S.E Licitación Abreviada Adquisición de Estructuras, Conductores y otros materiales para Transmisión Anillo de Miravalles, La Cruz y Península de Nicoya/DISA/GE-113

CONDICIONES DE ADMISIBILIDAD

20.1. El oferente deberá presentar las declaraciones juradas y certificaciones establecidas en el Anexo denominado Declaraciones Juradas y certificaciones.

20.2. Declaración jurada de que el Oferente conoce y se compromete a cumplir los requerimientos de sostenibilidad establecidos en la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, la cual se accede en el sitio:
https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad

20.3. Declaración jurada: Donde declare que, el embalaje asociado a la Oferta es de material reciclable, biodegradable o compostable; y que, en ninguna circunstancia, se utilizará estereofón (poliestireno expandido) conforme a la Ley No. 9703 y su reglamento que decretan la prohibición de importación, comercialización y entrega de envases o recipiente de poliestireno expandido (estereofón).

20.4. Experiencia del Oferente: el oferente deberá presentar declaración jurada, donde declare que cuenta con experiencia no menor a 5 años, contados a partir de la apertura de ofertas de esta licitación, en la venta de bienes iguales o similares a los ofrecidos en esta contratación para Líneas de Distribución o Transmisión, con niveles de tensión de operación mayores o igual a 34,5 kV.

20.5. Cartas de experiencia: el oferente deberá aportar al menos tres (03) cartas de experiencia o certificación de recibo conforme, en la venta de bienes iguales o similares a los ofrecidos en esta contratación para Líneas de Distribución o Transmisión, con niveles de tensión de operación mayores o igual a 34,5 kV, donde señale la siguiente información:

a) Nombre del cliente.
b) El año en el que adquirieron los bienes.
c) Las cantidades adquiridas y el desempeño que han tenido luego de instaladas hasta la fecha.
d) Las cartas deben ser en español o inglés traducidas en español y deben indicar la ubicación del cliente, nombre del contacto, dirección de correo electrónico y un número de teléfono donde el ICE verifique la veracidad de la información.

20.6. Experiencia del fabricante y diseñador: en la fabricación y diseño de los bienes ofertados para Líneas de Transmisión Eléctricas con niveles de tensión de operación mayores o igual a 34,5 kV, no menor a 08 años, por lo que el Oferente deberá presentar un certificado o declaración jurada que valide dicha experiencia. (Si el diseñador es diferente del fabricante, la oferta debe indicarlo expresamente, y aportar la experiencia de ambos (ver Anexo denominado “Justificación de Experiencia Oferente”.

20.7. Carta emitida por el fabricante en la que se declare la garantía técnica y la vida útil de los bienes ofertados, de conformidad con los requisitos técnicos establecidos.

20.8. Declaración jurada para la Partida N.° 6, mediante la cual el oferente manifieste que el fabricante posee las calificaciones, homologaciones y certificaciones requeridas que lo facultan para fabricar y producir los conductores ofertados.

20.9. Para la partida No.7, adicionalmente se debe aportar:

20.9.1. Carta(s) donde se ponga de manifiesto que el oferente actúa como representante o vendedor autorizado de la(s) marca(s) del fabricante en Costa Rica.

20.9.2. Carta(s) donde se manifieste que el fabricante(s) de los equipos principales se comprometen a brindar el respaldo directo al oferente en el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en el presente cartel, incluyendo las contenidas en el Anexo “Especificaciones Técnicas Normalizadas (ETN´s)”.

20.9.3. Carta(s) del fabricante o fabricantes de los equipos principales, donde se establezca que se comprometen a brindar el respaldo directo al oferente para efectos de soporte técnico por al menos diez (10) años posterior al Acta Recepción Definitiva.

20.9.4. Carta(s) del fabricante o fabricantes de los equipos principales, donde se establezca que brindarán un respaldo al Oferente para proveer los repuestos que sean demandados por el ICE, por al menos (20) veinte años posterior al Acta de Recepción Definitiva.

Notas: Toda la documentación e información técnica aportada en este apartado debe presentarse en idioma español o inglés con traducción libre.

Ver Anexo denominado "CAPÍTULO III Especificaciones Técnicas".

INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
CARTEL DE CONDICIONES PARA LICITACIÓN ABREVIADA ADQUISICIÓN DE ESTRUCTURAS, CONDUCTORES Y OTROS MATERIALES PARA TRANSMISIÓN ANILLO DE MIRAVALLES, LA CRUZ Y PENÍNSULA DE NICOYA/DISA/GE-113

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO I DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.95 a La Gaceta No.137 del 23 de julio del 2026.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/ 

CAPÍTULO II
Condiciones Generales

1. PRECIOS E IMPUESTOS
1.1. Los precios y términos comerciales serán cotizados en DAP (conforme los INCOTERMS® vigentes). El riesgo lo asume el Contratista hasta el lugar designado y el ICE no aportará el seguro. La cobertura del seguro será por cuenta del Contratista.
1.2. Los Bienes en plaza (nacionalizados) serán cotizados en el lugar de entrega establecido en el presente cartel, indicando por separado el monto del impuestos o tasa aplicables.
1.3. En caso de que los Bienes totales o parciales sean ofrecidos en plaza (Bienes previamente importados), para los efectos comparativos, el oferente deberá desglosar y evidenciar los costos y gastos incurridos en la nacionalización de los Bienes (pago de impuestos, tributos, tasa y sobretasas). Esta información será considerada en los cuadros comparativos de evaluación de ofertas para homologar el precio en plaza al correspondiente precio DAP.
1.4. El Contratista asume incluso los costos durante el internamiento: almacenaje, manipulación, transporte, descarga y carga en el puerto y luego en el almacén fiscal; todos los movimientos y los transportes internos hasta el sitio de entrega en Almacen Proyecto Subestación Fortuna (Centro Logístico 0810), Guanacaste, Bagaces, Fortuna, 2.5 Km al sur del Centro Turístico Yoko Termales sobre carretera secundaria 165, a lo interno del Centro Producción Miravalles, corren por cuenta del Contratista. La descarga en el sitio corre por cuenta del ICE.
1.5. El precio en la Partida 4 “Servicio de Pruebas”, deberá ser desglosado en el Formulario No.3. donde se indicará el precio de cada prueba. Para efectos comparativos, se multiplicarán los precios por la cantidad de muestras y se sumarán la cantidad de aisladores a fallar. El ICE se reserva el derecho de adjudicar total, parcial o no adjudicar las pruebas a muestra y las pruebas a muestra adicionales.

2. EROGACIONES DE AÑOS FUTUROS:
Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados DISA incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la Dirección de Infraestructura y Servicios Asociados DISA se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

3. CLAUSULA DE DESEMPATE:
En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los oferentes, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada por la Dirección de Proveeduría oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda. De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento (presenciales), el cual se incluirá en el Sistema Unificado.

4. AUDIENCIA PARA DESCUENTOS:

De conformidad con el artículo 28 del Reglamento al Título II de la Ley N.° 8660, la Administración podrá otorgar audiencias posteriores al acto de apertura, a fin de que aquellas ofertas elegibles tengan la oportunidad de otorgar un descuento a su propuesta. Este descuento será considerado en la calificación de las ofertas. En cada cartel se dispondrán las reglas para la aplicación de descuentos.

La Proveeduría citará a los proponentes que cumplan técnica y legalmente, concediéndoles el plazo establecido en la tabla de plazos vigente comunicada por la Dirección Proveeduría, fijándose la fecha y hora para presentar el descuento por medio del Sistema Digital Unificado o de manera física, según corresponda al tipo de procedimiento y conforme disponga el cartel, sin que se afecten los demás términos de la propuesta efectuada.

El descuento no podrá ser mayor a la utilidad establecida en el precio original. En caso de procesos de contratación en formato de expediente físico, la invitación se realizará vía correo electrónico y la presentación del descuento se efectuará en la Ventanilla Única de la Dirección Proveeduría.

Junto con la mejora de precios deberá presentarse la nueva estructura de precio y la justificación de la disminución del precio.

En expedientes en formato físico, el documento de descuento deberá presentarse en sobre cerrado, siempre que se realice dentro de la fecha límite fijada al efecto, debidamente identificado con la siguiente leyenda:

Oferta de descuento

Número del procedimiento: ____________________

Fecha de presentación: ____________________

Nombre del oferente: ____________________

Tratándose de expedientes en formato físico, en la apertura de descuentos estarán presentes el Coordinador de Contratación Administrativa, un representante de la Proveeduría y el representante del oferente.

El representante de la Proveeduría levantará un acta en la que se anotará la lista de participantes en el acto presencial y el nombre de la empresa que representan.

El acta de descuento será firmada por los participantes del ICE y por aquellos representantes de las compañías directamente interesadas que así lo soliciten.

El descuento debe estar exento de condicionamientos para ser sujeto de aceptación.

No se aceptarán propuestas de descuento que no hayan sido presentadas en la audiencia fijada por la Proveeduría del ICE para ese efecto.

El oferente que ofrezca descuentos o mejoras en los precios deberá incorporar la estructura del precio descontado, considerando todos los elementos que lo componen, además de la estructura del precio sin descuento. Asimismo, en caso de presentar una mejora del precio, deberá justificar la disminución de este.

La mejora aplica sobre el subtotal del precio, sin considerar impuestos de ninguna clase.

5. CRITERIOS SOSTENIBLES

CRITERIO SOCIAL:

a) El oferente debe presentar declaración jurada que se encuentra libre de trabajo infantil, y que en el caso de la contratación de adolescentes cumple con lo establecido en el Régimen Especial de Protección al Adolescente Trabajador del Código de la Niñez y la Adolescencia (Ley 7739) y en la Prohibición del Trabajo Peligroso e Insalubre para Personas Adolescentes Trabajadoras (Ley 8922).

CRITERIO AMBIENTAL:

b) El oferente debe presentar declaración jurada que conocen y aceptan implementar y cumplir las políticas ambientales de la Institución vigentes, aprobadas por el Consejo Directivo en Sesión N°5388 del 19 de marzo del 2002. Las cuales se pueden consultar en el siguiente enlace:
https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad 
c) Sobre el embalaje. Los materiales utilizados en los embalajes a suministrar al ICE deben ser de fácil separación y de material reciclable, biodegradable o compostable. En ninguna circunstancia se acepta estereofón (Poliestireno). El oferente deberá declarar en el formulario aportado el listado de los materiales del embalaje y sus respectivas características garantizando que cumple con los criterios establecidos.
d) Toda madera utilizada en embalajes deberá cumplir la NIMF 15 y la normativa fitosanitaria vigente. Cuando la madera sea de origen nacional, deberá provenir de fuentes legales y trazables. La Administración podrá solicitar evidencia documental del origen legal de la madera, incluyendo certificación "Madera Legal Costa Rica", certificaciones FSC, PEFC u otros mecanismos equivalentes de verificación de legalidad y trazabilidad.
e) Certificados que demuestren que la fábrica (planta de fabricación) cuenta con programa de gestión de residuos aplicado a los diferentes procesos sobre los bienes a suministrar y que permita verificar disposición final de residuos peligrosos o no reciclables.

6. ESTRUCTURA DE PRECIO

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, para cada Partida en la que participa, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios. La estructura de precios deberá ser presentada por partida.

El oferente podrá realizar agrupaciones de líneas en la estructura de precios cuando los costos sean proporcionalmente iguales para todas las líneas.

7. PRESUPUESTO DETALLADO

El Presupuesto Detallado deberá ser presentado por el contratista una vez notificado el contrato y sustenta la estructura de precio presentada en la oferta, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro. Se anexa el formato a utilizar.

Nota: El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados indicados por el contratista, cuando ello resulte necesario.

8. EMBALAJE, MANIPULEO Y ALMACENAMIENTO

Partida 1:
1. Las estructuras contratadas se embarcarán totalmente desarmadas, en bultos con embalajes de exportación, para soportar las maniobras y el transporte marítimo, protegidos con tratamiento igual o superior al dicromato de potásico sódico. Los amarres deben permitir izar los bultos en los puntos de amarre. Las estructuras altas de subestaciones pueden subdividirse por vigas y columnas y no sobrepasaran los 4,000 Kg. y una longitud de 7 m.
2. Los bultos serán embarcados en contenedores metálicos con aberturas a sus costados para su descarga con cargadores, evitando así ser arrastrados.
3. Como elementos de amarra o para manipulación, deberá contar con cintas de acero inoxidables o cualquier otro material equivalente que evite la corrosión, que no esté en contacto directo con la estructura metálica.
4. Los pernos, tuercas, arandelas planas, arandelas de presión, separadores y espesores deberán enviarse empaquetados y protegidos, mediante un compuesto inhibidor de corrosión o grasa anticorrosiva removible, apta para transporte marítimo y almacenamiento en ambiente tropical, sin afectar posteriormente el montaje ni las propiedades del recubrimiento galvanizado. No deben empaquetarse en una misma caja tuercas para diferentes diámetros de pernos, ni pernos de distintos diámetros y longitudes.
5. El embalado debe hacerse con los perfiles dispuestos de tal modo que no acumulen agua de lluvia. Si las piezas se van a apilar, deben colocarse entre cada pieza algún material que actúe como separador que permita el drenado del agua. Para este efecto deberá utilizarse cuerda de nylon o cualquier otro material equivalente.
6. La distancia máxima entre separadores será de 1.5 m.
7. Durante el almacenamiento o embarque, las piezas no descansarán sobre el suelo y estarán protegidos contra la corrosión.
8. Para el embalaje se adaptarán los bultos de la siguiente forma:
a. Cajones: Serán usados para perfiles cortos, chapas y accesorios varios.
b. Cajas: Serán utilizadas sólo para embalar la tornillería, placas de identificación de las estructuras altas de subestaciones y otras cosas menores. Las cajas deberán construirse de tal forma que soporte tanto el transporte como el almacenamiento a la intemperie de al menos 2 años.
9. Todos los elementos de embalaje se marcarán en forma indeleble con la siguiente información:
a. Número de bulto
b. Peso bruto
c. Lugar de entrega del bulto
d. Número y nombre de la Licitación
e. Nombre del Contratista
f. Tipo de estructura al que pertenece el contenido
10. Todas las cajas o bultos deberán venir debidamente identificados en su parte exterior (en todos los costados) de acuerdo con la factura de embarque, lista de empaque, nombre del proyecto, la referencia del contrato, número de catálogo del fabricante, cantidad, peso bruto y neto. El embalaje debe soportar las condiciones del clima tropical y condiciones anormales de transporte.

Partida 2:

1. Todas las cajas o bultos deberán venir debidamente identificado en su parte exterior (en todos los costados) de acuerdo con la factura de embarque, lista de empaque, nombre del proyecto, la referencia del contrato, número de catálogo del fabricante, cantidad, peso bruto y neto. El embalaje debe soportar las condiciones del clima tropical y condiciones anormales de transporte.
2. En los planos y lista de empaque, se requieren que se identifiquen todas y cada una de las piezas que conforman el suministro. El embalaje debe realizarse agrupando los conjuntos contratados y únicamente se aceptará el embalaje de herrajes diversos, cuando estos no tengan relación con un conjunto determinado.
3. Los herrajes deberán entregarse embalados por conjuntos.
4. Cada contenedor deberá mostrar la siguiente información:
a. NÚMERO DE LICITACIÓN ICE
b. NÚMERO DE ORDEN DE COMPRA ICE
c. NOMBRE DEL FABRICANTE
d. NÚMERO DE CATÁLOGO DEL FABRICANTE
e. CANTIDAD

Partida 3:
1. Los aisladores de tipo campana y pin, y los de tipo poste para subestación deben venir soportados y protegidos de forma que no se dañe el aislador ni su recubrimiento.
2. Las cajas de madera llevarán como mínimo el siguiente marcado que no debe destruirse durante el transporte ni el almacenamiento:
a. Nombre o marca del fabricante
b. Nombre del cliente
c. Número de licitación
d. Tipo del aislador
e. Cantidad de unidades aislantes de vidrio por caja
f. Peso neto y bruto aproximado por caja en kg
g. Número de identificación de caja.
h. Descripción del contenido específico de la caja
i. Dimensiones de embalaje en cm:
j. Manejo del embalaje
k. Dirección de entrega

Partida 5:
1. Los aisladores de tipo campana y pin, y los de tipo poste para subestación deben venir soportados y protegidos de forma que no se dañe el aislador ni su recubrimiento.
2. Las cajas de madera llevarán como mínimo el siguiente marcado que no debe destruirse durante el transporte ni el almacenamiento:
a. Nombre o marca del fabricante
b. Nombre del cliente
c. Número de licitación
d. Tipo del aislador
e. Cantidad de unidades aislantes de vidrio por caja
f. Peso neto y bruto aproximado por caja en kg
g. Número de identificación de caja.
h. Descripción del contenido específico de la caja
i. Dimensiones de embalaje en cm:
j. Manejo del embalaje
k. Dirección de entrega

Partida 6:
1. Los cables contratados para la Partida 6, deberán ser entregados en carretes diseñados y tratados de tal forma que soporten tanto el transporte como el almacenamiento a la intemperie en ambiente tropical, de al menos 2 años.
2. Cada carrete debe contar con una protección mecánica que proteja el conductor durante la manipulación del carrete (transporte, almacenaje y desalmacenaje). La protección mecánica debe garantizar que el carrete no se deforme.
3. Los cables se deben embalar en carretes de forma ordenada, completa e independiente uno de otro conforme a su longitud, procurando que el peso de cada bobina no sobrepase los 3 000 kg a menos que pesos mayores sean aprobados previamente por el ICE. Los embalajes se deben identificar con sus símbolos normativos para su protección, manipulación y almacenamiento. Si algún cable sufre algún tipo de daño (pérdida de continuidad, perforación del aislamiento exterior, daño en el aislamiento de los conductores, cualquier otro que altere la eficiencia del conductor).
4. Longitud y diámetro:
a. La longitud del conductor en cada carrete no debe ser menor al largo definido, con una tolerancia de +5%.
b. El diámetro externo del carrete debe ser inferior a 1900 mm y el del agujero central debe ser de 80 mm.
5. Peso:
a. El peso del conductor más el del carrete no debe ser superior a 3 000 kg a menos que pesos mayores sean aprobados previamente por el ICE.

9. INFORMACIÓN TÉCNICA ADICIONAL POR PRESENTAR EN LA OFERTA:
La información técnica adicional por presentar se detalla a continuación:

9.1. Descripción y esquemas con dimensiones de los diferentes componentes principales
9.2. Incluir para los bienes que ofrece la documentación y las normas técnicas internacionales aplicables, para que la dependencia técnica logre analizar y comprobar su cumplimiento (Listado de normas a aplicar en diseño, fabricación y pruebas)
9.3. Certificado del sistema de calidad con que cuenta la fábrica (planta de fabricación) bajo ISO 9001 o equivalente.
9.4. Informes de todas las pruebas de diseño y pruebas tipo que se indican en esta especificación

10. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO.

10.1. El adjudicatario deberá rendir, para cada partida adjudicada, una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5%) del monto total adjudicado de la respectiva partida. Dicha garantía deberá mantenerse vigente por un plazo mínimo equivalente al plazo máximo de ejecución o entrega contractual, más dos (2) meses adicionales.
10.2. Esta garantía deberá ser presentada dentro del plazo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la firmeza del acto de adjudicación.
10.3. La garantía de cumplimiento debe ser rendida electrónicamente a través del Sistema Digital Unificado SICOP.
10.4. El Contratista se compromete a mantener vigente la garantía de cumplimiento durante todo el contrato, misma que se devolverá dentro de los treinta (30) días naturales posteriores a la fecha en que se tengan por emitida el Acta de Recepción Definitiva, del objeto contractual.

OTRAS CLAÚSULAS

11. ASPECTOS SOBRE LA FACTURACIÓN:

Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno:

Ejemplo: MM-45000xxxx (sin espacios)

Para obtener este número interno (MM-45000xxxx), el contratista deberá obligatoriamente aceptar el pedido notificado en SICOP.

Las opciones para obtener este número interno (MM-45000xxxx) e indicarlo en la factura, el proveedor tendrá estas opciones:

Solicitar el número interno al elaborador del pedido, PREVIO a la entrega de material o servicio.

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr

12. FORMA DE PAGO.

12.1. Los pagos de los bienes se realizarán de la siguiente forma por partida completa:
12.1.1. Primer pago del 25% del monto total del contrato contra documentos de embarque y con los bienes consignados al ICE, emitida el Acta de Recibo de Documentos para el Embarque y contra recibo de factura.
12.1.2. Segundo Pago del 30% del monto total del contrato, y posterior al recibo a satisfacción de los bienes contratados, en el lugar de entrega y emitida el Acta de Recepción Provisional y contra recibo de factura.
12.1.3. Tercer pago del 45% del monto total del contrato, y una vez emitida el Acta de Recepción Definitiva según punto 18.3 y contra recibo de factura.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

13. CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS BIENES

13.1. El Contratista deberá notificar al ICE con al menos una semana de antelación y previo al embarque de los bienes desde el país de origen, a fin de que este pueda gestionar oportunamente la disponibilidad de la grúa o montacargas, así como de los demás equipos requeridos para la descarga de los bienes en el sitio de entrega ubicado en el Almacén Proyecto Subestación Fortuna (Centro Logístico 0810), localizado en Guanacaste, cantón de Bagaces, distrito de Fortuna, 2,5 km al sur del Centro Turístico Yoko Termales sobre la carretera secundaria N.° 165, dentro de las instalaciones del Centro de Producción Miravalles.

14. GARANTÍA DE LOS BIENES (EQUIPOS Y MATERIALES)

14.1. El oferente deberá garantizar que los bienes y todos los componentes ofertados son nuevos, al mismo tiempo que los bienes cumplirán con los criterios de diseño, operatividad, capacidad y rendimiento asignados por el fabricante, en apego a los requerimientos técnicos esenciales de este cartel de licitación.
14.2. Por ningún motivo se recibirá equipos o materiales con partes herrumbradas, defectos de pinturas, golpes, deformaciones, desprendimiento de aislante, corte o cualquier otro daño o defecto que haga dudar de esa condición para ser utilizado.
14.3. Los bienes deberán entregarse debidamente identificados de fábrica con su respectivo modelo y fabricante; no se aceptará etiquetados que no sean de fábrica, ni rotulaciones manuales, ni empaques no originales con respecto a la marca ofertada.
14.4. Los Bienes por suministrar deben contar con un periodo de garantía no menor de doce (12) meses para las Partidas No.1, 2, 6 y 7, a excepción de la partida No.3 y No.5 que deben contar con al menos veinticuatro (24) meses, contados a partir de la fecha en que el ICE reciba el objeto del contrato a entera satisfacción, según se consigne en el acta de Recepción Definitiva de los bienes.

15. PLANOS Y DOCUMENTOS POR ENTREGAR DURANTE EL CONTRATO

El Contratista deberá hacer entrega mediante nota de los siguientes planos, documentos y archivos digitales para revisión y aprobación del ICE, en formato digital, según aplique para cada tipo de bien contratado y conforme a los plazos señalados en el punto 16. “Plan de entrega de documentos durante el contrato”:a) Cronograma: En el que se deben incluir entrega de los planos y revisión por parte del ICE, fabricación y pruebas en fábrica de todos los bienes contratados, embarques, nacionalización y entregas. Este documento deberá ser actualizado periódicamente cada mes (a entregarlo en los últimos 5 días hábiles de cada mes) para ir teniendo control y trazabilidad de las actividades, fechas y sus cambios. Idioma de los entregables: español. (Ver Numeral 1, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
b) Planos: En estos planos se deben incluir las indicaciones dimensionales, pesos, torques, cargas, mandos, materiales de las partes, indicaciones de izaje y toda aquella información pertinente para que el ICE construya las bases y cimentaciones de los equipos. En los planos deben incluir la identificación de las partes de cada bien; identificar las normas o estándares a usar, las cantidades, las variables eléctricas, y demás datos que evidencien el cumplimiento de las presentes especificaciones técnicas. El idioma del texto de estos planos deberá ser en español para efecto de las versiones sujetas a revisión y su versión final. (Ver Numeral 2 y Numeral 3, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
c) Planos esquemáticos y de alambrado completos: Basados en los diagramas de control y los mecanismos, con indicación de todos los datos técnicos. Incluir en la entrega toda la información técnica correspondiente a los elementos incluidos dentro de los mecanismos. El idioma del texto de estos planos deberá ser en español en las versiones de revisión y su versión final. (Ver Numeral 4, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
d) Memorias de cálculo de los análisis sísmicos de estructuras y de los equipamientos con sus estructuras: indicando los datos de cargas y torques transferidos a las fundaciones. (Ver Numeral 5, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
e) Copia del registro de cumplimiento de la norma IEEE 693: 2018, adjuntos A, B, C, E, F, H y R según corresponda a cada equipo de esta compra, para un nivel de clasificación moderado y demás datos establecidos en las Especificaciones técnicas de la Partida 5.
f) Plan de pruebas: protocolos y planificación detallada para la totalidad del requerimiento de cada Partida. (Ver Numeral 6, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
g) Copia de registros de las Pruebas de Rutina y Pruebas a Muestra: requeridas según normas internacionales y lo establecido en lo subsecuente del presente documento. (Ver Numeral 7, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
h) Documentación técnica de los embarques: Junto con los documentos de cada uno de los embarques con los bienes consignados al ICE y el seguro. Estos documentos serán en idioma español. (Ver Numeral 8, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
i) Manual de instalación y pruebas de equipamiento de las Partidas 5 y 7: En el que se deben indicar los procedimientos paso a paso del montaje, elevaciones, alineamientos, torques de apriete, cuidados especiales, pruebas preoperacionales y criterios de aceptación del montaje, entre otros. Idioma del texto deberá ser en español para las versiones de revisión. La versión final deberá ser en idioma español. (Ver Numeral 9, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
j) Manuales de seguridad de los equipos de la Partida 7: Incorporando los requerimientos propios del ICE, en materia de Salud y Seguridad en el Trabajo (SST), que serán compartidos con el Contratista durante la ejecución contractual. Adicionalmente, el Contratista incorporará en el manual todos los cuidados, reglas y procedimientos, sean mandatorios o recomendados para procurar la seguridad y salud en el trabajo (SST) durante la instalación, las maniobras, las operaciones y los trabajos de mantenimiento y pruebas. También se integrarán todas las hojas de seguridad de las sustancias peligrosas que vinieran a formar parte del equipamiento. El idioma del texto será en español desde la primera versión que se genere. (Ver Numeral 10, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
k) Manuales de operación y mantenimiento (O&M) de los equipos de la Partida 7. (Ver Numeral 11, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
l) Dossiers documentales finales. El dossier consistirá en una (1) versión digital y tres (3) paquetes o sets completos impresos conteniendo los documentos técnicos, manuales y planos finales previamente entregados y aprobados por el ICE. Los contenidos de este dossier deberán estar identificados con la indicación “Documento Final”. (Ver Numeral 12, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
m) Planos o modelos 3D de cada equipo adquirido: archivos con formatos compatibles e interoperables con REVIT. (Ver Numeral 13, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”).
n) Descripción del embalaje. (Ver Numeral 14, “Tabla 1 Plan de entrega de documentos durante el contrato”)

Nota: Los entregables serán exclusivamente en formato pdf, salvo los relacionados a los Dossiers documentales finales y los planos o modelos 3D. Las notas con las entregas deberán incluir, la lista de los planos y documentos y una dirección de acceso web seguro, para que el ICE pueda bajar los archivos de los entregables digitales para revisión. De igual manera, el ICE remitirá los resultados de las revisiones mediante nota, e indicando la dirección de acceso web mediante un servidor seguro. El Contratista puede plantear un método alternativo para ser valorado por el ICE. Los archivos en formato pdf deben permitir búsquedas internas, por lo tanto, no se permiten imágenes escaneadas sin opciones de búsqueda.

16. PLAN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DURANTE EL CONTRATO.

Tabla 1. Plan de entrega de documentos.

*Plazos contados un día después de la fecha de inicio del contrato para la primera de las entregas o emisiones de los documentos. En caso de tratarse de entregables periódicos, este plazo corresponderá al primero de los entregables. Pueden entregarse previamente al plazo.

**Expectativa de plazos para revisiones, retroalimentaciones, correcciones y aprobaciones por parte del ICE, posterior a las observaciones planteadas por el ICE, el Contratista deberá entregar los documentos modificados en un plazo no mayor de 10 días naturales, contados a partir del día siguiente de la devolución.

17. PROCESO DE REVISIÓN DE PLANOS Y DEMAS DOCUMENTOS

17.1. Los entregables de información de la lista completa de planos, documentos y archivos digitales serán sometidos a un proceso de revisión por el ICE, por medio de entregas formales mediante notas.
17.2. Los costos que se generen al Contratista por el diseño y confección de los documentos, incluyendo los retrabajos que resulten del proceso de revisión y correcciones para el cumplimiento del alcance y calidad documental, deberán quedar incorporados en el precio de la oferta.
17.3. La aprobación por parte del ICE de los planos o documentos revisados no eximirá al Contratista de ninguna responsabilidad dentro de este Contrato.
17.4. El ICE revisará los entregables de información y dará respuesta al Contratista, conforme a los plazos establecidos en la “Tabla 1 Plan de entrega de documentos”, mediante Hojas de Comentarios, indicando si el documento de información se le otorga alguno de los siguientes estados (status):
a) Documento Aprobado.
b) Documento Aprobado con Observaciones.
c) Documento con Hallazgos de No-Conformidad.
d) Documento Revisado que no requiere estatus de aprobado.
17.5. Para los documentos recibidos que no requieren estatus de aprobado, el ICE no tendrá objeciones para que los mismos se utilicen como insumos para los subsecuentes procesos de diseño, adquisición, manufactura, pruebas o despacho.
17.6. Todo documento Aprobado con Observaciones significa que el ICE solicita para el mismo, cambios, modificaciones o ampliaciones ya sea por defectos de forma, de errores materiales insustanciales o de alcance insuficiente en el documento, por lo cual, el Contratista deberá entregar los documentos modificados en un plazo no mayor de 10 días naturales, contados a partir del día siguiente de la devolución por parte del ICE.
17.7. Todo documento con hallazgos de no conformidad significa que el ICE no aprueba parcial o completamente lo contenido en el documento, sea por su alcance, incumplimiento evidente al contrato, reglamentos, estándares vinculantes o por normativas técnicas de ingeniería; ante lo cual, el Contratista será requerido para corregir cuanto antes el documento y reenviarlo enmendado para volver a ser revisado, y con la nueva versión del documento, obtener un estado de aprobado para continuar con el subsecuente proceso de diseño y manufactura.

CONDICIONES DEL CONTRATISTA

18. ACTAS DURANTE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Las siguientes actas se estarán emitiendo durante la ejecución contractual.

18.1. Acta de Recibo de Documentos para el Embarque: será emitida por el ICE, dentro de los 10 días hábiles posteriores a la recepción de los documentos de embarque, verificada la consignación de los bienes al ICE y el seguro, así como verificados todos los requisitos de acuerdo con la legislación y normativa nacional.

18.2. Actas de Recepción Provisional: el ICE, dentro de los siguientes 15 días hábiles de la fecha de entrega de los bienes, realizará la revisión general y emitirá un informe con los resultados. Formalizará la Recepción provisional de los bienes mediante el Acta de Recepción Provisional, una vez corroborado lo siguiente:
a) No se detectan faltantes o aspectos que comprometan el correcto funcionamiento del bien o impidan la actividad de su montaje;
b) El Contratista entregó a satisfacción toda la documentación técnica solicitada incluyendo los resultados de las pruebas.
18.3. Actas de Recepción Definitiva: El ICE, dentro de los 30 días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los bienes, luego de revisiones y pruebas, una vez corroborados los requisitos a satisfacción, emitirá el Acta de Recepción Definitiva.
a) El ICE se reserva el derecho de realizar pruebas de laboratorio sobre los bienes recibidos para validar el requerimiento del material conforme a lo contratado.

19. REUNIONES ENTRE LAS PARTES
19.1. Durante la ejecución contractual se realizarán las reuniones que se determine entre las partes como necesarias.
19.2. Las reuniones virtuales, deberán aportar como resultado una minuta con acuerdos firmada, por parte del personal del Contratista y los funcionarios del ICE participantes. Posterior a la firma, será remitida por correo electrónico al administrador de contrato del ICE para que se formalice como adjunto a una nota oficial.
19.3. Las reuniones entre las partes podrán ser virtuales mediante plataforma MS Teams, y podrá consistir en varios módulos de reuniones y durante más de un día.
19.4. Para reuniones virtuales, el Contratista podrá proponer otra plataforma, para ser valorada y eventualmente aceptada por el ICE. Una vez que inicie la ejecución contractual, dentro del plazo de diez (10) días hábiles, se realizará la reunión de inicio (kick-off meeting), con el objetivo de plantear lista de personal designadas por las partes, revisar el cronograma, formatos de actas, minutas, notas y facturas, entre otros. En el Acta de la reunión de inicio (kick-off meeting), se deberán dejar de manifiesto las direcciones de los correos electrónicos de las partes, nombre y función de las personas responsables; incluyendo copia de sus cédulas o pasaportes que denoten los datos principales como personas y sus firmas. En general, en todas las reuniones, sea para temas técnicos, contractuales, revisión de diseño, atestiguamiento de pruebas y trabajos en fábrica o para verificaciones de calidad, se harán minutas con acuerdos.
19.5. Las reuniones deberán hacerse en idioma español, y en caso del uso parcial de algunos actores con idiomas diferentes, el Contratista deberá aportar un intérprete que también sirva para las traducciones.
19.6. Las reuniones que se hagan de forma virtual se pactarán para hacerse en horas laborales del ICE de lunes a viernes de entre las 7:00 am y a las 4:36 pm hora Costa Rica.
19.7. Las reuniones formales deberán aportar como resultado una minuta con acuerdos firmada, por parte del personal del Contratista y los funcionarios del ICE participantes.