S.C. Contratación Directa por Excepción Servicio Contratación Medio de Comunicación Social Industrias Panorama para Difusión Mensajes Gestión Institucional

El oferente debe presentar la licencia vigente para ejercer actividad de publicidad exterior emitida por el Departamento de Inspección Vial y Demoliciones de la Dirección de Ingeniería de la División de Obras Públicas, del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Servicio de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. Entiéndase como el uso de espacios de publicidad que ofrecen los diferentes medios de comunicación, canales o puntos de contacto masivos, alternativos o personalizados, para comunicar un mensaje, información o campaña; durante un período de tiempo específico de conformidad con lo indicado en la orden de pauta dada por la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas.

El servicio requerido deberá brindarse en las vallas publicitarias y landmark en zonas rurales, pantallas digitales dentro del GAM y traseras de autobús en rutas del GAM y zonas rurales que disponga el medio Industrias Panorama, y de acuerdo con los formatos y tarifas corporativas brindadas al ICE por este medio para la colocación de pauta informativa de las campañas de comunicación 2026.

Para la ejecución de pauta informativa en medios de publicidad exterior la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas elaborará el documento orden de pauta (ver documento anexo # 6 machote orden de pauta) con el que brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas a ejecutar. El Responsable Técnico será el encargado de enviar al contratista esta orden de pauta por correo electrónico, con copia al administrador del contrato, junto con los diseños a utilizar, o los spots para el caso de pantallas digitales, en dicho envío se indicará el formato y las ubicaciones estratégicas seleccionadas, la cantidad de mensajes a exhibir, el periodo en que se debe ejecutar y los materiales informativos que corresponden a cada campaña.

Los mensajes y la duración de estos se definirá conforme el concepto creativo que se desarrolle para cada campaña de comunicación, acorde con el tipo de mensaje a transmitir.

El responsable técnico enviará la orden de pauta y los diseños a utilizar con 5 días de antelación al inicio del periodo de pauta requerido, de modo que el contratista pueda preparar la impresión e instalación de los mensajes. Para pantallas digitales se podrá enviar los spots a utilizar con 48 horas de antelación.  En caso de presentarse algún error o problema con el formato de los diseños o spots que impidan su uso, el contratista deberá indicarlo inmediatamente al responsable técnico, para que el ICE haga la corrección de manera inmediata y los envíe nuevamente.  El contratista no puede modificar, alterar o cambiar por su cuenta los diseños entregados, o utilizar versiones que no corresponden a la campaña indicada en la orden de pauta.

El contratista deberá responder al responsable técnico que le envió la orden de pauta, en un plazo de 4 horas, por correo electrónico, a la dirección iduran@ice.go.cr, confirmando el recibido de la misma y de los diseños y spots a utilizar.

Para las vallas, landmark y traseras de autobús, el contratista deberá coordinar con el responsable técnico, previo a la impresión, una prueba de color, en un plazo máximo de 1 día hábil luego de recibidos los materiales de la campaña, esta prueba será revisada y aprobada por el diseñador que elaboró el diseño, o bien la persona que el Coordinador de Innovación Creativa designe para esto, en un plazo de 1 día hábil. En caso de que la prueba de color no cumpla con las especificaciones necesarias el responsable técnico informará al contratista por correo electrónico para que realice los ajustes y la presente nuevamente, para lo cual tendrá como plazo máximo 1 día hábil. El ICE deberá aprobar la prueba de color para iniciar la impresión de los materiales. 

En el caso de las traseras de autobús, se presentan variables que pueden obstaculizar la correcta lectura y visibilidad del diseño como por ejemplo las placas, luces, ranuras u otros elementos que forman parte de la carrocería de la unidad, por lo que, para confirmar la impresión de los diseños, el contratista debe presentar al responsable técnico el montaje real del diseño sobre la unidad contratada para que sea aprobado por el ICE en un plazo de 1 día hábil.

El responsable técnico remitirá al contratista la aprobación de la prueba de color y el montaje de las traseras de autobús, por correo electrónico, con copia al administrador de contrato, para que éste inicie con la impresión de los materiales.

Una vez inicie la colocación de los diseños, el contratista deberá entregar al responsable técnico un reporte de colocación con fotografías o video de los espacios listos, para verificación de los todos los formatos y todas las ubicaciones seleccionadas.

Al finalizar el periodo de pauta indicado, el contratista deberá remitir al responsable técnico y al administrador del contrato, un informe con evidencias o testigos de las publicaciones realizadas, con fotografías o videos que demuestre la exhibición de los mensajes, en las vallas publicitarias, landmark, traseras de bus, y la proyección de los spots en las pantallas digitales, conforme con los formatos y ubicaciones seleccionadas. Este reporte debe indicar la ubicación física de los formatos y el periodo durante el cual se mantuvo en exhibición los mensajes informativos, y en el caso de traseras de autobús deberá indicar la ruta de cada autobús.

El informe de evidencias debe presentarse por cada orden de pauta recibida, junto con la factura correspondiente.   En los casos que el periodo de pauta incluya más de un mes, el contratista podrá entregar evidencias o testigos de publicación por mes vencido, con la respectiva factura.

CAPÍTULO I

Condiciones Generales

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO 1 DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

Disposiciones para presentación de la oferta:

1. El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios

2. Forma de presentar el Presupuesto detallado:

a. En los procedimientos de servicios el oferente deberá presentar en conjunto con la oferta un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen. Se anexa el formato a utilizar.

b. El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

CRITERIOS SOCIALES

El oferente debe presentar declaración jurada que, de resultar contratista, y de ser necesario presentarse al ICE, para entrega servicio o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, deberá seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

3. PLAZO DE ENTREGA: 

La entrega del servicio deberá realizarse en un plazo de 3 meses conforme la publicación de las campañas de comunicación para el año 2026, según los mensajes informativos y las fechas de publicación indicadas en cada orden de pauta (ver documento anexo #6 machote orden de pauta). 

4. FORMA DE PAGO:

El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, según la orden de pauta emitida, y contra el informe de evidencia de pauta avalado por el Administrador de Contrato. 

Para la recepción del servicio el contratista deberá presentar un informe de evidencia de la colocación de la pauta, con reporte fotográfico o en video en el que se demuestre la colocación de los diseños en las vallas publicitarias, landmark, traseras de bus, y la proyección de los spots en las pantallas digitales, conforme con los formatos y ubicaciones seleccionadas. Este reporte debe indicar la ubicación física de los formatos y el periodo durante el cual se mantuvo en exhibición los mensajes informativos, y en el caso de traseras de autobús deberá indicar la ruta de cada autobús. Deberá presentar el informe junto con la factura correspondiente por cada orden de pauta recibida.

5. GARANTÍA TÉCNICA

El servicio debe responder en todo momento a los fines de la contratación, en 3 meses plazo máximo que se ejecuta el servicio. Lo anterior sin perjuicio de las mejoras que puedan otorgarse, pero nunca podrán ser en detrimento de la necesidad pública contratada. La colocación de los mensajes debe responder a las fechas y características técnicas solicitadas en la orden de pauta. En caso de que se presentan fallas en los formatos debido a calidad de impresión, resistencia de color o del material utilizado, el contratista debe reparar o sustituir los artes impresos en un plazo no mayor a 24 horas.

En caso de que la proyección de spots en pantallas digitales, si se presentan fallas por cortes de energía, daños técnicos de las pantallas o del software de reproducción se aplicará la garantía técnica de emitir nuevamente los spots en las pantallas digitales indicadas originalmente en la orden de pauta.

6. VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato tendrá una vigencia de 3 meses con la posibilidad de realizar hasta 4 prórrogas facultativas por parte de la Administración

7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. El contratista debe asumir su responsabilidad como patrono único en su totalidad por lo que todas las obligaciones obrero-patronales derivadas de la realización del trabajo, tales como cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, Riesgos Profesionales, correrán por cuenta del contratista, quedando el ICE totalmente desligado y no manteniendo ninguna relación de este tipo con los trabajadores de la responsabilidad civil o penal en que pudieran incurrir en la prestación de los servicios.
2. Es deber del contratista el cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato.
3. El contratista deberá nombrar un enlace administrativo para la gestión del contrato e indicar al ICE los medios para su contacto.
4. Se deberá realizar la ejecución de los servicios en las vallas de carretera, landmark, traseras de autobús y pantallas digitales  que disponga el medio de comunicación Industrias Panorama, conforme el periodo de publicación solicitado por la administración, asegurando en todo momento la continuidad de estos y el estricto cumplimiento de lo convenido.
5. El contratista deberá informar al ICE, de forma inmediata y por medio del Administrador del Contrato, por correo electrónico, de cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato.
6. El contratista deberá suministrar toda la información requerida en el momento en que la Administración se lo solicite, para la buena operación y gestión del contrato. Asimismo, deberá seguir las indicaciones relacionadas con reportes y evidencias de pauta solicitado por el Administrador del Contrato.

8. OTRAS CLAUSULAS

8.1 Ejecución contractual

1. Para el control de la pauta informativa institucional se elaborará el documento orden de pauta (ver documentos anexo # 6 machote orden de pauta), con la que se brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas de comunicación y la pauta informativa a emitir.
2. El contratista deberá emitir informe de evidencia de la colocación de la pauta, con reporte fotográfico o en video, con ubicación física de los formatos: vallas, landmark, pantallas digitales; la indicación de las rutas de traseras de autobús, y el periodo en que se ejecutó la pauta.
3. El contratista debe asegurar la colocación de los mensajes informativos de las campañas, de modo que sean recibidos por los públicos, para ello debe asegurar la visibilidad de los formatos y la resistencia del color y el material utilizado, además de una transmisión estable y sin interferencias en las pantallas digitales.

8.2 Aspectos de Facturación

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente y enviada tras la entrega efectiva y recepción conforme.

El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme y entrega de la factura completa.

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, así como registrada en la plataforma SICOP, en el módulo de Solicitud de Pago.

La factura deberá contener:

• Número de pedido (MM) o contrato
• Descripción detallada del servicio entregado
• Unidad de medida, cantidad y precio unitario
• Monto total
• Condiciones de pago pactadas
• A nombre del ICE