Contratación de servicios profesionales para el fortalecimiento de la gestión contable y cierre de brechas NICSP

Requisitos obligatorios (admisibilidad) para la persona oferente.

Los interesados en participar deberán cumplir con los siguientes requisitos, los cuales se consideran indispensables para la aceptación de la oferta.

Requisitos de idoneidad y experiencia

El éxito de los servicios profesionales objeto de esta contratación depende de la adecuada integración de un equipo interdisciplinario con experiencia comprobada en las distintas materias técnicas involucradas, sumado a la coordinación con el personal clave de la Gerencia de Gestión Hacendaria.

Perfil Requerido

La amplitud y diversidad de los ejes temáticos que componen el objeto contractual (conciliación contable-presupuestaria, tratamiento de cuentas por cobrar, beneficios a empleados bajo NICSP 39, actualización de manuales institucionales y atención de hallazgos de auditoría) hacen indispensable contar con un equipo interdisciplinario con experiencia en diferentes áreas.

Un equipo conformado únicamente por profesionales en contabilidad no garantizaría la calidad técnica ni la precisión de los productos requeridos en todas sus dimensiones, particularmente en lo relativo al diseño de herramientas de control, la mejora de procesos institucionales y el cálculo actuarial de obligaciones laborales. La ausencia de estos especialistas comprometería la confiabilidad de los resultados, afectando la razonabilidad de los Estados Financieros y el cumplimiento de las NICSP, así como de las directrices de la Dirección General de Contabilidad Nacional.

Para garantizar un desarrollo integral y técnicamente solvente del objeto contractual, el contratista deberá contar con un equipo interdisciplinario conformado, como mínimo, por:

• Al menos un Contador Público con experiencia comprobada en NICSP o NIIF, encargado de la conciliación entre contabilidad y presupuesto, el análisis y tratamiento contable de las cuentas por cobrar, la valoración y clasificación de los pasivos laborales bajo normativa NICSP, las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República y las directrices emitidas por la Dirección General de Contabilidad Nacional, así como de la elaboración de notas técnicas a los Estados Financieros.
• Al menos un profesional con formación en Tecnologías de Información o afín, con experiencia comprobada en el diseño y desarrollo de herramientas de control, matrices de conciliación y bases de datos, así como en la sistematización y compatibilidad de la información con los sistemas contables institucionales.
• Al menos un profesional en Ingeniería Industrial o carrera afín, con experiencia comprobada en levantamiento, análisis y mejora de procedimientos institucionales, encargado de la revisión y actualización del Manual de Procedimientos Financieros Contables y el Manual de Políticas Contables, proponiendo mejoras alineadas con la normativa NICSP y las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, así como de coordinar la integración de procesos entre las dependencias municipales involucradas.
• Al menos un profesional en Actuariado, con experiencia comprobada en el cálculo y documentación técnica de obligaciones laborales bajo NICSP 39, específicamente en la determinación de pasivos por vacaciones acumuladas y no disfrutadas y estudios de cesantía, incluyendo la definición de supuestos actuariales y metodologías de cálculo.

Todos los profesionales que participen en el desarrollo del trabajo deberán estar incorporados al Colegio Profesional respectivo si este lo exige, cuando la normativa así lo exija para el ejercicio de su profesión. Deberán presentar constancia de que se encuentran activos y al día en sus obligaciones colegiales.

El oferente deberá aportar el currículum vitae de cada profesional propuesto, el cual deberá ser claro, ordenado y estar actualizado al presente año, adjuntando los documentos que lo sustentan, así como una certificación, constancia y/u otro documento idóneo que acredite la experiencia de cada profesional .

Todas aquellas personas físicas o jurídicas legalmente constituidas deberán designar un socio coordinador que cuente con una experiencia mínima de diez (10) años como consultor en materia de contabilidad pública, normativa NICSP y fortalecimiento de procesos contables-financieros en entidades públicas o privadas. Asimismo, deberá acreditar la ejecución de al menos cinco (5) proyectos similares en los últimos diez (10) años, constatados constancias, certificaciones y/u otro documento idóneo que acredita la experiencia.

El socio coordinador deberá demostrar experiencia comprobada en:

• Implementación y aplicación de la NICSP 24 Presentación de Información del Presupuesto en los Estados Financieros.
• Análisis, tratamiento y depuración de cuentas por cobrar en el sector público.
• Aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) y/o Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Elaboración o actualización de manuales de procedimientos y políticas contables institucionales.
• Atención técnica de hallazgos de auditoría interna y externa en materia contable.
• El Plan General Contable de la Dirección General de Contabilidad Nacional.

Para acreditar la experiencia de trabajos realizados con el objeto de esta contratación, se podrán presentar constancias, certificaciones y/u otro documento idóneo que acredite la experiencia por cada uno de los profesionales incluidos en el equipo de trabajo propuesto.

Las constancias, certificaciones y/u otro documento idóneo deberán incluir, como mínimo: nombre de la entidad (pública o privada) en donde se ejecutó el proyecto, periodo en que se desarrolló, trabajo realizado, encargado del proyecto, persona de contacto y medios oficiales para contactar al responsable del contrato en la entidad.

Adicionalmente, la experiencia deberá indicarse en la oferta en una tabla que contenga al menos la siguiente información:

Nombre de la institución	Fecha de prestación del servicio	Trabajo realizado	Encargado del servicio	Persona a contactar	Teléfono y Email

La Municipalidad de Escazú se reserva la potestad de constatar la información presentada por el oferente.

La oferta que no cumpla con la experiencia mínima solicitada será excluida automáticamente de este concurso y quedará inelegible de esta licitación.

Requisitos adicionales del equipo de profesionales

Requisitos del personal de apoyo

Cada uno de los profesionales de apoyo que integren el equipo de trabajo deberá acreditar una experiencia mínima de cuatro (4) años en funciones directamente relacionadas con el objeto de esta contratación. En particular, deberán demostrar experiencia comprobada en:

• Implementación y Aplicación de la NICSP 24 Presentación de Información del Presupuesto en los Estados Financieros, así como entre auxiliares contables y sistemas informáticos institucionales, asegurando la consistencia de la información y la trazabilidad de los datos.
• Experiencia en conciliaciones financieras, integración de información contable, procesos de implementación NIIF/NICSP y fortalecimiento de procesos contables.
• Análisis, clasificación y tratamiento de cuentas por cobrar del sector público, incluyendo la identificación de ingresos, movimientos y ajustes contables.
• Cálculo y documentación de obligaciones laborales bajo NICSP 39 (vacaciones acumuladas, cesantía y beneficios similares), de conformidad con la normativa aplicable.
• Análisis, diseño, elaboración, actualización y fortalecimiento de procedimientos, metodologías, políticas y controles institucionales en materia contable-financiera, alineados con las NICSP, el marco normativo aplicable y las mejores prácticas de control interno.
• Aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y el Plan General Contable de la Dirección General de Contabilidad Nacional, de acuerdo con la labor específica asignada dentro del equipo de trabajo.

La experiencia podrá acreditarse mediante constancias, certificaciones y/u otro documento idóneo que acredite la experiencia, en las que se especifique el periodo de prestación del servicio y el tipo de labor realizada.

Sustitución del personal

El contratista deberá informar al administrador del contrato el cambio de uno o más miembros del equipo de trabajo, indicando el nombre y las calidades del personal sustituto. Asimismo, deberá presentar constancia, certificación y/u otro documento idóneo que acredite de que dicho personal cumple con los mismos requisitos de idoneidad y experiencia exigidos al personal sustituido, en procura de que el servicio contratado no se vea desmejorado.

En tal circunstancia, ningún efecto adverso derivado de esa sustitución será atribuible a la Municipalidad de Escazú. El contratista deberá presentar la documentación probatoria correspondiente. La Gerencia de Gestión Hacendaria o el Subproceso de Contabilidad se reservan el derecho de solicitar al contratista el cambio de alguno de los miembros del equipo de trabajo, cuando a su criterio, de manera justificada, el desempeño de dicho profesional no sea satisfactorio.

En caso de que se presenten ofertas bajo la modalidad de consorcio, se deberá asegurar que las personas que componen dicho consorcio reúnan, de manera individual o conjunta, los requisitos de experiencia positiva (requisito de admisibilidad) solicitados en esta sección.

No se aceptarán ofertas donde el oferente no cotice el 100% de los ítems (perfiles profesionales/tarifas horarias) que componen el objeto contractual.

En caso de que la Gerencia de Gestión Hacendaria y el Subproceso de Contabilidad no logren corroborar los requisitos anteriores, la oferta quedará inelegible en la presente licitación.

El oferente deberá encontrarse al día con todas las obligaciones tributarias que le apliquen, así como con sus obligaciones ante la CCSS, FODESAF, INA, IMAS y cualquier otra entidad que corresponda según la naturaleza de su actividad profesional, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la LGCP.

Modalidad de cotización y tipo de contrato.

La presente contratación corresponde a la modalidad según demanda, por cuanto el objeto contractual consiste en la prestación de un servicio profesional especializado con alcance y contenido determinados (desarrollo, actualización y documentación de procedimientos, políticas, metodologías y herramientas de control contable-financiero), el cual deberá brindarse de forma continua durante la vigencia del contrato o servicios cuya cantidad varíe según solicitudes puntuales no cuantificables.

Tipo de hora profesional

Líder de proyecto

Consultor experto

Profesional adicional

Tarifa única (servicios adicionales)

Descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características del bien, obra o servicio.

Descripción general del objeto

El objeto de la presente contratación consiste en la prestación de servicios profesionales especializados en contabilidad pública y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP), orientados a fortalecer la gestión contable institucional de la Municipalidad de Escazú y a avanzar en el cierre de brechas de implementación NICSP, mediante el desarrollo, actualización, análisis y documentación de procedimientos, políticas, metodologías, estudios técnicos y herramientas de control, según el detalle técnico que se describe a continuación.

Dada la interrelación técnica y metodológica entre los distintos componentes del objeto contractual, todos ellos vinculados al fortalecimiento del mismo proceso contable institucional y a la aplicación armonizada de las NICSP, el objeto se define como indivisible y será adjudicado en su totalidad a un único oferente, a fin de garantizar la coherencia técnica, la continuidad metodológica y la responsabilidad integral sobre los productos entregados durante todo el plazo contractual.

El costo del servicio se determinará mediante tarifa horaria, la cual será cotizada por el oferente y aplicada según las horas efectivamente dedicadas por cada profesional a cada producto o actividad solicitada, previa aprobación del administrador del contrato. En consecuencia, la unidad de medida para efectos de cotización y pago corresponde a hora profesional.

Especificaciones técnicas por eje temático

El servicio contratado deberá abarcar, como mínimo, los siguientes ejes temáticos, sin perjuicio de que el administrador del contrato pueda priorizar o reordenar actividades según la necesidad institucional durante la ejecución:

Conciliación entre contabilidad y presupuesto (NICSP 24)

• Diagnóstico de las diferencias conceptuales, operativas y de registro entre la información contable (base devengo) y la información presupuestaria (base de ejecución presupuestaria).
• Elaboración de una matriz institucional de conciliación contable-presupuestaria que identifique, clasifique y documente las diferencias temporales y permanentes.
• Elaboración de un procedimiento institucional formal, recurrente y documentado para la conciliación periódica entre ambos registros.
• Desarrollo de la metodología técnica de conciliación conforme a los requerimientos de la NICSP 24, incluyendo el tratamiento de depreciaciones, provisiones, deterioros, ingresos y gastos devengados no percibidos/pagados, adquisiciones de activos y movimientos patrimoniales.
• Diseño del formato de revelación (nota) de conciliación presupuesto-contabilidad para su incorporación en los Estados Financieros.

Análisis, tratamiento y depuración de cuentas por cobrar

• Identificación integral de las fuentes de ingreso municipal generadoras de derechos de cobro (tributos, tasas, precios públicos, multas, transferencias, convenios).
• Análisis del origen, hecho generador, método de cálculo y momento de reconocimiento contable de cada tipo de ingreso.
• Revisión de la estructura contable de reconocimiento (cuentas, subcuentas, contrapartidas) y propuesta de ajustes al catálogo contable cuando corresponda.
• Análisis de los movimientos que afectan los saldos (anulaciones, ajustes, exoneraciones, prescripciones, compensaciones, arreglos de pago, condonaciones, reclasificaciones).
• Elaboración de política contable de ajustes y criterios de deterioro de cuentas por cobrar.
• Informe técnico de tratamiento contable conforme a las NICSP aplicables.
• Conciliación de la base de datos de Cuentas por cobrar y el saldo contable de los estados financieros.

NICSP 39 – Beneficios a los Empleados

• Como actividad de atención prioritaria: cálculo y documentación técnica del costo de las vacaciones acumuladas y no disfrutadas de los funcionarios municipales, considerando saldos pendientes, salarios aplicables, cargas sociales asociadas y demás elementos necesarios para determinar razonablemente el pasivo correspondiente, incluyendo el registro contable y su revelación en los Estados Financieros.
• Actualización del estudio relacionado con la cesantía, con la información técnica necesaria para su reconocimiento, medición, registro y revelación contable.

Actualización de manuales institucionales

• Revisión integral, actualización y fortalecimiento del Manual de Procedimientos Financieros Contables (M-CO-16), incorporando normativa vigente, observaciones de auditoría y procesos no documentados.
• Revisión técnica y actualización del Manual de Políticas Contables M-CO-17, conforme a los cambios normativos NICSP y las necesidades institucionales identificadas.

Análisis y atención de hallazgos de auditoría

• Análisis de los resultados, observaciones y hallazgos derivados de auditorías internas y externas —tanto vigentes como pendientes de periodos anteriores— relacionados con la materia contable.
• Identificación de causas raíz de los hallazgos y propuesta de acciones correctivas.
• Diseño de procedimientos o controles específicos para atender las causas identificadas.
• Preparación de documentación técnica de respaldo (informes, oficios, anexos) que permita a la Administración atender oportunamente los requerimientos de los órganos de control y fiscalización (Auditoría Interna, Contraloría General de la República, Dirección General de Contabilidad Nacional).

Otros análisis y productos contables afines. Atención de brechas NICSP adicionales identificadas en el Plan Estratégico institucional

De conformidad con lo indicado en el punto 3.2.1, la Administración podrá solicitar, dentro de la vigencia contractual, otros análisis técnicos, estudios de razonabilidad, conciliaciones, procedimientos o herramientas de control relacionados con cualquier otra partida o proceso contable-financiero institucional no comprendido expresamente en los ejes 3.2.2.1 a 3.2.2.5, siempre que guarden relación directa con el objeto general de fortalecimiento de la gestión contable y cumplimiento normativo NICSP descrito en esta sección.

Asesoría técnica especializada para el fortalecimiento de competencias profesional en NICSP

1. Como parte del fortalecimiento de las capacidades técnicas internas del Subproceso de Contabilidad, el contratista deberá brindar asesoría y acompañamiento técnico especializado al personal municipal que la Administración designe, orientado a la preparación técnica en materia de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP/IPSAS), con miras a optar por certificaciones internacionales en la materia, tales como la Certificación en IPSAS de la Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) u otra equivalente que la Administración determine pertinente.
2. Adicionalmente, el contratista deberá realizar actividades de transferencia de conocimiento dirigidas al personal del Subproceso de Contabilidad y de las demás unidades municipales que la Administración designe, con el objetivo de que dichas áreas comprendan y apliquen adecuadamente los criterios, procedimientos y requerimientos derivados de las NICSP en el desarrollo de sus actividades ordinarias.

Esta transferencia de conocimiento tiene como propósito que las unidades primarias generadoras de información, que origina, registran o suministran datos que posteriormente incorporan a los Estados Financieros institucionales, conozcan la forma correcta en que deben ejecutar sus procesos, de manera que la información que producen sea consistente, oportuna y compatible con los requerimientos de las NICSP, y que las mejoras y herramientas desarrolladas como parte de los demás ejes de esta contratación, puedan sostenerse y aplicarse correctamente en el tiempo, con independencia de la finalización del presente contrato.

Perfil profesional requerido

Dado que el alcance de los productos solicitados varía en complejidad y naturaleza técnica, el contratista deberá contar con un equipo multidisciplinario cuya composición se ajuste al tipo de producto requerido en cada caso, integrado como mínimo por los siguientes perfiles:

1. Contador Público con experiencia en NICSP/NIIF: encargado de la NICSP 24, el análisis, tratamiento y depuración de las cuentas por cobrar municipales, la valoración y clasificación contable de los pasivos laborales (vacaciones acumuladas y cesantía) bajo normativa NICSP, las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República y las directrices emitidas por la Dirección General de Contabilidad Nacional, así como de la elaboración de notas técnicas a los Estados Financieros y del análisis técnico-contable de los hallazgos de auditoría.
2. Al menos un profesional con formación en Tecnologías de Información (o afín), encargado de apoyar en el diseño y desarrollo de herramientas de control, matrices de conciliación y bases de datos que sustenten los productos entregables, así como en la sistematización de la información contable analizada, garantizando su trazabilidad y facilidad de actualización futura por parte del personal municipal.
3. Profesional Ingeniería Industrial, con experiencia en levantamiento y mejora de procesos: encargado del levantamiento, revisión y actualización de los procedimientos institucionales asociados a la gestión contable, en particular el Manual de Procedimientos Financieros Contables (M-CO-16) y el Manual de Políticas Contables, proponiendo mejoras alineadas con la normativa NICSP y las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, así como de coordinar la integración de dichos procesos entre las distintas dependencias municipales involucradas (Contabilidad, Recursos Humanos, Presupuesto, Proveeduría, Cobros, Tesorería, Suministros y Activos, entre otro).
4. Profesional en actuariado: encargado del cálculo técnico y la documentación de las obligaciones laborales que deben reconocerse contablemente conforme a la NICSP 39, específicamente la determinación del pasivo por vacaciones acumuladas y no disfrutadas y la actualización del estudio de cesantía, incluyendo los supuestos actuariales, la metodología de cálculo y las revelaciones necesarias para su incorporación en los Estados Financieros.

Para cada uno de los profesionales aportados, el oferente deberá aportar certificaciones, constancias y/u otro documento idóneo que acredite la experiencia.

Productos esperados (entregables)

Para cada eje temático, el contratista deberá entregar informes técnicos, matrices, metodologías, procedimientos, políticas o estudios formalmente documentados, según el cronograma que se establecerá en la sección 3.10, los cuales serán validados y recibidos a satisfacción por el Subproceso de Contabilidad y el administrador del contrato antes de proceder con el pago correspondiente.

Naturaleza del servicio y modalidad de prestación

El servicio se prestará de forma presencial y/o remota, según la naturaleza de cada actividad y previa coordinación con el administrador del contrato, debiendo el contratista asistir presencialmente a las reuniones de trabajo, mesas técnicas o sesiones de validación que la Administración considere necesarias.

Condiciones de la entrega.

1. Lugar de entrega

El contratista deberá entregar todos los productos resultantes de los servicios profesionales contratados en la sede central de la Municipalidad de Escazú, específicamente ante el Subproceso de Contabilidad, quien actuará como instancia receptora y validadora, sin perjuicio de la colaboración que en su campo de competencia deban brindar otras dependencias municipales involucradas, según el eje temático del producto entregado.

Las entregas comprenderán, según corresponda al producto solicitado:

• Informes técnicos, metodológicos y financieros, en formato digital editable y en PDF, debidamente firmados por el o los responsables técnicos del contratista.
• Matrices de conciliación, bases de datos o herramientas de control desarrolladas, en formato digital compatible con las herramientas institucionales.
• Procedimientos y políticas creados, actualizados o revisados (Manual de Procedimientos Financieros Contables M-CO-16, Manual de Políticas Contables M-CO-17).
• Documentación de soporte técnico (papeles de trabajo, memorias de cálculo, estudios actuariales, análisis de hallazgos de auditoría, reportes de horas profesionales por perfil, entre otros).

La entrega formal de cada producto deberá realizarse mediante oficio o correo electrónico institucional dirigido al administrador del contrato, adjuntando copia digital de la totalidad de la documentación mediante medios electrónicos seguros.

2. Lugar de ejecución

La ejecución de los servicios se realizará de forma presencial y/o remota, según la naturaleza de cada actividad. Las labores presenciales (reuniones de trabajo, mesas técnicas, sesiones de validación, revisión de expedientes o registros físicos cuando corresponda) se desarrollarán en las instalaciones de la sede central de la Municipalidad de Escazú, en el espacio que la Administración disponga para tal efecto.

El contratista estará obligado a:

• Coordinar previamente con el administrador del contrato y las jefaturas de las áreas involucradas el acceso a la información, expedientes o instalaciones que se requieran.
• Cumplir con las normas de seguridad y protocolos internos de ingreso a las instalaciones municipales.
• Respetar el horario institucional para la atención presencial de sus labores, establecido de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 4:00 p.m., salvo coordinación distinta con el administrador del contrato.
• Garantizar que la ejecución de sus labores no interfiera con la operación ordinaria de los servicios del Subproceso de Contabilidad ni de las demás dependencias municipales.

3. Plazo máximo de entrega y tiempo de inicio del servicio

Los servicios se iniciarán en un plazo máximo de quince (15) días naturales posteriores a la notificación de la orden de inicio por parte de la Administración, conforme a lo establecido en el artículo 12, inciso b) del RICPME.

El plazo de ejecución del contrato será de doce (12) meses, prorrogable por tres periodos iguales de doce (12) meses cada uno, hasta un máximo de cuarenta y ocho (48) meses, bajo la modalidad de entrega según demanda con cotización por tarifa horaria, conforme a lo indicado en las secciones 3.1 y 3.2 de esta decisión inicial, dado que el servicio no se presta en tractos ni cantidades predeterminadas, sino que responde a solicitudes puntuales de productos según la necesidad institucional.

El contratista deberá programar la ejecución de las actividades correspondientes a cada orden de trabajo en las fases y plazos que se coordinen con el administrador del contrato, de manera que se asegure la trazabilidad, la validación técnica y la incorporación progresiva de los resultados en los registros y procesos contables institucionales, conforme al cronograma general que se establecerá en la sección 3.10.

Criterios de compra pública estratégica y la forma de verificar dicho requisito, así como el o los porcentajes en el sistema de evaluación (la sumatoria del porcentaje de estos criterios no debe superar el 25% del total del sistema de calificación de ofertas)

En atención al artículo N°21 de la Ley General de Compras Públicas, Ley 9986 y el articulo N°55 de su reglamento donde se promueve la incorporación de criterios de compra pública estratégica de acuerdo con las particularidades de cada objeto contractual, se incorpora a continuación los siguientes criterios sociales y ambientales:

Desarrollo local y regional:

Criterio:

Según la cercanía de la ubicación geográfica del oferente en relación con el lugar en el que se requiere el servicio; en este caso, en el Cantón de Escazú. En el caso de aquellos oferentes ubicados en las zonas donde es requerido el servicio se podrá acreditar con la patente de la Municipalidad respectiva. Para ello, se define cercanía geográfica, en el contexto del Decreto Ejecutivo No. 42709-HMEIC- MTSS-MINAE-MICITT, como la región mediata o inmediata en donde será requerido el objeto contractual.

Forma de verificación:

Se acreditará con la patente de la Municipalidad respectiva

Porcentaje: 6%

Se otorgará un seis por ciento (6%) de la calificación total del sistema de evaluación de ofertas a aquellos oferentes cuyo domicilio comercial, acreditado mediante patente municipal vigente, se ubique dentro del cantón de Escazú, por considerarse que dicha ubicación corresponde a la región inmediata en la que será ejecutado el objeto contractual, en los términos del Decreto Ejecutivo N° 42709-H-MEIC-MTSS-MINAE-MICITT.

A los oferentes cuyo domicilio comercial se ubique fuera del cantón de Escazú no se les asignará puntaje alguno por este criterio, sin que ello constituya una restricción a su participación ni afecte su elegibilidad, dado que se trata de un factor de evaluación adicional y no de un requisito de admisibilidad.

Terceros interesados y/o terceros afectos, así como las medidas de abordaje de estos sujetos cuando el objeto contractual lo amerite.

Se identifican como terceros interesados en el objeto de la presente contratación, dado su vínculo directo con los productos técnicos a desarrollar, los siguientes:

• Auditoría Interna de la Municipalidad de Escazú, en su calidad de emisora de los hallazgos y recomendaciones que serán objeto de análisis y atención, y como instancia de seguimiento al cierre de las recomendaciones pendientes.
• Despacho de auditoría externa contratado por la Municipalidad, en relación con los hallazgos de auditorías externas vigentes o de periodos anteriores que se atenderán como parte del objeto contractual.
• Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), del Ministerio de Hacienda, como órgano rector técnico en materia contable, cuyas directrices y observaciones (por ejemplo, sobre estados financieros trimestrales) forman parte del marco normativo aplicable a los productos a desarrollar.
• Contraloría General de la República (CGR), como órgano de fiscalización superior de la Hacienda Pública, con interés en el fortalecimiento del control interno y el cumplimiento normativo NICSP.
• Subproceso de Recursos Humanos de la Municipalidad, por su vinculación directa con la información salarial y de personal necesaria para el cálculo de vacaciones acumuladas y la actualización del estudio de cesantía, entre otros estudios actuariales.
• Subproceso de Presupuesto, por su participación en la conciliación contable-presupuestaria y en la disponibilidad de contenido presupuestario para la ejecución del contrato.
• Comisión Institucional NICSP de la Municipalidad de Escazú, constituida mediante los acuerdos municipales AC-060-2014, AC-042-2019, AC-270-2021 y AC-225-2024, e integrada, entre otros, por la Contadora Municipal, la Gerencia Hacendaria, la Gerencia de Recursos Humanos y Materiales, y las coordinaciones de Tecnologías de Información, Asuntos Jurídicos, Presupuesto y Tributos, entre otras dependencias, como instancia formal de seguimiento y aprobación final de las políticas y procedimientos que se generen como parte del cierre de brechas de implementación NICSP.

Terceros afectados:

No se identifican terceros afectados de forma negativa por la ejecución de la presente contratación, por cuanto el objeto contractual se circunscribe al ámbito interno de la gestión contable-financiera institucional y no implica intervención en infraestructura, vía pública, bienes de terceros ni prestación de servicios directos a la comunidad que puedan generar molestias, restricciones de acceso o afectaciones similares a las propias de un proyecto de obra pública.

Medidas de abordaje:

El administrador del contrato coordinará con las partes relacionadas el suministro oportuno de la información, documentación y expedientes necesarios para que el contratista pueda ejecutar los productos correspondientes a cada eje temático.

Los productos que resulten de la atención de hallazgos de auditoría deberán ser puestos en conocimiento de la Auditoría Interna y, cuando corresponda, remitidos a la Contraloría General de la República o a la DGCN, por los canales institucionales establecidos, una vez validados por la Administración.

Se establecerán mesas de trabajo o reuniones de coordinación periódicas entre el contratista y las dependencias municipales señaladas, según la naturaleza del producto en desarrollo, a fin de garantizar la adecuada articulación de la información y evitar duplicidad de esfuerzos.

Riesgos identificados, debiendo asegurar que el riesgo en ningún caso podrá superar el beneficio que se obtendrá de la contratación.

Conforme a los artículos 37 de la LGCP y 86, inciso e) del RLGCP, se identifican a continuación los riesgos asociados a la presente contratación, junto con las medidas de mitigación correspondientes:

Riesgos técnicos

• Riesgo: Que la información contable, presupuestaria, de recursos humanos, entre otra información requerida para el desarrollo de los productos no sea suministrada de forma completa u oportuna por las dependencias municipales involucradas, afectando los plazos de entrega.
• Mitigación: Coordinación previa del administrador del contrato con las dependencias correspondientes (Presupuesto, Recursos Humanos, Tesorería, Cobros, entre otros) para la disposición oportuna de la información, según lo indicado en la sección 3.8.
• Riesgo: Que los productos entregados no cumplan con el nivel técnico o la calidad requerida conforme a la normativa NICSP aplicable.
• Mitigación: Verificación técnica de cada entregable por parte del administrador del contrato y del Subproceso de Contabilidad, previo a su recepción a satisfacción, conforme al procedimiento de control de calidad que se establecerá en la sección 3.17.

Riesgos de gestión contractual

• Riesgo: Que la variabilidad en la solicitud de productos (al no existir tractos ni cantidades fijas mensuales, según lo indicado en la sección 3.2) genere dificultades en la planificación presupuestaria o en el control de horas facturadas.
• Mitigación: Formalización de cada solicitud mediante orden de trabajo, con reporte de horas efectivamente dedicadas por perfil profesional, sujeto a verificación previa al trámite de pago, conforme a lo indicado en las secciones 3.2 y 3.3.
• Riesgo: Rotación o indisponibilidad del personal profesional asignado por el contratista, afectando la continuidad metodológica de los productos en desarrollo.
• Mitigación: Exigencia al contratista de mantener un equipo profesional estable con los perfiles mínimos indicados en la sección 3.2, y obligación de sustitución de personal con perfil equivalente o superior, previa notificación y aprobación del administrador del contrato.

Riesgos financieros

• Riesgo: Que el monto estimado de la contratación resulte insuficiente frente a la demanda real de servicios durante la vigencia contractual.
• Mitigación: Priorización de los ejes temáticos y productos por parte del administrador del contrato, conforme a la disponibilidad presupuestaria, sin que ello genere obligación de contratar la totalidad del monto estimado (dado que se trata de servicios facturados por horas efectivamente ejecutadas).

Riesgos de cumplimiento normativo

• Riesgo: Que los productos desarrollados (procedimientos, políticas, metodologías) no se ajusten oportunamente a reformas normativas NICSP o directrices posteriores de la DGCN o la CGR.
• Mitigación: Obligación contractual del contratista de mantenerse actualizado respecto de la normativa técnica contable vigente durante la ejecución del contrato, y de ajustar los productos en desarrollo a dichas actualizaciones cuando sean notificadas por la Administración.

Valoración global del riesgo frente al beneficio de la contratación

Los riesgos identificados corresponden a riesgos operativos y de gestión propios de cualquier contratación de servicios profesionales continuos, para los cuales se han definido medidas de mitigación razonables y proporcionales. Ninguno de los riesgos señalados reviste una probabilidad o impacto que pueda superar el beneficio institucional esperado de la contratación, consistente en el fortalecimiento de la gestión contable municipal, el cierre de brechas NICSP, la atención de hallazgos de auditoría y la mejora de la calidad, razonabilidad y oportunidad de la información financiera institucional. Por lo anterior, se acredita el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 37 de la LGCP, en cuanto a que el riesgo de la contratación no supera el beneficio que de ella se obtendrá.

Criterios de desempate.

En caso de presentarse empate en la calificación, se utilizarán los siguientes criterios para desempate:

Se escogerá preferentemente a la asociación constituida conforme a lo dispuesto en la Ley N.° 3859, Ley sobre el Desarrollo de la Comunidad (DINADECO), de 7 de abril de 1967, y sus reformas. Para ello, la asociación deberá haber cumplido con todas las condiciones del pliego de condiciones y tenerse por comprobado que su oferta resulta ser la que mejor satisface el interés público.

La regla de preferencia señalada no resultará aplicable cuando la condición de igualdad se presente ante una PYME, en los términos dispuestos en la Ley N° 8262, Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medianas Empresas, de 2 de mayo de 2002, y sus reformas.

Se otorgará una puntuación adicional a las PYME que hayan demostrado su condición ante la Administración, según lo dispuesto en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la Ley N° 8262 y sus reglamentos. La puntuación por asignar será la siguiente:

• PYME de industria: cinco (5) puntos.
• PYME de servicio o agropecuaria: cinco (5) puntos.
• PYME de comercio: dos (2) puntos.

En caso de que el empate persista, se definirá aplicando sucesivamente los siguientes criterios:

1. La oferta que haya obtenido el mayor puntaje en el factor precio (sección 3.13, factor B).
2. Si el empate persiste, se adjudicará a la oferta que obtenga el mayor puntaje en el factor de experiencia del oferente (sección 3.13, factor A).
3. Si aún se mantiene el empate, se adjudicará a la oferta con mayor puntaje en el criterio de compra pública estratégica – desarrollo local y/o regional (sección 3.13, factor C.1).

En caso de que el empate persista, se procederá a realizar un sorteo público en presencia de las partes, conforme al siguiente procedimiento:

1. Mediante una solicitud de información en el sistema SICOP, se comunicará a los oferentes elegibles empatados, con cinco (5) días hábiles de anticipación, la convocatoria del sorteo para la adjudicación.
2. El sorteo se realizará en las instalaciones de la Municipalidad de Escazú; se estima un tiempo de treinta (30) minutos para su realización.
3. La metodología para adjudicar será la siguiente:

La Proveedora, o el funcionario que ella designe para estos efectos, utilizará un recipiente con papelitos con los nombres de los oferentes elegibles empatados.
Se mostrarán los papelitos con los nombres de cada oferente elegible empatado, luego serán introducidos al recipiente y se extraerá uno de ellos, cuyo nombre corresponderá al adjudicatario.

De todo lo anterior, la Proveedora levantará el acta respectiva, la cual será incorporada por el analista del procedimiento de contratación en el expediente electrónico.

Forma de adjudicación.

La presente contratación se adjudicará a un único oferente, de forma total, considerando que el objeto contractual, conformado por todos los ejes temáticos descritos en la sección 3.2 (conciliación contable-presupuestaria bajo NICSP 24, tratamiento de cuentas por cobrar, beneficios a empleados bajo NICSP 39, actualización de manuales institucionales y atención de hallazgos de auditoría) se define como indivisible, según fue justificado en dicha sección.

Justificación:

Los distintos objetos contractuales guardan una estrecha interrelación técnica y metodológica entre sí, al formar parte de un mismo proceso integral de fortalecimiento de la gestión contable institucional y de cierre de brechas NICSP, por lo que su fragmentación entre distintos proveedores podría generar inconsistencias metodológicas, duplicidad de esfuerzos o falta de coherencia en los productos entregados.

La ejecución del contrato requiere de un equipo interdisciplinario coordinado (contador público, profesional en tecnologías de información, profesional en procesos y profesional en actuariado, según lo indicado en la sección 3.11), cuya articulación resulta más eficiente y confiable bajo la responsabilidad de un único contratista.

La adjudicación a un solo proveedor facilita la fiscalización, el control de calidad y la trazabilidad de los productos por parte del administrador del contrato, evitando la necesidad de coordinar múltiples contratos paralelos para un objeto que, en esencia, responde a una misma necesidad institucional.

No se identifican razones de conveniencia técnica, económica ni de mercado que justifiquen la división del objeto contractual en líneas o partidas independientes adjudicables a distintos oferentes.

Por lo anterior, se adjudicará la totalidad del objeto contractual a la oferta que resulte mejor calificada globalmente, conforme al sistema de evaluación establecido en la sección 3.13 de esta decisión inicial, una vez aplicados, cuando corresponda, los criterios de desempate indicados en la sección 3.14.

Los procedimientos de control de calidad y de fiscalización, que se aplicarán durante la ejecución del contrato y para la recepción del bien, obra o servicio.

Procedimientos de control de calidad durante la ejecución

1. Supervisión técnica continua

Designación de un administrador del contrato (Subproceso de Contabilidad) que realizará verificaciones periódicas del avance de cada orden de trabajo, cotejando el cumplimiento con el cronograma aprobado y con los plazos de entrega definidos en la sección 3.3.

2. Revisión de metodologías aplicadas

Verificación de que las metodologías de análisis, conciliación, valoración y cálculo aplicadas por el contratista estén alineadas con la NICSP 24, la NICSP 39 y demás normativa NICSP aplicable a cada producto, así como con las Normas Técnicas de Control Interno de la Contraloría General de la República y el Plan General Contable de la Dirección General de Contabilidad Nacional.

3. Entregables parciales y reportes de avance

Se requerirá al contratista la presentación de reportes de avance con la periodicidad que defina el administrador del contrato para cada orden de trabajo, que detallen: actividades ejecutadas, horas profesionales dedicadas por perfil (conforme a la sección 3.2), productos parciales generados, ajustes pendientes y dificultades detectadas.

4. Verificación técnica de los productos

Revisión técnica, por parte del administrador del contrato y del personal del Subproceso de Contabilidad, de la consistencia metodológica y el sustento normativo de cada informe, matriz, procedimiento, política o estudio entregado, previo a su validación.

5. Reuniones de control

Reuniones de coordinación periódicas con las áreas municipales involucradas según el eje temático en desarrollo (Contabilidad, Presupuesto, Recursos Humanos, entre otras dependencias), a fin de validar avances, resolver inconsistencias oportunamente y garantizar la adecuada articulación de la información, conforme a lo indicado en la sección 3.8.

Procedimientos de fiscalización y control en la recepción del servicio

1. Recepción provisional del servicio

Una vez entregado cada producto (informe, matriz, procedimiento, política, estudio actuarial, entre otros), se realizará una verificación documental y técnica inicial para validar que cumple con las especificaciones técnicas y el alcance definido en la respectiva orden de trabajo.

2. Validación cruzada con registros contables institucionales

Cuando corresponda, se conciliarán los productos entregados (matrices, conciliaciones, cálculos) con los registros existentes en el sistema contable institucional DECSIS y con los auxiliares contables correspondientes, verificando exactitud, consistencia y correspondencia con la contabilidad oficial.

3. Pruebas de consistencia de la información entregada

Se verificará que la información contenida en cada producto esté completa, debidamente sustentada, libre de inconsistencias y sea compatible con los sistemas y registros contables institucionales, de manera que pueda ser incorporada o utilizada por el personal municipal sin requerir procesamiento adicional no previsto.

4. Recepción definitiva del servicio

Una vez subsanadas las observaciones que en su caso se formulen, el administrador del contrato emitirá el acta o el oficio de recepción definitiva correspondiente a cada producto, requisito que habilitará el trámite del pago respectivo, conforme a lo indicado en la sección 3.25.

5. Aplicación de cláusula penal y multas

En caso de incumplimiento en los plazos de entrega, en la calidad técnica o en las especificaciones establecidas para cada producto, se aplicarán las penalidades que se definan en la sección 3.18 de esta decisión inicial.

Designación de un funcionario como administrador del contrato.

La persona funcionaria responsable de la administración del presente contrato, durante todo el plazo de su ejecución y sus eventuales prórrogas, será la Contadora Municipal, Elizabeth Quesada Romero, quien fungirá como administradora del contrato conforme a lo establecido en los artículos 11 y 12 del RICPME.

En su calidad de administradora del contrato, le corresponderá, entre otras funciones, aprobar el pliego de condiciones en lo relativo a las especificaciones técnicas del servicio, emitir la orden de inicio, atender oportunamente las consultas de los oferentes, proveedores y contratistas, verificar la razonabilidad del precio ofertado, coordinar con la Proveeduría Institucional la atención de recursos y solicitudes de aclaración, fiscalizar y supervisar la correcta ejecución contractual, aprobar los entregables y recepciones (provisional y definitiva), aplicar las cláusulas penales y multas cuando corresponda, y llevar el expediente de ejecución contractual, todo conforme al detalle que se desarrollará en la sección 3.21 de esta decisión inicial.

De ausentarse temporalmente o cesar en su cargo la funcionaria designada, la Municipalidad de Escazú deberá comunicar a la Proveeduría el nombre del funcionario que asumirá dicha responsabilidad, a efectos de garantizar la continuidad en la administración y fiscalización del contrato.

Indicación expresa de los recursos humanos y materiales de que dispone o se llegará a disponer para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato en todas las etapas de la contratación.

Recurso humano

Para la verificación de la correcta ejecución del presente contrato, la Municipalidad de Escazú dispondrá del siguiente recurso humano:

• Administradora del contrato: Contadora Municipal, Elizabeth Quesada Romero, encargada de la fiscalización técnica y administrativa integral de la ejecución contractual, según lo indicado en la sección 3.19.
• Personal profesional y técnico del Subproceso de Contabilidad, quien participará en la validación técnica de los productos entregados en cada eje temático (conciliación contable-presupuestaria, cuentas por cobrar, beneficios a empleados, manuales institucionales, atención de hallazgos de auditoría), aportando criterio especializado en contabilidad pública y normativa NICSP.
• Colaboración de otras dependencias municipales, canalizada siempre a través del Subproceso de Contabilidad, según el eje temático en desarrollo, tales como el Subproceso de Presupuesto (para la conciliación contable-presupuestaria y la disponibilidad de contenido presupuestario) y el Subproceso de Recursos Humanos (para el suministro de información salarial y de personal requerida en el cálculo de vacaciones acumuladas y el estudio de cesantía), sin que exista contacto directo entre el contratista y dichas dependencias.

Recursos materiales

Instalaciones físicas de la sede central de la Municipalidad de Escazú, disponibles para las reuniones de trabajo, mesas técnicas y sesiones de validación presenciales.

Acceso a la información, expedientes, bases de datos y sistemas institucionales necesarios para el desarrollo de los productos contratados (incluyendo el sistema contable institucional DECSIS), el cual será facilitado por las dependencias correspondientes previa coordinación con el administrador del contrato.

Equipo tecnológico institucional (computadoras, correo electrónico institucional, plataformas de videoconferencia) necesario para la coordinación, comunicación y recepción digital de los productos entregados, conforme a lo indicado en la sección 3.3.

Herramientas ofimáticas y de gestión documental del Subproceso de Contabilidad, para el archivo, control y trazabilidad de los productos recibidos como parte del expediente de ejecución contractual, conforme al artículo 11 del RICPME.

La Municipalidad garantiza que dispone y dispondrá, durante toda la vigencia contractual, de los recursos humanos y materiales necesarios para ejercer una adecuada fiscalización, verificación y control de calidad sobre la ejecución del presente contrato, en todas sus etapas.

Obligaciones del administrador del contrato.

Conforme a lo dispuesto en los artículos 11 y 12 del RICPME, corresponderá a la administradora del contrato, Contadora Municipal Elizabeth Quesada Romero, las siguientes obligaciones durante la ejecución del presente contrato:

• Aprobar el pliego de condiciones en lo que respecta a las especificaciones técnicas del servicio, cuando este sea sometido a su consideración.
• Emitir la orden de inicio del contrato dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, o en su defecto, dentro del mes siguiente a la firma del contrato u orden de compra, conforme a lo indicado en la sección 3.3.
• Formalizar, mediante orden de trabajo, cada solicitud de producto o actividad requerida al contratista, indicando el eje temático correspondiente, el plazo de entrega estimado y el perfil profesional esperado, según lo señalado en la sección 3.2.
• Atender oportunamente las consultas que presenten los proveedores, oferentes, adjudicatarios y el contratista.
• Atender las solicitudes de criterio técnico que le formule la Proveeduría Institucional para resolver aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones, así como los recursos de objeción, revocatoria y apelación que se presenten durante el procedimiento, en relación con los aspectos técnicos y generales del objeto contratado.
• Verificar la razonabilidad del precio ofertado y elaborar el informe técnico correspondiente, con la justificación amplia y detallada requerida, así como la recomendación de la oferta a adjudicar, o bien la declaratoria de infructuoso o desierto, cuando corresponda.
• Ejercer la supervisión técnica continua sobre la ejecución de cada orden de trabajo, verificando el avance conforme al cronograma y los plazos establecidos, según lo indicado en la sección 3.17.
• Coordinar con las demás dependencias municipales (Presupuesto, Recursos Humanos y otras) el suministro oportuno de la información necesaria para la ejecución de los productos contratados, según lo indicado en las secciones 3.8 y 3.20, constituyéndose en el único canal de comunicación entre el contratista y dichas dependencias.
• Verificar y validar técnicamente cada producto entregado por el contratista, previo a su recepción provisional y definitiva, conforme al procedimiento de control de calidad establecido en la sección 3.17.
• Suscribir las actas u oficios de recepción provisional y definitiva de cada producto contratado, conforme a lo que se establecerá en la sección 3.25.
• Informar a la Proveeduría Institucional acerca de cualquier incumplimiento de las obligaciones contractuales que se presente, y solicitar la aplicación de la garantía de cumplimiento, cláusula penal, multas y demás sanciones que correspondan, conforme a lo dispuesto en la sección 3.18.
• Realizar el cálculo de las multas y cláusula penal aplicables, llevando el control correspondiente para efectos de no superar el límite del veinticinco por ciento (25%) del monto total del contrato, según lo indicado en la sección 3.18.
• Velar por que la garantía de cumplimiento se mantenga vigente durante toda la ejecución contractual, gestionando oportunamente su renovación anual ante el contratista, conforme a lo indicado en la sección 3.16.
• Llevar un control ordenado del expediente de ejecución contractual, conformado como mínimo por: la orden de inicio, las órdenes de trabajo emitidas, las actas de recepción, los reportes de horas profesionales, los comprobantes electrónicos tramitados y cualquier otro documento que se genere durante la ejecución, conforme al artículo 11 del RICPME.
• Colaborar con la Proveeduría Institucional, dentro de su campo de conocimiento, en la atención de los recursos que se presenten en el procedimiento de contratación.
• Valorar, según la necesidad institucional, la conveniencia de cada prórroga contractual, y comunicar dicha decisión a la Proveeduría Institucional con una antelación mínima de dos meses previos al vencimiento del periodo en ejecución.
• Tramitar ante la Proveeduría, cuando corresponda, las gestiones de modificación unilateral del contrato, suspensión, resolución o rescisión contractual.
• Realizar el finiquito del contrato una vez concluida su ejecución, en coordinación con el Subproceso de Proveeduría, conforme a lo que se establecerá en la sección 3.26.
• Otorgar los perfiles de acceso que correspondan a los usuarios involucrados en el proceso de contratación dentro del Sistema Digital Unificado (SICOP), validados contra la firma digital, de acuerdo con la responsabilidad de cada uno en el proceso.

Obligaciones del contratista.

Serán obligaciones del contratista adjudicado, sin perjuicio de las demás establecidas en la Ley General de Contratación Pública, su Reglamento y el presente pliego de condiciones, las siguientes:

• Ejecutar el objeto contractual con estricto apego a las especificaciones técnicas descritas en la sección 3.2, así como a las condiciones establecidas en su oferta y en el presente pliego de condiciones.
• Iniciar la prestación del servicio dentro del plazo establecido en la orden de inicio, conforme a lo indicado en la sección 3.3.
• Ejecutar cada producto o actividad solicitada dentro de los plazos establecidos en la respectiva orden de trabajo, conforme a lo indicado en la sección 3.3, informando oportunamente al administrador del contrato cualquier circunstancia que pudiera afectar su cumplimiento.
• Mantener durante toda la ejecución contractual un equipo profesional que cumpla, como mínimo, con los perfiles y requisitos de idoneidad y experiencia exigidos en la sección 3.11, debiendo comunicar oportunamente al administrador del contrato cualquier sustitución de personal, conforme al procedimiento establecido en la sección 3.11.2.2.
• Reportar, junto con cada entregable, el detalle de horas efectivamente dedicadas por cada profesional asignado, conforme a lo indicado en la sección 3.2, como requisito previo al trámite de pago correspondiente.
• Aplicar en el desarrollo de todos los productos contratados las metodologías, normativa técnica y criterios profesionales que correspondan conforme a las NICSP, las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Contraloría General de la República, las directrices de la Dirección General de Contabilidad Nacional y demás normativa técnica aplicable a cada eje temático.
• Coordinar exclusivamente con el administrador del contrato, o con quien este designe, la solicitud de información, documentación o acceso a expedientes necesarios para el desarrollo de sus labores, absteniéndose de establecer comunicación directa con otras dependencias municipales sin la debida autorización, conforme a lo indicado en la sección 3.20.
• Guardar la confidencialidad necesaria respecto de la información institucional a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución contractual, la cual no podrá ser utilizada para fines distintos a los propios del presente contrato ni divulgada a terceros sin autorización expresa de la Municipalidad.
• Atender, subsanar o corregir, dentro del plazo que le indique el administrador del contrato, las observaciones que este formule sobre cualquier producto entregado, previo a su recepción definitiva, conforme al procedimiento establecido en la sección 3.17.
• Asistir presencialmente a las reuniones de trabajo, mesas técnicas o sesiones de validación que la Administración considere necesarias, respetando el horario y las condiciones coordinadas previamente, conforme a lo indicado en la sección 3.3.
• Mantener vigente durante toda la ejecución contractual, incluidas sus prórrogas, la garantía de cumplimiento, gestionando su renovación anual en los términos indicados en la sección 3.16.
• Mantenerse actualizado respecto de la normativa técnica contable vigente (NICSP, directrices de la DGCN, disposiciones de la CGR) durante toda la ejecución del contrato, y ajustar los productos en desarrollo a las actualizaciones normativas que sean notificadas por la Administración.
• Mantenerse al día con sus obligaciones tributarias, así como con sus obligaciones ante la CCSS, FODESAF y demás entidades que le correspondan según su naturaleza jurídica y actividad profesional, durante toda la vigencia contractual.
• Presentar el comprobante electrónico correspondiente a cada producto o entrega recibida a satisfacción, cumpliendo con los requisitos establecidos en la normativa tributaria vigente, como condición previa al trámite de pago.
• Someterse, en todo momento, a la fiscalización, verificación y supervisión que ejerza el administrador del contrato sobre la ejecución contractual, facilitando las herramientas, espacio, tiempo, información y documentación necesarios para el ejercicio de dichas labores.
• Asumir la responsabilidad integral por el objeto contratado, aun cuando algún componente del servicio sea prestado por distintos perfiles profesionales dentro de su propio equipo de trabajo.

Forma de pago.

La Municipalidad de Escazú efectuará los pagos al contratista de conformidad con las siguientes condiciones:

Modalidad de pago

Los pagos se realizarán contra la entrega y aprobación de los productos parciales solicitados mediante cada orden de trabajo (conforme a lo indicado en las secciones 3.2 y 3.3), debidamente validados por el administrador del contrato del Subproceso de Contabilidad, con base en el reporte de horas profesionales dedicadas por perfil y la tarifa horaria adjudicada.

Plazos de pago

Una vez emitida la recepción definitiva de cada producto por parte de la Municipalidad, se procederá al pago en un plazo máximo de treinta (30) días naturales, contado a partir de la presentación del comprobante electrónico validado en el sistema del Ministerio de Hacienda, conforme a la normativa vigente.

Condiciones de facturación

El contratista deberá presentar del comprobante electrónico en la moneda ofertada, de acuerdo con la legislación tributaria nacional.

Del monto de cada comprobante electrónico se rebajará el dos por ciento (2%), por concepto de retención adelantada del impuesto sobre la renta, salvo en aquellas excepciones que la Ley del Impuesto sobre la Renta (N.° 7092) contempla en forma expresa, conforme a su artículo 23. Para lo anterior, el contratista deberá acreditar debidamente dicha condición ante la Administración municipal.

Los pagos se realizarán en colones costarricenses. Toda transacción deberá respaldarse con comprobantes que reúnan los requisitos establecidos por la Dirección General de Tributación.

En caso de cotizaciones en dólares de los Estados Unidos de América, se utilizará el tipo de cambio de venta de referencia que reporte el Banco Central de Costa Rica para el día en que se emita el pago.

En caso de ofertar en consorcio, los integrantes deberán establecer un único representante encargado de emitir los comprobantes electrónicos. La orden de compra institucional se emitirá a nombre de ese único representa, y será a quién se le giren los pagos respectivos vía transferencia electrónica.

Pagos parciales

Dada la modalidad de ejecución continua por órdenes de trabajo (según lo indicado en las secciones 3.1, 3.2 y 3.3), se autorizarán pagos parciales conforme a la entrega satisfactoria de cada producto solicitado dentro de los ejes temáticos descritos en la sección 3.2, sin que exista una programación de fases anuales fijas por tipo de producto, dado que las solicitudes responderán a la necesidad institucional y a la priorización que defina el administrador del contrato durante la vigencia contractual.

Cada producto entregado deberá ser validado mediante el reporte de horas y avance remitido por el contratista (sección 3.17), el cual deberá ser aprobado por el administrador del contrato como requisito previo para tramitar el pago correspondiente a esa orden de trabajo.

Retenciones

La Municipalidad podrá retener hasta un cinco por ciento (5%) del monto facturado por cada producto entregado, hasta tanto el contratista subsane las observaciones o ajustes pendientes que se hayan formulado. Dicha suma será liberada una vez recibido satisfactoriamente el producto correspondiente.

Condiciones de incumplimiento

En caso de retrasos o incumplimientos, se aplicarán la cláusula penal y las multas estipuladas en la sección 3.18 de este pliego de condiciones, pudiendo la Municipalidad deducir los montos correspondientes de los comprobantes electrónicos presentados al cobro.

Pago en caso de ofertas en consocio

Conforme a lo dispuesto en el artículo 48 de la LGCP y el artículo 128 del RLGCP, cuando la oferta adjudicada corresponda a un consorcio, sus integrantes deberán designar, desde la presentación de la oferta, a un único representante encargado de emitir los comprobantes electrónicos de cobro ante la Municipalidad, sin perjuicio de la responsabilidad solidaria que, conforme a la normativa citada, asumen todos los integrantes del consorcio por la totalidad del objeto contractual.

La orden de compra u orden de trabajo se emitirá a nombre de dicho representante, y será a este quien se le giren los pagos correspondientes mediante transferencia electrónica, a la cuenta bancaria que para tales efectos indique en el sistema digital unificado, conforme al artículo 31 del RLGCP. La designación del representante para efectos de facturación y cobro no exime a los demás integrantes del consorcio de su responsabilidad solidaria frente a la Municipalidad por el cumplimiento del objeto contratado, ni limita la facultad de la Administración de exigir dicho cumplimiento a cualquiera de ellos.

Recepción provisional y recepción definitiva.

Conforme al artículo 109 de la LGCP y al artículo 37 del RICPME, en los contratos de bienes y servicios deberá mediar un acta de recepción del objeto contractual, conforme a los parámetros de calidad establecidos en la decisión inicial y en el pliego de condiciones. Dado que el presente objeto contractual se ejecuta de forma continua mediante órdenes de trabajo independientes (según lo indicado en las secciones 3.2, 3.3 y 3.17), la recepción se aplicará de manera individual a cada producto entregado, sin perjuicio de la recepción definitiva global del contrato al concluir su vigencia.

Recepción provisional

Una vez entregado cada producto (informe técnico, matriz, procedimiento, política, estudio actuarial u otro definido en la respectiva orden de trabajo), el administrador del contrato realizará una verificación documental y técnica inicial dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la notificación formal de entrega por parte del contratista, a efectos de validar que el producto cumple con las especificaciones técnicas y el alcance establecido.

De dicha verificación se levantará un acta o se emitirá un oficio de recepción provisional, en el cual se indicará expresamente si el producto se recibe a satisfacción, o bien bajo protesta, señalando en este último caso de forma detallada los aspectos a corregir y el plazo otorgado al contratista para subsanarlos, el cual no podrá exceder la mitad del plazo de ejecución originalmente establecido para dicho producto en la orden de trabajo correspondiente, conforme al artículo 37 del RICPME.

El cobro de la cláusula penal y de las multas indicadas en la sección 3.18 se suspenderá a partir del momento en que el contratista notifique formalmente a la Administración la entrega del producto para su recepción provisional.

Recepción definitiva

Una vez subsanadas, cuando corresponda, las observaciones señaladas en la recepción provisional, y como máximo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción provisional o a la subsanación satisfactoria de las observaciones, el administrador del contrato emitirá el acta u oficio de recepción definitiva del producto correspondiente.

Dicha recepción definitiva constituye el requisito previo indispensable para el trámite de pago de cada producto, conforme a lo indicado en la sección 3.23.

Recepción definitiva global del contrato

Al finalizar la vigencia contractual, incluidas sus eventuales prórrogas, o bien al concluir la relación contractual por cualquier otra causa prevista en el artículo 110 de la LGCP, el administrador del contrato consolidará las recepciones definitivas de todos los productos entregados durante la ejecución, dejando constancia de ello en el expediente electrónico de ejecución contractual, como insumo para el finiquito del contrato que se desarrollará en la sección 3.26.

Vicios ocultos y responsabilidad posterior

El hecho de que un producto sea recibido a satisfacción en el acto de recepción definitiva no exime al contratista de su responsabilidad técnica y profesional por errores, omisiones o deficiencias que se detecten con posterioridad, conforme a las reglas generales de responsabilidad profesional aplicables y al artículo 107 de la LGCP.

Finiquito del contrato.

El documento de finiquito deberá contener, como mínimo:

• Referencia a las actas u oficios de recepción provisional y definitiva de cada producto entregado durante la ejecución contractual.
• Resumen de los productos y actividades ejecutadas por eje temático, conforme a la sección 3.2, indicando su estado final (concluido a satisfacción, con observaciones subsanadas, o pendiente, cuando corresponda).
• Detalle de los montos facturados y cancelados durante la ejecución, con indicación de las horas profesionales reconocidas por perfil.
• Referencia a las revisiones de precio aplicadas, cuando corresponda, conforme a la sección 3.24.
• Detalle de las multas o cláusula penal aplicadas durante la ejecución, si las hubiera, conforme a la sección 3.18.
• Estado y vigencia de la garantía de cumplimiento al momento del finiquito, conforme a la sección 3.16.
• Constancia de que no existen sumas pendientes de cancelar a favor del contratista, ni obligaciones pendientes de cumplir por parte de este, salvo lo indicado en el punto siguiente.

Improcedencia de finiquitos bajo protesta

No podrán realizarse finiquitos bajo protesta ni incorporarse enmiendas posteriores, toda vez que este documento impide reclamos patrimoniales futuros entre las partes, con excepción de la responsabilidad del contratista por errores, omisiones o deficiencias técnicas que se detecten con posterioridad en los productos entregados, conforme a lo indicado en la sección 3.25.4.

El finiquito deberá formar parte del expediente electrónico de la contratación, conforme al artículo 11 del RICPME.