Contratación de Servicios de Localización de Datos y Notificación de Obligados Morosos

1. El oferente debe contar con al menos 2 años de experiencia en proyectos de gestión de cobro mediante notificaciones y localización de datos. Aspecto que será verificado mediante declaración jurada, que manifieste el cumplimiento de este requisito y debe indicar la cantidad de años totales que cuenta con experiencia, detallando la información y contactos de las empresas o instituciones a las cuales se les ha prestado este tipo de servicios.

 

b. Poseer una Plataforma para notificaciones y localización de datos:

1. Con plataforma tecnológica que permita el rastreo y muestre el estatus de la notificación.
2. Con servidores, UPS, o cualquier otra herramienta tecnológica que garantice el servicio.
3. Con acceso a buró de crédito u otras herramientas que permitan la localización de datos para contactar a los obligados morosos.
4. Con personal capacitado para realizar investigación en los diferentes medios que permita la localización de datos incluyendo llamadas telefónicas
5. Con personal capacitado para realizar notificaciones.
6. Con equipo y software necesario para realizar la logística de impresión, empaquetado y distribución de las notificaciones.
7. Equipos y sistemas tecnológicos actualizados, que permitan suplir las necesidades que se requieren para realizar las gestiones telefónicas con eficiencia y eficacia.

El oferente debe aportar declaración jurada que demuestren que poseen los requisitos de los ítems a) y b). El IMAS se reserva el derecho de verificar la información indicada por las empresas ofertantes en las declaraciones juradas; por lo medios que la institución considere pertinentes para tal efecto.

REQUERIMIENTOS: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y EVALUACIÓN DE OFERTAS

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS:

 Cuadro 1: Detalle del Servicio a contratar

Línea	Detalle del servicio	Medida
Línea 1	Notificación Efectiva GAM	Unidad
Línea 2	Notificación Efectiva fuera del GAM	Unidad
Línea 3	Investigación y Actualización de Datos	Unidad

 

1. Notificación Efectiva GAM y fuera del GAM (Líneas 1 y 2)

Realizar gestión mediante notificación (requerimiento de pago) a obligados morosos con obligaciones tributarias pendientes de pago ante el IMAS, dentro y fuera del Gran Área Metropolitana (GAM), y esta sea efectiva (entregada).

Se debe completar el acta de notificación con la información específica de la entrega, la cual se indica en la misma, además de otras observaciones con detalles de la entrega, evidencia o fotos que se consideren relevantes para respaldar la gestión realizada, además la misma debe ser firmada por el notificador. Esta acta es particularmente importante en los casos en los que el sujeto pasivo no acepta dar por recibida la notificación efectuada.

En el caso de las notificaciones, la Unidad de Administración Tributaria remitirá en formato electrónico a la contratista los casos a gestionar, la cual deberá realizar la impresión tanto de las notificaciones, como de las actas de notificación, para remitir al IMAS para obtener firmas de trazo en los documentos indicados. Posteriormente, la contratista debe recoger los documentos firmados y prepararlos para su entrega a los obligados morosos.

En caso de que no se logre realizar la entrega efectiva, el paquete será devuelto al IMAS con el detalle en el acta de notificación de la imposibilidad de notificación junto con sus respaldos.

1. Investigación y Actualización de datos (Línea 3)

En los casos en los que el IMAS lo solicite, la contratista realizará investigación previa de persona física fallecida, o de persona jurídica en condición de sociedad disueltas o desinscrita, como parte del proceso de investigación.

Para lo cual puede recurrir, pero no limitarse, a realizar llamada telefónica, consulta a sistemas informáticos especializados (como puede ser Buró de Crédito), consulta a bases de datos públicos (Ministerio de Hacienda, Tribunal Supremo de Elecciones, Registro Nacional, SICOP, entre otras), Investigación en Redes Sociales, o cualquier otro medio legítimo y legalmente admisible para obtener información que sea de utilidad para localizar al obligado moroso (en este último caso es necesario que los oferentes brinden detalle y explicación sobre los métodos a emplear).

En caso de obtener información nueva de dirección física y cuando la Administración así lo decida, se podrá realizar un segundo intento de notificación, con los nuevos datos.

Y además en caso de obtener información de teléfono y/o correo electrónico nuevo, dicha información se debe remitir al IMAS para que este actualice sus bases de datos.

Nota: En caso de que el IMAS lo requiera los plazos establecidos podrán ser modificados de conformidad con las necesidades existentes en la Unidad de Administración Tributaria, previa coordinación con la contratista.

Metodología para la ejecución del servicio:

Línea 1 y 2. Procedimiento para la Gestión de Notificaciones de Cobro Administrativo y Manejo de Documentación por parte de la contratista:

1. Una vez se cuente con la orden de pedido ya tramitada y comunicada al Contratista, el IMAS remitirá a la contratista base de datos y documentos digitales de los obligados morosos a gestionar en determinado rango de tiempo (generalmente de forma mensual). La remisión de la base de datos se realizará dentro de los primeros cuatro días hábiles del mes.
2. La contratista imprime a blanco y negro en tamaño carta los documentos de cobro administrativo remitidos por el IMAS (aproximadamente entre 2 y 8 hojas a una cara) y los traslada al IMAS para firmas, con la información existente. Después de entregadas las bases de datos la contratista tendrá un máximo de dos días hábiles para realizar esta gestión y trasladar al IMAS la documentación.
3. El IMAS deberá gestionar las firmas y la contratista deberá retirar la documentación, para lo cual se otorgará para estas gestiones un máximo de dos días hábiles.
4. La contratista retira en un máximo de dos días hábiles los documentos físicos de las oficinas del IMAS según la coordinación previamente efectuada y procede a empacar, en el empaque que considere necesario para su protección y manejo para su distribución.
5. La contratista realiza una Primera Notificación con Información suministrada por el IMAS. El acta de notificación debe ser completada con toda la información solicitada en el documento, ya sea una notificación efectiva o no efectiva, además se deben adjuntar fotos impresas del sitio donde se realizan las gestiones o cualquier otra que sea pertinente como soporte y detalle de la búsqueda realizada.
6. En los casos de que la primera notificación no sea efectiva, la contratista por medio del informe mensual que debe presentar conforme a lo indicado en el apartado Aspectos generales para considerar en las tres líneas, informará a la persona administradora de contratación de tal situación, para que la Administración Tributaria del IMAS determine los casos a los cuales se pedirá realizar la búsqueda de nueva información para una posible segunda notificación.

 Línea 3: Procedimiento para la Gestión de Investigación y Actualización de datos:

1. Una vez se cuente con la orden de pedido ya tramitada y comunicada al Contratista, la Administración suministrará los clientes que se les estará realizando la gestión de investigación y actualización de datos, que además podrían ser los casos que la primera notificación sea No Efectiva, la empresa contratada deberá realizar una investigación mediante diferentes medios tales como, llamada telefónica, consultas en buró de crédito u otras investigaciones que se puedan realizar, con la finalidad de recabar nueva información, que permita un contacto o una notificación efectiva.
2. Se deberá completar un archivo en Excel con el detalle de las gestiones realizadas, así como de la información obtenida, la cual podría ser: Teléfono, correo electrónico, dirección física, persona de contacto, o cualquier otra que se considere relevante. Por lo tanto, en caso de que no se logre obtener nueva información fruto de la investigación el IMAS, no reconocerá ningún pago, por dicha gestión.
3. En los casos en que no sea posible realizar la notificación con la información suministrada por el IMAS, ni con la información actualizada producto de la investigación de la contratista, se deberá documentar el intento de gestión mediante un acta de notificación, esta debe incluir: la información específica de la búsqueda de la dirección indicada, otras indagaciones u observaciones con detalles de la situación por la cual no se logra realizar la notificación, además de fotos de la locación indicada en el acta o de cualquier otra situación que se considere relevante para respaldar la imposibilidad de la gestión, y remitir esta junto con los respaldos de manera física al IMAS.

• Contenido de los Reportes e Informes

El proveedor del servicio será responsable de presentar un informe mensual de las gestiones realizadas. Además, los datos deben ser suministrados gráficamente. El informe mensual debe ser presentado a más tardar 5 (cinco) días hábiles posteriores al cierre del mes de la gestión conjuntamente con los reportes, estos reportes e informes deberán ser presentados de forma digital; además en este plazo se deberán remitir de manera física toda la documentación soporte, tales como notificaciones efectivas, notificaciones no efectivas, actas de notificación, fotos o cualquier otro que haya sido recopilado por la empresa como soporte de la gestión realizada.

Formato del informe mensual: 

1. Objetivo del informe.
2. Limitaciones: Situaciones u obstáculos presentados para realizar la labor en el periodo del informe.
3. Resultados: Totalidad de casos atendidos con el respectivo detalle del estatus.
4. Recomendaciones: Aportaciones que contribuyan a mejorar el servicio.
5. El proveedor podrá aportar informes o reportes adicionales que considere importantes.
6. Tabla con consolidado de gestiones.
7. Gráficos que representen los indicadores (efectivas, no efectivas, localizados, no localizados o cualquier otro dato que se relevante en la gestión).
8. Reportes:
9. Debe presentar mensualmente en el plazo de los primeros 5 días hábiles de cada mes los reportes y documentos de gestión del mes anterior, separado entre gestión de notificaciones y localización de datos:

Notificaciones: 

1. Total de Notificaciones
2. Indicador -Dentro GAM, Fuera GAM
3. Estatus -Efectivo, No Efectivo
4. Detalle de intentos de notificación realizada
5. Número del cliente
6. Número de cédula (física o jurídica)
7. Nombre del cliente
8. Fecha y hora de la Notificación o intento de Notificación
9. Monto que se gestionó
10. Nombre de la persona que realiza la gestión por parte de la empresa
11. Reporte de seguimiento a cada cliente gestionado.
12. Información adicional a la existente recabada durante la Notificación (teléfono, correo electrónico, dirección exacta, cualquier otra que información que nos ayude a contactar al cliente)

Localización de Datos: 

1. Total de Clientes gestionados para localización de datos
2. Número del cliente
3. Número de cédula (física o jurídica)
4. Nombre del cliente
5. Detalle de las gestiones realizadas para la localización de datos
6. Información de localización brindada por el IMAS (Correo Electrónico, Teléfonos, Dirección física)
7. Información de localización nueva resultado de la localización de datos (Correo Electrónico, Teléfonos, Dirección física)
8. En caso de que se gestione la notificación con esta localización de datos se debe indicar el resultado de esta (Efectiva, No Efectiva)
9. Nombre de la persona que realiza la gestión por parte de la empresa
10. Reporte de seguimiento a cada cliente gestionado.
11. Información adicional a la existente recabada durante la localización de datos o cualquier otra que información que nos ayude a contactar al cliente

Nota: El reporte de datos presentado al cierre de gestiones debe mostrar los datos originales, y los datos actualizados, además dentro de la información en el reporte debe venir un cuadro consolidado con el detalle de las notificaciones totales detallado entre dentro del GAM y fuera del GAM, así como su estatus de Efectivo y No Efectivo.

El IMAS podrá realizar muestreo de dicho reporte, con el fin de verificar la veracidad de la información. Los informes y reportes deben presentarse en formato digital, en Excel, o en formato modificable, además tanto los reportes como los informes, deben ser presentados los primeros 5 (cinco) días hábiles del mes posterior a su gestión, junto a toda la documentación soporte, tales como notificaciones efectivas, notificaciones no efectivas, actas de notificación, fotos o cualquier otro que haya sido recopilado por la empresa como soporte de la gestión realizada.

Aspectos generales para considerar en las tres líneas

Para el logro del objetivo de la presente contratación se deben atender los siguientes requerimientos y condiciones:

1. Realizar gestión a obligados morosos con el Instituto Mixto de Ayuda Social, mediante notificación.
2. Realizar localización de datos mediante llamada Telefónica, Buró de Crédito, Investigación, u otro mecanismo que sea pertinente y legalmente admisible.
3. Actualizar las bases de datos mediante el suministro de esta información al IMAS, con el fin de contar con la información más actualizada al realizar la gestión de notificación.
4. El oferente debe tener capacidad para realizar notificaciones en las direcciones físicas que indique la Administración, las cuales estarán ubicadas a lo largo del territorio nacional.
5. El adjudicatario deberá gestionar todas las notificaciones durante el mismo mes que se realiza la entrega.
6. La cantidad de notificaciones mensuales o localización de datos será en función de las necesidades establecidas por la Unidad de Administración Tributaria, por lo que la cantidad de estas puede variar mensualmente o incluso haber meses sin gestionar, la cantidad mensual para gestionar por la contratista se estima que podría oscilar entre 100 y 300 obligados morosos, pero el IMAS no se compromete a entregar una cantidad determinada (ni mínimos ni máximos).
7. La primera notificación se realiza con la información suministrada por el IMAS, en caso de ser no efectiva, la Administración valorará los clientes que deban ser gestionados para la localización de datos y cuando se obtenga información diferente a la existente, la Administración indicará los clientes a los cuales se les realizará un segundo intento de notificación.
8. La localización de datos debe contemplar investigaciones realizadas a Buró de Crédito, Redes Sociales, buscadores de internet, u otros medios legalmente admisibles. Además de proceder con las llamadas telefónicas para la localización de datos. Así como recabar información en la búsqueda de datos adicionales a los existentes, los cuales deben ser contenidos en los reportes remitidos al IMAS al finalizar el mes.
9. De conformidad a las necesidades del IMAS, se podrán remitir bases de datos con listados de obligados morosos a los cuales solo se realizará la localización de datos.
10. El oferente deberá disponer de herramientas de localización de datos como buró de crédito, así como la capacidad de realizar investigaciones por otros medios legalmente admisibles.
11. El cobro por el servicio prestado que realizará el contratista a la Institución se efectuará en base únicamente de las notificaciones que hayan sido efectivas y la localización de datos efectivos de obligados morosos, de conformidad con los casos remitidos por la Unidad de Administración Tributaria, sobre los cuales la contratista ejecutará las acciones sujetas de esta contratación; por lo que el IMAS no realizará ningún pago por gestiones que no sean efectivas.
12. Cualquier costo adicional relacionado directa o indirectamente con el proceso de notificación o localización de datos, debe estar contemplado en las líneas descritas en el cuadro denominado Cuadro 1: Detalle del Servicio a Cotizar, ya que el IMAS no reconocerá para pago ningún cargo adicional por otros costos relacionados, tales como comisiones, costos fijos mensuales, gestiones no efectivas o cualquier otro.
13. La empresa que resulte contratada deberá asumir todo el proceso establecido y abarcar todos los servicios requeridos y establecidos en esta contratación, por lo que no existe la posibilidad de adjudicación parcial a distintos oferentes. Esto debido a que:
    1. Las notificaciones, tanto dentro como fuera del Gran Área Metropolitana (GAM), se gestionan a partir de una única base de datos. Esta operación requiere una logística integrada para definir rutas y estrategias que maximicen la efectividad del proceso.
    2. La localización de datos e investigaciones forma parte de un flujo de trabajo interdependiente con las demás actividades. Su ejecución depende directamente del rendimiento de las otras líneas de servicio, lo que convierte el proceso en una estructura integral y no divisible.
14. Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Debido a lo anterior, el oferente estará obligado a describir de forma completa y precisa las condiciones propias del servicio que se compromete a brindar, en forma ordenada, clara, secuencial y en un solo documento que demuestre que es un oferente calificado para participar.
15. El adjudicatario podrá utilizar la información incluida en la base de datos suministrada por el IMAS, únicamente para los fines de esta contratación. En caso de que dichos datos no estén actualizados, el adjudicatario deberá utilizar los medios legítimos y procedentes a su alcance, para lograr el objetivo de localización y notificación. El servicio por brindar se efectuará dentro del mismo mes en el que se realiza la remisión de los documentos para notificación o listado para localización de datos.
16. El oferente deberá proveer todos los recursos materiales, tecnológicos, humanos, necesarios para la ejecución del servicio de este contrato que se realizará en sus instalaciones.
17. El oferente, una vez iniciado el servicio, si así lo considera, podrá adicionalmente incluir más personal operativo, para agilizar la gestión con mayor eficacia, sin que implique costo adicional para el IMAS.
18. No existirá relación de subordinación entre el personal de la empresa contratista y el IMAS. La contratación de personal para la ejecución del servicio correrá por cuenta y riesgo del contratista, lo que libera al IMAS, de toda responsabilidad inherente a la relación laboral, entre la empresa contratada y sus empleados.
19. Es deber del adjudicatario estar al día con sus obligaciones tributarias, sean estas con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), Ministerio de Hacienda, Fondo de Asignaciones Familiares (FODESAF) e Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), o cualquier otra obligación establecida.

Mecanismo para solicitar el servicio:

1. La Unidad de Administración Tributaria gestionará la solicitud de pedido (SAP) y su liberación de conformidad con las necesidades requeridas (por mes).
2. Una vez liberada, se informará a la persona profesional en proveeduría que lleva el procedimiento de contratación pública, con el fin de que se gestione el respectivo Pedido (SAP) y la Orden de pedido (SICOP).
3. Una vez gestionada la Orden de pedido, corresponderá a la contratista recibir dicha orden y dar inicio con el servicio requerido según los tiempos establecidos para cada servicio.

SISTEMA DE EVALUACIÓN DE OFERTAS

Los oferentes serán evaluados de acuerdo con los criterios de este apartado para determinar la oferta más conveniente:

Base de la calificación: La calificación se realiza en base 100, lo cual implica que la máxima cantidad de puntos que puede obtener un Oferente es de 100.

En la asignación de puntajes, se utilizarán únicamente dos posiciones de puntos decimales, sin efectuar redondeo.

La adjudicación se hará a favor de la oferta que obtenga el mayor puntaje entre todas las elegibles.

La calificación mínima que debe obtener una oferta para ser considerada en la adjudicación será de 80%.

Quedará a criterio de la Administración justificar la adjudicación con puntajes menores, al mínimo indicado, cuando no existan ofertas que alcancen o sobrepasen el mínimo.

Criterios para redondeo: Para los cálculos de puntaje que impliquen el manejo de decimales, se utilizará el truncar en el primer decimal.

Criterios de desempate: cuando dos o más ofertas tengan la misma puntuación una vez aplicado el sistema de evaluación, se deberá revisar si las mismas cumplen con la condición de Pyme, en cuyo caso, deberá otorgar una puntuación adicional a las ofertas con dicha condición, según el siguiente detalle:

• PYME del sector industria, servicios o agropecuario: 5 puntos adicionales.
• PYME del sector comercio: 2 puntos adicionales.

Asimismo, como criterio complementario de desempate definido por la Administración, se otorgarán

• Cooperativas: 2 puntos adicionales.

Para acreditar la condición de PYME, el oferente deberá aportar junto con su oferta en SICOP la certificación vigente emitida por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC).

Las cooperativas deberán aportar certificación de personería jurídica vigente emitida por la autoridad competente que acredite su condición.

En caso de empate la oferta favorecida con la adjudicación será la que presente una menor oferta económica

Si una vez aplicados los criterios anteriores persistiera el empate, este se resolverá mediante sorteo realizado en acto público, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Los factores que se tomarán en cuenta para proceder con la calificación de ofertas que resulten elegibles técnicamente son los siguientes:

 

Factor para evaluar	Porcentaje
a.    Precio	80%
b.    Experiencia en localización y notificación.	15%
c.     Criterios Social	5%
Total	100%

Para evaluar los aspectos indicados, se considerará lo siguiente:

a. Precio (80%):

Se le asignará un máximo de 80% a la firma que cotice el menor precio total. El precio debe cotizarse individual para cada línea de servicio. La Calificación se realizará con la suma total de los precios cotizados, de acuerdo con la siguiente fórmula:

(Monto ofrecido por la oferta de menor precio / Monto ofrecido por oferta a calificar)

* 80%

Los precios deben cotizarse individualmente acorde al siguiente detalle:

 

Línea	Detalle del servicio	Medida	Precio
Línea 1	Notificación Efectiva GAM	Unidad
Línea 2	Notificación Efectiva fuera del GAM	Unidad
Línea 3	Investigación y Actualización de Datos (llamada telefónica, buró de crédito)	Unidad

Para determinar el precio de cada oferente se sumarán los precios ofertados para las tres líneas que conforman el objeto contractual, y sobre este precio se realizará la comparación de precios entre proveedores, aplicando la fórmula que se indicó arriba.

El precio ofertado debe contemplar el impuesto de valor agregado que equivale a un 13%.

b. Experiencia adicional en localización y notificación 15 %: 

Se asignarán 3% por cada año adicional de experiencia posteriores a los cuatro años establecidos como requisito de admisibilidad, hasta un máximo de 15%. Para lo cual deberá presentar mediante declaración jurada.

c. Criterio social (5%): 

Se asignarán 5% al oferente que implemente acciones afirmativas para la promoción de igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, involucrados en el cumplimiento de las actividades contractuales, para lo cual deberá presentar alguna de las siguientes opciones:

1. Sello de igualdad de género del INAMU en cualquiera de sus tres niveles.
2. Reconocimiento de Buenas Prácticas Laborales para la Igualdad de Género emitido por el INAMU.

 

El INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (en adelante IMAS) invita a participar en la Licitación Menor, para la Contratación de Servicios de Localización de Datos y Notificación de Obligados Morosos, para la cual se recibirán las ofertas electrónicas por medio del Sistema Digital Unificado, según fecha y hora indicada en el pliego de condiciones.

El Departamento de Proveeduría Institucional del IMAS, será la oficina encargada de conducir el procedimiento de contratación.

La unidad que tramita la solicitud del procedimiento es Administración Tributaria y la persona funcionaria que proporcionará la información adicional de las especificaciones y documentación relacionada es el señor Melvin Cascante López persona asignada como Administradora de Contrato.

Toda la actividad de contratación pública regulada en la Ley General de Contratación Pública No. 9986 y su Reglamento deberá realizarse por medio del Sistema Digital Unificado, empleando para ello el uso de los formularios electrónicos que se disponga al efecto en la plataforma.

1. Objeto de la contratación

Partida	Línea	Descripción	Código SICOP	Monto unitario
1	1	SERVICIOS DE MENSAJERÍA DE NOTIFICACIONES RESOLUCIONES JUDICIALES Y COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS	7810220392184678	₡ 16.165,13
	2	SERVICIOS DE MENSAJERÍA DE NOTIFICACIONES RESOLUCIONES JUDICIALES Y COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS	7810220392184678	₡24.145,92
	3	LOCALIZACIÓN DE CLIENTES, BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN Y DATOS E INVESTIGACIÓN DE CLIENTES MOROSOS	8312160692274258	₡4.950,86

 

1. Tipo de Modalidad: Servicios 
2. Estimación presupuestaria: Se cuenta con un presupuesto estimado de ¢40,000,000.00 (Cuarenta millones de colones), inmersos en la Subpartida 1.04.99. De conformidad con el Artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública, en caso de que la ejecución de un contrato se prolongue en diversos ejercicios la persona administradora de Contrato deberá incorporar únicamente los recursos necesarios para garantizar el pago de las obligaciones anuales en cada ejercicio, mientras que el valor total de la contratación deberá estar contemplado en el marco de presupuestación plurianual. Por lo que es responsabilidad de la persona administradora gestionar el contenido presupuestario para cumplir con las obligaciones contractual.
3. Medios de pago: El IMAS utilizará para cancelar las obligaciones contractuales los siguientes medios de pago: Transferencia
4. Forma de pago: Se realizará de forma total, de conformidad con el requerimiento solicitado y la orden de pedido respectivo. El pago se realizará 30 días a partir de la fecha de recibido a satisfacción por parte del IMAS, la factura por los servicios brindados.

   Se requiere siempre de la presentación de la factura original y el recibo conforme del Administrador del Contrato por parte del IMAS, quien es el encargado (a) de fiscalizar la ejecución contractual.

   La factura deberá ser tramitada después de recibidos y analizados el respectivo informe y sus reportes de respaldo en forma digital.

   El pago se realizará contra la presentación de la respectiva factura, la cual deberá contener el detalle de cada servicio por separado, junto con la documentación que debe anexarse, incluyéndose en esta una certificación de que el adjudicatario se encuentra al día en sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, Ministerio de Hacienda, Fondo de Asignaciones Familiares e Instituto Mixto de Ayuda Social.

   Para efectuar el pago, el contratista debe presentar la factura electrónica conforme a Derecho y cumplir con los siguientes aspectos:

   a. El pago se llevará a cabo mediante transferencia electrónica de fondos, para estos efectos el contratista debe indicar en su oferta el número de cuenta, nombre completo y número de cédula del titular de la cuenta.

b. La factura debe ser emitida a nombre del Instituto Mixto de Ayuda Social e incluir los archivos en formato XML y PDF correspondiente a la factura.

c. La factura debe remitirse al correo electrónico de la persona Administradora del Contrato: mcascantel@imas.go.cr

Trámite de pago:

El pago se realizará contra la presentación de la respectiva factura. Las facturas que se presenten deberán cumplir con los requisitos establecidos para facturación electrónica definidos por el Ministerio de Hacienda, en su detalle deberá indicar al menos lo siguiente:

1. Procedimiento, número y nombre de la contratación
2. Indicación de la exención de impuestos si corresponde
3. Referencia de si se trata de un pago parcial o total.
4. Indicar la actividad y código económico referente al Cabys (Catalogo de Bienes y Servicios dados por Hacienda), así como los plazos de vigencia de las renovaciones indicadas

De conformidad con el artículo 18 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública el IMAS pagará mediante Transferencia bancaria en las cuentas registradas por el proveedor.

Para lo anterior, se requiere siempre de la presentación de la factura electrónica y el recibo conforme de la persona Administradora del Contrato por parte del IMAS, encargada de fiscalizar la ejecución contractual. Para el trámite de pago, el contratista deberá usar la factura electrónica, remitir la representación gráfica en PDF del archivo en formato XML de la factura electrónica al correo electrónico mcascantel@imas.go.cr y el recibo conforme del Administrador del Contrato por parte del IMAS, encargado (a) de Fiscalizar la ejecución contractual.

El adjudicatario deberá suministrar a la Administración, previo a la tramitación de cualquier pago, la información correspondiente a su cuenta bancaria en formato IBAN, la cual deberá encontrarse vigente y registrada a nombre del contratista.

La presentación de dicha información constituirá un requisito indispensable para la gestión y procesamiento de los pagos derivados de la ejecución contractual. En consecuencia, la Institución únicamente realizará pagos a aquellos contratistas que hayan aportado oportunamente su cuenta IBAN, de conformidad con los lineamientos administrativos, financieros y procedimientos internos vigentes.

Cualquier atraso en la presentación, actualización o corrección de la información bancaria será responsabilidad exclusiva del contratista y no generará responsabilidad alguna para la Administración por eventuales demoras en el trámite de pago.

De conformidad con la Directriz N°44-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al sector público”, publicada en La Gaceta N°167 del 10 de setiembre del 2024, se insta para que, en los procedimientos de contratación pública, las ofertas se presenten en moneda de curso legal en el país (colón costarricense). En el caso de recepción de ofertas en monedas distintas a la nacional de curso legal en Costa Rica, la oferta no será excluida, pero se deberá realizar la conversión a la moneda nacional para efectos de realizar la comparación con las demás ofertas que se cuente.

Para efectos del pago en colones, en contrataciones pactadas parcial o totalmente en moneda extranjera, el IMAS deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta emitido por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día en que se efectuará el pago, de conformidad con el artículo 48 de la citada Ley No. 7558.

Para todas las formas de pago el IMAS aplicará los principios de eficiencia, eficacia y valor por el dinero.

En caso de una devolución de un pago realizado en moneda extranjera, para su reintegro se deberá utilizar el tipo de cambio de referencia para la venta del Banco Central de Costa Rica del día en que se realizó la transacción de pago.

6. Plazo para el pago y reconocimiento de intereses:

El plazo para pagar no podrá ser superior a treinta días naturales, el cual correrá a partir de la presentación de la factura, previa recepción del bien o servicio a satisfacción por parte de la persona Administradora de Contrato y el cumplimiento del visado del gasto.

El reconocimiento de intereses se hará previo reclamo del interesado mediante resolución administrativa, que será emitida dentro de un plazo de dos meses posteriores a la solicitud.

El reclamo de intereses prescribirá en un año, conforme a las regulaciones del Código de Comercio Ley No. 3284 del 30 de abril de 1964.

Para operaciones en dólares de los Estados Unidos de América, los intereses serán cancelados aplicando la tasa de interés internacional referenciado por el Banco Central de Costa Rica.

De conformidad con el Artículo 38 de la Ley General de Contratación Pública, en caso de que la ejecución de un contrato se prolongue en diversos ejercicios la persona administradora de Contrato deberá incorporar únicamente los recursos necesarios para garantizar el pago de las obligaciones anuales en cada ejercicio, mientras que el valor total de la contratación deberá estar contemplado en el marco de presupuestación plurianual. Por lo que es responsabilidad de la persona administradora gestionar el contenido presupuestario para cumplir con las obligaciones contractual.

7. Responsables de los estudios

Estudio	Responsable	Departamento
Técnico	Melvin Cascante López	Administración Tributaria
Legal	Rosa Zúñiga Fernández	Asesoría Jurídica
Financiero	Xenia Weatte Ruíz	Administración Financiera

8. Plazo de vigencia de la oferta, vigencia del contrato y plazo para realizar la adjudicación:

Plazo de vigencia de la oferta: 50 (cincuenta) días hábiles

Plazo de vigencia del contrato: La vigencia del contrato será por un (1) año, con posibilidad de tres (3) prórrogas facultativas de un año cada una, en caso de que se ejecuten todas las prórrogas el plazo total será de cuatro (4) años.

Plazo para la adjudicación: De conformidad con el Artículo 140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas.

Plazo de entrega: Por la particularidad del objeto contractual, la orden de pedido se realizará según la necesidad de la unidad solicitante, por lo que se establecerá el plazo de entrega en cada orden de pedido.

9. Oferta:

La oferta deberá presentarse en el Sistema Digital Unificado, firmada digitalmente por quien tenga poder suficiente para ello, dentro del plazo previsto para tal efecto en el pliego de condiciones.  La oferta estará encriptada e inaccesible hasta la hora y la fecha señaladas en el pliego de condiciones para la apertura de ofertas, garantizándose en el Sistema Digital Unificado la confidencialidad.

Deberá redactarse en idioma español. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español.

La literatura técnica y demás documentación que le dé soporte a la propuesta constituirá parte integral de la oferta.

La persona oferente deberá aportar, mediante el Sistema Digital Unificado, toda la documentación requerida en el pliego de condiciones.

Con el solo sometimiento de la oferta en tiempo, se entiende aceptado el plazo de vigencia de la oferta establecido en el pliego de condiciones y durante las diferentes etapas del procedimiento, aunque no deje constancia de ello en la oferta.  Si hubiera alguna inconsistencia, se le hará la prevención correspondiente a la fase de análisis de las ofertas.

Con la presentación de la oferta se tendrá por aceptada todas las condiciones establecidas en el pliego de condiciones.  En ningún caso se aceptará la presentación de ofertas en medios distintos.

La oferta participará únicamente en el concurso para el que fue presentada, asumiendo el oferente las consecuencias que se puedan generar por su falta de cuidado o cualquier error imputable a él en el momento de ingresar su oferta y la documentación complementaria en el Sistema Digital Unificado.

Para el sometimiento de la oferta en el Sistema Digital Unificado, si es necesario adjuntar documentos, se deben agrupar en las siguientes tres categorías: 

• Documentos técnicos
• Oferta económica
• Documentos legales.
• En la primera página de cada archivo debe usar el índice de documentos que contiene.

Los documentos electrónicos que se aporten junto con la oferta deben presentarse en un formato adecuado que permita la verificación de la firma digital, conforme lo establece la Ley No. 8454 Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que establece que una firma electrónica es válida únicamente si ha sido emitida bajo un certificado digital vigente y registrado.

La oferta económica debe ser acorde con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en el pliego de condiciones electrónico y documento complementario al pliego de condiciones.

10. Participación única en cada procedimiento de contratación:

Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar en forma conjunta o consorciada.  La condición también resultará aplicable a las personas físicas o jurídica que conformen un mismo grupo de interés económico en los términos establecidos en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública.  Lo anterior a excepción de lo establecido en el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

11. Ofertas en consorcio

Dos o más participantes podrán ofertar de forma consorciada sin que ello implique crear una persona jurídica diferente, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. Por tanto, las actuaciones, los hechos y las omisiones que se presenten en el desarrollo de la propuesta y del contrato, afectaran todos los miembros del consorcio.

El acuerdo consorcial al menos cubrirá lo siguiente:

1. Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo electrónico y capacidad de las partes.
2. Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago.
3. Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sean recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible.
4. Plazo del acuerdo, que deberá como mínimo cubrir la totalidad del plazo contractual.
5. Deberá aportarse en el Sistema Digital Unificado el documento original en caso de haberse suscrito de manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física.
6. Los integrantes del consorcio deberán estar registrados como proveedores en el Sistema Digital Unificado-SICOP.
7. Los términos, las condiciones y la extensión de la participación de los miembros de un consorcio en la presentación de su propuesta o ejecución del contrato, en caso de que existiese alguna modificación, deberá ser comunicado a la Administración.
8. Los requisitos legales y de admisibilidad deben ser cumplidos por todos los integrantes del consorcio para el objeto que ofrecen y solo se podrán reunir o completar requisitos del pliego de condiciones, por parte de los consorciados en cuanto a los objetos ofrecidos.
9. Para efectos de la evaluación financiera, en los casos que se realice, se tomará en cuenta el capital de trabajo de cada uno de los consorciados o complementariamente de todos, lo que debe estar señalado en el acuerdo consorcial.

12. Subcontratación: La subcontratación es el contrato por el que el contratista encomienda a un tercero la realización de una parte esencial del objeto del contrato, con organización de medios y riesgos a cargo del subcontratista. La subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad integral por el objeto contratado, debiendo éste también cumplir con todas las obligaciones contraídas con los subcontratistas.

La subcontratación tendrá como límites el cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato y las prestaciones esenciales vinculadas a los aspectos que determinaron la selección del contratista.

No se considera subcontratación, los contratos de aprovisionamiento necesarios para la realización de lo pactado frente a la Administración, sean estos bienes o servicios.

En la oferta se deberá aportar el listado de los subcontratistas, así como el objeto de su contratación, con el señalamiento expreso del porcentaje del objeto que asumirá cada uno de ellos. El adjudicatario podrá reemplazar a un subcontratista en cualquier momento con el visto bueno de la Administración, previa verificación de que cumple con los mismos requisitos del subcontratista anterior.

El contratista no podrá alegar, en ningún caso, cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, de conformidad con lo establecido en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública. Todo subcontratista deberá mantener actualizada la información de la declaración jurada prevista en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública.

13. Subsanación y plazo de caducidad para efectuarla: Podrán ser susceptibles de subsanación los defectos que contenga una oferta, siempre y cuando con ello no se otorgue una ventaja indebida.

El IMAS realizará el análisis legal, técnico y financiero de las ofertas recibidas, conforme al principio de calificación única. Dentro del plazo establecido en el cronograma de la contratación, emitirá una única prevención que consolidará todos los aspectos a subsanar o a aclarar por parte de los oferentes. Excepcionalmente, cuando resulte imprescindible para el adecuado análisis de las ofertas, la Administración podrá realizar una segunda solicitud de subsanación o aclaración.

El IMAS otorgará al oferente un plazo para atender la solicitud de subsanación o aclaración, el cual deberá determinarse atendiendo a la naturaleza de la información solicitada, su complejidad para ser obtenida y el tipo de procedimiento de contratación correspondiente.

Dentro del mismo plazo otorgado el oferente deberá aclarar o subsanar extremos no prevenidos por la Administración, que estuvieren indicados en los informes realizados para el análisis de la oferta o cualquier otro extremo que estime necesario subsanar o aclarar.

De no atenderse la prevención en tiempo y forma, caducará la facultad del oferente para realizarla en un momento posterior, conforme al artículo 50 de la Ley General de Contratación Pública.

La Administración procederá, mediante acto motivado, a descalificar la oferta siempre que la naturaleza del defecto así lo amerite, por incumplir aspectos esenciales de las bases del concurso o sean sustancialmente disconformes con el ordenamiento jurídico. Los incumplimientos intrascendentes no implicarán la exclusión de la oferta, pero así deberá ser razonado.

No será parte de la subsanación aquellas omisiones relacionadas con aspectos exigidos en el pliego de condiciones, que no requieren una manifestación expresa del oferente para conocer los alcances puntuales de su propuesta, en cuyo caso se entenderá que acepta las condiciones.

14. Notificación en el Sistema Digital Unificado:

Tratándose de la notificación al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario, el proveedor o subcontratista quedará notificado el día hábil siguiente de la comunicación.  La notificación será válida cuando ingrese a alguno de los medios señalados, tanto al domicilio electrónico permanente y/o al medio subsidiario.  Será responsabilidad del usuario cumplir con los mecanismos de verificación establecidos en la plataforma que garanticen la pertenencia de los medios de notificación registrados, así como que éstos se encuentren activos.  En virtud de lo anterior, cualquier imposibilidad de realizar la notificación al domicilio electrónico por la omisión de dichas verificaciones, no será imputable al IMAS o al Sistema Digital Unificado.

15. Expediente electrónico y conservación de la información:

En cada procedimiento de contratación pública que se realice en el Sistema Digital Unificado, el expediente será electrónico y contendrá todos los documentos que se generen en el trámite del procedimiento, la ejecución del contrato y su finiquito.

Todo interesado tendrá libre acceso al expediente electrónico del procedimiento de contratación, el cual podrá ser consultado en línea.

16. Incorporación de documentos:

Todos los documentos que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, a los formularios y/o documentos electrónicos disponibles en el Sistema Digital Unificado, deben ser digitales e incorporados en el módulo que corresponda.  En los casos en los que el documento no esté disponible en formato electrónico, deberá digitalizarse e incluirse en formato PDF en el módulo respectivo.

17. De la información confidencial en el Sistema Digital Unificado:

En el supuesto que un oferente considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el Sistema Digital Unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo indicado en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, salvo solicitud de la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República o cualquier autoridad judicial que por sus competencias requieran al IMAS la visualización de dicha información.

Cada oferente deberá rendir las declaraciones bajo fe de juramento en el Sistema Digital Unificado, lo cual en aplicación del principio de eficiencia serán adecuadas a lo requerido en el presente procedimiento de contratación para la consulta y verificaciones que deba realizar la Administración.

Es responsabilidad de los proveedores y subcontratistas mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar.  De generarse cualquier variación en aquellos términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el Sistema Digital Unificado.

18. Verificación de cumplimiento de las obligaciones del oferente:

1. El IMAS verificará el estado de las obligaciones de la persona oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el Sistema Digital Unificado o en el sitio web de cada entidad competente en la materia, el IMAS podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte de la persona oferente y subcontratista de estas obligaciones:

1. 1. De estar al día en el pago de las obligaciones con FODESAF según lo establecido en el artículo inciso 22 inciso c) de la Ley 8783, Reforma No. 5662 Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.
   2. La condición de estar al día con las obligaciones Obrero-Patronales, de conformidad con el Art. 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
   3. Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.
   4. Estar al día con las obligaciones de la seguridad social en el IMAS.
   5. Estar al día con las obligaciones tributarias.
2.  
3. b. Los contratistas deben estar al día durante todo el proceso de contratación, incluida la fase de ejecución contractual, con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS. Las personas contratistas con la presentación de la oferta aceptan el compromiso de mantenerse al día, durante toda la ejecución contractual, del cumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales correspondientes a la CCSS, el FODESAF, el IMAS y los impuestos nacionales incluyendo el impuesto a moteles recaudado por el IMAS. Lo anterior, como condición para poder recibir el respectivo pago.
4.  
5. c. Si durante la etapa de ejecución del contrato, un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.
6.  
7. d. Se considerará un incumplimiento contractual encontrarse moroso con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS, y en dicho caso, se podría producir la resolución del contrato, una vez se le haya dado la oportunidad a la persona contratista de cumplir con las obligaciones mencionadas, en los términos que señala la ley.

e. Todo oferente debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al objeto contractual. Además, la actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al bien o servicio que eventualmente ejecute. No será de recibo en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a la actividad económica diferente a la establecida en la oferta y el contrato. La persona Administradora de Contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al bien o servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.

f. El contratista debe rendir póliza del riesgo del trabajo, acorde con las labores contratadas. La póliza debe presentarse a las personas Administradora de Contrato antes de iniciar el trabajo, como condición imprescindible. La póliza debe estar al día, su vencimiento se considerará incumplimiento contractual. El IMAS está facultado a solicitar la póliza en cualquier momento, donde claramente se demuestre que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza. 

g. El oferente deberá procurar que el personal a su cargo mantenga las normas de higiene establecidas por el Ministerio de Salud y el IMAS, de seguridad y salud ocupacional, por lo que el oferente deberá suministrar todos los implementos necesarios en protección de su personal, las personas funcionarias, visitantes y usuarias.

h.Es deber ineludible de la persona contratista cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social contempladas en el bloque de legalidad, así como, cualquier compromiso social que suscriba respecto de la presente contratación.  Su inobservancia constituirá falta grave y responsabilidad atribuible al contratista, pudiendo acarrear inclusive, a la resolución contractual sin responsabilidad para la Administración, previa observancia del debido proceso.

 i. Cada persona oferente deberá rendir las declaraciones bajo fe de juramento en el Sistema Digital Unificado, lo cual en aplicación del principio de eficiencia serán adecuadas a lo requerido en el presente procedimiento de contratación para la consulta y verificaciones que deba realizar el IMAS. Todo interesado en participar como oferente o como subcontratista en cualquier procedimiento de contratación pública deberá rendir la declaración jurada de conformidad con lo regulado en el artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública 9986.

j. Es responsabilidad de los proveedores y subcontratistas mantener actualizada la información que hayan aportado al momento de solicitar su inscripción en el Registro Electrónico Oficial de Proveedores y Subcontratistas para cada proceso de contratación en el que quieran participar. De generarse cualquier variación en los términos consignados en las declaraciones juradas que constan en ese registro deberán rendir oportunamente una nueva que deberá constar en el Sistema Digital Unificado.

19. Precio:

El precio se deberá ser cierto y definitivo, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones regulados en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública N° 9986.  En caso de divergencia entre el precio cotizado en número y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real. Si la persona oferente no señala los tributos que afectan su propuesta, se presume que el monto total cotizado los contiene, incluyendo tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos de mercado local.  El precio deberá incluir el impuesto de valor agregado, pues la institución no se encuentra exenta.

Que en el Alcance No. 156 de La Gaceta No. 167 del 10 de septiembre de 2024 se publica la Directriz No. 44-H denominada “Directriz de uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas, dirigida al Sector Público”, en la cual se dispone el uso de moneda nacional en todo nuevo procedimiento de contratación pública. En caso de recibir ofertas en monedas distintas a la nacional de curso legal en Costa Rica, la oferta no será excluida, pero se deberá realizar la conversión a la moneda nacional para efectos de realizar la comparación con las demás ofertas que se cuente.

El IMAS pagará en colones costarricenses.

20. Requerimiento financiero:

20.1 Desglose del precio

El oferente deberá presentar el “Desglose de la Estructura del Precio” para cada una de las partidas ofertadas, indicando el monto y el porcentaje correspondiente a Costos Directos, Costos Indirectos, Imprevistos y Utilidad.

Esta información la debe presentar, adjuntando en el Sistema SICOP un archivo en formato Excel que no esté bloqueado, con el nombre de “Estructura del Precio”. Además, debe agregar esta información en el documento de la Oferta Económica.

Nombre del Oferente:____________________________________________

Tipo Moneda de la Oferta Económica: _______________________________

Líneas #

Nombre del Bien o Servicio

*Costos Directos

Costos Indirectos

Imprevistos

Utilidad

I.V.A

Totales

Monto

%

Monto

%

Monto

%

Monto

%

13%

Monto sin IVA

Monto con IVA

%

1

2

3

Totales

Se debe desglosar los costos directos e indirectos absoluta y porcentualmente.

La anterior obligación no excluye la posibilidad para la Administración de solicitar información adicional atinente al cálculo de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario; y en caso de resultar adjudicado, se le requerirá el precio detallado de la oferta, todo de conformidad con el artículo 214 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Se solicita los índices de precios y declaración jurada según lo indica en el Reglamento de Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, en sus artículos:

Artículo 8. Índices de precios oficiales para determinar las variaciones de los costos directos e indirectos.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o la revisión de precios, de conformidad con lo regulado en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública y los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar en la oferta la información de todos los índices de precios oficiales, ya sean específicos o similares, de los costos directos e indirectos de la estructura de precio, los cuales deberán estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que desea medir. Para ello el oferente deberá considerar el siguiente orden de aplicación: primero, propondrá un índice de precios específico asociado al costo, para el que se desee medir dichas variaciones y en segundo lugar, en su ausencia o inexistencia, propondrá un índice de precios similar. En caso de que se proponga un índice similar se deberá aportar en la oferta la justificación técnica correspondiente de dicha decisión

Para lo anterior los oferentes deberán presentar una declaración jurada en donde acrediten la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del presente reglamento, según corresponda.

Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde el oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, dichos índices deberán ser concordantes con la moneda en qué se presentó el precio de la oferta, y los valores absolutos de su estructura, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Para el reajuste o revisión de precios de contratos cuyos costos directos e indirectos de la estructura de precio son de origen nacional y cotizados en moneda nacional, los índices de precios a utilizar se regularán conforme a lo establecido en los artículos 9 y 11 del presente reglamento. En caso de que el reajuste o revisión de precios de contratos cuyos costos directos e indirectos de la estructura de precio son de origen extranjero y cotizados en la misma moneda de ese país, los índices de precios a utilizar se regularán conforme a lo establecido en el artículo 12 del presente reglamento.

Para la aplicación de la fórmula matemática de reajuste y revisión de precios, los valores de los índices deberán corresponder a los publicados por el ente competente encargado de su cálculo y divulgación, sin efectuarles ningún tipo de conversión o recálculo, salvo cuando haya un cambio de periodo base de dichos índices.

En aquellos casos excepcionales, cuando el ente competente en materia de índices de precios suspenda de manera definitiva la emisión de un índice, el contratista deberá informar a la Administración de dicha situación, aportando la prueba suficiente y pertinente, y podrá proponer un nuevo índice, ya sea un índice similar o el índice general del Índice de Precios al Consumidor (IPC), para ello la Administración otorgará la "no objeción" a la pertinencia del nuevo índice propuesto.

Los índices de precios a utilizarse en las fórmulas matemáticas de reajustes o revisión de precios se determinarán con base en su pertinencia, según lo definido en el artículo 13 del presente reglamento.

Artículo 9. Índices de precios oficiales para los costos ofertados en moneda nacional.

Para aquellos costos directos e indirectos de la estructura de precio que están expresados en la oferta en colones costarricenses, el oferente deberá aportar en su oferta información acerca de los índices de precios nacionales, detallando al menos: a) el nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio, b) ente público competente que divulga el índice y c) el enlace del sitio web del ente competente que emite el índice en donde se accede a la información aportada.

Los índices de precios nacionales serán emitidos y publicados por el Instituto Nacional de Estadística y Censos de Costa Rica (INEC), el Banco Central de Costa Rica (BCCR) y cualquier otro ente público competente en materia de índices de precios que disponga el ordenamiento jurídico.

Artículo 12. Índices de precios oficiales para los costos ofertados en moneda extranjera.

Para aquellos costos directos e indirectos de la estructura de precio expresados en la oferta en una moneda de un país extranjero, el oferente deberá aportar en su oferta información acerca de a) el país de origen y unidad monetaria de los costos, b) el nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios oficial de los costos directos e indirectos de la estructura de precio, c) la periodicidad con que se determina el valor de cada índice, d) el ente competente que publica el índice y e) el enlace del sitio web del ente competente que emite el índice, en donde se accede a la información aportada.

En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, se requerirá que el oferente bajo su responsabilidad aporte una traducción libre al español de dicha información, dicha traducción únicamente para corroborar la información aportada por el oferente.

Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por un ente competente del país de origen de los costos, y concordantes con la moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio, lo anterior de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

De conformidad al artículo 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, se aplicará el rango de tolerancia según lo establecido en el Manual de Procedimientos para los estudios sobre razonabilidad de precios den los procesos de Contratación Administrativa realizados por el Área de Administración Financiera.

20.2 Reajuste del Precios:

La administración reconocerá reajustes y revisión de precios para ofertas según lo establecido en los Artículos 108. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato de obra pública y 109. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos en contratos de suministro de bienes y servicios, al contrato siempre que proceda, de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios. En caso de que se aplicaran reajustes o revisiones de precios o prórrogas, la garantía de cumplimiento deberá ajustarse proporcionalmente en monto y vigencia, según corresponda.

1. Fórmulas matemáticas: De acuerdo con lo indicado en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

20.3 Revisión de Precios:

La administración reconocerá reajustes de precios para ofertas según Artículo 108. Derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato de obra pública, al contrato siempre que proceda, de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública. En caso de que se aplicaran reajustes de precios o prórrogas, la garantía de cumplimiento deberá ajustarse proporcionalmente en monto y vigencia, según corresponda.

Fórmula matemática: ver Anexo 2 Formulas matemáticas

El adjudicatario deberá presentar el cronograma con las fechas acordadas de acuerdo con el artículo 44 y 45 del Reglamento para el Reajuste Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

21. Rangos de tolerancia de los precios ofertados:

De conformidad al artículo 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, se aplicará el rango de tolerancia según lo establecido en el Manual de Procedimientos para los estudios sobre razonabilidad de precios den los procesos de Contratación Administrativa realizados por el Área de Administración Financiera.

Para esta contratación, los precios ofertados deberán ajustarse a los rangos de tolerancia de la siguiente manera:

Máximo permitido: hasta un 10% por encima del precio de referencia (estimación de la contratación).

Mínimo permitido: hasta un 10% por debajo del precio de referencia (estimación de la contratación).

Las ofertas cuyos precios se encuentren por encima del +10% o por debajo del -10% no serán automáticamente excluidas; sin embargo, quedarán sujetas al análisis de razonabilidad de precios por parte de la Administración, la cual podrá aceptarlas o rechazarlas en función de los resultados de dicho análisis y de lo que se considere más conveniente para el interés público.

22. El presupuesto detallado:

El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por la persona adjudicataria dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato. En caso de no presentarse en ese plazo, el IMAS declarará insubsistente la adjudicación y procederá conforme a lo establecido en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública 9986. (ver Anexo 1 Formato Presupuesto Detallado)

Corresponderá a la persona administradora de contrato, posterior a la firmeza del acto de adjudicación y antes de la suscripción del contrato la revisión del presupuesto detallado aportado por la persona adjudicataria, verificando que sea concordante con la estructura del precio de la oferta, tanto en valores absolutos como en la o las monedas en que cotizó su precio. En caso de presentarse discrepancias entre la estructura del precio y el presupuesto detallado, prevalecerán los valores absolutos de la estructura del precio, para ello la persona adjudicataria deberá ajustar el presupuesto a dichos valores.

El presupuesto detallado corresponde a la memoria de cálculo efectuada y que sustenta el precio cotizado, todo lo cual se refleja en la estructura del precio presentada con la oferta.

El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad o unidad de la obra, según corresponda, indicando al menos sus costos directos, que considere como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales, equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos, sus costos indirectos, su utilidad e imprevistos. (Artículo 103 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública).

Así mismo, en los casos que proceda la aplicación del reajuste o la revisión de precios, el IMAS revisará la pertinencia de los índices oficiales de precios y costos propuestos en la oferta, eso con el propósito de establecer los índices que serán utilizados en la ejecución contractual.

23. Mejora del precio

La mejora de precios se regirá conforme lo regula el artículo 99 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

Para determinar la aplicación de la mejora del precio, se considerará los siguientes aspectos:

1. El Departamento de Proveeduría Institucional debe habilitar desde el pliego de condiciones la funcionalidad para la mejora de precio.
2. Discrecionalidad administrativa debidamente razonada y justificada por la unidad solicitante. La institución se reserva esta facultad ya que no es obligatorio, pero si dejará prevista la posibilidad.
3. La disponibilidad presupuestaria.
4. La valoración con respecto a los precios de mercado previamente considerados.

23.1 Metodología para la mejora del precio. 

1. En primera instancia, se procede con el análisis de admisibilidad de las ofertas a partir de los requisitos mínimos estipulados en el pliego de condiciones, determinando la elegibilidad de la oferta.
2. Una vez aplicado el “filtro” de admisibilidad, se invita a presentar la mejora del precio solo a los oferentes elegibles (los que superaron el análisis de admisibilidad).
3. La convocatoria de la mejora de precios, la realizará el Departamento de Proveeduría Institucional a solicitud de la unidad solicitante y se concederá un plazo de 2 días hábiles para que los oferentes elegibles presenten la mejora en el precio.
4. Todo procedimiento de mejora de precio lo realizará el Departamento de Proveeduría Institucional en la plataforma SICOP, siguiendo los pasos establecidos en el Manual de Mejora de Precios P-PS-107-04-2013.
5. El precio que se tomará para efectos de la calificación de ofertas será el último que propongan los oferentes.El oferente convocado a la mejora del precio se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la disminución de su precio.En apego a la normativa vigente, específicamente al Artículo 99. del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, una vez que sea de interés de la administración aplicar la facultad de la mejora de precios, los oferentes deberán presentar los precios mejorados los cuales serán considerados para efectos comparativos y se les realizará de nuevo el análisis de la razonabilidad del precio bajo la aplicación de la Metodología establecida para tal fin en el Manual de procedimientos para los estudios sobre la razonabilidad de precios en los procesos de contratación administrativa, realizado por el Departamento de Administración Financiera.

   Tal y como lo indica el Artículo 99 in supra, bajo ningún supuesto la mejora implicará disminución de cantidades, desmejora de la calidad y condiciones de lo originalmente ofrecido o el otorgamiento de una ventaja indebida para el proponente ni podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original, por lo que en todo caso, el oferente que presente una mejora del precio se encuentra obligado a justificar ampliamente la disminución del precio, lo cual debe especificarse de forma detallada también en el formato de Excel de la Estructura del precio, considerando todos los elementos que los componen con y sin el descuento aplicado.

   Por su parte, para el análisis de la razonabilidad del precio, la tolerancia +-10% en el proceso de la mejora del precio, en apego a lo dispuesto en el Reglamento en el Artículo 100. Precio para efectos de comparación, las desviaciones serán comparadas nuevamente con el banco de precios del sistema digital unificado o con el precio del mercado (según corresponda) como insumo brindado en la contratación pública de interés, pues los precios aún mejorados no pueden desviarse de los rangos o precios de referencia establecidos, vigilando de igual manera por el cumplimiento del contenido presupuestario para el objeto de la contratación. El descuento no podrá ser superior al porcentaje de la utilidad declarado en el precio original, conforme al artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública.

   g. El oferente que ofrezca mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio descontado, considerando todos los elementos que los componen, además, de la estructura del precio sin descuento.

   h. Si las ofertas elegibles fueron valoradas por medio de un estudio financiero, corresponderá a la instancia competente realizar la valoración de la mejora del precio, caso contrario, corresponderá a la unidad solicitante. El plazo para evaluar la mejora del precio será de 2 días hábiles.

i. El oferente convocado a la mejora del precio se encuentra obligado a justificar con toda claridad las razones que justifican la disminución de su precio.

j. Las mejoras del precio no deben implicar una disminución de cantidades o desmejora de la calidad del objeto originalmente ofrecido y tampoco puede otorgar ventajas indebidas a quienes lo proponen, tales como convertir su precio en ruinoso o no remunerativo.

Cualquier incumplimiento a las condiciones anteriormente son causales de no aceptar la mejora de precios ofrecida.

24. Consorcio de PYMES:

Las PYMES podrán participar bajo los consorcios previstos en el artículo 48 de la Ley General de Contratación Pública, así como también podrán utilizar la figura de los consorcios PYME regulados en la Ley para el Fomento de la Competitividad de la PYME mediante el desarrollo de consorcios, Ley No. 9576 del 22 de julio de 2018, en cuyo caso, gozará de los mismos beneficios establecidos al amparo de la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley No. 8262 del 2 de mayo de 2002.

25. Garantías rendidas por PYMES:

Las garantías de cumplimiento y colaterales presentadas por las PYMES que han demostrado su condición a la Administración según lo dispuesto en la Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, Ley No. 8262 y sus reglamentos; podrán ser otorgadas a través del Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (FODEMIPYME) o por los instrumentos financieros creados al amparo de la Ley del Sistema Nacional de Banca para el Desarrollo, Ley No. 8634 del 23 de abril de 2008, siempre y cuando las PYMES solicitantes cumplan con todos los requisitos y las condiciones de la normativa vigente.  Las garantías podrán, además, ser rendidas en cualquiera de las formas admitidas en el Reglamento a Ley de Contratación Pública.

26. Acto Final:

El plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. Únicamente en casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o por quien éste delegue para dictar el acto final e incorporarlo en el sistema digital unificado.

Si transcurrido el plazo de seis meses contados a partir del vencimiento del plazo original o su prórroga no se ha emitido el primer acto final, operará la caducidad del procedimiento, conforme a lo previsto en el artículo 51 de la Ley General de Contratación Pública.

27. Régimen recursivo

Todo recurso se presentará utilizando para ello el Sistema Digital Unificado. Para el cómputo de los plazos, estos empezarán a correr el día hábil siguiente a la notificación de todas las partes. Para la interposición del recurso se entienden hábiles todas las horas del propio día en que venza el plazo para presentarlo.

Los recursos deberán presentarse debidamente fundamentados y con la prueba idónea, con invocación de los principios de la contratación pública y normas infringidas. Se deberá indicar la infracción sustancial del ordenamiento jurídico que se alegue como fundamento de la impugnación. Junto con el recurso deberán aportarse los estudios técnicos que desvirtúen los criterios en que se sustente el acto impugnado. De lo contrario el recurso se tendrá como establecido de forma temeraria con las sanciones que para esto se haya dispuesto.

28. Validez, perfeccionamiento y formalización contractual:

Es válido el contrato administrativo sustancialmente conforme al ordenamiento jurídico. 

La relación contractual entre quien promueva el procedimiento y la persona contratista se perfeccionará una vez firme el acto de adjudicación y rendida la garantía de cumplimiento cuando haya sigo exigida.

29. Cláusula anticorrupción y de responsabilidad civil contractual 

Las personas que participen en el presente procedimiento de contratación adquieren la obligación y el compromiso de no incurrir directa ni indirectamente en actos que se puedan interpretar como conductas que deriven en: beneficios patrimoniales, negociaciones, ofrecimiento, tramitación o pago a cambio de beneficios, tráfico de influencias, actos que comprenden una conducta tendiente a corromper la imparcialidad de la función pública, tales como soborno, extorsión, instigación al delito, lavado de dinero, así como cualquier otro comportamiento que tienda a interponer intereses particulares por encima del interés público que se pretenden satisfacer con el concurso público con la finalidad de obtener beneficios ilegítimos para sí o para terceros, o de conseguir causar un perjuicio para terceros participantes en el proceso de contratación, en relación con la participación en el proceso, o con la adjudicación, ejecución, ampliación o continuidad del contrato.

Para los efectos de esta cláusula, se considera que el procedimiento de contratación pública nace desde que se incorpora en la planificación y se perfecciona a partir de Decisión Inicial citada en el artículo 37 de la Ley General de Contratación Pública.

Se entenderá que son agentes indirectos aquellas personas de quienes se puede valer el oferente o contratista para ejecutar el acto de corrupción, pueden serlo sus trabajadores, administradores, representantes, accionistas o bien cualquier persona que haya sido encomendada por el oferente o contratista o por las personas citadas para cometer el acto de corrupción.

La figura pasiva del acto de corrupción podrá ser el funcionario, o bien uno o más familiares suyos, personas jurídicas e incluso terceras personas que actúen en su nombre con el fin de cometer las omisiones o acciones punibles que se describen a continuación.

Se consideran actos de corrupción los siguientes:

• La omisión en el reconocimiento de prohibiciones o incompatibilidades para ofertar en licitaciones promovidas por el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS).
• El requerimiento o la aceptación, directa o indirecta, por personal funcionario del IMAS, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios indebidos como favores, promesas o ventajas para sí mismo o para otra persona o entidad, proveniente directa o indirectamente de las personas que participen en el presente proceso de contratación, a cambio de la realización, omisión o intervención indirecta para que se realice u omita cualquier acto en el ejercicio de sus funciones, o en el ejercicio de las funciones de otros funcionarios.
• La participación como autor, coautor, instigador, cómplice, encubridor o en cualquier otra forma en la comisión, tentativa de comisión, asociación o confabulación para la comisión de cualquiera de los actos a los que se refiere la presente cláusula.
• Soborno: ofrecimiento, promesa, entrega, autorización o aceptación de cualquier dádiva monetaria indebida o de cualquier otro beneficio o ven-taja para, a través de, o llevada a cabo por cualquiera de las personas que intervienen en el procedimiento de contratación pública, o cualquier otra persona vinculada con el resultado de éste, con el fin de obtener o retener un negocio o cualquier otro beneficio o ventaja inapropiada ya sea al compartir parte del pago de un contrato adjudicado, ya sea con el funcionarios de la parte que efectúa el concurso, de la otra parte con-tratante, o sus parientes, amigos o Socios Comerciales, utilización de intermediarios, agentes, subcontratistas, consultores u otros terceros, para canalizar pagos a esos funcionarios.
• Extorsión o Instigación al Delito: exigencia de un soborno o pago, ya sea que se acompañe o no de una amenaza ante la negativa a proporcionar lo exigido.
• Tráfico de Influencias: ofrecimiento o requerimiento de una ventaja indebida con el fin de ejercer influencia inapropiada, real o supuesta, sobre un funcionario público, con el objeto de obtener un beneficio o ventaja indebida para el instigador del acto o para cualquier otra persona.
• Lavado del producto de las prácticas antes mencionadas: es el ocultamiento o encubrimiento del origen ilícito, de la fuente, ubicación, disposición, movimiento o titularidad de una propiedad, con conocimiento de que tal propiedad es producto del delito.

Cuando el IMAS o alguna autoridad judicial o competente en la materia, previa aplicación del debido proceso compruebe la realización de un acto de corrupción, el participante en el proceso de contratación que haya incurrido en él y haya resultado adjudicado, será sujeto de sanción de inhabilitación en relación al impacto negativo en el servicio público derivado de los efectos de su actuación, y de conformidad con el artículo 123 de la Ley General de Contratación Pública, será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

En los casos que se determine que un participante en el proceso de contratación haya incurrido en un acto de corrupción, y éste no haya sido adjudicado, se deberá conformar un expediente para la denuncia de esta situación ante la entidad competente y será comunicada a la Dirección de Contratación Pública.

Las anteriores sanciones no eximirán al oferente o contratista de la potestad sancionatoria de naturaleza civil, penal, disciplinaria y/o administrativa que le sean aplicables al obligado por esta cláusula.

Con la sola presentación de la oferta, los oferentes se someten a la potestad sancionatoria derivadas de la participación en conductas que se interpreten como corruptas, corruptoras o abusivas en que participen con oportunidad del procedimiento de contratación pública.

Asimismo, con la sola presentación de la oferta, los participantes mediante ofertas conjuntas o consorciadas aceptan que las obligaciones y consecuencias derivadas de esta cláusula aplican tanto al conjunto o consorcio como a las personas físicas o jurídicas que los componen.

30. Fiscalización contractual

La persona designada como Administrador de Contrato fiscalizará todo el proceso de ejecución de acuerdo con las Directrices de Fiscalización de Contratos Administrativos del IMAS y lo regulado en el artículo 283 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.  En virtud de este deber de fiscalización, el IMAS deberá exigir el cumplimiento de los términos contractuales, debiendo corregir la persona contratista cualquier desajuste respecto del cumplimiento exacto de las obligaciones pactadas.

31. Finiquito:

En contratos de obra, las partes deberán suscribir el finiquito correspondiente, el cual se deberá realizar dentro del plazo máximo de un año desde la recepción definitiva de la obra y con el detalle que se estime conveniente.

No podrán realizarse finiquitos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores, toda vez que este acuerdo impide reclamos futuros, a excepción de la responsabilidad por vicios ocultos de la obra.

En los contratos de servicios o suministros de bienes a criterio del IMAS podrán pactarse finiquitos dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva. El trámite de finiquito podrá realizarse en el Sistema Digital Unificado.

32. Caducidad: 

En materia de contratación pública aplicará la figura de la caducidad ante la inactividad del IMAS o de la persona contratista, por un período que alcance seis meses, ya sea de forma continua o de la sumatoria de las suspensiones parciales e implicará la extinción del contrato en la etapa en que se encuentre.  Tal cómputo se realizará de forma separada en cuanto a las actuaciones propias del IMAS y aquellas de la persona contratista y la primera que alcance ese plazo originará la caducidad.

Por inactividad se entenderá que, pese al desarrollo de algunas actuaciones durante la ejecución del contrato, estas no conducen a su efectiva continuidad en la forma, el tiempo y el plazo previstos para la óptima satisfacción del interés público. 

Se exceptúan de lo anterior los convenios marco y las modalidades de entrega según demanda y consignación.

33. Clausula de confidencialidad

Mediante declaración jurada, los oferentes deberán manifestar que de resultar adjudicados se comprometen a:

Mantener en estricta confidencialidad toda la información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato, incluyendo, pero sin limitarse a: bases de datos de obligados morosos, información personal, financiera, tributaria, técnica, operativa, administrativa, así como cualquier otro dato o documento que le sea suministrado por el Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS), o que se genere como resultado de la prestación del servicio contratado.

A que la información confidencial solo podrá ser utilizada para los fines estrictamente relacionados con la ejecución del contrato. Queda expresamente prohibida su reproducción, divulgación, cesión, transmisión o uso para fines distintos, sin la autorización previa y por escrito del IMAS.

A que deberá adoptar todas las medidas técnicas, organizativas y de seguridad necesarias para garantizar la protección de la información confidencial, conforme a lo establecido en la Ley N.º 8968 “Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales”, su reglamento, y demás normativa aplicable.

A que la obligación de confidencialidad se extiende a todo el personal del adjudicatario, subcontratistas, asesores o cualquier tercero que participe directa o indirectamente en la ejecución del contrato. El adjudicatario será responsable por cualquier incumplimiento de esta cláusula por parte de dichos terceros.

A que la obligación de confidencialidad se mantendrá vigente durante la ejecución del contrato y posterior a su finalización, salvo que una disposición legal o judicial disponga lo contrario.

Teniendo claro que el incumplimiento de esta cláusula será considerado falta grave y dará lugar a la aplicación de las sanciones contractuales y legales correspondientes, incluyendo la resolución del contrato, sin perjuicio de las acciones civiles o penales que correspondan.

A que esta cláusula se interpretará conforme a lo dispuesto en la Constitución Política de la República de Costa Rica, la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, la Ley N.º 8968 “Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales”, y demás normativa vigente en materia de protección de datos y contratación pública.

Únicamente en el caso de que el contrato caduque por responsabilidad del IMAS cabría indemnización para la persona contratista, siempre y cuando este haya realizado gestiones tendientes a la consecución de la ejecución del contrato.  En tal caso, cabrá responsabilidad del funcionario público que con su omisión hubiera dado lugar a la caducidad del contrato.

34. CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Se reitera aspectos que debe cumplir la persona adjudicataria y contratista en ejecución:

1. El IMAS verificará el estado de las obligaciones de la persona oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el Sistema Digital Unificado o en el sitio web de cada entidad competente en la materia, el IMAS podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte de la persona oferente y subcontratista de estas obligaciones.
2. Estar al día con el Impuesto de Personas Jurídicas.
3. Estar al día con las obligaciones tributarias.
4. Los contratistas deben estar al día durante todo el proceso de contratación, incluida la fase de ejecución contractual, con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS. Las personas contratistas con la presentación de la oferta aceptan el compromiso de mantenerse al día, durante toda la ejecución contractual, del cumplimiento del pago de cuotas obrero-patronales correspondientes a la CCSS, el FODESAF, el IMAS y los impuestos nacionales incluyendo el impuesto a moteles recaudado por el IMAS. Lo anterior, como condición para poder recibir el respectivo pago.
5. Si durante la etapa de ejecución del contrato, un contratista adquiere la condición de morosidad con la Caja, y el contratante tiene pendiente pagos a su favor, este deberá retener su pago y girarle dichos recursos directamente a la Caja. Si una vez honrado el pago de las cuotas obrero-patronales o de trabajadores independientes quedara algún remanente a favor del contratista, el contratante le hará entrega de este.
6. Se considerará un incumplimiento contractual encontrarse moroso con el pago de las cuotas obrero-patronales ante la CCSS, el FODESAF y el IMAS, así como con los impuestos nacionales incluido el impuesto a los moteles que recauda el IMAS, y en dicho caso, se podría producir la resolución del contrato, una vez se le haya dado la oportunidad a la persona contratista de cumplir con las obligaciones mencionadas, en los términos que señala la ley.
7. Todo oferente debe estar inscrito ante la Administración Tributaria en la actividad económica que corresponda al objeto contractual. Además, la actividad económica que incluya en la factura debe corresponder al bien o servicio que eventualmente ejecute. No será de recibo en el IMAS facturas electrónicas que correspondan a la actividad económica diferente a la establecida en la oferta y el contrato. La persona Administradora de Contrato procederá a verificar que la actividad económica incluida en la factura corresponde al bien o servicio que se contrató, antes de realizar el trámite para el respectivo pago.
8. El contratista debe rendir póliza del riesgo del trabajo, acorde con las labores contratadas. La póliza debe presentarse a la persona Administradora de Contrato antes de iniciar el trabajo, como condición imprescindible. La póliza debe estar al día, su vencimiento se considerará incumplimiento contractual. El IMAS está facultado a solicitar la póliza en cualquier momento, donde claramente se demuestre que quienes brindan el servicio a la institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla o póliza.
9. El oferente deberá procurar que el personal a su cargo mantenga las normas de higiene establecidas por el Ministerio de Salud y el IMAS, de seguridad y salud ocupacional, por lo que el oferente deberá suministrar todos los implementos necesarios en protección de su personal, las personas funcionarias, visitantes y usuarias.
10. Es deber ineludible de la persona contratista cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social contempladas en el bloque de legalidad, así como, cualquier compromiso social que suscriba respecto de la presente contratación. Su inobservancia constituirá falta grave y responsabilidad atribuible al contratista, pudiendo acarrear inclusive, a la resolución contractual sin responsabilidad para la Administración, previa observancia del debido proceso.
11. El contratista es la responsable en todos sus extremos del pago de salarios, aguinaldos y otros que resulten de la relación laboral entre la(s) empresa (s) y sus empleados, la persona contratista deberá asumir su responsabilidad como patrono único en su totalidad, por lo que todas las obligaciones obrero-patronales derivados de la realización del trabajo, tales como: cuotas de la Caja Costarricense del Seguro Social, riesgos profesionales, obligaciones obrero-patronales, correrán por cuenta de la persona adjudicataria, quedando el IMAS totalmente desligado, y no manteniendo ninguna relación de éste tipo con los trabajadores de la responsabilidad civil o penal en que pudieran incurrir en la prestación de servicios. El transporte del personal, equipo y materiales para la realización del trabajo corre por cuenta del contratista.
12. El IMAS está facultada a solicitar la planilla pagada a la Caja Costarricense de Seguro Social en cualquier momento, donde claramente se demuestre que quienes brindan el servicio a la Institución se encuentran debidamente incluidos y al día en dicha planilla.
13. La persona o empresa participante en este concurso, debe comprometerse en su oferta a cancelar puntualmente los salarios a su personal, sin que exista la mínima demora, conforme lo indica el artículo 168 del Código de Trabajo, “el plazo para el pago del salario nunca podrá ser mayor de una quincena para los trabajadores manuales”, y demás normativa jurídica y lineamientos aplicables y éstos deben ser de conformidad con la fijación establecida en el Decreto de Salarios Mínimos que emite el Consejo Nacional de Salarios cada semestre, según lo dispuesto por los artículos 177 y siguientes del Código de Trabajo.
14. La oferente debe declarar bajo juramento que está libre de trabajo infantil, y que en el caso de la contratación de adolescentes cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley 7739) y en la Prohibición del Trabajo Peligroso e Insalubre para Personas Adolescentes Trabajadoras (Ley 8922). Que aplica jornadas no mayores a las seis horas diarias en el caso de personas adolescentes trabajadoras y que en cuyo caso el salario que aplica, de conformidad con nuestra legislación, es igual al salario mínimo de una persona trabajadora que labora jornada ordinaria de ocho horas.
15. Es responsabilidad de la persona empleadora verificar la permanencia legal de la persona trabajadora extranjera, pues la normativa indica que aquella persona que contraten a personas extranjeras en condición irregular se expondrá a sanciones administrativas y conforme la Ley.
16. Es deber ineludible del contratista cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, así como asegurar el cumplimiento por parte de las empresas subcontratadas, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato.
17. La póliza debe estar al día: Póliza de riesgos del trabajo.
18. Deberá acatar lo dispuesto en la normativa referente al Hostigamiento Sexual en el empleo y la docencia; equidad e igualdad de género; Inserción laboral; leyes y reglamentos conexos, para lo cual, debe estar dispuesta a resolver conflictos. Con el propósito de prever que las personas trabajadoras incurran en algún tipo de acto contrario a la ley que en consecuencia le ocasione perjuicio al IMAS en su relación con sus clientes y/o funcionarios, el IMAS queda facultado para solicitar al contratista remueva a la persona de la prestación del servicio. En estos casos de remoción de personal por indicación del Fiscalizador del Contrato, el contratista asume las responsabilidades laborales correspondientes. Asimismo, deberá informar por escrito cuando tenga conocimiento que su personal es víctima de acoso por parte de funcionarios IMAS.
19. El contratista debe respetar la diversidad, no admitiéndose discriminación o prejuicio debido a la etnia, religión, cultura, edad, sexo, convicción política, nacionalidad, religión, estado civil, orientación sexual o identidad de género, condición física o intelectual. En el IMAS defendemos la inclusión, respetamos la diversidad y no toleramos ningún tipo de discriminación hacia las personas.
20. Dentro de sus políticas de empleo deberá dar en igualdad de condiciones y oportunidades acceso al trabajo a personas con alguna discapacidad, en general a personas pertenecientes a poblaciones en condición de vulnerabilidad.
21. La empresa adjudicada está obligada a implementar las medidas pertinentes para garantizar la salud y la seguridad de la persona trabajadora en el lugar de trabajo y en las tareas que realiza. Debe cumplirse con lo establecido en el Reglamento General de Seguridad e Higiene en el trabajo.
22. La contratista será responsable de cualquier daño causado a las personas internas y externas, a las cosas o al medio ambiente que se produzca con motivo de los servicios que realiza en la institución, así como el uso adecuado de los desechos sólidos, por lo que deben de tomar las previsiones necesarias para prevenir, disminuir o mitigar la probabilidad de ocurrencia de tales daños.

35. Resolución de controversias durante la ejecución del contrato en sede administrativa:

De conformidad con lo señalada en el Artículo 298 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, si durante la ejecución de un contrato surgen una o varias controversias, y no puedan ser resueltas directamente entre las partes, éstas serán resueltas por un Comité ah hoc de expertos de acuerdo con el objeto contractual.

El proveedor deberá garantizar el adecuado manejo de toda la información a la que tenga acceso en el marco de la prestación del servicio, independientemente de su naturaleza (técnica, administrativa, operativa o de cualquier otro tipo), perteneciente a la institución.

Dicha información deberá ser utilizada exclusivamente para los fines relacionados con la ejecución del servicio requerido, quedando prohibida su divulgación, reproducción o uso para fines distintos a los establecidos, sin la debida autorización de la institución.

Asimismo, el proveedor deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la protección, resguardo y confidencialidad de la información, evitando accesos no autorizados o usos indebidos.

Estas disposiciones deberán ser conocidas y cumplidas por todo el personal del proveedor que participe en la ejecución del servicio.

36. Plazos y lugares de entregas del objeto contractual

Orden de inicio:

El inicio del plazo contractual comenzará a regir a partir del registro de la fecha de ejecución del servicio por medio de SICOP, por parte de la persona administradora de contrato.

Lugar de entrega: Administración Tributaria, Edificio Central IMAS en Barrio Francisco Peralta, San José

37. Recepción de bienes y servicios:

En contratos de bienes y servicios deberá mediar un acta de recepción del objeto contractual (provisional-definitiva), conforme a los parámetros de calidad establecidos en la decisión inicial y en el pliego de condiciones.  La recepción deberá tramitarse por medio del Sistema Digital Unificado.

38. Control de calidad

Para velar por el cumplimiento de los objetivos de este proyecto, se establecen mecanismos de previsión, de control, y de medición, que se implementarán antes y durante la evolución del proyecto, así como la corrección del desempeño de las actividades.

1. Como control preliminar a la implementación de este proyecto, además de los términos de los requerimientos generales que se definen en el pliego de condiciones para la contratación, se establecerá en el contrato una cláusula de confidencialidad (indicada en el punto 16) donde el adjudicatario se compromete a no revelar a terceros, datos sobre toda la información verbal o escrita que le brindará el IMAS, o que obtendrá durante la ejecución contractual. (Se adjunta propuesta de Cláusula de Confidencialidad).
2. El proyecto estará bajo la dirección de un representante por parte de la empresa adjudicataria y una persona fiscalizadora de la Administración Tributaria, quienes vigilarán por el cumplimiento del contrato a través del seguimiento mensual que se efectúa del mismo por medio de los reportes mensuales, documentación presentada por la contratista y la información que se genera en las diferentes acciones de la ejecución de esta contratación.
3. El principal control concurrente está orientado a la medición del avance del proyecto bajo la vigilancia de la recepción oportuna de los informes de gestión, a los que se les dará el tratamiento.
4. Deberá existir una constante retroalimentación entre el adjudicatario y el IMAS, en donde se informe las debilidades detectadas y los errores cometidos a fin de poder tomar medidas futuras para la continuidad del proyecto. Debiendo el contratista manifestar mediante los informes mensuales de tales situaciones.

 

39. Protocolo de Relacionamiento con Oferentes, Proveedores y Contratistas

Las relaciones e interacciones entre la Administración y los potenciales oferentes, oferentes, proveedores o contratistas se regirán por lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y el Protocolo de Relaciones entre Oferentes, Proveedores o Contratistas y la Administración Pública.

Toda comunicación relacionada con el presente procedimiento deberá realizarse a través del Sistema Digital Unificado (SICOP) o, cuando no resulte técnicamente posible, mediante los canales institucionales autorizados.

Las consultas, aclaraciones, reuniones y demás interacciones deberán ser documentadas e incorporadas al expediente electrónico respectivo.

No se reconocerán acuerdos verbales ni compromisos informales que modifiquen o incidan en las condiciones del procedimiento o de la ejecución contractual.

40. Proyección del servicio

La presente contratación es bajo la modalidad entrega por servicios requeridos, ya que por su naturaleza los casos remitidos por la Administración Tributaria para gestión, es variable de forma mensual.

Las cantidades de obligados morosos a gestionar mensualmente, es variable porque depende de factores como el comportamiento de la morosidad en cada mes, la estrategia cobratoria mediante la cual se establecen los segmentos de cartera a los cuales se les dará prioridad de gestión, así como de los resultados que el adjudicatario pueda alcanzar al localizar y notificar a los obligados morosos; por lo tanto, los montos de cancelación del servicio mensualmente varían y no se posible establecerlo de forma previa hasta que la contratista presente el informe mensual con la cantidad de notificaciones efectivas en GAM que realizó, la cantidad de notificaciones efectivas fuera del GAM que efectúo y la cantidad de obligados morosos a los cuales les efectúo la actualización de Datos.

Con la finalidad de dimensionar la posible cantidad de clientes a gestionar tanto en notificaciones como en localización de datos, se adjuntan cuadros con los casos que eventualmente y de conformidad a las necesidades que establezca el IMAS, podrían ser gestionados por la contratista, se previene que los mismos son solo parámetros de referencia (no son cantidades fijas mensuales, se aclara que entre un mes y otro se presentarán variaciones en las cantidades a gestionar).

Cantidad y Estatus de Obligados Morosos Asignados a Profesionales en Administración Tributaria destacados en dicha Unidad

Proceso Gestión Cobro	Cantidad
Asignado sin Gestión	22
Revisión de Información	29
Correo Cobratorio Enviado	72
Pendiente de Notificación	1267
Pendiente Cobro Judicial	48
Casos Finalizados	976
Total Casos sin Notific.	2414

                Fuente: Sistema Integrado de Administración Tributaria (SIAT)

El cuadro anterior es un detalle de los clientes asignados a Profesionales para gestión de cobro, el cual muestra en su última línea la cantidad de casos que podrían ser gestionados para notificación o localización de datos según las necesidades del IMAS.

Información de Referencia para Potenciales Oferentes, sobre Cantidad y Monto de Deuda de Obligados Morosos (Deudores) Activos

Rangos de Deuda en Colones	Cantidad de Deudores	Monto de la Deuda
De 1.000 a Menos de 10.000	3,491	16,429,388.58
De 10.000 a Menos de 100.000	6,689	280,395,890.71
De 100.000 a Menos de 500.000	3,254	636,986,466.78
Total	14,434	₡ 933,811,746.07

                   Fuente: Base de datos clientes activos, SAP

El cuadro anterior muestra los clientes activos que no han sido asignados a Profesionales, pero de conformidad a lo establecido en la estrategia cobratoria se podría definir un sector de esta cartera para ser gestionada por la contratista, ya sea para notificación, localización de datos o ambas.

Es importante indicar que dichos cuadros son referenciales, ya que mensualmente se determinará la cantidad de patronos a remitir a la empresa contratada para su respectiva gestión.

La estimación de la contratación se realizará de conformidad al estudio de mercado incluido en la solicitud de contratación Anexo N°2, siendo la unidad de medida el costo unitario.

Una vez remitida la base de datos con la información, la gestión se realizará durante lo que resta del mes.

Además, tanto el reporte como los informes con el detalle de las gestiones realizada durante el mes se deberá remitir mediante correo electrónico al fiscalizador del contrato durante los primeros 5 días hábiles del mes siguiente inmediato.

Se estima que la cantidad mensual para gestionar por la contratista podría oscilar entre 100 y 300 obligados morosos mensuales, dependiendo de las necesidades del IMAS, sin embargo, se aclara que de conformidad a las necesidades de la Unidad de Administración Tributaria del IMAS mensualmente se determinará si durante ese mes se realizarán gestiones y en caso de ser afirmativo, la cantidad a gestionar. Por lo que lo indicado no garantiza un flujo continuo o una cantidad fija.

Relación Precio y Cantidad de Obligados Morosos

El siguiente cuadro refleja el Promedio del Resultado de Cotizaciones de Proveedores según estudio de mercado y la cantidad de casos que se estiman gestionar mediante esta contratación tomando en consideración el total de casos activos asignados a profesionales sin notificar y los casos de obligados morosos sin asignar con montos mayores.

Proyección del Desglose del Precio y la Cantidad de Obligados Morosos a Gestionar 

Periodos	Cantidad de Casos	Notificación GAM (Efectiva)	Notificación fuera del GAM (Efectiva)	Actualización de Datos (Llamada Telefónica, Buró de Crédito, Investigación).	Totales
Precios Promedio - Estudio de Mercado		₡16,165.13	₡24,145.92	₡4,950.86
Porcentaje Promedio del Total de casos		35%	15%	50%
Enero	163	922,220.67	590,367.74	403,495.09	1,916,083.50
Febrero	160	905,247.28	579,502.08	396,068.80	1,880,818.16
Marzo	177	1,001,429.80	641,074.18	438,151.11	2,080,655.09
Abril	159	899,589.48	575,880.19	393,593.37	1,869,063.05
Mayo	155	876,958.30	561,392.64	383,691.65	1,822,042.59
Junio	175	990,114.21	633,830.40	433,200.25	2,057,144.86
Julio	175	990,114.21	633,830.40	433,200.25	2,057,144.86
Agosto	154	871,300.51	557,770.75	381,216.22	1,810,287.48
Setiembre	152	859,984.92	550,526.98	376,265.36	1,786,777.25
Octubre	173	978,798.62	626,586.62	428,249.39	2,033,634.64
Noviembre	152	859,984.92	550,526.98	376,265.36	1,786,777.25
Diciembre	158	893,931.69	572,258.30	391,117.94	1,857,307.93
Total Anual		11,049,674.61	7,073,547.26	4,834,514.79	22,957,736.67

Nota: Fuente elaboración propia con base en comportamiento observado en la gestión cobratoria realizada por esta Unidad.

Es importante mencionar que el cuadro anterior muestra una estimación de las posibles variables que influyen en cada una de las gestiones, por lo que durante la fase de ejecución contractual las cuantías pueden variar de forma mensual según las condiciones particulares y la gestión cobratoria, por lo tanto, las estimaciones anteriores son de referencia y no se puede garantizar que las mismas no varíen en cantidad o monto. A continuación, se detallan los supuestos en los que se basan los cálculos indicados:

• Se proyecta de conformidad al número de casos activos asignados a profesionales y el rango de los montos superiores a 250 mil colones, que la cantidad de casos a gestionar mediante la contratación ronda los 170 mensuales.
• Se proyecta que el 50% de las notificaciones remitidas serán efectivas y un 50% serán no efectivas.
• Se proyecta que el 70% de las notificaciones se encuentras ubicadas en localidades dentro del GAM y un 30% de ellas Fuera del GAM.
• Se proyecta que se realicen el 50% de Actualizaciones de datos, con respecto a los casos remitidos.

41. ADMINISTRADORA DE CONTRATO

La Administración del Contrato corresponderá: Melvin Cascante López, Administrador de Contrato de Administración Tributaria, quien se encargará de las acciones administrativas y de ejecución del contrato.

 

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