SERVICIO DE ARRENDAMIENTO DE EQUIPO TECNOLÓGICO PARA IMPRESIÓN, COPIADO Y DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

1. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Las ofertas deberán cumplir con los siguientes requisitos de admisibilidad, cuyo incumplimiento acarreará la exclusión de la oferta:

 

17.1. Distribución autorizada

Certificación de distribuidor de marca: El oferente deberá aportar oficio emitido por el fabricante, que indique que es distribuidor autorizado de la marca del equipo ofertado, la cual deberá estar vigente a la apertura de la oferta.

 

17.2. Experiencia mínima

La persona oferente debe acreditar un mínimo de cinco (5) años de experiencia previa a la apertura de las ofertas, que acredite la prestación de servicios de arrendamiento o tercerización de equipos solicitados. Debe adjuntar lista de las empresas a las que ha brindado el servicio y certificaciones que contengan: fecha, nombre de la persona física o jurídica que recibió el servicio, número de cédula, dirección del servicio, período del servicio, correo electrónico y número telefónico de referencia.

Adicionalmente, la persona oferente debe acreditar al menos dos (2) contratos de arrendamiento con un mínimo de ciento cincuenta (150) equipos instalados en una sola contratación o con empresas relacionadas bajo un mismo interés económico, aportando carta certificada o copia del contrato. La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de comprobar este cumplimiento.

 

17.3. Cumplimiento de especificaciones técnicas

Los equipos ofertados deben cumplir con todas las especificaciones técnicas mínimas establecidas en la Sección 5 de este pliego y en el Anexo Técnico.

 

17.4. Capacitación

La persona contratista será responsable de brindar capacitación y asesoría general a al menos dos (2) personas funcionarias del área donde será asignado el equipo. Debe indicarse en la oferta el plan de capacitación para el manejo óptimo del equipo.

 

17.5. Demostración

La persona oferente debe estar en disposición de realizar demostración del equipo en sus instalaciones o en el lugar que la Administración determine, en caso de ser solicitado.

 

1. SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN

Se realizará la evaluación para cada una de las líneas establecidas.

La adjudicación de la empresa se efectuará a la que obtenga la mayor calificación de acuerdo con el siguiente sistema de evaluación:

 

Factor de evaluación	Puntaje máximo
A. Precio	75
B. Experiencia adicional	20
C. PYME (Art. 23 Ley N.º 9986)	5
TOTAL	100

 

18.1. Factor A – Precio: 75 puntos

La oferta con menor precio recibirá setenta y cinco (75) puntos. Al resto se les asignará puntaje proporcional:

 

CP = (PrM / PrC) × 75

Donde CP = calificación por precio; PrM = precio de la menor oferta económica; PrC = precio de la oferta económica considerada.

 

Las ofertas sometidas en moneda extranjera serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de referencia de venta del BCCR para el dólar estadounidense en el día de apertura de las ofertas.

 

18.5. Factor B – Experiencia adicional: 20 puntos

Se evaluarán los años de experiencia adicional al requisito de admisibilidad (Sección 17.2), en contratos de al menos cien (100) equipos bajo modalidad de arrendamiento, hasta un tope de diez (10) años.

 

CE = (Experiencia oferta evaluada / Mayor experiencia) × 20

 

18.6. Factor C – PYME: 5 puntos

De conformidad con el artículo 23 de la Ley N.º 9986, se otorgarán hasta cinco (5) puntos a las PYMES región que empleen mayoritariamente personas de dicha región, debidamente acreditadas ante el MEIC.

 

18.7. Criterio de desempate

En caso de empate se aplicarán los siguientes criterios, en el orden indicado: puntaje adicional a PYME conforme al artículo 23 de la Ley N.º 9986; menor precio; mayor cantidad de años de experiencia. De persistir el empate, se definirá por suerte, conforme al artículo 97 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

 

1. DISPOSICIONES FINALES

 

19.1. Orden de inicio

La fecha de inicio del contrato será coordinada previamente por la Sección Gestión de Servicios Contratados con María Cervantes Calvo correo electrónico maría.carvantescalvo@ucr.ac.cr teléfono 2511-6807, con copia a la Unidad de Ejecución Contractual.

 

19.2. Plazo para adjudicar

La Universidad de Costa Rica cuenta con hasta el doble del plazo fijado para la recepción de ofertas para dictar el acto de adjudicación, conforme al artículo 51 de la Ley N.º 9986.

 

19.3. Coordinación con instancias institucionales

Las actividades técnicas deben coordinarse con las personas gestoras de Tecnologías de Información (GTI) de cada unidad, conforme al lineamiento CI-AGU-L03 (Anexo 2: Lineamiento CI-AGU-L03 – Gestores de Tecnologías de Información). Los elementos de infraestructura deben coordinarse con la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) de la OSG.

 

19.4. Lenguaje inclusivo

El presente pliego ha sido elaborado conforme a los Lineamientos Institucionales de Uso de Lenguaje Inclusivo aprobados mediante la Resolución de Rectoría R-567-2025, en cumplimiento de la política institucional de igualdad de género. Toda documentación oficial derivada de esta contratación deberá observar dichos lineamientos.

 

19.5. Normativa aplicable

La presente contratación se rige por:

• Ley N.º 9986, Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento.
• Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica.
• Resolución de Rectoría R-567-2025 (Lineamientos de lenguaje inclusivo).
• Resolución de Rectoría R-102-2015 (Directrices de Seguridad de la Información de la Universidad de Costa Rica – DTSI).
• Resolución de Rectoría R-469-2025 (Lineamientos Generales para la Implementación de la Inteligencia Artificial en la Universidad de Costa Rica).
• Estándares de equipo tecnológico del Centro de Informática y de la OSG.
• Ley N.º 7476 contra el Hostigamiento Sexual.
• Ley N.º 9028, Ley General de Control de Tabaco.
• Normativa ambiental aplicable (RoHS, REACH, convenios internacionales).
• Ley N.º 8968 (Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales).
• Demás normas del ordenamiento jurídico costarricense.

 

19.6. Consumo histórico

A continuación, se detalla el histórico de consumo de copias del año 2025.

 

CUADRO #1

Mes	Total de copias
Enero	319.373
Febrero	346.980
Marzo	378.888
Abril	974.268
Mayo	0
Junio	679.566
Julio	357.037
Agosto	608.007
Setiembre	649.311
Octubre	417.564
Noviembre	630.296
Diciembre	216.062

 

 

Se detalla consumo histórico de los años 2023, 2024 y 2025.

 

CUADRO #2

Mes	2023	2024	2025
Enero	¢5.870.062,26	¢4.172.821,65	¢4.455.253,35
Febrero	¢3.831.074,55	¢4.535.940,15	¢4.840.371,00
Marzo	¢5.940.440,10	¢5.158.305,45	¢5.285.208,60
Abril	¢3.853.757,25	¢6.737.584,95	¢13.591.038,60
Mayo	¢6.808.130,10	¢8.275.753,80	¢0
Junio	¢7.998.316,20	¢7.805.038,95	¢9.479.945,70
Julio	¢7.060.234,50	¢7.112.881,80	¢4.980.666,15
Agosto	¢4.770.509,40	¢4.729.022,10	¢7.861.530,50
Setiembre	¢6.858.573,30	¢8.556.731,70	¢9.057.885,45
Octubre	¢7.627.971,60	¢7.965.882,45	¢5.816.662,05
Noviembre	¢11.136.525,99	¢4.677.853,50	¢8.780.026,10
Diciembre	¢0	¢5.571.016,20	¢3.009.741,95
Total	¢71.755.595,25	¢75.298.832,70	¢77.158.329,45

 

Nota importante: Se advierte al oferente que los datos contenidos en los cuadros anteriores, denominado “Consumo histórico”, se incluyen únicamente para efectos informativos. La Administración no asegura al contratista ningún volumen mínimo, por lo que dicho volumen podrá aumentar o disminuir según la demanda real, sin que ello implique variación de las condiciones contractuales ni otorgue derecho de resarcimiento. En consecuencia, no se asegura suma mínima alguna por concepto de la presente contratación, pues los servicios se cancelarán conforme al consumo real.

 

RANGOS DE TOLERANCIA:

Para esta contratación y de conformidad con lo establecido en el artículo 44 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se establecen los siguientes rangos de tolerancia:

CUADRO #3

 

Línea	Precio Promedio	Precio Ruinoso	Precio Excesivo
1. Impresora multifuncional a color A3 alto rendimiento (nuevo)	¢31,25	¢25,00	¢37,50
2. Impresora de rendimiento intermedio (usado o nuevo)	¢11,35	¢9,08	¢13,62
3. Impresora de rendimiento moderado (usado o nuevo)	¢11,35	¢9,08	¢13,62
4. Impresora a color (usado o nuevo)	¢31,25	¢25,00	¢37,50

Fuente: Sección Gestión de Servicios Contratados, OSG. SONDEO DE MERCADO Y PRECIOS DE REFERENCIA.

 

APARTADO DE ANEXOS

 

Se adjuntan los siguientes anexos:

Anexo 1 Técnico: Especificaciones técnicas detalladas por la línea de equipo (basadas en estándares CI-E24, CI-E25, CI-E27, CI-E28).

Anexo 2: Lineamiento CI-AGU-L03 – Gestores de Tecnologías de Información.

Anexo 3: Tabla de estructura del precio.

Anexo 4: Cláusula reajuste precio.

Anexo 5: Estudio de mercado.

 

Este pliego de condiciones se rige bajo la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.

1. PARTIDA ÚNICA – LÍNEAS DE EQUIPO

La presente contratación se estructura en una partida única con las siguientes líneas de equipos:

 

Partida	Línea	Descripción	Estándar Ref.
	1	Multifuncional a color A3 alto rendimiento (equipo nuevo)	CI-E27 (A3 es opcional) CI-E24 (color)
	2	Impresora rendimiento intermedio (usado o nuevo según la demanda)	CI-E25
	3	Impresora multifuncional de rendimiento moderado (usado o nuevo según la demanda)	CI-E28
	4	Impresora a color (usado o nuevo según la demanda)	CI-E24

 

Nota: Las especificaciones técnicas detalladas de cada línea de equipo se encuentran en el Anexo Técnico adjunto, el cual forma parte integral de este pliego de condiciones. Cada equipo deberá cumplir, como mínimo, con el estándar de referencia indicado en la columna correspondiente, conforme a los estándares vigentes emitidos por el Centro de Informática y la Oficina de Servicios Generales de la Universidad de Costa Rica.

 

5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL EQUIPO

Cada línea de equipo deberá cumplir con las especificaciones técnicas mínimas establecidas en los están-dares de equipo tecnológico vigentes emitidos por el Centro de Informática y la Oficina de Servicios Gene-rales de la Universidad de Costa Rica, según la referencia indicada en la Sección 2 de este pliego.

Requisitos generales aplicables a todos los equipos:
• Deben pertenecer a la línea empresarial del fabricante, diseñados para trabajo constante.
• Compatibilidad 100% con GNU/Linux kernel v4.x o superior, Windows 11 o superior, y macOS 12 o superior.
• Fuente de alimentación: 110 VAC, 60 Hz.
• Conectividad mínima: un puerto USB 2.0 o superior y un puerto Ethernet RJ-45 10/100/1000.
• Consumibles originales de la misma marca del equipo, certificados por la casa fabricante.
• Duplexado automático (donde aplique).
• Identificación física con marca, modelo, FCC ID y certificaciones.
• Cumplimiento mínimo con certificación EPEAT, Blue Angel, Energy Star o RoHS.

Las especificaciones detalladas se incluyen en el Anexo 1 Técnico: Especificaciones técnicas detalla-das por la línea de equipo (basadas en estándares CI-E24, CI-E25, CI-E27, CI-E28).

 

Servicio de arrendamiento de equipo tecnológico para impresión, copiado y digitalización documental para la Universidad de Costa Rica

  

Tope estimado anual: ¢90.000.000,00

Tope estimado con una (1) prórroga: ¢180.000.000,00

 

 

1. OBJETO CONTRACTUAL

La Universidad de Costa Rica requiere contratar una empresa especializada para la prestación del servicio integral de impresión gestionada (MPS, por sus siglas en inglés: Managed Print Services), mediante el arrendamiento de equipos tecnológicos de impresión, copiado y digitalización documental, bajo la modalidad de entrega según demanda.

El objetivo es atender las necesidades actuales y futuras de reproducción, impresión y digitalización de documentos de las unidades académicas, de acción social, de investigación y administrativas, ubicadas en las sedes, recintos, fincas y estaciones experimentales de la Universidad de Costa Rica.

El servicio comprenderá el suministro, instalación, configuración, administración, mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos, la provisión de consumibles (excepto papel y fluido eléctrico), así como la gestión operativa necesaria para garantizar su funcionamiento continuo durante la vigencia del contrato.

Fundamento legal: La presente contratación se rige por la Ley N.º 9986, Ley General de Contratación Pública, su Reglamento, y las demás normas del ordenamiento jurídico aplicables.

 

1. CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO

 3.1. Flexibilidad operativa

La persona contratista debe considerar que las dependencias existentes podrán ser reubicadas dentro o fuera de la localidad en donde han venido operando. En tales casos, debe estar en posición de realizar los ajustes necesarios para cubrir estas variaciones. La Sección Gestión de Servicios Contratados avisará con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación.

La logística y los costos asociados al traslado de los equipos correrán por cuenta de la persona contratista.

Además, es posible que sea la Universidad quien traslade el equipo por excepción de emergencia con la autorización del adjudicatario bajo los estándares logísticos y de cuidado establecidos por este.

 

3.2. Equipos adicionales bajo demanda

El contratista debe tener la capacidad de cubrir cualquier requerimiento de equipo adicional, de igual o superiores condiciones y capacidades a las definidas en el presente pliego, siempre que cumpla con los estándares técnicos correspondientes. La asignación se coordinará con la Sección Gestión de Servicios Contratados, conforme a las opciones prefijadas y la demanda identificada.

 

3.3. Mobiliario y accesorios

Si por las características del equipo ofrecido se requiere algún mueble, pedestal o accesorio adicional para su correcta operación, este debe ser considerado como parte del precio del servicio. La Universidad de Costa Rica únicamente facilitará el espacio físico, el suministro de energía eléctrica y el papel. Cualquier otro consumible o accesorio necesario correrá por cuenta de la persona contratista. El oferente debe presentar la oferta de los equipos con o sin el mueble en los casos aplicables.

 

3.4. Póliza de seguros

La persona contratista debe contar con una póliza de seguros que cubra los equipos arrendados. En caso de siniestro o catástrofe natural, la Universidad de Costa Rica no se hará responsable del valor de reposición ni de costos asociados.

 

3.5. Reporte de instalación

Previo al inicio del servicio, para cada equipo instalado la persona contratista debe emitir un reporte de instalación inicial digital, remitido a la Sección Gestión de Servicios Contratados. El reporte debe contener, como mínimo:

• Fecha de la instalación.
• Nombre de la unidad usuaria.
• Número de serie, modelo y marca del equipo.
• Contador inicial, el cual debe ser cero (0) a excepción de un mínimo de 100 por concepto de pruebas.
• Datos del direccionamiento IP (dirección IP, máscara de red y puerta de enlace).
• Firma de la jefatura administrativa de la unidad o la persona funcionaria asignada.
• Sello de la unidad en el caso de que no se puede generar un documento digital esto por excepción.
• Nombre de la persona técnica que instaló el equipo.
• Cantidad de personas capacitadas en el uso del equipo.

Los reportes de instalación, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, desinstalación y cualquier otro informe derivado de la ejecución contractual podrán ser firmados digitalmente por ambas partes mediante los mecanismos de firma digital reconocidos por el ordenamiento jurídico costarricense (Ley N.º 8454). Por excepción, cuando no sea posible la firma digital, se aceptará firma física.

 

3.6. Representante ante la Universidad (ejecutivo o ejecutiva de cuenta)

La persona contratista debe designar y mantener una persona representante ante la Universidad de Costa Rica, con plenos poderes y facultades para actuar y decidir en nombre de la empresa contratista. Se deben suministrar los medios de comunicación disponibles para su localización oportuna.

 

3.7. Responsabilidad por el personal

La persona contratista será responsable directa de las actuaciones de su personal, debiendo cubrir ante posibles eventualidades las sumas de dinero que puedan derivar por daños a la propiedad de la Universidad de Costa Rica causados por su personal.

 

3.8. Sustitución de equipos

Si el equipo arrendado debe ser sustituido por cualquier razón (mantenimiento, daño permanente u otra), el equipo de reemplazo debe ser de similares o superiores características al equipo retirado, siempre que cumpla con los requisitos técnicos de la oferta adjudicada. Se debe remitir el reporte de instalación correspondiente, previa autorización del personal técnico de la Unidad de Tecnologías de Información en adelante (UTI).

 

3.9. Confidencialidad y protección de datos

De conformidad con el Capítulo 14 de las Directrices de Seguridad de la Información de la Universidad de Costa Rica (Resolución R-102-2015), la persona contratista se compromete a que su personal mantenga la mayor reserva, discreción y confidencialidad respecto de toda información escrita, verbal o digital que le sea suministrada, que se genere durante y después de la contratación, y a la que tuviere acceso en virtud de los servicios prestados. Esta obligación subsistirá aún después de la finalización del contrato.

Los equipos deben contar con funcionalidades de seguridad de la información, incluyendo encriptación de disco duro, borrado seguro de datos y autenticación de personas usuarias, conforme a las políticas de seguridad de la información de la Universidad de Costa Rica.

Con el fin de asegurar este requerimiento el personal designado por el adjudicatario deberá firmar un compromiso de confidencialidad y tratamiento de datos de la Universidad antes del inicio de la operación.

 

1. REQUISITOS DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA

 4.1. Personal técnico mínimo

La persona oferente debe disponer de al menos una persona técnica dentro del recinto universitario de la Sede Rodrigo Facio para la atención de mantenimiento correctivo y preventivo, y además debe garantizar la disponibilidad de al menos una persona técnica en las demás sedes, fincas, estaciones experimentales y recintos.

 

4.2. Calificaciones del personal técnico

El personal técnico asignado debe contar con:

• Formación en operación y mantenimiento de los equipos ofertados, con conocimientos en electrónica y computación, graduados o graduadas de instituciones reconocidas (Colegio Vocacional, INA o instituciones privadas reconocidas por el MEP).
• Experiencia mínima previo al acto de apertura de dos (2) años en mantenimiento y reparación de equipos de impresión o multifuncionales de tecnología digital.
• Certificación vigente como personal técnico autorizado por la casa fabricante o por la marca de los equipos ofertados, durante todo el período del contrato.

La persona oferente deberá aportar, como parte de la oferta, copia de la certificación emitida por la casa fabricante o su representante autorizado. Previo al inicio del contrato, deberá presentar los currículums del personal técnico y sus atestados, los cuales serán verificados por la Unidad de Tecnologías de Información (UTI) y aprobados por la Sección Gestión de Servicios Contratados en adelante (SGSC), ambas instancias de la Oficina de Servicios Generales en adelante (OSG).

 

4.3. Relación laboral

El personal técnico debe ser contratado directamente por la persona oferente y formar parte de su planilla laboral, lo cual deberá ser demostrable mediante copia de la planilla de la CCSS y la póliza de Riesgos de Trabajo. No se aceptará ningún tipo de subcontrato ni convenio con terceras personas para la prestación del servicio técnico.

El personal no tendrá en lo absoluto ninguna relación laboral con la Universidad de Costa Rica. Todos los salarios, cargas y otros beneficios sociales regulados por ley deben ser pagados por la persona contratista, conforme al ordenamiento jurídico nacional.

 

4.4. Identificación y conducta

La persona contratista debe proveer a su personal el respectivo distintivo. El personal debe respetar las normas de conducta existentes en la Universidad de Costa Rica en cuanto a vestimenta, aseo, presentación y respeto a las personas que forman parte de la Comunidad Universitaria.

Se requiere: uso de pantalón largo de mezclilla o tela similar y camisa con mangas de botones o camiseta tipo polo con el logo de la empresa. Por medida de seguridad laboral: pelo corto o recogido, uñas cortas, sin pulseras, relojes, cadenas ni anillos.

Se prohíbe fumar en las instalaciones universitarias, de conformidad con la Ley N.º 9028, 10066 y el acuerdo 5627 del Consejo Universitario del año 2024.

 

4.5. Hostigamiento sexual

La persona contratista hará sus mejores esfuerzos para que el personal a su cargo sea capacitado en cuanto a las disposiciones del Reglamento de la Universidad de Costa Rica Contra el Hostigamiento Sexual. En caso de recibirse una denuncia formal contra cualquier persona que brinde servicios, se pondrá en conocimiento de la empresa contratada, la cual se obliga a realizar el procedimiento respectivo conforme a la Ley N.º 7476.

 

4.6. Salud ocupacional

El personal técnico debe contar con el equipo necesario para salvaguardar su salud e integridad física, según el Código de Trabajo y el decreto primero del 2 de enero de 1967 “Reglamento General de Seguridad e Higiene del Trabajo”.

 

4.7. Sistema de Gestión Ambiental

El personal de la persona contratista debe acatar las directrices que se le brindarán sobre el Sistema de Gestión Ambiental de la Universidad de Costa Rica, así como las establecidas en el presente pliego.

 

5.1. Garantía de funcionamiento óptimo

 La persona contratista debe garantizar que el equipo arrendado se mantendrá en óptimo funcionamiento durante la vigencia del contrato. Debe ofrecer flexibilidad para sustituir equipos de cualquier volumen de impresión y la cantidad de equipos, en cualquier sede o recinto, finca o estación experimental, según las necesidades institucionales y previa coordinación con la Sección Gestión de Servicios Contratados.

 

1. REQUERIMIENTOS AMBIENTALES

• Los equipos deben contar con sistemas automáticos de ahorro de energía o modo stand-by.
• Deben cumplir con los estándares vigentes de ahorro energético y contar con certificación Energy Star o equivalente.
• Los niveles de emisión de presión acústica no deben superar los límites establecidos en la ISO 7779:2018 (de 52 a 75 dB(A)).
• Los equipos deben tener componentes de fácil separación de piezas y materiales, con piezas plásticas identificadas con su símbolo característico.
• Los equipos no deben contener materiales peligrosos como mercurio, cadmio o componentes radioactivos. Deben cumplir con la normativa RoHS y REACH o equivalente.
• Se debe cumplir con la normativa nacional sobre sustancias químicas (Convenios de Estocolmo, Minamata y Basilea).
• Se debe indicar claramente en la oferta si los equipos trabajan con tóner seco o con cartuchos.
• La casa fabricante de los equipos deberá contar con un sistema de gestión ambiental certificado bajo ISO 14001 o norma equivalente, lo cual deberá acreditarse mediante certificado vigente.
• Se aceptarán certificaciones ambientales equivalentes de otras regiones (incluyendo estándares de la Unión Europea, Estados Unidos, Asia u otras jurisdicciones), siempre que la persona oferente demuestre la equivalencia funcional con los estándares solicitados.

Nota: Los requisitos ambientales del presente pliego han sido coordinados con la persona gestora ambiental de la Oficina de Servicios Generales (OSG). Cualquier consulta sobre el alcance o la interpretación de estos requisitos deberá canalizarse a través de la Sección Gestión de Servicios Contratados en coordinación con la persona gestora ambiental de la OSG.

 

6.1. Gestión de residuos

La persona contratista debe hacerse responsable de todos los residuos generados durante los mantenimientos y la operación de los equipos (salvo el papel), los cuales deben ser gestionados con gestores autorizados por el Ministerio de Salud. Se deben presentar certificados de gestión trimestralmente.

Debe presentar, durante el primer mes calendario del contrato, un plan de manejo para almacenamiento, tratamiento o disposición final de los equipos y suministros de desecho. Si el almacenamiento se realiza en un centro de acopio, debe aportar la certificación correspondiente.

La persona contratista será la única responsable de recolectar y reciclar los cartuchos de tóner vacíos, accesorios y partes de los equipos que sean motivo de desecho. Debe brindar una guía de instrucciones para el cambio y embalaje de cartuchos de desecho, La Universidad proveerá un espacio para el contenedor que deberá ser provisto por el Adjudicatario el cual debe ser adecuado para la disposición de los elementos de desecho. La recolección puede ser ejecutada por la Universidad como por el Adjudicatario con una periodicidad no mayor una vez al mes, emitiendo un certificado por cada recolección.

 

1. MANTENIMIENTO DEL EQUIPO

 7.1. Mantenimiento preventivo

La persona contratista debe realizar revisiones de funcionamiento al menos una vez cada cuatro (4) meses. Sin perjuicio de este mínimo, la frecuencia y los procedimientos de mantenimiento preventivo deberán ajustarse a las recomendaciones de la casa fabricante para cada modelo de equipo en función de su uso y volumen de producción. Debe presentar un plan de mantenimiento preventivo cuatrimestral en los primeros diez (10) días hábiles siguientes a la notificación de la entrega total de los equipos.

El mantenimiento preventivo debe incluir, como mínimo, la limpieza total interna y externa de los equipos y sus componentes conforme a las especificaciones y procedimientos de la casa fabricante para cada modelo, trabajos para mejorar el rendimiento y funcionamiento, y revisión periódica del firmware de cada equipo.

El reporte técnico digital del mantenimiento preventivo debe contener: número de reporte, fecha, detalle del trabajo realizado, posibles reparaciones correctivas requeridas, nombre, firma y cédula de la persona responsable, y recibido conforme de la unidad usuaria. El reporte debe enviarse máximo el día hábil siguiente de efectuado.

Horario: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., según el horario de las unidades usuarias.

 

7.2. Mantenimiento correctivo

Se refiere a la atención de toda solicitud de servicio por falla o emergencia reportada por la unidad usuaria, mediante correo electrónico, vía telefónica o por medio del ingreso de un tiquete por medio del sistema dispuesto para estos fines de la Universidad.

 

7.2.1. Tiempos de respuesta y atención

Tipo de Falla	Tiempo Diagnóstico (GAM)	Tiempo Diagnóstico (Otras zonas)	Plazo de Reparación
Urgente (falla de hardware, firmware o S.O. que impide el funcionamiento)	4 horas	1 día hábil	24 horas
Regular (demás fallas)	1 día hábil	2 días hábiles	1 semana hábil
Parte importada	Según tipo	Según tipo	15 días hábiles (garantizar continuidad)

GAM: Gran Área Metropolitana (San José, Alajuela, Cartago y Heredia).

 

Cuando sea necesario el reemplazo del equipo, se podrá hacer por otro de igual o superiores características, previa validación de la UTI y autorización de la Sección Gestión de Servicios Contratados, con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

La Universidad de Costa Rica no asumirá ningún costo adicional por el mantenimiento correctivo o preventivo.

Horario para mantenimiento correctivo: lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. Para unidades con horario extendido o que operen sábados, se coordinará la atención en esos horarios previa solicitud. En caso de urgencia se coordinará la solución en el menor tiempo posible.

 

7.3. Formularios internos de control de calidad

La Sección Gestión de Servicios Contratados, con el apoyo de la UTI de la OSG, elaborará los formularios estandarizados de control de calidad para el seguimiento de los servicios de mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo, atención de incidentes, instalación y desinstalación de equipos. La persona contratista deberá utilizar dichos formularios para todos los reportes de servicio.

Los formularios podrán ser implementados en formato electrónico con firma digital, conforme a la Ley N.º 8454. La Sección Gestión de Servicios Contratados pondrá a disposición de la persona contratista los formularios dentro de los primeros diez (10) días hábiles a partir de la orden de inicio del contrato.

 

7.4. Repuestos y partes genuinas

La persona oferente debe garantizar la existencia permanente de repuestos y partes genuinas para sustitución durante toda la vigencia del contrato, con stock nacional según las especificaciones del fabricante. Todas las partes deben ser originales. Se debe mantener una copia de seguridad de suministros coordinada con la Sección Gestión de Servicios Contratados para respaldo inmediato.

No se aceptarán convenios de soporte técnico con terceros donde la atención y reparación se realice en instalaciones ajenas a la Universidad.

 

1. PLATAFORMA DE GESTIÓN MPS

La persona contratista debe proveer una plataforma de software de gestión de impresión (MPS) que permita, como mínimo:

• Monitoreo remoto del estado y consumo de cada equipo en tiempo real.
• Alertas automáticas de niveles críticos de consumibles.
• Generación de reportes de consumo por equipo, unidad usuaria, sede y consolidado institucional.
• Control de acceso por autenticación de personas usuarias (PIN, tarjeta o credenciales de red).
• Generación de reportes de facturación detallados.

La plataforma debe ser compatible con la infraestructura de red de la Universidad y no debe requerir la apertura de puertos que comprometan la seguridad de la red institucional.

 

1. CIBERSEGURIDAD GENERAL

Los equipos de impresión, copiado y digitalización constituyen puntos críticos en la infraestructura de red institucional. De conformidad con las Directrices de Seguridad de la Información de la Universidad de Costa Rica, aprobadas mediante la Resolución de Rectoría R-102-2015, en particular sus artículos 31 (protección de equipos de impresión), 49 a 52 (requisitos de seguridad para personas contratistas y proveedoras) y 56 (controles criptográficos), así como en cumplimiento de los principios de vigencia tecnológica (artículo 8, inciso g) y sostenibilidad social y ambiental (artículo 8, inciso d) de la Ley N.º 9986, la persona oferente debe garantizar el cumplimiento de los siguientes requisitos de ciberseguridad:

 

9.1. Seguridad del firmware y software

• Los equipos deben contar con un mecanismo de arranque seguro (Secure Boot) o validación de integridad del firmware que impida la ejecución de código no autorizado al momento del encendido.
• El firmware debe ser actualizable de forma remota y la persona contratista debe garantizar la aplicación oportuna de parches de seguridad durante toda la vigencia del contrato, en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales desde la publicación del parche por la casa fabricante.
• Los equipos no deben contener servicios de red innecesarios habilitados por defecto. Se deben deshabilitar todos los protocolos y puertos no requeridos para la operación (por ejemplo: Telnet, FTP sin cifrado, SNMP v1/v2 sin configurar).
• El software de gestión MPS y los controladores de los equipos deben estar libres de vulnerabilidades conocidas clasificadas como críticas o altas según el sistema CVSS (Common Vulnerability Scoring System) al momento de la instalación.

 

9.2. Protección de datos y almacenamiento

• Todo equipo que cuente con disco duro, SSD u otro medio de almacenamiento interno debe soportar encriptación completa del disco (Full Disk Encryption) con un estándar mínimo AES-256 o equivalente.
• Los equipos deben contar con la funcionalidad de sobreescritura segura de datos (Data Overwrite) conforme al estándar DoD 5220.22-M, NIST SP 800-88 o equivalente, para eliminar la información almacenada temporalmente en el disco o memoria del equipo tras cada trabajo de impresión, copia o escaneo.
• Al momento de la desinstalación o sustitución de un equipo, la persona contratista debe realizar un borrado seguro certificado, generando un informe técnico que acredite la eliminación total de la información institucional, el cual debe ser firmado por la unidad usuaria y la Sección Gestión de Servicios Contratados.
• Los trabajos de impresión en tránsito por la red deben poder transmitirse mediante protocolos seguros (IPP sobre TLS/SSL, IPPS, o equivalente).

 

9.3. Control de acceso y autenticación

• Los equipos deben soportar autenticación de personas usuarias mediante al menos dos de los siguientes mecanismos: código PIN, tarjeta de proximidad (HID/NFC), credenciales de directorio activo (LDAP/Active Directory) o autenticación por tarjeta inteligente.
• Los equipos deben soportar la integración con los servicios de directorio de la Universidad (LDAP, Active Directory) para la gestión centralizada de personas usuarias y permisos.
• Debe existir la posibilidad de configurar políticas de impresión segura (pull printing/impresión retenida), de manera que los documentos se liberen únicamente cuando la persona usuaria se autentique directamente en el equipo.
• La consola de administración web de cada equipo debe soportar acceso únicamente mediante HTTPS con certificado válido, y debe permitir la configuración de contraseñas robustas para la cuenta de administración con MFA.
• Se debe implementar un mecanismo de bloqueo automático de la consola de administración tras un número configurable de intentos fallidos de autenticación.

 

9.4. Auditoría y trazabilidad

• Los equipos deben generar registros de auditoría (logs) de todas las operaciones realizadas: impresión, copia, escaneo, fax cuando aplique y acceso administrativo, incluyendo la identificación de la persona usuaria, fecha, hora y tipo de operación.
• Los registros deben ser exportables en formatos estándar (Syslog, CSV, o equivalente) y deben poder integrarse con sistemas de gestión de eventos e información de seguridad (SIEM) de la Universidad.
• Los registros de auditoría deben conservarse por un período mínimo de noventa (90) días en el equipo o en la plataforma centralizada MPS.

 

9.5. Seguridad de la red

• Los equipos deben soportar segmentación de red mediante VLAN (IEEE 802.1Q) y filtrado por dirección IP.
• Deben soportar los protocolos SNMPv3 (con autenticación y encriptación), TLS 1.2 o superior para las comunicaciones de gestión.
• Los equipos deben soportar el estándar IEEE 802.1X para la autenticación en el nivel de acceso a la red.
• El acceso remoto del personal técnico de la persona contratista a los equipos para monitoreo o soporte debe realizarse exclusivamente a través de canales cifrados (VPN o SSH) y previa autorización de la UTI.
• Los equipos ofertados deberán soportar gestión por medio de firewall de redes OT.

 

9.6. Certificaciones de seguridad

Se valorará positivamente (como factor de evaluación en la Sección 18) que los equipos cuenten con certificaciones de seguridad reconocidas internacionalmente, tales como:

• Common Criteria (ISO/IEC 15408) – Nivel EAL2 o superior.
• HCD-PP (Hardcopy Device Protection Profile) conforme a NIAP.
• ISO/IEC 27001 del fabricante o de la persona oferente.
• SOC 2 Type II para la plataforma de gestión MPS.

 

9.7. Gestión de incidentes de seguridad

La persona contratista debe contar con un protocolo documentado de respuesta ante incidentes de seguridad que afecten los equipos arrendados o la plataforma MPS. Este protocolo debe incluir:

• Notificación a la UTI de la OSG en un plazo no mayor a cuatro (4) horas desde la detección del incidente.
• Aislamiento del equipo comprometido de la red institucional.
• Análisis forense básico y preservación de evidencia.
• Informe técnico detallado del incidente dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes.
• Plan de remediación y medidas preventivas para evitar recurrencia.

Este protocolo debe ser presentado durante el primer mes calendario del contrato y aprobado por la UTI de la OSG.

 

9.8. Obligaciones continuas de ciberseguridad

La persona contratista debe:

• Realizar al menos un análisis de vulnerabilidades de los equipos y la plataforma MPS cada seis (6) meses, compartiendo los resultados con la UTI.
• Mantener un inventario actualizado de versiones de firmware y software de cada equipo, disponible para consulta de la UTI.
• Colaborar con la Universidad cualquier auditoría de seguridad que la Universidad determine necesaria.
• Garantizar que cualquier acceso remoto a los equipos por parte de su personal técnico quede debidamente registrado y sea auditable.

 

9.9. Obligaciones de la persona contratista conforme a las Directrices de Seguridad de la Información (R-102-2015)

De conformidad con el Capítulo 14 de las Directrices de Seguridad de la Información (artículos 49 a 52), la persona contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones específicas:

• Suscribir, previo al inicio de la ejecución contractual, un acuerdo formal de seguridad de la información con la Universidad de Costa Rica, en el que consten los requerimientos y disposiciones de seguridad que deberá acatar, las condiciones de acceso físico y lógico otorgado, y las consecuencias por su incumplimiento (Art. 52 DTSI).
• Todo acceso físico y lógico de la persona contratista y su personal a los sistemas, redes e instalaciones de procesamiento de información de la Universidad deberá estar sometido a controles y parámetros de autorización y autenticación que salvaguarden la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los recursos informáticos (Art. 51 DTSI).
• El personal técnico de la persona contratista deberá firmar un compromiso individual de confidencialidad y tratamiento adecuado de la información institucional a la que tenga acceso, conforme al modelo que proporcione la UTI de la OSG.
• Los equipos de impresión arrendados constituyen activos de procesamiento de información institucional. En consecuencia, conforme al artículo 31 de las DTSI, la información confidencial que transite o se almacene en dichos equipos no deberá quedar expuesta, y la persona contratista velará por que se implementen los controles necesarios para su protección.
• Los controles criptográficos implementados en los equipos y en la plataforma MPS deberán ajustarse a lo dispuesto en el artículo 56 de las DTSI, incluyendo encripción, administración de claves, firma digital y no repudio.
• La persona contratista deberá cumplir con las disposiciones de la Universidad sobre prevención de instrucciones maliciosas (Art. 35 DTSI), asegurando que los equipos y el software provisto estén libres de código malicioso.

 

9.10. Uso de inteligencia artificial generativa (IAGen) en la solución ofertada

La Resolución de Rectoría R-469-2025 establece los Lineamientos Generales para la Implementación de la Inteligencia Artificial en la Universidad de Costa Rica, aprobando como principios orientadores la transparencia, la equidad y no discriminación, el respeto a los derechos humanos, la integridad académica, la honestidad intelectual, la rendición de cuentas, la protección de datos personales, la autonomía humana, la sustentabilidad y el impacto social positivo.

En caso de que la persona oferente incorpore en su propuesta componentes de inteligencia artificial generativa (IAGen) —tales como análisis predictivo de consumo, mantenimiento predictivo, clasificación automática de documentos, optimización inteligente de flujos de impresión, asistentes virtuales de soporte o cualquier otro sistema basado en aprendizaje automático o IA generativa—, deberá cumplir con las siguientes condiciones:

 

a) Principios de la R-469-2025:

• El sistema de IA propuesto debe ser coherente con los principios orientadores establecidos en la R-469-2025: transparencia, equidad, protección de datos personales, supervisión humana efectiva y rendición de cuentas.
• Ningún sistema de IA incorporado en la solución podrá tomar decisiones finales de alto impacto (como la eliminación de datos, la suspensión de servicios o la modificación de configuraciones de seguridad) sin intervención y aprobación humana.

b) Transparencia y explicabilidad:

• La persona oferente debe describir en su oferta, de forma clara y comprensible, qué componentes de IA incorpora la solución, qué datos procesan, qué tipo de decisiones asisten o automatizan, y cuál es la lógica general de funcionamiento.
• Los resultados o recomendaciones generados por sistemas de IA deben ser auditables y explicables, de manera que la Administración pueda comprender las bases de cualquier decisión asistida por IA.

c) Protección de datos personales e información institucional:

• Los datos institucionales procesados por componentes de IA no podrán ser utilizados para entrenar modelos de terceros ni ser transferidos fuera de la infraestructura autorizada por la Universidad, salvo autorización expresa de la Universidad.
• El procesamiento de datos personales por sistemas de IA debe cumplir con la Ley N.º 8968 (Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales) y su reglamento.
• Se prohíbe el uso de datos institucionales para finalidades distintas a las expresamente autorizadas en el contrato.

d) Supervisión humana y gobernanza:

• Conforme al punto 4 de la parte resolutiva de la R-469-2025, el uso de IA debe realizarse con supervisión humana efectiva y en observancia de los procedimientos institucionales vigentes para la evaluación, adquisición, implementación y gestión de tecnologías.
• La persona contratista debe designar una persona responsable de los componentes de IA de la solución, quien será el interlocutor ante la UTI y el Comité Estratégico Institucional de Inteligencia Artificial (CEIIA) en caso de que este lo requiera.
• Cualquier cambio sustancial en los componentes de IA de la solución (actualización de modelos, cambio de proveedor de IA, ampliación del alcance de procesamiento) debe ser notificado y aprobado previamente por la Universidad.

e) Sesgos y equidad:

• La persona oferente debe garantizar que los sistemas de IA incorporados no produzcan discriminación o sesgos que afecten de manera desproporcionada a determinados grupos de personas usuarias o unidades de la Universidad.
• Se deberá documentar las medidas adoptadas para la identificación, mitigación y monitoreo de sesgos algorítmicos.

f) Evaluación como factor de calificación:

• La incorporación de componentes de IAGen no es un requisito de admisibilidad. Sin embargo, si la persona oferente incluye elementos de IA en su propuesta, estos serán evaluados dentro del Factor B (Cumplimiento de estándares técnicos) y el Factor C (Propuesta de ciberseguridad) de la Sección 18, siempre que cumplan con las condiciones establecidas en la presente sección. Una propuesta de IA que no cumpla con estos requisitos no será considerada para efectos de evaluación, sin perjuicio de la elegibilidad de la oferta en su conjunto.

g) Condición de vigencia:

• Las disposiciones de esta sección se aplicarán conforme al marco normativo institucional vigente al momento de la ejecución contractual. En caso de que el Marco de Gobernanza y Gestión de la Inteligencia Artificial de la Universidad de Costa Rica, actualmente en fase de desarrollo según la R-469-2025, sea aprobado durante la vigencia del contrato, sus disposiciones serán de aplicación complementaria a lo establecido en este pliego.

 

1. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (SLA)

 Con fundamento en los principios de eficacia, eficiencia y valor por el dinero (artículo 8, incisos b y e, de la Ley N.º 9986), y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 40 sobre el contenido del pliego de condiciones, se establecen los siguientes Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) que regirán la ejecución contractual:

 

10.1. Indicadores de nivel de servicio para equipo nuevo (KPI) - Equipos nuevos

Los siguientes indicadores clave de desempeño (KPI) serán medidos mensualmente por la Sección Gestión de Servicios Contratados con apoyo de la UTI:

 

ID	Indicador	Descripción	Meta	Medición
SLA-01	Disponibilidad del equipo	Porcentaje de tiempo operativo efectivo de cada equipo respecto al horario institucional	≥ 97%	Mensual
SLA-02	Tiempo de respuesta – falla urgente (GAM)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 4 horas hábiles	Por evento
SLA-03	Tiempo de respuesta – falla urgente (otras zonas)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 1 día hábil	Por evento
SLA-04	Tiempo de resolución – falla urgente	Tiempo desde el reporte hasta la restauración completa del servicio	≤ 24 horas hábiles	Por evento
SLA-05	Tiempo de respuesta – falla regular (GAM)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 1 día hábil	Por evento
SLA-06	Tiempo de resolución – falla regular	Tiempo desde el reporte hasta la restauración completa del servicio	≤ 5 días hábiles	Por evento
SLA-07	Cumplimiento del mantenimiento preventivo	Porcentaje de equipos que reciben mantenimiento preventivo según cronograma cuatrimestral	100%	Cuatrimestral
SLA-08	Disponibilidad de consumibles	Porcentaje de incidentes por falta de consumibles respecto al total de equipos	≤ 2%	Mensual
SLA-09	Satisfacción de personas usuarias	Resultado de encuesta trimestral de satisfacción aplicada por la Sección Gestión de Servicios Contratados	≥ 85%	Trimestral
SLA-10	Tiempo de entrega de equipos nuevos	Días hábiles desde la notificación hasta la instalación y puesta en operación	≤ 20 días hábiles	Por evento

Nota técnica sobre tiempos de respuesta: Los tiempos de respuesta y resolución establecidos en los indicadores SLA-02 a SLA-06 corresponden a estándares de la industria de servicios de impresión gestionada (MPS), validados mediante estudio de mercado conforme al artículo 34 de la Ley N.º 9986. La persona oferente podrá proponer tiempos inferiores a los mínimos establecidos como parte de su propuesta de SLA, lo cual será evaluado como factor de calificación (Factor D, Sección 18.4). Los tiempos se computan únicamente dentro del horario hábil de atención (lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.), salvo disposición excepcional de la Sección Gestión de Servicios Contratados para unidades con horario extendido.

 

10.2. Calificación mensual de SLA de equipos nuevos

La Sección Gestión de Servicios Contratados, con apoyo de la UTI, evaluará mensualmente el cumplimiento de los SLA mediante una calificación ponderada. La calificación mensual se calculará así:

 

Indicador	Peso (%)	Cumple (100%)	No cumple
SLA-01: Disponibilidad del equipo	25%	≥ 97%	Proporcional
SLA-02 a SLA-06: Tiempos de respuesta y resolución	30%	Dentro de meta	Proporcional
SLA-07: Mantenimiento preventivo	15%	100%	Proporcional
SLA-08: Disponibilidad de consumibles	15%	≤ 2%	Proporcional
SLA-09: Satisfacción de personas usuarias	10%	≥ 85%	Proporcional
SLA-10: Entrega de equipos nuevos	5%	Dentro de meta	Proporcional

Fórmula de calificación mensual SLA:

CSLA = ∑ (Peso_i × Min(Resultado_i / Meta_i, 1)) × 100

 

10.3. Indicadores de nivel de servicio para equipo nuevo (KPI) - Equipos Usados

 Los siguientes indicadores clave de desempeño (KPI) serán medidos mensualmente por la Sección Gestión de Servicios Contratados con apoyo de la UTI:

ID	Indicador	Descripción	Meta	Medición
SLA-01	Disponibilidad del equipo	Porcentaje de tiempo operativo efectivo de cada equipo respecto al horario institucional	≥ 95%	Mensual
SLA-02	Tiempo de respuesta – falla urgente (GAM)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 4 horas hábiles	Por evento
SLA-03	Tiempo de respuesta – falla urgente (otras zonas)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 1 día hábil	Por evento
SLA-04	Tiempo de resolución – falla urgente	Tiempo desde el reporte hasta la restauración completa del servicio	≤ 48 horas	Por evento
SLA-05	Tiempo de respuesta – falla regular (GAM)	Tiempo desde el reporte hasta la presencia del personal técnico en sitio	≤ 1 día hábil	Por evento
SLA-06	Tiempo de resolución – falla regular	Tiempo desde el reporte hasta la restauración completa del servicio	≤ 5 días hábiles	Por evento
SLA-07	Cumplimiento del mantenimiento preventivo	Porcentaje de equipos que reciben mantenimiento preventivo según cronograma cuatrimestral	100%	Cuatrimestral
SLA-08	Disponibilidad de consumibles	Porcentaje de incidentes por falta de consumibles respecto al total de equipos	≤ 2%	Mensual
SLA-09	Satisfacción de personas usuarias	Resultado de encuesta trimestral de satisfacción aplicada por la Sección Gestión de Servicios Contratados	≥ 85%	Trimestral
SLA-10	Tiempo de entrega de equipos nuevos	Días hábiles desde la notificación hasta la instalación y puesta en operación	≤ 20 días háb.	Por evento
SLA-11	Tasa de sustitución por falla irreparable	Cantidad de equipos usados reemplazados por daño permanente	≤ 10%	Anual

 

Nota técnica sobre tiempos de respuesta: Los tiempos de respuesta y resolución establecidos en los indicadores SLA-02 a SLA-06 corresponden a estándares de la industria de servicios de impresión gestionada (MPS), validados mediante estudio de mercado conforme al artículo 34 de la Ley N.º 9986. La persona oferente podrá proponer tiempos inferiores a los mínimos establecidos como parte de su propuesta de SLA, lo cual será evaluado como factor de calificación (Factor D, Sección 18.4). Los tiempos se computan únicamente dentro del horario hábil de atención (lunes a viernes de 7:00 a.m. a 5:00 p.m.), salvo disposición excepcional de la Sección Gestión de Servicios Contratados para unidades con horario extendido.

 

 

10.4. Calificación mensual de SLA de equipo usado

La Sección Gestión de Servicios Contratados, con apoyo de la UTI, evaluará mensualmente el cumplimiento de los SLA mediante una calificación ponderada. La calificación mensual se calculará así:

 

Indicador	Peso (%)	Cumple (100%)	No cumple
SLA-01: Disponibilidad del equipo	25%	≥ 95%	Proporcional
SLA-02 a SLA-06: Tiempos de respuesta y resolución	30%	Dentro de meta	Proporcional
SLA-07: Mantenimiento preventivo	15%	100%	Proporcional
SLA-08: Disponibilidad de consumibles	15%	≤ 2%	Proporcional
SLA-09: Satisfacción de personas usuarias	5%	≥ 85%	Proporcional
SLA-10: Entrega de equipos nuevos	5%	Dentro de meta	Proporcional
SLA-11: Tasa de sustitución por falla irreparable	5%	Dentro de meta	Proporcional

Fórmula de calificación mensual SLA:

CSLA = ∑ (Peso_i × Min(Resultado_i / Meta_i, 1)) × 100

 

10.5. Niveles de cumplimiento y consecuencias

 

Calificación	Nivel	Consecuencia
95% – 100%	Excelente	Cumplimiento satisfactorio. Se reconoce el buen desempeño en la evaluación de prórroga.
85% – 94%	Aceptable	Se emite nota formal requiriendo plan de mejora dentro de diez (10) días hábiles.
70% – 84%	Deficiente	Se aplican las multas correspondientes (Sección 16). Se exige plan de remediación inmediato. Se valora la no prórroga del contrato.
< 70%	Crítico	Se aplican las multas máximas. Se inicia procedimiento de resolución contractual conforme a los artículos 113 y 114 de la Ley N.º 9986.

Si en tres (3) meses consecutivos o cinco (5) meses no consecutivos dentro de un año contractual, la calificación resulta en nivel “Deficiente” o inferior, la Universidad podrá iniciar el procedimiento de resolución contractual.

 

10.6. Mecanismos de medición

La persona contratista debe proveer las siguientes herramientas de medición:

• Sistema de registro de incidentes (ticketing) con trazabilidad completa: fecha y hora de reporte, clasificación de la falla, fecha y hora de atención en sitio, fecha y hora de resolución, y descripción de la solución aplicada.
• Dashboard o panel de control accesible en línea para la Sección Gestión de Servicios Contratados y la UTI, que permita visualizar en tiempo real el estado de cada equipo, los indicadores SLA y las tendencias de cumplimiento.
• Reportes mensuales automatizados con el detalle de cada indicador SLA, las desviaciones respecto a las metas y las acciones correctivas implementadas.

 

10.7. Propuesta de SLA en la oferta

La persona oferente debe incluir en su oferta una propuesta de SLA que detalle:

• Los compromisos específicos de nivel de servicio para cada indicador, los cuales deben ser iguales o superiores a las metas mínimas establecidas en la Sección 10.1.
• La descripción del sistema de registro de incidentes y herramientas de monitoreo que utilizará.
• Los procesos de escalamiento para la atención de fallas que no puedan resolverse en los plazos comprometidos.
• La metodología de cálculo de los indicadores y la frecuencia de entrega de reportes.

La propuesta de SLA será evaluada como factor de calificación conforme a lo indicado en la Sección 18 de este pliego.

 

10.8. Reunión de revisión de SLA

De ser necesario se realizará una reunión mensual de revisión de SLA entre la persona contratista, la Sección Gestión de Servicios Contratados y la UTI, en la cual se analizarán los resultados de los indicadores, las incidencias relevantes y las acciones de mejora. De cada reunión se levantará una minuta que formará parte del expediente contractual.

 

1. PRECIO Y FACTURACIÓN

 11.1. Estructura de precios

 La persona oferente deberá cotizar un precio por reproducción/impresión por cada una de las líneas establecidas.

El precio por reproducción debe incluir: suministros consumibles (tóner o similares), repuestos, mano de obra, servicios de mantenimiento preventivo y correctivo, y todos los gastos para brindar el servicio, excepto el papel y el fluido eléctrico.

Se recuerda a los potenciales oferentes que la única estructura del precio válida para efectos de determinar el precio cierto y definitivo será suministrada por la Administración en el presente pliego de condiciones, por ello, los oferentes deberán incluir cada elemento del precio según lo dispuesto en dicha estructura.

Lo anterior con el objetivo de evaluar las ofertas en igualdad de condiciones en cuanto precio se refiere. Solo para el adjudicatario se solicitará el subsane de algún elemento que no venga. Lo anterior no excluye la posibilidad de que la administración solicite información adicional atinente al cálculo de los precios de la oferta si así lo considera necesario. (Ver documento adjunto: Anexo 3: Tabla de estructura del precio).

 

Estructura de precio:

• Costo insumo directo (%)
• Costo insumo indirecto (%)
• Utilidad (%)
• Imprevistos (%)

Total (%)

 

11.2. Cantidad estimada de equipos (referencial)

La siguiente información se brinda como referencia, dado que se trata de un esquema por demanda:

Tipo de equipo	Cantidad estimada
Alto rendimiento a color A3 línea #1	1
Rendimiento moderado Blanco y Negro A4 nuevo línea #2	6
Rendimiento moderado Blanco y Negro A4 usado línea #3	310
Rendimiento moderado a color A3 línea #4	24
TOTAL ESTIMADO	341

Fuente: Elaboración propia con datos de facturación del año 2025. El consumo histórico de copias se detalla en el Cuadro #1.

 

11.3. Reajuste de precios

Según lo indicado en los artículos 107, y 109 del RLGCP las partes tendrán derecho al mantenimiento del equilibrio económico de los costos directos e indirectos del contrato, de acuerdo con la estructura de precios definida en el pliego de condiciones además de la presentación de los índices de precios aplicables. Asimismo, tratándose de bienes y servicios de conformidad con el artículo 51 del (RRRP). Las partes emplearán en las fórmulas matemáticas para el cálculo de la revisión de precios, los valores porcentuales de los costos directos e indirectos, que serán revisados mediante índices, según cada moneda en que se presentó el precio unitario ofertado, así como los respectivos índices de precios concordantes con la moneda en que se presentó el precio de tales costos.

En caso de que el precio unitario contractual para cada línea o renglón de pago se haya pactado en más de una moneda, las partes deberán aplicar la fórmula matemática para cada moneda y de manera concordante a su respectiva estructura de precios. (Ver documento adjunto: Anexo 4: Cláusula reajuste precio).

La solicitud de revisión debe presentarse por escrito a la Unidad de Ejecución Contractual de la Oficina de Suministros y será aprobada previa y expresamente por la Universidad.

 

1. FORMA DE PAGO

El pago se efectuará por la facturación de reproducciones mensuales, por mes vencido. El pago se realizará dentro de los treinta (30) días naturales siguientes al recibido conforme por parte de la Sección Gestión de Servicios Contratados, conforme al artículo 11 de la Ley N.º 9986.

Las facturas deben presentarse en el tipo de moneda cotizada. Cuando se trate de moneda distinta al colón, el pago se realizará en colones costarricenses conforme al artículo 49 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica.

Se pagará de acuerdo con el consumo de copias e impresiones registradas en cada equipo arrendado, el cual puede ser inferior o superior al estimado.

El adjudicatario debe remitir un reporte donde haga constar la publicación de los servicios solicitados. Este reporte debe ser enviado a maría.cervantescalvo@ucr.ac.cr con copia a facturalectronica.oaf@ucr.ac.cr

 

Impuestos 2%, u otro justificar cuando corresponda uno distinto 

Los oferentes deberán indicar por separado el Impuesto del Valor Agregado, considerando la tarifa reducida (2%) según lo estipula el art. 11.2.d de la Ley 9635 "Fortalecimiento de las Finanzas Públicas".

En caso de no presentarse el desglose, se aplicará lo indicado en el Reglamento a la Ley de Contratación Pública y se presumirá que el monto total cotizado los contempla, Incluyendo las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local. No se exonerarán materiales o servicios adquiridos por subcontratistas.

En caso de que el bien ofertado esté exento o tenga una tarifa diferenciada del monto del IVA, indicar cuál es la excepción que le aplica. (Ley, Reglamento, Exoneración, otro).

 

12.1. Sistema de facturación

Se presentará una única factura mensual por todos los equipos instalados, acompañada de un listado digital que especifique: nombre de la unidad, modelo, número de serie, número neto de reproducciones, monto correspondiente, nombre y firma de quien realiza la lectura, y nombre y firma de la persona funcionaria que avala la lectura. Sin este listado, no se autorizará el trámite de pago.

 

12.2. Requisitos para pago

La persona contratista debe estar al día con: las obligaciones de la CCSS, la póliza de Riesgos de Trabajo del INS, FODESAF y el Ministerio de Hacienda. La Sección Gestión de Servicios Contratados realizará la revisión en línea en la entidad que corresponda, antes de pagar la factura.

 

1. PLAZOS DE ENTREGA E INSTALACIÓN

 13.1. Primera entrega (sustitución total)

El plazo máximo para la entrega e instalación de la totalidad de los equipos nuevos arrendados o tercerizados usuarios será de veinte (20) días hábiles a partir de la orden de inicio y para los equipos usados diez (10) días hábiles. Todo debe quedar instalado, configurado y el personal capacitado. Se establecerá una reunión previa para coordinar la programación de entrega en cada unidad usuaria en todas las sedes y recintos.

 

13.2. Nuevas solicitudes durante la ejecución

El plazo máximo para la entrega e instalación de un equipo nuevo o usado solicitado durante la ejecución contractual será de veinte (20) días hábiles en el lugar que la Sección Gestión de Servicios Contratados indique, a partir de la notificación del requerimiento.

 

13.3. Condiciones de entrega

La instalación se efectuará en horario institucional: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Solo en casos especiales se realizará fuera de horario. Todos los gastos de traslado correrán por cuenta de la persona contratista.

 

13.4. Desinstalación y devolución

Previo a la desinstalación de los equipos, el personal técnico debe formatearlos eliminando cualquier información institucional de la memoria del equipo. Debe generarse un informe de desinstalación firmado por la unidad usuaria y remitido digitalmente a la Sección Gestión de Servicios Contratados. La Universidad no asumirá ningún costo por el retiro de equipos.

 

1. VIGENCIA DEL CONTRATO

La contratación se establece por un período de un (1) año, prorrogable a un (1) período más adicional de un año, conforme a la evaluación del desempeño contractual y la conveniencia institucional. La prórroga estará sujeta a la aprobación de ambas partes y al cumplimiento satisfactorio de las obligaciones contractuales. Además, la prórroga es facultativa, por consiguiente, es la Administración quien decide la ampliación de esta en línea según el art 280 del reglamento de la ley 9986.

 

1. GARANTÍAS

 15.1. Vigencia de las ofertas

Las ofertas deberán tener una vigencia no menor de sesenta (60) días hábiles a partir del día hábil siguiente a la fecha de apertura de ofertas.

 

15.2. Garantía de cumplimiento

La garantía de cumplimiento deberá depositarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la firmeza de la adjudicación, por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor anual adjudicado, con una vigencia de dos (2) meses adicionales a la conclusión del contrato, conforme al artículo 44 de la Ley N.º 9986.

 

1. RÉGIMEN SANCIONATORIO

 16.1. Cláusula penal por atraso en entrega

De producirse incumplimiento en el plazo de entrega del bien la Universidad de Costa Rica cobrará un de 0,91% de multa por cada día hábil de atraso en el tiempo de entrega, hasta un máximo de un 25%. La multa se deducirá mediante procedimiento sumario en la Unidad de Ejecución Contractual.

 

16.2. Multas

Incumplimiento	Sanción
Atraso en mantenimiento correctivo (tiempos de la Sección 7.2.1)	0,5% del valor del servicio del mes
Atraso en mantenimiento preventivo (según cronograma)	1% del valor del servicio del mes
Falta de consumibles (equipo inoperativo por falta de suministro)	1% por día hábil de retraso por c/u

El monto máximo acumulado de multas y cláusulas penales no podrá superar el veinticinco por ciento (25%) del monto de la factura del mes, conforme al artículo 46 de la Ley N.º 9986.

La persona contratista debe proporcionar una cuenta de correo electrónico para recibir casos conforme a los acuerdos de nivel de servicio (SLA).