S.E. Contratación Directa Escasa Cuantía Servicios de catering y mobiliario según demanda para eventos División Generación DG-2388-2026

Para ser considerado admisible, el oferente deberá cumplir con los siguientes requisitos, los cuales serán verificados durante la fase de análisis técnico:

1. Aportar las siguientes declaraciones juradas:
   1. Las declaraciones y certificaciones contempladas en el Anexo 02 Declaraciones juradas y certificaciones.
   2. Que en caso de resultar adjudicatario se compromete a cumplir lo siguiente:

                Sistema Integrado de Gestión

• • Que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad. Anexo 04.
  • Que cumplirá la Política Corporativa de Sostenibilidad del Grupo ICE. Anexo 05.

1. El oferente deberá acreditar que posee experiencia específica en atención integral de eventos corporativos o institucionales. No se computarán eventos de carácter familiar o particular (bodas, cumpleaños y similares). Para ello deberá aportar una declaración jurada donde se incorpore la siguiente información:
   1. Identificación de diez (10) eventos de atención integral dentro de los últimos seis (6) años, contados hacia atrás desde la fecha de apertura de ofertas, con una capacidad mínima de 40 personas por evento.
   2. En tres (3) de ellos deberán evidenciar el suministro y montaje de toldos tipo lujo y/o tarimas, además del mobiliario básico.
   3. En todos los eventos computables deberá constar la participación de personal de servicio en sitio (saloneros u homólogos).
   4. Tres cartas de referencia o recomendación emitidas por instituciones públicas o privadas, que acrediten la prestación satisfactoria de los servicios brindados. Las cartas deberán indicar, como mínimo, el tipo de evento o servicio prestado, fecha de ejecución, lugar, persona de contacto y calificación o recomendación del servicio recibido. Asimismo, dichas cartas deberán haber sido emitidas con una antigüedad no mayor a un año contado a partir de la fecha de recepción de ofertas.

 

1. El oferente deberá acreditar su capacidad para cumplir la normativa sanitaria aplicable a la preparación, manipulación y servicio de alimentos mediante el aporte de la siguiente documentación:
   1. Certificado de curso de manipulación de alimentos vigente, correspondientes al personal que podrá ser asignado a la preparación, manipulación, transporte, distribución o entrega de los alimentos durante la ejecución contractual. Los certificados deberán ser emitidos por el INA u otra entidad debidamente acreditada ante la autoridad sanitaria competente, conforme al Decreto N° 37308-S y demás normativa vigente.
   2. Declaración jurada en la que el oferente se compromete a que, en caso de resultar contratista, asignar exclusivamente personal con carné de manipulación de alimentos vigente, emitido o reconocido por la autoridad sanitaria competente (Ministerio de Salud), mantener esa condición durante toda la ejecución contractual y comunicar al ICE cualquier cambio de personal con anticipación.

 

El ICE se reserva el derecho de verificar la información aportada, por tanto, las referencias deben contener toda la información antes mencionada, de manera que facilite su veracidad. La información que no pueda ser corroborada no será considerada en el estudio de la oferta.

Todo el personal asignado a la atención del evento deberá mantener una excelente presentación personal, portar el uniforme y carné de identificación de la empresa adjudicataria, malla para el cabello y delantal en caso de ser necesario. En el caso del personal que se presenta a instalar mobiliarios, como mínimo, deberá utilizar camisa o camiseta con mangas, pantalón largo y calzado cerrado.

Asimismo, para los servicios relacionados con la preparación, manipulación o servicio de alimentos, el personal deberá contar y portar el respectivo carné de manipulación de alimentos vigente.

La Administración comunicará al contratista, mediante la respectiva orden de pedido, los detalles del servicio requerido con al menos cuatro (4) días hábiles de antelación a la fecha de realización del evento.

El contratista deberá contar con la capacidad logística, operativa y de personal necesaria para atender simultáneamente múltiples órdenes de pedido en cualquier parte del territorio nacional, sin afectar la calidad, tiempos de atención o condiciones ofertadas, sin que ello genere costos adicionales para el ICE

Ante faltantes, errores en las cantidades, incumplimientos de menú, deficiencias de calidad o alimentos en condiciones inadecuadas para el consumo, el contratista deberá efectuar la reposición o corrección correspondiente en un plazo máximo de dos horas o en el plazo menor que establezca la Administración cuando la naturaleza de la actividad lo requiera.

 

PARTIDA N° 1

SERVICIOS DE CATERING

Condiciones generales

Todos los alimentos suministrados deberán cumplir con las siguientes condiciones:

• Ser preparados el mismo día de la actividad.
• Elaborarse utilizando ingredientes frescos, inocuos y de excelente calidad.
• Mantener en todo momento las condiciones de higiene, inocuidad y temperatura requeridas para su adecuado consumo.
• Servirse mediante vajilla de loza, cristalería de vidrio y cubertería metálica, todas en perfecto estado de limpieza y conservación.
• Queda prohibido el uso de recipientes, vajillas o utensilios de plástico, estereofón, aluminio o cualquier otro material desechable no biodegradable, salvo en aquellos casos en que la naturaleza del servicio requiera empaque individual y medie autorización previa de la Administración.
• Las proteínas deberán tener un peso mínimo de 180 gramos por porción servida.
• Cada acompañamiento harinoso deberá tener un peso mínimo de 150 gramos por porción.
• Las guarniciones vegetales deberán tener un peso mínimo de 120 gramos por porción.
• Las ensaladas deberán tener un peso mínimo de 100 gramos por porción.
• Los postres deberán tener un peso mínimo de 90 gramos por porción.
• Los refrescos naturales deberán elaborarse con fruta natural, evitando concentrados artificiales cuando sea posible.
• El café deberá corresponder a una presentación de calidad premium o gourmet equivalente a marcas reconocidas en el mercado nacional.
• El té deberá presentarse en bolsitas individuales o mediante estación de servicio, según corresponda.
• Para café deberán suministrarse crema, azúcar y sustituto de azúcar en presentaciones individuales, así como los removedores necesarios.
• Cuando se solicite agua embotellada, deberá presentarse individualmente con un contenido mínimo de 500 ml.

Cuando la Administración comunique restricciones alimentarias, alergias, opciones vegetarianas, veganas, libres de gluten o libres de lactosa, el contratista deberá suministrar alternativas equivalentes en calidad, presentación y valor nutricional, sin costo adicional para la Administración.

La entrega de los alimentos se tendrá por realizada cuando estos sean recibidos por el funcionario designado por la Administración en el lugar, fecha y hora establecidos para la actividad. Hasta tanto no exista dicho recibido, los alimentos permanecerán bajo responsabilidad y disposición del contratista.

 

Línea 1: Almuerzo estándar

Incluye:

• Dos (2) acompañamientos harinosos.
• Una (1) guarnición vegetal.
• Una (1) ensalada.
• Una (1) proteína.
• Refresco natural elaborado con fruta.
• Agua mediante dispensador, bidón o recipiente térmico, disponible y a temperatura adecuada durante toda la actividad.
• Un (1) postre artesanal.

 

Línea 2: Almuerzo completo

Incluye:

• Un (1) acompañamiento harinoso.
• Una (1) guarnición vegetal.
• Una (1) ensalada.
• Dos (2) proteínas.
• Refresco natural elaborado con fruta.
• Agua mediante dispensador, bidón o recipiente térmico.
• Un (1) postre artesanal.

 

Línea 3: Almuerzo compuesto

Incluye:

• Arroz con pollo, arroz con carne o arroz arreglado, elaborado el mismo día de la actividad.
• Dos (2) guarnición vegetal.
• Una (1) ensalada.
• Refresco natural elaborado con fruta.
•  
• Un (1) postre artesanal.

Opciones de preparación

Acompañamientos:

• Arroz blanco.
• Arroz jardinera.
• Arroz con maíz dulce.
• Puré de papa.
• Otros equivalentes.

 

Proteínas:

• Pechuga a la parrilla.
• Pollo en salsa de hongos.
• Lomo en salsa de hongos.
• Fajitas de lomo de res.
• Carne mechada.
• Cerdo en salsa agridulce.
• Otras equivalentes.

 

Vegetales y guarniciones:

• Coliflor a la mantequilla.
• Vegetales al vapor o salteados.
• Guisado de vegetales.
• Puré de papa.

 

Ensaladas:

• Papa con manzana.
•  
• Mixta: lechuga, tomate, pepino y zanahoria.
• Palmito: lechuga, tomate y palmito.
• Aderezos correspondientes.

 

Postres:

• Flan de coco.
• Pie de limón.
• Tres leches.
• Flan de caramelo.
• Queque de chocolate.
•  
• Otros equivalentes.

Línea 4: Refrigerio típico

Incluye:

• Tres (3) gallos de picadillo, con un peso mínimo de 75 gramos por unidad, excluyendo servilletas, empaques o acompañamientos.
• Podrán ser de picadillo de fiesta, papa con carne, arracache, yuca con carne o similares.
• Dos (2) bocadillos dulces.
• Un (1) bocadillo salado.
• Café premium o gourmet.
• Té.
• Refresco natural.
• Una (1) botella de agua de mínimo 500 ml.

 

Línea 5: Box Lunch completo

Incluye:

• Un (1) emparedado gourmet de mínimo 180 gramos. El peso indicado corresponde al producto terminado, incluyendo pan y relleno.
• Una (1) galleta tipo choco chips o similar, empacada individualmente.
• Una (1) porción individual de chips variados: papa, yuca, camote o similar.
• Una (1) bebida: refresco natural, café o té.
• Una (1) botella de agua de mínimo 500 ml.

 

Empaque y presentación

En los servicios tipo box lunch o refrigerio para llevar:

• Todos los componentes deberán entregarse en la caja o bolsa tipo lunch box de material resistente y adecuado para transporte.
• Los alimentos deberán presentarse de forma ordenada, limpia y segura.
• El empaque deberá prevenir derrames o deterioro durante el traslado.
• Deberán incluirse servilletas y, cuando corresponda, utensilios biodegradables.

Todos los pesos establecidos corresponden a pesos mínimos por unidad al momento de la entrega.

 

Línea 6: Refrigerio de bocadillos

Incluye:

• Dos (2) bocadillos dulces.
• Un (1) bocadillo salado.
• Una (1) galleta empacada individualmente.
• Una (1) bebida: café, té o refresco natural.
• Una (1) botella de agua de mínimo 500 ml.

 

Bocadillos dulces y salados

• Cada bocadillo deberá tener un peso mínimo de 60 gramos por unidad.
• Deberán ser de tipo artesanal o gourmet y elaborados el mismo día de la actividad.

 

Los bocadillos dulces podrán consistir en:

•  
• Mini pie.
• Mini queque.
•  
• Mini muffin.
• Croissant dulce.
• Hojaldre relleno.
• Otros similares.

 

Los bocadillos salados podrán consistir en:

• Pastel de pollo o carne.
• Empanada horneada.
• Mini croissant relleno.
• Mini wrap.
• Mini enchilada.
• Otros similares.

 

No se aceptarán productos industrializados, ultraprocesados o preempacados comercialmente como sustitución de los bocadillos requeridos.

 

Línea 7: Fruta y emparedado

Incluye:

• Una (1) porción de fruta fresca.
• Un (1) emparedado de pollo con queso, lechuga y tomate, conforme con las especificaciones generales.
• Una (1) galleta empacada individualmente.
• Una (1) bebida.
• Una (1)
• de agua de mínimo 500 ml.

 

Deberán elaborarse en pan tipo baguette, ciabatta o pan integral artesanal.

Cada emparedado deberá tener un peso mínimo de 180 gramos, incluyendo pan y relleno.

 

Deberán incluir como mínimo:

• Una proteína principal: pollo, jamón de pavo, roast beef o similar.
• Queso madurado o mozzarella.
• Vegetales frescos: lechuga, tomate, pepino o similares.
• Aderezo en cantidad moderada, procurando no afectar la conservación del producto.

No se aceptarán emparedados elaborados únicamente con pan de molde comercial, salvo solicitud expresa de la Administración.

Para actividades que impliquen traslado y consumo posterior, los ingredientes deberán permitir una adecuada conservación durante el transporte.

 

Frutas

• Deberán ser frescas, de primera calidad y encontrarse en adecuado estado de maduración.
• Podrán entregarse enteras o empacadas individualmente, según la modalidad del servicio.

Cuando se entregue entera, deberá corresponder a una pieza de tamaño mediano o superior, como:

•  
•  
•  
•  
• Frutas de temporada equivalentes.

Cuando se entregue en porción o picada, deberá tener un peso mínimo de 150 gramos.

 

Línea 8: Burrito

Incluye:

• Un (1) burrito de gallo pinto con proteína —pollo, carne o cerdo— o burrito de pollo, con un peso mínimo de 200 gramos.
• Una (1) porción de fruta fresca.
• Una (1) bebida.
• Una (1) botella de agua de mínimo 500 ml.

 

PARTIDA N° 2

SERVICIOS DE ALQUILER DE MOBILIARIO-TARIMA – TOLDO -SILLAS-MESAS

El traslado, montaje y desmontaje del mobiliario y toldos se considerará ejecutado únicamente cuando dichos bienes hayan sido instalados en el sitio definido por la Administración y recibidos a satisfacción por el responsable designado para la actividad.

 

Línea 9: Alquiler de sillas – Incluye montaje y desmontaje

Las sillas deberán:

• Encontrarse en excelente estado estructural y de presentación.
• Contar con cubreasiento de tela lavable.
• Disponer de colores azul, blanco o amarillo, según lo defina el ICE en cada pedido.
• Presentarse limpias, sin manchas, roturas, arrugas excesivas o instalación deficiente.
• Línea 10: Alquiler de mesas – Incluye montaje y desmontaje
• Las mesas deberán:
• Ser redondas para seis (6) u ocho (8) personas o rectangulares para hasta diez (10) personas.
• Contar con estructura estable y nivelada.
• No presentar abolladuras o daños que afecten su utilización.
• Incluir mantel blanco limpio y cubremantel en color institucional azul, blanco o amarillo, según lo defina el ICE.
• La mantelería deberá encontrarse limpia, planchada, sin manchas, roturas o deterioro visible.

 

Líneas 11, 12, 13 y 14: Servicio de alquiler, transporte, montaje y desmontaje de toldos tipo lujo

El oferente deberá cotizar un precio unitario, único, final e integral para cada tamaño de toldo, incluyendo todos los elementos necesarios para que quede completamente instalado, seguro, limpio, funcional y listo para su utilización.

Características generales

Los toldos deberán:

• Ser tipo lujo y aptos para actividades institucionales, protocolarias y corporativas.
• Contar con lona superior color blanco, impermeable, resistente y en excelente estado.
• Instalarse correctamente tensados, sin hundimientos, deformaciones, bolsas de agua, pliegues excesivos o zonas flojas.
• Contar con cielo raso interior color blanco, uniforme y estéticamente instalado.
• Contar con cubre patas o faldones blancos en todos los soportes verticales visibles.
• Presentar todos sus elementos textiles limpios, secos y sin manchas, moho, humedad, malos olores, roturas, perforaciones, decoloraciones, remiendos visibles o deterioro.

No se aceptarán toldos que, aun siendo funcionales, presenten una apariencia deteriorada, sucia o impropia para una actividad institucional.

Cielo raso

• Deberá cubrir adecuadamente la estructura superior interna.
• Deberá encontrarse correctamente instalado, tensado y alineado.
• No deberá presentar manchas, humedad, polvo visible, roturas, telas desprendidas o pliegues excesivos.
• No deberán quedar cables, amarres, estructuras deterioradas u otros elementos antiestéticos visibles, salvo aquellos técnicamente indispensables y correctamente instalados.

Montaje

El montaje deberá realizarse en la fecha y horario establecidos por la Administración y quedar completamente finalizado con suficiente antelación al inicio de la actividad.

Tamaños requeridos

• Toldo tipo lujo de 3 m × 6 m.
• Toldo tipo lujo de 6 m × 12 m.
• Toldo tipo lujo de 6 m × 18 m.
• Toldo tipo lujo de 12 m × 18 m.

 

Cada medida deberá cotizarse individualmente.

 

Líneas 15 y 16: SERVICIO DE ALQUILER DE TARIMAS

El oferente deberá suministrar e instalar tarimas para actividades institucionales, garantizando condiciones adecuadas de seguridad, estabilidad y presentación.

Características técnicas mínimas

• Tarimas modulares de uso institucional.
• Estructura metálica de alta resistencia.
• Superficie antideslizante.
• Módulos aproximados de 1,22 m × 2,44 m o equivalentes de uso comercial.
• Configuración adaptable según las necesidades del evento.
• Incluye transporte, montaje, nivelación, desmontaje y retiro.

Tamaños requeridos

• Tarima modular con altura de 30 cm.
• Tarima modular con altura de 60 cm.

Cada medida deberá cotizarse individualmente.

 

PERSONAL DEL CONTRATISTA

1. El ICE se reserva el derecho de solicitar el retiro de cualquier persona empleada por el contratista que no se conduzca conforme con la normativa institucional o que resulte incompetente para las funciones asignadas.
2. Durante su permanencia en instalaciones del ICE, el personal estará sujeto a las normas institucionales aplicables.
3. El contratista deberá garantizar que su personal utilice vestimenta apropiada. No se permitirá el ingreso para ejecutar labores utilizando chancletas, pantaloneta o camiseta sin mangas.
4. El transporte del personal, equipos y materiales será responsabilidad exclusiva del contratista y deberá ajustarse a la normativa correspondiente.

 

LIMPIEZA Y MANEJO DE DESECHOS

1. El contratista deberá mantener libres de basura y residuos todos los sitios utilizados durante la prestación del servicio.
2. Una vez concluidas las labores, deberá retirar todos los residuos y realizar su disposición final de manera controlada y ambientalmente adecuada, según su naturaleza.
3. El contratista deberá respetar los procedimientos institucionales del ICE relacionados con limpieza, separación y manejo de residuos aplicable.

 

1. ESTRUCTURA DE PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO

En las contrataciones de Servicios, con fundamento en el artículo 27 del Reglamento al Título II de la Ley 8660, el oferente deberá presentar junto con su oferta:

1. La estructura de precio estableciendo los siguientes rubros obligatorios: costos directos de mano de obra, costos directos de insumos, costos indirectos de mano de obra, costos indirectos de insumos y utilidad; las ofertas deben considerarlos todos, indicando para cada componente el valor correspondiente, de reportarse algún componente en cero el oferente debe justificarlo desde la oferta y la dependencia analizará el fondo y determinará el cumplimiento o no de la oferta.  Los rubros deberán presentarse en valores absolutos y porcentuales. Dicha estructura será utilizada para el análisis de las ofertas y posteriormente, en caso de requerirse un reajuste/revisión de precios. El formato de Estructura de Precio se anexa a este cartel en el Anexo 06.

El ICE se reserva la posibilidad de solicitar información adicional atinente a la composición de los precios contemplados en la oferta, cuando ello resulte necesario.

 

2. CRITERIOS SOSTENIBLES

Todo oferente deberá de presentar declaración jurada del siguiente criterio social: En caso de resultar contratista, el personal cumplirá con todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes.

 

3. NORMA DE SEGURIDAD

El oferente debe cumplir con la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional código 32.04.002.2008 (ver anexo 07), por lo que deberá aportar declaración jurada en donde manifiesta el cumplimiento de los requisitos, así como aportar los documentos solicitados en los puntos 7.1.3.2., 7.1.3.3., 7.1.3.4 y los 7.1.4.2, 7.1.4.3, 7.1.4.4 y 7.1.4.5. de dicha norma, según corresponda.

El contratista debe cumplir con la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional código 32.04.002.2008, por lo que deberá aportar declaración jurada en donde manifiesta el cumplimiento de los requisitos, haciendo énfasis especial en el punto 7.2 y 7.3 y su anexo 2: Plan de Gestión.

 

4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

a) El contratista deberá cumplir estrictamente con el alcance de los servicios solicitados, tiempos de ejecución y demás condiciones establecidas en el cartel y su oferta adjudicada.

b) Se deberá realizar la ejecución de los servicios en el lugar y dentro del plazo señalado por la administración.

c) El contratista deberá mantener durante toda la ejecución contractual su condición de patrono al día en el pago de las cargas sociales y demás obligaciones obrero-patronales que resulten aplicables. La Administración podrá requerir, en cualquier momento, la documentación que acredite dicho cumplimiento, la cual deberá ser aportada dentro del plazo que se le indique.

d) Con una antelación mínima de dos (2) días hábiles al evento, o dentro del plazo de coordinación establecido por la Administración para cada actividad, el contratista deberá remitir al Administrador del Contrato la lista del personal que participará en la preparación, manipulación, transporte, distribución, servicio o entrega de alimentos y bebidas, indicando nombre completo, número de identificación y función asignada. Asimismo, deberá aportar copia del carné de manipulación de alimentos vigente de cada una de las personas incluidas en la lista. El personal que no cuente con el respectivo carné vigente no podrá participar en la ejecución de los servicios. La Administración podrá solicitar la presentación física o digital de dichos documentos y realizar las verificaciones que estime pertinentes.

e) El contratista deberá asegurar la disponibilidad de personal sustituto debidamente capacitado y acreditado para garantizar la continuidad del servicio ante ausencias, incapacidades, vencimiento de carnés o cualquier otra situación que impida la participación del personal originalmente asignado, sin que ello genere atrasos, afectaciones o costos adicionales para el ICE.

f) El contratista deberá mantener, para cada orden de servicio emitida por el ICE, un registro individualizado de los costos asociados al evento, incluyendo como mínimo los insumos alimentarios, mano de obra, transporte, logística, mobiliario y cualquier otro recurso utilizado para su ejecución. Dicho registro deberá permitir identificar la trazabilidad de cada costo, su vinculación directa con el evento correspondiente y la documentación de respaldo asociada. La Administración podrá solicitar esta información en cualquier momento durante la ejecución contractual, especialmente en aquellos casos en que se requiera verificar costos efectivamente incurridos derivados de una suspensión, cancelación u otra circunstancia excepcional que afecte la prestación del servicio.

g) En caso de suspensión o cancelación de una actividad por causas no atribuibles al contratista, únicamente podrán reconocerse los costos efectivamente incurridos, debidamente acreditados y directamente vinculados con las actividades ejecutadas antes de la comunicación de la suspensión. La simple presentación de porcentajes o estructuras generales de costos no constituirá prueba suficiente para efectos de un eventual reconocimiento económico, debiendo acreditarse la trazabilidad, metodología de cálculo y respaldo documental de cada costo reclamado. No procederá el reconocimiento de actividades que no hayan sido efectivamente ejecutadas, salvo que el contratista demuestre que corresponden a costos inevitables, no recuperables y directamente asociados al evento afectado.

h) El contratista deberá garantizar que todos los alimentos suministrados se encuentren aptos para el consumo humano y cumplan con las disposiciones sanitarias vigentes establecidas por el Ministerio de Salud.

i) El contratista será responsable por cualquier daño ocasionado a personas, instalaciones, equipos o bienes del ICE derivado de la ejecución de los servicios contratados.

j) El contratista deberá contar con medios de transporte adecuados para garantizar la conservación, temperatura e inocuidad de los alimentos durante su traslado.

k) El contratista deberá mantener existencias de respaldo suficientes para sustituir alimentos, bebidas, mobiliario o equipo que presenten defectos o incumplimientos durante la actividad.

 

5. OTRAS CLÁUSULAS

A. CLAUSULA DE PLAZO DE ENTREGA:La Administración notificará cada orden de pedido con una antelación mínima de cuatro (4) días hábiles respecto a la fecha programada para la prestación del servicio. El contratista deberá garantizar la ejecución de los servicios requeridos en la fecha, hora y lugar indicados en cada orden de pedido emitida durante la vigencia contractual.

 

B. CLÁUSULA DE FORMA DE ENTREGA:

Recepción provisional

La recepción provisional se realizará para cada orden de pedido emitida por la Administración. Una vez brindado el servicio en la fecha, hora y lugar establecidos en la respectiva orden de pedido, el Administrador del Contrato o la persona designada verificará el cumplimiento de las condiciones contractuales, incluyendo la cantidad de servicios suministrados, calidad de los alimentos, mobiliario solicitado, personal asignado y demás requisitos aplicables; en un plazo de 10 días hábiles. De no detectarse incumplimientos, se emitirá el documento o constancia de recibido correspondiente.

Recepción definitiva

La recepción definitiva de cada orden de pedido se efectuará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción provisional, una vez verificado el cumplimiento de las condiciones contractuales y la conformidad del servicio recibido.

En caso de detectarse incumplimientos, inconsistencias o faltantes, la Administración podrá suspender el trámite de recepción hasta que el contratista atienda las observaciones formuladas.

Suspensión o cancelación de eventos por causas sobrevinientes

En caso de que una actividad programada sea suspendida o cancelada por decisión de la Administración, por razones de fuerza mayor, caso fortuito o cualquier otra circunstancia sobreviniente ajena al contratista, el eventual reconocimiento de costos únicamente podrá recaer sobre aquellos gastos efectivamente incurridos, debidamente acreditados y directamente asociados a las actividades ejecutadas antes de la comunicación de la suspensión.

Para tales efectos, el contratista deberá demostrar documentalmente, mediante facturas, comprobantes, planillas, registros de producción, órdenes de compra u otros medios idóneos, los costos efectivamente asumidos para la atención del evento específico.

No serán susceptibles de reconocimiento aquellos costos asociados a actividades que no hayan llegado a ejecutarse, incluyendo, entre otros, transporte, montaje, atención de participantes, servicio de alimentos en sitio, desmontaje, retiro de mobiliario o cualquier otra prestación pendiente al momento de la suspensión, salvo que el contratista acredite de forma objetiva que corresponden a gastos inevitables, efectivamente incurridos y no recuperables.

Las facturas o comprobantes aportados deberán permitir identificar claramente su vinculación con el evento específico objeto de suspensión. Cuando una factura incluya bienes o insumos destinados al abastecimiento general de la empresa o a múltiples actividades, el contratista deberá demostrar la porción efectivamente imputable al evento correspondiente.

La simple presentación de una estructura porcentual de costos no constituirá prueba suficiente para efectos del reconocimiento económico, debiendo acreditarse el detalle, trazabilidad, metodología de cálculo y respaldo documental de cada costo reclamado.

El reconocimiento de cualquier monto estará sujeto al análisis y aceptación de la Administración, sin que la suspensión del evento genere automáticamente el derecho al pago total del servicio contratado.

 

C- ASPECTOS DE FACTURACIÓN

La factura electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente Aplica para contratistas nacionales. En caso de contratistas internacionales, la factura deberá ser emitida en PDF.

Cuando el ICE dé por aceptados los servicios recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por el administrador del contrato. La facturación de los servicios entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir o rechazar facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los servicios.

Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:

• Número de pedido (MM).
• N° contrato.
• N° de procedimiento SICOP.
• Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE).
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 3510.0 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.).

La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.

El ICE realizará pagos parciales por la ejecución de la contratación de forma independiente para cada servicio realizado, en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato. El vencimiento cada factura contará a partir de la fecha de recepción final o definitiva.

 

6. CLÁUSULA DE DESEMPATE

• En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.
• Para definir el desempate se utilizará la moneda.

De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento.