Servicio de mantenimiento para el sistema de ventilación mecánica IMAS

SECCIÓN IV: REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

4.1. Requisitos de admisibilidad- Art. 40 LGCP -Calidad y funcionalidad

Los requisitos de admisibilidad serían los siguientes:

N°	Requisito	Justificación	Medio de verificación
1	1.1           Persona física o jurídica con; al menos, tres (3) años de experiencia activa en el campo de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de ventilación mecánica y/o equipos electromecánicos de similares características a los licitados, (HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado), extractor de aire, inyección de aire, ventilación industrial o de edificios), los mismos ejecutados a entera satisfacción para entidades públicas o privadas.	Este requisito es indispensable para asegurar que el oferente cuenta con capacidad técnica y operativa comprobada para ejecutar correctamente labores de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de ventilación mecánica y/o equipos electromecánicos de similares características a los licitados (HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado), extractor de aire, inyección de aire, ventilación industrial o de edificios).	La experiencia deberá acreditarse mediante cartas de referencia emitidas por clientes públicos o privados, que contengan como mínimo: a)    Nombre de la institución o empresa contratante; b)    Descripción del proyecto ejecutado relacionado con mantenimiento preventivo y/o correctivo de equipos de ventilación mecánica, extracción de aire, o sistemas HVAC; c)    Fecha de inicio y finalización d)    Nombre completo, cargo y medio de contacto verificable de la persona que emite la referencia; e e)    Indicación expresa de que los trabajos fueron recibidos a satisfacción. En el caso de contrataciones con instituciones públicas realizadas a través de SICOP, el oferente podrá sustituir las cartas de referencia mediante declaración jurada en la que indique el número del procedimiento, el objeto contractual, la institución contratante y el período de ejecución, reservándose la Administración la facultad de verificar la información directamente en la plataforma.   La Administración se reserva el derecho de verificar la autenticidad y veracidad de la información aportada, así como de solicitar aclaraciones o documentación adicional cuando lo considere necesario.
2	La empresa contratista deberá estar inscrita en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.	Se exige la inscripción de la persona jurídica ante el CFIA, además del profesional responsable individual del numeral siguiente, porque la responsabilidad técnica y disciplinaria que asume una empresa registrada como tal ante el Colegio es distinta e independiente de la que asume el profesional a título personal. La inscripción de la empresa garantiza continuidad de la responsabilidad institucional durante toda la ejecución contractual, incluso ante eventuales cambios del profesional a cargo, y sujeta a la propia persona jurídica —no solo al individuo— al régimen disciplinario y de responsabilidad profesional del CFIA. Tratándose de intervenciones sobre sistemas electromecánicos en un edificio público ocupado, este doble nivel de responsabilidad (empresarial y profesional) resulta proporcional al riesgo del objeto contractual, conforme al artículo 40 de la LGCP.	Certificación emitida por el colegio correspondiente junto con la oferta con menos de tres meses de emitida.
3	La persona oferente deberá contar con al menos una persona profesional en alguna de las siguientes Ingenierías: Eléctrica, Electromecánica, Mecánica, Industrial con énfasis en mantenimiento, u otra carrera afín acreditada por el CONESUP con incorporación vigente al CFIA	Este requisito garantiza que exista, durante toda la ejecución del contrato, una persona profesional identificada, colegiada y con experiencia mínima verificable, responsable técnica de la correcta ejecución del mantenimiento. Es el estándar habitual exigido en contrataciones de servicios técnicos de esta naturaleza y guarda relación directa con el objeto contractual, conforme al artículo 40 de la LGCP.	El oferente deberá aportar declaración jurada con la siguiente información del profesional propuesto: nombre completo, número de carné del CFIA, fecha de incorporación y experiencia mínima de dos (2) años en el objeto de esta contratación. Adicionalmente, deberá adjuntar constancia de membresía (certificación) activa emitida por el CFIA, con una fecha de emisión no mayor a tres (3) meses anteriores a la fecha de presentación de la oferta
4	Tres personas técnicas graduadas de instituciones reconocidas (INA, Colegio Técnico, Colegio Vocacional o Instituto aprobado por el Consejo Superior de Educación con título de técnico o instituciones similares) en el campo de Aire Acondicionado, Refrigeración, ventilación mecánica con una experiencia mínima de dos (2) años en funciones atinentes y similares a este concurso: Mantenimiento preventivo y correctivo de sistema de ventilación mecánica y/o de equipos electromecánicos de similares características a los licitados, (HVAC (Calefacción, Ventilación y Aire Acondicionado), extractor de aire, inyección de aire, ventilación industrial o de edificios).	Las competencias requeridas son para el mantenimiento de motores, sistemas eléctricos, ductería y flujo de aire propios de los equipos objeto de esta contratación. En el sistema de formación técnica costarricense no existe una certificación independiente de "ventilación mecánica"; exigir dicha especialidad —la más próxima y objetivamente verificable en el mercado laboral local— resulta razonable y proporcional al objeto contractual, conforme al artículo 40 de la LGCP, sin que ello implique una restricción indebida a la libre concurrencia, dado que se trata de la formación técnica estándar del sector para este tipo de equipos electromecánicos.	El oferente deberá aportar declaración jurada que acredite la disponibilidad de los tres técnicos, con experiencia mínima de dos (2) años. Adicionalmente, deberá adjuntar el Titulo técnico de cada una de las personas propuestas en su oferta.

 

Los requisitos de personal técnico y profesional establecidos en los incisos anteriores podrán acreditarse mediante personal subcontratado, siempre que se cumplan las condiciones y límites establecidos en el apartado 2.9 (Subcontratación) de este pliego.

 

La Administración se reserva el derecho de verificar la veracidad y exactitud de la información aportada por los oferentes y, de considerarlo necesario, podrá solicitar aclaraciones, subsanaciones o documentación adicional que respalde el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad establecidos en el presente pliego de condiciones. Asimismo, podrá utilizar fuentes externas, registros públicos, plataformas institucionales u otros medios oficiales disponibles para la verificación de la información suministrada.

En caso de que el contratista requiera realizar alguna variación en el personal asignado a la ejecución del contrato, el personal propuesto deberá cumplir, como mínimo, con los requisitos, perfiles y demás requerimientos establecidos en el presente pliego de condiciones. El contratista deberá comunicar y solicitar la autorización correspondiente al administrador del contrato, mediante SICOP, con una antelación mínima de diez (10) días hábiles a la fecha prevista para efectuar el cambio. La sustitución del personal quedará sujeta a la aprobación previa y expresa del administrador del contrato, quien verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones y comunicará, mediante SICOP, la aprobación o rechazo de la solicitud. En ningún caso el contratista podrá efectuar la sustitución del personal sin contar previamente con la autorización correspondiente, salvo que se trate de una situación de fuerza mayor o caso fortuito debidamente acreditada, en cuyo caso deberá comunicarlo inmediatamente al administrador del contrato y presentar la documentación de respaldo correspondiente por SICOP.

La presentación de información falsa, inexacta o engañosa ya sea mediante certificaciones, documentos, constancias, declaraciones juradas o cualquier otro medio aportado dentro del presente procedimiento de contratación, podrá dar lugar a la exclusión inmediata de la oferta, así como a la aplicación de las sanciones administrativas, civiles y penales correspondientes, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa costarricense aplicable. Asimismo, la Administración podrá remitir el caso a las instancias competentes para la determinación de eventuales responsabilidades, incluyendo la imposición de sanciones de inhabilitación para contratar con la Administración Pública, cuando corresponda.

SICOP.

SE DEBE CONSIDERAR PARTE DEL PLIEGO DE CONDICIONES LO INCLUIDO EN EL DOCUMENTO ADJUNTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y LOS DEMAS ANEXOS

SECCIÓN V: REQUERIMIENTOS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

5.1. Especificaciones técnicas del objeto contractual

Partida 1: El servicio por contratar involucra todas aquellas rutinas, actividades y tareas de mantenimiento preventivo, revisión y/o reparación de los 65 (sesenta y cinco) equipos de ventilación mecánica con los que cuenta el Edificio Central, destinados a garantizar su operación y conservación óptimas. Se detalla a continuación la localización de cada uno de los equipos:            

                                                                                         

Cuadro No. 5

DETALLE DE LOS EQUIPOS DE VENTILACIÓN MECÁNICA DEL EDIFICIO CENTRAL
No.	No. de Equipo	Ubicación Piso	Tipo de Extractor	Cantidad
1	AZOTEA EX – 21	AZOTEA	APV-30	1
2	N - 4 / EX – 01 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
3	N - 4 / EX – 02 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
4	N - 4 / EX – 03 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
5	N - 4 / EX – 04 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 300	1
6	N - 4 / EX – 05 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 300	1
7	N - 4 / EX – 06 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
8	N - 4 / EX – 07 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
9	N - 4 / EX – 08 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 300	1
10	N - 4 / EX – 09 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 200	1
11	N - 4 / EX – 10 (Extractor tipo de baño)	4	FUTURE 150	1
12	N - 4 / EX – 11 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 300	1
13	N - 4 / EX – 12 (Extractor tipo de baño)	4	SILENT 300	1
14	N - 4 / EX – 13 (Extractor tipo de baño)	4	FUTURE 150	1
15	N - 4 / EX – 14 (Extractor cocineta)	4	HCM-180N	1
16	N - 4 / EX – 15 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-225	1
17	N - 4 / EX – 16 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-300	1
18	N - 4 / EX – 17 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-300	1
19	N - 4 / EX – 18 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-300	1
20	N - 4 / EX – 19 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-300	1
21	N - 4 / EX – 20 (Extractor tipo de baño)	4	CFP-300	1
22	N - 3 / EX – 01 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 300	1
23	N - 3 / EX – 02 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 200	1
24	N - 3 / EX – 03 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 300	1
25	N - 3 / EX – 04 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 200	1
26	N - 3 / EX – 05 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 200	1
27	N - 3 / EX – 06 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 300	1
28	N - 3 / EX – 07 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 200	1
29	N - 3 / EX – 08 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 200	1
30	N - 3 / EX – 09 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-300	1
31	N - 3 / EX – 10 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 300	1
32	N - 3 / EX – 11 (Extractor tipo de baño)	3	SILENT 300	1
33	N - 3 / EX – 12 (Extractor cocineta)	3	HCM-180N	1
34	N - 3 / EX – 13- (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
35	N - 3 / EX – 14 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
36	N - 3 / EX – 15 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
37	N - 3 / EX – 16 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
38	N - 3 / EX – 17 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
39	N - 3 / EX – 18 (Extractor tipo de baño)	3	CFP-225	1
40	N – 2 / EX – 01 (Extractor tipo de baño)	2	SILENT 200	1
41	N – 2 / EX – 07 (Extractor tipo de baño)	2	CFP-225	1
42	N – 2 / EX – 08 (Extractor tipo de baño)	2	AS50	1
43	N - 2 / EX – 09 (Extractor cocineta)	2	HCM-180N	1
44	N - 1 / EX – 02 (Extractor tipo de baño)	1	TD-500/150	1
45	N - 1 / EX – 03 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-500	1
46	N - 1 / EX – 04 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
47	N - 1 / EX – 05 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
48	N - 1 / EX – 06 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
49	N - 1 / EX – 07 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
50	N - 1 / EX – 08 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
51	N - 1 / EX – 09 (Extractor tipo de baño)	1	CFP-225	1
52	S / EX – 01	SÓTANO	CFP-225	1
53	S / EX – 02	SÓTANO	CFP-225	1
54	S / EX – 03	SÓTANO	CFP-225	1
55	S / EX – 04	SÓTANO	CFP-225	1
56	S / EX – 05	SÓTANO	KDK, 25RGD	1
57	S / EX – 06 (Tipo Hongo)	SÓTANO	TDH-1300	1
58	S / EX – 07 (Tipo Hongo)	SÓTANO	TDH-2000	1
59	S / IN – 08 (Tipo Hongo)	SÓTANO	TDH-2000	1
60	S / EX - 09	SÓTANO	HCM-180N	1
61	S / EX – 10	SÓTANO	HCM-180N	1
62	S / EX – 11	SÓTANO	HCM-180N	1
63	S / EX – 12	SÓTANO	HCM-180N	1
64	S / EX – 13	SÓTANO	HCM-180N	1
65	S / EX – 14	SÓTANO	HCM-180N	1
TOTAL DE EQUIPOS				65

 

** Notas aclaratorias:

1. Producto de remodelación que se lleva a cabo a partir del mes de agosto 2026 en el segundo piso del Edificio Central por parte del Departamento de Administración Financiera, podrían cambiar la cantidad de equipos del sistema de ventilación mecánica, por lo que se estarán realizando todas aquellas gestiones que competen para la modificación al contrato por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y gestionar el presupuesto 2027, según corresponda. La indicación de estos precios unitarios tendrá carácter referencial para los eventuales análisis de modificaciones contractuales y no genera derecho alguno a favor de la persona contratista ni obligación de la Administración de incrementar la cantidad de equipos objeto del servicio. Cualquier modificación en la cantidad de equipos deberá tramitarse y aprobarse de conformidad con la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa aplicable.

 

Se requiere de la prestación de un servicio electromecánico integral con el fin de determinar o prevenir situaciones que puedan llegar a afectar la operación de los 65 equipos que se encuentran en el Edificio Central (indicar en su oferta adicionalmente el precio por equipo unitario); así como diagnosticar eventuales reparaciones y necesidades de instalación de repuestos y/o accesorios de conformidad con los procedimientos establecidos por el fabricante y la normativa técnica aplicable.

 

La sustitución completa de un equipo por uno nuevo (reemplazo de la unidad) no forma parte del objeto contractual, conforme a lo indicado en el numeral 9 de este apartado. El mantenimiento correctivo  (incluyendo el diagnóstico, la reparación y el suministro e instalación de los repuestos necesarios para restablecer el funcionamiento de los equipos) sí forma parte del objeto contractual, únicamente en los términos y condiciones establecidos en este pliego.

 

Consecuentemente, la contratista deberá ejecutar todas aquellas acciones necesarias para garantizar el buen funcionamiento y conservación del equipo e instalaciones, objeto del servicio, con el objetivo de garantizarle un funcionamiento óptimo según se describe a continuación:

 

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

 

Programa de Mantenimiento Preventivo comprende de las siguientes labores:

1. El servicio preventivo deberá incluir y proporcionar sin costo adicional los suministros e insumos de limpieza y lubricación; propios de la rutina o servicio de mantenimiento que se trate, como, por ejemplo: desincrustantes, grasa, químicos, limpiadores de fajas, dieléctricos, jabón industrial, terminales eléctricas, fajas de amarre plásticas, limpiadores de motores, lubricantes para la máquina, y lubricante para alguna pieza móvil, entre otros, propios de la rutina de mantenimiento preventivo continuo de este tipo de equipos e instalaciones.

 

1. Se deberá ejecutar una inspección y rutina periódica de mantenimiento en los equipos e instalaciones, según se le requiera y en atención al cronograma de ejecución (refiérase a la rutina mínima de mantenimiento preventivo descrita más adelante) aprobado por la persona Administradora del Contrato de acuerdo con las cargas de trabajo a las cuales son sometidos los equipos, así como las recomendaciones propias del fabricante según marca y modelo de los equipos. Esta inspección se realizará con el fin de verificar y garantizar que el equipo, y sus instalaciones, se encuentre en óptimas condiciones de funcionamiento y conservación para ser utilizado y para lo que fueron fabricados.

 

1. Seguidamente se detalla la rutina mínima de mantenimiento preventivo que se debe ejecutar en el equipos e instalaciones sujetos del servicio y que las personas oferentes deben ofertar con base a los precios unitarios; según la programación aprobada por la persona Administradora del Contrato; sin detrimento de las actividades de mantenimiento particulares recomendados por el fabricante:

 

• Inspección general del Ventilador.
• Verificación e inspección de vibraciones. (motor, rotor, chumaceras).
• Limpieza del motor eléctrico.
• Revisión de Sistema Eléctrico de potencia.
• Limpieza y lavado de superficie externa.
• Lubricación de eje.
• Lubricación de rodamientos si los hay
• Limpieza y regulación de faja.
• Limpieza y regulación de polea. (Alineación).
• Limpieza y lavado de filtros.
• Limpieza del ventilador.
• Verificación y estado de superficie.
• Revisión del aislamiento eléctrico.
• Verificación y ajuste de tornillería en general.
• Revisión y estado de los ductos de HG.
• Revisión y limpieza de Rejillas.
• Verificación del consumo de corriente.
• Medición de voltaje y consumo (amperaje) del motor.
• Revisión y limpieza de contactos eléctricos.
• Revisión y resocar las conexiones eléctricas.
• Revisión y reemplazo de terminales eléctricas.

 

1. La ejecución de la rutina de mantenimiento preventivo será con una periodicidad cuatrimestral, tres (3) visitas al año. Previo a la orden de inicio la contratista elaborará un cronograma de visitas y se actualizará cada año que se prorrogue el servicio debe contar con el visto bueno de la persona Administradora del Contrato. Si por situaciones eventuales se requiere modificar el cronograma, se deberá presentar de previo una justificación razonada ante la persona Administradora del Contrato, quien decidirá al respecto, siempre y cuando se garantice la correcta operación de los sistemas.

 

1. Se deberán colocar rótulo en puerta o pared aledaña al sitio donde se estará trabajando, antes de realizar cada mantenimiento o servicio, las cuales deben ser construidas de material liviano que sea fácil de transportar, de montar y desmontarse fácilmente, ser vistosas y llamativas y servir de advertencia de alerta, con el fin de evitar accidentes. Las paredes o puertas donde se coloquen no deberán sufrir daño alguno posterior a que la rotulación sea retirada, caso contrario la contratista deberá reparar lo necesario hasta dejarlo en el mismo estado en que se encontraba previo a su acción.

 

1. Equipo Fuera de Servicio: En los casos en los que el equipo se encuentre fuera de funcionamiento a la espera de algún repuesto o sustitución por fallo, y corresponda realizarle el mantenimiento preventivo (según la programación de visitas), no se le realizará la rutina de mantenimiento preventivo programada a ese equipo en específico. Una vez que el equipo quede en funcionamiento el contratista procederá a realizar la rutina de mantenimiento preventivo.

 

1. Se contrata el mantenimiento preventivo de los 65 equipos identificados en el pliego, tres veces al año, independientemente de que alguno se encuentre temporalmente fuera de servicio, salvo que la Administración determine formalmente su exclusión mediante SICOP.

 

1. En el caso de reparaciones adicionales, repuestos, compra o sustitución de equipos de ventilación mecánicas (mantenimientos correctivos) que se indiquen en los hallazgos o recomendaciones en los reportes técnicos producto del mantenimiento preventivo serán solicitados por mediante SICOP y aprobados por la persona Administradora de Contrato para su respectiva cotización. Posterior a estos se solicitará el servicio de acuerdo con la normativa vigente sea por (caja chica, resolución o Contratación Pública).

 

1. Todo repuesto, compra y sustitución de equipos (mantenimientos correctivos) deberán ser nuevos y originales los mismos serán revisados que sean acorde a lo cotizado por el Administrador del Contrato o persona operaria de mantenimiento.

 

1. Obligaciones - Ejecución Contractual:

En cada visita de mantenimiento preventivo se debe realizar reporte o informe técnico, la documentación debe presentase a través de SICOP, con la opción de “Solicitud de Información” (ver manual P-PS-166-01-2021 para uso de proveedores comerciales, disponible en la plataforma SICOP en la opción denominada “procedimientos para usuarios”), en plazo de cinco (5) días hábiles posterior al mantenimiento. El cual debe contener mínimo lo siguiente:

                                                           

• Fecha del servicio brindado, nombre del técnico, datos del equipo.
• Labores relacionadas con las inspecciones, los equipos a los cuales se les brindó el servicio.
• Observaciones adicionales como estado del equipo, defectos, fallos o condiciones que puedan dar lugar a averías o problemas de gravedad.
• Imágenes relacionadas al mantenimiento.

 

• Periodicidad: La contratista deberá efectuar el mantenimiento preventivo 3 (tres) servicios al año de manera cuatrimestral. Estimación de los meses requeridos: para la visita requerida del año 2026 debe programarse en el mes de noviembre y a partir del año 2027 en los meses: marzo, julio y noviembre.

 

• Cronograma inicial y plazo para entregar: se deberá presentar el cronograma inicial en un plazo máximo de 3 días hábiles posterior a la notificación de la orden de inicio. Este documento corresponde al cronograma preliminar, previamente oficializado por la Administración, con la incorporación de las fechas de prestación del servicio, considerando la fecha indicada en la orden de inicio, según lo establece el artículo 44 y 7 del “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

 

La documentación debe presentase a través de SICOP, con la opción de “Solicitud de Información” (ver manual P-PS-166-01-2021 para uso de proveedores comerciales, disponible en la plataforma SICOP en la opción denominada “procedimientos para usuarios”).

 

Si una vez trascurrido el plazo máximo, se determina que el cronograma y sus anexos no fue entregado, se encuentra incompleto, o con errores, se PROCEDERÁ CON EL COBRO DE MULTA, ya que esto impediría emitir el acto motivado de la “NO OBJECIÓN”, mismo que oficializa dicho cronograma para todos los efectos contractuales, según la normativa vigente.

 

• El personal deberá contar con todos los implementos y herramientas necesarias para atender las labores.

 

• La empresa contratada asignará personal de su entera confianza y será su responsabilidad, asegurar ante la Caja Costarricense del Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros, eximiendo de esta manera al IMAS de toda responsabilidad al respecto, quedando en el entendido con esto, que no existe relación laboral entre el IMAS y el personal de la empresa adjudicada corresponde todos los deberes en su condición de patrono.

 

• La empresa contratista y su personal se comprometen a respetar y adaptarse a las políticas y medidas de seguridad laboral.

 

• La recepción conforme del servicio quedará sujeta a la validación técnica del Administrador del Contrato y a la entrega completa del informe técnico correspondiente.

 

• Transición y continuidad del servicio: Al finalizar o resolverse anticipadamente el presente contrato, por cualquier causa, la persona contratista deberá: a) entregar al Administrador del Contrato el registro actualizado de mantenimientos realizados, repuestos sustituidos y el estado técnico de cada uno de los 65 equipos; b abstenerse de retener información, documentación o accesos que resulten necesarios para la continuidad del mantenimiento de los equipos.
• Control de acceso e identificación del personal del contratista: El personal que la contratista designe para la ejecución del servicio deberá portar en todo momento, mientras permanezca en las instalaciones del IMAS, un carné o gafete de identificación visible con fotografía, nombre completo y el nombre de la empresa contratista, así como registrarse en el control de acceso del Edificio Central conforme a los protocolos de seguridad institucional vigentes. La Administración se reserva el derecho de restringir el ingreso de cualquier persona que no cumpla con este requisito o que represente un riesgo para la seguridad de las instalaciones, del personal funcionario o de la población beneficiaria que se atiende en el edificio.

 

• Límite entre reparación (correctivo) y reemplazo total del equipo: Cuando, como resultado del diagnóstico técnico, se determine que un equipo no es reparable o que su reparación resulta técnica o económicamente inviable (por ejemplo, cuando el costo de reparación supere el setenta por ciento (70%) del valor de reposición del equipo), la persona contratista deberá comunicarlo por escrito al Administrador del Contrato, indicando las razones técnicas que sustentan dicha condición. La sustitución completa del equipo (adquisición de una unidad nueva) no forma parte del alcance de este contrato de mantenimiento y, de ser necesaria, deberá tramitarse mediante un procedimiento de contratación independiente.

5.1.12. Garantía del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo:

La persona contratista garantizará que, posterior a cada mantenimiento preventivo, el equipo intervenido operará sin fallas atribuibles a la ejecución del servicio por un plazo mínimo de treinta (30) días naturales, contados a partir de la recepción conforme de dicho mantenimiento.

Si dentro del plazo de garantía se presenta una falla que sea directamente atribuible a la ejecución del mantenimiento preventivo, incluyendo, entre otros, deficiencias en las labores de limpieza, lubricación, ajuste, calibración o cualquier otra actividad ejecutada por la contratista, esta deberá atenderla y corregirla sin costo adicional alguno para el IMAS, dentro de los plazos establecidos en el apartado 5.1.13.

Cuando, previa verificación técnica, se determine que la falla es imputable a la ejecución del mantenimiento preventivo, la contratista deberá realizar todas las acciones necesarias para restablecer el correcto funcionamiento del equipo, sin que pueda cobrar suma adicional por concepto de diagnóstico, desplazamiento, mano de obra, herramientas, nueva visita, insumos o cualquier otro costo directamente relacionado con la corrección de la falla.

Esta garantía es independiente de la garantía de seis (6) meses aplicables a repuestos y mano de obra en mantenimientos correctivos, indicada en el apartado de Obligaciones — Ejecución Contractual de este pliego, y no la sustituye.

5.1.13. Soporte técnico y atención de incidencias durante el período de garantía

Cuando durante la ejecución del mantenimiento preventivo, durante el período de garantía o como consecuencia de una incidencia reportada por la Administración, se determine la existencia de una condición que afecte el funcionamiento del equipo, la contratista deberá atenderla conforme a los siguientes plazos:

Tabla resumen de plazos y tiempos de atención durante el período de garantía

Actividad	Plazo o frecuencia	Responsable
Garantía mínima aceptada del mantenimiento preventivo	30 días naturales preventiva y 6 meses a repuestos y mano de obra	Contratista
Elaboración y entrega del cronograma de mantenimiento preventivo	Máximo 3 días hábiles posteriores a la notificación de la orden de inicio	Contratista
Mantenimiento preventivo	Cada 4 meses	Contratista
Entrega del informe técnico posterior a cada mantenimiento	Máximo 5 días hábiles posteriores a cada visita	Contratista
Comunicación y respuesta inicial:	La contratista deberá acusar recibo de la comunicación de la Administración y brindar una respuesta inicial dentro de un plazo máximo de cuatro (4) horas hábiles.	Contratista
Inicio de la atención:	La contratista deberá iniciar las acciones de diagnóstico y atención dentro de un plazo máximo de ocho (8) horas hábiles posteriores a la comunicación de la incidencia, cuando por su naturaleza resulte necesaria una intervención presencial.	Contratista
Corrección:	una vez identificado el origen de la incidencia, la contratista deberá realizar las acciones necesarias para corregirla dentro de un plazo máximo de dos (2) días hábiles, salvo que por la naturaleza de la falla, disponibilidad de un repuesto específico o condición técnica debidamente justificada se requiera un plazo adicional. En los casos en que se requiera un plazo adicional para la corrección, la contratista deberá comunicarlo por escrito al Administrador del Contrato, indicando las razones técnicas que lo justifican, las acciones realizadas y el plazo estimado de solución. La ampliación del plazo deberá ser autorizada previamente por la Administración cuando corresponda. Cuando la incidencia sea atribuible a la ejecución del mantenimiento preventivo y se encuentre cubierta por la garantía, todos los costos asociados con su diagnóstico, desplazamiento, mano de obra y corrección serán asumidos por la contratista, sin costo adicional para el IMAS. Los plazos anteriores podrán ser ajustados por la Administración cuando la naturaleza, criticidad o ubicación del equipo requiera una atención diferente, siempre que dicha condición se encuentre debidamente justificada y sea comunicada a la contratista.	Contratista
Entrega del informe técnico de atención de incidencias	Máximo 3 días hábiles posteriores a la atención de la incidencia	Contratista
Disponibilidad de los medios de contacto para soporte técnico	Durante todo el período de garantía	Contratista

Durante el período de garantía, la persona contratista deberá garantizar:

• Disponibilidad de repuestos originales.
• Personal técnico especializado en el país.
• Atención oportuna de incidencias.
• Soporte técnico preventivo.

5.1.14. Visita a sitio (no obligatoria):

La Administración realizará una única visita al sitio, la cual no es obligatoria y se llevará a cabo el segundo (2.º) día hábil posterior a la publicación del procedimiento, para cada una de las partidas.

 

La visita tiene como finalidad que los potenciales oferentes conozcan las condiciones físicas, operativas y logísticas existentes en los inmuebles objeto de intervención, de manera que cuenten con los elementos necesarios para la adecuada preparación de sus ofertas.

 

Los interesados deberán remitir, a más tardar a las 3:00 p.m. del primer (1.º) día hábil posterior a la publicación del concurso, la siguiente información:

• Nombre de la empresa.
• Nombre completo de las personas que asistirán a la visita (incluyendo ambos nombres y apellidos, cuando corresponda).
• Número de identificación.
• Puesto que desempeñan dentro de la empresa.

La información deberá remitirse a los correos electrónicos de los Administradora del Contrato:

Dato	Detalle
Unidad Solicitante	Servicios Generales
Administrador(a) de Contrato	Luz Elena Escobar Menjivar
Puesto del Administrador(a)	Profesional
Correo electrónico	lescobar@imas.go.cr

Se permitirá el ingreso de un máximo de dos (2) personas por potencial oferente.

 

En caso de que algún participante requiera ingresar herramientas menores o dispositivos electrónicos para la toma de medidas o levantamiento de información, tales como cintas métricas convencionales o digitales, cámaras, tabletas u otros equipos similares, deberá indicarlo previamente en el correo de inscripción, detallando la marca y el número de serie de cada equipo.

 

La visita constituye un mecanismo de información adicional.  Una vez adjudicado el contrato, no se reconocerán costos adicionales ni se aceptarán solicitudes de modificación contractual derivadas de condiciones físicas, operativas o logísticas del sitio que hayan sido efectivamente advertidas por la Administración a las personas oferentes que asistieron a la visita, sin perjuicio del carácter no obligatorio de esta.

5.1.15. Suspensión temporal de labores:

La persona Administradora del Contrato podrá suspender temporalmente los trabajos cuando existan razones operativas, de seguridad institucional o circunstancias imprevistas que así lo requieran, sin que ello genere reconocimiento de costos adicionales para la Administración.

Las nuevas fechas de ejecución serán coordinadas entre ambas partes. Los días de suspensión autorizada por la Administración se descontarán del cómputo del plazo de ejecución, previa constancia formal emitida por el Administrador del Contrato mediante SICOP que indique la fecha de inicio y fin de la suspensión.

5.1.16. Coordinación de los trabajos

La ejecución deberá coordinarse previamente con la persona Administradora del Contrato, procurando afectar lo menos posible la continuidad de los servicios institucionales.

Asimismo, la persona contratista deberá gestionar los permisos de ingreso con un mínimo de tres (3) días hábiles de antelación e informar:

• Nombre completo del personal.
• Número de identificación.
• Herramientas y materiales que ingresarán.

5.1.17. Pruebas obligatorias y puesta en marcha

Al finalizar cada rutina de mantenimiento preventivo, la contratista deberá ejecutar, como mínimo, las siguientes pruebas adicionales antes de dar por concluida la intervención:

1. a) Prueba de encendido y arranque, verificando ausencia de ruidos, vibraciones o sobrecalentamiento anormales.
   b) Verificación del consumo de corriente (amperaje) y voltaje de operación, contra los parámetros de placa del fabricante.
   c) Verificación del funcionamiento de fajas, poleas y rodamientos intervenidos, cuando aplique.
   d) Comprobación del caudal de extracción/ventilación: La contratista deberá verificar el adecuado flujo de aire de los equipos durante las labores de mantenimiento preventivo.

Cuando las características técnicas y condiciones de operación del equipo permitan una medición objetiva del caudal, esta deberá realizarse mediante un instrumento técnicamente adecuado para tal fin. Cuando por las características del equipo no resulte técnicamente procedente efectuar una medición de caudal, se realizará la verificación funcional del flujo de aire mediante los mecanismos técnicos que correspondan.

Cuando se efectúen mediciones, estas deberán consignarse en el informe técnico de mantenimiento, indicando como mínimo el equipo evaluado, fecha de la medición, parámetro obtenido y unidad de medida.

De cada prueba deberá dejarse constancia en el informe técnico indicado en el apartado de Obligaciones — Ejecución Contractual, con los valores medidos y la condición final del equipo.

Como parte del mantenimiento preventivo, la contratista deberá verificar que cada equipo intervenido opere correctamente, de conformidad con sus características técnicas, condiciones normales de funcionamiento y, cuando resulte aplicable, con los parámetros y recomendaciones establecidos por el fabricante.

La verificación deberá comprender, como mínimo, el encendido y funcionamiento del equipo, revisión de los componentes intervenidos durante el mantenimiento y comprobación de que no se presenten condiciones anormales de operación, ruidos, vibraciones, fugas, calentamiento, obstrucciones u otras condiciones que evidencien un funcionamiento deficiente.

Cuando técnicamente resulte procedente y existan parámetros objetivos de medición, la Administración podrá requerir la comprobación de dichos parámetros mediante instrumentos adecuados.

Cuando el mantenimiento incluya sustitución de repuestos (correctivo), el equipo deberá quedar puesto en marcha y operando al 100% antes de solicitar la recepción del servicio.

5.1.18. Recepción técnica

La recepción de cada servicio de mantenimiento preventivo se realizará conforme al siguiente procedimiento:

1. a) La contratista ejecutará las labores de mantenimiento preventivo correspondientes a los equipos programados.
2. b) Una vez finalizado el servicio, la contratista deberá presentar el informe técnico correspondiente dentro del plazo establecido en el presente pliego, indicando como mínimo las labores realizadas, equipos intervenidos, condiciones encontradas, pruebas efectuadas, resultados obtenidos y cualquier recomendación técnica.
3. c) El Administrador del Contrato verificará que las labores ejecutadas correspondan con las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y con el servicio efectivamente requerido.
4. d) Cuando se determinen deficiencias, omisiones o incumplimientos atribuibles a la contratista, la Administración los comunicará por los medios oficiales correspondientes, otorgando el plazo que resulte procedente para su corrección, de conformidad con la normativa aplicable y las condiciones establecidas en el presente pliego.
5. e) Una vez verificado el cumplimiento satisfactorio de las obligaciones correspondientes al servicio, el Administrador del Contrato tramitará la recepción conforme mediante SICOP.
6. f) La recepción conforme será requisito para el trámite del pago correspondiente, de acuerdo con las condiciones establecidas en el presente pliego.

La recepción conforme no limitará la responsabilidad de la contratista por defectos o incumplimientos que sean detectados posteriormente y que se encuentren cubiertos por la garantía contractual o que sean imputables a la ejecución del servicio.

5.1.19. Responsabilidad técnica

El profesional responsable en ingeniería deberá inspeccionar los trabajos concluidos y emitir una constancia escrita (Acta de recepción técnica) en la que certifique que el mantenimiento preventivo fue ejecutado conforme a la normativa vigente y que asume la responsabilidad técnica correspondiente.

5.1.20. Restricción de intervenciones no autorizadas

La persona contratista no podrá realizar modificaciones adicionales a la infraestructura, sistemas eléctricos, estructuras, paredes, cielos rasos, tuberías o cualquier otro elemento institucional sin la autorización previa y expresa de la persona Administradora del Contrato.

5.1.21. Señalización y protección del área intervenida

Durante la ejecución de los trabajos, la persona contratista deberá implementar las medidas de señalización y delimitación necesarias para proteger a las personas funcionarias, usuarias y visitantes, evitando riesgos derivados de la ejecución de las labores.

5.1.22. Costos adicionales

La Administración no reconocerá pagos adicionales derivados de errores de cálculo, omisiones, falta de verificación en sitio o interpretación incorrecta de las condiciones existentes por parte de la persona contratista. Esto sin perjuicio de los derechos que legalmente correspondan por modificaciones contractuales, hechos imprevisibles no imputables al contratista, restablecimiento del equilibrio económico o cualquier otro supuesto reconocido por el ordenamiento jurídico

La persona oferente deberá considerar en su oferta económica todos los costos directos e indirectos necesarios para la ejecución integral del objeto contractual, incluyendo transporte, viáticos, cargas sociales, seguros, materiales, herramientas, equipos auxiliares, permisos, maniobras, protección de áreas de trabajo, limpieza final y cualquier otro gasto asociado, por lo que no se reconocerán pagos adicionales durante la ejecución del contrato. El contratista deberá suministrar, instalar, configurar, poner en marcha y dejar los equipos en condiciones óptimas de funcionamiento. Los equipos deberán quedar completamente instalados, operando al 100%.

5.1.23. Cumplimiento normativo

Los bienes, servicios y trabajos objeto de la presente contratación deberán cumplir con:

• La Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento.
• La Ley del Sistema Nacional para la Calidad N.° 10473.
• El Código Eléctrico Nacional vigente.
• La normativa ambiental y de salud ocupacional vigente.
• Las disposiciones técnicas emitidas por las autoridades competentes en Costa Rica.
• Las normas internacionales de calidad, seguridad y eficiencia energética aplicables.

5.2. Muestras- Art. 40 LGCP

No se solicitarán muestras en esta contratación.

5.3. Responsables de los estudios Art. 40 LGCP — Estudios técnico, financiero y legal

 

Estudio	Partida	Unidad Solicitante	Administrador de contrato
Técnico y razonabilidad	1	Servicios Generales	Luz Escobar Menjivar

Para Licitaciones Reducidas, la persona administradora del contrato realiza el estudio de razonabilidad del precio.

 

Es responsabilidad del administrador del designado por la Administración realizar los estudios técnicos necesarios, conforme lo establece el marco normativo vigente.  Además, este estudio será avalado por el Titular subordinado de cada Administrador de contrato.

5.4. Sistema de evaluación de ofertas Art. 40 LGCP

Al sistema de calificación solo podrán ser sometidas las ofertas declaradas elegibles. La adjudicación recaerá en el oferente con mayor calificación que supere el puntaje mínimo establecido. El sistema debe asegurar el principio del VALOR POR EL DINERO.

• Base de calificación: 100 puntos.
• Puntaje mínimo para adjudicar: 80 puntos.
• Quedará a criterio de la Administración justificar la adjudicación con puntajes menores, al mínimo indicado, cuando no existan ofertas que alcancen o sobrepasen el mínimo, así como para adjudicar a más de un oferente.
• Se utilizarán dos posiciones decimales en los cálculos, sin redondeo.

5.4.1 Cláusula de desempate- Art. 97 RLGCP

En caso de que dos o más ofertas obtengan la misma calificación final, se aplicará el mecanismo de desempate previsto en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP), otorgando puntaje adicional de la siguiente forma a las Pymes:

• PYME del sector industria, servicios o agropecuario: 5 puntos adicionales.
• PYME del sector comercio: 2 puntos adicionales.

Para acreditar la condición de PYME, el oferente deberá aportar junto con su oferta en SICOP la certificación vigente emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC).

Asimismo, de conformidad con la Ley N.° 10659, las cooperativas que acrediten características de PYME accederán a los mismos beneficios de desempate reconocidos a las PYME en este apartado, según el sector que corresponda (industria, servicios o agropecuaria: 5 puntos adicionales; comercio: 2 puntos adicionales), debiendo acreditar dicha condición mediante certificación de personería jurídica vigente y la documentación que exija el MEIC para tales efectos.

Si una vez aplicados los criterios anteriores persistiera el empate, este se resolverá mediante sorteo realizado en acto público, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

5.4.2 Factores de calificación Art. 40 LGCP

Únicamente las ofertas admisibles pasarán a la etapa de calificación.

Calificación de ofertas

#	Factor de evaluación	Puntos
1	Precio	90
2	Criterio Ambiental	5
3	Pymes	5
TOTAL		100 puntos

 

5.4.3 Metodología de calificación del precio (90 puntos)

Se le asignará el menor precio ofertado 90 puntos. El cálculo para los demás precios será:

Factor Precio = (Menor precio ofertado /Precio oferta a calificar) x 90

Los precios se cotizan con IVA incluido. No se aplica redondeo; se utilizan dos posiciones decimales.

5.4.4 Criterio ambiental (5 puntos)

Debe presentarse alguna de las certificaciones citadas, junto con la oferta debe aportar el documento probatorio para su validación.

Categoría	Criterio	Forma de Verificación
Impacto Ambiental	El oferente implementa acciones para la reducción de los impactos ambientales negativos ocasionados por la ejecución de las actividades contractuales.	-          Certificación Carbono Neutralidad o similar -          Certificación vigente del programa Bandera Azul en alguna de sus categorías.

 

En caso de no presentarse la documentación requerida, la puntuación asignada a este criterio será de cero (0%), dado que la Administración no contará con medios para verificar su procedencia y, por lo tanto, no podrá otorgar puntaje sin sustento documental. Por el contrario, si se aportan los documentos respectivos vigentes y válidos, se asignará un 5% conforme a lo establecido.

La aplicación de este criterio se encuentra vinculada con el objeto contractual, en tanto las actividades de mantenimiento de los equipos de ventilación mecánica pueden generar residuos, utilizar insumos y materiales, así como requerir la gestión, manejo y disposición adecuada de componentes y desechos derivados de las labores de mantenimiento. En consecuencia, se considera pertinente valorar prácticas de gestión ambiental que contribuyan a minimizar los impactos ambientales asociados con la ejecución del servicio.

5.4.5 Pymes (5 puntos)

La condición de PYME será valorada como factor de evaluación, conforme a los parámetros y porcentajes establecidos en el presente pliego.

 

La asignación de los puntos correspondientes a este factor se realizará únicamente cuando la persona oferente acredite su condición de PYME en los términos establecidos en este pliego (forma de verificación) que se detalla a continuación:

 

Categoría	Criterio	Forma de Verificación
Promoción a PYME	El oferente este certificado como PYME por el MEIC.	Alguno de los siguientes: - Constancia emitida por el MEIC que haga constar que la empresa es PYME. - Sello Pyme o Sello Pyme Valor agregado emitido por el MEIC

En caso de no presentarse la documentación requerida, la puntuación asignada a este criterio será de cero (0%), dado que la Administración no contará con medios para verificar su procedencia y, por lo tanto, no podrá otorgar puntaje sin sustento documental. Por el contrario, si se aportan los documentos respectivos vigentes y válidos, se asignará un 5% conforme a lo establecido.

6. Criterio de equidad de género (justificación de su no inclusión dentro de la contratación)

La Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento promueven la incorporación de criterios de sostenibilidad y valor público en los procedimientos de contratación, dentro de los cuales pueden contemplarse criterios sociales, como la equidad de género, siempre que estos resulten pertinentes, verificables y proporcionales al objeto contractual, y que su aplicación no afecte la igualdad, libre concurrencia y eficiencia.

 

En la presente contratación, el objeto corresponde al servicio de mantenimiento preventivo del sistema de ventilación mecánica, ubicados en el Edificio Central del IMAS, el cual requiere idoneidad técnica especializada, cumplimiento de protocolos y ejecución en sitio, en condiciones definidas por seguridad y continuidad del servicio.

 

Para este caso, incorporar un criterio de este tipo en una contratación altamente técnica y especializada, sin una metodología clara de evaluación y control, podría distorsionar la comparación entre ofertas y afectar la igualdad entre oferentes, al privilegiar aspectos no directamente vinculados con la correcta ejecución del objeto contractual.

 

Debido a lo anterior, y con el fin de resguardar la seguridad, continuidad operativa y calidad técnica requeridas, se deja constancia mediante el presente acto motivado, debidamente suscrito por el funcionario responsable, de que no se aplicará puntaje por criterio de equidad de género en esta contratación, sin perjuicio de que el IMAS continúe promoviendo principios de igualdad y no discriminación en el marco general de su gestión institucional y contractual.

 

SE DEBE CONSIDERAR PARTE DEL PLIEGO DE CONDICIONES LO INCLUIDO EN EL DOCUMENTO ADJUNTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y LOS DEMAS ANEXOS

SECCIÓN I: INFORMACIÓN GENERAL DE LA CONTRATACIÓN

1.1. Información general de la contratación — Art. 37 LGCP.

El INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (IMAS) invita a participar en la Licitación Reducida, denominada Servicio de mantenimiento para el sistema de ventilación mecánica. Las ofertas electrónicas se recibirán a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), según fecha y hora indicadas en el pliego.

El Departamento de Proveeduría Institucional del IMAS será la oficina encargada de conducir el procedimiento de contratación. Toda la actividad se regirá por la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, su Reglamento y demás normativa aplicable, y deberá realizarse exclusivamente a través del Sistema Digital Unificado (SICOP).

La persona administradora de contrato es:

Dato	Detalle
Unidad Solicitante	Servicios Generales
Administrador(a) de Contrato	Luz Elena Escobar Menjivar
Puesto del Administrador(a)	Profesional
Correo electrónico	lescobar@imas.go.cr

1.2. Objeto de la contratación

Detalle general de la compra:

Descripción	Código SICOP
SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA EXTRACTORES DE AIRE	7210159992028442

1.3. Tipo de modalidad

Servicios por cantidad definida: 3 por año

Periodicidad: cuatrimestral.

La contratista deberá efectuar el mantenimiento preventivo 3 (tres) servicios al año de manera cuatrimestral. Estimación de los meses requeridos: para la visita requerida del año 2026 debe programarse en el mes de noviembre y a partir del año 2027 en los meses: marzo, julio y noviembre.

1.4. Estimación de la contratación Art. 34 LGCP.

Esta contratación está conformada por 1 partida, con 1 línea.

Partida	Línea	Descripción	Código SICOP
1	1	SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA EXTRACTORES DE AIRE	7210159992028442

1.5. Contenido presupuestario Art. 38 LGCP.

La solicitud de SAP se encuentra debidamente liberada (número de solicitud
10016531). Partida Presupuestaria:   1.08.01. Centro Gestor: 1122000000. Costo estimado por los 3 servicios anuales de ₡4.812.242,58, monto estimado por servicio ₡1.604.080,86. Monto estimado por los 4 años ₡19.248.970,32

SECCIÓN II: CONDICIONES GENERALES

2.1. Invitación

El IMAS recibirá únicamente de forma electrónica, a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), las ofertas correspondientes hasta la hora y fecha determinadas en el formulario del concurso, conforme a las condiciones legales y técnicas del pliego de condiciones.

2.2. Horario habilitado para el uso del sistema SDU (SICOP)

De conformidad con el artículo 26 del RLGCP, en el sistema digital unificado se consideran hábiles todos los días y horas para la tramitación de actuaciones.

En caso de interrupción del sistema por mantenimiento, fallas o situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, la Dirección de Contratación Pública podrá, mediante acto motivado, suspender el cómputo de los plazos, lo cual regirá a partir de su comunicación a los usuarios.

2.3. Aclaraciones al pliego

Los interesados podrán formular consultas y solicitar aclaraciones únicamente a través del Sistema Digital Unificado (SICOP), conforme al artículo 93 del RLGCP, en el tiempo definido en el SDU. No se atenderán consultas realizadas por vías distintas a las habilitadas en la plataforma.

2.4. Condiciones de la oferta

a) Presentación y firma digital: La oferta deberá presentarse en el SICOP, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente, dentro del plazo previsto. Estará encriptada e inaccesible hasta la hora y fecha señaladas para apertura, garantizándose la confidencialidad.

b) Idioma: La oferta deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria también deberá presentarse en español, salvo que el pliego permita otro idioma con traducción consularizada o libre.

c) Categorías de documentos en SICOP: Al adjuntar documentos, deberán agruparse en tres categorías:

(i) Documentos técnicos

(ii) Oferta económica

(iii) Documentos legales

La primera página de cada archivo deberá incluir el índice de documentos que contiene.

d) Firma digital de documentos adjuntos: Los documentos firmados digitalmente deben incorporarse de forma que garantice la prevalencia de la autenticidad del certificado. Los certificados emitidos en el extranjero requieren el respaldo de un certificador registrado en Costa Rica. Los archivos cuya firma no pueda validarse podrán subsanarse por una única vez dentro del plazo que se indique.

e) Aceptación del pliego: Con la presentación de la oferta se tendrán por aceptadas todas las condiciones del pliego. En ningún caso se aceptarán ofertas en medios distintos al SICOP.

 f) Prohibiciones: Cada oferente deberá verificar y declarar bajo fe de juramento que no le alcanza el régimen de prohibiciones para contratar con el IMAS (artículos 24, 26, 28 y 119 inciso c) LGCP).

 g) Literatura técnica y demás documentos: La literatura técnica y demás documentación que respalde la propuesta formarán parte integral de la oferta. En caso de contradicción entre los distintos elementos de la propuesta, prevalecerá aquel que mejor se ajuste a lo establecido en el presente pliego de condiciones o a las necesidades institucionales debidamente justificadas en la decisión inicial del procedimiento. La persona oferente deberá presentar, a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), la totalidad de la documentación requerida en este pliego de condiciones.

 h) Actividad económica: Todo oferente debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al presente objeto contractual.

 i) Compromiso del oferente y contratista: La persona contratista estará obligada a cumplir íntegramente con todas las condiciones y especificaciones establecidas en el presente pliego de condiciones y sus adendas, así como con lo ofrecido en su propuesta y demás manifestaciones documentadas que consten en el expediente de la contratación y se formalicen durante la ejecución del contrato. La ejecución del contrato será de su entera responsabilidad. No podrá subcontratar, ni total ni parcialmente, salvo que ello haya sido indicado expresamente en su oferta (La subcontratación se regirá por lo dispuesto en el apartado 2.9 del presente pliego.). Asimismo, no podrá abandonar, retrasar ni suspender injustificadamente la ejecución del contrato.

 j) Legalidad e integridad: Las partes intervinientes deberán actuar con estricto apego al principio de legalidad, a la normativa vigente y a lo establecido en este pliego de condiciones. No se admitirán actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico, las cuales se considerarán inválidas, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes. La omisión de obligaciones en este pliego no exime de su cumplimiento cuando estas deriven del ordenamiento jurídico.

2.5. Participación única

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta, ya sea como subcontratista, oferente individual o consorciada. Esta condición aplica también a quienes conformen un mismo grupo de interés económico (artículo 49 LGCP), salvo lo dispuesto en el artículo 133 RLGCP.

2.6. Declaración jurada

Para efectos de la presentación de la oferta en SICOP, el oferente podrá aportar una declaración jurada única que integre todos los extremos requeridos en el pliego, suscrita con firma digital válida. La declaración deberá:

• Indicar el procedimiento de contratación al que corresponde.
• Contener la fórmula expresa «Declaro bajo fe de juramento», con referencia a las sanciones del Código Penal por perjurio y falso testimonio.
• Incluir expresamente cada manifestación jurada exigida en el pliego, con referencia al apartado y punto que la solicita.
• Persona jurídica: la declaración jurada deberá ser firmada digitalmente por su representante legal o apoderado con facultades suficientes.
• Persona física: la declaración jurada deberá ser firmada digitalmente por la persona oferente.

Formato — Persona Jurídica

DECLARACIÓN JURADA — PERSONA JURÍDICA   Yo, _________________________________, mayor de edad, (estado civil) _____________, (ocupación) _________________, vecino(a) de _________________________, portador(a) de la cédula N.° _______________, en mi condición de _________________ de la sociedad _____________________________, cédula jurídica N.° _________________, debidamente inscrita en el Registro Público al tomo ___, folio ___, asiento ___,   DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO, con pleno conocimiento de las sanciones establecidas en el Código Penal para los delitos de perjurio y falso testimonio, lo siguiente: 1. Que la presente declaración se emite para el procedimiento de contratación pública _________________________. 2. Que comprendo y acepto íntegramente los requisitos del pliego de condiciones. 3. Ausencia de prohibiciones (Apartado 2.4, inciso f) del pliego) No me encuentro incurso(a) en ninguna de las causales de prohibición para contratar con la Administración Pública establecidas en los artículos 24, 26, 28 y 119 inciso c) de la Ley General de Contratación Pública N.° 9986. 4. Condiciones laborales (Apartado 2.17, inciso I del pliego) Que: a) No utilizo trabajo infantil en ninguna de mis actividades, y en caso de contratar adolescentes, cumplo con lo establecido en la Ley N.° 7739 (Código de la Niñez y la Adolescencia) y la Ley N.° 8922. b) Verifico la permanencia legal y condición migratoria regular de todo el personal extranjero que contrate. c) Cancelo los salarios conforme al artículo 168 del Código de Trabajo y los ajusto al Decreto de Salarios Mínimos vigente. d) Asumo íntegramente mi condición de patrono, sin que exista relación laboral alguna entre mi personal y el IMAS. 5. Igualdad de oportunidades (Apartado 2.17, inciso II del pliego) Garantizo la no discriminación por etnia, cultura, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, condición física o intelectual, y dentro de mis políticas de empleo promuevo el acceso al trabajo de personas con discapacidad y poblaciones en condición de vulnerabilidad. 6. Gestión ambiental (Apartados 2.17 inciso III) a) Cuento con un Plan de Gestión Ambiental o Programa de Manejo Integral de Residuos conforme a la Ley N.° 8839, y seré responsable de la gestión integral de todos los residuos generados durante la ejecución del contrato, incluyendo su separación, recolección, transporte y disposición final por gestores autorizados por el Ministerio de Salud. b) Durante la ejecución de los trabajos realizaré la recuperación y el manejo adecuado de los gases refrigerantes de los equipos desinstalados, evitando su liberación a la atmósfera, en cumplimiento de la Ley N.° 9522 y la normativa ambiental vigente. 7. Se deberá incorporar un numeral independiente para cada declaración jurada exigida en el presente pliego de condiciones. Será responsabilidad exclusiva de la persona oferente verificar que su oferta incluya la totalidad de las declaraciones juradas y demás documentos requeridos, de conformidad con lo establecido en este pliego. 8. Veracidad de la información Toda la información consignada en la presente declaración es veraz, exacta y verificable. Asumo plena responsabilidad civil, administrativa y penal por su contenido. En fe de lo anterior, suscribo la presente declaración jurada, consciente de su alcance legal y de las responsabilidades que de ella derivan. Lugar y fecha: _______________________________________________ Firma digital válida del representante legal o apoderado: ______________________________

 

Formato — Persona Física

DECLARACIÓN JURADA — PERSONA FÍSICA Yo, _________________________________, mayor de edad, (estado civil) _____________, (ocupación) _________________, vecino(a) de _________________________, portador(a) de la cédula N.° _______________, en mi condición de persona física, DECLARO BAJO FE DE JURAMENTO, con pleno conocimiento de las sanciones establecidas en el Código Penal para los delitos de perjurio y falso testimonio, lo siguiente: 1. Que la presente declaración se emite para el procedimiento de contratación pública _________________________. 2. Que comprendo y acepto íntegramente los requisitos del pliego de condiciones. 3. Ausencia de prohibiciones (Apartado 2.4, inciso f) del pliego) No me encuentro incurso(a) en ninguna de las causales de prohibición para contratar con la Administración Pública establecidas en los artículos 24, 26, 28 y 119 inciso c) de la Ley General de Contratación Pública N.° 9986. 4. Condiciones laborales (Apartado 2.17, inciso I del pliego) Que: a) No utilizo trabajo infantil en ninguna de mis actividades, y en caso de contratar adolescentes, cumplo con lo establecido en la Ley N.° 7739 (Código de la Niñez y la Adolescencia) y la Ley N.° 8922. b) Verifico la permanencia legal y condición migratoria regular de todo el personal extranjero que contrate. c) Cancelo los salarios conforme al artículo 168 del Código de Trabajo y los ajusto al Decreto de Salarios Mínimos vigente. d) Asumo íntegramente mi condición de patrono, sin que exista relación laboral alguna entre mi personal y el IMAS. 5. Igualdad de oportunidades (Apartado 2.17, inciso II del pliego) Garantizo la no discriminación por etnia, cultura, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, condición física o intelectual, y dentro de mis políticas de empleo promuevo el acceso al trabajo de personas con discapacidad y poblaciones en condición de vulnerabilidad. 6. Gestión ambiental (Apartados 2.17 inciso III) a) Cuento con un Plan de Gestión Ambiental o Programa de Manejo Integral de Residuos conforme a la Ley N.° 8839, y seré responsable de la gestión integral de todos los residuos generados durante la ejecución del contrato, incluyendo su separación, recolección, transporte y disposición final por gestores autorizados por el Ministerio de Salud. b) Durante la ejecución de los trabajos realizaré la recuperación y el manejo adecuado de los gases refrigerantes de los equipos desinstalados, evitando su liberación a la atmósfera, en cumplimiento de la Ley N.° 9522 y la normativa ambiental vigente. 7. Se deberá incorporar un numeral independiente para cada declaración jurada exigida en el presente pliego de condiciones. Será responsabilidad exclusiva de la persona oferente verificar que su oferta incluya la totalidad de las declaraciones juradas y demás documentos requeridos, de conformidad con lo establecido en este pliego. 8. Veracidad de la información Toda la información consignada en la presente declaración es veraz, exacta y verificable. Asumo plena responsabilidad civil, administrativa y penal por su contenido. En fe de lo anterior, suscribo la presente declaración jurada, consciente de su alcance legal y de las responsabilidades que de ella derivan. Lugar y fecha: _______________________________________________ Firma digital válida del representante legal o apoderado: ______________________________. En fe de lo anterior, suscribo la presente declaración jurada, consciente de su alcance legal y de las responsabilidades que de ella derivan. Lugar y fecha: _______________________________________________ Firma digital válida de la persona oferente: ______________________________

Las personas oferentes deberán presentar con sus ofertas, las declaraciones juradas requeridas, bajo fe de juramento y con indicación de la responsabilidad correspondiente conforme al Código Penal, ajustadas a lo solicitado en el presente procedimiento. En caso de identificarse falsedad, inexactitud o información engañosa, se procederá conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Asimismo, el IMAS, cuando lo considere necesario para verificar la veracidad del contenido declarado o ante cualquier duda razonable, podrá solicitar información o documentación adicional al oferente.

2.7. Ofertas en consorcio

Dos o más participantes podrán ofertar de forma consorciada sin crear una nueva persona jurídica, respondiendo solidariamente de todas las obligaciones.

El acuerdo consorcial deberá cubrir como mínimo: calidades y domicilio de las partes, designación de representantes con poder suficiente, aportes y porcentaje de participación de cada integrante, y plazo del acuerdo (mínimo igual al plazo contractual). Los integrantes deberán estar registrados en SICOP.

Deberá aportarse en el SDU el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física.

Los integrantes del consorcio deberán estar inscritos en el SICOP. Cualquier modificación en su conformación o participación deberá ser comunicada a la Administración.

Cada integrante deberá cumplir con los requisitos legales y de admisibilidad según el objeto ofrecido, pudiendo complementar entre sí los requisitos del pliego.

Para la evaluación financiera, se considerará el capital de trabajo conforme a lo establecido en el acuerdo consorcial.

2.8. Consorcio de PYMES

Las PYMES podrán participar bajo los consorcios previstos en el artículo 48 LGCP, así como también podrán utilizar la figura de consorcios PYME regulados en la Ley N.° 9576 del 22 de junio de 2018, gozando de los beneficios de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas (Ley N.° 8262).

2.9. Subcontratación

Se permite la subcontratación hasta un máximo del 50% del monto contractual y las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinaron la selección del contratista, conforme a los artículos 49 LGCP y 133 RLGCP. No se considera subcontratación, los contratos de aprovisionamiento necesarios para la realización de lo pactado frente a la Administración, sean estos bienes o servicios. En la oferta se deberá aportar el listado de los subcontratistas, así como el objeto de su contratación, con el señalamiento expreso del porcentaje del objeto que asumirá cada uno de ellos. El adjudicatario podrá reemplazar a un subcontratista en cualquier momento con el visto bueno de la Administración, previa verificación de que cumple con los mismos requisitos del subcontratista anterior.

Se da la posibilidad que un mismo subcontratista sea ofrecido por diferentes oferentes, siempre que se acredite que en el mercado exista un número limitado de eventuales subcontratistas.

2.10. Pólizas mínimas obligatorias

a) Póliza de Riesgos del Trabajo

La persona contratista deberá contar con una Póliza de Riesgos del Trabajo, emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS), que cubra la totalidad del personal involucrado en la ejecución contractual, incluyendo las actividades que deban realizarse durante el periodo de garantía cuando estas requieran la presencia o intervención de personal en las instalaciones objeto del contrato.

La póliza deberá presentarse mediante SICOP, junto con la certificación de vigencia emitida por la entidad aseguradora, previo al inicio de la ejecución contractual y mantenerse vigente durante todo el plazo de ejecución y, cuando corresponda, durante el periodo de garantía de los trabajos realizados.

b) Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual

La persona contratista deberá contar con una Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual que cubra los daños y perjuicios que pudieran ocasionarse a terceros, a los bienes institucionales y al personal de la Administración, como consecuencia de la ejecución de las actividades objeto del contrato.

La póliza deberá presentarse mediante SICOP, junto con la certificación de vigencia emitida por la entidad aseguradora, previo al inicio de la ejecución contractual y mantenerse vigente durante todo el plazo de ejecución y, cuando corresponda, durante el periodo de garantía de los trabajos realizados.

La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual deberá contar con un monto asegurado mínimo de ₡10.000.000,00 (diez millones de colones) por evento. El contratista, en conjunto con su ente asegurador, podrá fijar un monto superior según su propia valoración del riesgo de esta contratación, pero en ningún caso podrá ser inferior al mínimo aquí establecido.

Disposiciones generales aplicables a las pólizas exigidas

Las pólizas exigidas en el presente pliego deberán mantenerse vigentes durante toda la ejecución contractual y, cuando corresponda, durante el periodo de garantía, incluyendo cualquier actividad de mantenimiento preventivo, inspección técnica o cualquier otra intervención derivada del objeto contractual.

Las coberturas deberán amparar la totalidad de los lugares, instalaciones y dependencias donde se desarrollen las actividades contractuales, incluyendo las labores de mantenimiento preventivo y demás actividades asociadas al contrato.

Será responsabilidad exclusiva de la persona contratista gestionar oportunamente las renovaciones, ampliaciones, modificaciones o sustituciones necesarias para garantizar la continuidad y suficiencia de las coberturas exigidas.

La pérdida de vigencia, suspensión, cancelación, disminución injustificada de las coberturas o la no presentación de las pólizas y sus respectivas certificaciones de vigencia constituirá un incumplimiento contractual, facultando a la Administración para adoptar las medidas correctivas, aplicar las sanciones correspondientes y ejercer las demás acciones administrativas, contractuales y legales que resulten procedentes.

La existencia de las pólizas no exime a la persona contratista de su responsabilidad directa por los daños y perjuicios ocasionados durante la ejecución contractual, especialmente cuando estos deriven de dolo, culpa, negligencia, impericia, imprudencia o incumplimiento de las obligaciones contractuales, de conformidad con el debido proceso administrativo correspondiente.

El monto de las coberturas será determinado por el contratista y su agente asegurador, considerando las condiciones y riesgos de esta contratación, cuando el monto asegurado o el alcance de las coberturas resulte insuficiente para cubrir la totalidad de los daños ocasionados, la persona contratista asumirá íntegramente los montos no cubiertos, sin perjuicio de las acciones administrativas, contractuales y legales que la Administración pueda ejercer para resarcir los perjuicios ocasionados.

Las pólizas deberán presentarse mediante una solicitud de información a través de SICOP, utilizando la opción “Solicitud de Información”, de conformidad con el Manual para el Uso de Proveedores, disponible en la plataforma SICOP, en la opción denominada “Procedimientos para Usuarios”. Las pólizas deberán ser remitidas (antes del inicio de los trabajos). Asimismo, el administrador del contrato podrá, cuando lo considere necesario, solicitar nuevamente su presentación mediante SICOP, con el propósito de verificar su vigencia durante la ejecución contractual.

2.11. Subsanación

El IMAS realizará la prevención para que la persona oferente subsane y aclare la oferta, otorgando un plazo de tres (3) días hábiles. Si la prevención no es atendida en tiempo y forma, caducará la facultad de subsanar (artículo 50 LGCP). Excepcionalmente podrá efectuar una segunda solicitud cuando resulte imprescindible para el adecuado análisis de las ofertas, mediante acto debidamente motivado y dentro de los supuestos permitidos por el RLGCP. El plazo otorgado para atender la prevención podrá ser prorrogado por la Administración, mediante acto motivado, hasta por un plazo igual al inicialmente concedido.

Dentro del plazo conferido en la prevención, la persona oferente podrá aclarar o subsanar los aspectos señalados por la Administración, así como cualquier otro que, conforme a los informes de análisis de la oferta o a su propio criterio, estime necesario, bajo pena de caducidad.

La Administración procederá a descalificar la oferta cuando los defectos correspondan a incumplimientos de aspectos esenciales del pliego de condiciones o resulten sustancialmente contrarios al ordenamiento jurídico, lo cual deberá estar debidamente motivado. Los incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, debiendo razonarse expresamente tal condición.

No será necesario prevenir la subsanación de omisiones relacionadas con aspectos exigidos en este pliego que no requieran manifestación expresa de la persona oferente para determinar los alcances de su propuesta, entendiéndose en tales casos que acepta íntegramente las condiciones establecidas.

2.12. Notificaciones en el Sistema Digital Unificado

Las notificaciones se realizarán a través del Sistema Digital Unificado. El oferente- contratista- subcontratista quedará notificado el mismo día de la comunicación realizada al domicilio electrónico permanente o medio subsidiario registrado en SICOP, siempre y cuando ésta se realice en día y hora hábil de conformidad con el horario oficial de lo Administración. Las actuaciones presentadas en días inhábiles se entenderán por interpuestos en el siguiente día hábil. La imposibilidad de notificación por omisión de dichas verificaciones no será imputable al IMAS.

2.13. Expediente electrónico

El expediente del procedimiento será electrónico y contendrá todos los documentos generados desde el trámite hasta el finiquito. Todo interesado tendrá libre acceso al expediente en línea. Los documentos físicos deben digitalizarse e incorporarse en formato PDF al módulo correspondiente.

2.14. Información confidencial SDU

Si una persona oferente considera que la información aportada es de carácter confidencial, deberá indicarlo en SICOP con los motivos y sustento jurídico correspondientes, conforme al artículo 15 LGCP, sin perjuicio de lo que requieran la CGR, la PGR o cualquier autoridad judicial que por sus competencias lo solicite.

2.15. Actualización de información

Será responsabilidad de las personas proveedoras y subcontratistas mantener actualizada la información aportada en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas.

2.16. Verificación de obligaciones

El IMAS verificará el estado de las siguientes obligaciones de la persona oferente, adjudicatario, contratista y subcontratista, mediante consulta en línea en SICOP o en el sitio web de cada entidad competente. Las cuales deben mantenerse durante todo el proceso, incluida la ejecución contractual:

• Estar al día con las obligaciones Obrero-Patronales ante la CCSS (artículo 74 Ley Constitutiva CCSS).
• Estar al día en el pago de obligaciones con FODESAF (artículo 22 inciso c) Ley 8783, Reforma N.° 5662).
• Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.
• Estar al día con las obligaciones con el IMAS.
• Estar al día con las obligaciones tributarias ante el Ministerio de Hacienda.

El incumplimiento de estas obligaciones constituye causal de incumplimiento contractual y podrá dar lugar a la resolución del contrato, previa observancia del debido proceso.

La morosidad con la CCSS durante la ejecución contractual obligará al IMAS a retener el pago y girarlo directamente a la CCSS. El saldo remanente, si lo hubiere, será entregado al contratista.

2.17. Condiciones sustentables- Directriz IMAS-GG-0836-2020 – Obligaciones del Contratista

I. Condiciones de empleo

a) La contratista asumirá íntegramente su condición de patrono. El IMAS quedará totalmente desligado de cualquier relación laboral con su personal.

b) Los salarios se cancelarán conforme al artículo 168 del Código de Trabajo y se ajustarán al Decreto de Salarios Mínimos vigente.

c) La contratista garantiza que no utiliza trabajo infantil. En caso de contratar adolescentes, cumplirá la Ley N.° 7739 y la Ley N.° 8922.

d) La contratista verificará la permanencia y condición migratoria regular del personal extranjero que contrate.

II. Condiciones de igualdad de oportunidades

a) La contratista acatará la normativa sobre hostigamiento sexual, equidad e igualdad de género, garantizando la no discriminación por etnia, cultura, edad, sexo, orientación sexual, identidad de género, condición física o intelectual.

b) Dentro de sus políticas de empleo, promoverá el acceso al trabajo de personas con discapacidad y poblaciones en condición de vulnerabilidad.

III. Condiciones ambientales

a) Contará con un Plan de Gestión Ambiental o Programa de Manejo Integral de Residuos conforme a la Ley N.° 8839 (Ley para la Gestión Integral de Residuos).

b) Será responsable de la gestión integral de todos los residuos generados durante la ejecución: separación, recolección, transporte y disposición final por gestores autorizados por el Ministerio de Salud.

El incumplimiento de cualquiera de las presentes condiciones será considerado como incumplimiento contractual. Cuando la Administración lo estime pertinente, podrá requerir al contratista, mediante SICOP, para que en un plazo de tres (3) días hábiles aporte la evidencia documental necesaria que permita verificar el cumplimiento de estas obligaciones contractuales correspondientes.

En caso de no atenderse el requerimiento dentro del plazo otorgado, o de verificarse el incumplimiento, se procederá con el debido proceso administrativo y podrá aplicarse una sanción equivalente descrita en este pliego en el apartado de sanciones.

2.18. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual- Art. 123 LGCP

Las personas que participen en este procedimiento adquieren la obligación de no incurrir directa ni indirectamente en actos de corrupción, incluyendo beneficios patrimoniales indebidos, tráfico de influencias, soborno, extorsión, lavado de dinero u otros comportamientos que interpongan intereses particulares por encima del interés público. Se consideran actos de corrupción:

• Omisión en el reconocimiento de prohibiciones o incompatibilidades para ofertar.
• Requerimiento o aceptación de beneficios indebidos por parte de funcionarios del IMAS a cambio de actuaciones en el proceso.
• Participación como autor, coautor, instigador, cómplice o encubridor en actos de corrupción.
• Soborno: ofrecimiento, promesa o aceptación de dádivas para obtener ventajas inapropiadas.
• Extorsión o instigación al delito.
• Tráfico de influencias sobre funcionarios públicos.
• Lavado del producto de las prácticas mencionadas.

La comprobación de un acto de corrupción, previo debido proceso, dará lugar a inhabilitación (artículo 123 LGCP) y comunicación a la Dirección de Contratación Pública, sin perjuicio de responsabilidades civiles, penales y administrativas. Con la sola presentación de la oferta, los oferentes se someten a esta potestad sancionatoria, extensiva a consorcios y sus integrantes.

2.19. Continuidad de sanciones ante reorganización societaria- Art. 122 LGCP.

Conforme al artículo 122 LGCP, las sanciones en firme no se extinguen por fusión, transformación o cambio de razón social. Si la fusión origina una nueva sociedad o la empresa sancionada es absorbida, los efectos de la sanción recaerán sobre la sociedad prevaleciente. Constituye fraude de ley crear una nueva sociedad o acudir a una persona física para evadir una sanción en firme; en tal caso, la sanción se aplicará en iguales condiciones.

2.20. Acto final - Art. 139 RLGCP.

El acto final (adjudicación, declaratoria de desierto o infructuoso) se fundamentará en criterios técnicos y jurídicos motivados. El plazo para dictarlo es el dispuesto en el pliego. En casos excepcionales, puede prorrogarse mediante acto motivado hasta por un plazo igual al de recibir ofertas. Si transcurren seis (6) meses desde el vencimiento de esa prórroga sin emisión del acto final, operará la caducidad del procedimiento.

 

2.21. Régimen recursivo - Art. 86 LGCP

Todo recurso se presentará a través del Sistema Digital Unificado y sus formularios electrónicos.

Los plazos correrán desde el día hábil siguiente a la notificación de todas las partes. Para la interposición del recurso se entienden hábiles todas las horas del propio día en que venza el plazo.

Los recursos deberán presentarse con los estudios que desvirtúen los criterios del acto impugnado, invocando las normas infringidas y que cuente con todos los requisitos establecidos en la LGCP, su Reglamento y normativa vinculante. De lo contrario, después de analizado el caso, podría considerarse el recurso como temerario con las sanciones correspondientes.

2.22. Inicio de la ejecución contractual

La fecha de inicio de la ejecución contractual será definida por la persona Administradora del Contrato mediante el Sistema Digital Unificado (SICOP). No se reconocerán trabajos, servicios ni entregas de ningún tipo realizados con anterioridad a la orden de inicio formal.

2.23. Perfeccionamiento y formalización del contrato

La relación contractual se perfeccionará una vez que el acto de adjudicación adquiera firmeza y se rinda válidamente la garantía de cumplimiento, conforme a los artículos 274 y 275 siguientes del RLGCP. El IMAS solicitará al adjudicatario la suscripción de la formalización contractual en SICOP. Si el adjudicatario no rinde la garantía de cumplimiento dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la firmeza del acto, y no media una justificación debidamente presentada mediante SICOP y aceptada por el Administrador del Contrato, la Administración podrá dejar sin efecto la adjudicación y proceder a adjudicar al oferente que ocupe el siguiente lugar según el orden de calificación, previa observancia del debido proceso y de las disposiciones aplicables de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

2.24. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico- Arts. 107, 108, 109 RLGCP

En los contratos de servicios, cuando se acrediten variaciones en los costos directos e indirectos estrictamente vinculados al objeto contractual, la Administración procederá a revisar los precios, ajustándolos al alza o a la baja, a fin de mantener el equilibrio económico del contrato. No serán objeto de revisión los rubros de utilidad ni de imprevistos. El trámite se realizará conforme a lo establecido en el artículo 107, 108, 109 del RLGCP (según corresponda).

2.25 Confidencialidad- seguridad de la información y protección de datos

La persona contratista se obliga a mantener estricta confidencialidad, reserva, integridad y seguridad respecto de toda información institucional a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del presente contrato, independientemente de su formato, ya sea físico, verbal, digital o cualquier otro medio.

Esta obligación incluye, sin limitarse a ello, datos personales, información administrativa, técnica, financiera, operativa o cualquier otra información propiedad del IMAS o bajo su custodia. La obligación de confidencialidad será exigible durante toda la vigencia del contrato y subsistirá de forma indefinida posterior a su terminación, respecto de toda información que tenga carácter confidencial o de acceso restringido, conforme a la normativa aplicable.

1. Uso autorizado de la información

La persona contratista se compromete a utilizar la información institucional única y exclusivamente para la ejecución del objeto contractual, quedando prohibido cualquier uso distinto, divulgación, reproducción, cesión o almacenamiento no autorizado.

El incumplimiento de esta disposición será considerado falta grave contractual, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

1. Responsabilidad del personal y terceros

La persona contratista será responsable de garantizar que su personal, equipo de trabajo, representantes y cualquier tercero vinculado a la ejecución contractual cumplan con las obligaciones establecidas en esta cláusula.

Cualquier uso indebido, filtración o divulgación de información por parte de dichos sujetos será imputable directamente a la persona contratista.

En caso de subcontratación, la persona contratista deberá garantizar la suscripción de obligaciones de confidencialidad equivalentes por parte de los subcontratistas, manteniendo plena responsabilidad frente al IMAS.

1. Protección de datos personales

La persona contratista se obliga a cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos personales aplicable en Costa Rica, garantizando el tratamiento adecuado, seguro y legítimo de cualquier dato personal al que tenga acceso.

Queda prohibido el tratamiento de datos personales para fines distintos a los estrictamente necesarios para la ejecución del contrato.

1. Seguridad de la información

La persona contratista deberá cumplir con las políticas, lineamientos y protocolos de seguridad de la información establecidos por el IMAS, así como con cualquier medida técnica u organizativa que la Administración disponga para la protección de la información institucional.

1. Incumplimiento

El incumplimiento de esta cláusula facultará al IMAS para la aplicación de las medidas administrativas, contractuales y sancionatorias correspondientes, incluyendo la resolución contractual cuando corresponda, conforme a la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su Reglamento, sin perjuicio de las responsabilidades legales adicionales que pudieran derivarse.

2.26. Resolución de controversias durante la ejecución

Conforme al artículo 294 RLGCP y el artículo 117 LGCP, las controversias durante la ejecución que no puedan resolverse directamente entre las partes serán dirimidas por un Comité de Expertos, seleccionados de los listados del Centro de Resolución de Controversias u otros debidamente registrados y autorizados por el Ministerio de Justicia y Paz.

2.27. Finiquito - 111 LGCP

El trámite se realizará a través del Sistema Digital Unificado (SICOP).

• Contratos de servicios: dentro de los seis (6) meses desde la recepción definitiva, a criterio del IMAS.

No podrán realizarse finiquitos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores, salvo la responsabilidad por vicios ocultos de la obra.

2.28. Caducidad

Conforme a los artículos 112 LGCP y 292 RLGCP, la inactividad del IMAS o del contratista por seis (6) meses (de forma continua o en la sumatoria de períodos parciales) implicará la extinción del contrato. El cómputo es separado para cada parte; la primera que alcance ese plazo origina la caducidad.

Por inactividad se entenderá que, pese al desarrollo de algunas actuaciones durante la ejecución del contrato, estas no conducen a su efectiva continuidad en la forma, el tiempo y el plazo previstos para la óptima satisfacción del interés público. 

2.29. Precio y moneda

El precio deberá ser cierto y definitivo, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones conforme al artículo 43 LGCP. En caso de divergencia entre el precio en número y en letras, prevalecerá el escrito en letras, salvo error material evidente. Si la persona oferente no señala los tributos que afectan su propuesta, se presume que el monto total los contiene.

Las ofertas deberán presentarse en colones costarricenses (₡), conforme a la Directriz N.° 044-H y la Circular IMAS-GG-CIR-0011-2026.

Las ofertas en moneda extranjera no serán excluidas, pero se convertirán utilizando el tipo de cambio de referencia para la venta del BCCR vigente al momento de la comparación.

Precio inaceptable: Se estimarán inaceptables y no formarán parte de las ofertas elegibles aquellas que contengan precios con las características conforme lo regulado en el Artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

SECCIÓN III: CONDICIONES ESPECÍFICAS

3.1. Impuesto al Valor Agregado (IVA)- Ley del IVA N.° 9635

El precio deberá incluir el Impuesto al Valor Agregado del 13%, pues el IMAS no se encuentra exento para esta contratación.

3.2. Estructura del precio- Art. 42 LGCP

La persona oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio, para cada una de las partidas ofertadas, indicando valores absolutos y porcentuales. En caso de discrepancia entre valores absolutos y porcentuales, prevalecerán los absolutos. Los valores absolutos deberán ser concordantes con la o las monedas con que se presenta el precio de oferta.

 

Se debe presentar como mínimo la siguiente información de forma obligatoria:

Nombre del Oferente:

Tipo Moneda de la Oferta Económica:

____________________________________________

Partida #

Nombre del Bien o Servicio

*Costos Directos

Costos Indirectos

Imprevistos

Utilidad

I.V.A

Totales

Índices de

Monto

%

Monto

%

Monto

%

Monto

%

13%

Monto Sin I.V.A.

Monto Con I.V.A.

%

Precios

1

2

3

Totales

 

El oferente deberá presentar el “Desglose de la Estructura del Precio” para cada una de las partidas ofertadas. Dicha estructura de precios estará compuesta por al menos el desglose de los siguientes componentes:

• Los costos directos, que considere como mínimo los insumos, mano de obra, salarios y subcontrataciones, éste último si corresponde, de conformidad con el formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.
• Los costos indirectos, que considere como mínimo los insumos y mano de obra, de conformidad con el formato establecido por la Administración en el pliego de condiciones.
• La Utilidad
• Los Imprevistos

Adicional al monto total del servicio, la persona oferente deberá indicar el precio unitario correspondiente a cada equipo objeto de mantenimiento, el cual servirá de base de referencia para futuras modificaciones contractuales derivadas de variaciones en la cantidad de equipos a mantener.

Los valores ABSOLUTOS prevalecen sobre los porcentuales en caso de discrepancia.

De preferencia el archivo debe adjuntarse en formato Excel editable (sin restricciones ni bloqueo). Sin embargo, la presentación en otros formatos no excluye su aceptación.

La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

Nota: El oferente deberá incluir en su oferta una declaración jurada con la información de los índices oficiales de precios relacionados que integran la estructura de precios, de conformidad con el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y demás normativa vinculante. Para dicha declaración, se solicita incluir como mínimo lo establecido en el siguiente formato:

Concepto	Valor Absoluto		Valor relativo		Índices de Reajuste (**)		Emisor		Fuente (URL)
COSTOS DIRECTOS
Insumos
Mano de obra
Subcontrataciones        ** cuando aplique
(anotar lo que el oferente considere)
COSTOS INDIRECTOS
Insumos
Mano de obra
(anotar lo que el oferente considere)
UTLIDAD
Utilidad
IMPREVISTO
Imprevisto
TOTAL		100%

 

(*) El porcentaje correspondiente al IVA no forma parte del desglose porcentual del precio.

(**) En caso de ausencia de índices de precios, deben de aplicar lo indicado en el art. 14 Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

El presente formato es de carácter referencial y podrá ser adaptado por el oferente, siempre que se mantenga el cumplimiento de la normativa vigente y se incorpore la totalidad de la información requerida en este pliego de condiciones.

Se debe considerar, además, lo dispuesto en los artículos 8, 9 y 12 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios y lo regulado en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

3.3. Razonabilidad del precio y rangos de tolerancia Art. 44 RLGCP / Manual MP-ADMF-05 IMAS

Se establece un rango de tolerancia del ±10% respecto de la estimación de la contratación, considerando tanto un límite inferior como un límite superior. Las bandas constituyen un parámetro de referencia para el análisis de razonabilidad y no determinan por sí mismas la aceptabilidad o inaceptabilidad del precio, para ello se realizará el debido proceso, según la normativa.

Bandas de tolerancia por servicio

Línea	Precio promedio	Monto banda tolerancia inferior (10%-)	Monto banda tolerancia superior (10%+)
1	₡1 604 080,86	₡1 443 672,78	₡1 764 488,95

 

Bandas de tolerancia el total de los 3 servicios por año

Línea	Precio promedio	Monto banda tolerancia inferior (10%-)	Monto banda tolerancia superior (10%+)
1	₡4 812 242,60	₡4 331 018,34	₡5 293 466,86

 

Este rango se aplica conforme al artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (RLGCP) y al Manual MP-ADMF-05 del IMAS para bienes y servicios.

Para Licitaciones Reducidas, este estudio lo realiza la persona administradora del contrato.

Cuando la persona oferente cotice un precio fuera de las bandas de tolerancia establecidas en este apartado, deberá incorporar dentro de su propia oferta (sin esperar a que la Administración se lo solicite) la justificación técnica, financiera o de mercado que sustente la razonabilidad de su precio. La Administración valorará dicha justificación como parte del estudio de razonabilidad, sin perjuicio de su facultad de solicitar aclaraciones adicionales cuando resulte estrictamente necesario para resolver dudas puntuales no cubiertas por la justificación aportada.

Únicamente en caso de que, luego de dicho análisis, no se logre justificar la razonabilidad del precio, la oferta podrá ser considerada inaceptable, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

3.4. Mejora del precio y metodología- Art. 99 RLGCP

El IMAS se reserva la facultad de aplicar la mejora de precio, conforme al artículo 99 RLGCP. Su aplicación es discrecional por parte de la Administración:

• Se habilitará desde el pliego de condiciones la funcionalidad para la mejora de precio.
• Se invitará únicamente a los oferentes elegibles.
• La convocatoria de la mejora de precios, la realizará el Departamento de Proveeduría Institucional a solicitud de la unidad solicitante y se concederá un plazo de 2 días hábiles para que los oferentes elegibles presenten la mejora en el precio.
• Se concederá un plazo de dos (2) días hábiles para evaluar la mejora del precio.
• Si las ofertas elegibles fueron valoradas por medio de un estudio financiero, corresponderá a la instancia competente realizar la valoración de la mejora del precio, caso contrario, corresponderá a la unidad solicitante.
• El precio que se tomará para efectos de la calificación de ofertas será el último que propongan los oferentes.
• El oferente debe justificar claramente las razones de la disminución y presentar la estructura de precio actualizada, esto para efectos de comparación y conocer si éstos se mantienen o varían y poder realizar una razonabilidad del precio eficiente.
• Las mejoras no pueden implicar disminución de cantidades ni de calidad. El precio resultante no puede ser ruinoso o no remunerativo.

El incumplimiento de cualquiera de las condiciones previamente establecidas facultará a la Administración para no aceptar la mejora de precios ofrecida.

3.5. Reajuste o revisión de precios

La Administración reconocerá reajustes y revisión de precios conforme al artículo 43 LGCP, artículos 107, 108 y 109 RLGCP y el Reglamento para el Reajuste de Precios. El oferente deberá aportar la información de índices oficiales de precios asociados a cada costo directo e indirecto. En caso de ausencia de índices de precios, deben de aplicar lo indicado en el art. 14 Decreto Ejecutivo N° 44937-H-MICITT-MIDEPLAN denominado “Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios”.

La persona Administradora del Contrato emitirá la «No Objeción» de los índices propuestos, del cronograma y de lo dispuesto en la normativa referente al reajuste de precios.

La fórmula matemática para el cálculo de reajuste y revisión de precios se establece de acuerdo con lo indicado en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Fórmula matemática de reajuste: LA FORMULA SE ENCUENTRA EN EL DOCUMENTO ADJUNTO EN ESTE PLIEGO DE CONDICIONES

3.6. Vigencia de la oferta

La vigencia de la oferta será de 60 días hábiles contados a partir de la fecha límite para la presentación de ofertas. Con la sola presentación en tiempo, se entenderá aceptado este plazo.

3.7. Plazo de vigencia del contrato

La vigencia del contrato será de un (1) año, contado a partir de la fecha establecida en la respectiva orden de inicio.

La presente contratación podrá ser prorrogada facultativamente hasta por tres (3) períodos adicionales, de un (1) año cada uno, previa decisión de la Administración y de conformidad con las condiciones establecidas en el contrato y la normativa aplicable. En consecuencia, la vigencia total del contrato, incluyendo las eventuales prórrogas, podrá alcanzar un máximo de cuatro (4) años.

3.8. Plazos de ejecución, entrega, dirección y horarios

Plazos de entrega y ejecución

Partida SICOP	Línea SICOP	Bien	Cantidad SICOP	Dirección de entrega	Plazo de ejecución	Plazo de entrega
1	1	Servicio por mantenimiento preventivo, revisión y/o reparación de equipos de ventilación mecánica	1	Oficinas Centrales del Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS): Calle 29, Avenida 2 y 8, De KFC La California 75 Sur, San José, San Pedro, Costa Rica	4 días hábiles	5 días hábiles

Plazo de ejecución

El contratista deberá realizar la visita técnica y las labores de mantenimiento preventivo, revisión y/o reparaciones requeridas en un plazo máximo de cuatro (4) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente de solicitud de servicio emitida por el IMAS, de conformidad con el cronograma de trabajo previamente aprobado por el administrador de contrato, por SICOP.

Plazo de entrega del informe técnico

Una vez realizada la visita técnica y/o finalizadas las labores correspondientes, el contratista deberá presentar al IMAS el informe técnico de los trabajos realizados en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se efectúe la visita técnica.

El informe deberá contener, como mínimo, la identificación de los equipos revisados, las labores realizadas, los hallazgos encontrados, las reparaciones efectuadas, cuando corresponda, el estado de funcionamiento de los equipos, las recomendaciones técnicas que resulten pertinentes, entre otros aspectos desarrollados en este pliego.

Horario para la realización de los trabajos:

Los trabajos podrán ejecutarse de lunes a viernes, en un horario comprendido entre las 8:00 a. m. y las 4:00 p. m., de conformidad con el cronograma previamente aprobado por el Administrador del Contrato.

En caso de que el contratista requiera realizar trabajos durante los fines de semana, deberá presentar la solicitud correspondiente a través de SICOP y esperar la aprobación expresa del Administrador del Contrato por ese mismo medio antes de iniciar cualquier labor.

Los plazos empiezan a regir el día hábil siguiente después de que sean indicados por el administrador de contrato mediante SICOP (orden de inicio).

3.9. Garantía de cumplimiento

El monto de la garantía de cumplimiento para esta contratación es del 10% del monto adjudicado, vigente por 14 meses desde la formalización contractual.

En caso de modificación contractual, reajuste de precios o prórroga, el IMAS revisará el monto de la garantía y dispondrá el ajuste correspondiente. Si la garantía fuere ejecutada total o parcialmente antes del vencimiento del contrato, el contratista deberá rendir una nueva o ampliarla. Será responsabilidad del administrador de contrato revisar que la garantía no se venza.

Garantías Pymes: Las garantías presentadas por PYMES acreditadas ante el MEIC podrán ser otorgadas a través del FODEMIPYME (Ley N.° 8262) o por instrumentos financieros de la Ley del Sistema de Banca para el Desarrollo (Ley N.° 8634).

3.9.1 Ejecución de la garantía de cumplimiento- Art. 45 LGCP

La garantía de cumplimiento podrá ejecutarse en los siguientes supuestos:

• Por aplicación de sanciones (multas y cláusula penal) no canceladas por otros medios.
• Para resarcir a la Administración por daños y perjuicios ocasionados por incumplimiento del contratista (artículos 45 LGCP y 117 RLGCP), previo requerimiento motivado.
• Para cubrir daños causados por el contratista durante el cumplimiento de sus obligaciones.

3.10. Presupuesto detallado- Art. 103 RLGCP

El presupuesto detallado es la memoria de cálculo que sustenta el precio cotizado y debe ser concordante con la estructura de precios de la oferta, tanto en valores absolutos como en la moneda o monedas en que se cotizó.

El presupuesto detallado deberá ser presentado por el adjudicatario dentro de los ocho (8) días hábiles posteriores a la notificación de la adjudicación. Su no presentación o presentación incompleta o con errores recurrentes dará lugar a la declaratoria de insubsistencia (artículo 52 LGCP).  

Corresponde a la persona Administradora del Contrato revisar la concordancia entre el presupuesto y la estructura del precio de la oferta. En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello la persona adjudicataria deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

 

El presupuesto detallado, debe estar vinculado al índice de precios aportado en la oferta asociándolo a cada uno de los costos directos e indirectos de dicho presupuesto, lo anterior de conformidad con el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Contenido mínimo requerido: El presupuesto debe desglosar los componentes de cada actividad u obra e incluir al menos los siguientes elementos:

• Costos directos: como mínimo, los recursos de materiales, la mano de obra con el detalle de cargas sociales, los equipos, maquinaria, así como la identificación de los subcontratos
• Costos indirectos.
• Utilidad e imprevistos.
• Índices de precios.

Con base en lo dispuesto en el Artículo anterior, se brinda el siguiente formato para su presentación únicamente por el adjudicado.

	PRESUPUESTO DETALLADO
Nombre del Adjudicado (empresa o persona física):
Componente		Detalle		Valor absoluto		Valor porcentual	Índices de precios
Costos Directos
- Mano de obra
- Cargas sociales
- Materiales y suministros
- Equipos y herramientas
- Subcontratos
Costos Indirectos
Utilidad esperada
Imprevistos
IVA		%
TOTAL

Nombre y firma de la persona que lo elabora: __________________________________

Nombre y firma de la persona representante del adjudicado: ______________________

3.11. Adjudicación parcial

El IMAS, se reserva el derecho de adjudicar parcialmente una misma línea o bien parte de un mismo objeto. En este último caso, esta alternativa será posible cuando el objeto lo permita y ello no afecte su funcionalidad. Para ello, se exigirá, al menos, los precios unitarios cuando la modalidad de contratación lo requiere técnicamente.

3.12. Sanciones económicas

Las sanciones son proporcionales al incumplimiento están motivadas con debida justificación.

3.13 Forma de pago- Art. 11 LGCP / Ley N.° 7558

Medio de pago: Transferencia electrónica.

Tipo de pago: Por servicio recibido.

El pago se efectuará una vez recibido el servicio satisfacción del Administrador del Contrato, previa presentación de factura electrónica con recibo conforme. La factura electrónica deberá cumplir los estándares del Ministerio de Hacienda e indicar como mínimo:

• Descripción del objeto
• Número del procedimiento
• Referencia de pago total
• Actividad económica

El plazo máximo para pagar es 30 días naturales desde la presentación de la factura. Ningún pago puede realizarse sin recibo conforme tramitado por SICOP.

Al momento de presentar las facturas para trámite, el contratista deberá estar al día con el pago de las cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, FODESAF, situación tributaria y el IMAS.

 

Datos de la Facturación

Requerimiento	Detalle
Nombre	Instituto Mixto de Ayuda Social
Cédula Jurídica	4-000-042144
Provincia	San José
Cantón	San José
Distrito	Catedral
Otras señas	Barrio Francisco Peralta, Edificio Central
Teléfono	2202-4079
Correo electrónico	lescobar@imas.go.cr y serviciosgenerales@imas.go.cr

 

La actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al bien o servicio que eventualmente ejecute. No se recibirá en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a actividades económicas diferentes a la establecida en la oferta y el contrato. La persona Administradora de Contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al bien o servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.

 

El IMAS efectuará la retención del 2% sobre el Impuesto de Renta conforme a la normativa vigente.

En contrataciones pactadas en moneda extranjera, para el pago en colones se utilizará el tipo de cambio de referencia para la venta del BCCR vigente al día del pago (artículo 48 Ley N.° 7558).

 

 

 

3.14 Cuenta IBAN debidamente registrada en para pago (obligatorio) IMAS-DSA-CIR-0010-2026

El contratista deberá suministrar la cuenta IBAN como requisito obligatorio para el trámite de pagos, siendo que la institución únicamente efectuará los pagos a los contratistas que hagan aportado dicha información bancaria de conformidad con los lineamientos administrativos y financieros vigentes.

3.15 Plazo para el pago y reconocimiento de intereses

El plazo para pagar no podrá ser superior a treinta (30) días naturales desde la presentación de la factura, previa recepción conforme y visado del gasto. El reconocimiento de intereses por mora se hará previo reclamo del interesado, mediante resolución administrativa emitida dentro de los dos (2) meses posteriores a la solicitud.

 

El reclamo prescribirá en un año (Ley N.º 3284). Para operaciones en dólares, se aplicará la tasa de interés internacional referenciada por el BCCR. Le corresponderá a la persona administradora de contrato realizar la previsión presupuestaria para el reconocimiento de estos intereses.

3.16 Pago anticipado y adelantos- Arts. 20 y 21 RLGCP

No se realizarán pagos por anticipado ni adelantos de pago en esta contratación.

3.17. Fiscalización y procedimiento de control de calidad- Art. 59-283 RLGCP -Directriz de Fiscalización IMAS

Fundamento normativo: Artículos 59 y 283 del RLGCP Ley General de Contratación Pública, y la Directriz Institucional para la Fiscalización de Contratos Administrativos del IMAS, así como cualquier otra normativa vigente y vinculante que resulte aplicable.

Objetivo: Verificar el cumplimiento oportuno, integral y de calidad de todas las obligaciones asumidas por la persona contratista, desde la emisión de la orden de inicio hasta el finiquito contractual, mediante la ejecución de actividades permanentes de supervisión, seguimiento, control y verificación, así como la aplicación de las medidas correctivas y sancionatorias que correspondan en caso de incumplimiento.

Responsables: La persona Administradora del Contrato designada, según lo establecido en la sección 1.1 del presente pliego, quien contará con la participación y apoyo de las personas Operarias de Mantenimiento del Departamento de Servicios Generales.

Alcance: La fiscalización y el control de calidad serán aplicables a la totalidad de las partidas adjudicadas y abarcarán todas las etapas del contrato, incluyendo la ejecución, recepción provisional, recepción definitiva y el periodo de garantía.

Consecuencias del incumplimiento: El incumplimiento, durante la fase de ejecución contractual, de los requisitos, parámetros de admisibilidad, condiciones ofertadas, criterios de evaluación o cualquier otra obligación asumida por la persona contratista, dará lugar a la aplicación de las multas, cláusulas penales y demás medidas correctivas o sancionatorias establecidas en el presente pliego de condiciones y normativa vinculante vigente, sin perjuicio de la eventual resolución contractual cuando corresponda.

Lo anterior aplicará independientemente de que los servicios prestados o ejecutados hayan sido recibidos satisfactoriamente por la Administración, observando en todo momento los límites y disposiciones establecidos en el artículo 46 de la Ley General de Contratación Pública.

La fiscalización deberá realizarse conforme a lo dispuesto en la Directriz Institucional para la Fiscalización de Contratos Administrativos del IMAS, el artículo 283 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y la demás normativa vigente y vinculante que resulte aplicable.

Procedimiento de fiscalización contractual y control de calidad

Etapa / Tarea	Responsable principal	Apoyo / Participantes	Entregable / Evidencia	Momento
1. Calendarización inicial y aprobación por el Administrador del contrato	Contratista	Administrador(a) del Contrato (IMAS)	Cronograma/fechas acordadas de las visitas de mantenimiento, confirmación por SICOP	Máximo 3 días posterior a orden de inicio
2. Gestión de accesos y permisos de ingreso	Contratista	Administrador(a) del Contrato / Seguridad IMAS	Información remitida con antelación: (i) nombre y cédula del personal técnico, (ii) placas/marca/modelo de vehículos	Antes de la visita
3. Entrega de informe técnico	Contratista	—	Informe técnico que incluya mínimo: descripción del servicio, datos del equipo, observaciones, fecha/hora, y firma del técnico responsable	El informe técnico deberá remitirse al SICOP electrónico en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la visita
4. Registro documental y seguimiento	Administrador(a) del Contrato	_	Archivo de informe, evidencias	Posterior a cada mantenimiento
5. Ejecución y acompañamiento	Contratista	Administrador(a) del Contrato / Personal operario de mantenimiento IMAS (según competencias)	Verificará que el servicio se reciba acorde con lo solicitado y se cumpla con las actividades de acuerdo con la periodicidad establecida   Imágenes asociadas y evidencia del mantenimiento	Durante cada visita y ejecución del contrato

 

3.18. Recepción del objeto contractual- Arts. 108 y 109 LGCP

Servicios y bienes: La contratista solicitará la recepción provisional y definitiva por SICOP. La Administración verificará el cumplimiento conforme al pliego y corresponderá a la persona administradora de contrato atender y gestionar lo correspondiente. El plazo máximo de la Administración para responder a la solicitud de recepción provisional o definitiva es de 5 días hábiles.

3.19. Criterios de compra pública estratégica- Art. 20 LGCP- Art 56, 57, 58, 60 RLGCP

Se selecciona el siguiente:

Gestión ambiental: El objeto contractual se circunscribe a la prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de ventilación mecánica, cuya finalidad principal es garantizar la operatividad continua.

 

Los criterios de evaluación deben guardar una relación directa, objetiva y verificable con el objeto contractual. En este caso, la incorporación de un criterio ambiental como parte del sistema de puntuación permitirá verificar que existen empresas en el mercado costarricense que realizan gestiones y que contribuyen con el impacto ambiental como un valor agregado como: la gestión eficiente de recursos energéticos, la reducción de residuos, la educación ambiental, los cuales representan un avance en la cultura de sostenibilidad y cuidado ambiental.

 

Categoría	Criterio	Forma de Verificación
Políticas de gestión ambiental organizacional.	El oferente implementa acciones para la reducción de los impactos ambientales negativos ocasionados por la ejecución de las actividades contractuales.	-          Certificación Carbono Neutralidad o similar -          Certificación vigente del Programa Bandera Azul en alguna de sus categorías.

 

PYMES: Este criterio busca incentivar la inclusión de oferentes que, por su naturaleza, pueden generar un impacto positivo en la economía local, ampliando la base de participación y fortaleciendo la distribución de oportunidades. No obstante, para la asignación del porcentaje correspondiente, es indispensable que la persona oferente presente la documentación de respaldo que demuestre fehacientemente su condición de PYME conforme a la normativa vigente.

Categoría	Criterio	Forma de Verificación
Promoción a PYME	El oferente este certificado como PYME por el MEIC.	Alguno de los siguientes: - Constancia emitida por el MEIC que haga constar que la empresa es PYME. - Sello Pyme o Sello Pyme Valor agregado emitido por el MEIC

 

De conformidad con los artículos 56, 57, 58 y 59 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la Administración realizó el análisis correspondiente para determinar la procedencia de incorporar criterios de Compra Pública Estratégica en el presente procedimiento de contratación.

Para dicho análisis se utilizó como referencia la Caja de Herramientas de Compra Pública Estratégica emitida por el Ministerio de Hacienda, la cual contiene criterios, lineamientos y mecanismos de verificación previamente desarrollados para promover la sostenibilidad, la innovación, la calidad y la generación de valor público en los procedimientos de contratación.

Con fundamento en dicha herramienta y en la revisión de las condiciones existentes en el mercado (estudio de mercado realizado por la Unidad Solicitante), se determinó que los criterios estratégicos incorporados se encuentran vinculados al objeto contractual, son técnica y comercialmente viables, y pueden ser cumplidos por una cantidad suficiente de potenciales oferentes, sin generar restricciones injustificadas a la libre concurrencia ni afectar los principios de igualdad y competencia.

Asimismo, los criterios establecidos son objetivos, verificables y susceptibles de comprobación mediante los mecanismos definidos en el pliego de condiciones, tales como certificaciones, fichas técnicas, declaraciones del fabricante, sellos, pruebas de conformidad u otros medios técnicamente aceptados, conforme a lo dispuesto en el artículo 58 del Reglamento.

La Administración cuenta con los mecanismos necesarios para verificar y fiscalizar el cumplimiento de los criterios estratégicos incorporados durante las fases de evaluación de ofertas y ejecución contractual, en apego a lo establecido en el artículo 59 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

En consecuencia, se considera técnica y jurídicamente procedente la incorporación de los criterios de Compra Pública Estratégica definidos en el presente procedimiento, por encontrarse debidamente fundamentados, vinculados al objeto contractual y alineados con los objetivos promovidos por la normativa vigente y por la Caja de Herramientas de Compra Pública Estratégica del Ministerio de Hacienda.

 

SE DEBE CONSIDERAR PARTE DEL PLIEGO DE CONDICIONES LO INCLUIDO EN EL DOCUMENTO ADJUNTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y LOS DEMAS ANEXOS