Arrendamiento de inmueble para ubicar la nueva Oficina Local de San Rafael de Heredia

No aplica, procedimiento se encuentra amparado en el  Artículo 67 de la Ley General de Contratación Pública 9986. Arrendamiento de bienes inmuebles 

Arrendamiento de inmueble, Oficina Local San Rafael de Heredia
El Departamento de Proveeduría del Patronato Nacional de la Infancia (PANI), le invita a participar en el proceso de arrendamiento del inmueble, para gestionar la apertura de la Oficina Local de San Rafael de Heredia, de conformidad con el acuerdo de Junta Directiva del Patronato Nacional de la Infancia N° PANI JD OF 408-2025.
Asimismo, se cuenta con el documento PANI-PE-OF-0418-2026, mediante el cual, la otrora Presidente Ejecutiva del Patronato Nacional de la Infancia, Kennly Garza Sánchez, autoriza iniciar el proceso de contratación sin contar con recursos económicos, no obstante, en dicho oficio se indica que la Institución, se encuentra realizando las previsiones correspondientes dentro del proceso de formulación de presupuesto extraordinario 1-2026. Además, se cuenta con oficio PANI-DSG-OF-0125-2026, mediante el cual, la Administración se compromete a reservar los recursos para los años venideros, mientras el contrato se encuentre vigente; lo anterior con fundamento en los artículos 38 y 67 de la Ley General de Contratación Pública y artículos 87 y 167 de su Reglamento, así como la Ley 7527 Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos:

A.DE LA OFERTA

El plazo de la vigencia de la oferta será de 120 días hábiles y el plazo de adjudicación será el doble del plazo fijado para la recepción de ofertas (en días hábiles).
2. Únicamente se recibirán ofertas en colones, en apego a lo dispuesto en la Directriz N.° 85-H del Ministerio de Hacienda, la cual establece lineamientos para el uso de la moneda nacional en los procedimientos de contratación pública, en resguardo de la estabilidad presupuestaria y la adecuada gestión de los recursos públicos".
3.
Los precios de la oferta deben cotizarse en colones, tal y como se indicó en el punto 2 de este apartado, además deben ser ciertos y definitivos, sujetos a las condiciones establecidas en la presente contratación y sin perjuicio de eventuales reajustes y revisiones. El oferente deberá indicar por separado los impuestos, caso contario se entenderá que el precio total cotizado los contempla.

En aplicación de la Ley N°9635, del 03 de diciembre de 2018, Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, se debe indicar el porcentaje y el monto correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA), según el objeto contractual a cotizar en la única línea de la presente contratación.
5.
El oferente debe presentar la Póliza Contra Incendios vigente, caso contrario, debe garantizar por escrito que, si el PANI le adjudica el procedimiento, a más tardar la debe aportar el día de la firma del contrato.
6.
El inmueble deberá contar con Certificado de Uso de Suelo e Informe Eléctrico emitido por un profesional en Ingeniería Eléctrica, que haga constar que cumple con el Código Eléctrico de Costa Rica.

B.FORMA DE PAGO
La forma de pago se realizará contra mes vencido.

C.DEL ÓRGANO FISCALIZADOR
1.
Por parte del Patronato Nacional de la Infancia se tendrá como fiscalizadora de contrato, a la señora Loanis Pons Rodríguez, Coordinadora a.i. de la Dirección Regional Heredia, correo electrónico lpons@pani.go.cr teléfono 2261-8424, quien será la encargada de velar por la buena marcha en la relación contractual.
2.
El encargado de los procesos de alquiler en el Departamento de Servicios Generales será el responsable de realizar las planillas de pago de alquiler, velar porque la póliza de incendio del inmueble se encuentre vigente y realizar los procesos de estimación de costos y pago de mejoras solicitadas, junto con el equipo pertinente dentro del Departamento de Servicios Generales.

D.DECLARACIONES JURADAS
1.
El oferente deberá de tomar en consideración las “condiciones y declaraciones” contenidas en el pliego de condiciones electrónico del SICOP.
2.
En todos los concursos en que presenten sus propuestas, los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.

3.La Administración verificará en el SICOP, puntualmente, en la sección “Información de Registro de Proveedor”, la (s) declaración (es) y/o prohibición (es) adjunta (s) en los “archivos públicos del registro”, según lo establece el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 32 inciso c) del Reglamento a la Ley 9986.

El oferente deberá estar al día en sus obligaciones con:
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En caso de que el oferente sea sociedad mercantil, deberá estar al día con el Impuesto a Sociedades.
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El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Dirección de Tributación de conformidad con el Art. 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante la base de datos en línea habilitada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior no se hace necesario incorporar a la oferta certificación alguna respecto de este requerimiento.
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Lo anterior, se verificará por medio del Sistema Compras Públicas (SICOP). En caso de que por medio de la plataforma no se pueda realizar dicha verificación, se procederá con la revisión en los sitios web correspondientes.

Otras condiciones importantes.

A.DE LAS ADAPTACIONES NECESARIAS AL INMUEBLE Y SUS MEJORAS
1.
El adjudicatario acepta realizar las modificaciones al inmueble de conformidad a los requerimientos de la visita técnica realizada por el área de arquitectura e ingeniería del Departamento de Servicios Generales del PANI.
2.
El adjudicatario dispondrá de un plazo de DOS MESES CALENDARIO, contado a partir de la notificación del contrato del presente procedimiento y durante dicho período no operará:
i) Ocupación del inmueble por parte del PANI
ii) Pago del precio del arrendamiento
iii) En general ningún acto de disposición por parte del PANI,
Por lo cual, la realización de las obras indicadas por parte del propietario se constituye en un requisito de eficacia del presente procedimiento. El propietario notificará al PANI en forma escrita, el momento en que concluyen las modificaciones; en casos excepcionales, debidamente justificados ante la Comisión de Alquileres del PANI y aprobados por ésta, el plazo de realización de las mejoras podrá extenderse como máximo por un mes adicional, si al cabo del mismo, no se han concluido, el contrato, se dará por resuelto de pleno derecho con responsabilidad para el propietario.

3. Al entrar en ocupación del inmueble los fiscalizadores del contrato, en compañía del adjudicatario, levantarán un acta del estado en que recibe el bien, la cual deberá ser firmada por ambas partes.

B.DE LAS MEJORAS

Una vez que el contrato del presente procedimiento se haya comunicado, el adjudicatario podrá realizar las mejoras respectivas al inmueble, con la finalidad de adecuarlo a las necesidades de la Administración, sin modificar la estructura del edificio. Para la realización de mejoras se requerirá, autorización por escrito por parte de la Arrendante. Cabe señalar que, las mejoras firmes se entienden incorporadas automáticamente al inmueble, sin que el Adjudicatario tenga que reconocer costo alguno por ellas. Las mejoras que no son fijas ni permanentes podrán ser retiradas por el PANI, si no le causare perjuicio al inmueble.
Lo anterior con fundamento en el artículo 37 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos (N° 7527):
Mejoras y reparaciones del arrendatario.
El arrendador debe pagar las mejoras y las reparaciones efectuadas por el arrendatario sólo si en el contrato o, posteriormente, lo autorizó por escrito a realizarlas y se obligó a pagarlas o en el caso del artículo 35 de esta ley.
Las mejoras y las reparaciones realizadas por el arrendatario quedarán en beneficio del bien, salvo pacto expreso en contrario, o de mejoras que puedan ser retiradas sin menoscabo de la edificación.

DEL MANTENIMIENTO

Es obligación del adjudicatario conservar el bien en buen estado, conforme a las disposiciones de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, así como el presente procedimiento especial de arrendamiento. La obligación de conservar o mantener el bien en buen estado, consiste en efectuar las reparaciones necesarias que exija el deterioro de la cosa, causado por la calidad, el vicio o el defecto de ella o el que suceda por culpa del adjudicatario, sus representantes o sus dependientes. En cuanto a las reparaciones necesarias y sin derecho a elevar por ello la renta, el adjudicatario está obligado a reparar cuanto sea necesario, a fin de conservar la cosa en buen estado para el uso al que ha sido destinada, a menos que el deterioro sea imputable al PANI, por la propia Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, o el presente anexo al pliego de condiciones, le indique que le corresponde repararlo.
2.
En casos de urgencia para efectuar reparaciones necesarias que permitan evitar daños mayores al bien, el PANI deberá comunicarlo de inmediato al Adjudicatario sobre dicha situación, asumiendo ambas partes la obligación de observar las normas derivadas del artículo 35 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, a propósito de las reparaciones urgentes y la excusión de pagar. Por lo demás, y sin perjuicio de lo anterior, el PANI recibe lo arrendado en buen estado de conservación y limpieza, siendo que, de conformidad con los incisos c) y d) del artículo 44 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, adquiere la obligación de conservarlo de igual forma, comprometiéndose asimismo a devolverlo en similares condiciones al final del contrato, salvo el deterioro normal que se deba al transcurso del tiempo y el uso normal del inmueble. En consecuencia, correrá por cuenta del PANI asumir todos los servicios de limpieza y mantenimiento que se deriven del uso normal y cotidiano del inmueble. Corresponderá al fiscalizador del contrato realizar al menos una vez al año una valoración completa del inmueble e informar al adjudicatario por escrito, de todas aquellas reparaciones necesarias que se requieran por deterioro del inmueble. El adjudicatario deberá indicar por escrito el plazo en el cual procederá a brindar cabal cumplimiento a las mismas.

DEL PAGO DE LOS SERVICIOS DE AGUA, ELECTRICIDAD, TELÉFONO, DERECHOS MUNICIPALES Y TERRITORIALES
1.
Patronato Nacional de la Infancia está obligado a asumir los costos de los servicios de electricidad y teléfono, así como el pago de los excesos por gastos del servicio de agua.
2.
El Adjudicatario asumirá el pago de la tarifa básica del servicio de agua (artículo 64 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos), la póliza de incendio del inmueble, los impuestos territoriales, municipales y cualquier otro impuesto relativo al inmueble.

F.DE LA DEVOLUCIÓN DEL INMUEBLE Y FINIQUITO DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL
1.
Una vez vencido el plazo del arrendamiento o bien se haya aplicado cualquier otra forma de extinción contractual, el mismo en forma anticipada, se realizará, por parte del área de arquitectura e ingeniería del PANI, una inspección y avalúo de las reparaciones que se deben realizar al inmueble para devolverlo en similares condiciones del estado en que fue recibido, dicho avalúo será comunicado al propietario (al medio de notificación señalado), a efecto de que ejerza su debida defensa sobre el mismo, en un plazo de 5 días hábiles.
2.
El PANI en un plazo de 8 días hábiles resolverá sobre el pago de las reparaciones, y en dicha resolución se consignará la fecha de entrega del inmueble con el monto del pago correspondiente. La cual se notificará al medio señalado por el Adjudicatario.
3.
Al momento de la entrega del bien inmueble, se deberá levantar un acta del estado del mismo. Corresponderá al Abogado (a) y Director (a) Regional, así como a los fiscalizadores del contrato, levantar un acta de entrega del inmueble, en el que se consigne entre otros detalles, dicho estado.

G.INICIO DEL CONTRATO
El presente procedimiento especial rige para efectos de pago, a partir del comunicado de Orden de Inicio, emitido por el Departamento de Proveeduría y previo a la solicitud formal de la Unidad Gestora (fiscalizador del contrato) y la persona a cargo del área de Alquileres, dentro del Departamento de Servicios Generales de la Institución, en donde se manifieste que se realizaron a conformidad las mejoras respectivas.

H.VIGENCIA Y PRÓRROGA DEL CONTRATO
La vigencia de la contratación será de tres (3) años, según la Ley de arrendamientos y suburbanos; prorrogable por 7 años más, para lo cual, se deberá cumplir con las formalidades del artículo 104 de la Ley General de Contratación Pública, es decir:

Aportar la correspondiente resolución motivada suscrita por el jerarca en donde se consignen las razones de la necesidad de una vigencia mayor sustentada en los estudios técnicos, financieros y jurídicos pertinentes suscritos por funcionarios competentes que así lo justifiquen.
El Departamento de Servicios Generales junto con los fiscalizadores de las Unidades Solicitantes del Patronato Nacional de la Infancia, tendrán el control de la vigencia del contrato de arrendamiento, con el fin de gestionar lo pertinente en caso de que el mismo se encuentre próximo a vencer.

I.GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO
De conformidad con el artículo 44 de la Ley General de Contratación Pública, el cual entre otras cosas estable lo siguiente:
“…ARTICULO 44- Garantía de cumplimiento. La garantía será exigible en todos los contratos derivados de la licitación mayor y la licitación menor (…)”
Se debería solicitar el depósito de una garantía de cumplimiento; sin embargo, derivado de la práctica comercial “arrendamiento de bienes inmuebles”, no se solicitará dicha garantía en este procedimiento, toda vez que la Ley 7527 Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, tampoco la solicita.

DEL DICTADO DEL ACTO FINAL

La adjudicación del presente procedimiento quedará sujeta a la certificación de contenido presupuestario que garantice los pagos para los meses del presente ejercicio presupuestario (meses del año 2026 que se proyecte recibir el inmueble con las mejoras/ según lo establecido en el artículo 38 de la ley 9986) y la aprobación de las plazas por parte de los entes externos (artículo 8 inciso e. de la ley 9986). (documentación que se visualiza en la solicitud de contratación).