CONVENIO MARCO DEL CONTRATO EMPRESARIAL DE LICENCIAMIENTO Y SERVICIOS DE NUBE PÚBLICA MICROSOFT POR DEMANDA

IV. REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Nota del Fabricante: La persona Oferente debe aportar una nota extendida por el fabricante del producto, firmada por un representante legal de la compañía, donde se indique que la firma de la persona oferente es proveedor autorizado en Costa Rica para la venta, soporte y mantenimiento en los productos de software solicitados, así como indicar que la persona oferente está autorizada para ofrecer el programa SCE (Server and Cloud Enrollment), lo cual implica que debe ser un Licensing Solution Partner (LSP) habilitado y debe estar acreditado como “Microsoft Cloud Solution Provider (CSP)” por el fabricante Microsoft.

La certificación o documento emitido por el fabricante, al menos 3 meses antes de la fecha de apertura de ofertas, donde se especifiquen los siguientes puntos:

 Se debe indicar que la persona Oferente se encuentra al día con sus obligaciones como socio comercial de la marca.
 Debe indicar su capacidad de actuar, que garantice que es subsidiaria, sucursal o representante de la marca en Costa Rica, que tiene legalidad para distribuir los productos y servicios ofertados.
 Debe indicar que la persona Oferente está autorizada para trabajar con el Sector Público.

B. Cotización de Precio por partida:

• Para la Partida N°1 Adquisición de licencias de software on-premises, se requiere que la persona oferente presente los precios totales de adquisición para cada uno de los años de la vigencia del contrato, tanto para el pedido inicial como para los pedidos futuros. Adicionalmente, debe ofertar para cada línea de producto el costo de mantenimiento (Software Assurance), hasta el fin de la vigencia del contrato.

Para estas licencias se debe cumplimentar el “Anexo N°2 Precio por partida”, específicamente en la Hoja denominada Partida N°1 Adquisición.

En el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) se debe ofertar de la siguiente manera para la partida 1 que corresponde Adquisición de licencias de software on-premises:

o Partida 1: Se oferta en SICOP el monto de la columna “Monto total con IVA” para cada una de las líneas contenida en la Hoja denominada “Partida N°1 Adquisición” del “Anexo N°2 Precio por partida”.

o Es deber de la persona oferente validar el correcto costo total de cada una de las columnas.
 Total Partida 1

Nota: Para las licencias perpetuas de la partida N°1 adquiridas como parte del pedido inicial del contrato, el costo base de la licencia deberá distribuirse en cuotas anuales iguales durante la vigencia contractual autorizada. Adicionalmente, cada anualidad incluirá el costo correspondiente de Software Assurance o soporte asociado para el período respectivo. En consecuencia, el monto facturado en cada año corresponderá a la proporción de la licencia distribuida según el plazo contractual y al costo del Software Assurance aplicable a dicha anualidad.

Las licencias perpetuas que se incorporen durante la ejecución del contrato mediante la modalidad de crecimiento o regularización (True Up) no estarán sujetas al fraccionamiento del costo base de la licencia. En estos casos, la Administración reconocerá el valor total de la licencia en la anualidad en que sea adquirida. El costo de Software Assurance se calculará únicamente por el período remanente de vigencia contractual, razón por la cual el monto total de la adquisición variará según el momento en que se incorpore la licencia dentro del contrato (para el caso de las demás partidas).

La disminución progresiva del costo total de una adquisición realizada mediante la adquisición en anualidades posteriores obedece exclusivamente a la reducción del período de Software Assurance por reconocer, manteniéndose invariable el costo de la licencia perpetua.

• Para la Partida N°2 Renovación de licencias de software on-premises, se requiere que la persona oferente presente los precios de renovación anual del mantenimiento (Software Assurance), hasta el fin de la vigencia del contrato, el cual será el mismo para cada año durante la vigencia del contrato.

Para estas licencias se debe cumplimentar el “Anexo N°2 Precio por partida”, específicamente en la Hoja denominada Partida N°2 Renovación.

En el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) se debe ofertar de la siguiente manera para la partida 2 que corresponde Renovación de licencias de software on-premises:

o Partida 2: Se oferta en SICOP el monto de la columna “Monto total con IVA” para cada una de las líneas contenida en la Hoja denominada “Partida N°2 Renovación” del “Anexo N°2 Precio por partida”.

o Es deber de la persona oferente validar el correcto costo total de cada una de las columnas.
 Total Partida 2

• Para las Partida N°3 y Partida N°4 Suscripción de licencias base y complementarias de software respectivamente, la persona oferente debe indicar en su oferta el costo mensual unitario correspondiente a los servicios de cada uno de los productos el cual se mantendrá invariable durante la vigencia del contrato.

Para estas licencias se debe cumplimentar el “Anexo N°2 Precio por partida”, específicamente en la Hoja denominada Partida N°3 Suscripciones Base y Partida N°4 Suscripciones Complementarias.

En el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) se debe ofertar de la siguiente manera para la partida 3 y Partida 4 que corresponde Suscripción de licencias base y complementarias de software respectivamente:

o Partida 3: Se oferta en SICOP el monto de la columna “Costo de Venta” para cada una de las líneas contenida en la Hoja denominada “Partida N°3 Suscripciones Base” del “Anexo N°2 Precio por partida”.

o Partida 4: Se oferta en SICOP el monto de la columna “Costo de Venta” para cada una de las líneas contenida en la Hoja denominada “Partida N°4 Suscripciones Comp” del “Anexo N°2 Precio por partida”.

o Es deber de la persona oferente validar el correcto costo total de cada una de las columnas.
 Total Partida 3
 Total Partida 4

• Para la Partida N°5 Intermediación de servicios de nube Pública Azure y CSP, la persona oferente debe indicar en su oferta el (%) porcentaje mensual unitario correspondiente a los servicios provisionados en la nube Pública Azure y CSP, el cual se mantendrá igual durante la vigencia del contrato.

Para este servicio de Intermediación de servicios de nube Pública Azure y CSP, deberá cotizar un porcentaje de intermediación sobre el monto de facturación mensual.

Para este servicio de nube Pública Azure y CSP se debe cumplimentar el “Anexo N°2 Precio por partida”, específicamente en la Hoja denominada Partida N°5 Nube Pública.

En el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) se debe ofertar de la siguiente manera para la partida 5 que corresponde Partida N°5 Intermediación de servicios de nube Pública Azure y CSP:

o Partida 5: Se oferta en SICOP el monto de la columna “% de Intermediación” para cada una de las líneas contenida en la Hoja denominada “Partida N°5 Nube Pública” del “Anexo N°2 Precio por partida”. Se debe indicar este porcentaje como una cantidad entre 1% y 100%.

o Es deber de la persona oferente validar el correcto costo total de cada una de las columnas.
 Total Partida 5

Para la partida 5 la persona oferente deberá indicar el porcentaje que le cobrará al INS adicional, con respecto al costo de monto de facturación mensual del Proveedor de nube. La persona oferente debe cotizar un porcentaje en el precio unitario del formulario electrónico de su oferta en el sistema SICOP, e indicar en su oferta el porcentaje por intermediación cotizado, según lo requerido en el presente pliego de condiciones. Se debe indicar este porcentaje como una cantidad entre 1% y 100%.

La manera de ofertar el precio para la Partida 5, las personas oferentes deberán indicar el porcentaje de intermediación que le cobrará al INS adicional, con respecto al costo del monto de facturación mensual del Proveedor de nube. El monto por pagar por el INS mensualmente será el costo de los servicios de nube más el porcentaje para la persona adjudicataria de cada línea.

Lo que respecta al Porcentaje de Intermediación para la partida 5, la persona oferente deberá registrar en SICOP el porcentaje de intermediación conforme a lo previamente indicado; es importante destacar que el campo en SICOP donde se debe ingresar esta cotización tiene formato de número en moneda, sin embargo, en este caso específico, el valor digitado se interpretará como un porcentaje y no como una cantidad monetaria, independientemente de la moneda seleccionada.

Por lo tanto, el proveedor deberá ingresar el porcentaje de intermediación como un número entre “1 y 100” (preferiblemente en dólares USD, para efectos de que SICOP no haga conversión de estos porcentajes, independientemente que se indique esta u otra moneda, se evaluará el porcentaje indicado sin ninguna conversión de tipo de cambio), sin incluir otros elementos como impuestos o retenciones. Este porcentaje debe reflejar únicamente la intermediación pura y directa.

Ejemplo: Para la partida 5, al indicar en el campo SICOP “Precio unitario sin impuesto” un monto de $6,35, para este caso en específico, se tomará como 6,35% de porcentaje de intermediación, luego se indica el IVA, para que el sistema SICOP calcule un valor final, que para ejemplo sería de 7,176%.

 
C. Desglose de Precio (Estructura del precio) por cada línea: La persona oferente debe presentar el desglose de la estructura de precios para cada línea de la partida cotizada, para lo cual, podrán tomar de guía el “Anexo N°5 Desglose de precio (Estructura Precio)” con la estructura respectiva para cada partida.

Para las partidas 1, 2, 3 y 4.

Ejemplo Partida 1 y 2:

Partida N°x, Línea X
Rubros Valores Absolutos
(Sin iva) Valor Porcentual %
Costos Directos Total Mano de obra: ₡1.200,47 0,50%
Total Insumos: ₡220.886,30 92,00%
Total Subcontrataciones (si corresponde): $0 0%
Costos Indirectos Total Mano de obra: ₡1.200,47 0,50%
Total Insumos: ₡1.200,47 0,50%
Utilidad Total Utilidad: $16.684,19 6,95%

TOTAL (Sin iva): $240 093,40 100%

Ejemplo Partida 3 y 4:
Partida N°x, Línea X
Rubros Valores Absolutos
(Sin iva) Valor Porcentual %
Costos Directos Total Mano de obra: ₡1.200,47 0,50%
Total Insumos: ₡221.606,58 92,30%
Total Subcontrataciones (si corresponde): $0 0%
Costos Indirectos Total Mano de obra: ₡1.200,47 0,50%
Total Insumos: ₡1.200,47 0,50%
Utilidad Total Utilidad: $16.684,19 6,95%
Imprevistos Total Imprevistos ₡1.200,09 0,50%
TOTAL (Sin iva): $240 093,40 100%

Para la partida 5: se debe especificar únicamente el porcentaje de intermediación pura, sin incluir otros conceptos adicionales; es fundamental que el desglose de precios refleje exclusivamente la composición de este porcentaje, sin agregar impuestos aplicables a la compra ni otros costos adicionales. Dado que en esta línea el valor se expresa como un porcentaje, el número ingresado en la oferta debe interpretarse como su valor absoluto. A modo de ejemplo, tomando el monto porcentual del ejemplo anterior (6,35%), un posible desglose de precios para la Partida N°5 podría ser el siguiente:

Ejemplo Partida 5:

Partida N°5
Rubros Valores Absolutos
(Sin iva) Valor Porcentual %
Costos Directos Total Mano de obra: $0,13 2,05%
Total Insumos: $5,55 87,40%
Total Subcontrataciones (si corresponde): 0,00 0,00%
Costos Indirectos Total Mano de obra: $0,13 2,05%
Total Insumos: $0,13 2,05%
Utilidad Total Utilidad: $0,35 5,51%
Imprevistos Total Imprevistos $0,13 2,05%
TOTAL (Sin iva): 6,35 100%
D. Experiencia de la persona Oferente. La persona oferente debe contar con experiencia acorde al objeto contractual que se desea adquirir. Debe tener la capacidad de asesorar al INS para la adquisición de licencias, suscripciones y deberá demostrar experiencia comprobada en la instalación, configuración, implementación y puesta en marcha de servicios en la nube pública, tanto desde el punto de vista técnico, funcional.

Dicha experiencia debe ser acreditada con una declaración jurada por parte de la persona oferente.

• La persona oferente debe contar con al menos tres (3) contratos de servicios de nube pública referencias de clientes a quienes haya brindado servicios como IaaS, PaaS, SaaS, FaaS (Serverless Computing), CaaS, DBaaS, SECaaS, AIaaS, Big Data, STaaS, NaaS o CI/CD en entornos de nube pública, con una facturación mínima de $100.000,00 anuales y haber sido adjudicado en al menos una (1) licitación en SICOP relacionada con servicios en la nube pública. Tanto las referencias como la adjudicación deben corresponder a proyectos ejecutados en los últimos cinco (5) años, contados desde la fecha de apertura de ofertas.

• Debe contar con al menos dos (2) empresas nacionales, públicas o privadas diferentes a las cuales les haya vendido con cuantías mayor o similar a $500,000.00 anuales para contratos Enterprise Agreement (EA) y haber sido adjudicado en al menos una (1) licitación en SICOP relacionada con licenciamiento o suscripciones del fabricante Microsoft. Tanto las referencias como la adjudicación deben corresponder a proyectos ejecutados en los últimos cinco (5) años, contados desde la fecha de apertura de ofertas.

• En dicha declaración deberán incluir al menos la siguiente información:

1) Nombre de la empresa
2) Indicar el tipo de contrato.
3) Descripción del Servicio brindado
4) Fecha de inicio y conclusión del contrato. Si aún está vigente, indicar la fecha de conclusión prevista.
5) Monto anual por cada uno de los años del contrato.
6) Calidad y grado de satisfacción del cliente con el servicio prestado por la persona Oferente, por lo que en la carta deberá indicarse si el servicio fue recibido a entera satisfacción por el cliente, o algún otro calificativo sinónimo que permita determinar claramente que el servicio se recibió a satisfacción del cliente.
7) Nombre completo del personero del cliente responsable de verificar el cumplimiento de las obligaciones de la persona Oferente, dirección de correo electrónico, puesto que ocupa dentro de la empresa y número de teléfono, donde se pueda localizar, con el fin de que el Grupo INS pueda verificar la información.

• La declaración jurada debe ser emitida por el representante legal de la persona oferente.

• En caso de que la declaración jurada no incluya todos los elementos solicitados, la documentación será considerada incompleta, lo cual podrá conllevar la inadmisibilidad de la oferta, en caso de no ser subsanado.

• Solamente se contabilizarán las referencias de clientes de la persona oferente. Igualmente, se validarán las fechas de inicio o fin de las implementaciones y los datos de contacto, los cuales deben facilitar la comunicación directa con los clientes, no con el implementador (no es válido el número de la central telefónica de la compañía ni correos que no permitan la recepción de respuestas, por ejemplo, correos genéricos de la empresa), así como las fechas de inicio y fin de utilización de la herramienta por parte del cliente de la persona oferente. Los datos se deben presentar completos, legibles y en idioma español.

E. Personal y certificaciones de la persona oferente: Para atender dudas, consultas y asesorías contractuales, funcionales o técnicas especializadas en licenciamiento o servicios de nube la persona oferente deberá tener un mínimo de personal disponible de acuerdo con los siguientes requisitos.

Para la partida 1, 2, 3 y 4 la persona oferente deberá contar con el equipo de trabajo propuesto, con un mínimo de tres (3) especialistas de al menos 2 años de experiencia en licenciamiento Microsoft on-premise y suscripciones. Entre estos especialistas deberán contar con las siguientes certificaciones, donde cada especialista debe tener al menos una de las siguientes y siendo posible que un especialista tenga más de una. Las certificaciones requeridas son:

• Microsoft 365 Enterprise Administrator Expert
• Microsoft 365 Administrator Associate
• Power Platform Functional Consultant Associate
• Dynamics 365 Functional Consultant

Además, debe aportar un (1) recurso capacitado en Microsoft Commercial Licensing, demostrable mediante algunos de los siguientes: Certificados, Cursos internos Microsoft, Partner Learning Path o Cartas del fabricante.

Para la partida 5 la persona oferente deberá contar con el equipo de trabajo propuesto, con un mínimo de dos (2) especialistas con un mínimo de 2 años de experiencia en servicios de Nube Azure y CSP. Entre estos especialistas deberán contar con las siguientes certificaciones, donde cada especialista debe tener al menos una de las siguientes y siendo posible que un especialista tenga más de una. Las certificaciones requeridas son:

• Microsoft Certified: Azure Solutions Architect Expert,
• Microsoft Certified: Azure Security Engineer – Associate
• Microsoft Certified: Azure Administrator – Associate

Lo anterior, para todas las partidas, es necesario adjuntar los documentos de certificación emitidos por el fabricante correspondiente de cada uno de los especialistas. Para todos los casos anteriores, las certificaciones se deben encontrar vigentes. Se verificará el cumplimiento por medio de la presentación.

F. La persona oferente deberá completar y describir ampliamente mediante el “Anexo N°8 Descripción de los productos y servicios”, en su oferta toda la información técnica, funcional y alcance de los productos que se incluyen en las partidas de 1 hasta la 5, incluyendo aspectos como métrica de licenciamiento o consumo, modelo de consumo de la métrica de licenciamiento, factor de conversión, términos y condiciones de uso de los productos, así como las guías técnicas del producto y licenciamiento, así como toda aquella información que considere relevante. Estos servicios deben ser detallados con documentación oficial, no se aceptarán enlaces o links (se deben adjuntar los documentos en la oferta).

G. Patente Municipal: En el caso de las personas oferentes nacionales, deben aportar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar una certificación o el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe ser atinente a la relación contractual y estar a nombre de la persona oferente, o bien presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.

H. Términos y condiciones: La persona oferente debe aportar los documentos de términos y condiciones de uso del Contrato Enterprise Agreement (EA) y Cloud Solution Provider (CSP), además debe indicar expresamente que los documentos de propuesta con los términos y condiciones de uso del servicio ofertado no son contrarios a las condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones y que al presentar la oferta están aceptando dichas condiciones de manera invariable.

Los productos adquiridos y los términos aceptados en el presente pliego de condiciones no afectarán las condiciones previamente acordadas para otros productos o servicios adquiridos al mismo fabricante mediante otras contrataciones y viceversa. Adicionalmente, dichos términos y condiciones permanecerán invariables durante toda la vigencia del contrato. Una vez aceptados por el INS, estos términos y condiciones regirán de forma invariable

En caso de que los documentos aportados contengan o referencien enlaces a otros documentos deberán ser aportados como documento, así mismo ante la omisión de alguno de estos documentos, el Grupo INS no se dará por enterado de dichas condiciones o políticas y por ende no estará en obligación de brindar cumplimiento a los mismos.

I. Entregables: La persona oferente deberá presentar una declaración jurada donde manifieste expresamente:

• Acepta lo definido en el presente pliego de condiciones y sus anexos, así como la normativa vigente.

• Posee la capacidad financiera, las competencias técnicas y la experiencia suficiente para ejecutar satisfactoriamente el objeto de la contratación.

J. Ejecutivo de Convenio: La persona oferente deberá indicar y designar el ejecutivo de cuenta para la atención de consultas, administración y gestión del convenio, para lo cual debe aportar la siguiente información:

• Nombre y apellidos del(os) contacto(s).
• Número de cédula.
• Número de teléfono celular, teléfono fijo y extensión.
• Indicar cuál es el rol del ejecutivo de convenio a efectos de canalizar rápidamente las gestiones requeridas.
• Dirección de correo electrónico con el dominio de la empresa o de comunicación entre proveedor y Grupo INS. No se permiten cuentas de correo electrónico gratuitas debido a que, al remitir correos en bloque, en ocasiones algunos servidores registran o identifican las direcciones de correos gratuitos como basura (spam).
• Indicar si posee cuenta de Teams y correo electrónico asociado.

K. Soporte técnico de la persona oferente y fabricante: La persona oferente deberá aportar mínimo dos canales de comunicación considerando prioritariamente chat y teléfono (en idioma español) para generar solicitudes de servicio al cliente, así como el procedimiento para presentar dichas solicitudes.

La persona oferente deberá aportar la siguiente información con respecto al servicio de soporte técnico que se estará brindando.

• Deberá indicar expresamente, para el fabricante y la persona adjudicataria como responsables del soporte técnico, la siguiente información para cada uno de ellos (fabricante y persona adjudicataria):

Canal 1: _________________________________________________
Canal 2: _________________________________________________
Canal n: _________________________________________________

• Confirmar el horario de atención del fabricante para el INS, garantizando la disponibilidad de este servicio bajo la modalidad 24/7, en idioma español.

• Indicar el procedimiento detallado para presentar dichas solicitudes de servicio, en los canales indicados anteriormente, brindado por la persona adjudicataria, como por el fabricante.

Fabricante:
Canales Procedimiento para presentar solicitudes de soporte técnico Horario de Atención
Canal 1
Canal 2

Persona Oferente:
Canales Procedimiento para presentar solicitudes de soporte técnico Horario de Atención
Canal 1
Canal 2

L. Deberá ser aportado al momento de la presentación de la oferta y formará parte integral de la misma los documentos con los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA) con la categorización de incidencias, tiempos de respuesta a solicitudes de servicios y tiempos de respuesta para la aplicación de soluciones alternativas, establecidos por el fabricante (Microsoft) para el servicio de soporte técnico que brinda a la plataforma para servicios de licenciamiento on-premise, suscripciones y servicios de Nube, los cuales serán los que rijan durante la vigencia de esta contratación. No se aceptan enlaces de sitios web, el documento debe ser aportado al momento de presentar la oferta.

En caso de resultar persona adjudicataria deberá comprometerse a presentar una guía en idioma español que explique el alcance de cada documento aportado.

M. Conciliación anual True-Up: La persona oferente deberá indicar procedimiento a seguir a efecto de que el INS en tiempo y forma, pueda realizar la declaración anual de licencias o servicios utilizados.

N. Índice de Precios: De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

En caso de que aporte índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

a) País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)
b) Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.

c) Ente público competente que divulga el índice.

d) Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

2. La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

3. En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.

4. Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona Oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde la persona oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos de su estructura.

O. La persona oferente deberá manifestar expresamente en su oferta, que se compromete a establecer un plan contingente para la prestación del servicio, ante cualquier desastre natural o incidentes que puedan poner en riesgo la continuidad del servicio contratado.

Asimismo, en caso de resultar persona adjudicataria; deberá remitir el o los planes a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la formalización. La Unidad Usuaria; podrá remitir sus observaciones en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción al contratista en aquellos aspectos que se consideren necesarios; ajustes que deberá realizar el contratista o bien generar una contrapropuesta a la Administración durante los dos días hábiles siguientes después de recibidas las observaciones de la Administración.

Lo anterior sin perjuicio de que ambas partes se reúnan para conciliar un plan de acción, esto sin costo adicional para el INS.

De conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones y anexos.

III. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Como persona oferente deberá entenderse persona jurídica.

B. Con la sola presentación de la oferta, la persona oferente garantiza todo lo establecido en este pliego de condiciones y sus anexos.

C. En todos los costos de la oferta debe incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA). En caso de que alguno de los ítems indicados en la oferta se encuentre exento del pago de dicho tributo, presentar el documento correspondiente que certifique dicha exención o referirse a la normativa que la confiere y refundir esta disposición en los requisitos de la persona oferente.

D. La persona oferente será responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que aplique en el territorio nacional o fuera de este. Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, a las administraciones contratantes realizará la retención correspondiente del impuesto sobre la renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle en la actualidad se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la ley del impuesto sobre la renta o cualquier otra normativa vigente sobre el tema.

E. Aspectos Subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.

F. Cotización del servicio: La persona oferente está obligado a cotizar todo el objeto. Se prohíbe la cotización parcial de la partida.

La oferta económica debe contemplar todos los costos asociados e impuestos incluidos:

• Honorarios.
• Viáticos, transporte, seguros, entre otros.
• Gastos administrativos.
• Derecho de uso de los productos y servicios del fabricante Microsoft.
• Preparación y entrega de toda la documentación requerida y en los medios enunciados.
• Impuestos (el precio ofertado debe incluir todos los impuestos que le apliquen).
• La persona oferente debe detallar cualquier aspecto no previsto por el INS necesario para la implantación exitosa de la solución e indicarlo en su oferta.
• La persona oferente deberá considerar que cualquier otro costo en que incurra durante la ejecución del contrato, estará incluido en el precio de su oferta económica y así será considerado por el INS.
• Cualquier otro aspecto no contemplado por el INS y que sea necesario para implantar exitosamente la solución. Lo debe indicar expresa y detalladamente la persona Oferente.

G. Cláusula de ciberseguridad: La persona oferente debe considerar aquellos temas regulatorios que, debe cumplir el INS como parte de la legislación aplicable, entre los cuales se puede mencionar y sin limitarse a:

• Política de gestión de Seguridad de la Información y Ciberseguridad del Grupo INS.
• Política sobre transparencia, confidencialidad, acceso, clasificación y manejo de la información del Grupo INS.
• Política de gobernanza de la información.

H. El INS se reserva el derecho de contactar y verificar lo que corresponda con el fin de constatar la fidelidad de la información de la oferta. Si la Administración detecta que alguna información entregada es falsa o inexacta, procederá a descalificar a dicha persona oferente del presente proceso de contratación.

I. Plazo de entrega: La persona oferente tiene como plazo máximo de entrega 3 días hábiles para todas las partidas. Para todos los efectos legales se tendrá por iniciado el plazo de entrega el día hábil siguiente a la notificación de la Orden de Pedido en la plataforma SICOP y concluirá con la recepción a satisfacción de los productos o servicios, así como los respectivos entregables.

Para efectos de esta contratación, el plazo de entrega comprenderá, como mínimo los siguientes entregables, según aplique: certificado de licenciamiento, certificado de Servicios de Nube Pública, medios de instalación y claves de activación. El plazo se considerará cumplido únicamente cuando el INS reciba a satisfacción la totalidad de los entregables, de manera completa, correcta y conforme al pliego de condiciones.

Para las prórrogas de los años 2, 3 y 4 se debe realizar por parte de la persona adjudicataria la entrega completa y correcta de los entregables indicados anteriormente para su respectiva renovación. Para lo cual, el plazo máximo de entrega será de 3 días hábiles, será de acatamiento obligatorio durante la ejecución contractual y para todos los efectos se tendrá por iniciado al día siguiente de la notificación de renovación por parte del INS.

J. Validez de Certificaciones y Experiencia Corporativa: Las certificaciones, experiencia, competencias y requisitos de las personas oferentes, así como las de los especialistas de sus equipos de trabajo, serán válidos tanto si son de la misma persona oferente o si son de las corporaciones a la que las personas oferentes pertenecen.

K. El INS se reserva el derecho de realizar o utilizar otras contrataciones, para adquirir servicios de nube o suscripciones diferentes a los indicados, cuando los requerimientos técnicos o legales necesarios para una determinada necesidad Institucional no puedan ser satisfechos apropiadamente por medio de esta contratación

L. Contradictorio: El contradictorio es un acto mediante el cual la persona oferente tendrá la oportunidad de exponer a la Administración todas las inquietudes, solicitudes de aclaración y otras cuestiones relacionadas con el servicio a contratar.

Dicho contradictorio se realizará de forma virtual, para lo cual, los interesados en participar en el mismo deben remitir -antes del mediodía del tercer día hábil contado a partir de la fecha de la publicación- al correo hrojasr@grupoins.com la siguiente documentación:

 Nombre del representante legal o persona que participará del contradictorio.
 Copia de la cédula de identidad de la persona que participará del contradictorio. En caso de no ser el representante legal, debe adjuntar también copia del documento de identificación de este último. Se brindará acceso a máximo dos personas por persona oferente.
 Personería jurídica. Si el participante no es representante legal, debe aportar adicionalmente el poder que lo faculte a participar en dicha actividad.
 Indicar el nombre de la persona oferente, así como un correo y número de teléfono al cual se les pueda contactar.

La fecha del contradictorio será cinco (5) días hábiles posteriores a la publicación del concurso.

No obstante, para dar mayor dinamismo al acto, es deseable que las personas oferentes remitan sus observaciones del pliego de condiciones como solicitudes de aclaración, a más tardar un (1) día hábil antes del contradictorio. Asimismo, se requiere que, para tal propósito, el día del contradictorio los interesados hayan analizado la totalidad de los aspectos del pliego de condiciones y sus anexos, con el objetivo de entrar a conocer de forma puntual las inquietudes y aclaraciones respectivas.

Para efectos de orden y puntualidad, se agradece que los participantes se conecten al menos cinco (5) minutos antes de la hora prevista. Una vez iniciada la sesión, si alguna posible persona oferente ingresa, el INS se reserva el derecho de no volver a tratar temas ya evacuados en el contradictorio.

La asistencia a este acto correrá bajo la responsabilidad exclusiva de cada persona oferente. En este acto se levantará un acta que se documentará en el expediente de la presente contratación.

M. Rango de tolerancia: La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia definido en el “Memoria Cálculo Razonabilidad (Rango Tolerancia) Microsoft Convenio Marco.xlsx” para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

N. Completitud de la oferta: Las ofertas deben ser completas, es decir, se debe ofertar todas las líneas de este pliego de condiciones. La persona oferente deberá indicar en su oferta los precios de los productos y servicios requeridos. Estos precios serán ciertos y definitivos durante la vigencia del contrato. No se permitirá la cotización parcial de las partidas indicadas, razón por la cual, la no cotización de alguna de estas partidas en su totalidad será causal para desestimar la oferta

Es importante que el orden o numeral de las respuestas en la oferta, se ajuste al orden de la numeración definida en el presente pliego de condiciones, así como al nombre y numeración de cada uno de sus anexos.

Así mismo, es indispensable la completitud al 100% de la información solicitada en cada anexo del presente pliego de condiciones, a excepción de los anexos que son de carácter informativo (Anexo N°1, N°3, N°4, N°7).

O. Moneda: La persona oferente podrá cotizar en la plataforma SICOP en cualquier moneda de curso legal en Costa Rica.