completo, ubicación geográfica del taller (dirección), número de teléfono y dirección de correo electrónico, si cuenta con talleres móviles de atención en el sitio, debe indicar la cantidad de talleres móviles, y debe indicar que son equipados y tienen el recurso técnico para brindar, rutinas de mantenimientos, reparaciones y atención de averías. Se debe indicar la disponibilidad de estos, y la información de la coordinación de los talleres móviles con: Nombre completo, número de cédula, número telefónico y dirección de email. La administración se reserva el derecho de realizar las verificaciones que consideren necesarias.

Se incorpora como Anexo N.° 2, de forma independiente, el documento denominado “ANEXO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – Camiones/Paneles carga”, por cuanto contiene imágenes y fórmulas que se distorsionan al ser insertadas en este apartado, razón por la cual no es posible incluirlo íntegramente en el cuerpo del presente apartado.

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/ 

1. PRESUPUESTO

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros la dependencia incluirá en las cifras de formulación presupuestaria del año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la dependencia se compromete a dotar el debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

2. CLAUSULA DE DESEMPATE

En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los oferentes, se convocará un sorteo público, el cual se realizará en forma presencial. La fecha y hora será comunicada por la Dirección de Proveeduría oportunamente.

Para definir el desempate se utilizará la moneda.

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento, el cual se incluirá en el Sistema Unificado.

3. MEJORA DE PRECIOS/DESCUENTOS

De conformidad con el artículo 66 el Reglamento al Título II de la Ley N°.8660, la Administración podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura a fin de que aquellas ofertas elegibles, tengan oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrá las reglas para la aplicación de descuentos.

La Proveeduría citará a los proponentes que cumplan técnica y legalmente, concediéndole el plazo establecido en la tabla de plazos vigente comunicada por la Dirección Proveeduría, fijándose la fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado o de manera física según corresponda al tipo de procedimiento y conforme disponga el cartel, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada. El descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original.

El oferente que ofrezca descuentos o mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio descontado, considerando todos los elementos que los componen, además de la estructura del precio sin descuento, asimismo en caso de presentar una mejora del precio, deberá justificar la disminución del precio.

La mejora aplica sobre el subtotal del precio, sin considerar impuestos de ninguna clase.

4. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

Con fundamento en el artículo 26 del Reglamento a la Ley 8660, todos los oferentes deberán presentar junto con su oferta:

• Estructura de Precio:  esta estructura estará compuesta por el desglose de los elementos del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como porcentuales, de conformidad con elementos establecidos en el Anexo Estructura de Precios.

El/los adjudicatario (s) posteriorente deberán presentar:

• Presupuesto Detallado: La elaboración del formato de presupuesto detallado quedará a criterio del adjudicatario; sin embargo, la presentación de este presupuesto detallado será obligatoria y deberá sustentar la estructura de precios adjudicada, manteniendo el desglose de los componentes de cada rubro.

Nota:  Se anexa a este Cartel el “formato de Estructura de Precio – ICE” en versión editable y éste no es limitante, por lo que cada oferente lo podrá adaptar confirme el objeto contractual, manteniendo invariable los elementos del precio (costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos; utilidad, e imprevistos en caso de que correspondan). Respecto al formato de Presupuesto Detallado, este quedará a criterio de cada oferente.

5. SUBCONTRATACION

El oferente o contratista podrá subcontratar hasta en un 50% del monto adjudicado, salvo que el ICE autorice un monto mayor o razonablemente se derive del objeto del contrato. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad.

Para tal fin se aportará un listado de las empresas subcontratadas. En ese detalle se indicarán los nombres de todas las empresas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación y se aportará una declaración jurada de que no le afecta el régimen de prohibiciones y certificación de los representantes legales de los subcontratados.

No se considera subcontratación, la adquisición de bienes y servicios y obras por el contratista principal aun cuando éstos impliquen su propia instalación por el otro contratista, ni tampoco se considerará un acto de subcontratación los compromisos asumidos por cada uno de los participantes consorciados.

6. GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN

La garantía de participación será por un porcentaje del 5% del monto ofertado, con una vigencia mínima de 8 meses, contados a partir de la apertura de ofertas.

7. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

El adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento por un diez por ciento (10%) del valor total adjudicado, la cual se contará a partir de la firmeza del acto de adjudicación. La vigencia mínima de dicha garantía será proporcional al plazo de entrega ofertado, de la siguiente manera:

• La Partida No. 1 cuya entrega corresponde a doscientos diez (210) días hábiles, la garantía deberá mantenerse vigente por doce (12) meses.
• Las Partidas de la No. 2 a la No. 10, cuyo plazo de entrega corresponde a ciento cincuenta (150) días hábiles, la garantía deberá contar con una vigencia mínima de ocho (8) meses.

No obstante, el Contratista se compromete a mantener vigente esta garantía durante toda la duración del presente contrato.

8. CRITERIOS SOCIALES

Todo oferente debe de presentar una declaración jurada donde indique que el personal de su emprsa en caso de resultar adjudicada y contrastista, al momento de presentarse al ICE para entrega o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente

9. PLAZO DE ENTREGA

El plazo de entrega rige a partir de la notificación del contrato en SICOP, aceptándose entregas anticipadas y parciales, conforme al siguiente detalle:

• Partida No. 1, el plazo máximo de entrega será de  (210) días hábiles.
• Partidas Nos. 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10, el plazo máximo de entrega será de ciento cincuenta (150) días hábiles cada una.

Dichos plazos se computarán a partir del día hábil siguiente de la notificación del contrato en SICOP, y la entrega de las unidades dentro de estos periodos constituirá condición esencial para el cumplimiento contractual.

10. GARANTÍA DE LOS BIENES

10.1. Los oferentes deben garantizar que los bienes a suministrar son nuevos, de última generación junto con todos los componentes, deberán cumplir con los diseños, operación, potencias, torques, capacidades y eficiencias asignados por el fabricante y deben contar con un periodo de garantía no menor de 3 años o 100 000 km, lo que ocurra primero. Para el caso de todos los camiones que se recibirán carrozados, el plazo de vigencia de la garantía para las carrocerías será el mismo del camión, 3 años o 100 000 km lo que ocurra primero.

10.2. En el caso que el oferente ofrezca en el mercado nacional y al público en general, una garantía superior a la mencionada en este punto deberá ofrecer las mismas condiciones a la institución en su oferta.

10.3. La garantía inicia contado a partir de la fecha en que el ICE reciba el objeto del contrato a entera satisfacción.

10.4. El contratista debe detallar los mecanismos específicos por medio de los cuales el Administrador de contrato podrá hacer efectivo el reclamo de garantía, así como las instancias ante las cuales se deben presentar los reclamos, brindando claramente la dirección, nombre de las personas a contactar, números telefónicos y dirección de correos electrónicos.

10.5. Dentro del período de garantía todos los reclamos por defectos de fábrica el ICE enviará un reporte con detalle de la situación específica presentada, lo ahí indicado, será corroborado por los técnicos especializados del contratista en presencia de los técnicos ICE, para ello, en caso de que se requiera y previa coordinación, a conveniencia Institucional, el técnico del ICE trasladará el vehículo al taller autorizado más cercano.

10.6 En las zonas donde el contratista no tenga taller propio, deberá brindar el servicio por medio de un taller móvil que se desplazará a la zona donde el vehículo pernocte para atender según sea el caso; cada caso se analizará de previo y de forma individual en conjunto los técnicos del Contratista con los técnicos mecánicos de los Centros de Mantenimiento Automotriz ICE, y se valorará la conveniencia Institucional de atender la situación propuesta, vía taller móvil o trasladar el vehículo al taller autorizado más cercano. La atención debe brindarse en no más de dos días hábiles después de notificado por medio del Centro de Mantenimiento Automotriz del ICE correspondiente. Todos los costos generados en cada evento se pagarán contra la prestación del servicio. Para los casos de atención especial donde un camión esté varado en vía pública obstaculizando el libre paso, por ejemplo, se deberá atender de forma inmediata, igualmente cada caso se atenderá y analizará de forma individual y en conjunto.

10.7. El contratista atenderá sea en sus instalaciones o en el campo, y deberá tener claridad que, cualquier golpe o daño causado en el vehículo por una mala atención o ejecución durante el tiempo de garantía, deberá ser asumido en su totalidad, así como toda la responsabilidad y gastos derivados del evento.

10.8. Los acumuladores de energía (baterías) del vehículo, deben tener una garantía de 24 meses contados a partir de la recepción definitiva de los vehículos por parte del ICE.  Esta garantía deber ser otorgada contra defectos de fabricación con un reconocimiento o reposición del 100%.

10.9. Las baterías reemplazadas deberán ser de igual o superiores características a la que tiene el vehículo al momento de la entrega y gozarán de la misma garantía por cuenta y riesgo del contratista, si el daño se repite el nuevo período de garantía se contará a partir de la fecha en que la nueva batería sea instalada en el vehículo, además, el contratista deberá hacer la sustitución de la batería donde esté ubicado el vehículo en cualquier lugar del país sin ningún costo para la institución.

11.2 Todas las medidas y capacidades (volumen, resistencia de materiales, presión de operación de componentes) deben de expresarse de acuerdo con el Sistema Internacional de Medidas (S.I.M). creo que es solo “Sistema Internacional” S.I, favor verificar.

11.3 Los vehículos por entregar en todas las partidas contratadas, deben ser modelo del año vigente a la emisión del contrato o superior.

11.4 El vehículo debe venir totalmente limpio, sin manchas, suciedad, corrosión, deformaciones, soldaduras con cordones en formas irregulares, porosidad o insuficiente profundidad de fusión, esto en el interior de la cabina, motor y carrocería.

11.5 El vehículo deberá ser entregado listo en lo concerniente a “carrocería”, mecánica, sistema eléctrico, sistema hidráulico, funcionalidad de la carrocería en general, estructural, fibra, llavines, puertas, cada uno cuando aplique, accesorios en general, con los niveles de todos los aceites de: diferenciales, caja transmisión, caja de transferencia, motor, que recomienden los fabricantes para su operación normal.

El tanque de combustible debe contener el 100% de su capacidad al momento de la entrega en el Plantel de Rincón Grande Pavas, todos los costos serán asumidos por el contratista. Si en la recepción provisional no cumple esta condición, la unidad será devuelta a la estación de servicio para que llenen el tanque de combustible como se solicita en este punto.

11.6 Cuando la administración lo considere pertinente, en el proceso previo a la recepción definitiva, si aplica, se solicitará al contratista placas de Agente Vendedor originales (AGV), su respectivo seguro y deben estar al día, en el caso de que una placa AGV llegue a vencer durante el proceso de inscripción, el contratista deberá renovarla o sustituirla en un lapso no mayor a 24 horas y la entregará de nuevo al ICE sin ningún costo adicional.

11.7 El vehículo deberá cumplir con lo solicitado en el apartado de “Llantas” de cada una de las partidas indicadas en las especificaciones técnicas, adicionalmente el contratista deberá entregar la unidad con las 5 llantas armadas donde la fecha de fabricación se encuentre en la parte externa para su fácil comprobación, en caso de que esto no se cumpla en alguna de las llantas, el administrador del contrato se reserva el derecho de no recibir el vehículo.

11.8 Las baterías de servicio del vehículo a entregar no deben tener una fecha de fabricación mayor a 6 meses, contabilizado desde el día de la entrega, la misma debe venir identificada con un grabado, calcomanía o placa en la batería.

11.9 Los extintores solicitados con el que deben venir el vehículo deben tener una vida útil de mínimo 10 meses a partir de la fecha de la entrega. Además, cada extintor debe tener indicado en su cilindro la fecha de carga y de caducidad. Y deberán tener un espacio de posición y fijación segura dentro del camión.

11.10 Junto con la entrega de las unidades, el contratista deberá entregar, el documento original de RTV al día y sin ningún tipo de falta, el DUA a nombre del ICE, facturas, personería de la empresa junto con las calidades del firmante y cualquier otro documento necesario para realizar el trámite de inscripción.

11.11 El Contratista deberá entregar para cada partida (mediante el uso de imágenes o croquis) la descripción en texto de la ubicación exacta de los números de identificación de motor y el número VIN.

11.12 El vehículo debe tener de manera visible el VIN (número de identificación del vehículo) mediante calcomanía, placa o grabado. Así mismo deberá cumplir con lo dispuesto en la Ley 7447 en relación con la calificación energética.

12. REQUISITOS DEL CONTRATISTA

12.1.Entrega de protocolo de conexión para dispositivos de Sistema de Posicionamiento Global (más conocido como GPS por sus siglas en inglés). El protocolo deberá ser entregado en un tiempo no mayor a tres días hábiles, una vez solicitado por el administrador del contrato y se compromete que en la instalación del GPS debe estar presente un técnico del contratista en conjunto con personal del ICE para supervisar la instalación del dispositivo, con el fin de no afectar la garantía de los vehículos. En caso de que no se entregue en el tiempo indicado, el personal experto del ICE realizará la instalación, y el contratista no podrá alegar afectación alguna en la garantía del vehículo.

12.2 Junto con la entrega del vehículo el Contratista deberá entregar para cada partida (mediante el uso de imágenes o croquis) la descripción de la ubicación exacta de los números de identificación de motor y el número VIN.

12.3 Entrega de programa de rutinas de mantenimiento para cada uno de los vehículos contratados el programa debe cumplir con la secuencia del tiempo total de la garantía ofrecida para cada vehículo y debe indicar lo siguiente:

Frecuencia de ejecución de cada una de las rutinas de mantenimiento, donde incluya, el kilometraje a ejecutarse y las tareas que la componen.

Costo total de cada rutina y el costo unitario de cada una de las tareas que la componen.

12.4 Entrega de documento que incluya la siguiente información:

• Modelo y marca de la batería.
• Costo de la batería.
• La ubicación exacta de la fecha de fabricación.
• La ubicación exacta del número de serie de la batería.
• Numeroso de serie de cada una de las baterías

12.5 Deberá mantener una cantidad de repuestos en el país que garantice el suministro por un periodo no menor a diez años. Se excluyen de este apartado aquellos repuestos de muy baja rotación que normalmente el fabricante suple contra pedido para lo cual el Administrador del Contrato solicitará la documentación que considere pertinente para confirmar dicha condición.

12.6 Entrega de un ejemplar en idioma español y/o en formato digital (para cada una de las partidas) de lo siguiente:

• Catálogo de partes (repuestos).
• Manual de reparación o taller (todos los sistemas del vehículo).
• Con cada vehículo debe suministrarse un “Manual de Conductor” en físico actualizado, en idioma español, más uno adicional por partida.