S.E-CD de Escasa Cuantía Adquisición de Asesoría Implementación y Certificación Sistema Integrado de Gestión (SIG) DDyC

• Experiencia mínima del oferente

El oferente deberá contar con al menos cinco (5) años de experiencia en la prestación de servicios de asesoría y consultoría para la implementación, integración o fortalecimiento de Sistemas Integrados de Gestión, amparado en normas ISO

1. ISO 9001 – Sistema de Gestión de la Calidad
2. ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental
3. ISO 45001 – Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

• Experiencia en proyectos equivalentes

Requisitos de Experiencia del Oferente

1.7.2.1 Proyectos equivalentes ejecutados

El oferente deberá acreditar la ejecución de un mínimo de cinco (5) proyectos equivalentes, entendiendo como tales aquellos proyectos, contratos u órdenes de servicio que hayan incluido al menos una de las siguientes actividades:

1. Implementación, integración o fortalecimiento de Sistemas Integrados de Gestión (SIG).
2. Aplicación o implementación de una o varias de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

Reglas de acreditación:

• La experiencia puede acumularse, es decir, sumar proyectos que individualmente cumplan con los literales a) y/o b) hasta alcanzar el mínimo de cinco (5) exigido.
• Un mismo proyecto se contabiliza una única vez, aun cuando haya incluido simultáneamente actividades de ambos literales.

Para cada proyecto presentado, se debe incluir:

1. Nombre del cliente o entidad contratante.
2. Objeto o alcance del proyecto, especificando la o las actividades realizadas conforme a los literales a) y/o b).
3. Fecha de inicio y finalización (o vigencia, si el proyecto está en ejecución).
4. Documento de respaldo que permita verificar la información (contrato, orden de compra, certificación de servicios prestados, carta de satisfacción o finiquito emitido por el cliente).

Importante: No se considerará acreditada la experiencia que carezca de documento de respaldo, o cuyo alcance no permita verificar el cumplimiento de las actividades exigidas. El respaldo debe permitir constatar de manera inequívoca que el proyecto corresponde a las temáticas de los literales a) y/o b).

 

1.7.2.2. Experiencia propia de la empresa en implementaciones

La empresa oferente deberá acreditar experiencia propia (distinta de la de sus profesionales) en la ejecución de proyectos de implementación de Sistemas Integrados de Gestión.

Debe aportar:

• Al menos un (1) proyecto contratado y facturado directamente a nombre de la empresa oferente.
• Documento de respaldo que acredite que el proyecto fue contratado y ejecutado por la propia empresa (contrato, orden de compra, certificación de servicios prestados).

 

1.7.2.3. Experiencia en organizaciones u operaciones de alta complejidad

Al menos uno (1) de los proyectos presentados como experiencia debe haber sido ejecutado en una organización u operación de alta complejidad, entendiendo por tal aquella que haya comprendido:

• Múltiples sedes, procesos o unidades de negocio;
• Alcance nacional o internacional; o
• Un número relevante de personas cubiertas por el sistema de gestión implementado.

Debe aportar:

• Identificación del proyecto y de la organización donde se ejecutó.
• Descripción de las características que sustentan la alta complejidad.
• Documento de respaldo que permita verificar dichas características (certificación del cliente, información pública de la organización, entre otros).

 

1.7.2.4. Trayectoria social demostrable

La empresa oferente deberá acreditar su participación, durante los últimos cinco (5) años, en al menos una (1) acción, programa o proyecto que evidencie un impacto o compromiso social más allá de la prestación ordinaria de sus servicios, tales como:

• Programas de responsabilidad social empresarial (RSE) formalmente documentados.
• Proyectos de capacitación, formación o transferencia de conocimiento a comunidades, gremios o sectores vulnerables.
• Iniciativas de sostenibilidad ambiental, inclusión laboral o desarrollo comunitario.
• Reconocimientos, certificaciones o distinciones otorgadas por entidades públicas o privadas en materia de responsabilidad social.

Debe aportar:

• Descripción de cada acción o programa: objetivo, población o sector beneficiado, período de ejecución y resultados obtenidos.
• Documento de respaldo que permita verificar lo declarado (certificaciones, cartas de reconocimiento, informes de resultados, convenios o constancias emitidas por la entidad beneficiaria).

Importante: No se considerará acreditada la trayectoria social que se sustente únicamente en declaraciones del propio oferente, sin respaldo documental verificable.

 

1.7.2.5. Experiencia en normas, certificaciones y estándares afines de similar o mayor complejidad

La empresa oferente deberá acreditar al menos un (1) proyecto de implementación de normas, certificaciones o estándares afines a los señalados en el numeral 1.7.2 (sistemas de gestión, calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional, gestión de riesgos, gestión antisoborno, gestión de energía, carbono neutralidad, u otros de naturaleza similar), a modo enunciativo y no taxativo:

• ISO 27001 (Seguridad de la Información)
• ISO 37001 (Sistemas de Gestión Antisoborno)
• ISO 31000 (Gestión de Riesgos)
• ISO 50001 (Gestión de la Energía)
• Programa País de Carbono Neutralidad u otros esquemas de cuantificación, gestión, reducción y verificación de emisiones
• Certificación Empresa B u otros esquemas integrales de gobernanza, acción climática, derechos humanos y trabajo justo
• Otras normas, certificaciones o estándares de gestión reconocidos nacional o internacionalmente

Se entenderá como "similar o mayor complejidad" aquella experiencia desarrollada en organizaciones cuyo tamaño, alcance o naturaleza operativa resulte comparable o superior a las condiciones del objeto de la presente contratación.

Debe aportar:

• Identificación de la norma, certificación o estándar implementado.
• Nombre del cliente u organización donde se ejecutó el proyecto.
• Descripción del alcance y complejidad del proyecto.
• Documento de respaldo (contrato, certificado de implementación emitido por organismo certificador, carta de referencia del cliente).

Importante: No se considerará acreditada la experiencia que carezca de documento de respaldo, o cuya complejidad no pueda verificarse objetivamente.

 

1.7.3 Requisitos del Equipo Profesional Asignado al Proyecto

Estos requisitos deben ser acreditados individualmente por los profesionales que la empresa propone para la ejecución del contrato.

 

1.7.3.1 Experiencia general del equipo en implementación de SIG

El oferente deberá acreditar que el equipo profesional propuesto cuenta con experiencia en la conducción de procesos de implementación de Sistemas Integrados de Gestión (SIG).

Debe aportar, por cada profesional asignado:

• Hoja de vida, indicando formación académica y experiencia específica en implementación de SIG.
• Detalle de al menos un (1) proyecto de implementación de SIG en el que haya participado, señalando el rol desempeñado, el alcance del proyecto y las fechas de ejecución.
• Documento de respaldo que acredite dicha participación (carta de la empresa donde laboró o labora, certificación del cliente, contrato de prestación de servicios, entre otros).

1.7.3.2 Auditor Líder / Evaluación de SIG

El oferente deberá acreditar que cuenta, dentro del equipo propuesto, con al menos un (1) profesional certificado como Auditor Líder en alguna de las normas ISO 9001, ISO 14001 o ISO 45001.

Debe aportar:

• Certificado vigente de Auditor Líder emitido por un organismo de certificación reconocido.
• Detalle de la experiencia del profesional en auditorías o evaluaciones de SIG, indicando cliente, alcance y fechas.
• Documento de respaldo que permita verificar dicha experiencia.

 

1.8 Referencias técnicas

Para efectos de acreditar la experiencia del oferente, las referencias aportadas deberán corresponder a proyectos equivalentes en nivel de complejidad y enfoque de Sistema Integrado de Gestión, entendiendo como tales aquellos que hayan involucrado la implementación, integración o fortalecimiento de sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, en organizaciones de tamaño, naturaleza operativa y contexto organizacional razonablemente comparables al objeto de la presente contratación.

El oferente deberá presentar al menos cinco (5) referencias, las cuales deberán incluir como mínimo:

1. Nombre de la organización contratante

1. Persona de contacto
2. Correo electrónico y/o teléfono
3. Breve descripción del servicio prestado

El ICE se reserva el derecho de verificar la veracidad y pertinencia de la información suministrada.

1.9 Capacidad técnica del personal

El oferente deberá presentar documentación en la que acredite que cuenta con personal profesional calificado para la ejecución del servicio, incluyendo al menos:

1. Profesionales con experiencia en implementación de Sistemas Integrados de Gestión.

1. Al menos un profesional con formación y experiencia como Auditor Líder en normas ISO, incluyendo: ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

1.10 Declaración jurada general

El oferente deberá aportar una declaración jurada en la que manifieste que la información suministrada es veraz y comprobable, y que cuenta con la capacidad técnica y operativa para ejecutar el objeto contractual.

1.11 Los oferentes deben suministrar información completa y detallada de los servicios ofertados, para facilitar el análisis y estudio de adjudicación. Se deben presentar la oferta en idioma español, no obstante, las constancias emitidas por los clientes extranjeros en relación con los trabajos realizados pueden ser emitidas en inglés. En este último caso deberá ser acompañada con la traducción libre de su texto.

CONDICIONES ESPECIFICAS DE LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO GESTIÓN PARA LA DDC EN LA REGION CENTRAL (con un alcance definido) BASADO EN LAS NORMAS ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 EN LA DIVISIÓN DISTRIBUCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

1. El servicio busca mejorar el desempeño organizacional mediante la estandarización de procesos, gestión de riesgos, cumplimiento normativo y mejora continua.
2. El objetivo de la asesoría es brindar acompañamiento técnico al personal del ICE para la Implementación de un Sistema Integrado de Gestión.
3. El objeto de este procedimiento es contratar servicios de Asesoría en implementación de un Sistema Integrado de Gestión para la Región Central de la División de Distribución y Comercialización del ICE según alcance.
4. El servicio comprende el acompañamiento técnico en las etapas de diagnóstico, planificación, implementación, evaluación y apoyo durante el proceso de certificación; no obstante, se deja expresamente establecido que los costos asociados a la contratación del organismo certificador y a la ejecución de la auditoría externa de certificación no forman parte del objeto contractual y serán asumidos directamente por la Institución.
5. Implementación de un Sistema Integrado de Gestión.
6. Cada una de estas fases deberá generar entregables claramente identificables, documentados y verificables, tales como informes técnicos, planes, matrices, registros, actas, evidencias documentales y demás productos asociados al cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, los cuales deberán ser presentados en los plazos definidos y quedarán sujetos a revisión, validación y aceptación por parte del ICE.
7. La conformidad de dichos entregables constituirá un criterio esencial para la verificación del avance del servicio, la aprobación de cada etapa y la procedencia de los pagos correspondientes.
8. Estructura del servicio por fases y entregables: El servicio de consultoría para la implementación del Sistema Integrado de Gestión se desarrollará bajo una estructura metodológica por fases consecutivas, cada una con objetivos específicos y entregables claramente definidos, documentados y verificables, los cuales deberán ser presentados para revisión y contar con la aprobación del ICE. La aprobación formal de los entregables correspondientes a cada fase constituirá requisito para el avance a la fase siguiente y para la procedencia del pago asociado, conforme a lo establecido en el presente Cartel.
9. Enfoque de control de calidad por informes: La verificación del cumplimiento del servicio contratado se realizará mediante un enfoque de control de calidad basado en informes técnicos y entregables documentados, correspondientes a cada una de las fases del Sistema Integrado de Gestión. Cada informe deberá reflejar de forma objetiva, verificable y trazable el grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Cartel, así como los resultados alcanzados en la fase respectiva. La revisión, validación y aprobación expresa de los informes por parte del ICE constituirá el criterio formal para la aceptación de cada fase, el avance a la siguiente etapa y la procedencia del pago asociado.
10. Relación directa entre incumplimiento y consecuencias: El incumplimiento total o parcial de los entregables definidos para cada fase, así como la entrega de informes o productos que no cumplan con las especificaciones técnicas, metodológicas o de calidad establecidas en el presente Cartel, generará de forma directa las consecuencias contractuales correspondientes, incluyendo la solicitud de correcciones, el rechazo del entregable, la no aprobación de la fase respectiva y la improcedencia del pago asociado, sin perjuicio de la eventual aplicación de penalidades, medidas correctivas o demás acciones previstas en la normativa vigente y en el contrato que se derive del presente procedimiento.

CAPÍTULO V – ALCANCE TÉCNICO Y FASES DEL SERVICIO

• El contratista deberá brindar asesoría a los funcionarios del ICE en la Implementación de un Sistema Integrado de Gestión, que contemple:

 

• Fase 1: Diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión

Realizar un diagnóstico integral del estado actual de la organización respecto a los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, que permita identificar brechas, riesgos, oportunidades y definir las bases técnicas para la planificación e implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

• Entregables de la Fase 1 – Diagnóstico - Informe de Diagnóstico del Sistema Integrado de Gestión

El contratista deberá elaborar y presentar un Informe de Diagnóstico, el cual deberá contemplar como mínimo:

1. Evaluación del estado actual de la organización respecto a los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
2. Identificación y análisis de brechas de cumplimiento por cada norma y de forma integrada.
3. Identificación de fortalezas, debilidades, riesgos y oportunidades relevantes para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
4. Resultados de la revisión documental y de las visitas de campo realizadas.
5. Conclusiones técnicas y recomendaciones para la fase de planificación.
6. Talleres de sensibilización en Sistema Integrado de Gestión, orientados a la toma de conciencia del personal definido por el ICE sobre los principios, objetivos y alcances del SIG conforme a las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.

El Informe de Diagnóstico, el Plan de Trabajo y el material compartido en los talleres de sensibilización los cuales deberán presentarse en formato digital, debidamente estructurados, y quedarán sujetos a revisión, validación y aceptación formal por parte del ICE, constituyendo entregables obligatorios y condición indispensable para la autorización y ejecución de las fases siguientes del servicio.

 

• Fase 2: Planificación del Sistema Integrado de Gestión

El contratista deberá brindar acompañamiento en el desarrollo de, como mínimo, las siguientes actividades y presentar un Documento de Planificación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) que contemple:

1. Definición y validación del alcance del Sistema Integrado de Gestión, alineado con el contexto y la estructura organizacional del ICE.
2. Análisis del contexto de la organización y de las partes interesadas relevantes para el SIG.
3. Identificación, análisis y evaluación de riesgos y oportunidades del SIG, bajo un enfoque integrado.
4. Identificación y evaluación de aspectos ambientales y sus impactos significativos.
5. Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos en Seguridad y Salud en el Trabajo.
6. Revisión y evaluación de requisitos legales y otros requisitos aplicables en materia de calidad, ambiente y SST.
7. Definición de la política integrada, así como de los objetivos, metas e indicadores del SIG.
8. Caracterización y mapeo de los procesos del SIG, incluyendo el mapa de interrelaciones, fichas de proceso con indicadores y metas, y la matriz de responsabilidades.
9. Programación de las actividades para la implementación del SIG, incluyendo fases, cronograma, entregables y responsables.

Nota:  Los capítulos de las Normas ISO 9001 – 14001 -45001

El Documento de Planificación deberá presentarse en formato digital y quedará sujeto a revisión, validación y aceptación formal por parte del ICE, constituyendo un requisito obligatorio para la autorización de la fase de implementación.

 

• Fase 3: Implementación del Sistema Integrado de Gestión

El contratista deberá brindar acompañamiento en el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión conforme a la planificación aprobada, debiendo entregar como mínimo:

1. Documentación oficial del Sistema Integrado de Gestión, integrada y adaptada al contexto del ICE, que incluya: manual SIG, políticas, procedimientos, instructivos, registros y matrices requeridas para el cumplimiento de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
2. Evidencia documentada de la implementación operativa del SIG, conforme a los procesos definidos.
3. Integración de requisitos de calidad, ambiente y SST.
4. Gestión documental
5. Registro de las actividades de formación y sensibilización realizadas durante la implementación.

La documentación y evidencias deberán presentarse en formato digital, quedar sujetas a validación y aprobación formal por parte del ICE, y constituirán entregables obligatorios para la aprobación de la fase de implementación.

• Fase 4: Evaluación del Sistema Integrado de Gestión

El contratista deberá ejecutar la evaluación del SIG y entregar como mínimo:

1. Informe de Auditoría Interna del Sistema Integrado de Gestión, que incluya el resultado de la auditoría, no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora.
2. Informe de Revisión por la Dirección, que incorpore los resultados del desempeño del SIG, decisiones adoptadas y acciones definidas.
3. Registro de acciones correctivas, responsables, plazos y estado de seguimiento.
4. Definición y seguimiento de acciones correctivas.

Los entregables de esta fase deberán presentarse en formato digital y contar con la aprobación formal por parte del ICE, constituyendo un requisito obligatorio para el avance al proceso de certificación.

 

• Fase 5: Acompañamiento al Proceso de Certificación del Sistema Integrado de Gestión

 El contratista deberá brindar acompañamiento técnico al ICE durante el proceso de certificación y entregar como mínimo:

1. Informe de Acompañamiento al Proceso de Certificación, que documente la preparación para la auditoría externa, el acompañamiento durante la auditoría de certificación y el apoyo brindado para la atención y cierre de eventuales no conformidades.

El informe deberá presentarse en formato digital, quedar sujeto a revisión y aprobación formal por parte del ICE, y constituirá el entregable final para la conclusión del servicio.

El presente procedimiento corresponde a una contratación para la adquisición de servicios de consultoría para la implementación de un Sistema Integrado de Gestión, basada en las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, a realizarse en la División Distribución y Comercialización del Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), conforme a las condiciones, alcances y especificaciones establecidas en el presente Cartel.

La información detallada relativa a la identificación del procedimiento, denominación del servicio, unidad solicitante, lugar y fecha se consigna en la portada del presente documento, la cual forma parte integral de este Cartel.

Objeto contractual:

Se pretende con esta consultoría contar con el apoyo de asesores externos que tengan los conocimientos y experiencia demostrados para que, en conjunto con personal designado por la División Distribución y Comercialización, establezcan y desarrollen cada uno de los elementos (procesos, organización, responsabilidades, procedimientos, acciones, etc.) a fin de implementar el Sistema Integrado de Gestión, en forma tal que sea certificable contra las normas ISO (en su versión vigente):

1. ISO 9001 – Sistema de Gestión de la Calidad
2. ISO 14001– Sistema de Gestión Ambiental
3. ISO 45001– Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

 

Alcance del servicio

El servicio de consultoría objeto de la presente contratación se entiende bajo la modalidad de servicio, orientado al cumplimiento de entregables, productos y resultados verificables asociados a cada una de las fases del Sistema Integrado de Gestión. En consecuencia, no se contrata por horas de consultoría, jornadas profesionales ni tiempos de dedicación, sino por la obtención y aceptación, a satisfacción del ICE, de los entregables establecidos en el presente Cartel y en el contrato que se derive del mismo.

 

Información General de la Región Central

Para efectos de dimensionamiento de la propuesta se describe la siguiente información:

Plantel La Maravilla: 400 m Norte de la corte de justicia de Alajuela

Plantel Naranjo: contiguo al centro de reciclaje de FEMSA en San Miguel de Naranjo

Los circuitos que estarán involucrados serían dos principales, vinculados a los dos planteles arriba mencionados, a saber:  Los Ángeles y La Laguna. 

Nota: Ver anexo "Referencias Ilustrativas" los circuitos representan aproximadamente 80 Km de red.

La misma está conformada por los siguientes grupos:

3 profesionales Nivel 2

6 profesional nivel 3

1 profesional en la asistencia

1 profesional soporte administrativo

1 profesional CTM

Alajuela: 

Mantenimiento: 2 administrativos, 59 técnicos

Desarrollo: 2 administrativos, 23 técnicos

Operación: 1 administrativo, 11 técnicos

Soporte administrativo: 3 administrativos

 Naranjo

Mantenimiento:  3 administrativos, 51 técnicos

Desarrollo:  1 administrativos, 16 técnicos

Operación:  0 administrativo, 8 técnicos

Soporte administrativo: 1 administrativo

Areas de Apoyo (soporte)

Grupo de Calidad

Grupo de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SST)

Grupo de Gestión Socioambiental

Otras áreas de apoyo administrativo y técnico

 

Para un total aproximado de 16 personas, quienes serán responsables directos de la implementación, mantenimiento y mejora del SIG. (Se adjunta organigrama de la Región Central en anexo "Referencias Ilustrativas".

 

Modalidad de contratación

La presente contratación corresponde a un procedimiento de Contratación Directa para la adquisición de servicios de consultoría especializada, conforme a la normativa aplicable y a lo gestionado a través de la plataforma electrónica de compras públicas SICOP.

Asimismo, la ejecución del servicio se desarrollará bajo una modalidad híbrida, que combinará actividades presenciales y virtuales, así como sesiones y revisiones tanto sincrónicas como asincrónicas, de conformidad con el Plan de Trabajo y el Cronograma que sean aprobados por el ICE, atendiendo a la naturaleza de cada fase, actividad y entregable del servicio.

La modalidad de contratación aquí definida será de aplicación para la totalidad del plazo contractual y para todas las fases que integran el objeto de la presente contratación, sin perjuicio de las condiciones específicas que se desarrollan en los capítulos correspondientes del presente Cartel.

 

1. Declaraciones Juradas:

 Con la oferta se deberán presentar las siguientes declaraciones bajo fe de juramento:

Las declaraciones juradas solicitadas en el Capítulo I, apartado 4 (todos sus incisos) del cartel tipo; el cual pueden descargar del enlace indicado en el capítulo I del presente cartel.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: https://apps.grupoice.com/PEL/

1. Requisitos para la facturación

El ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa del servicio. De existir servicios que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al oferente para que éste solucione el incumplimiento.

La facturación deberá realizarse hasta que el contratista gestione la “solicitud de pago” en SICOP. Para facturar el pedido debe de incorporar en su factura, en el espacio de “Información de referencia”, creado exclusivamente para ingresar el número interno: Ejemplo: MM-450xxxx (sin espacios). Para obtener este número interno (MM-45000xxx), el proveedor deberá solicitarlo al Administrador de Contrato: Allan Tafalla Valladares. Correo Electrónico: atafallav@ice.go.cr

Las facturas y el XML se deben enviar al correo facturasice@ice.go.cr

El pago de los bienes y servicios se realizará a 30 días naturales, una vez estos sean recibidos a satisfacción por la administración y el contratista remita la solicitud de pago vía SICOP.

Se informa que, conforme a la versión 4.4 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos emitida por la Dirección General de Tributación, a partir de su entrada en vigor únicamente serán aceptados comprobantes electrónicos (facturas, notas y recibos de pago) generados bajo este formato actualizado. Por lo tanto, les solicitamos asegurarse de que sus sistemas de facturación estén debidamente ajustados, ya que los comprobantes emitidos en versiones anteriores no podrán ser recibidos ni procesados.

Sobre el pago de la contratación: El servicio objeto de la presente contratación se cancelará de acuerdo con la presentación de informes mensuales asociados a las etapas definidas en el contrato, y condicionados al recibido a satisfacción por parte del ICE de los entregables correspondientes, de conformidad con las especificaciones técnicas y metodológicas establecidas en el presente Cartel. Cada tracto de pago estará sujeto a la validación técnica y administrativa de los productos entregados, así como a la emisión del criterio de conformidad por parte del Administrador del Contrato, sin el cual no procederá el pago respectivo. El pago de las facturas estará sujeto a las retenciones que establecen las leyes costarricenses y a la disponibilidad presupuestaria aprobada, conforme a los procedimientos y plazos definidos por la normativa vigente y la plataforma SICOP.

El Contratista debe presentar informes mensuales de trabajo que serán la base para realizar los pagos respectivos, el cual se realizará de la siguiente manera: 

El contratista deberá presentar un total de veinte (20) informes mensuales, uno por cada mes de ejecución contractual, los cuales se considerarán entregables parciales prorrateados dentro de cada una de las fases definidas en el presente cartel. El pago se realizará contra la aceptación formal por parte del ICE (mensualmente) de los informes escritos correspondientes, de manera mensual de acuerdo con la siguiente distribución:

1. Fase 1: Corresponde a la Fase 1 descrita en el capítulo V del presente cartel e incluye la presentación de los informes mensuales asociados a dicha fase.
2. Fase 2: Corresponde a la Fase 2 descrita en el capítulo V del presente cartel e incluye la presentación de los informes mensuales asociados a dicha fase.
3. Fase 3: Corresponde a la Fase 3 descrita en el capítulo V del presente cartel e incluye la presentación de los informes mensuales asociados a dicha fase.
4. Fase 4: Corresponde a la Fase 4 descrita en el capítulo V del presente cartel e incluye la presentación de los informes mensuales asociados a dicha fase
5. Fase 5: Corresponde a la Fase 5 descrita en el capítulo V del presente cartel e incluye la presentación de los últimos informes mensuales asociados a dicha fase.

Nota: El pago mensual se realizará después de la aceptación de cada informe mensual correspondiente en concordancia con las fases y el cronograma.  Este pago será un monto promediado del total por los 20 meses. Es decir, mensualmente se pagaría el total del costo, dividido entre 20, una vez recibidos y aceptados los informes correspondientes.

 

1. CLAUSULA DE DESEMPATE

En caso de empate absoluto en el precio ofertado entre dos o más ofertas, una vez verificado el cumplimiento de los demás requisitos de admisibilidad y evaluación establecidos en el cartel, el desempate se resolverá de manera sucesiva conforme a los siguientes criterios:

1. La oferta que acredite la mayor experiencia específica en servicios de asesoría para la certificación de Sistemas Integrados de Gestión, medida por la cantidad de proyectos equivalentes acreditados conforme al cartel.
2. De persistir el empate, se adjudicará a la oferta que obtenga la mayor calificación en el criterio de evaluación correspondiente a la metodología de trabajo, según la ponderación y los parámetros definidos en el presente cartel.
3. Si aún así existiera un empate entro dos ofertas o más, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial.  La fecha y hora será comunicada oportunamente. Para definir el desempate se utilizará la moneda. De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.

El Instituto Costarricense de Electricidad, en el marco de su régimen especial de contratación administrativa conforme a la Ley N° 8660 y su Reglamento, ha determinado que esta es la única vía para satisfacer de manera idónea y eficiente el interés público que subyace a esta adquisición.

 

 

1. Criterios Sostenible:

 

1. Criterios sociales:

• El personal del contratista, al momento de presentarse al ICE para ejercer las funciones del servicio de consultoría o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.
• Prohibición de fumado (Se prohíbe el fumado dentro de las instalaciones del ICE, según se establece en la legislación. Ley 9028 Ley General de Control del Tabaco y sus Efectos Nocivos en la Salud.).

 

1. Obligaciones del Contratista

 

1. El Contratista deberá cumplir con todas las obligaciones establecidas en el presente Cartel y en el contrato que se derive del mismo, ejecutando el servicio en los plazos, condiciones y términos aprobados por el área contratante. El incumplimiento injustificado de los plazos establecidos, la entrega tardía o la no conformidad de los entregables respecto a las especificaciones técnicas y metodológicas definidas dará lugar a la aplicación de las medidas que correspondan conforme a la normativa vigente, incluyendo la solicitud de correcciones, la suspensión o rechazo de entregables, la no autorización del pago correspondiente, así como la eventual aplicación de penalidades o la adopción de medidas contractuales previstas por la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, sin perjuicio de las demás responsabilidades que puedan derivarse.
2. El Contratista debe comprometerse a cumplir con cualquier otra medida que el ICE tenga establecida en los lugares de trabajo en los que se preste servicios o ejecuten trabajos.
3. La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de legislación vigente.
4. Una vez recibida la notificación del contrato en SICOP el contratista deberá remitir al ICE, para revisión y aprobación, el cronograma previsto del servicio en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, indicando claramente las etapas, actividades y fechas de entrega. El cronograma debe apegarse al plazo de ejecución señalado en el cartel (20 meses), a partir del inicio del servicio estipulado en el presente cartel, contemplando plazos de revisión por parte del ICE y tiempos estimados para realizar ajustes o correcciones en la documentación presentada.
5. El Contratista debe someterse a una reunión e inducción con el encargado de contratación administrativa y los gestores de Calidad, Ambiente y Salud y Seguridad en el Trabajo (SST) antes de iniciar la ejecución de los servicios.  Lo anterior para identificar los aspectos y peligros que se relacionarán con sus funciones. En dicha inducción deben participar todos los trabajadores del Contratista que colaborarán en la prestación del servicio.
6. El contratista deberá hacer llegar el requerimiento técnico al ICE en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la notificación del contrato en SICOP. El ICE deberá entregar la información solicitada en un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la recepción del requerimiento.
7. Durante la duración de ejecución del servicio, el contratista deberá entregar informes y atender sesiones ejecutivas (presenciales o virtuales, a convenir entre las partes) para el reporte y actualización de avances.
8. El contratista deberá contar con las capacidades requeridas de recurso humano profesional, logísticas, técnicas y tecnológicas para cumplir en tiempo y forma con todas y cada una de las actividades necesarias para asegurarle al ICE el cumplimiento de los alcances.
9. El contratista debe realizar la totalidad del servicio a su entera responsabilidad. No podrá abandonar, retrasar o suspender injustificadamente la ejecución del contrato.
10. En el caso eventual de que, una vez iniciada la ejecución del servicio, el contratista requiera hacer un cambio en el equipo de trabajo o consultor, deberá comunicárselo al Administrador del Contrato solicitando su aprobación, al menos cinco (5) días hábiles antes de la fecha prevista para implementación del cambio. Tal solicitud deberá acompañarse de la debida justificación del cambio, así como el nombre completo, currículum vitae y atestados del nuevo profesional propuesto. El candidato propuesto deberá cumplir con el perfil requerido, así como con las habilidades y competencias necesarias para el adecuado desarrollo del servicio contratado.
11. El contratista deberá proporcionar a su personal el equipo de cómputo y los sistemas informáticos requeridos en lo estipulado en este cartel con que brindará el Servicio de Asesoría en Implementación del Sistema Integrado de Gestión.
12. El contratista deberá nombrar un responsable de coordinar las acciones necesarias para la ejecución de los servicios en tiempo y forma establecidos en el contrato.
13. En caso de que durante la ejecución contractual se requiera realizar cambio en el personal que brinda el servicio, el contratista deberá notificar al Administrador del Contrato, con 5 días hábiles de anticipación presentando los atestados del nuevo recurso para su aprobación. El nuevo recurso deberá cumplir con todos los requisitos establecidos en este cartel.
14. La empresa contratista deberá entregar el plan de trabajo 10 días hábiles posterior a la fecha de la notificación del contrato.

1. 1. Contenido: Objetivos, actividades, responsables, recursos, entregables y resultados esperados.
   2. El contratista deberá presentar un Plan de Trabajo elaborado con base en los resultados del diagnóstico y el análisis de brechas identificadas, el cual deberá incluir como mínimo los objetivos por fase, las actividades a desarrollar, los responsables, los entregables por etapa, el cronograma de ejecución y los recursos requeridos para la implementación del Sistema Integrado de Gestión; dicho plan deberá ser sometido a revisión y contar con la aprobación expresa del ICE, constituyéndose en un entregable obligatorio y en un requisito indispensable para autorizar el inicio de las fases definidas en el presente cartel.
   3. Actualización: El responsable técnico contará con la discreción de revisar el plan de trabajo y realizar las recomendaciones correspondientes para realizar los ajustes en coordinación con la empresa asesora, lo cual deberá quedar listo en los siguientes 8 días hábiles a la entrega del plan.

15. La empresa asesora deberá entregar, junto con el plan de trabajo, el cronograma de las actividades de trabajo con lo siguiente:

1. 1. Contenido: Fecha de inicio de coordinación, fecha a realizar las actividades, hitos claves y entregables de la asesoría.
   2. Entrega: El plan de trabajo deberá entregarse durante la fase de planificación previa a la asesoría, la cual iniciará a partir de la comunicación formal de la fecha de realización de ésta por parte del ICE. Dicho plan podrá actualizarse conforme avance la ejecución de la asesoría, previa coordinación con el ICE.

16.La empresa asesora deberá cumplir con los plazos establecidos en el cronograma, los cuales deberán estar debidamente documentados y aprobados por el responsable técnico del ICE.

17. La empresa asesora deberá presentar el plan de trabajo y el cronograma de ejecución en los plazos y con el contenido establecidos en el presente Cartel, los cuales deberán ser revisados y aprobados por el ICE antes del inicio de la ejecución del servicio.

18. El incumplimiento injustificado en la entrega, actualización o ejecución del plan de trabajo o del cronograma aprobado, así como los atrasos atribuibles al contratista en el cumplimiento de las actividades e hitos definidos, facultará al ICE para requerir los ajustes correspondientes, rechazar los instrumentos presentados, aplicar las medidas correctivas que procedan y suspender o no autorizar el pago asociado a la etapa correspondiente, sin perjuicio de la eventual aplicación de penalidades o demás consecuencias contractuales previstas en la normativa vigente y en el contrato que se derive del presente procedimiento.

19. La empresa asesora se compromete a cumplir con las cláusulas de Gobierno de Datos para este Servicio de Transformación Sostenible establecidas en los siguientes puntos:

20. Principios de Privacidad y Sostenibilidad: El contratista deberá garantizar que la solución ofertada incorpore la protección de la privacidad de los datos desde el diseño, cumpliendo con las mejores prácticas, estándares internacionales y toda la normativa aplicable en materia de privacidad y confidencialidad de la información. Además, deberá asegurar que los mecanismos implementados consideren criterios de sostenibilidad, como la optimización del consumo energético en procesos de almacenamiento y tratamiento de datos.

21. Mecanismos de Seguridad y Resiliencia Verde: El contratista deberá implementar mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad, integridad, autenticidad y disponibilidad de los datos institucionales, tanto para su personal como para terceros derivados de la relación contractual. Estos mecanismos deberán aplicarse en todos los dispositivos y activos de soporte, asegurando protección adecuada y actualizaciones vigentes (service packs, programas de contención, mitigación de ciberataques, firewalls).

22. Interoperabilidad de Plataformas con Enfoque Sostenible: El contratista deberá garantizar que la solución ofertada se integre eficazmente con los sistemas existentes, utilizando estándares abiertos que permitan un intercambio seguro y confiable de datos entre plataformas. Esta interoperabilidad deberá mantenerse durante todo el ciclo de vida del servicio, facilitando la comunicación entre sistemas internos y externos, y promoviendo prácticas que minimicen la duplicación de datos y el uso innecesario de infraestructura, en línea con la normativa vigente y estándares internacionales de sostenibilidad digital.

23. Calidad y Responsabilidad Ambiental en la Gestión de Datos: El contratista tiene la obligación de asegurar que la solución cumpla con principios de calidad (exactitud, completitud, confiabilidad y pertinencia) en todas las etapas del ciclo de vida de los datos: recopilación, resguardo, procesamiento y eliminación. Además, deberá incorporar prácticas responsables que reduzcan el impacto ambiental, como la eliminación segura y sostenible de datos, el uso de tecnologías eficientes y la optimización de recursos, alineadas con la normativa interna y estándares internacionales aplicables.

24. Garantizar la protección, confidencialidad y uso adecuado de la información a la que tenga acceso durante la ejecución contractual. Para tales efectos, deberá asegurar el cumplimiento de los principios de protección de datos personales establecidos en la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su reglamento y demás normativa institucional vigente del ICE en materia de seguridad de la información, privacidad y gestión de datos. Estas obligaciones se entienden sin perjuicio del cumplimiento integral de la Ley N.º 8968.

25. Implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y uso responsable de la información institucional, incluyendo prácticas orientadas a la sostenibilidad y a la minimización del impacto ambiental en los procesos de gestión de datos, conforme a los estándares y lineamientos institucionales aplicables. El incumplimiento de estas obligaciones será considerado un incumplimiento contractual, sin perjuicio de las responsabilidades legales que correspondan.

26. Durante la ejecución del contrato, en caso de que se emitan actualizaciones, revisiones o nuevas versiones de las normas ISO 9001, ISO 14001 y/o ISO 45001 que resulten aplicables al objeto contractual, el contratista deberá incorporar dichos cambios dentro de la asesoría brindada, realizando el respectivo análisis de brechas y proporcionando la capacitación necesaria al personal designado por parte del ICE, con el fin de garantizar la correcta comprensión, adaptación e implementación de los nuevos o modificados requisitos normativos, sin que ello implique costos adicionales para del ICE.

27. Conducta del personal: Todo el personal deberá mantener una actitud respetuosa y responsable hacia los clientes, personal ICE o sus contratistas en las zonas de trabajo. 

28. Facultad del ICE para remoción de personal: El ICE se reserva el derecho de solicitar la remoción inmediata de cualquier persona empleada por el contratista que no cumpla con una conducta adecuada. Dicho trabajador no podrá ser reinstalado sin la autorización expresa del Supervisor del ICE.

 

Responsabilidades y Obligaciones del Contratista en materia de Salud y Seguridad en el Trabajo:

29. De acuerdo con la Directriz No 29 de la Presidencia de la República del 10 de agosto del 2001 y publicada en La Gaceta No 153, es deber ineludible del Contratista cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social y seguridad industrial, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato respectivo, para lo cual el Administrador de Contrato y/o el Personal de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) del ICE, tendrán la responsabilidad de la verificación del cumplimiento de esta obligación. El Contratista se compromete a cumplir con la Legislación Nacional en Salud Ocupacional y la normativa institucional que le sea aplicable de acuerdo con las características de lo contratado. 

30. El Contratista deberá de presentar, 5 días hábiles antes del inicio del servicio, la lista de trabajadores que participarán en la ejecución del servicio, así como las respectivas copias del documento de identidad de la persona enlistada (cédula). En caso de que los colaboradores sean extranjeros, debe entregar copia del Documento de Identidad Migratoria para Extranjeros (DIMEX). 

31. El Contratista deberá demostrar, previo al inicio de los trabajos, cuando así lo solicite el ICE, durante toda la vigencia del contrato y cada vez que se produzca un cambio en el personal asociado al servicio objeto de esta contratación, que mantiene vigente la póliza de Riesgos del Trabajo correspondiente. Para tales efectos, deberá aportar la certificación vigente de dicha póliza, emitida por el Instituto Nacional de Seguros (INS) o por una aseguradora debidamente reconocida y acreditada, según corresponda, lo anterior aplicable tanto para personal nacional como extranjero que participe en la ejecución del contrato.

33. El Contratista tiene la obligación de demostrar en cualquier momento que se encuentra al día en las obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), para lo cual debe aportar, previo al inicio de los trabajos y cada vez que así lo requiera el ICE, las correspondientes certificaciones vigentes de pago al régimen de la CCSS.

34. En caso de que se requiera por parte del contratista la visita de una persona no radicada en Costa Rica, perteneciente a su empresa, debe presentar la existencia y vigencia de seguros de brinden cobertura por accidentes o enfermedades laborales, que puedan ocurrir durante las actividades que estas personas realicen en instalaciones del ICE. Los documentos solicitados, deben ser facilitados en idioma español (castellano) y antes de que inicien las actividades de ese personal en el país.

35. El Contratista debe comprometerse a cumplir con cualquier otra medida que el ICE tenga establecida en los lugares de trabajo en los que se preste servicios o ejecuten trabajos.

36. La contratación no originará relación laboral alguna entre el ICE y los empleados del contratista y sus subcontratistas. Por tal motivo, corresponderá a estas dos figuras, el pago de pólizas y en general, respetar todos los derechos laborales y disposiciones en materia de riesgos de trabajo que le corresponden al personal a su cargo, debiendo cumplir en todos los casos como mínimo con las garantías laborales de legislación vigente.

37. La responsabilidad de la aplicación de la normativa en materia de seguridad y salud ocupacional que realicen las personas trabajadoras del contratista o sus subcontratistas durante la ejecución del contrato será de exclusiva competencia del contratista.

38. La responsabilidad de la aplicación de los derechos en materia de seguridad y salud ocupacional que realicen las personas trabajadoras del contratista o durante la ejecución del contrato será de exclusiva competencia del contratista.

39. El Contratista deberá aportar las pólizas solicitadas en el presente cartel, emitidas por una entidad aseguradora debidamente reconocida en el país. Deberá de presentar copia de estas al Administrador del contrato, 5 días hábiles antes del inicio del servicio y una vez iniciado el contrato, deberá de mantenerlas vigentes, por la duración de este.

40. Si alguna de las pólizas deja de tener vigencia antes de que concluya el contrato y no es renovada 3 días antes de su vencimiento, la Administración del contrato podrá solicitar a la Proveeduría la suspensión temporal del contrato, hasta tanto se presenten la renovación de estas. Durante este lapso el Contratista no podrá ejecutar el servicio, sin que pueda reclamar por este motivo costos o plazos adicionales.

41. La fijación de los montos mínimos de las pólizas, indicados en SICOP, no implican la limitación de la responsabilidad del Contratista y el ICE no asume ninguna responsabilidad por señalar dichos montos. 

42. El Contratista debe garantizar que las personas que brindan el servicio, en caso de requerir visitas de campo o a instalaciones ICE, debe contar con el equipo de protección personal certificado, adecuado y en buenas condiciones. Además, debe tomar en cuenta todas las medidas de seguridad recomendadas por el ICE según lo establecido en la norma INTE T43:2000. El ICE se reserva la potestad de suspender la permanencia del trabajador contratista que contravengan los Reglamentos y Normas Técnicas de Seguridad e Higiene Ocupacional en el Trabajo, hasta que sea corregida la condición.

43. Es responsabilidad del contratista comunicar en forma escrita a los encargados de las obras, a Seguridad Laboral de la División Distribución y Comercialización en las figuras de sus representantes regionales y a los órganos competentes cualquier accidente serio o fatal que alguno de sus empleados sufra en función del trabajo que esté realizando para el ICE. En caso de ocurrir un incidente laboral con lesión, que alguno de los empleados del Contratista sufra en función del trabajo que esté realizando objeto de este contrato; será responsabilidad del Contratista presentar en un plazo no mayor a 48 horas, el informe correspondiente al análisis de causas del evento ocurrido.

44. Si el Contratista subcontrata alguna labor específica (cuando esto le sea permitido), tiene la obligación de informar y velar por el cumplimiento de estas normas, destacando que el primero es el responsable de la calidad de las labores o servicios, la salud y seguridad ocupacional. Además, asumirá toda la responsabilidad de los daños o perjuicios al ICE o terceros que éste ocasione, conforme con lo establecido en la legislación vigente.  

45. El oferente debe cumplir con la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional código 32.04.002.2008 (adjunto) haciendo énfasis especial en los puntos 7.1.3 o 7.1.4

Nota I: Extracto de la Norma en mención, haciendo énfasis en los puntos 7.1.3 o 7.1.4 aplicables a esta contratación, con los requisitos que debe presentar todo oferente, la cual también pueden consultar en detalle mediante el archivo adjunto a este cartel, dentro del expediente electrónico.

Nota II: En caso de que su representada cuente con menos de 10 personas trabajadoras, debe validarlo mediante la presentación de la planilla registrada ante la CCSS (aplica también, para figura de consorcio empresarial).

 

1. Otras cláusulas.

Durante la ejecución del servicio, toda la correspondencia e intercambio de información técnica relacionada al servicio de consultoría entre el consultor (oferente) y el ICE, deberá hacerse a través del Responsable Técnico. Dependencia: División Distribución y Comercialización (Área Calidad). Responsable Técnico: Obando Rodríguez Jonathan Correo Electrónico: JObandoR@ice.go.cr No. teléfono: (506) 2001-3509.

Así como también, mantener contacto directo con el Coordinador del Área de Gestión de Calidad, de la División Distribución y Comercialización: Aragón Coulson Mario Antonio. Correo electrónico: maragon@ice.go.cr No. teléfono: (506) 2001-2018.

 

1. Obligaciones del ICE:

 

1. El ICE debe confirmar que los entregables acordados (plan de trabajo y cronograma) han sido entregados en tiempo y forma.
2. Validar que el servicio recibido cumple con las especificaciones técnicas establecidas en el cartel, incluyendo objetivos, metodología, entregables y duración de la asesoría.
3. El ICE deberá proporcionar al contratista el acceso remoto a la Plataforma de Comunicación Interna por medio de los recursos disponibles, brindando los mecanismos de seguridad y confidencialidad en el caso de que corresponda cuando se accede a información sensible.
4. El ICE debe garantizar la participación de las partes involucradas durante el tiempo de la duración de los Servicios de Asesoría en la Implementación del Sistema Integrado de Gestión.
5. El ICE debe garantizar que las condiciones e infraestructura sean las justas y necesarias para el desarrollo del servicio de manera ágil y eficaz para cumplir los objetivos propuestos en este cartel.

 

1. Estructura de precio y Presupuesto detallado:

 

Disposiciones para presentación de la oferta:

El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar.  Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

 

Forma de presentar la estructura de precios en la oferta:

Todo oferente deberá presentar la estructura de precio en su oferta para esta partida.

Forma de presentar el Presupuesto detallado: 

Todo oferente deberá presentar el Presupuesto Detallado sustentando la estructura de precio presentada en la oferta, desglosando detalladamente los componentes de cada rubro. Se anexa el formato a utilizar.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

 

1. Orden de inicio

La Proveeduría del ICE a través de SICOP notificará al Contratista el Número de contrato, y la administración contará con 5 días hábiles para definir la fecha de inicio contractual (orden de inicio).

 

10. Acompañamiento posterior a la finalización del período de Implementación

Para la sostenibilidad, consolidación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, se brindará al ICE un período de acompañamiento técnico posterior de doce (12) meses, contado a partir de la aceptación del informe final y del cierre formal del servicio.

Este acompañamiento tendrá como propósito apoyar al ICE en el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión implementado, así como fortalecer las capacidades internas desarrolladas durante la ejecución del proyecto.

Para este fin, se ofrecerá una bolsa de hasta veinticuatro (24) horas de asesoría técnica especializada, sin costo adicional para el ICE, utilizable durante los doce meses indicados, de acuerdo con las necesidades que se presenten.

El soporte podrá comprender:

• Atención de consultas técnicas relacionadas con la aplicación de las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, así como con su integración dentro del SIG.
• Orientación ante consultas relacionadas con la aplicación, actualización o mantenimiento de la documentación desarrollada durante el proyecto.
• Apoyo técnico para la preparación de auditorías de seguimiento realizadas por el organismo certificador.

Orientación para el análisis y tratamiento de hallazgos, observaciones, no conformidades u oportunidades de mejora derivadas de dichas auditorías.

• Revisión técnica puntual de ajustes requeridos en documentos, registros, matrices, procedimientos u otros instrumentos desarrollados durante la implementación.
• Revisión puntual de evidencias asociadas al mantenimiento y mejora continua del SIG.
• Orientación al equipo implementador ante situaciones que puedan afectar el adecuado mantenimiento del sistema.

 

Condiciones del soporte mencionado en punto 10:

Las horas podrán utilizarse de manera programada durante los doce (12) meses posteriores al cierre contractual y serán brindadas principalmente bajo modalidad virtual, previa coordinación entre las partes.

Este acompañamiento corresponde a soporte técnico sobre el Sistema Integrado de Gestión desarrollado dentro del alcance de la presente contratación.

Cualquier requerimiento que implique nuevas implementaciones, ampliaciones sustanciales del alcance del SIG, incorporación de nuevas sedes o procesos, desarrollos no contemplados originalmente o visitas presenciales adicionales será valorado y, de corresponder, cotizado de manera independiente.

Este acompañamiento se debe ofrecer sin costo adicional para el ICE, como garantía técnica del servicio brindado.

El contratista deberá garantizar que el objeto contractual se brindará con la más alta calidad, eficacia, eficiencia y que será ejecutado por personal debidamente capacitado y con experiencia comprobada, de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas por la Administración. Dicha garantía de calidad se entenderá cumplida en la medida en que los entregables establecidos en el contrato sean presentados en tiempo y forma y resulten conformes, tanto en lo técnico como en lo metodológico, con los requisitos definidos en el presente Cartel, quedando sujetos a los procesos de revisión, validación y aceptación por parte del ICE, como condición para su aprobación y para la aplicación de los pagos correspondientes.

 

11. Condiciones Particulares de Ejecución

1. El servicio de asesoría se brindará bajo una modalidad híbrida, combinando sesiones presenciales y virtuales, así como la revisión de actividades sincrónicas y asincrónicas, según se establezca en el Plan de Trabajo aprobado.
2. El plazo total de ejecución del servicio será de veinte (20) meses, contados a partir de la notificación de la orden de inicio emitida a través de la plataforma SICOP, abarcando de forma integral las fases de diagnóstico, planificación, implementación, evaluación y acompañamiento al proceso de certificación.
3. La distribución temporal de las actividades y fases será definida por el contratista en el Plan de Trabajo y Cronograma, los cuales deberán ajustarse al plazo global establecido y contar con la aprobación del ICE. Las fechas indicadas en el Cartel tendrán carácter referencial y no constituirán compromisos contractuales independientes.
4. El proceso de certificación estará sujeto a la programación del organismo certificador contratado por la Institución; el acompañamiento brindado por la empresa asesora deberá ajustarse a dicha programación.
5. Cualquier ajuste al plan o cronograma deberá ser solicitado y aprobado previamente por el Responsable Técnico del ICE, conforme a la normativa aplicable, sin que ello implique ampliación automática del plazo contractual.