Materiales y productos de oficina, papel, cartón e impresos, y de limpieza, mantenimiento inventarios

9. Requisitos admisibilidad: se tomarán los siguientes lineamientos:
• Quedarán fuera de concurso los oferentes que hayan sido sancionados, apercibidos, o bien con pena de inhabilitación vigente de acuerdo a lo indicado en el Art. 34 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Requisitos detallados a continuación, conforme el Art. 135 del Reglamento, tomando en cuenta que el plazo de caducidad para efectuar la subsanación será de 3 días hábiles máximo en licitación reducida; el oferente que no cumpla con el tiempo establecido quedará fuera de concurso como lo establece el Art. 134 del Reglamento a la LGCP:
a) Inscripción como patronos y/o seguro voluntario ante la CCSS.
b) Póliza de riesgos de trabajo y/o póliza civil conforme a la naturaleza de la contratación, al día y vigente.
c) Patente comercial al día.
d) Morosidades ante CCSS, FODESAF, Ministerio de Hacienda.
e) Declaraciones juradas: los oferentes deberán aportar declaraciones juradas de conformidad con lo dispuesto en el Art. 122 y Art. 32 inciso c) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública que indiquen:
Que se encuentra al día con el pago de los impuestos nacionales.
Que se encuentra al día de sus obligaciones obrero patronal ante la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) y del Fondo de Desarrollo Social y de Asignaciones Familiares (FODESAF).
Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración.
• El presupuesto debe estar debidamente detallado conforme se solicita, se debe realizar un detalle exacto. Conforme al Art. 98 y Art.102 del Reglamento a la LGCP.

• Toda oferta deberá ser presentada en idioma español. La literatura técnica complementaria, que sean incluidos en la oferta, podrá ser presentada en otro idioma, adjuntando la respectiva traducción, de forma obligatoria, que será plena responsabilidad del oferente.
• No se permite la cotización parcial de la línea ni el cobro separado del transporte o acarreo.
• Una vez realizada la presentación de la oferta se da como aceptado todo lo establecido en el pliego de condiciones por parte del oferente como lo indica el Art. 199 del Reglamento a la LGCP.

 

SECCIÓN III: Requerimientos:
1.Especificaciones Técnicas:
Se adjunta cuadro con su respectiva descripción de productos, cantidad y otros detalles pertenecientes a la Unidad de Proveeduría. La oferta debe presentarse por cantidad 1 y precio unitario.
Partida 1
Productos de papel y cartón

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Partida 2
Productos Impresos

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Ejemplo de formulario de combustible, el consecutivo no es el que corresponde se les brindara el correcto al contratista contra pedido.

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Las etiquetas de cadena de custodia se dará información contra pedidos.

Partida 3
Artículos de Oficina

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Partida 4
Productos de Limpieza

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Muestras: Se solicita presentar muestra de algunas líneas; el oferente tendrá como tiempo límite de
presentación de esta, hasta un día antes de la apertura de ofertas en la oficina de la Unidad de Proveeduria;
tomando en cuenta que el lapso de recepción empieza a regir desde el momento de la publicación del pliego de
condiciones. Se verificará la calidad y el cumplimiento de las especificaciones del pliego, por ende la finalidad
propuesta; la muestra se valorará lo más pronto posible para emitir el “visto bueno” en caso de proceder, sin
embargo, la ley establece que la devolución se podrá realizar en un plazo de diez días hábiles siguientes a la
firmeza del acto de adjudicación; vencido ese plazo la Administración dispondrá libremente de ella, así como
se establece en el Artículo 95 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública; es importante resaltar
que los oferentes deben estar anuentes al proceso de contratación para efectuar su retiro a tiempo.
Las muestras deberán entregarse en el Edificio Municipal Central, ubicado al costado sur del Parque Central
de San Rafael de Heredia.
Los oferentes que no presentan las muestras que se solicitan para revisar la calidad y durabilidad mediante las
pruebas de resistencia y calidad, tendrán una segunda oportunidad durante el periodo de revisión de ofertas a
través de una subsanación de información; en caso de no presentarlas en su totalidad quedará descalificado en
este concurso.
Adjuntos de la Contratación
a. Cuadro de consumo
b. Análisis de razonabilidad de precios por articulo
c. Resumen de revisión del banco de Precios
d. Cuadro de Lista de Materiales
e. Separación Presupuestaria

Nota 

Especificaciones partida 2 Linea 16

Etiquetas de cusodia

Dimensiones 22.5 cm largo por  10.5 de ancho, color naranja y verde fluorescentes, logo en agua de la policia municipal, se adjunta ejemplo

Especificaciones Técnicas
Adquisición de materiales y productos de oficina, papel, cartón e impresos, y de limpieza parael mantenimiento de inventarios.
SECCIÓN I: Información General de la Contratación:
1.Nombre de la obra o servicio: Contratación de materiales de oficina, papel cartón e impresos y productos de limpieza para mantener abastecido el inventario.
2.Dependencia solicitante y ejecutora: Proveeduría Municipal
3.Tipo de procedimiento: Licitación Reducida (LD).
4.Tipo de modalidad: Según Demanda.
5.Clasificación del objeto: Bienes
6.Justificación de la procedencia de la contratación: Para el consumo y necesidades de los diferentes departamentos de la Municipalidad de San Rafael de Heredia, administración, edificios, vías, parques, recolección de basura, Monte de la Cruz, cementerio, centro de acopio, seguridad, entre otros; debe tenerse en existencia distintos materiales de oficina y limpieza, con el fin del adecuado desarrollo de las labores cotidianas que se realizan en el municipio, por lo tanto la Proveeduría Municipal custodia las bodegas de materiales de oficina y limpieza, las cuales debe abastecer y mantener para tener las existencias necesarias para el consumo
de los usuarios.
7.Disponibilidad del recurso humano para la supervisión del objeto contractual: Proveeduría Municipal.
Esta Administración acredita que, para el cumplimiento de este procedimiento de compra o servicio, se cuenta con recurso humano e infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de contratación, tanto cuantitativa como cualitativamente (Art. 12, párrafo segundo; LGCP).
8.Finalidad pública que se persigue satisfacer con el concurso: Compra de materiales de oficina, productos de papel cartón e impresos, aseo y limpieza, para abastecer existencias en inventarios.
9.Justificación de la escogencia de la solución técnica para satisfacer la necesidad: La realización de estacontratación tiene como objetivo técnico beneficiar a la comunidad y a su vez mejorar la funcionalidadoperacional municipal para con el cantón.
10.Procedimientos de control de calidad: Solicitud de muestras, estudio de mercado, y cálculo derazonabilidad de precios

11.Terceros interesados y/o afectados: Los funcionarios(as) públicos, proveedores, contribuyentes y visitantes de las instalaciones de la Municipalidad de San Rafael.
12.Riesgos Identificados: Procesos desiertos o infructuosos, recursos de apelación y/o revocatoria, productos o servicios de baja calidad.
13.Razonabilidad de Precios: Conforme al Art. 44 del Reglamento a la LGCP se realiza el correspondiente análisis de precios, acorde a lo establecido en el “Banco de Precios” expuesto en el Sistema Digital Unificado de Compras Públicas, como también a los estudios de mercado realizados (este último, en los casos que se requiera).
Se realizo un cuadro por ítem y se calculo mínimos y máximos, el cual se adjunta al proceso 14.Estimación presupuestaria:

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15.Prevalencia del acto administrativo: Todas las ofertas que superen el contenido presupuestario existente quedaran fuera de concurso; sin embargo, si la administración deduce bajo el análisis de las ventajas y desventajas relacionadas a la necesidad que presenta el municipio sobre la compra que quiere efectuar, y considera que el acto administrativo se puede salvar, la administración podría disminuir o aumentar cantidades (en cumplimento al artículo 184 y 185 del Reglamento a la LGCP) para adjudicar. En caso que existiera una única oferta la administración podría valorar la posibilidad de contratar el objeto bajo las mismas condiciones.
Todo lo anterior con la finalidad de que prevalezca el acto administrativo y satisfacer el fin público. La Municipalidad se reserva adjudicar la oferta que más convenga a sus intereses, pudiendo declarar desierto o infructuoso el presente concurso.

SECCIÓN II: Condiciones Generales:
1. Sobre la vigencia de oferta: La oferta presentada debe ser válida por 60 días hábiles.
2. Vigencia de la Contratación: La duración del contrato será de 12 meses.
3. Prorrogas: Los contratos deben estar vigentes por 12 meses desde su firmeza. Al ser la modalidad de contratación de entrega según demanda este se podrá prorrogar hasta un máximo de tres años (36 meses), no podrá superar el término de cuatro años (48 meses), considerando el plazo original del contrato más la aplicación de sus prorrogas, o hasta alcanzar el monto establecido en la Licitación reducida, con fundamento en los artículos 104 de la Ley General de Contratación Pública, artículos
195 y 280 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
4. Sobre la entrega:
Plazo: Una vez el contratista reciba la orden de pedido (orden de compra) vía correo electrónico se contará con tres días hábiles para la entrega de los materiales.
Se realizarán entregas conforme las ordenes de pedido de suministros durante un año calendario lo cual debe ser tomado en cuenta en cada oferta aportada. La Proveeduria Municipal definirá las fechas de dichas entregas cuando mejor lo  considere.
Contacto de coordinación de recepción contractual:
proveeduria@munisrh.go.cr, floribeth.chavez@munisrh.go.cr; adrian.zuniga@munisrh.go.cr.
Teléfono 2237-0789 Ext 220-221.
Lugar: Oficina de Proveeduría Municipal, ubicada de la Clínica de la CCSS de San Rafael de Heredia 110 mts al oeste, anexo #2”. Centro de Operaciones (Acopio Municipal) segundo edificio lado izquierdo entrando)
5. Cronograma de actividades y responsables:
Tareas, responsables y plazos de cada una de las actividades del proceso contractual conforme se establece en el párrafo último del Art. 86 del Reglamento a la LGCP.
Donde: UPM: Unidad Proveeduria Municipal/ UPM: Unidad Proveeduria/ UTM: Unidad Tesorería/ AM: alcalde Municipal/ OF: Oferente

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5.Sobre el pago: se tomarán en cuenta las siguientes disposiciones:
• El proveedor deberá emitir las facturas originales directamente del sistema de facturación o bien del sistema gratuito de Tributación Directa (con los archivos XML respectivos, conforme lo indica la Administración Tributaria de Costa Rica para comprobar la idoneidad de dichos documentos), ante el Departamento de  proveeduría a través del correo electrónico oficial proveeduria@munisrh.go.cr, para
gestionar la tramitología correspondiente en coordinación con la Unidad de Tesorería y Contabilidad.
• No se aceptarán reenvíos de facturación, únicamente se aceptará como se detalló anteriormente.
• El plazo para el pago será de treinta días naturales (30 Dn) a partir de la presentación de la factura según el Art.19 del Reglamento a la LGCP.
• La forma de pago será por resultados conforme al Art. 18, inciso a) del Reglamento a la LGCP; una vez el profesional encargado de la contratación acepte y reciba satisfactoriamente el 100% de lo contratado
procederá a elaborar y aceptar un Acta de Recepcion Definitiva como lo establece el Art. 285 del Reglamento.
• Toda tramitología de pago se realizará únicamente a través del Sistema Digital Unificado en conformidad al Art. 28 del Reglamento a la LGCP.
• El pago se realizará por medio de transferencia bancaria al Banco de Nacional de Costa Rica; p or lo que debe registrar el número cuenta bancaria y cuenta cliente del Banco Nacional en dicha plataforma, de lo contrario se cancelará por medio de cheque.
• La Municipalidad, como agente recaudador, informa que deducirá el dos por ciento (2%) del monto facturado, correspondiente al impuesto de renta.
• La Municipalidad se encuentra exenta de impuestos, contribuciones, tasas, y derechos, amparada por la Ley 7794, Art. 8 Los siguientes puntos son de carácter obligatorio para el pago.
1. El contratista debe realizar la “Solicitud de Recepcion” del objeto contractual mediante El Sistema Digital Unificado (SICOP) y coordinar con la Unidad Técnica Municipal (Administrador del Contrato en SICOP).
En el caso de contrataciones con orden de pedido, podrá realizar la gestión de recepción una vez que se haya aceptado la orden de pedido.
2. La Unidad Técnica Municipal (Administrador del Contrato en SICOP) revisará si es recepción provisional y confirmará el recibido de los bienes en fecha y hora pactada, una vez concluido remitirá un documento electrónico vía Sistema Digital Unificado (SICOP), para que se proceda con la entrega de la contratación.
3. La Unidad Técnica Municipal (Administrador del Contrato en SICOP) una vez recibida la contratación, emitirá la Recepción definitiva, donde adjuntará informes, recepciones conformes o disconformes, en el caso de no aceptar una partida o línea la rechazará ahí mismo y remitirá el documento electrónico con todo el contenido necesario en la recepción. En caso de rechazos de partidas o líneas, o bien de  entregas parciales, deberán de volver a subir la gestión de recepción para que sean recibidos a conformidad.
4. La contratista una vez recibida la gestión de recepción definitiva, subirá la Gestión de Pago junto con la factura correspondiente al contrato entregado, asimismo deberá remitir desde el programa de facturación la factura al correo oficial proveeduria@munisrh.go.cr, por medio del cual se verificará la factura recibida
en la gestión de pago y se corroborará la idoneidad electrónica del documento. Si este paso se omite el pago no se podrá hacer efectivo.
5. El contratista deberá estar al día con toda obligación exigida por la Ley Costarricense, de lo contrario el pago no se pasará.

6. Realizados los pagos correspondientes podrán consultar el expediente electrónico en el Sistema Digital Unificado (SICOP) con el número de procedimiento e ir al punto de Pago y en “Resultado de pago” se verificará el monto, forma de pago (cheque o transferencia), su numeración y fecha correspondiente; en caso de tener alguna duda en este punto contactarse directamente a la Unidad de Tesorería para más detalles
(22370789 ext. 215-216), siempre y cuando los tramites estén concluidos, sino ha seguido el procedimiento no existirán datos de pago.
7. LA MUNICIPALIDAD NO SE HACE RESPONSABLE POR PAGOS NO REALIZADOS EN
TIEMPO Y FORMA, O BIEN QUE LOS PRESUPUESTOS ENTREN A LIQUIDACIÓN, SI EL
CONTRATISTA NO SUBE LAS GESTIONES AL SISTEMA DIGITAL UNIFICADO, O BIEN SE ENCUENTRA CON PROBLEMAS DE MOROSIDAD O OMISIÓN EN LAS OBLIGACIONES A NIVEL NACIONAL, EXIGIDAS.
NOTA:En caso de consultas relacionadas a la licitación en mención, deberá aportar tanto el número de procedimiento como el número de orden de compra, para que pueda ser atendido correcta y puntualmente.
8. Otras disposiciones: Cualquier condición no prevista en el pliego de condiciones se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna de la Municipalidad, la Ley de Administración Financiera, Ley General de Contratación Pública, su respectivo Reglamento (Art. 90 del Reglamento), y en general por todo el bloque de legalidad
SECCIÓN IV: Evaluación de Ofertas:
1. Evaluación de Ofertas:
Todas las ofertas que superen el contenido presupuestario existente quedaran fuera de concurso; sin embargo, si la administración deduce bajo el análisis de las ventajas y desventajas relacionadas a la necesidad que presenta el municipio sobre la compra que quiere efectuar, y considera que el acto administrativo se puede rescatar, la administración podría disminuir o aumentar cantidades (en cumplimento al artículo 184 y 185 del Reglamento a la LGCP) para adjudicar. En caso que existiera una única oferta la administración podría valorar la posibilidad de contratar el objeto bajo las mismas condiciones. Todo lo anterior con el objetivo de que prevalezca el acto administrativo y satisfacer el fin público.
Esta contratación requiere de presentación de muestras; los oferentes que no presentan las muestras que se solicitan para verificar la calidad y durabilidad, además de realizar pruebas de resistencia y calidad conforme se indica en las especificaciones técnicas, tendrán una UNICA oportunidad durante el periodo de revisión de ofertas mediante una solicitud de subsanación de información; en caso de no presentarla en su totalidad serán descalificados para este concurso.
Es de cumplimiento obligatorio las disposiciones detalladas en este documento, en los puntos de “Requisitos de admisibilidad” y “Requisitos para el adjudicatario y contratista”; las ofertas que no cumplan a cabalidad con este enunciado quedarán descalificadas.

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Criterios de Desempate:
Si el resultado de este concurso arroja empate entre dos o Times New Roman oferentes, se tomará como criterios de desempate los que se detallan a continuación:
a) PYME:
- Industria. (5 puntos).
- Servicio o agropecuaria. (5 puntos).
- Comercio. (2 puntos)
b) Menor Precio. (2 puntos).
c) Mayor Experiencia. (3 puntos).
De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes de los oferentes que se encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario, la cual será efectuada en la Municipalidad de San Rafael de Heredia en el sitio especificado en la notificación; todo lo anterior conforme al Art. 97 del Reglamento a la LGCP.

SECCIÓN V: Condiciones para la ejecución contractual:
1.Requisitos para el adjudicatario y contratista:
-Deberá cumplir con lo detallado en la sección II, apartado N°5, requisitos indispensables.
-Es obligación ineludible del adjudicatario ceñirse estrictamente a las exigencias y términos del pliego de condiciones.
-El adjudicatario es el único responsable por daños a terceros y por deterioros que pueda sufrir, por tanto, el adjudicatario exime a la Municipalidad de toda responsabilidad civil y penal por daños a terceros o a la propiedad de terceros. Consecuentemente el incumplimiento de cualquiera de las cláusulas contempladas en
dichos instrumentos dará lugar a la rescisión del respectivo contrato si la Municipalidad lo estima pertinente, sin perjuicio de accionar en la vía jurisdiccional, el resarcimiento de daños y perjuicios; todo lo anterior bajo lo estipulado por la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
-La Municipalidad, no asume ninguna responsabilidad por relación laboral con el personal del contratista. Igualmente queda libre de toda responsabilidad penal y civil en que llegara a incurrir el contratista o su personal en la prestación de los servicios.
-La Municipalidad se exime de asumir todos los costos (viáticos, hospedaje, alimentación, combustible entre otros) que demande el objeto de esta contratación, para hacer cumplir el requerimiento de manera total.
-Ámbito de confidencialidad: El oferente acepta y entiende respetar la propiedad y guardar la confidencialidad de la información y de los datos a los que tenga acceso, y de abstene rse de divulgarla sin la autorización de la Administración contratante, bajo pena de las implicaciones jurídicas atinentes por una actuación en contrario y aún después de terminado el contrato.
-El contratista debe considerar la disponibilidad para trasladarse a las bodegas de inventarios ubicadas en otros edificios municipales.
2. Clausula Penal y Multas:
Sobre la Cláusula Penal
Si existe ejecución tardía o prematura de las obligaciones contractuales (plazo entrega), de acuerdo con los términos del pliego de condiciones y de la oferta, sin que fuere formalmente justificado, se aplicará una cláusula penal correspondiente al 2.50% del monto total de la contratación por día de atraso hasta llegar a un máximo
de un 25% del monto total de la contratación, de conformidad con el Art. 117 del Reglamento a la LGCP, esta cláusula es no remunerativa y representa un castigo no coercitivo pero castiga el hecho de entregar en forma tardía o no entregar el bien adquirido. En caso de que el contratista se atrase injustificadamente en la entrega.
Únicamente se considerará atraso justificado, circunstancias no imputables al contratista, originadas por caso fortuito, por fuerza mayor, o por hechos imputables a la Municipalidad, debidamente demostradas por escrito.
Sobre las Multas:
La Municipalidad de San Rafael de Heredia penalizará los siguientes puntos de la manera siguiente: La multa será cobrada por el incumplimiento en el servicio prestado, la persona a cargo del seguimiento de la Contratación, demostrará el incumplimiento y se realizará un cálculo del perjuicio económico que se ocasiona
a la Municipalidad, por lo tanto, se valorara el incumplimiento y calculara el costo que ha ocasionado por la falta, se comunicará al contratista mediante un debido proceso, las costas de la multa no excederán el 25% del valor contratado.
Forma de realizar el cobro de las multas:
Una vez que estén en firme las multas y cláusula penal, se solicitará al contratista su cancelación. Esto con base a lo dispuesto en el Art. 116 y 117 del Reglamento a la LGCP. En caso de que el contratista se niegue a cancelar los montos correspondientes por la aplicación de esta cláusula, la Municipalidad podrá proceder de la siguiente
forma:

• Rebajo de los pagos pendientes.
• Ejecutar la garantía de cumplimiento.
• En caso de que por separado resultan insuficientes los montos para cubrir la multa, se podrán aplicar los dos procedimientos anteriores de manera conjunta, hasta la finalización del contrato. La Cláusula Penal y las Multas serán tramitadas y discutidas con la Unidad Usuaria encargada de la contratación.
• La Municipalidad se reserva la posibilidad de cobrar otros daños y perjuicios no derivados del atraso en la entrega de los bienes, además de iniciar el respectivo proceso de cobro, una vez demostrada en instancia administrativa la culpa del adjudicatario, si el incumplimiento se da fuera del plazo de vigencia de la garantía de cumplimiento.
La Administración se reserva el derecho de adjudicar parcialmente las líneas adjudicadas de acuerdo al contenido presupuestario existente.
Otras Disposiciones: Cualquier condición no prevista en el pliego de condiciones se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna de la Municipalidad, la Ley de Administración Financiera, Ley General de Contratación Pública y su respectivo Reglamento, y en general, por todo el
bloque de legalidad.