Contratación de servicios para cobro administrativo

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD:

Se debe presentar una oferta formal, suscrita por el representante legal, apoderado o persona física que la suscribe, deberá redactarse en idioma español, con la información técnica o complementaria donde se pueda verificar su ajuste a los términos del pliego.

El oferente deberá encontrarse al día en el pago de las cuotas del CCSS, FODESAF, Ministerio de Hacienda y el Impuesto a las personas jurídicas cuando corresponda, lo cual será verificado por el sistema durante el acto de apertura. El oferente deberá estar cubierto por el régimen de la CCSS, trabajador independiente o patrono en la condición de: activo y al día.

Los documentos no se deben incluir como “confidenciales”, ya que únicamente aplica cuando se trata de estados financieros. En caso de presentar documentos confidenciales debe aportar el fundamento legal.

Vigencia: toda oferta deberá tener vigencia de 20 días hábiles.

Presentar la personería jurídica vigente en caso de que el oferente sea persona jurídica, no debe tener más de un mes de emitida a partir de la fecha de apertura de las ofertas, puede ser la que emite el registro.

Si la oferta es presentada por una persona diferente al representante legal se debe aportar un poder general o especial que cumpla con lo establecido en los Artículo 1255 y 1256 del Código Civil, en este se debe estipular expresamente las facultades otorgadas.

La oferta deberá contener declaraciones juradas del oferente, las cuales estarán incluidas en el formulario electrónico del SICOP y el proveedor deberá aceptar bajo fe de juramento su contenido al estampar la firma digital en su oferta. (No se debe confeccionar un documento adicional excepto que lo que se pretenda declarar no se encuentre parametrizado).

En todos los concursos en que presenten sus propuestas, los oferentes y subcontratistas deberán manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene invariable.

Se debe cumplir lo solicitado para el registro y actualización de datos del registro de proveedores en el sistema digital unificado según artículo 29 de la LGCP, 32 y 33 del RLGCP. Las declaraciones deben adjuntarse en el registro de proveedores.

Aplicable para sub-contrataciones: Se rige de acuerdo con el artículo 49 de la LGCP y 133 del RLGCP. En la oferta se deberá indicar el listado de los subcontratistas, así como el objeto de subcontratación (procederá únicamente para la realización de cuestiones especializadas), con señalamiento expreso del porcentaje del objeto que asumirá cada uno de ellos. La totalidad del porcentaje de subcontratación no podrá superar el cincuenta por ciento (50%) del monto total del contrato. En todo caso, la subcontratación no relevará al contratista de su responsabilidad integral por el objeto contratado, debiendo este también cumplir con todas las obligaciones contraídas con los subcontratistas. El contratista no podrá alegar, en ningún caso, cláusulas de confidencialidad con sus subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la ley. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una oferta, ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma conjunta o consorciada. La condición anterior también resultará aplicable a las personas físicas o jurídicas que conformen un mismo grupo de interés económico.

 Consorcios: En el caso de presentar ofertas en Consorcio, al menos uno de los miembros debe aportar el total de la experiencia establecida como requisito de admisibilidad. Para la evaluación, se realizará el cálculo del promedio entre los miembros del consorcio, el resultado será el dato para asignar los puntos.

 Elegibilidad: La elegibilidad de las ofertas queda condicionada a que la misma se ajuste a las condiciones de admisibilidad, legales, técnicas y económicas, establecidas en el presente pliego, así como lo estipulado en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y la Ley de Contratación Pública.

Licencia Municipal, Patente: De conformidad con lo dispuesto en el artículo 88 del Código Municipal, Ley 7794 y demás normativa vigente: Se debe contar con una patente comercial para corroborar este aspecto el oferente debe aportar el certificado de la licencia comercial y la constancia de estar al día con la patente.

Para los domiciliados en el cantón de Guácimo, la administración verificará que cuente con patente y se encuentre al día.

Póliza de Riesgos de Trabajo y Obligaciones Patronales:

El adjudicatario deberá tener la Póliza sobre Riesgos de Trabajo al día, deberá aportar la constancia vigente (se obtiene en línea al tomador de la póliza). La Municipalidad se reserva el derecho de verificar la información aquí solicitada, y de solicitar cualquier información o documentación adicional.  Las actividades amparadas en la póliza deben ser congruentes con las actividades del objeto del contrato. El personal designado para las labores a desarrollar deberá estar protegido por la respectiva Póliza de Riesgos de Trabajo y seguro de la CCSS, durante el periodo de ejecución del contrato. Debe presentar la constancia de la póliza RT en la oferta.

Obligaciones del Contratista y actividades por realizar:

a) Gestionar eficiente y oportunamente por medio de sus gestores, cuentas con tres o más trimestres pendientes de pago (más de 270 días de atraso).

b) Acumular el historial de gestiones de seguimiento para cada cuenta y custodiar los comprobantes de las gestiones realizadas, bitácoras diarias del trabajo y avances del trabajo, en el sistema solicitado, las cuales deberán ser entregadas en forma digital a la Municipalidad en el informe mensual solicitado, en formato Excel.

c) Actualizar la información de contacto del contribuyente, como dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y toda información relevante del mismo y remitirla a la Municipalidad digitalmente en el mismo archivo en formato Excel, para incluirla en la base de datos respectiva junto con el informe mensual que debe presentar el oferente.

d) Asegurar la confidencialidad con su personal para controlar y velar por el adecuado uso de la información municipal; con lo cual se garantiza que se guardará estricta confidencialidad de la información suministrada por la Municipalidad.

e) En caso de que las gestiones de cobro administrativo ejecutadas por el contratista no rindan frutos, y no se pudo lograr el cobro por esa vía, el contratista deberá presentar un informe al departamento de Cobros, para lo que corresponda quedando claro para el contratista que esta gestión no reconocerá ningún tipo de pago por parte de la Municipalidad de Guácimo.

f) El Contratista debe poseer y contar con personal responsable con experiencia comprobada en proyectos similares. Además, que él personal debe mantener buena presentación personal, comportamiento apropiado y trato respetuoso.

g) El contratista aportara todo lo necesario para el cumplimiento eficaz de esta contratación tales como personal, equipo, maquinaria, herramientas, suministro de materiales, transporte, pólizas, seguros, servicios, entre otros.

h) El oferente debe declarar que la información indicada es cierta y de demostrarse información falsa quedará fuera del concurso.

i) Los precios cotizados deberán ser unitarios, ciertos, definitivos e invariables, libres de impuestos y en moneda nacional. La Municipalidad se encuentra exenta del impuesto al valor agregado según artículo 9 inciso 2 de la Ley N°9635 (Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas.

j) En caso de que se presente una oferta a nombre de una persona jurídica, ésta aportará un profesional jefe del proyecto o director de la contratación, la cual será evaluada en igualdad de condiciones con las personas físicas que presenten oferta.

k) La asignación de casos podría oscilar entre 100 y 150 mensualmente según la necesidad y capacidad de la institución, no obstante, esa cifra podrá aumentar o disminuir según la demanda real del servicio, sin que ello implique variación alguna de las condiciones contractuales ni otorgue derecho alguno de resarcimiento al contratista, por lo que, en consecuencia, no se asegura tampoco al contratista suma mínima mensual a recibir de ingresos por concepto de la presente contratación.

l) La Municipalidad no tendrá responsabilidad patrimonial alguna frente al contratista, si las direcciones o montos suministrados por el Departamento de Cobros, tuvieren algún error que entorpezca, dificulte e incluso imposibilite la efectiva gestión cobratoria.

m) Cuando el estudio de la cuenta dé como resultado la incobrabilidad de la obligación (caso de patentes o cuando se dé la prescripción total de la deuda, solo se reconocerá al contratista lo debidamente recuperado.

n) Cuando la Administración le solicite mediante oficio retirar un proceso de la lista enviada porque existe una inconsistencia irregular en el cobro que no se detectó al momento, no se reconocerá pago alguno al contratista.

Requisitos técnicos

El oferente deberá contar con un CONTAC CENTER MULTICANAL (una plataforma tecnológica), que permita la gestión de cobro con el contribuyente. Dicha plataforma debe permitir al menos las siguientes opciones:

Almacenamiento de las llamadas “INBOUND O OUTBOUND”.

Envío y recepción de “e-mail”.

Mensajería SMS.

Atención de Chats.

Interacción en “WhatsApp”.

Campañas automatizadas de cobro en forma masiva.

El oferente deberá disponer de un Sistema especializado para la cobranza, de reconocida trayectoria y calidad en el mercado local, que permita llevar el registro, control y seguimiento de la gestión del cobro y facilite al contratista obtener la información para elaborar los informes requeridos por la administración, asimismo, que permita llevar las bitácoras o registros históricos de las gestiones efectuadas, el cual deberá especificar en la oferta.

 

El oferente deberá contar con un sistema de localización de contribuyentes (como CERO RIESGO, EQUIFAX, CONECTE, CREDISERVER, etc.), para consignar este punto en la oferta deberá presentar declaración jurada, la cual indique que cuenta con el sistema indicando el nombre de este, así como el contacto y número telefónico de la empresa que le provee el sistema, el cual será verificado por la Municipalidad, en caso de ser requerido.

La Municipalidad facilitará a la hora de entregar las cuentas, los datos del contacto de acuerdo con la información existente en la base de datos (si existe alguna); no obstante, se solicita como requerimiento de admisibilidad, que se cuente con un sistema de localización de datos, con el cual el contratista podrá actualizar o corregir la información para luego entregarla a la Municipalidad debidamente actualizada.

El oferente debe demostrar que cuenta con experiencia en la gestión de tramites de cobro en el sector municipal para lo cual deberá presentar referencias de servicios brindados.

Requisitos Generales y Técnicos para el Acceso VPN del contratista

La municipalidad se compromete a facilitar el acceso a la VPN siempre y cuando el contratista mediante declaración jurada se comprometa a cumplir con los lineamientos descritos a partir de las buenas prácticas recomendadas por:

• Las medidas obligatorias del MICITT y MIDEPLAN sobre acceso remoto, VPN segura, autenticación multifactor y protección de información institucional.
• La Ley N.º 8968 – Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, que regula el uso, almacenamiento, confidencialidad y tratamiento de datos personales.
• Las Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información emitidas por la Contraloría General y la gobernanza TI impulsada por MICITT.

 

Esta referencias sirven como marco orientador para los requisitos descritos a continuación.

Requisitos Generales de Seguridad

 Confidencialidad y uso autorizado

• El contratista deberá garantizar que toda la información municipal accesada se utilice exclusivamente para las funciones de cobro administrativo.
• El personal autorizado deberá firmar compromisos formales de confidencialidad.
• Toda la información deberá resguardarse, evitar su reproducción innecesaria y prohibirse la transferencia a terceros sin autorización municipal.

Personal autorizado y controlado

• Acceso permitido únicamente al personal del contratista previamente registrados ante el departamento de TI municipal.
• Las cuentas creadas serán personales e intransferibles.
• Cada usuario deberá pasar por un proceso de verificación y habilitación formal.
• Manejo responsable de información
• Los datos consultados, generados o manipulados no deberán almacenarse fuera del entorno que la municipalidad autorice, en este caso exclusivo solo al personal del contratista adjudicado en sus distintos dispositivos.
• El contratista deberá garantizar que cualquier información temporal sea eliminada una vez concluida su necesidad operativa.

 

Compromiso de cumplimiento

 El oferente deberá entregar una declaración formal donde acepte las condiciones aquí descritas y garantice que sus operaciones internas cumplen con las medidas de seguridad requeridas.

Seguridad de acceso

• Uso obligatorio de autenticación multifactor (MFA). Este punto se evaluará con la empresa que administra el firewall perimetral del IFAM, ya que es el medio por el cual la VPN conecta a los sistemas municipales, por lo que la habilitación de esta autenticación se realizará siempre y cuando el equipo lo permita. En caso contrario solo se utilizará la conexión de usuario y contraseña.
• Conexión únicamente desde equipos previamente autorizados.
• Revisión Previa de redes Wi-Fi públicas para conectarse a sistemas municipales. Esto para evaluar la seguridad perimetral.

Dispositivos y entorno de trabajo

• Los equipos utilizados para conectarse deberán cumplir con:
• Antivirus/EDR instalado, activo y actualizado.
• Sistema operativo y aplicaciones críticas con parches al día.
• Cifrado de disco duro habilitado (en caso de requerirse).
• Bloqueo automático de sesión tras inactividad.

Controles de conexión

• La VPN otorgará acceso solo a los sistemas estrictamente necesarios.
• Aplicación del principio de “privilegios mínimos”.
• Registro y monitoreo de:
• Accesos exitosos y fallidos
• Actividad dentro de los sistemas
• Cambios o solicitudes inusuales
• Tiempo de uso definido para las conexiones VPN (Conexiones después de las 10:00 pm serán bloqueadas)

Manejo de incidentes

• El contratista deberá contar con un procedimiento interno de manejo de incidentes.
• Cualquier evento que comprometa información o acceso deberá reportarse al coordinador de TI municipal dentro de un máximo de 6 horas.
• Se deberá garantizar disponibilidad inmediata de la información necesaria para auditorías.

Comunicación y soporte

• El contratista deberá designar un responsable técnico de contacto.
• Debe disponer de soporte 24/7 ante incidentes o anomalías en el acceso remoto.

Se requiere la ejecución de los procesos de cobro administrativo de las cuentas que los contribuyentes de la Municipalidad de Guácimo adeuden, cuyo valor sea igual o mayor a la quinta parte de un salario base, entendiéndose este el correspondiente al de un Auxiliar Administrativo1, de conformidad con el Decreto de Salarios Mínimos vigente al momento de realizarse el cobro, las cuales serán trasladadas al contratista para la recuperación de dichas obligaciones una vez que el Departamento de Cobro determine que la deuda obedece a cuentas con tres o más trimestres pendientes de pago, o que se incumplió un arreglo de pago, y que debe procederse a su recuperación. 

Una vez asignada la cartera para el cobro administrativo el contratista procederá de inmediato a realizar la gestión cobratoria a los deudores.

Requisitos de Admisibilidad

Se admiten en este concurso a todas las personas físicas o jurídicas que cumplan con todos los requisitos aquí solicitados, según la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, normativa conexa y que se dediquen al giro propio del objeto contractual específico. La admisibilidad de la oferta queda condicionada a que la misma se ajuste a las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones.

El oferente debe demostrar contar con experiencia en gestión de tramites de cobro administrativo en otras entidades o administración de cartera a nivel Municipal, demostrando haber recuperado al menos cien millones en el último año, para lo que deberá presentar certificaciones de servicios prestados las cuales deben de indicar (nombre, fecha, entidad contratante, tiempo del contrato, tipo de servicio prestado, cantidad de casos asignados, montos recuperados y los resultados obtenidos), se admite acreditar contratos concluidos o en ejecución.

El oferente deberá tener mínimo 2 años de experiencia completos y continuos en el mercado en gestión de cobro administrativo, para lo cual deberá presentar al menos una certificación de experiencia o señalar los procedimientos en SICOP donde conste la ejecución del contrato.

El oferente deberá estar inscrito ante la administración tributaria conforme al giro del servicio solicitado.

Prohibiciones del Contratista:

a) Realizar algún tipo de arreglo de pago directo con el sujeto pasivo (contribuyente), ya que ello corresponde directamente al departamento de Cobros de la Municipalidad, sin embargo, esta podrá delegar en el adjudicatario una serie de condiciones bajo los cuales podrá guiar al contribuyente para que se presente a realizar los arreglos de pago en la Municipalidad.

b) Solicitar cobro de gastos y servicios al contribuyente por concepto de sus labores profesionales, sin que medie pago del contribuyente a la Municipalidad.

c) Cobrar gastos y costas directamente al contribuyente.

d) Cobrar por concepto de gastos y servicios, montos diferentes a los establecidos en el apartado de oferta económica.

e) Recibir pagos por recuperación de tributos en sus cuentas, siendo ingresos que corresponden a la Municipalidad.

f) Aceptar realizar acciones judiciales o administrativas contra la Municipalidad.

g) Realizar el cobro de gastos y costas dos o más veces por la misma gestión de cobro externo.

ENCARGADO DEL CONTRATO Y CONTROL DE CALIDAD.

La Unidad de Servicios Ciudadanos posee el recurso humano e infraestructura administrativa para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato, lo cual estará a cargo de la Lic. Yahaira Chambers Moya en conjunto con la Encargada de Cobros quien será la responsable de la asignación de cartera, emitir los vistos buenos y fiscalización de la correcta ejecución del contrato y el Encargado de Tecnologías de información en cuanto la información a proporcionar del sistema municipal y habilitaciones de acceso al contratista.

Los procedimientos de control de calidad estarán a cargo de la Coordinadora de Área de Servicios Ciudadanos, Lic. Yahaira Chambers Moya, Bach. Kathia Loría Valle Encargada de Cobro, Ing. José Andres Jiménez Salguero, Encargado de Tecnología de Información, la evaluación, fiscalización y supervisión de la fiel ejecución de las disposiciones del contrato. Se deberá comunicar a la Proveeduría Municipal las irregularidades que se susciten y proceder según lo estipula el pliego de condiciones y la normativa aplicable de contratación pública, el Reglamento del procedimiento de Cobro Administrativo Judicial y Extrajudicial de la Municipalidad de Guácimo y cualquier otra normativa atinente.

PRECIO

Los precios cotizados serán unitarios, ciertos, definitivos e invariables, LIBRES DE TODO IMPUESTO, según artículo 8, Ley 7794 del Código Municipal, sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones.

PROPUESTA ESTRUCTURA DEL PRECIO (ART. 42 LGCP Y 102 RLGCP)

COMPONENTES	VALOR ABSOLUTO	VALOR PORCENTUAL	ÍNDICES QUE AFECTAN LA OFERTA
1. Mano de obra
2. Insumos
3. Gastos Administrativos
4. Imprevistos
5. Utilidad

Se debe aportar la estructura del precio con los datos de la tabla anterior, sin omitir ningún componente. Los índices deben ser emitidos por la entidad oficial del país de origen y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y valores absolutos de la estructura del precio.

La Municipalidad se encuentra exenta del impuesto al valor agregado según artículo 9 inciso 2 de la Ley N°9635 (Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas).

Según directriz N°044-H publicado en la gaceta N°167 en el alcance N°156 de la fecha del 10 de setiembre del 2024, se solicita que las ofertas sean presentadas preferiblemente en moneda nacional.