CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE HASTA SEIS (06) CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS, PARA BRINDAR LOS SERVICIOS DE CONTADURÍA EN EL DEPTO. DE COBRO JUDICIAL DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA

D. CONDICIONES ESPECIALES

Todas las condiciones especiales que se indican a continuación son de carácter obligatorio se entenderán como aceptadas con el simple hecho de presentar las ofertas al concurso, de acuerdo con los artículos 48 de la Ley General de Contratación Pública y 90, 123 de su Reglamento.

D.1 EXPERIENCIA DEL OFERENTE

El oferente deberá acreditar experiencia comprobada en la confección de al menos treinta (30) certificaciones de saldos, realizadas en su condición de Contador Público Autorizado (CPA), emitidas para entidades que integren el Sistema Bancario Nacional, sean estas bancos públicos o privados, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N.º 1644, Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional, y en el artículo 117 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

Dicha experiencia deberá haberse adquirido dentro de los cinco (5) años inmediatos anteriores a la fecha de apertura de las ofertas del presente procedimiento de contratación.

Para comprobar esta experiencia, el oferente deberá anexar a su oferta una constancia de las instituciones o empresas donde brindó estos servicios. La información mínima que deberán contener las constancias es la siguiente:

• Número de contrato (en caso de que exista) y detalle.
• Número de cédula y razón social de la empresa (en caso de ser persona jurídica).
• Cantidad de certificaciones de saldos emitidas.
• A qué se dedica la empresa o cliente.
• Número de teléfono del contratante o correo electrónico.
• Fecha de inicio (mes y año) y fecha de entrega oficial (mes y año).
• Manifestación expresa que el bien o servicio se recibió a satisfacción por parte del cliente, sin que haya existido aplicación de sanciones por atraso en la entrega o ejecuciones de garantías.
• Nombre de la persona a contactar de la empresa y breve descripción del servicio realizado.

Solamente serán tomadas en cuenta aquellas constancias que contengan la información solicitada. Las constancias deberán hacer referencia al oferente tal y como éste hace constar su nombre en la oferta. No se aceptarán constancias que hacen referencia a terceros, aunque el oferente alegue haber trabajado para o con ellos.

Las constancias deberán estar firmadas por el personero del cliente responsable de verificar el cumplimiento de las obligaciones del oferente. En el caso del banco, se deberá presentar una certificación emitida por el Proveedor General de la Institución. Solo se tomará en cuenta una carta de referencia por empresa o institución.

El banco se reserva el derecho de verificar la información contenida en las constancias, para lo cual podrá hacer las consultas al propietario a los números de teléfono consignados en la constancia; de esta manera, si la información no puede ser confirmada con el propietario, sea porque éste la contradiga o porque no pueda ser localizado con la información suministrada por el oferente, no se considerará a efectos de tener por acreditada la experiencia.

El banco se reserva el derecho de verificar cada constancia vía correo electrónico (se da plazo de 2 días hábiles para respuesta) o por llamada telefónica (se da plazo de 2 días hábiles para respuesta), por lo que se deberá indicar claramente los números telefónicos, correo electrónico y posición del contacto que emite la carta del cliente propuesto como referencia.

D.2 REQUISITOS DEL OFERENTE

El oferente deberá presentar el currículo actualizado del o de los Contadores Públicos Autorizados que tendrán a su cargo la ejecución de los servicios objeto de la presente contratación.

Cuando el oferente sea una persona física, deberá aportar su propio currículo actualizado, siempre que sea el profesional responsable de la prestación del servicio.

Cuando el oferente sea una persona jurídica o un consorcio, deberá presentar el currículo actualizado del personal profesional propuesto para la ejecución de los servicios, identificando expresamente a los Contadores Públicos Autorizados responsables de la elaboración y suscripción de las certificaciones de saldo requeridas por el banco.

El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá aportar la hoja de delincuencia y copia del documento de identidad vigente de los Contadores Públicos Autorizados propuestos para la ejecución de los servicios objeto de la contratación. Dichos documentos deberán haber sido emitidos, en el caso de la hoja de delincuencia, con una antelación no mayor a dos (2) meses respecto de la fecha de presentación de la oferta.

Adicionalmente, cuando el oferente corresponda a una persona jurídica o consorcio, deberá aportar la respectiva personería, junto con la hoja de delincuencia y copia del documento de identidad vigente de su representante legal o representante común, según corresponda, observando el mismo plazo de vigencia indicado.

El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá presentar una declaración jurada en la que manifieste que no mantiene obligaciones crediticias en estado de cobro administrativo o judicial ante entidades financieras supervisadas por la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF).

En caso de mantener obligaciones crediticias, deberá declarar que estas se encuentran al día en el cumplimiento de sus pagos.

El Banco Nacional de Costa Rica se reserva el derecho de verificar la información suministrada, tanto durante la evaluación de las ofertas como durante la ejecución contractual.

De comprobarse que el contratista mantiene obligaciones crediticias en cobro administrativo o judicial, o que ha suministrado información inexacta sobre su situación crediticia, el Banco podrá suspender temporalmente la asignación de nuevos requerimientos hasta tanto se regularice su condición, sin perjuicio de las demás acciones contractuales que correspondan.

El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá indicar en su oferta la dirección de correo electrónico oficial que utilizará para la recepción y envío de comunicaciones, solicitudes, certificaciones y demás documentación relacionada con la ejecución contractual, la cual deberá contar con una capacidad mínima de recepción de veinte (20) megabytes por mensaje.

Asimismo, deberá disponer de los medios tecnológicos y de comunicación necesarios para la adecuada prestación del servicio, tales como escáner, servicio telefónico e internet.

Para acreditar el cumplimiento de estos requisitos, deberá aportar una declaración jurada suscrita por el oferente o su representante legal o representante común, según corresponda.

El oferente deberá indicar en su oferta el número de cuenta bancaria que utilizará para la recepción de los pagos derivados de la ejecución contractual, especificando la entidad financiera, el tipo de cuenta y el número de cuenta cliente o IBAN correspondiente.

En el caso de personas jurídicas o consorcios, la cuenta deberá estar registrada a nombre del oferente adjudicatario o de quien legalmente corresponda recibir los pagos derivados de la contratación.

La información suministrada tendrá carácter de declaración jurada y será utilizada por el banco para la gestión de los pagos asociados al contrato. Cualquier modificación deberá ser comunicada formalmente al Administrador del Contrato durante la vigencia contractual.

El oferente deberá presentar una declaración jurada en la que se compromete en forma expresa a observar y cumplir fielmente con el Principio de Confidencialidad establecido en el punto D.8 del presente pliego.

• Requisitos del personal ofertado
• El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá acreditar que el o los profesionales propuestos para la ejecución de los servicios cuentan con el grado académico de Licenciatura en Contaduría Pública o Administración de Empresas con énfasis en Contaduría Pública, otorgado por una institución de educación superior reconocida por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE) o por el Consejo Nacional de Enseñanza Superior Universitaria Privada (CONESUP), según corresponda.
• Para acreditar este requisito, deberá aportarse junto con la oferta copia del título profesional debidamente certificada por notario público dentro de los tres meses anteriores a la fecha de apertura de ofertas.
• En el caso de personas jurídicas o consorcios, el requisito deberá ser acreditado respecto de cada uno de los profesionales propuestos para la ejecución de los servicios objeto de la contratación.
• El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá acreditar por medio de certificación emitida por el Colegio de Profesionales, que el o los Contadores Públicos Autorizados propuestos para la ejecución de los servicios se encuentran debidamente incorporados y habilitados para el ejercicio profesional ante el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, con una antigüedad mínima de cinco (5) años a la fecha de presentación de la oferta.
• Asimismo, deberá demostrar que dichos profesionales se encuentran al día en el cumplimiento de sus obligaciones ante dicho Colegio. Para ello, deberá aportar junto con la oferta una certificación digital emitida por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica con una antigüedad no mayor a un (1) mes respecto de la fecha de presentación de la oferta. Este requisito deberá acreditarse respecto de cada uno de los Contadores Públicos Autorizados propuestos para la ejecución de los servicios objeto de la presente contratación.
• El oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, deberá aportar junto con su oferta la hoja de delincuencia y copia del documento de identidad vigente de cada uno de los Contadores Públicos Autorizados propuestos para la ejecución de los servicios objeto de la contratación. La hoja de delincuencia deberá haber sido emitida con una antelación no mayor a dos (2) meses respecto de la fecha de presentación de la oferta.
• Personal extranjero

 

En caso de que oferente proceda a cotizar personal extranjero, el mismo deberá cumplir con cada uno de los requisitos solicitados en el punto de personal, exceptuando lo relacionado con los títulos del personal, con los mismos se procederá de la siguiente forma:

• En caso de que el oferente, ya sea persona física, persona jurídica o consorcio, proponga personal extranjero para la ejecución de los servicios, dicho personal deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en el apartado de personal, salvo lo relacionado con la obtención del título profesional. En estos casos, el oferente deberá acreditar que el profesional cuenta con el reconocimiento, homologación, equiparación o autorización correspondiente para el ejercicio de la profesión en Costa Rica, según la normativa aplicable.
• Asimismo, deberá demostrar que el profesional propuesto se encuentra debidamente incorporado y habilitado para el ejercicio de la Contaduría Pública ante el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, cuando así lo exija la normativa vigente para la prestación de los servicios objeto de la contratación.
• Cuando el oferente corresponda a una persona jurídica o consorcio, deberá además acreditar que la participación y prestación de los servicios profesionales cumplen con las regulaciones y disposiciones emitidas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica para este tipo de organizaciones y para los profesionales que ejecutarán el servicio.
• Al momento de presentar las ofertas se deberá entregar una copia simple de los títulos, debidamente certificada por notario público dentro de los tres meses anteriores a la fecha de apertura de ofertas.
• De resultar el oferente adjudicado, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, el adjudicatario deberá entregar copia certificada mediante la plataforma SICOP, conforme a las previsiones de la Ley N°8923, como requisito esencial para procederse con la formalización del contrato, so pena que en caso de no entregarlas dentro del citado plazo, el banco podrá declarar la insubsistencia de ese acto, según lo previsto en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública.
• El adjudicatario, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la firmeza del acto de adjudicación, deberá aportar constancia de las autoridades respectivas acreditando que el personal extranjero ofertado está facultado conforme a las leyes costarricenses, para ejercer su profesión en Costa Rica.
• Deberá aportarse la certificación del Colegio Profesional en Costa Rica que corresponda, según la profesión que ostente cada uno de los colaboradores del adjudicatario. En el caso de personas jurídicas o consorcios, la obligación se extiende a los profesionales que integren el equipo ofertado, quienes deberán aportar su certificación individual.
• Si dicha documentación no es presentada, faculta a la Administración para proceder a declarar la insubsistencia de ese acto, según lo previsto en el artículo 52 de la Ley General de Contratación Pública, reservándose además el banco el derecho de proceder a la ejecución de la garantía correspondiente y al cobro de daños y perjuicios, así como de proceder a adjudicar la contratación a la segunda oferta mejor calificada, siempre que dicha oferta haya cumplido con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones y su oferente acuerde ante la Administración sostenerla en los mismos términos en que fue originalmente presentada.

D.3 METODOLOGÍA PARA LA CALIFICACIÓN POR RIESGO PARA EL PERSONAL TERCERIZADO

Metodología para la clasificación por riesgo para el personal tercerizado, esta cláusula se regirá por los siguientes lineamientos:

• Queda prohibido realizar cualquier acción u omisión que favorezca o debilite el sistema financiero nacional de cara la lucha contra el crimen organizado, fraude fiscal, fraude electrónico, fraude, estafa, legitimación de capitales y financiamiento del terrorismo.

 

• Es obligación de los contratistas presentar, durante la ejecución del contrato, la documentación que respalde que el personal ofrecido y sus representantes han otorgado su consentimiento libre, previo, informado y por escrito para la aplicación de la metodología de evaluación de riesgo. Este consentimiento deberá incluir la autorización para el tratamiento de sus datos personales conforme lo dispuesto en la Ley N.º 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales. Dicho aspecto deberá ser ingresado como una solicitud en SICOP en el momento que el administrador del contrato lo requiera.
• Con solo la presentación de la oferta, los oferentes aceptan y autorizan libremente que el banco y sus sociedades podrá utilizar sus datos personales para efectos de analizar el riesgo de la prestación de sus servicios, para lo cual se utilizarán como variables sus antecedentes penales, comportamientos personales publicados en redes sociales al público, en contra de las políticas del banco de riesgo reputacional, de derechos humanos y seguridad (adjuntas en anexos), récord financiero, manifestaciones y vínculos sospechosos o de complicidad con el crimen organizado.
• El oferente y contratista aceptan que esta metodología sea realizada por el personal del banco, a través de los departamentos y sistemas internos que garanticen dicha revisión. El personal y los representantes que se asignen para la prestación de los servicios contratados, también deberán manifestar su anuencia expresamente de los alcances de esta cláusula, para lo cual aceptan que el Banco Nacional de Costa Rica y sus sociedades utilicen sus datos personales únicamente para estos fines.
• En caso de existir un riesgo alto detectado por el banco o sus sociedades. Se comunicará el resultado al contratista que los propone, o a quien estos representan a la dirección de correo electrónico que señalan en la oferta o el sistema SICOP como domicilio contractual. Dicho contratista, podrá realizar la aclaración o corrección a los resultados y proceder a aportar la documentación de descargo en el término no mayor a ocho (8) días hábiles durante la ejecución contractual, que se computará una vez efectuada la notificación correspondiente, en cualquiera de los medios establecidos para dicho fin.
• En virtud de lo anterior, el contratista asume plena responsabilidad frente a su personal por el uso de esta metodología, y liberan expresamente al Banco Nacional de Costa Rica de cualquier reclamo, acción o responsabilidad que pudiera derivarse de la aplicación de esta cláusula, siempre que el banco haya actuado conforme al marco legal vigente y dentro de los fines establecidos.

Esta exoneración incluye, pero no se limita a, reclamos por uso de datos personales, resultados del análisis de riesgo, decisiones de exclusión o sustitución de personal, y cualquier otra consecuencia derivada de la aplicación de esta metodología.

• El Administrador General del Contrato, con el apoyo de las oficinas internas del banco, verificará durante la ejecución contractual, con una periodicidad anual que, la totalidad del personal ofrecido y los representantes de la empresa asignados para brindar el servicio no presentan alguna codificación relacionada con el Banco Nacional de Costa Rica.
• En caso de resultar adjudicatario deberá mantenerse al día en el pago de sus obligaciones directas o indirectas con el banco durante todo el plazo de la contratación. En caso de incurrir en un atraso en el pago de sus operaciones directas o indirectas mayor a noventa (90) días naturales, el banco por medio del administrador del contrato procederá a notificar el estado al contratista por los medios de notificación establecidos tanto en la oferta como en SICOP, en donde se le brindará un plazo improrrogable de treinta (30) días naturales cuyo cómputo de plazo se iniciará a partir de la fecha de notificación, con el objetivo de poner al día o establecer un arreglo de pago sobre la o las operaciones en atraso. Si vencido ese plazo no demuestra subsanar la condición de morosidad se entenderá por incumplimiento grave y faculta al banco a iniciar el procedimiento de resolución contractual conforme al artículo 133 de la LGCP.
• El banco realizará el estudio de los códigos 2, 3, 5 y 7, para cada contratista, mediante los datos consignados en sus sistemas, bajo los siguientes criterios: Código 2. Hizo al banco Incurrir en Pérdidas: Aquellos deudores y fiadores cuyas operaciones o créditos, una vez concluido el proceso judicial, cualquier monto de acreencias remanente debe liquidarse por Reserva de Préstamos (o a Pérdidas). El remanente lo debe pagar previamente el deudor para poder codificarse en categoría 1.
• Código 3. Operaciones en Cobro Judicial: Los deudores y fiadores cuyas operaciones de crédito (incluye crédito autorizado y crédito no autorizado en Cuenta Corriente); han sido trasladadas a Cobro Judicial, o sea que en una u otra vía procesal; se encuentren en Cobro ante los Tribunales de Justicia y no han obtenido sentencia firme (Inicia en la fecha en que el abogado presenta al banco la boleta de presentación de la Demanda ante el Juzgado respectivo y recibida por este).
• Código 5. Defraudaciones en perjuicio del banco: Se aplicará en aquellas situaciones en las que el cliente, valiéndose de cualquier método, objeto o persona, ha defraudado los intereses del banco, y con ello le ha ocasionado un perjuicio económico, estimada en sentencia judicial.
• Código 7. Dispuso de Garantía: Deudores que han dispuesto de las garantías reales de sus operaciones que causaron perjuicio al banco, siempre que esta conducta no constituya algún ilícito penal.
• Representantes legales:
• No se aceptará el personal del contratista o empresas cuyos representantes se encuentren en alguno de los siguientes supuestos:
• En el supuesto de codificación 5 “Defraudaciones en perjuicio del banco”.
• Cuando el contratista sea una persona física, no será considerado en los supuestos de los códigos 2, 3, 5 y 7.
• En caso de contratos con empresas en conjunto o consorcio, cuando al menos uno de los representantes se encuentre en el supuesto de codificación 5 “Defraudaciones en perjuicio del banco”. Personal del contratista:
• El personal del contratista que se asigne para la prestación del servicio que se encuentre en los supuestos de los códigos 2, 3, 5 y 7. En el caso de que alguna persona se encuentre codificado bajo estos supuestos, el banco tendrá la potestad de solicitar el remplazo según los plazos establecidos durante la ejecución contractual, conforme a lo dispuesto en el inciso “e” de esta cláusula, como garantía del debido proceso.
• Posterior al plazo otorgado en el inciso “e”, y de ser necesaria la sustitución del personal, esta se efectuará conforme los términos, plazos y procedimientos dispuestos en este pliego de condiciones sobre la sustitución de personal.
• Lo anterior, en atención al principio de idoneidad y afectación al objeto contractual ya que se propone una relación funcional y objetiva entre el antecedente y el riesgo contractual.
• La información resultante será incluida en el expediente correspondiente y con base en ello se determinará el cumplimiento del requisito. Lo anterior en armonía con lo dispuesto por la Sala Constitucional en su Resolución No. 2018009943 de las 9:20 horas del 22 de junio del 2018 / Exp. 18- 007982-0007-CO. No se aceptarán el personal ofrecido o empresas cuyos representantes asignados para la prestación del servicio, posean antecedentes penales relacionados con deudas, delitos incompatibles con la lucha en contra del fraude en todas sus modalidades, delitos contra el honor, delitos contra la propiedad, delitos contra la hacienda pública, delitos contra la vida, salud, crimen organizado, estafa, legitimación de capitales, informáticos y/o financiamiento del terrorismo.
• No se aceptarán el personal ofrecido o empresas cuyos representantes asignados para la prestación del servicio, posean comportamientos durante la ejecución del contrato o comportamientos o comentarios en las redes sociales en publicaciones abiertas y públicas en contra de las políticas del banco relacionadas la seguridad, violación a secreto bancario, información sensible, comportamientos o comentarios contra la igualdad de género, o cualquiera manifestación en contra del respeto a la igualdad de las personas y a su diversidad, o cualquier comportamiento que se aleje de lo respetuoso y equitativo, por lo que no se aceptará el personal que evidencie actitudes discriminatorias por razón de sexo, origen étnico, credo, religión, edad, discapacidad, afinidad política, orientación sexual, nacionalidad, ciudadanía, estado civil o estatus socioeconómico, contra clientes, colaboradores, consultores, proveedores o visitantes, en general, conforme a lo que se dispone en el anexo N°1.
• Los representantes de la empresa y los supervisores asignados por ellos para cumplir con las condiciones contractuales deberán completar y aportar la declaración jurada adjunta en el Anexo 2.
• 4 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE CERTIFICACIONES.
• (ver detalle en punto [ 7. Entrega ] y en documento adjunto de Pliego de Condiciones)
• 5 RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES.
• Los profesionales adjudicados serán responsables por los daños o perjuicios ocasionados por su cuenta o por sus colaboradores, al banco o a sus clientes, derivados del incumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y las dictadas por el Colegio Profesional respectivo, que asume al incorporarse al Registro.
• 6 DEBERES DE LOS PROFESIONALES.
• El contratista deberá atender y cumplir con los deberes y obligaciones que aquí se describen:
• El contratista deberá tramitar todos los servicios asignados en un plazo de tres (3) días hábiles siguientes al comunicado realizado por el banco por medio de correo electrónico registrado en SICOP, según lo establecido en el punto 5.1 “Plazo de entrega de cada certificación” del apartado E. Condiciones Generales y la definición de entregables establecido en el Apartado B. Requerimientos técnicos, punto 8. Detalle de Certificaciones.
• Contar con los medios y equipos para la buena ejecución de los servicios profesionales contratados y para una efectiva comunicación con el banco. Para esto deberá tener habilitado: Correo Electrónico, Número de teléfono fijo, número de teléfono celular. Se realizará la comunicación en el orden establecido en este mismo párrafo.
• Deberá atender y contestar todos los requerimientos que le haga el Departamento de Cobro Judicial del Banco Nacional, acerca de información y estado de los trabajos que ejecuta o ha ejecutado.
• Prohibición de recibir sumas de dinero. Queda prohibido a los contratistas recibir sumas de dinero de los clientes del Banco Nacional. Lo anterior en aplicación de la Ley de
• Enriquecimiento Ilícito y normativa jurídica vigente, por cuanto el Banco Nacional es quien va a cancelar los honorarios correspondientes a los contratistas.
• 7 FISCALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS CONTRATADOS.
• Para la fiscalización de la ejecución de los servicios se revisarán las certificaciones emitidas por el contratista, las cuales deben contener como mínimo:
• Fecha de la certificación
• Descripción de la certificación
• Revisión de los periodos de las liquidaciones aportadas para confeccionar la certificación.
• Observaciones (si fuesen necesarias para aclarar algún punto sobre las tareas realizadas).
• Contar con los timbres de Ley requeridos para la emisión de la certificación.
• De acuerdo con esta revisión se procederá con el pago o no de la factura. Toda la documentación resultante deberá de la recepción satisfactoria del servicio deberá constar en el expediente electrónico de la contratación conforme lo disponen los artículos 283 y 285 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública. En caso de existir información confidencial la oficina de Cobro Judicial coordinará la creación de una carpeta confidencial que conste en el expediente de la contratación con este tipo de información.
• 8 PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
• El contratista se compromete a mantener la mayor reserva, discreción, secreto y a manejar con estricta confidencialidad, toda la información escrita, verbal o en medio magnético que le sea suministrada o se produzca a lo largo y después de esta contratación, respecto a todos los datos, diagramas y esquemas de cualquier índole (independientemente del medio o formato por el que le haya sido facilitada) a que tuviere conocimiento o información en virtud de los servicios que le suministra al banco, o bien, a sus alianzas estratégicas.
• Conforme con lo anterior, se advierte al contratista que toda la información a que tengan acceso sus colaboradores o que les sea entregada con ocasión de la ejecución del contrato, será considerada estrictamente confidencial y, por lo tanto, protegida de conformidad con las disposiciones, términos y alcances previstos en la Ley de Información No Divulgada, N°7975 de 22 de diciembre de 1999 y su reglamento, con las obligaciones que de dicha normativa derivan para las partes.
• La violación de dichas normas facultará al banco para dar por resuelto el contrato, así como al cobro de los daños y perjuicios que deriven de tal incumplimiento. Por lo dicho, el contratista debe asegurarse que su personal cumpla con esta normativa, dado que será ésta la responsable del uso indebido de dicha información tanto por parte de su personal, como del uso o divulgación que le den terceras personas sin el previo consentimiento del banco.

Cualquier dato o información al que haya tenido acceso el contratista con ocasión de la presente contratación o por el desempeño de su personal de las labores contratadas, tales como horarios de apertura de bóvedas, concesión de claves dinámicas para acceder a las oficinas, ubicación del efectivo en cada oficina, ubicación de diversos dispositivos de seguridad, movimientos de personal del banco y de otros proveedores de servicios, horarios de los vehículos blindados y, en general, cualquier información relativa a las operaciones de la Institución, deberá ser manejado bajo los criterios más estrictos de confidencialidad y reserva, de modo tal que no se podrá utilizar la información o conocimientos adquiridos con ocasión de la prestación de servicios, para cualquier otro fin que no sea el estricto cumplimiento de las labores asignadas por el banco, todo lo anterior bajo pena de tener por incumplido el contrato sin responsabilidad para el banco, quedando en tal caso éste facultado para demandar el pago de los daños y perjuicios que la violación de tal prohibición le cause, así como realizar las denuncias que se estimen necesarias ante las autoridades judiciales y de policía que se estimen necesarias, todo de acuerdo con la naturaleza de las revelaciones indebidas que hayan tenido lugar.

Tampoco será permitido el uso de teléfonos inteligentes y cualquier tipo de artefacto electrónico propiedad de los empleados del contratista durante la ejecución de las labores contratadas, ni podrán activarse los servicios de localización ni cualquier otro medio que pueda ser utilizado por terceros para detectar la ubicación de los oficiales. El deber estricto de confidencialidad al que se hace referencia en la presente cláusula deberá respetarse a lo largo de la contratación y aún después de la conclusión de esta.

El contratista deberá aceptar, cumplir y respetar todas las normas, procedimientos e indicaciones que el banco establezca en materia de seguridad, control, tecnología o en otras áreas, como serían accesos restringidos, disposiciones de seguridad, revisión al ingreso y salida de las instalaciones del banco, y cualquier otra disposición que se estime razonablemente necesaria para disminuir los riesgos en materia de seguridad de las personas y los bienes.

 

D.9 PROPIEDAD INTELECTUAL

 

Los productos resultantes de la prestación de los servicios objeto de la presente contratación, desarrollados por el contratista, según sea el caso, serán propiedad del banco, por lo que el contratista no podrá disponer de éstos para cualquier otro fin, sin previa autorización escrita por parte del banco.

Adicionalmente el contratista se compromete a dejar en poder del banco, toda la documentación o papelería en general desarrollada o modificada por su personal como producto de los servicios objeto de la presente contratación.

Quedan excluidos de lo anterior, los programas y toda aquella documentación protegida por la propiedad intelectual del contratista que hayan sido modificadas como parte del desarrollo de las funciones y servicios objeto de esta contratación. De la misma forma toda idea, concepto, experiencia (know-how), técnica de procesamiento de datos, software, documentación, diagrama, especificación, diagrama esquemático o copia heliográfica que desarrolle personal del contratista (en forma independiente o en conjunto con el banco) en relación con los servicios, será de propiedad del contratista y seguirá siendo de propiedad de éste.

 

D.10 REGLAS DE EXCLUSIVIDAD Y EXCEPCIÓN POR RIESGO A LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO.

 

La presente contratación se tramita bajo la modalidad de suministro según demanda. El contrato se ejecutará, como regla, con exclusividad del adjudicatario respecto del objeto adjudicado. No obstante, con carácter estrictamente excepcional, y de previo a la terminación anticipada del contrato, el Banco podrá contratar con un tercero prestaciones idénticas o funcionalmente equivalentes al objeto adjudicado, exclusivamente para cubrir una brecha temporal de continuidad del servicio, cuando medie acto motivado que acredite la existencia de un riesgo cierto e inminente de afectación grave a la continuidad u operatividad del servicio, con potencial daño al interés público o a los clientes, verificado mediante informe técnico del área usuaria. En dicho informe deberá hacerse constar la insuficiencia transitoria o provisional de la capacidad del contratista que impida atender, en los niveles comprometidos, la demanda institucional.

Antes de activar esta excepción, el Banco requerirá formalmente al contratista la presentación de un plan de remediación en el plazo perentorio de veinticuatro horas, o incluso menor si las circunstancias así lo exigen. Si el plan se estima insuficiente o inviable, el Banco emitirá un acto motivado que describa la causal, los riesgos identificados, la insuficiencia de medidas alternativas, y en el que se delimite el objeto, el alcance, el plazo y las zonas afectadas de la contratación de respaldo. Ese acto se comunicará al contratista y se incorporará al expediente de la contratación.

La contratación excepcional con terceros tendrá el alcance estrictamente necesario para asegurar la continuidad del servicio, se limitará a la porción del objeto y durante el plazo mínimo

indispensable, y no podrá utilizarse para incrementar el objeto contractual. Se documentará íntegramente en el expediente y en SICOP, con sujeción a los parámetros de razonabilidad y a los estudios de mercado existentes en el expediente o nuevos que se hayan realizado durante la ejecución del contrato.

La medida tendrá carácter temporal y cesará cuando el contratista restablezca su capacidad conforme al plan aprobado, o cuando el Banco suspenda o resuelva el contrato por las causales

• legales y acuda, si procede, a la nueva adjudicación del artículo 53 de la LGCP, a una contratación por urgencia u otra admitida por la LGCP, o cuando desaparezca la causa de riesgo.

C. SERVICIOS TÉCNICOS MÍNIMOS

C.1 El contratista deberá aportar Certificaciones de saldos de acuerdo con información y formatos que serán suministrados por el Banco Nacional, en el momento de la asignación del servicio.

C.2 Las certificaciones de saldo de tarjetas de crédito deberán incluir: número de tarjeta de crédito (dieciséis dígitos), número de cédula del deudor, nombre del deudor, saldo de capital e intereses adeudados, sobregiros, fecha del último pago, fecha en que entró en mora, estos datos serán suministrados por la oficina usuaria.

C.3 Las certificaciones de saldo de hipotecas abiertas deberán incluir: número de operación de crédito, número de cédula del deudor, nombre del deudor, saldo de capital e intereses adeudados, fecha del último pago, fecha en que entró en mora. En caso de existir codeudores o fiadores deberá presentar la misma información descrita en este apartado, esta información es suministrada por la oficina usuaria.

C.4 Las certificaciones de saldo por responsabilidades de finca, cuando existen dos o más garantías (sean mixtas o no), deberán incluir: número de operación de crédito, número de cédula del deudor, nombre del deudor, saldo de capital e intereses adeudados, fecha del último pago, fecha en que entró en mora.

C.5 Las certificaciones serán canceladas por monto definido según las Tarifas de Honorarios Profesionales Mínimos de los Contadores Públicos Autorizados, acuerdo 463-9-2021, sin importar líneas de liquidación y cantidad de liquidaciones o subcréditos aportados por el Banco Nacional de Costa Rica.

C.6 Adicional, todas las certificaciones especiales de saldos que requiera el Banco Nacional de Costa Rica, entiéndase por especiales, cualquier otro caso de certificación necesaria para iniciar demandas por parte del Banco Nacional de Costa Rica, entre ellos a manera de ejemplo: sobregiros de cuentas, hipotecas comunes, saldos de crédito.

C.7 En caso de error o equivocación por parte del contador público, por orden jurisdiccional, rechazo por parte del juez de la certificación presentada, en cualquier tipo de certificación, sea de saldo de tarjetas de crédito, hipotecas abiertas, o responsabilidades de fincas, el contratista deberá emitir una nueva certificación sin costo adicional al Banco Nacional de Costa Rica, según lo requiera el Departamento de Cobro Judicial del BN, en cuyo caso, dicha corrección deberá realizarse dentro de los tres días hábiles siguientes al rechazo de la misma.

C.8 Detalle de certificaciones:

• Descripción, alcance de cada entregable y presentación de los entregables: Se le envía al contratista mediante correo electrónico los siguientes datos: Número de operación, deudor, fechas de corte, fecha de pago mínimo, saldos, última fecha de pago, fecha en la cual entró en mora, verificar según Anexo # 01, y Anexo # 02 (Liquidación de intereses por cada deudor) y Anexo # 03 Carta de Proceder.
• Presentación de entregables: El contratista enviará el documento en forma digital y con los sellos correspondientes, dentro del plazo máximo de tres (03) días hábiles al colaborador bancario que le emitió la información.
• La certificación deberá emitirla el contratista conforme a lo dispuesto por la Junta Directiva del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica en la circular 28-2022 o en su defecto, la que se encuentre vigente al momento de la emisión de la certificación respectiva. En el anexo 4 se incluye formato de la certificación conforme a la circular 28-2022.
• La cantidad de entregables (certificaciones) dependerá de la demanda.

El plazo máximo establecido para cada entregable será de tres (3) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente al envío del correo que le realice el Banco al contratista. En caso de atraso, aplicarán las multas previstas en el apartado D. Condiciones Especiales, punto F.7 Sanciones. El Banco procederá a reasignar la solicitud de certificación de acuerdo con el rol correspondiente, según la herramienta de la Base de Cobro Judicial que lo asigna alfabéticamente.

Las certificaciones serán entregadas por los contratistas en archivo PDF, mediante correo electrónico que el Banco Nacional le suministrará al inicio de la ejecución contractual, el contratista elaborará la certificación requerida con todas las formalidades correspondientes y remitirá la misma en el plazo otorgado al correo electrónico remitido para tales efectos.

F. CONDICIONES GENERALES

Todas las condiciones generales que se indican a continuación son de carácter obligatorio y deberán ser respondidas en la oferta en el mismo orden y secuencia establecida, señalando por escrito la aceptación total de cada una de ellas.

F.1 DESGLOSE DEL PRECIO

El banco cancelará al contratista sus honorarios, conforme a las tarifas consignadas en el arancel de honorarios por servicios profesionales del Colegio de Contadores Públicos o el que se encuentre vigente al momento de realizar la certificación respectiva, dicho precio incluirá el costo de los timbres de ley.

En vista que el precio estará determinado por lo indicado en este mismo punto, el precio a cotizar en SICOP, el oferente lo deberá indicar por 1 (un) colón.

Se aclara a los oferentes que, en caso de ser empresa o persona física domiciliada en el extranjero, el banco retendrá el porcentaje que corresponda por concepto del impuesto de remesas al exterior, de acuerdo a lo establecido en el artículo 59 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y su respectivo reglamento, siendo que, una vez trasladado el monto del tributo a la Administración Tributaria, éste únicamente tendrá la obligación de aportarle la documentación de ese pago, por cuanto su función únicamente es de agente retenedor. Los gastos de comisión por la transferencia internacional correrán por cuenta del contratista.

F.2 CÓDIGO DEL SISTEMA DIGITAL UNIFICADO (SICOP)

Servicios profesionales de Contaduría Pública para la confección de certificaciones.

Clasificación: 84111502

Identificación: 92139386

 F.3 FORMA DE PAGO

El pago se realizará contra la entrega de cada certificación a entera satisfacción del banco, previa verificación y aprobación por parte del área competente.

Adicionalmente, se establece que el banco pagará siempre en colones de acuerdo con las tarifas fijadas por el Colegio de Contadores.

F.4 PLAZO

• Plazo de la contratación

El plazo de la presente contratación será de un (1) año, prorrogable en forma automática por tres (3) períodos iguales y consecutivos, cuatro (4) años en total.

De no convenir con los intereses del banco, éste podrá poner término a la misma en cualquier momento o por el incumplimiento del contratista de cualquiera de sus compromisos y obligaciones contractuales, así como de las disposiciones legales y reglamentarias que se tienen por incorporadas al presente pliego de condiciones.

Lo anterior, sin perjuicio del derecho del banco de recurrir a los Tribunales para resarcirse de cualquier costo en que pudiera incurrir, así como al pago de daños y perjuicios que le fueren ocasionados en virtud de dicho incumplimiento.

En caso de plazo con prórrogas, el banco comunicará al contratista en forma escrita mediante un oficio a la Oficina de Gestión de Contratos, su intención de no aplicar la prórroga al mismo, como mínimo dos (2) meses antes del vencimiento del contrato ya que dichas prórrogas quedan sujetas a que la oficina usuaria mediante informe técnico valide y, en caso de ser requerido, certifique su condición de excepción.

Se aclara a todos los oferentes que, de llegarse a prorrogar el plazo del contrato, las cláusulas contenidas en él permanecerán invariables y aplicarán las mismas condiciones para la prórroga.

• Plazo de entrega para cada certificación

El plazo máximo de entrega de las certificaciones a entera satisfacción del banco deberá ser de tres (3) días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la solicitud por medio de correo que le realice el banco al contratista.

F.5 INICIO DEL SERVICIO

El contratista deberá iniciar la prestación del servicio objeto del presente proceso de contratación pública, a partir de la orden de inicio que el banco le notificará al contratista por medio del sistema digital unificado o al vencimiento de los contratos de la contratación 2024LY-000002-0000100001, los cuales vencen el 4 de julio del 2028.

F.6 SANCIONES ECONÓMICAS

• (ver detalle en punto [ 6. Condiciones de contrato ] y en documento adjunto de Pliego de Condiciones)

F.7 GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

• Una vez que el banco le notifique la solicitud de la garantía de cumplimiento por medio del sistema digital unificado al adjudicatario, éste deberá entregar en un plazo máximo de cinco (05) días hábiles una garantía de cumplimiento por un monto total fijo de un millón novecientos veinticinco mil colones (₡925.000,00).
• La garantía de cumplimiento deberá mantenerse vigente hasta dos (02) meses después de vencido el plazo de la contratación, entendiéndose por plazo de contratación lo siguiente: El plazo de la presente contratación será de un año, prorrogable en forma automática por tres (3) períodos iguales y consecutivos, cuatro (4) años en total, contados a partir del día hábil siguiente a la notificación del contrato que le realizará el banco al adjudicatario por medio del sistema digital unificado. Se aclara al contratista que cada prórroga deberá contar con dicha garantía de cumplimiento.
• La garantía de cumplimiento deberá ser rendida electrónicamente a través del sistema digital unificado. Podrá rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. En este último caso el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.
• La garantía de cumplimiento será devuelta al contratista en el plazo indicado en las condiciones particulares del pliego de condiciones o en su defecto dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado.
• En el caso de que la institución contratante se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el contratista rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.
• Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva del dinero.
• Las garantías de cumplimiento deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en artículo 111 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Cuando se trate de una garantía de cumplimiento otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al sistema digital unificado en el mismo acto de su emisión.
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia.
• Los bonos y certificados se recibirán por su valor de mercado y deberán acompañarse de una estimación efectuada por un operador de alguna de las bolsas legalmente reconocidas. Se exceptúan de presentar estimación, los certificados de depósito a plazo emitidos por bancos estatales, cuyo vencimiento ocurra dentro del mes siguiente a la fecha en que se presenta.
• Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el sistema digital unificado deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.

F.8 ADJUDICACIÓN

• El banco se reserva el derecho de aceptar la o las ofertas que más convengan a sus intereses, rechazar todas si ninguna le resultare satisfactoria, o bien adjudicar total o parcialmente la contratación, decisión que tomará dentro de un plazo igual al doble del total de días hábiles que se otorgaron para la presentación de ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubiesen comunicado.