S.C Contratación Directa por Excepción Servicio Contratación Medio de Comuniación Social Aeris Holding CR para Difusión Mensajes Gestión Institucional

Declaraciones juradas y certificaciones.

Con la oferta se deberán presentar las declaraciones juradas solicitadas en el punto 4 y 5 del cártel tipo "ALCANCE 161 a La Gaceta 174-CARTEL TIPO (ver documento anexo # 7 cartel tipo)

1. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Servicio de comunicación social para la difusión de mensajes relacionados con la gestión institucional. Entiéndase como el uso de espacios de publicidad que ofrecen los diferentes medios de comunicación, canales o puntos de contacto masivos, alternativos o personalizados, para comunicar un mensaje, información o campaña; durante un período de tiempo específico de conformidad con lo indicado en la orden de pauta dada por la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas.

El servicio requerido deberá ejecutarse con la colocación de pautas informativas mensuales en los espacios internos de Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, según los siguientes formatos: banner 5,70x12,00 m - Circuito Digital 1920x1080 pixFull HD - Circuito Digital 1310x548px y 740x548px - Cajas de luz 6,20x1,50 m - Circuito digital 256x1152px - Tension Fabric 2,44x1,53 m - Pantalla Led 1200x800px - mural 2,44x2,13 m. Estos ubicados en las distintas áreas del aeropuerto: salidas, llegadas, salas, pasillos y lobby. 

Para la ejecución de cada pauta informativa la Dirección de Comunicación y Relaciones Corporativas elaborará el documento orden de pauta (ver documento anexo # 6 formulario orden de pauta) con el que brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas a ejecutar. Una vez notificado el respectivo contrato por parte de la Administración, el Responsable Técnico será el encargado de enviar al contratista esta orden de pauta por correo electrónico, junto con los spots, videos y diseños a utilizar en los diferentes formatos para pauta informativa, en dicho envío se indicará la cantidad de mensajes a publicar, el periodo en que se debe ejecutar según que corresponden a cada campaña.

La cantidad de cada formato a publicar se definirá conforme el concepto creativo que se desarrolle cada campaña de comunicación, acorde con el tipo de mensaje a transmitir. La cantidad total y el periodo en que se debe ejecutar la pauta informativa será comunicado por el responsable técnico en la orden de pauta.

El responsable técnico enviará la orden de pauta y los spots, videos o diseños utilizar, con 48 horas de antelación al inicio del periodo de pauta requerido, de modo que el contratista pueda verificarlos y confirmar la colocación en los distintos formatos. En caso de presentarse algún error o problema con el formato de los spots, videos o diseños que impidan su uso, el contratista deberá indicarlo al responsable técnico antes del inicio del periodo de pauta, para que el ICE haga la corrección en plazo de un día hábil y los envíe nuevamente.  El contratista no puede modificar, alterar o cambiar por su cuenta los diseños, videos o spots entregados, o utilizar versiones que no corresponden a la campaña indicada en la orden de pauta.

El contratista deberá responder al responsable técnico que le envió la orden de pauta, en un plazo de 4 horas, por correo electrónico, a la dirección iduran@ice.go.cr, confirmando el recibido de la misma y los spots, videos o diseños a utilizar, además debe confirmar el inicio de la colocación en el periodo indicado.

Una vez inicie la colocación de las pautas informativas en los distintos formatos de las distintas áreas del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría, el contratista deberá entregar al responsable técnico un reporte de colocación con fotografías o video de los espacios listos, para verificación de los todos los formatos y todas las ubicaciones seleccionadas.

Al finalizar el periodo de pauta indicado, el contratista deberá remitir al responsable técnico y al administrador del contrato, un informe con evidencias o testigos de las publicaciones realizadas, con fotografías o videos que demuestre la exhibición de los mensajes conforme con los formatos y ubicaciones seleccionadas. Este reporte debe indicar la ubicación cada formato en los espacios internos del aeropuerto y el periodo durante el cual se mantuvo en exhibición los mensajes informativos.

El informe de evidencias debe presentarse por cada orden de pauta recibida, junto con la factura correspondiente.   En los casos que el periodo de pauta incluya más de un mes, el contratista podrá entregar evidencias o testigos de publicación por mes vencido, con la respectiva factura.

CAPÍTULO I

Condiciones Generales

Las Condiciones Generales que regirán para los procedimientos de contratación administrativa, tramitadas por el Instituto Costarricense de Electricidad, que en lo sucesivo se denominará ICE, Institución Autónoma de la República de Costa Rica, domiciliada en San José y con cédula jurídica N.º 4-000-042139-02, son las CONDICIONES GENERALES DEL CAPITULO 1 DEL CARTEL TIPO DE CONDICIONES PARA PROCESOS DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA, publicadas en el Alcance No.161 a La Gaceta No.174 del 19 de setiembre del 2024.

Estas condiciones pueden ser accedidas por medio de la siguiente dirección electrónica: apps.grupoice.com/PEL/ (ver documento anexo # 7 cartel tipo)

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

Disposiciones para presentación de la oferta:

1. El oferente debe presentar la estructura de precio en conjunto con la oferta, estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos, utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta. Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Se anexa el formato a utilizar. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios.

2. Forma de presentar la estructura de precios en la oferta:

a. Para el caso de contratación de servicios en cantidad definitiva la estructura de precios se solicitará por partida.

 

Presupuesto detallado:

El contratista deberá presentar un presupuesto detallado y completo con todos los elementos de costo que lo componen y conforme con la estructura de precio presentada desde la oferta. Se anexa el formato a utilizar.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

 

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

CRITERIOS SOCIALES

El oferente debe presentar declaración jurada que, de resultar contratista, y de ser necesario presentarse al ICE, para entrega servicio o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, deberá seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

 

3. PLAZO DE ENTREGA:

La entrega del servicio deberá realizarse en un plazo máximo de 2 meses conforme la publicación de las campañas de comunicación para el año 2026, según los mensajes informativos y las fechas de publicación indicadas en cada orden de pauta (ver documento anexo #6 formulario orden de pauta).

 

4. FORMA DE PAGO:

El ICE realizará el pago una vez recibido a satisfacción el servicio por mes vencido, según la orden de pauta emitida, y contra el informe de evidencia de pauta avalado por el Administrador de Contrato.

Para la recepción del servicio el contratista deberá presentar un informe con evidencias o testigos de las publicaciones realizadas, con fotografías o videos que demuestre la exhibición de los mensajes conforme con los formatos y ubicaciones seleccionadas. Este reporte debe indicar la ubicación cada formato en los espacios internos del aeropuerto y el periodo durante el cual se mantuvo en exhibición los mensajes informativos. Deberá presentar la certificación junto con la factura correspondiente por cada orden de pauta recibida.

El pago de la factura se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme de la certificación de evidencias o testigos de publicación.

 

5. GARANTÍA TÉCNICA

El servicio debe responder en todo momento a los fines de la contratación, en 2 meses plazo máximo que se ejecuta el servicio. Lo anterior sin perjuicio de las mejoras que puedan otorgarse, pero nunca podrán ser en detrimento de la necesidad pública contratada. La colocación de los mensajes debe responder a las fechas y características técnicas solicitadas en la orden de pauta.

En caso de que la exhibición de las pautas falle por cortes de energía, daños técnicos, fallas en los software de reproducción, o por calidad de impresión se aplicará la garantía técnica de publicar nuevamente las pautas informativas según los formatos indicados originalmente en la orden de pauta.

 

6. VIGENCIA DEL CONTRATO

El contrato tendrá una vigencia de 3 meses con la posibilidad de realizar hasta 4 prórrogas facultativas por parte de la Administración

 

8. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. El contratista debe asumir su responsabilidad como patrono único en su totalidad por lo que todas las obligaciones obrero-patronales derivadas de la realización del trabajo, tales como cuotas de la Caja Costarricense de Seguro Social, Riesgos Profesionales, correrán por cuenta del contratista, quedando el ICE totalmente desligado y no manteniendo ninguna relación de este tipo con los trabajadores de la responsabilidad civil o penal en que pudieran incurrir en la prestación de los servicios.
2. Es deber del contratista el cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social, teniéndose su inobservancia como causal de incumplimiento del contrato.
3. El contratista deberá nombrar un enlace administrativo para la gestión del contrato e indicar al ICE los medios para su contacto.
4. Se deberá realizar la ejecución de los servicios en los espacios para colocación de pauta informativa en las áreas internas del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría conforme el periodo de publicación solicitado por la administración, asegurando en todo momento la continuidad de estos y el estricto cumplimiento de lo convenido.
5. El contratista deberá informar al ICE, y por medio del Administrador del Contrato, por correo electrónico, de cualquier situación o acontecimiento que impida o retarde el normal cumplimiento del objeto del contrato, en plazo de 1 día hábil apartir de que ésta se presente. 
6. El contratista deberá suministrar toda la información requerida en el momento en que la Administración se lo solicite, para la buena operación y gestión del contrato. Asimismo, deberá seguir las indicaciones relacionadas con reportes y evidencias de pauta solicitado por el Administrador del Contrato.

 

8. OTRAS CLAUSULAS

8.1 Ejecución contractual

1. Para el control de la pauta informativa institucional se elaborará el documento orden de pauta (ver documento anexo # 6 formulario orden de pauta), con la que se brindará al contratista la información necesaria sobre las campañas de comunicación y la pauta informativa a transmitir.
2. El contratista debe asegurar la emisión de la pauta informativa, de modo que los mensajes a transmitir sean recibidos por sus públicos, para ello debe asegurar la visibilidad de los formatos y la resistencia del color y el material utilizado en el caso de formatos impresos. 
3. Al finalizar el periodo de exhibición de la pauta informativa, el contratista debe realizar el retiro de todos los mensajes colocados en los diferentes formatos dentro del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría.

 

8.2 Aspectos de Facturación

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente y enviada tras la entrega efectiva y recepción conforme.

El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme y entrega de la factura completa.

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, así como registrada en la plataforma SICOP, en el módulo de Solicitud de Pago.

La factura deberá contener:

• Número de pedido (MM) o contrato
• Descripción detallada del servicio entregado
• Unidad de medida, cantidad y precio unitario
• Monto total
• Condiciones de pago pactadas
• A nombre del ICE