S.C Contratación Directa Excepción Servicio Contratación Medio Comuniación Social TRIVISIÓN de Costa Rica para Difusión Mensajes Gestión Institucional

El oferente debe aportar documento comercial válido vigente sobre el uso de radiodifusión televisiva para el servicio contractual de este procedimiento de excepción.

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Servicio de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. Entiéndase como el uso de espacios de publicidad que ofrecen los diferentes medios de comunicación, canales o puntos de contacto masivos, alternativos o personalizados, para comunicar un mensaje, información o campaña; durante un período de tiempo específico de conformidad con lo indicado en la orden de pauta dada por la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas.

El servicio requerido deberá ejecutarse con la emisión de spots de televisión de diferente duración entre 30, 15 y 10 segundos en las ediciones del noticiero de medio día y estelar, y en programación regular del medio de comunicación social Trivisión de Costa Rica, conforme con las tarifas unitarias dadas al ICE.  La distribución de spots a emitir por cada campaña se definirá conforme el concepto creativo que se desarrolle para cada una, acorde con el tipo de mensaje a transmitir.

Para la ejecución de cada pauta informativa la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas elaborará el documento orden de pauta (ver documento anexo # 6 formulario orden de pauta) con el que brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas a ejecutar. El Responsable Técnico será el encargado de enviar al contratista esta orden de pauta por correo electrónico, junto con los spots de televisión a utilizar, en dicho envío se indicará la cantidad de mensajes a publicar, el periodo en que se debe ejecutar y los spots que corresponden a cada campaña.

El responsable técnico enviará la orden de pauta y los spots de tv a utilizar, con 48 horas de antelación al inicio del periodo de pauta requerido, de modo que el contratista pueda verificar los spots y confirmar la colocación en el medio. En caso de presentarse algún error o problema con el formato de los spots que impidan su uso, el contratista deberá indicarlo al responsable técnico antes del inicio del periodo de pauta, para que el ICE haga la corrección de manera inmediata y los envíe nuevamente.  El contratista no puede modificar, alterar o cambiar por su cuenta los spots de TV entregados, o utilizar versiones que no corresponden a la campaña indicada en la orden de pauta.

El contratista deberá responder al responsable técnico que le envió la orden de pauta, en un plazo de 4 horas, por correo electrónico, a la dirección iduran@ice.go.cr, confirmando el recibido de la misma y los spots de TV a utilizar, además debe confirmar el inicio de la colocación de los spots en el periodo indicado.

Al finalizar el periodo de pauta indicado, el contratista deberá remitir al responsable técnico una constancia con las evidencias o los testigos de las publicaciones realizadas, que demuestren que se emitió el total de spots de televisión, en los programas y horarios indicados en la orden de pauta. Esta constancia deberá presentarse junto con la factura correspondiente. En los casos que el periodo de pauta incluya más de un mes, el contratista podrá entregar evidencias o testigos de publicación por mes vencido, con la respectiva factura.

CAPÍTULO I

Condiciones Generales

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO 1 DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

Disposiciones para presentación de la oferta:

1. El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

2. Forma de presentar la estructura de precios en la oferta:

a. Para el caso de contratación de servicios en cantidad definitiva la estructura de precios se solicitará por partida.

Presupuesto detallado:

El contratista deberá presentar un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen y conforme con la estructura de precio presentada desde la oferta. Se anexa el formato a utilizar.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

CRITERIOS SOCIALES

El oferente debe presentar declaración jurada que, de resultar contratista, y de ser necesario presentarse al ICE, para entrega servicio o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, deberá seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

3. FORMA DE PAGO:

El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, según la orden de pauta emitida, y contra el informe de evidencia de pauta avalado por el Administrador de Contrato.

Para la recepción del servicio el contratista deberá presentar certificación jurada con las evidencias de publicación que demuestren la emisión del total de spots televisivos solicitadas, en los programas y horarios indicados.  Deberá presentar la certificación junto con la factura correspondiente por cada orden de pauta recibida.

El pago de la factura se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme de la certificación de evidencias o testigos de publicación.

4. GARANTÍA TÉCNICA

El servicio debe responder en todo momento a los fines de la contratación, en 2 meses plazo máximo que se ejecuta el servicio. Lo anterior sin perjuicio de las mejoras que puedan otorgarse, pero nunca podrán ser en detrimento de la necesidad pública contratada. La emisión de los spots debe responder a los programas, fechas y características técnicas solicitadas en la orden de pauta.

El contratista debe mantener la emisión estable y sin interferencias de los programas y transmisiones en que se solicite colocar pauta informativa, evitando periodos fuera del aire que afecten la ejecución el servicio.  En caso de que la emisión de los spots no se realice, o se realice de manera deficiente por motivos de caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobados, se aplicará la garantía técnica de emitir nuevamente los spots en el medio de comunicación, en los horarios y programas indicados originalmente en la orden de pauta. 

5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. El contratista debe asumir su responsabilidad como patrono único en su totalidad por lo que todas las obligaciones obrero-patronales derivadas de la realización del trabajo, tales como cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, Riesgos Profesionales, correrán por cuenta del contratista, quedando el ICE totalmente desligado y no manteniendo ninguna relación de este tipo con los trabajadores de la responsabilidad civil o penal en que pudieran incurrir en la prestación de los servicios.
2. Es deber del contratista el cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato.
3. El contratista deberá nombrar un enlace administrativo para la gestión del contrato e indicar al ICE los medios para su contacto.
4. Se deberá realizar la ejecución de los servicios en los programas y transmisiones televisivas de las emisoras del medio de comunicación Trivisión de Costa Rica conforme el periodo de publicación solicitado por la administración, asegurando en todo momento la continuidad de estos y el estricto cumplimiento de lo convenido.
5. El contratista deberá informar al ICE, de forma inmediata y por medio del Administrador del Contrato, por correo electrónico, de cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato.
6. El contratista deberá suministrar toda la información requerida en el momento en que la Administración se lo solicite, para la buena operación y gestión del contrato. Asimismo, deberá seguir las indicaciones relacionadas con reportes y evidencias de pauta solicitado por el Administrador del Contrato.

6. OTRAS CLAUSULAS

6.1 Ejecución contractual

1. El contratista deberá emitir certificación jurada que contenga las evidencias de publicación de los spots de televisión emitidos por cada orden de pauta recibida.
2. El contratista debe asegurar la emisión de la pauta informativa, de modo que los mensajes a transmitir sean recibidos por sus audiencias, para ello debe mantener una señal estable y sin interferencias en todos los programas del medio, evitando periodos fuera del aire que interrumpan la emisión de la pauta informativa contratada.

6.2 Aspectos de Facturación

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente y enviada tras la entrega efectiva y recepción conforme.

El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme y entrega de la factura completa.

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, así como registrada en la plataforma SICOP, en el módulo de Solicitud de Pago.

La factura deberá contener:

• Número de pedido (MM) o contrato
• Descripción detallada del servicio entregado
• Unidad de medida, cantidad y precio unitario
• Monto total
• Condiciones de pago pactadas
• A nombre del ICE