SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE UNIDADES DE POTENCIA ININTERRUMPIDA (UPS)

1.1.             Requisitos del oferente

• El oferente debe ser representante o partner (socio) autorizado en el país por el fabricante Liebert (Vertiv) para brindar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos UPS, así como a los diferentes componentes de los equipos y modelos específicos indicados en el Anexo II del pliego de condiciones. Para estos efectos el oferente deberá presentar una nota o carta emitida por el fabricante, en la cual debe indicarse claramente el alcance de la representación otorgada. Como mínimo, dicha representación deberá contemplar acceso a talleres o centros de servicio autorizados por el fabricante, autorización para la ejecución del servicio técnico solicitado tanto preventivo como correctivo y demostración de capacitación técnica por parte del fabricante al personal técnico del oferente que brindará el servicio requerido. La nota o carta no podrá tener más de tres meses de emitida con respecto a la fecha de apertura de las ofertas.
• El oferente debe contar con al menos cinco (5) años de experiencia en el mercado nacional o regional, demostrables en la entrega de servicios iguales o superiores al objeto de esta contratación, para lo cual deberá aportar una declaración jurada que así lo haga constar; dicha experiencia podrá confrontarse, además, contra la fecha de inscripción de la empresa.
• El oferente deberá demostrar, durante los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de apertura de las ofertas, experiencia en la prestación de al menos cinco (5) servicios iguales o superiores al objeto requerido, mediante la entrega de al menos cinco (5) cartas o certificaciones emitidas por instituciones o empresas del mercado nacional y/o internacional en las cuales brindó los servicios. Para efectos de esta contratación, se entenderán como servicios iguales o superiores aquellos brindados sobre UPS con capacidades iguales o superiores, en KVA, a las indicadas en el Anexo II, por lo que no se aceptará comprobación de experiencia con servicios a UPS con capacidades en KVA inferiores a las indicadas en dicho anexo. Cada carta o certificación emitida por la empresa receptora del servicio debe incluir al menos la siguiente información:

• El nombre de la empresa o institución a la que se le presta(ó) el servicio.
• La descripción general del servicio ofrecido para corroborar que sea (fue) igual o superior al objeto de la contratación, así como la capacidad en KVA del(os) equipo(s) a los que se brinda(ó) el servicio indicado.
• El grado de satisfacción del cliente que recibe(ió) el servicio.
• El periodo (mes y año) en que se ejecutó el servicio o si se mantiene vigente el servicio (vigencia del contrato).
• El nombre del contacto con conocimiento técnico en la empresa que supervisa(ó) el servicio.
• El número telefónico y correo electrónico donde ubicar al contacto de la empresa.
• Cuando resulte aplicable, el número de contratación en SICOP mediante la cual le fue adjudicado el servicio igual o superior al objeto de la contratación.
  • La OPC-CCSS se reserva el derecho de verificar las referencias aportadas a partir de los datos de contacto y en caso de detectarse información falsa, se consignará en el informe y se procederá a descartar la oferta.
  • Para aquellas referencias en las cuales, luego de ser contactada la empresa o institución que recibió el servicio, se determine que este no fue recibido a satisfacción, la referencia no será considerada para acreditar la experiencia solicitada en el pliego de condiciones.
  • El oferente deberá contar con un servicio de atención de incidentes para el reporte y atención de averías, incidentes o emergencias relacionadas con los sistemas de potencia ininterrumpida (UPS) objeto de esta contratación, con disponibilidad las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana, los trescientos sesenta y cinco (365) días del año.
  • Dicho servicio deberá permitir un tiempo de respuesta inicial (primer contacto) no mayor a una (1) hora y un tiempo de resolución de la avería, incidente o emergencia no mayor a dos (2) días hábiles, salvo que, por la naturaleza de la falla, disponibilidad de repuestos, diagnóstico técnico o condiciones no imputables al contratista se requiera un plazo mayor, lo cual deberá ser debidamente justificado por escrito ante la OPC-CCSS. Para la atención del punto, el oferente debe presentar una declaración jurada en la que haga constar el cumplimiento de este aspecto de admisibilidad.

1.2.             Requisitos del personal técnico del oferente

• El oferente debe garantizar que cuenta con personal técnico idóneo, con experiencia y capacitado por el fabricante para brindar los servicios objeto de esta contratación, con las certificaciones respectivas que acreditan que el personal propuesto cuenta con el conocimiento necesario para la correcta gestión de los mantenimientos que se requieran durante la prestación del servicio. En este sentido, el perfil del recurso humano propuesto deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes condiciones:

• Contar con al menos dos (2) técnicos para la prestación del servicio requerido.
• Cada técnico propuesto debe contar con al menos cuatro (4) años de experiencia en la prestación de servicios iguales o superiores al requerido, relacionados con mantenimiento preventivo y/o correctivo de unidades de potencia ininterrumpida UPS.
• Cada técnico propuesto debe contar con formación técnica académica en alguna de las siguientes especialidades: electricidad, electrotecnia, electromecánica, electrónica, mantenimiento industrial u otras afines directamente con el objeto de la contratación.

 

• Para los técnicos propuestos el oferente debe entregar copia del título de la carrera afín solicitada emitido por un colegio técnico profesional, Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), por una institución educativa reconocida por el Ministerio de Educación Pública de Costa Rica (MEP) o institución superior (en caso de formación universitaria).

 

• Para el caso de títulos emitidos en el extranjero se solicita al oferente aplicar el ordenamiento jurídico vigente; dicho esto, es importante aclarar que los títulos o documentos emitidos en el exterior se considerarán válidos en el tanto cumplan con el requisito de legalización contemplado en el artículo 294 de la Ley General de la Administración Pública o en su caso con la apostilla, según el Convenio de la Haya sobre la Apostilla de 5 de octubre de 1961, vigente en Costa Rica a partir del 14 de diciembre de 2011 por lo que se solicita remitir la información respectiva.

 

• El personal técnico propuesto deberá contar con certificados de capacitación o certificación emitida por el fabricante, en donde se evidencie que posee formación técnica de fábrica para la atención de los equipos indicados en el Anexo II del presente pliego de condiciones.
  • El oferente debe incluir en la oferta de servicio, para efectos del análisis de la oferta y de la aplicación del sistema de evaluación, una tabla con la información de cada persona que integre el equipo de trabajo con los siguientes campos para efectos comparativos de las ofertas y poder validar que los funcionarios propuestos cuentan con las certificaciones y formación idónea requerida para brindar el servicio a todos los equipos incluidos en el alcance del contrato:
• número de documento de identificación
• nombre completo del funcionario
• cantidad de años de experiencia del funcionario
• nombre de la(s) empresa(s) a la(s) que se brindó el servicio igual o superior al solicitado
• descripción general del servicio entregado y sus alcances para corroborar que sea igual o superior al objeto de la contratación en los que haya laborado el personal técnico propuesto
• el periodo en que se ejecutó o ejecuta el servicio (fecha de inicio y fecha de conclusión del contrato o vigencia de este)
• nombre del contacto con conocimiento técnico de la empresa que supervisó o supervisa el servicio
• número telefónico y/o correo electrónico donde ubicar al contacto de la empresa
• nombre de los títulos y certificaciones que posee el funcionario aplicables al servicio (solo de aquellos funcionarios que brindarán los servicios producto de esta contratación durante la vigencia del contrato de servicio)
  • En el caso de que el personal propuesto no se encuentre en planilla deberá ser declarado subcontratista, además entregar una carta de compromiso de este mediante la cual asume el compromiso de trabajar en el desarrollo de las funciones que se demanden a partir de la ejecución contractual y cumplir con las condiciones de subcontratación que establece la Ley de Contratación Pública.
  • El oferente deberá incluir como parte integral de la oferta de servicio, copia de todos los títulos y/o certificados de formación técnica aplicables que acrediten el grado académico de cada uno de ellos, así como el cumplimiento de la totalidad de aspectos definidos en el apartado de Requisitos del personal técnico del oferente.
  • Para la ejecución del servicio, el oferente debe conformar un equipo de trabajo, siendo la cantidad mínima aceptable de un (1) técnico para la ejecución del servicio en sitio. Además, para atender y dar seguimiento a problemas que se originen posterior a la prestación del servicio de mantenimiento preventivo bimestral, el oferente deberá contar con personal técnico dedicado a brindar soporte. Lo anterior sin perjuicio de la disponibilidad para la atención de averías, incidentes o emergencias establecida en el apartado Requisitos del oferente. El oferente deberá incluir en su oferta una declaración jurada que haga constar la aceptación del punto indicado.

1.1.             Sobre la adjudicación

• La línea definida en este pliego de condiciones será adjudicada en su totalidad a un solo oferente debido a la necesidad institucional de coordinar la ejecución del contrato con un único contratista.

1.2.             Estudio de ofertas

• Para el estudio de ofertas se elegirán a las primeras tres (3) ofertas a partir de los factores de calificación, lo que significa que las demás ofertas no serán analizadas. En caso de que ninguna de las primeras tres ofertas cumpla con los requerimientos del pliego de condiciones, se procederá a revisar y estudiar a las siguientes ofertas hasta determinar la selección de las tres mejores ofertas presentadas.
• La Administración realizará los estudios legales, técnicos y financieros necesarios, según artículo 90, punto 3, inciso c) del RLGCP), respectivos.

1.3.             Vigencia de la oferta

• La oferta debe mantenerse vigente por el plazo mínimo de 45 (cuarenta y cinco) días hábiles, contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas.

1.4.             Vigencia del contrato

• El plazo de esta contratación es de un (1) año y podrá ser prorrogado hasta tres (3) años adicionales hasta un máximo de cuatro (4) años. Dado lo anterior los oferentes deben contemplar dentro de sus propuestas el plazo eventual y las prórrogas del contrato para efectos del monto anual a ofertar.

1.5.             Precio

• El precio debe contemplar todos los impuestos vigentes a la fecha de esta contratación, el oferente debe tomar en cuenta que la OPC-CCSS no se encuentra exenta del pago de ningún tipo de impuestos.
• De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el artículo 102 de su Reglamento se deberá detallar con el precio cotizado un desglose porcentual del precio, según como se detalla en la siguiente tabla de estructura de precios:

Tipo de costo	Componente	Monto ¢	Porcentaje	Monto $	Porcentaje	Total ¢	%	Índice de precios asociado para reajustes de precios
Costos Directos	Mano de obra	¢	% CDm					ISMN del BCCR
	Insumos	¢	% CDi					IPP-S del BCCR
	Subcontratos	¢	% CDs					IPC del BCCR
Costos Indirectos	Mano de Obra	¢	% CIm					del BCCR
	Insumos	¢	% Cli					IPC del BCCR
Imprevistos	Imprevistos	¢	% Imp
Utilidad	Utilidad	¢	% U
Total	Total	Sub Total,	100%
IVA			13%
Total, IVA incluido			113%

Nota: Los índices propuestos aplican para ofertas en colones.

• El oferente debe cotizar el costo por cada ciclo bimestral y el costo total anual de mantenimiento preventivo/correctivo para cada uno de los equipos descritos en el Anexo II.
• La oferta económica deberá identificar de forma separada el precio correspondiente al servicio de mantenimiento preventivo/correctivo de cada equipo UPS.
• Los costos incluidos en la estructura de precios son una propuesta y el oferente debe considerar los costos que mejor se ajusten al objeto de la contratación. La definición de los conceptos de costos incluidos en la estructura del precio se presenta a continuación:

• Costos directos de los insumos: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, materias primas, así como equipos, maquinaria, herramientas y las depreciaciones y seguros de éstos, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos directos de mano de obra: son los costos necesarios para materializar el objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.
• Costos directos por subcontrataciones: son los costos en los que incurre el contratista por concepto de subcontrataciones con terceros, para la realización de labores o trabajos especializados requeridos para materializar el objeto contractual, de conformidad con lo regulado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y el artículo 133 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.
• Costos indirectos de los insumos: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de materiales, equipos, herramientas, depreciaciones y seguros de edificios, vehículos y equipo de oficina, costos financieros, pago de servicios públicos, entre otros.
• Costos indirectos de mano de obra: son los costos requeridos para la administración del objeto contractual en los que incurre el contratista por concepto de salarios y remuneraciones de su personal directivo, técnico, de soporte y administrativo, entre otros, así como los costos de las cargas sociales, prestaciones legales y obligaciones laborales correspondientes.

Nota: Si el oferente lo considera necesario podrá desglosar los insumos en tantos insumos diferentes considere necesario.

• De considerar el oferente que al futuro contrato podría serle aplicable el reajuste o la revisión de precios de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 del RLGCP, deberá́ aportar junto con la oferta la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio.

 

• En el caso de ofertas que contemplen la cotización en colones y cualquier otra moneda, se deberán indicar los índices elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos, y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio y los valores absolutos de la estructura de precio. La pertinencia de lo anterior será verificada por parte de la Administración.
• Excepcionalmente, en caso de que no exista un índice oficial del país de origen de determinado costo directo o indirecto, las partes podrán demostrar las variaciones de ese costo, mediante el método analítico-documental. Esto tomando en consideración la diferencia en el precio del insumo o servicio entre el día de la compra y el día de la presentación de la oferta, ello con base en documentación probatoria válida y pertinente, que desde la oferta se haya presentado en caso de ser necesario.

1.6.             Razonabilidad del precio

• De acuerdo con el artículo 44 del Reglamento de Contratación Pública, se realizó un estudio de mercado a partir del cual se incluye como referencia el promedio de los precios de las cotizaciones recibidas y el banco de precios de SICOP para efectos del análisis de razonabilidad de los precios que exige el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública, N.º 9986.
• Por ello se considerará que el precio ofertado es razonable si se encuentra dentro del rango de tolerancia del +5% y -12% del precio promedio general del estudio referencial de precios, en el tanto se busca fomentar la competencia dentro de los rangos de razonabilidad, se detalla a continuación el rango de tolerancia:

COSTO ANUAL PROMEDIO	+5%	-12%
₡3,400,869.76	₡3,570,913.25	₡2,992,765.39

• De acuerdo con lo anterior en caso de que el precio ofertado se encuentre por encima o por debajo del rango de tolerancia establecido, se analizará según lo indicado en el artículo 44 inciso b) y se considerará lo dispuesto en el artículo 106 del Reglamento.
• En caso de ofertas que no se encuentren dentro del rango de razonabilidad de precios indicado, el oferente podrá emitir desde la presentación de la oferta el análisis y justificación de razonabilidad que establece el artículo antes mencionado.

 

 

 

1.7.             Presupuesto detallado

• De acuerdo con el artículo 42 de la LGCP y el 103 de su Reglamento, el presupuesto detallado, deberá ser presentado únicamente por el contratista dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. Lo anterior, aplica para cualquier modalidad de cotización y tipo de contrato.

1.8.             Reajustes o revisiones de precios

• La presente contratación está sujeta al mecanismo de revisión de precios regulado en el artículo 43 de la Ley General de Contratación Pública, los artículos 107, 108 y 109 de su Reglamento, así como lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios (Decreto Ejecutivo N.º 44937-H-MICITT-MIDEPLAN), en adelante RRPP. La finalidad es garantizar el mantenimiento del equilibrio económico del contrato frente a variaciones en los costos directos e indirectos que se presenten durante la ejecución del objeto contractual.
• Las condiciones para llevar a cabo el reajuste de precios de conformidad con el artículo 5 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios serán:

1. Le corresponderá a la OPC-CCSS resolver sobre el reconocimiento de los reajustes o de las revisiones de precios, según se demuestren variaciones en los costos directos e indirectos, de conformidad con los análisis, el sustento suficiente y pertinente para su determinación y con base en la estructura de precio, el presupuesto detallado, los índices de precios oficiales o la documentación probatoria, según corresponda, la programación de la ejecución del contrato, entre otros documentos contractuales.
2. La OPC-CCSS también llevará un control de las variaciones de los costos de los contratos que han sido aprobadas, con el objetivo de gestionar los reajustes de precios cuando los costos bajen.
3. El derecho a que se reajusten y revisen los precios del contrato, según corresponda, surge a partir de la fecha de la presentación de la oferta o de la fecha en que se aprueba una modificación.
4. Las partes tendrán la obligación de aportar la documentación probatoria e información pertinente, con el propósito de asegurar la adecuada determinación del reajuste o la revisión de precios.
5. Para la determinación del reajuste de precios y la revisión de precios, el cronograma de trabajo vigente se constituye en la herramienta de control del avance de las actividades ejecutadas del contrato, que permitirá verificar periódicamente el cumplimiento de los tiempos programados para su ejecución.
6. Los cálculos de la revisión de precios se harán con base en las valoraciones de pago por la entrega de los bienes o por la prestación de los servicios aprobadas por la Administración, conforme a los índices de precios del mes calendario de la presentación de la oferta y las cantidades planificadas e índices correspondientes al mes calendario conforme a la ejecución establecida en el cronograma vigente, cuando corresponda.
7. Si el contratista se atrasa en la entrega del bien o la prestación del servicio por su única y exclusiva responsabilidad, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones se utilizarán los valores de los índices de precios de los meses calendarios que originalmente se consignaron en dicho cronograma.
8. Si el contratista se adelanta en la entrega del bien o la prestación del servicio, según el mes calendario dispuesto en el cronograma vigente, para el cálculo de las revisiones de precios se utilizarán los valores de los índices de precios del mes calendario en que efectivamente se entregaron los bienes o se prestaron los servicios.
9. La valoración de pago aprobada por la Administración será utilizada como base para determinar la revisión de los precios.
10. El derecho al reajuste y revisión de precios concluye con el finiquito contractual, siendo que el finiquito impide reclamos futuros.
11. No serán objeto de reajuste ni de revisión la utilidad ni el rubro de imprevistos en los contratos de obra pública, de bienes y de servicios.

1.9.             Plazo y lugar de entrega

• El oferente se compromete a iniciar la prestación del servicio ofertado de mantenimiento preventivo, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, operando conforme los alcances y condiciones definidas en el pliego de condiciones, a entera satisfacción por parte del responsable técnico de la contratación, a partir de la entrega de la orden de inicio.
• La realización de los servicios será en las instalaciones de la OPC-CCSS, ubicadas en Oficentro Dent, en Barrio Dent, San Pedro de Montes de Oca, 200 metros oeste y 200 metros norte de la esquina noreste del Mall San Pedro.

 

 

 

 

• El horario regular para la prestación del mantenimiento preventivo y actividades programadas será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., según sea la necesidad del negocio y el cronograma de trabajo que de previo se defina entre las partes. Dicho horario podrá verse ampliado cuando deban ejecutarse actividades fuera del horario regular, con el fin de evitar afectaciones a los procesos de negocio. Además, en caso de presentarse algún fallo crítico que afecte la continuidad o integridad del negocio, la atención podrá realizarse fuera del horario regular o en horario extraordinario, según la naturaleza del evento.
• Adicionalmente, el contratista deberá presentar un plan de mantenimiento anual conforme a lo establecido en el Anexo I, apartado 4. Consideraciones Técnicas.

1.10.         Cronogramas de trabajo

• El contratista elaborará un cronograma preliminar con las fechas acordadas, en el que se establecerán los entregables para la ejecución contractual con las respectivas duraciones, holguras, dependencias, según corresponda. Dicho cronograma preliminar deberá obtener la "no objeción" por parte de la Administración previo a la formalización contractual, en un máximo de cinco días hábiles a partir de su presentación.
• El contratista entregará, en los tres días hábiles posteriores a la notificación oficial de la orden de inicio, un cronograma inicial, con las fechas acordadas entre las partes, en el que se establezcan de manera explícita las fechas planificadas de inicio y de finalización de la prestación de los servicios, así como la inclusión de cualquier otro ajuste necesario y debidamente justificado, todo conforme con la fecha notificada del inicio de la ejecución contractual, establecida en la orden de inicio u orden de pedido, según corresponda. Dicho cronograma deberá obtener la no objeción por parte de la Administración previo a iniciar la ejecución contractual, en un máximo de tres días hábiles a partir de su presentación. Con esta no objeción se oficializará este cronograma para todos los efectos contractuales.
• Cronograma vigente con las fechas acordadas: el cronograma inicial deberá ser actualizado, según corresponda, y deberá obtener las "no objeciones" otorgadas por la Administración.
• Cuando los cronogramas presentados no reciban la “no objeción” por parte de la OPC-CCSS, aplicará lo dispuesto en el artículo 44 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

 

1.11.         No objeción

• De conformidad con el artículo 103 del Reglamento a la LGCP, el contratista deberá aportar, dentro de un plazo máximo de ocho (8) días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación el presupuesto detallado.
• Por otra parte, de acuerdo con el artículo 8 del Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra Pública y la Revisión de Precios en los Contratos de Bienes y Servicios, el contratista deberá entregar un cronograma de trabajo y se designa al Administrador del contrato como encargado de emitir la “no objeción” de:

1. El cronograma preliminar, inicial y sus eventuales actualizaciones.
2. La pertinencia de los índices de precios y la documentación probatoria presentada.
3. El presupuesto detallado y su concordancia con la estructura del precio.
   • El encargado de emitir la “no objeción” será el encargado de velar por la correcta aplicación de esta cláusula y del régimen de revisión de precios.
   • Es importante considerar que el cronograma de trabajo que contempla las fechas acordadas por las partes en los contratos de bienes y servicios y de sus actualizaciones, deberá contar con la “no objeción”, así como los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, según corresponda.
   • La OPC-CCSS contará con un plazo de cinco (5) días hábiles para revisar y resolver sobre la pertinencia del cronograma y emitir la respectiva no objeción. En caso de devolución, el contratista dispondrá de tres (3) días hábiles para corregir y reenviar el cronograma, y la Administración de otros tres (3) días hábiles para su resolución definitiva.

1.12.         Forma de pago

• La OPC-CCSS cancelará contra factura, de conformidad con el servicio entregado, la recepción del informe de labores respectivo por periodo y el visto bueno del responsable de la contratación. La moneda de pago será la adjudicada.
• La factura y el informe de labores deberán identificar de forma separada los servicios ejecutados y el monto correspondiente a cada uno de los equipos incluidos en el periodo de cobro.
• Se deberá gestionar el pago mediante el Sistema de Compras Públicas SICOP a nombre de la Operadora de Pensiones Complementarias y de Capitalización Laboral de la CCSS, S.A, cédula jurídica 3-101-271020.
• El contratista debe enviar las facturas electrónicas al correo facturas@opcccss.fi.cr.
• La OPC-CCSS realiza la proyección de pagos respectiva una semana antes, para cancelar facturas los jueves de cada semana, el corte para recepción de facturas y proyección de pagos se realiza los jueves al medio día.
• Se reitera que la OPC-CCSS no se encuentra exenta de impuestos.

1.13.         Administrador del contrato

• El ingeniero Luis Fernando Vargas Díaz, jefe del área de Tecnologías de Información, será el responsable técnico y administrador de la contratación por parte de la OPC-CCSS, así como de verificar la correcta ejecución de esta contratación, por lo cual dará su aprobación de que el servicio se ha recibido a total satisfacción, previo al pago correspondiente.

1.14.         Plazo de adjudicación

• La OPC-CCSS contará con un plazo máximo para adjudicar de diez (10) días hábiles.
• De conformidad con el artículo número 28 del Reglamento interno de compras de bienes y servicios de la OPC CCSS, aprobada con el acuerdo No. 3 de la sesión de Junta Directiva No. 1320, del 01 de febrero de 2023 y publicada en La Gaceta No 20 alcance 19 el 03 de febrero 2023, se indica que la proveeduría es el órgano interno competente para adoptar una serie de actos, entre ellos la decisión final en aquellos procedimientos cuyo monto adjudicado sea menor al 30% del umbral para la Licitación reducida.

1.15.         Formalización de la contratación

• Para la formalización del contrato se procederá con la solicitud del presupuesto detallado, cronograma de trabajo preliminar y garantía de cumplimiento. Una vez perfeccionada la relación contractual con el oferente seleccionado, se procederá con la confección del contrato, el cual deberá ser firmado también por el contratista mediante SICOP.
• La fecha de inicio del contrato se registrará una vez dada la orden de inicio por parte del administrador de contrato, según la respectiva notificación que se haga en el SICOP.
• De darse la prórroga y durante la vigencia del contrato, el contratista deberá actualizar, en caso de que haya vencido, la vigencia de la garantía de cumplimiento y los documentos requeridos por la administración.

1.16.         Cláusulas penales y multas

• Si existe una defectuosa ejecución del objeto contratado, el contratista deberá pagar a la Administración por concepto de multa por cada situación que se presente según lo que a continuación se detallará. En caso de ser reiterativos los incumplimientos de la misma naturaleza en un mismo año, la Administración estará facultada para tomar las medidas administrativas aplicables según lo establecido en la Ley General de Contratación Pública, N.º 9986 y su reglamento.
• De acuerdo con el análisis realizado para la cuantificación del daño, se considera una estimación del costo por hora que dedicarían los colaboradores que atenderían el proceso para resolver el caso según el incumplimiento; se adjunta matriz de riesgos para las contrataciones.
• Con respecto a la clasificación del impacto se detalla a continuación según el riesgo operativo:

Impacto	Riesgo	Clasificación del impacto
Bajo	Afectación al proceso	1
Medio	Afectación a la normativa y control interno	2
Alto	Afectación directa al cliente	3

 

 

• Las multas se aplicarán de acuerdo con la siguiente tabla:

Condición	Detalle	Impacto	Multa	Justificación
Incumplimiento en el plazo de ejecución del mantenimiento preventivo	Por cada día de atraso en la ejecución del mantenimiento preventivo programado, cuando el contratista no se presente según la fecha y hora acordadas, o cuando no ejecute el mantenimiento dentro del plazo reprogramado autorizado por la OPC-CCSS.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal el uno por ciento (1%) por cada día de atraso, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo de mantenimiento afectado.	El mantenimiento preventivo es necesario para procurar el adecuado funcionamiento de los sistemas de potencia ininterrumpida UPS que brindan respaldo eléctrico al centro de datos principal de la OPC-CCSS. Su atraso puede incrementar el riesgo de fallas no detectadas oportunamente y generar seguimiento adicional por parte de la Administración.
Incumplimiento en el plazo de atención presencial programada para mantenimiento correctivo	Cuando, una vez determinado que la atención correctiva requiere presencia en sitio y coordinada la visita con la OPC-CCSS, el contratista no se presente dentro del plazo o fecha acordada para efectuar la revisión e iniciar la reparación del equipo UPS afectado.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal el uno por ciento (1%) por cada día de atraso, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	La presencia oportuna del personal técnico en sitio, cuando esta haya sido requerida y coordinada, es necesaria para iniciar la revisión y reparación del equipo UPS afectado. El atraso puede generar seguimiento adicional por parte de la Administración y retrasar la atención de la condición reportada.
Incumplimiento en el plazo de entrega de consumibles o repuestos	Por cada día de atraso en la entrega de consumibles, repuestos, componentes mayores o módulos de baterías requeridos para el servicio contratado, según las condiciones de entrega que hayan sido previamente aprobadas por la OPC-CCSS.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal el uno por ciento (1%) por cada día de atraso, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	La entrega oportuna de consumibles, repuestos o componentes requeridos para el mantenimiento de los sistemas UPS es necesaria para atender adecuadamente las recomendaciones técnicas derivadas del servicio. El atraso puede limitar la corrección de hallazgos o la atención de fallas identificadas.
Incumplimiento en el plazo de entrega del plan o calendario anual de mantenimiento	Por cada día de atraso en la entrega del plan o calendario anual de mantenimiento preventivo, conforme al plazo establecido en el presente pliego de condiciones.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de cláusula penal el uno por ciento (1%) por cada día de atraso, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	El plan o calendario anual permite a la OPC-CCSS coordinar las visitas de mantenimiento, tomar previsiones operativas y controlar la ejecución periódica del servicio. Su atraso puede afectar la planificación y seguimiento contractual.
Incumplimiento en la ejecución del mantenimiento preventivo o correctivo	Cuando el contratista se presente a realizar el mantenimiento preventivo, correctivo o atención de avería y no cuente con el personal técnico, equipo, herramientas, instrumentos o artículos requeridos para la ejecución de los trabajos, o cuando el servicio se brinde de forma incompleta conforme a las condiciones pactadas.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de multa el dos por ciento (2%), a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo de mantenimiento afectado.	El contratista es responsable de brindar el servicio en las condiciones establecidas en el pliego de condiciones. La ejecución incompleta o sin los recursos necesarios puede afectar la calidad del mantenimiento y requerir seguimiento adicional por parte de la OPC-CCSS.
Incumplimiento de la garantía del servicio	Cuando el contratista no corrija, dentro del plazo establecido, inconvenientes cubiertos por la garantía del servicio derivados de defectos en la ejecución del mantenimiento preventivo, correctivo o atención de averías.	Bajo	El contratista deberá cubrir por concepto de multa el dos por ciento (2%) por cada evento identificado, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	La garantía del servicio permite corregir defectos atribuibles a la ejecución del mantenimiento sin costo adicional para la OPC-CCSS. Su incumplimiento puede afectar la calidad del servicio recibido y obligar a la Administración a realizar seguimiento adicional.
Interrupción, apagado o bypass no autorizado de uno o ambos equipos UPS	Cuando el contratista apague, coloque en bypass o realice maniobras que interrumpan el respaldo eléctrico de los equipos UPS sin autorización previa del personal encargado de la OPC-CCSS.	Medio	El contratista deberá cubrir por concepto de multa el diez por ciento (10%) por cada evento identificado, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	La interrupción no autorizada del respaldo eléctrico puede exponer a los equipos protegidos a riesgos operativos y afectar la continuidad del centro de datos principal de la OPC-CCSS.
Incumplimiento en la entrega de reportes	Por cada ciclo de mantenimiento en el cual no se entregue el informe correspondiente, se entregue fuera del plazo establecido o se presente sin cumplir las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones.	Bajo	Una llamada de atención por escrito la primera vez. En caso de que el incumplimiento persista por más de tres (3) días hábiles o exista reincidencia durante la vigencia del contrato, el contratista deberá cubrir por concepto de multa el uno por ciento (1%) por cada día de atraso, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo afectado.	Los informes de mantenimiento son necesarios para documentar las labores realizadas, los hallazgos identificados, las recomendaciones técnicas y el seguimiento contractual del servicio. La falta de entrega o entrega incompleta afecta la trazabilidad y el control de la ejecución contractual.
Incumplimiento de normas, procedimientos y políticas	Ante la identificación de conductas por parte del personal del contratista que atenten contra la moral (acoso de cualquier índole), la salud (cumplimiento de protocolos de limpieza), las normas, procedimientos y políticas tanto de la entidad como del condominio (desinfección de equipo, lavado de manos, toma de temperatura, aforo, controles de acceso, entre otros).	Medio	Una llamada de atención.	El contratista es responsable de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones.
Reincidencia en el incumplimiento de normas, procedimientos y políticas	Ante reiteradas conductas por parte del personal del contratista que atenten contra la moral (acoso de cualquier índole), la salud (cumplimiento de protocolos de limpieza), las normas, procedimientos y políticas tanto de la entidad como del condominio (desinfección de equipo, lavado de manos, toma de temperatura, aforo, controles de acceso, entre otros).	Alto	Un apercibimiento.	El contratista es responsable de cumplir con todo lo establecido en el pliego de condiciones.
Incumplimiento de los tiempos máximos de atención para averías, incidentes o emergencias	Ante la identificación de incumplimientos en los tiempos máximos definidos para la atención de averías, incidentes o emergencias de cualquiera de los equipos UPS, incluyendo: primer contacto de soporte, diagnóstico preliminar y resolución final de la avería o incidente, según lo indicado en el presente pliego de condiciones.	Medio	Una multa del diez por ciento (10%) por cada evento identificado, aplicable sobre el monto de la factura pendiente por cancelar relacionada con el periodo en el cual se presentó el incumplimiento.	Si el contratista no atiende los incidentes, emergencias o averías dentro de los tiempos definidos, la OPC-CCSS podría tener que destinar recursos propios o externos para procurar el correcto funcionamiento de los equipos, consumiendo tiempo y recursos que se pueden destinar a labores propias.
Cambio de personal técnico sin aprobación de la OPC-CCSS	Si existiera cambio de personal técnico durante la vigencia del contrato sin previa autorización de la OPC-CCSS, conforme a lo indicado en el apartado 4.2. Requisitos del personal técnico del oferente.	Medio	El contratista deberá cubrir por concepto de multa el cinco por ciento (5%) por cada evento identificado, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo en que se registre el incumplimiento.	Por este tipo de incumplimiento es necesario que el personal de la OPC-CCSS dedique tiempo y recursos a revisar, validar y atender cambios no autorizados en el equipo de trabajo, considerando que el personal técnico debe cumplir con los requisitos definidos en el pliego de condiciones.
Incumplimiento de requisitos del personal técnico asignado	Cuando el administrador del contrato identifique que el personal técnico asignado por el contratista no cumple con los requisitos mínimos de experiencia, formación, certificación o capacitación establecidos en el apartado 4.2. Requisitos del personal técnico del oferente, o cuando se determine una desmejora respecto al personal técnico aceptado en la oferta.	Medio	El contratista deberá cubrir por concepto de multa el diez por ciento (10%) por cada evento identificado, a aplicarse sobre el monto de la factura correspondiente al periodo en que se registre el incumplimiento.	La idoneidad del personal técnico es necesaria para asegurar la correcta ejecución del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos UPS. La asignación de personal que no cumpla los requisitos establecidos puede afectar la calidad del servicio, la seguridad de la intervención y la continuidad operativa del equipo.
Incumplimiento en la entrega de evidencias para el monitoreo durante la ejecución contractual	No entregar dentro del plazo establecido las evidencias solicitadas, no suministrar del todo la información solicitada o aportar información que no sea objetiva, verificable o suficiente para demostrar el cumplimiento contractual.	Medio	Se aplicará una multa equivalente al cinco por ciento (5%) de la facturación bimestral. Aplicable sobre el monto de la siguiente factura pendiente por cancelar.	La falta de evidencias objetivas y verificables limita la capacidad de la Administración para validar el cumplimiento efectivo del servicio contratado.
Daños directos o indirectos atribuibles al contratista	En caso de incumplimiento por parte del contratista que resulte en daños directos o indirectos a la entidad o a terceros, ya sea por falta, negligencia, imprudencia, uso indebido del personal asignado, intervención incorrecta de los sistemas UPS, uso inadecuado de herramientas, afectación a la infraestructura o cualquier otra causa atribuible al contratista.	Alto	Se aplicará una multa equivalente al costo total de los daños ocasionados, según sea determinado por la Administración, hasta un máximo de un veinticinco por ciento (25%) a aplicarse sobre el monto de la siguiente factura del servicio afectado por el incumplimiento. En caso de que la estimación de los daños sea superior, se hará uso de la garantía de cumplimiento o de las acciones que correspondan.	Esta multa cubrirá los costos de reparación, mano de obra, diagnóstico, repuestos, reemplazo de componentes o cualquier otro costo colateral generado por los daños causados. En caso de que el contratista no realice las reparaciones o reemplazos necesarios, la Administración se reserva el derecho de retener el pago correspondiente y deducir los costos de los daños de la facturación pendiente.

• Para los efectos de este apartado, únicamente se considerarán atrasos justificados aquellas circunstancias no imputables al contratista, originadas por caso fortuito, fuerza mayor, o hechos atribuibles a la propia OPC-CCSS debidamente demostrados por escrito ante la proveeduría de la OPC-CCSS.

1.17.         Garantía de cumplimiento

• El contratista, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la fecha en que quede firme el acto de adjudicación, debe depositar una garantía de cumplimiento por el cinco por ciento (5%) sobre el total del monto adjudicado y por cualquiera de los medios que se indican expresamente en la Ley de Contratación Pública.

Deberá rendirse electrónicamente a través del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de conformidad con lo establecido en el Reglamento de uso del Sistema sobre la rendición de garantías por cualquiera de los medios que se indican

• Presentación e información que deben contener las ofertas:
• Nombre de la persona física o jurídica del oferente.
• Número cédula de persona física o cédula jurídica.
• Copia de la cédula de identidad del representante legal que firma la oferta. En caso de ser una sociedad mercantil adjuntar personería jurídica.
• Dirección exacta, número de teléfono y correo electrónico del oferente.
• Declaraciones juradas: presentar las indicadas en SICOP o en su defecto manifestar de manera expresa que la declaración jurada rendida en el SICOP es conforme a lo que disponen los artículos 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública, N.º 9986 y el artículo 32 inciso c) de su Reglamento, así como que la información ahí consignada se mantiene vigente.
• Otros elementos para tomar en cuenta por parte del oferente:
• Será obligación del oferente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 193 del Código de Trabajo, presentar prueba documental de que dispone de un seguro contra riesgos de trabajo, de acuerdo con el objeto de la contratación para lo cual se solicita una constancia de póliza vigente emitida por el Instituto Nacional de Seguros desde RT Virtual (oficina virtual del INS) o según la conveniencia del oferente que pueda ser verificada mediante el enlace https://validaciondedocumentos.grupoins.com/validaciondedocumentos/frmValidarDocumento.aspx

 

• Confidencialidad de las ofertas: En el supuesto que un participante considere que la información aportada para un procedimiento de contratación es de carácter confidencial, deberá indicarlo en el sistema digital unificado con sus motivos y sustento jurídico con la finalidad de cumplir lo preceptuado en el artículo 15 de la Ley Nº 9986 (artículo 30 RLGCP).

 

• Advertencia: Participación única en cada procedimiento de contratación. Una persona física o jurídica únicamente podrá figurar para un mismo concurso en una única oferta ya sea como subcontratista, oferente individual o participar de forma consorciada (Artículo 49 LGCP y artículo 126 RLGCP).

 

• Requisitos sobre la subcontratación: Con la oferta se aportará un listado de las empresas subcontratadas, con los nombres de todas las personas físicas y jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en las prestaciones a realizar y certificación de los titulares del capital social y de los representantes legales de aquellas (artículo 133 RLGCP). Los subcontratistas deben cumplir con las obligaciones previstas en la Ley General de Contratación Pública, Nº 9986, entre otros en los artículos 18, 29, 49 y en el Reglamento a la ley, artículos 31, 32, 33, 35, 105, 122, 126, 133, y cualquier otra disposición que resulte aplicable.

 

• En caso de ofertas en consorcio, todos los participantes deben cumplir con los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones.

 

• Por disposición del Reglamento General de Tecnologías de información, para el caso de presentación de ofertas en consorcio o cuando se incluyan subcontrataciones, el oferente deberá identificar o designar los roles y responsabilidades que asume cada uno para la prestación del objeto de la contratación, sin perjuicio de lo que ya establece la Ley General de Contratación Pública, y su Reglamento con respecto al principio de participación única.