S.E.-Contratación Directa de Escasa Cuantía Adquisición aceites PT Moín y Guápiles (DG-2237-2026)

1. Requisitos de Admisibilidad

Los oferentes deberán presentar junto con la oferta los siguientes documentos:

1.1 El oferente deberá presentar certificación vigente que lo acrediten como distribuidor autorizado en el país de la marca ofertada y que cuenta con el respaldo directo del fabricante.
1.2 El oferente deberá adjuntar, junto con la oferta, las fichas técnicas que incluyan las pruebas bajo las normas ASTM D2270, ASTM D665, ASTM D445, ASTM D4052, ASTM D92, ASTM D97 y la hoja de datos de seguridad, en idioma español, con un mínimo de dieciséis apartados y no tener más de cinco años de emitida de su última revisión.
1.3 Los oferentes deben asegurar mediante una declaración jurada que los bienes a entregar serán nuevos, no re-envasados, con su etiqueta original, la etiqueta debe venir en cada producto, esta etiqueta debe cumplir con lo establecido en el Decreto 40457-S artículo 7, etiqueta en idioma español, los bienes deben venir sellados, de la marca y grado ofertados, con las propiedades fisicoquímicas solicitas en las especificaciones técnicas. El aceite debe ser diseñado para evitar la formación de barnices.

El ICE se reserva el derecho de verificar la autenticidad de toda documentación aportada, la omisión de la información antes mencionadas, genera que el oferente sea descalificado de esta contratación.

2. Declaraciones juradas
Con la oferta se deberán presentar las declaraciones bajo fe de juramento indicadas en el anexo 02 de este procedimiento.

1. Especificaciones Técnicas

1.1 Partida 1, Ítem 1:
Adquisición de 9.984 L de ACEITE HIDRÁULICO, ISO 32 (AW32), PUNTO INFLAMACIÓN MAYOR 206°C, VISCOSIDAD 40°C A 100°C, PRESENTACIÓN A GRANEL (L).

1.1.1 Aceite grado ISO 32.
1.1.2 Densidad a 15,6 °C, ASTM D4052, es de 0,8596 kg/l.
1.1.3 Punto de inflamación, copa abierta Cleveland, ASTM D92 debe ser de 231 °C.
1.1.4 Viscosidad cinemática ASTM D445 @ 40°C debe ser 33,4 mm2/s.
1.1.5 Viscosidad cinemática ASTM D445 @ 100°C debe ser 5,8 mm2/s.
1.1.6 Punto fluidez, ASTM D665 es de -36 °C.
1.1.7 Índice de Viscosidad ASTM D2270 debe ser de 115.
1.1.8 Corrosión de la tira de cobre, 3 h@100 °C, Clasificación ASTM D130, es de 1 A.
1.1.9 Desgaste abrasivo FZG, etapa de carga de falla, A/8.3/90, ISO 14635-1 es de 11.
1.1.10 Espuma, secuencia I, estabilidad, ASTM D892 es de 0 ml.
1.1.11 Espuma, secuencia I, tendencia, ASTM D892 es de 10 ml.
1.1.12 Espuma, secuencia II, estabilidad, ASTM D892 es de 0 ml.
1.1.13 Espuma, secuencia II, tendencia, ASTM D892 es de 10 ml.
1.1.14 Espuma, secuencia III, estabilidad, ASTM D892 es de 0 ml.
1.1.15 Espuma, secuencia III, tendencia, ASTM D892 es de 10 ml.
1.1.16 Pasa la característica de prevención de la herrumbre; procedimiento B, ASTM D 665.
1.1.17 Cumplir con las aprobaciones Denison HF-0, HF-1, HF-2.
1.1.18 Estar en la lista de clasificación de fluidos de BoschRexroth 90245.
1.1.19 Cumplir con la aprobación Eaton E-FDGN-TB002-E.
1.1.20 Cumplir con la aprobación HOCNF Norway-NEMS, Negro.
1.1.21 Producto recomendado para utilizarse en aplicaciones que requieren Fives Cincinnati P-68.
1.1.22 Que cumpla o exceda la norma ASTM D6158 (Clase HMHP)
1.1.23 Que cumpla o exceda con China GB 11118.1-2011, L-HM (General).
1.1.24 Que cumpla o exceda con China GB 11118.1-2011, L-HM (HP)
1.1.25 Que cumpla o exceda la norma DIN 51524-2:2017-06.
1.1.26 Que cumpla o exceda la norma ISO L-HM (ISO 11158:2009).

1.2 Partida 1, Ítem 2:
Adquisición de 8 C/U (estañones) de ACEITE HIDRÁULICO, PUNTO INFLAMACIÓN (COC) 230 – 240 °C, VISCOSIDAD 100°C, PRESENTACIÓN ESTAÑÓN DE 208 L.

1.2.1 Aceite grado ISO 100.
1.2.2 Demulsibilidad, tiempo hasta 3 ml de emulsión, 82 °C, ASTM D1401, es de 15 minutos.
1.2.3 Viscosidad cinemática ASTM D445@40°C debe ser de 100 mm2/s.
1.2.4 Viscosidad cinemática ASTM D445@100°C debe ser de 11,1 mm2/s.
1.2.5 Punto fluidez, ASTM D97 es de -12 °C.
1.2.6 Índice de Viscosidad ASTM D2270 debe ser de 95.
1.2.7 Corrosión de la tira de cobre, 3 h@ 100 °C, Clasificación, ASTM D130 es 1B.
1.2.8 Número de neutralización ASTM D974 es de 0,06 mgKOH/g.
1.2.9 Pasa la característica de prevención de la herrumbre; Procedimiento A, ASTM D 665.
1.2.10 Pasa la característica de prevención de la herrumbre; Procedimiento B, ASTM D 665.

1. Condiciones Generales

Periodo 2027 un monto de 78 289 580,16 CRC

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la División Generación incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la División Generación se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

Criterios sostenibles:
i. El personal del contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente, para la cual el adjudicatario deberá presentar declaración jurada de cumplimiento.
ii. Se prohíbe el fumado dentro de las instalaciones del ICE, según se establece en la legislación. Ley 9028 Ley General de Control del Tabaco y sus Efectos Nocivos en la Salud, para la cual el adjudicatario deberá presentar declaración jurada de cumplimiento.

Criterios ambientales:
i. El contratista para efectos del embalaje del producto debe garantizar que los mismos son fácilmente separables, para la cual deberá presentar declaración jurada de cumplimiento. Es responsabilidad del oferente realizar el manejo responsable conforme lo establecido en la legislación nacional vigente y de mediante lo establecido en el Plan de Gestión Integral de Residuos de la empresa.
ii. El contratista es responsable de la gestión de los residuos de embalaje (caja, recipiente, envoltura, tarimas, entre otros) de los productos adquiridos (incluyendo el transporte, almacenamiento y disposición final), mediante un Gestor autorizado. Además , para la cual deberá presentar declaración jurada de cumplimiento y debe entregar el Programa de Gestión de Residuos donde se incluye las actividades de manejo del embalaje del producto adquirido.
iii. El Oferente debe garantizar, que el vehículo utilizado para transportar el bien desde cualquiera de los puertos o lugares de almacenamiento hasta las instalaciones ICE, cumple con Decreto Ejecutivo N.º 24715-MOPT-MEIC-S Reglamento para el Transporte Terrestre de Productos Peligrosos, Decreto Ejecutivo N.º 27008-MEIC-MOPT Transporte Terrestre de Productos Peligrosos, Decreto Ejecutivo N.º 35505-MOPT-S-MEIC-MINAET y N.º 35861-MOPT-S-MEIC-MINAET, Recomendaciones Relativas al Transporte de Mercancías Peligrosas - Naciones Unidas, Guía de Respuesta en Caso de Emergencia vigente, Guía para trámite y llenado de fichas de emergencia, Lista de mercancías peligrosas de las Naciones Unidas.
iv. El oferente debe asumir la responsabilidad administrativa, civil y penal por los residuos generados en caso de contingencia, por derrame o esparcimiento de residuos o desechos peligrosos en las actividades de carga, transporte, y descarga del bien, lo anterior según el Decreto N° 41527 sobre “Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos, Articulo N° 8. De las obligaciones del transportista.
v. La empresa que gestione los residuos deberá tener inscrito los residuos peligrosos a tratar ante el SIGREP (MINAE) o SINIGIR (Ministerio de Salud), según el programa habilitado para tal fin. En cumplimiento con lo establecido en el Decreto No. 27001 MINAE.
vi. El transportista de los residuos peligrosos debe contar e implementar un Plan de Salud Ocupacional conforme a lo indicado por el Ministerio de Trabajo y el Plan de Atención de Emergencias, conforme a lo establecido por la Comisión Nacional de Emergencias en el Decreto N.º 39502-MP del 10 de noviembre del 2015 "Normas de Planes de Preparativos y Respuesta ante Emergencias para Centros Laborales o de Ocupación Pública", acorde a la cantidad y peligrosidad de residuos que transporte, lo anterior según el Decreto N° 41527 sobre “Reglamento general para la clasificación y manejo de residuos peligrosos, Articulo N° 8. De las obligaciones del transportista”, por lo tanto, el oferente debe presentar constancia de ello. La empresa que gestione los residuos deberá tener inscrito los residuos peligrosos a tratar ante el SIGREP (MINAE) o SINIGIR (Ministerio de Salud), según el programa habilitado para tal fin. En cumplimiento con lo establecido en el Decreto No. 27001 MINAE.
vii. El oferente debe garantizar que los recipientes de los productos químicos a utilizar son de un material compatible para el almacenamiento y preservación del producto, y debidamente rotulado. Además, deben ingresar y mantenerse sellados, limpios y no presentar derrames, filtraciones o hendiduras. Se prohíbe el uso de envases de alimentos o refrescos para almacenar o manipular ningún tipo de producto químico.
viii. El Oferente debe presentar todas las Fichas de Datos de Seguridad (FDS) en idioma español del bien o de las sustancias químicas a utilizar validadas por el Colegio respectivo y Ministerio de Salud, según lo establecido en el Decreto N° 40705 sobre “Reglamento Técnico RTCR 478:2015 Productos Químicos Peligrosos, Registro, Importación y Control”; la cual no debe tener más de cinco años de emitida a partir de su elaboración o última actualización.

2.Especificaciones referentes al Sistema Integrado de Gestión:
El oferente debe presentar declaración jurada manifestado conformidad con las siguientes cláusulas:
i. No podrán ingresar vehículos a las instalaciones de la Planta que presenten fugas (de aceites), sin Revisión Técnica Vehicular al día, y / o permiso de circulación vigente
ii. Los equipos o insumos deben ser embalados utilizando materiales reciclados y reciclables.
iii. Deberá retirar todos los desechos propios de los bienes entregados (tales como empaques, protecciones, cajas, plásticos, entre otros) y será su responsabilidad destinarlos al lugar correspondiente según la Legislación Nacional vigente.
iv. El personal del contratista deberá obligatoriamente portar un distintivo de identificación de la empresa a la que pertenece.
v. e) Dentro de las instalaciones de la Institución, está PROHIBIDO FUMAR Y VAPEAR, el uso o la posesión de drogas, o ingresar a las mismas bajo los efectos del alcohol. Cualquier trabajador que se sorprenda incumpliendo esta disposición, será obligado a abandonar las instalaciones.
vi. Que conoce la Política del Sistema Integrado de Gestión (Ver Anexo 04 Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad).

3. Cláusula de Desempate
a) En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual será presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.
b) Para definir el desempate se utilizará la moneda.
c) De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento presencial, la misma se subirá a SICOP.

4. Cláusulas Bandas de Tolerancia
No aplica Bandas de Tolerancia al no contar con 3 precios de referencia, según instructivo para Sondeos y Estudios de Mercado.

5. Indagatoria Precio ofertado:
El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme al artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del ±15% del monto estimado vrs el ofertado elegible.

6. Otras Clausulas
6.1 Entrega de los Bienes en Sitio
6.1.1 Las personas que ingresen a la Planta Termica Moín deberán conducirse correctamente y acatar las normas disciplinarias que el ICE mantiene en sus instalaciones. El ICE se reserva el derecho de admisión.
6.1.2 El contratista debe contar con el personal necesario para la descarga de los artículos.
6.1.3 El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último.
6.1.4 Las personas que realicen la entrega en sitio deberán portar su identificación, así como pantalón largo, camisa con mangas, zapatos de seguridad o cerrados, suela de goma y tacón bajo.

6.2 Aspectos de facturación
6.2.1 La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente.
6.2.2 La factura deberá ser emitida tras la entrega efectiva y recepción conforme del bien, declarada por el administrador de contrato. Las facturas emitidas con anterioridad a la recepción definitiva en SICOP, serán rechazadas de oficio y deberán emitirse nuevamente.
6.2.3 El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato.
6.2.4 La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.
6.2.5 La factura deberá contener:
Número de pedido (MM), N° contrato y N° de procedimiento SICOP
Descripción detallada del bien entregado
Unidad de medida, cantidad y precio unitario
Monto total
Condiciones de pago pactadas
Cédula jurídica: 4-000-042139
Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad
Nombre comercial: ICE
Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
Código de actividad económica: 3510.0 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.)

7. Obligaciones del contratista
7.1 La recepción provisional, del objeto se entenderá como el recibo material de los bienes, en el lugar estipulado, o en su defecto en el fijado en el cartel. El contratista deberá dar aviso por medio de SICOP, diez días hábiles antes de realizar la entrega.
7.2 Se deberá proporcionar la información del personal, número de placas de vehículo, fecha y hora en que se realizará la entrega.
7.3 La forma de entrega de los bienes será total , en el plazo establecido en el contrato.
7.4 Los bienes deberán ser entregados en óptimas condiciones, nuevos, debidamente embalados, sin presentar signos de utilización previa, ni golpes, daños superficiales o de funcionamiento.
7.5 Los bienes deben estar identificados por su debida marca, modelo, número de serie o número de parte, para su recepción, y garantizar la trazabilidad de un repuesto nuevo.
7.6 Es responsabilidad del contratista, con anticipación al ingreso, completar el formulario adjunto al cartel DG-00-FO-81-002 “Solicitud de ingreso a particulares a INSTALACIONES DE LA DIVISIÓN GENERACION” (Ver Anexo 05). Es necesario presentar al momento de ingreso el documento debidamente autorizado por el ICE, de lo contrario, por directriz de la administración superior el personal de vigilancia (institucional o privada) en el puesto de ingreso no le permitirá el acceso.
7.7 Debe realizar la solicitud con el administrador del contrato (al menos con 10 días hábiles de anticipación a la fecha máxima de entrega de los bienes en sitio) para coordinar la recepción de los bienes en las instalaciones ICE, y verificar la anuencia para recibirle el día y la hora indicados.