SERVICIOS INTEGRALES PARA LA PLANIFICACIÓN, LOGÍSTICA, PRODUCCIÓN Y DESARROLLO DEL EVENTO GORDO NAVIDEÑO 2026

EXPERIENCIA: El oferente deberá contar con una experiencia mínima de cinco (5) años en la planificación, producción, coordinación y ejecución de eventos corporativos, sociales, culturales y de entretenimiento. La experiencia deberá estar directamente relacionada con servicios de producción y desarrollo de eventos que involucren, entre otros, la coordinación logística y técnica, montaje, operación y atención de los requerimientos necesarios para la ejecución de este tipo de actividades. Ver apartado 2.2 CARTAS DE REFERENCIA: El oferente deberá presentar al menos tres cartas de referencia de clientes públicos o privados, que acrediten la prestación satisfactoria de servicios relacionados con la producción, coordinación y desarrollo de eventos de entretenimiento, culturales, corporativos o espectáculos públicos, realizados a nivel nacional o internacional. Ver apartado 2.2

RENDER O DISEÑO DEL EVENTO: Presentación de diseño tipo “render” del área integral del evento, incluyendo la distribución de equipos audiovisuales, mobiliario, estructuras y elementos institucionales requeridos por la Junta de Protección Social. Ver apartado 2.2
PERSONAL REQUERIDO: El oferente en caso de quedar adjudicado deberá disponer, como mínimo, del siguiente personal técnico para la planificación, coordinación, montaje, operación y desarrollo del evento:
Un Coordinador y Productor General del evento con al menos 5 años de experiencia en producción y de eventos culturales y espectáculos públicos y privados. Ver apartado 2.2
Un técnico con una experiencia mínima de cinco (5) años en operación, configuración, programación, mezcla y control de sistemas de audio profesional para eventos, espectáculos y producciones en vivo. Ver apartado 2.2
Un técnico con una experiencia mínima de cinco (5) años en operación, configuración, programación y control de sistemas de video profesional, incluyendo sistemas de reproducción, procesamiento, pantallas, señalización y demás equipos audiovisuales requeridos para eventos en vivo. Ver apartado 2.2
Un técnico con una experiencia mínima de cinco (5) años en operación, programación, configuración y control de sistemas de iluminación profesional para eventos y espectáculos, incluyendo consolas de iluminación, luminarias automatizadas, iluminación LED y sistemas de control DMX. Ver apartado 2.2
El personal requerido deberá encontrarse disponible de manera presencial durante las diferentes etapas de coordinación, planificación, montaje, pruebas técnicas, operación, desarrollo y desmontaje del evento, en el sitio o sitios donde se desarrollen las actividades.

SERVICIOS INTEGRALES PARA LA PLANIFICACIÓN, LOGÍSTICA, PRODUCCIÓN Y DESARROLLO DEL EVENTO GORDO NAVIDEÑO 2026
LINEA1: ALQUILER DE EDIFICIO “VENUE”
Espacio físico adecuado para la realización del evento, ubicado dentro del Gran Área Metropolitana (GAM), que garantice condiciones óptimas de accesibilidad,
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seguridad, comodidad y operación logística para el desarrollo de todas las actividades programadas.
El recinto deberá contar, como mínimo, con las siguientes características:
Capacidad suficiente para albergar la cantidad de participantes definida por la Administración (600 personas aproximadamente), garantizando condiciones de comodidad y cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad y aforo.
Escenario o tarima de dimensiones apropiadas para el desarrollo de presentaciones, conferencias, actos protocolarios y demás actividades previstas, con condiciones estructurales seguras.
Ambiente con iluminación, ventilación o climatización, condiciones acústicas y nivel de confort que favorezcan el adecuado desarrollo del evento.
Espacios complementarios para registro de participantes, circulación, camerinos o áreas de preparación cuando corresponda, servicios sanitarios suficientes y accesibles, áreas de apoyo logístico y zonas para alimentación, según la naturaleza de la actividad.
Facilidades para la instalación y operación de equipos audiovisuales, sistemas de sonido, iluminación, transmisión, conectividad eléctrica y de datos, así como cualquier otra infraestructura técnica requerida para la ejecución del evento.
Accesibilidad para personas con discapacidad, conforme a la normativa nacional vigente.
Disponibilidad de estacionamiento propio o cercano (distancia no mayor a 5 km), así como facilidades de acceso mediante transporte público y privado, permitiendo el desplazamiento seguro y oportuno de las personas asistentes.
Cumplimiento de las condiciones de seguridad ocupacional, salidas de emergencia, señalización, medidas contra incendios y demás requisitos establecidos por las autoridades competentes.
Se debe garantizar que el inmueble cuente con los permisos, pólizas, certificaciones y autorizaciones que resulten aplicables para la realización del evento, así como de asumir la coordinación logística necesaria para su adecuada operación.
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Salón Principal
El salón principal destinado para la realización del evento deberá contar con una capacidad mínima para seiscientas (600) personas sentadas, utilizando sillas tipo banquete, dispuestas en formato auditorio, garantizando condiciones adecuadas de comodidad, visibilidad, circulación y seguridad para todas las personas asistentes.
La capacidad del recinto deberá contemplar, como mínimo, el espacio necesario para albergar:
Las personas invitadas y asistentes acreditadas al evento.
El personal institucional de la Junta de Protección Social.
El personal técnico y operativo aportado por la persona contratista para la producción, coordinación y ejecución del evento.
Los representantes de los medios de comunicación y equipos de prensa encargados de la cobertura y retransmisión del evento.
Cualquier otro personal de apoyo autorizado por la Administración.
El salón deberá disponer de una dimensión mínima de 1200 metros cuadrados para la instalación de la infraestructura requerida para la producción del evento, incluyendo, como mínimo, las tarimas o escenarios, equipos audiovisuales, sistemas de sonido, iluminación, pantallas, cámaras, áreas técnicas de operación, espacios para transmisión, pasillos de circulación, zonas de seguridad y cualquier otro elemento necesario para el adecuado desarrollo de la actividad, sin afectar la capacidad, funcionalidad o seguridad del recinto.
La distribución del mobiliario y de la infraestructura deberá permitir una adecuada visibilidad hacia el escenario desde cualquier punto del salón, así como el libre acceso a las rutas de evacuación, salidas de emergencia y demás áreas de circulación, en cumplimiento de la normativa nacional vigente en materia de seguridad humana y accesibilidad.
Área de Transmisión y Control Audiovisual
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Diseño, construcción e instalación de cabina técnica de transmisión dentro del salón principal, utilizando una estructura modular con paredes livianas que garantice un espacio independiente, privado y funcional para la operación técnica del evento.
Condiciones:
Contar con dimensiones suficientes para albergar de forma segura y ordenada el personal técnico, así como la totalidad de los equipos destinados al control de la producción audiovisual y de la transmisión del evento.
Disponer del espacio necesario para la instalación y operación de consolas de audio, mezcladores de video, sistemas de grabación, equipos de transmisión, computadoras, monitores de referencia, sistemas de intercomunicación, equipos de respaldo, unidades de distribución eléctrica (PDU), cableado y demás dispositivos requeridos para la producción técnica.
Permitir la adecuada circulación del personal técnico, garantizando condiciones ergonómicas y de seguridad durante toda la operación del evento, sin obstrucciones que afecten el acceso a los equipos.
Contar con acceso restringido, permitiendo únicamente el ingreso del personal técnico autorizado por la persona contratista y del personal designado por la Junta de Protección Social para labores de supervisión, coordinación y operación.
Ubicarse estratégicamente dentro del salón, de manera que facilite la supervisión del escenario y la operación integral del evento, sin interferir con la circulación de las personas asistentes ni afectar la visibilidad del público.
Incorporar iluminación, ventilación o climatización suficiente para mantener la temperatura adecuada para el tipo equipos audiovisuales y de transmisión de acuerdo a la indicación del fabricante, así como alimentación eléctrica exclusiva, estabilizada y protegida.
Garantizar un adecuado ordenamiento del cableado, implementando sistemas de canalización y protección que minimicen riesgos operativos y de seguridad.
La cabina técnica debe contar con las condiciones estructurales, eléctricas y operativas necesarias para garantizar la continuidad, estabilidad y seguridad de la producción audiovisual y de la transmisión del evento durante toda su ejecución.
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Salón para Cena
Salón o área acondicionada de al menos 400 metros cuadrados para brindar el servicio de alimentación a un mínimo de cien (100) personas, las cuales asistirán por turnos para lo cual se requier mantener el espacio para al menos 50 personas sentadas simultáneamente, el cual deberá reunir condiciones adecuadas de seguridad, confort, accesibilidad, circulación y funcionalidad, acordes con la naturaleza y formalidad de la actividad institucional.
El espacio deberá permitir una distribución ordenada y funcional de las mesas y sillas, garantizando áreas de circulación suficientes para los asistentes y para el personal encargado del servicio, sin generar obstrucciones en los accesos, salidas de emergencia, rutas de evacuación o zonas destinadas a la atención de los comensales.
El salón deberá contar con iluminación adecuada, ventilación natural o sistema de climatización, condiciones apropiadas de higiene y limpieza, así como acabados y mobiliario en condiciones óptimas de conservación. La temperatura y las condiciones ambientales deberán favorecer el confort de los asistentes durante el desarrollo de la actividad.
Parqueo
El sitio propuesto debe deberá disponer de un área de estacionamiento con capacidad mínima para cien (100) vehículos livianos, destinada a atender las necesidades de parqueo de las personas asistentes al evento. La asignación de los espacios será realizada conforme a la distribución que comunique oportunamente la Junta de Protección Social.
De forma independiente a los espacios anteriormente indicados, el recinto deberá disponer de un área exclusiva con capacidad para albergar, dos (2) camiones institucionales utilizados en la logística y cinco (5) unidades móviles de medios de comunicación, destinadas a la cobertura y transmisión del evento. Esta área deberá permitir el ingreso, estacionamiento, operación y salida segura de los vehículos, considerando las dimensiones propias de este tipo de unidades, así como facilitar el tendido de cableado, la conexión eléctrica y las demás necesidades técnicas requeridas para el desarrollo de las labores periodísticas y de transmisión.
Las áreas de estacionamiento deberán contar con condiciones adecuadas de acceso, circulación interna, señalización y seguridad, permitiendo el desplazamiento
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ordenado de vehículos y personas durante las etapas de montaje, operación y desmontaje del evento
Requisitos complementarios del recinto “Venue”
La persona contratista deberá garantizar que el recinto propuesto cumpla, como mínimo, con las siguientes condiciones:
Servicios sanitarios e insumos de higiene
Disponer de servicios sanitarios suficientes, accesibles y ubicados estratégicamente en las cercanías del salón principal donde se desarrollará el evento y del salón destinado para el servicio de alimentación.
Mantener los servicios sanitarios en condiciones óptimas de limpieza durante toda la actividad, garantizando el abastecimiento permanente de jabón líquido, papel higiénico, toallas para secado de manos, basureros y demás insumos necesarios.
Colocar dispensadores de alcohol en gel en los principales accesos, zonas de circulación y áreas de mayor afluencia de personas.
Disponer de productos desinfectantes para micrófonos y demás equipos de uso compartido durante el desarrollo del evento.
Sala de maquillaje
Disponer de un espacio independiente, cercano al salón principal, que será habilitado como sala de maquillaje para las personas participantes del evento.
La sala deberá contar, como mínimo, con iluminación adecuada, espejos, tomacorrientes, mobiliario básico, climatización o ventilación y condiciones que permitan el desarrollo de las labores de maquillaje de forma cómoda y segura.
Área de carga y descarga
El recinto deberá contar con un acceso exclusivo para carga y descarga que permita el ingreso, maniobra y salida de camiones de gran tamaño, facilitando las labores de montaje, abastecimiento y desmontaje de equipos, estructuras y mobiliario, sin interferir con el ingreso del público.
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Área para atención a medios de comunicación
Se deberá acondicionar un espacio destinado para que las autoridades de la Junta de Protección Social puedan brindar entrevistas, declaraciones y atención a los medios de comunicación.
La ubicación definitiva será establecida durante una visita técnica posterior a la adjudicación, la cual será coordinada por el Administrador del Contrato con el contratista adjudicado.
La Administración comunicará al contratista la fecha, hora, lugar y demás aspectos logísticos relacionados con la visita técnica mediante los medios oficiales de comunicación establecidos para la ejecución contractual.
La visita será realizada con la participación de los funcionarios que la Junta de Protección Social designe y de los representantes del contratista que resulten necesarios, con el propósito de verificar en sitio las condiciones del inmueble y determinar la ubicación definitiva que resulte técnicamente adecuada para el desarrollo del evento.
Área para administración de redes sociales
Se deberá habilitar un espacio de trabajo equipado, como mínimo, con una mesa, sillas, tomacorrientes suficientes y acceso a internet de alta velocidad para el personal responsable de la cobertura digital y administración de las redes sociales institucionales.
Accesibilidad universal
El recinto debe cumplir integralmente con las disposiciones establecidas en la Ley N.° 7600, "Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad", garantizando condiciones de accesibilidad en todos los espacios utilizados durante el evento, incluyendo accesos, rutas de circulación, servicios sanitarios, áreas de atención, escenarios y salidas de emergencia.
Área para atención de emergencias
Debe disponer de un espacio independiente para la instalación del puesto de atención de emergencias médicas, con acceso expedito para ambulancias y
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personal de primera respuesta, de conformidad con el plan de emergencias del evento.
Sistema de video vigilancia
El recinto deberá contar con un sistema de monitoreo mediante cámaras de seguridad que cubra las principales áreas de acceso, circulación y operación del evento.
El sistema deberá mantener un respaldo de las grabaciones por un período mínimo de dos (2) meses posteriores a la realización del evento.
Condiciones de ventilación
El salón principal y los espacios complementarios deberán contar con ventilación natural o sistemas de climatización mecánica que garanticen una adecuada renovación del aire y condiciones de temperatura acordes con el aforo previsto y las características técnicas del evento.
Espacio para interpretación en LESCO
Se deberá habilitar un espacio con visibilidad adecuada hacia el escenario principal para la ubicación del intérprete de Lengua de Señas Costarricense (LESCO), garantizando que pueda desarrollar sus funciones sin obstrucciones y que sea claramente visible para las personas asistentes y para la transmisión audiovisual del evento.
Plan de seguridad
Debe presentar junto con la oferta un plan de seguridad que contemple, como mínimo, la gestión de riesgos, control de accesos, protocolos de atención de emergencias, rutas de evacuación, coordinación con cuerpos de respuesta, distribución del personal de seguridad y procedimientos de actuación ante incidentes.
Croquis de seguridad y salud humana
La persona oferente deberá aportar, junto con su oferta, un croquis detallado del recinto donde se identifiquen la distribución de espacios, rutas de evacuación, salidas de emergencia, ubicación de equipos contra incendios, puestos de primeros
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auxilios, áreas de reunión, accesos para vehículos de emergencia y demás elementos relacionados con la seguridad y salud humana.
Gestión ambiental
El recinto debe disponer de un centro de acopio temporal para residuos, debidamente identificado y señalizado, que permita la separación de los desechos por categorías (ordinarios, reciclables, orgánicos y otros), promoviendo una adecuada gestión ambiental durante la realización del evento y facilitando su posterior valorización o disposición final.
FECHA, HORARIO Y CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DEL EVENTO
Para la planificación y ejecución de los servicios objeto de la presente contratación, se debe trabajar bajo el siguiente cronograma:
Evento: Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
Fecha de realización: Domingo 20 de diciembre de 2026.
Fecha de montaje: Sábado 19 de diciembre de 2026 a partir de las 2:00 p.m.
Hora de inicio de la transmisión oficial y del evento: 05:30 p.m.
Montaje
La ejecución de la totalidad de las labores de montaje, instalación y configuración de la infraestructura, mobiliario, equipos audiovisuales, sistemas eléctricos, iluminación, sonido, transmisión, señalización y demás elementos requeridos para el desarrollo del evento, a partir de las 1:00 p.m. del sábado 19 de diciembre de 2026.
El contratista deberá ejecutar y concluir el montaje de todos los componentes requeridos para el desarrollo del evento de conformidad con el cronograma establecido en el pliego de condiciones y con los hitos de cumplimiento definidos por la Administración.
Para efectos de verificar objetivamente el avance y la finalización de las actividades, el contratista deberá cumplir, como mínimo, con los siguientes hitos verificables, cada uno dentro de la fecha y hora límite que establezca el cronograma contractual:
Infraestructura y montaje físico terminado: deberá encontrarse concluido el montaje de tarimas, estructuras, cubiertas, escenarios, mobiliario, elementos de producción,
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áreas técnicas, señalización y demás componentes físicos requeridos para el evento.
Sistemas energizados y operativos: todos los sistemas eléctricos y equipos que requieran alimentación deberán encontrarse instalados, energizados y en condiciones seguras de operación, incluyendo la realización de las verificaciones correspondientes.
Sistemas técnicos instalados y probados: los sistemas de audio, video, iluminación, transmisión, comunicaciones y demás componentes técnicos deberán encontrarse completamente instalados y disponibles para la ejecución de las pruebas correspondientes.
Conectividad verificada: las conexiones y servicios de conectividad requeridos para la transmisión y operación del evento deberán encontrarse instalados, activos y debidamente probados, verificándose su funcionamiento y estabilidad.
Pruebas técnicas y verificaciones operativas concluidas: deberán haberse efectuado las pruebas individuales y generales de los sistemas, equipos y servicios, incluyendo las correcciones necesarias derivadas de dichas pruebas.
Ensayo general concluido: deberá realizarse el ensayo general del evento, incluyendo la coordinación de los diferentes equipos y servicios involucrados, de manera que permita comprobar la correcta articulación de la operación técnica y logística.
Condición “LISTO PARA INICIAR”: la totalidad de las instalaciones, equipos, sistemas, personal, servicios y demás componentes requeridos deberán encontrarse completamente preparados, operativos y disponibles para iniciar el evento, sin actividades de montaje, instalación, configuración o pruebas pendientes que puedan afectar su inicio.
Disponibilidad operativa
Se debe mantener disponible el personal técnico, operativo y logístico durante todas las etapas de montaje, operación y desmontaje del evento, asegurando la atención inmediata de cualquier requerimiento técnico o incidencia que pudiera presentarse antes, durante o después de la transmisión oficial del sorteo.
Desmontaje
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Una vez finalizado el evento y previa autorización de la Administración, se ejecutarán las labores de desmontaje, retiro de equipos, mobiliario, estructuras e infraestructura temporal, así como la limpieza y restitución del recinto utilizado, garantizando su entrega en las mismas o mejores condiciones en que fue recibido.
LÍNEA 2: SERVICIOS DE DECORACIÓN PARA EVENTOS:
Lobby
Arco de bienvenida conformado por pantallas LED, ubicado en el acceso principal del recinto, el cual servirá como elemento de identificación institucional, bienvenida e impacto visual del evento.
Arco de fachada en tecnología LED ubicado en el acceso principal del recinto, el cual constituirá el elemento de bienvenida e identificación visual del evento.
El arco deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes especificaciones:
Dimensiones aproximadas de 9,50 metros de ancho por 3,20 metros de alto, con un espesor mínimo de 1,00 metro, o las dimensiones técnicamente equivalentes que permitan conservar el diseño aprobado por la Administración.
Estar conformado por módulos de pantalla LED de uso interior (Indoor) de alta resolución, con un pitch máximo de 2.9 mm, que garantice una excelente calidad de imagen, uniformidad de color, brillo y visibilidad a corta distancia.
Contar con una estructura metálica, diseñada y certificada para soportar el peso de las pantallas LED y demás componentes, garantizando la estabilidad y seguridad de la instalación durante toda la ejecución del evento.
Permitir la reproducción continua de contenido audiovisual, incluyendo videos, animaciones, imágenes institucionales, patrocinadores, mensajes de bienvenida y demás material suministrado o aprobado por la Junta de Protección Social.
Elaborar y presentar para aprobación de la Administración un render tridimensional (3D) fotorrealista, así como la propuesta gráfica del arco, utilizando la línea gráfica e identidad visual oficial del evento suministrada por la Junta de Protección Social.
Incluir todos los equipos y accesorios necesarios para su funcionamiento, tales como procesadores de video, controladoras LED, sistema de distribución eléctrica,
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cableado, estructura de soporte, sistemas de respaldo y personal técnico para la operación y monitoreo durante el evento.
La instalación deberá cumplir con las normas de seguridad estructural y eléctrica aplicables, garantizando la protección de las personas asistentes y la continuidad de la operación.
Responsabilidad del montaje, operación, mantenimiento preventivo y correctivo durante el evento, así como del desmontaje y retiro de la totalidad de los equipos, dejando el área intervenida en las mismas condiciones en que fue recibida.
Experiencia fotográfica (Photo Booth)
Diseñar, fabricar, instalar, operar y desmontar una experiencia fotográfica tipo Photo Booth, ubicada en el acceso principal del evento, con el propósito de brindar a las personas asistentes una experiencia interactiva y la entrega de una fotografía impresa como recuerdo institucional del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
La propuesta deberá integrarse con la temática navideña y la línea gráfica oficial suministrada por la Junta de Protección Social y debe visualizarse en el render, procurando una experiencia atractiva.
Como mínimo, deberá incluir los siguientes elementos:
Escenografía
Tres (3) estructuras metálicas decorativas, revestidas con tela impresa de alta calidad, con diseños alusivos a cajas de regalo navideñas o elementos equivalentes acordes con la temática del evento.
Cinco (5) esferas decorativas de gran formato, en colores rojo y dorado, distribuidas armónicamente dentro de la escenografía.
Una (1) alfombra roja tipo media luna o diseño equivalente, ubicada en el área destinada para la toma de fotografías.
Un (1) personaje institucional tipo Loterito, fabricado en PVC de alta calidad a full color, para ser utilizado como elemento interactivo (prop) durante las fotografías.
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Todos los elementos deberán contar con acabados profesionales que eviten bordes expuestos, costuras visibles, elementos sueltos, imperfecciones, los elementos deben ser estables y mantenerse anclados y cumplir con las condiciones de seguridad requeridas para su utilización en espacios de alta afluencia de público. Estos requerimientos serán verificados mediante la inspección realizada durante el montaje.
Iluminación
Suministrar e instalar un sistema de iluminación decorativa para el Photo Booth que garantice una imagen en alta definición para las fotografías.
Como mínimo deberá incluir:
Cuatro (4) barras de iluminación LED o equipos equivalentes.
Iluminación uniforme que evite sombras pronunciadas y favorezca la captura fotográfica.
Alimentación eléctrica, cableado y accesorios necesarios para su correcta operación.
Servicio de fotografía e impresión
La persona contratista deberá suministrar un sistema profesional de captura e impresión instantánea de fotografías, que permita atender, como mínimo, a quinientas (500) personas asistentes durante el período de operación del Photo Booth.
El servicio deberá contemplar:
Cámara fotográfica profesional o sistema equivalente de alta resolución.
Equipo de impresión fotográfica instantánea.
Insumos suficientes para la impresión de un mínimo de quinientas (600) fotografías.
Fotografías impresas en tamaño 4 x 6 pulgadas, en papel fotográfico de alta calidad.
Personalización de las fotografías con el diseño institucional del evento, incorporando la identidad gráfica aprobada por la Junta de Protección Social.
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Entrega inmediata de cada fotografía a las personas participantes.
Personal de atención
La persona contratista deberá disponer de dos (2) personas del staff para la atención del Photo Booth durante un período mínimo de dos (2) horas, quienes serán responsables de:
Coordinar el ingreso ordenado de las personas asistentes.
Brindar apoyo durante la toma de fotografías.
Operar el sistema de impresión.
Entregar las fotografías impresas.
Velar por el adecuado funcionamiento de la experiencia y mantener el área en condiciones óptimas durante toda su operación.
La propuesta de diseño del Photo Booth deberá presentarse mediante renders tridimensionales (3D) y artes gráficos para aprobación de la Junta de Protección Social antes de su fabricación e instalación, garantizando su armonía con la ambientación general del evento y la imagen institucional del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
Salón Principal
Suministro, instalación y distribución del mobiliario y decoración requerido para la operación del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026", de conformidad con la distribución que defina la Junta de Protección Social durante la etapa de producción del evento.
Mesas Ficheros: Seis (6) mesas rectangulares con dimensiones aproximadas de 1,80 m de largo x 0,80 m de ancho, las cuales deberán instalarse de forma continua para conformar una superficie de trabajo destinada a la colocación de los ficheros correspondientes a series, números, premios, acumulado y al sorteo de 3 Monazos.
Mesas Fiscalizadora: Seis (6) mesas rectangulares con dimensiones aproximadas de 1,80 m x 0,80 m, destinadas a la instalación de la mesa fiscalizadora, el personal de Tecnologías de Información y el personal de apoyo operativo, incluyendo
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digitadores, impresoras, equipos de cómputo y demás recursos necesarios para la ejecución del sorteo.
Mesa para personal que atiende redes sociales: Dos (2) mesas rectangulares con dimensiones aproximadas de 1,80 m x 0,80 m, destinadas al personal responsable de la cobertura digital, generación de contenido y administración de las redes sociales institucionales.
Mesa para equipos de transmisión: Dos (2) mesas rectangulares con dimensiones aproximadas de 1,80 m x 0,80 m, destinadas a la ubicación de los equipos de transmisión remota tipo LiveU o tecnología equivalente, equipos de comunicaciones, distribuidores de red (switches), conversores y demás dispositivos utilizados por los medios de comunicación y el equipo técnico para la retransmisión del evento.
Acabado del mobiliario
Todas las mesas suministradas deberán contar con forro ajustado tipo lycra (spandex) color negro, confeccionado a la medida de cada mesa, libre de arrugas, roturas o imperfecciones, garantizando una presentación uniforme y acorde con la imagen institucional del evento.
Sillas
Se debe suministrar e instalar seiscientas veinticinco (625) sillas tipo banquete, en óptimas condiciones de limpieza y funcionamiento, distribuidas conforme a la diagramación aprobada por la Junta de Protección Social. Las sillas deberán ser uniformes en diseño y color, ofrecer asientos suaves confortables para las personas asistentes y mantenerse en perfecto estado durante toda la actividad.
Decoración temática
Se debe diseñar, suministrar, instalar y retirar la decoración temática navideña del salón principal, la cual deberá ser elegante, de alta calidad y acorde con la identidad institucional del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
La propuesta decorativa deberá contemplar, como mínimo:
Decoración del pódium principal.
Decoración del frente de la tarima o escenario.
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Decoración de las tómbolas utilizadas durante los sorteos, procurando no afectar su operación, visibilidad ni los procesos de fiscalización.
Decoración general del salón principal, incorporando elementos ornamentales de gran formato que mantengan una imagen homogénea y de alto impacto visual.
La composición deberá privilegiar una paleta cromática en la que predominen los colores rojo y dorado, complementada con iluminación decorativa y elementos propios de la temporada navideña, manteniendo una imagen sobria, elegante y compatible con la transmisión televisiva y digital del evento.
La persona contratista deberá presentar, previo al montaje, una propuesta de diseño mediante renders tridimensionales (3D) y artes gráficos para la aprobación de la Junta de Protección Social, utilizando como referencia la línea gráfica oficial del evento.
Salón para el servicio de alimentación
Diseño, suministro, e instalación de decoración del salón destinado para el servicio de alimentación, procurando una ambientación elegante, de alta calidad y acorde con la identidad visual del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
Se deben incluir los siguientes elementos:
Mobiliario
Ocho (8) mesas tipo banquete con capacidad para diez (10) personas cada una, para una capacidad total de ochenta (80) personas por turno.
Ochenta (80) sillas tipo banquete, uniformes en diseño y color, en óptimas condiciones de limpieza y funcionamiento.
Mantelería
Ocho (8) juegos completos de mantelería de lujo para mesas tipo banquete, incluyendo mantel y cubremantel o camino de mesa, según la propuesta decorativa.
El diseño, color y acabado de la mantelería serán seleccionados por la Junta de Protección Social durante la prueba de gastronomía o en la sesión de aprobación del montaje.
Centros de mesa
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Ocho (8) centros de mesa con temática navideña, elaborados con materiales de alta calidad y acordes con el concepto decorativo del evento.
El diseño definitivo será seleccionado por la Junta de Protección Social durante la prueba de gastronomía.
Decoración del salón
Decoración integral del salón destinado para el servicio de alimentación, incorporando elementos ornamentales propios de la temporada navideña que generen un ambiente elegante, cálido y acogedor para las personas invitadas.
La propuesta decorativa deberá contemplar, como mínimo:
Decoración de los accesos al salón.
Decoración perimetral del recinto.
Elementos decorativos sobre mesas de apoyo o estaciones de servicio.
Iluminación ambiental decorativa, cuando las condiciones del recinto lo permitan.
Ornamentación con predominio de los colores rojo, dorado y verde, manteniendo uniformidad con la línea gráfica e imagen institucional del evento.
La decoración no deberá interferir con la circulación de las personas, las rutas de evacuación, la prestación del servicio de alimentación ni con las labores del personal operativo.
Previo al montaje, se debe presentar a la Junta de Protección Social una propuesta de decoración mediante renders tridimensionales (3D) y artes gráficos, para su revisión y aprobación, utilizando como referencia la línea gráfica oficial del evento.
LÍNEA 3: ALQUILER DE ESTRUCTURAS
Condiciones generales para estructuras, tarimas y sistemas Truss
La cantidad, configuración y distribución de las estructuras tipo Truss, tarimas, torres, sistemas de rigging y demás elementos de soporte podrán variar durante la etapa de producción, de acuerdo con el diseño definitivo del evento, las dimensiones y características del recinto, las necesidades operativas de la Junta de Protección
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Social, los requerimientos técnicos de producción y transmisión, las condiciones de seguridad y cualquier otra circunstancia que resulte necesaria para garantizar el adecuado desarrollo del evento. Dichos ajustes deberán mantener en todo momento la funcionalidad, calidad, estabilidad y seguridad de la solución propuesta.
Para estos elementos no se establece un límite cuantitativo rígido o predeterminado, ello no implica que el oferente pueda plantear una solución ajena al alcance integral de la contratación o desvinculada de la estimación económica realizada por la Administración.
La propuesta técnica y económica deberá contemplar, desde su formulación, una solución integral, suficiente y razonable para atender la totalidad de los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones, considerando las condiciones previsibles de ejecución del evento y los recursos necesarios para su adecuada realización.
El diseño integral propuesto por cada oferente deberá guardar correspondencia y razonabilidad con las bandas de precios identificadas en el estudio de mercado y establecidas por la Administración como referencia para la determinación del umbral económico y la estimación presupuestaria de la contratación.
Las eventuales variaciones que se determinen durante la etapa de producción respecto de la cantidad, configuración o distribución de las estructuras no podrán interpretarse como una autorización para ampliar discrecionalmente el alcance de la contratación ni para generar prestaciones adicionales que excedan las condiciones económicas y técnicas ofertadas, salvo que estas correspondan a los mecanismos de modificación contractual que resulten legalmente aplicables.
Corresponde al oferente realizar, como parte de la elaboración de su propuesta, la valoración técnica, logística y económica necesaria para determinar la cantidad y características de los recursos requeridos, presentando una solución que permita cumplir integralmente con el objeto contractual dentro de las condiciones económicas de su oferta.
La Administración podrá requerir, durante la etapa de producción, ajustes razonables en la configuración y distribución de estos elementos cuando ello resulte necesario para optimizar la operación, atender las características definitivas del recinto o garantizar las condiciones técnicas y de seguridad del evento, sin que dichos ajustes alteren la naturaleza del objeto contractual ni impliquen, por sí mismos, un incremento del precio ofertado.
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La flexibilidad prevista en esta disposición se refiere a la configuración técnica y distribución de los recursos necesarios para ejecutar el diseño integral, y no constituye una indefinición del objeto contractual ni una autorización para superar injustificadamente las condiciones económicas que sirvieron de base para la formulación de las ofertas y la estimación presupuestaria institucional.
Diseño, suministro, montaje, operación y desmontaje de todas las estructuras deben de cumplir estrictamente con la normativa técnica y legal vigente en Costa Rica aplicable a este tipo de instalaciones temporales para espectáculos públicos.
Se debe garantizar:
El cumplimiento de la normativa nacional en materia de seguridad estructural, salud ocupacional y prevención de riesgos.
La obtención de los permisos, autorizaciones y certificaciones que resulten aplicables para la instalación y operación de las estructuras temporales.
La contratación y mantenimiento de las pólizas de seguros requeridas durante las etapas de montaje, operación y desmontaje.
La elaboración y disponibilidad de planos, memorias de cálculo, certificaciones estructurales y demás documentación técnica que respalde la seguridad de las instalaciones, cuando corresponda.
El cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Ley N.° 7600, Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, garantizando la accesibilidad en todas las estructuras utilizadas por el público, artistas, autoridades y personal operativo.
La utilización de materiales certificados, sistemas de anclaje adecuados y dispositivos de seguridad secundaria (safeties) para todos los equipos suspendidos.
Se debe disponer del personal técnico especializado y de los equipos necesarios para realizar los ajustes de altura, nivelación, posicionamiento y movimientos que se requieran durante las etapas de montaje, pruebas técnicas, ensayos, operación y desmontaje, incluyendo aquellos relacionados con estructuras destinadas al soporte de:
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Sistemas de iluminación profesional.
Equipos de sonido.
Pantallas LED.
Equipos de transmisión audiovisual.
Centro de redes y telecomunicaciones.
Sistemas de efectos especiales.
Cámaras y demás equipos tecnológicos requeridos para la producción del evento.
Todos los ajustes deberán efectuarse de forma segura, utilizando equipos certificados y personal debidamente capacitado, sin afectar la continuidad de la operación ni la seguridad de las personas asistentes.
Todas las estructuras visibles al público, incluyendo tarimas, estructuras tipo Truss, torres, bases de soporte, sistemas de rigging y demás elementos metálicos expuestos, deberán contar con forros o faldones confeccionados en tela color negro, de acabado profesional, correctamente tensados y libres de arrugas o elementos visibles que afecten la estética del evento y la calidad de la transmisión audiovisual.
Diseño y presentación de propuesta integral del recinto
Elaboración de propuesta integral de distribución del evento mediante renders tridimensionales (3D), planos de planta y vistas generales, que permitan visualizar la totalidad del montaje y verificar el cumplimiento de los requerimientos funcionales, operativos y técnicos establecidos por la Junta de Protección Social.
La propuesta deberá representar, como mínimo:
Distribución general del salón principal y de las áreas complementarias.
Ubicación del escenario principal, tarimas y demás estructuras temporales.
Área destinada al desarrollo del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional.
Ubicación de las tómbolas o esferas del sorteo.
Mesa de fiscalización.
Cabina técnica de transmisión y producción.
Área destinada para medios de comunicación y unidades móviles de transmisión.
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Espacios para autoridades institucionales, invitados especiales y público asistente.
Ubicación del intérprete de Lengua de Señas Costarricense (LESCO).
Accesos principales, rutas de evacuación y áreas de circulación.
Espacios de apoyo operativo, camerinos, sala de maquillaje, sala de entrevistas y demás áreas requeridas para el desarrollo del evento.
La propuesta deberá guardar concordancia con las dimensiones reales del recinto ofrecido, considerando criterios de funcionalidad, seguridad, accesibilidad, visibilidad, circulación y operación técnica.
La Junta de Protección Social evaluará la propuesta presentada como parte del análisis técnico de las ofertas, verificando su viabilidad, distribución, aprovechamiento del espacio, cumplimiento de las especificaciones técnicas y compatibilidad con los requerimientos operativos del evento. La Administración podrá solicitar ajustes durante la etapa de ejecución contractual, siempre que no se altere el objeto de la contratación.
TARIMAS
Suministro e instalación de las tarimas requeridas para el desarrollo del evento, garantizando que todas las estructuras sean de uso profesional, cuenten con certificación para eventos de gran formato y cumplan con las normas de seguridad estructural y de salud ocupacional aplicables.
Todas las tarimas deberán contar con piso de acabado tipo lujo, superficie antideslizante, estructura metálica modular de alta resistencia, faldones perimetrales en tela color negro, sistemas de nivelación y la capacidad estructural suficiente para soportar las cargas dinámicas y estáticas previstas durante el evento.
Tarima principal del sorteo
Tarima principal con dimensiones mínimas de 14 metros de ancho x 10 metros de fondo, con una altura mínima aproximada de 80 centímetros sobre el nivel del piso.
Debe cumplir con las siguientes características:
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Piso modular de acabado tipo lujo, uniforme y en óptimas condiciones.
Estructura metálica de alta resistencia, certificada para soportar equipos, mobiliario, escenografía y personal durante el desarrollo del evento.
Faldones perimetrales confeccionados en tela color negro que oculten completamente la estructura de soporte.
Barandas de seguridad en los costados y demás puntos que determine la Administración, sin afectar la visibilidad de la transmisión.
Al menos una (1) rampa de acceso que permita el ingreso de personas con movilidad reducida y el traslado de equipos.
Al menos una (1) escalera de acceso con pasamanos y superficie antideslizante.
Capacidad suficiente para albergar las tómbolas del sorteo, pódium, mobiliario institucional, personal operativo, autoridades, equipos escenográficos y demás elementos necesarios para la producción del evento.
Tarima para presentaciones artísticas
Tarima independiente para presentaciones artísticas, con dimensiones mínimas de 7 metros de ancho x 4,50 metros de fondo y una altura mínima aproximada de 60 centimetros.
La estructura deberá incluir, como mínimo:
Piso modular tipo lujo.
Faldones perimetrales en tela color negro.
Al menos una (1) rampa de acceso.
Al menos una (1) escalera con pasamanos.
Capacidad estructural para soportar artistas, agrupaciones musicales, instrumentos, equipos de audio, monitores y demás elementos requeridos para las presentaciones.
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Plataforma para medios de comunicación
Instalación de plataforma destinada exclusivamente a los medios de comunicación y a la operación de cámaras de televisión, fotografía y video.
La plataforma deberá contar con dimensiones mínimas de 7 metros de ancho x 4,50 metros de fondo, una altura mínima aproximada de 90 centímetros, construida en dos niveles, con el fin de facilitar la captura de imágenes sin interferencias entre los equipos de grabación.
Como mínimo deberá disponer de:
Dos niveles de operación con capacidad suficiente para la instalación simultánea de cámaras profesionales, trípodes, pedestales y camarógrafos.
Al menos una (1) rampa de acceso para el traslado seguro de equipos.
Al menos una (1) escalera de acceso con pasamanos.
Piso nivelado y superficie antideslizante.
Barandas de seguridad en los laterales y parte posterior, cuando corresponda, sin afectar los ángulos de grabación.
Capacidad estructural para soportar el peso de cámaras de televisión, operadores, trípodes, cableado y demás equipos utilizados durante la cobertura del evento.
La ubicación definitiva de las tarimas será definida por la Junta de Protección Social durante la etapa de producción, procurando garantizar la adecuada visibilidad del público, la correcta operación técnica, la seguridad de las personas asistentes y la calidad de la transmisión oficial del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
ESTRUCTURAS TRUSS Y SISTEMAS DE RIGGING
Suministrar, instalar, operar y desmontar la totalidad de las estructuras tipo Truss, sistemas de izaje y elementos de rigging requeridos para soportar los equipos de iluminación, audio, video, pantallas LED y demás infraestructura técnica necesaria para el desarrollo del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional "Gordo Navideño 2026".
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Toda la infraestructura deberá ser de uso profesional, encontrarse en óptimas condiciones, cumplir con las normas nacionales e internacionales aplicables para espectáculos públicos y contar con la capacidad estructural suficiente para soportar las cargas estáticas y dinámicas previstas. Se debe de presentar, cuando la Administración lo solicite, las certificaciones de capacidad de carga, memorias de cálculo y demás documentación técnica que respalde la seguridad de la instalación.
Estructuras tipo Truss
La persona contratista deberá suministrar e instalar, como mínimo, cuarenta y cinco (45) metros lineales de estructura modular tipo Truss de aluminio de alta resistencia o material de especificaciones equivalentes, destinados al soporte de iluminación, pantallas LED, sistemas de audio, escenografía y demás equipos audiovisuales requeridos para el evento.
La distribución de las estructuras será definida durante la etapa de producción y deberá responder a los requerimientos técnicos de la Junta de Protección Social.
Sistema de izaje
Se deberá suministrar e instalar un sistema de izaje conformado por motores eléctricos de capacidad adecuada, destinado a la elevación y suspensión del puente principal de Truss que soportará la pantalla LED central y los demás equipos instalados sobre dicha estructura.
El sistema deberá incluir, como mínimo:
Motores eléctricos certificados con capacidad acorde a las cargas a soportar.
Controladores de operación.
Eslingas, grilletes, cadenas, cables de acero y demás accesorios certificados.
Sistemas de seguridad secundaria (safety) para todos los equipos suspendidos.
Personal técnico calificado para la operación del sistema de izaje.
Servicio de rigging
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La persona contratista deberá proporcionar el servicio especializado de rigging, incluyendo la instalación de los puntos de anclaje necesarios para las estructuras suspendidas desde la cubierta o techo del recinto.
El servicio deberá contemplar:
Inspección previa de los puntos estructurales disponibles.
Determinación de cargas admisibles.
Instalación de puntos de suspensión certificados.
Elementos de fijación y seguridad.
Supervisión permanente durante el montaje, operación y desmontaje.
Certificación de la correcta instalación de las estructuras suspendidas por parte del profesional competente.
Torres para sistemas de audio
Se deberán suministrar e instalar torres tipo Truss para el soporte de los sistemas de amplificación de audio, con una altura mínima de 4 metros, equipadas con brazos o extensiones que permitan la suspensión segura de los arreglos de altavoces (Line Array) o sistemas equivalentes.
Las torres deberán contar con bases estabilizadoras, sistemas de nivelación, elementos de seguridad y capacidad estructural suficiente para soportar las cargas de los equipos instalados.
Cobertura escénica
Instalar una cobertura tipo aforo en tela color negro para la estructura principal del escenario, con dimensiones mínimas de 10 metros de ancho x 7 metros de altura, o las dimensiones necesarias para cubrir completamente la estructura de Truss instalada.
La cobertura deberá:
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Ocultar las estructuras metálicas, cableado y elementos técnicos visibles desde el público y la transmisión.
Estar confeccionada en tela ignífuga o material con tratamiento retardante al fuego, de alta resistencia y acabado profesional.
Permanecer completamente tensada durante toda la ejecución del evento, sin pliegues, desprendimientos ni deformaciones.
Integrarse estéticamente con la escenografía y la imagen institucional del evento.
La distribución definitiva de las estructuras Truss, puntos de rigging, motores de izaje y elementos de soporte será validada por la Junta de Protección Social durante la etapa de producción, de conformidad con el diseño técnico aprobado y las condiciones particulares del recinto.
Cabina de transmisión y producción audiovisual
Diseñar, fabricar, instalar, operar y desmontar una cabina de producción audiovisual y transmisión, ubicada dentro del salón principal, destinada a albergar el personal técnico y los equipos responsables del control de audio, video, iluminación, transmisión, realización televisiva, comunicaciones y demás sistemas necesarios para la ejecución del evento.
La cabina deberá construirse mediante un sistema modular de paneles con estructura de aluminio de uso profesional, garantizando estabilidad, privacidad, seguridad, adecuada ventilación y condiciones óptimas para la operación continua de los equipos audiovisuales.
Especificaciones:
Pared frontal
Una (1) pared frontal con una longitud mínima de 8,00 metros y una altura mínima de 2,40 metros.
La parte inferior deberá construirse mediante paneles modulares y la parte superior incorporar paneles de acrílico transparente o vidrio de seguridad, permitiendo una visibilidad amplia y sin obstrucciones hacia el escenario principal, las tarimas, el área del sorteo y el público asistente.
El diseño deberá minimizar reflejos y garantizar una adecuada supervisión visual durante toda la producción del evento.
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Pared lateral sur
Una (1) pared lateral cerrada con dimensiones mínimas de 3,00 metros de longitud por 2,40 metros de altura, construida con paneles modulares color blanco y estructura de aluminio.
Pared lateral norte
Una (1) pared lateral cerrada con dimensiones mínimas de 3,00 metros de longitud por 2,40 metros de altura, construida con paneles modulares color blanco y estructura de aluminio.
Esta pared deberá incorporar una puerta de acceso con cerradura y sistema de llave, destinada al ingreso exclusivo del personal técnico autorizado y del personal designado por la Junta de Protección Social.
Condiciones técnicas de la cabina
Espacio suficiente para albergar consolas de audio, mezcladores de video, sistemas de transmisión, computadoras, monitores de referencia, equipos de intercomunicación, grabadores, procesadores, sistemas de respaldo eléctrico, equipos de red y demás dispositivos requeridos para la producción audiovisual.
Distribución interna que permita la adecuada circulación del personal técnico y el acceso seguro a todos los equipos.
Canalización independiente para cableado eléctrico, fibra óptica, audio, video, datos y comunicaciones.
Alimentación eléctrica suficiente, con circuitos independientes y protegidos para la operación de los equipos audiovisuales.
Iluminación técnica interna adecuada para la operación de los equipos sin afectar la visibilidad de los monitores.
Sistema de ventilación o climatización que garantice condiciones apropiadas de temperatura para el funcionamiento continuo de los equipos y la permanencia del personal técnico.
Acabados limpios y profesionales, sin elementos expuestos que representen riesgos para las personas o los equipos.
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LÍNEA 4: SERVICIO TÉCNICO SONIDO ESPACIOS Y ESPECTÁCULOS ESCENICOS / SERVICIO DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
Elaboración del guion técnico de producción
Elaboración de guion técnico integral de producción, el cual constituirá el documento oficial para la coordinación operativa del evento y deberá ser sometido a revisión y aprobación de la Junta de Protección Social previo a la realización del sorteo.
El guion técnico deberá contemplar, como mínimo:
Cronograma detallado de montaje, pruebas técnicas, ensayos, operación y desmontaje.
Escaleta general del evento con tiempos estimados.
Secuencia de intervenciones protocolarias.
Desarrollo completo del Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional.
Cues técnicos de audio, video, iluminación, pantallas LED, efectos audiovisuales y transmisión.
Coordinación de cámaras, cambios de planos y realización televisiva.
Participación del personal técnico, producción, protocolo, seguridad, fiscalización y Tecnologías de Información.
Procedimientos de contingencia ante fallas técnicas o situaciones imprevistas.
Coordinación con medios de comunicación y transmisión oficial.
Protocolos institucionales definidos por la Junta de Protección Social.
Para la elaboración del guion técnico, la Junta de Protección Social designará personal de enlace que brindará acompañamiento, validará los contenidos y suministrará los lineamientos institucionales necesarios para garantizar el adecuado desarrollo del evento y el cumplimiento de los procedimientos oficiales aplicables a la realización de los sorteos.
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Sistema de Audio Profesional
Suministrar, instalar, configurar, operar y desmontar un sistema de audio profesional que garantice la adecuada cobertura sonora del evento, la transmisión oficial del sorteo y el desarrollo de las presentaciones artísticas y protocolarias.
El sistema deberá permitir el control integral de todas las señales de audio mediante una consola digital profesional, con respaldo de control mediante software en computadora o tableta, garantizando redundancia operativa durante toda la actividad.
Contemplar la captación, procesamiento, distribución y monitoreo de las señales de audio para:
Sistema principal de amplificación del evento.
Presentadores oficiales del sorteo.
Autoridades y personal de la Junta de Protección Social.
Invitados especiales y artistas.
Transmisión oficial en vivo.
Unidades móviles de televisión.
Cámaras de producción.
Medios de comunicación.
Cualquier otro destino de audio requerido durante la operación del evento.
El sistema deberá incluir, como mínimo, el siguiente equipamiento:
Sistema de amplificación Line Array profesional, dimensionado según la cobertura del recinto.
En caso de ser necesario, deberán incorporarse sistemas de retardo (Delay Towers o Front Fill) para garantizar uniformidad en la cobertura sonora. El sistema de refuerzo sonoro deberá garantizar una cobertura acústica uniforme y adecuada en la totalidad del área destinada a los asistentes, de manera que las intervenciones, mensajes institucionales, música ambiental y demás contenidos sonoros sean claramente audibles desde las diferentes posiciones ocupadas por el público.
Como criterio mínimo de aceptación, el sistema deberá proporcionar un nivel de presión sonora (SPL) promedio no inferior a 75 dB(A) en las posiciones de escucha del público, manteniendo una distribución uniforme, sin zonas con pérdida
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significativa de inteligibilidad, distorsión audible, retroalimentación acústica o niveles excesivos que puedan afectar el confort de los asistentes.
El contratista deberá realizar el ajuste, ecualización y calibración del sistema de sonido de acuerdo con las características acústicas y dimensiones del recinto, procurando una respuesta uniforme en las diferentes áreas de audiencia.
La Administración podrá realizar pruebas de cobertura durante las pruebas técnicas o previo al inicio de la actividad, verificando la adecuada audibilidad e inteligibilidad en las áreas destinadas al público.
Sistema de subgraves.
Monitores de piso para presentadores y artistas.
Consola digital de audio de mínimo treinta y dos (32) canales de entrada con capacidad para mezcla independiente de PA, monitores y transmisión.
Rack digital de distribución de audio tipo Stage Box compatible con la consola, de al menos treinta y dos (32) entradas y dieciséis (16) salidas.
Computadora dedicada exclusivamente al control y administración del software de audio.
Seis (6) micrófonos inalámbricos de mano.
Ocho (8) micrófonos inalámbricos de diadema con cápsula cardioide o supercardiode. El contratista deberá disponer de diademas de respaldo para sustitución inmediata en caso de falla.
Dos (2) micrófonos de podio.
Distribuidor profesional de audio (Press Box o Caja de Prensa) con un mínimo de dieciséis (16) salidas balanceadas.
Sistema profesional de distribución y combinación de antenas para todos los sistemas inalámbricos.
Servicio de coordinación y escaneo de frecuencias RF previo y durante el evento para evitar interferencias.
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Conexión de audio balanceada e independiente para la transmisión oficial.
Sistema inalámbrico de monitoreo In Ear (IFB) para presentadores, mesa fiscalizadora y personal de transmisión, con un mínimo de cuatro (3) mezclas independientes, seis (6) receptores inalámbricos y (5) transmisores inalámbricos para realizar comunicación.
Monitor de audio dedicado para la zona de prensa.
Sistema de intercomunicación entre las áreas de audio, producción y transmisión, cuando sea requerido para la correcta operación del evento.
El contratista deberá suministrar todos los equipos complementarios necesarios para garantizar el correcto funcionamiento del sistema, incluyendo, entre otros:
Cajas directas (DI Box).
Procesadores digitales de audio (DSP).
Interfaces de audio.
Splitters analógicos o digitales.
Convertidores de señal.
Distribuidores de audio.
Amplificadores cuando corresponda.
Cableado profesional balanceado.
Patch panel.
Fuentes de alimentación.
Sistemas UPS para los equipos críticos.
Cualquier otro dispositivo necesario para asegurar la continuidad operativa y la calidad del sonido.
El adjudicatario deberá garantizar la compatibilidad del sistema con el rider técnico de los artistas contratados, asumiendo el suministro de todo el equipamiento adicional que este requiera, sin que ello represente un costo adicional para la Junta de Protección Social.
Durante toda la ejecución del evento deberán mantenerse disponibles materiales consumibles y de contingencia suficientes, incluyendo como mínimo:
Cinta gaffer profesional.
Baterías alcalinas nuevas o baterías recargables originales de los equipos inalámbricos.
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Cargadores.
Extensiones eléctricas.
Regletas certificadas.
Adaptadores de audio.
Cables de respaldo.
Micrófonos de contingencia.
Antenas y accesorios de reemplazo inmediato.
El sistema deberá permanecer en operación continua durante todas las etapas del evento, incluyendo montaje, pruebas técnicas, ensayo general, transmisión oficial, presentaciones artísticas, protocolo institucional y desmontaje.
Para el salón destinado a la cena de aproximadamente ochenta (80) personas, el contratista deberá instalar un sistema independiente de sonido ambiental compuesto por uno (1) o dos (2) parlantes activos profesionales, según las dimensiones del recinto, con reproducción de música ambiente y control independiente del sistema principal del evento.
ILUMINACIÓN PROFESIONAL
Suministrar, instalar, configurar, operar y desmontar un sistema profesional de iluminación escénica, arquitectónica y de efectos especiales, diseñado específicamente para las características del recinto donde se desarrolle el evento.
La propuesta deberá contemplar un diseño integral de iluminación que garantice condiciones óptimas para el espectáculo en vivo, la transmisión audiovisual multicámara, la proyección en pantallas LED y la correcta visualización por parte del público asistente.
El diseño deberá incorporar iluminación frontal, lateral, contraluz (back light), cenital, de ambiente y de efectos, permitiendo la creación de diferentes atmósferas de acuerdo con cada momento de la producción.
Como parte de la oferta técnica, el oferente deberá presentar:
Plano o diagrama del diseño de iluminación.
Distribución de equipos y puntos de instalación.
Ubicación de estructuras de soporte.
Direccionamiento de cada luminaria.
Carga eléctrica estimada.
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Universos DMX utilizados.
Esquema de direccionamiento y control.
Memoria descriptiva del diseño propuesto.
La propuesta deberá contemplar la iluminación del escenario principal, áreas de circulación del público, accesos, zonas de activación, áreas protocolarias y cualquier otro espacio requerido para el adecuado desarrollo del evento.
Como mínimo deberán incorporarse los siguientes equipos profesionales:
Cabezas móviles tipo Aura (Wash Beam RGBW)
Luminarias LED profesionales (Wash LED, Slim Par, Spot LED, PAR LED, Fresnel LED o combinación equivalente)
Cabezas móviles inteligentes tipo Spot, Beam, Wash o híbridas, incluyendo seguidores (Follow Spot físicos o mediante sistemas automatizados)
Mini Brutos LED de alta potencia
Consola profesional de iluminación o computadora dedicada con software profesional de programación y control compatible con protocolo DMX512, Art-Net o sACN.
La cantidad definitiva de cada tipo de luminaria podrá incrementarse cuando las dimensiones, altura, geometría o condiciones físicas del recinto así lo requieran para garantizar los niveles de iluminación solicitados.
En ningún caso la disminución de equipos podrá afectar la calidad de iluminación requerida para la producción audiovisual.
Control del sistema
Toda la operación deberá realizarse mediante consola profesional o software especializado instalado en una computadora dedicada exclusivamente para el control del sistema de iluminación.
El sistema deberá permitir:
Programación de escenas.
Programación de cues.
Timecode cuando aplique.
Ejecución sincronizada con audio y video.
Control independiente por zonas.
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Cambios instantáneos entre escenas.
Operación mediante protocolo DMX512, Art-Net, sACN o equivalente.
Diseño escénico
El contratista deberá desarrollar una programación artística completa del sistema de iluminación, sincronizada con el guion técnico del evento.
Se deberán programar efectos específicos para, al menos, los siguientes momentos:
Apertura del evento.
Ingreso de autoridades.
Himno Nacional.
Presentación institucional.
Animación del evento.
Presentaciones artísticas.
Premio Mayor.
Segundo Premio.
Tercer Premio.
Premio Acumulado.
Cierre del evento.
La programación deberá generar una experiencia visual dinámica tanto para el público presente como para la transmisión audiovisual.
Efectos especiales
Como complemento del diseño de iluminación, el contratista podrá incorporar equipos de efectos especiales, previa aprobación de la Junta de Protección Social y siempre que las condiciones del recinto lo permitan.
Podrán considerarse, entre otros:
Equipos láser RGB de espectáculos.
Sparkular (efectos de chispas frías).
Lanzadores de confeti.
Lanzadores de serpentinas.
Cañones de CO₂.
Haze o máquinas de niebla profesional.
Efectos atmosféricos compatibles con transmisión audiovisual.
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La utilización de estos equipos deberá cumplir toda la normativa de seguridad vigente y no podrá interferir con la operación de cámaras, pantallas LED, sistemas de audio ni rutas de evacuación.
Personal técnico
El contratista deberá asignar como mínimo:
Un (1) Diseñador de iluminación (Lighting Designer).
Un (1) Programador de iluminación.
Todo el personal deberá acreditar experiencia comprobable en producción de eventos de similar complejidad.
Iluminación del salón de cena
Para el salón destinado a la cena protocolaria de aproximadamente ochenta (80) personas, el contratista deberá suministrar e instalar un sistema decorativo compuesto, como mínimo, por ocho (8) luminarias LED programables.
Estas deberán permitir cambios de color, intensidad y efectos suaves, utilizando una paleta de iluminación con temática navideña (rojos, verdes, dorados, ámbar y blanco cálido), contribuyendo a la ambientación del espacio sin afectar la comodidad visual de los asistentes.
El diseño deberá integrarse armónicamente con la decoración general del salón y permanecer operativo durante toda la actividad.
VIDEO, PANTALLAS LED Y SISTEMAS DE VISUALIZACIÓN
Suministrar, instalar, configurar, operar y desmontar un sistema profesional de video, visualización y procesamiento de señales, diseñado para garantizar la correcta proyección del contenido audiovisual, la transmisión en vivo, el monitoreo técnico y la integración de todos los sistemas institucionales utilizados durante el evento.
La solución deberá contemplar pantallas LED de alta resolución, sistemas de procesamiento de video, escalamiento de señales, distribución mediante matrices profesionales y operación desde una estación centralizada de control.
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Como parte de la oferta técnica, el oferente deberá presentar un plano o diagrama del sistema de video donde se identifique la ubicación de cada pantalla, procesadores, estaciones de operación, rutas de señal, equipos de distribución y conexiones con los sistemas audiovisuales institucionales.
Pantalla LED principal
Pantalla LED de interior con las siguientes características mínimas:
Dimensiones mínimas: 8 metros de ancho x 4 metros de alto.
Pitch máximo: P3.9 (High Refresh Rate - HRR).
Frecuencia de actualización mínima de 3.840 Hz.
Brillo adecuado para eventos bajo iluminación escénica profesional.
Relación de aspecto configurable según las necesidades del contenido.
Procesador de video dedicado.
Sistema de respaldo eléctrico y de procesamiento cuando técnicamente corresponda.
La pantalla principal será utilizada para:
Animaciones institucionales.
Presentaciones multimedia.
Señal de cámaras.
Videos institucionales.
Proyección de resultados del sorteo.
Imagen proveniente de los digitalizadores institucionales.
Contenido gráfico dinámico.
Presentaciones artísticas.
Mensajes protocolarios.
Asimismo, deberá incorporarse un elemento escenográfico compuesto por las letras "JPS" fabricadas completamente en módulos de pantalla LED del mismo pitch o equivalente, integradas al diseño del escenario principal. Estas letras deberán permitir la reproducción de animaciones, colores institucionales, videos, efectos visuales y contenido gráfico sincronizado con la producción audiovisual del evento, constituyéndose en un elemento dinámico de identidad institucional.
Pantallas LED laterales
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Se deberán suministrar dos (2) pantallas LED laterales de las siguientes características mínimas:
Dimensiones mínimas: 4 metros de alto x 3 metros de ancho cada una.
Pitch máximo P3.9 HRR.
Procesador independiente para cada pantalla.
Capacidad para recibir múltiples fuentes de video.
Estas pantallas deberán permitir mostrar, según los requerimientos de la producción:
Programa (PGM).
Cámaras individuales.
Presentaciones.
Resultados del sorteo.
Contenido institucional.
Videos.
Gráficos.
Monitoreo de señales técnicas.
Cualquier otra fuente requerida por la Junta de Protección Social.
Procesamiento y control
Cada pantalla deberá contar con su respectivo procesador profesional de video, debidamente configurado y sincronizado.
Todo el sistema deberá ser operado mediante un software profesional instalado en una computadora dedicada exclusivamente al control de las pantallas LED.
El sistema deberá permitir:
Escalamiento de señales.
Cambio de fuentes en tiempo real.
Distribución simultánea de contenido.
Configuración independiente por pantalla.
Sincronización con cámaras y sistema de transmisión.
Operación continua durante toda la actividad.
Integración de digitalizadores institucionales
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El contratista deberá realizar la instalación, configuración e integración de tres (3) digitalizadores institucionales utilizados para la captura de las bolitas del sorteo.
Los equipos son propiedad de la Junta de Protección Social y corresponden al siguiente modelo:
WolfVision VZ-3neo (tres unidades).
El servicio deberá incluir:
Alimentación eléctrica.
Conexiones HDMI, SDI o las requeridas para su integración.
Conversión de señales cuando sea necesario.
Distribución hacia el sistema de producción de video.
Integración con las pantallas LED.
Integración con el sistema de transmisión en vivo.
Verificación de funcionamiento previo al evento.
Desarrollo de contenido gráfico
La totalidad del contenido gráfico será desarrollada por el contratista, tomando como base la línea gráfica institucional que será suministrada por la Junta de Protección Social.
Como mínimo deberá desarrollarse:
Dos (2) escenarios institucionales genéricos.
Animación del Premio Mayor.
Animación del Segundo Premio.
Animación del Tercer Premio.
Animación del Premio Acumulado.
Animación para el Himno Nacional.
Escenario con imagen de bolitas del sorteo.
Escenario para presentaciones artísticas.
En total deberán desarrollarse al menos ocho (8) escenarios completos en formato Motion Graphics, optimizados para pantallas LED.
Gráficos para transmisión
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El contratista deberá diseñar y programar los elementos gráficos utilizados durante la transmisión audiovisual, incluyendo como mínimo:
Lower Third (identificación de personas).
Banners institucionales.
Cintillos informativos.
Fondos animados.
Elementos gráficos para presentaciones.
Todos los diseños deberán ser compatibles con el sistema de producción de video utilizado durante el evento.
Monitores de escenario
Se deberán suministrar tres (3) monitores profesionales LED o LCD de al menos cuarenta (40) pulgadas.
Cada monitor deberá incluir:
Sistema profesional de anclaje o pedestal.
Conversión de señal cuando corresponda.
Cableado de energía y video.
Distribución independiente de contenido.
Los monitores serán utilizados como:
Monitor de presentadores.
Monitor de retorno del programa.
Monitor para visualización de sistemas institucionales o contenido requerido durante el evento.
El personal técnico encargado de este servicio deberá permanecer durante el montaje, ensayos, desarrollo del evento y desmontaje, garantizando la operación continua y la atención inmediata de cualquier eventualidad técnica.
TRANSMISIÓN AUDIOVISUAL (STREAMING) Y PRODUCCIÓN DE VIDEO EN VIVO
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Fecha y horario: El servicio deberá brindarse para el Sorteo Extraordinario de Lotería Nacional, programado para el 20 de diciembre de 2026, en un horario aproximado de 6:00 p.m. a 9:30 p.m.
Sistema de producción y transmisión
El contratista deberá suministrar, instalar, configurar, operar y desmontar un sistema profesional de producción audiovisual multicámara para transmisión en vivo (Broadcast), capaz de integrar todas las señales de audio, video, gráficos, pantallas LED, digitalizadores institucionales, efectos visuales y demás elementos requeridos durante el desarrollo del evento.
El sistema deberá garantizar una transmisión continua, estable y con redundancia, permitiendo la emisión simultánea hacia las plataformas oficiales de la Junta de Protección Social, así como la distribución de señal a medios de comunicación.
Como mínimo, el sistema deberá contemplar:
Switcher profesional de producción Broadcast con capacidad mínima para 20 entradas de video.
Multiview configurable.
Mezclador de video con procesamiento interno.
Encoder profesional para transmisión en vivo.
Sistema de respaldo (backup) para la transmisión.
Computadoras dedicadas para operación gráfica y streaming.
Sistema de intercomunicación entre director, camarógrafos y operadores.
Matriz de distribución de video.
Convertidores de formato de video y señal (HDMI, SDI, NDI, fibra óptica u otros requeridos).
Sistema UPS para respaldo de los equipos críticos.
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La transmisión deberá realizarse en resolución mínima Full HD (1920 x 1080) con codificación H.264 o superior y audio digital de alta calidad.
Plataformas de transmisión
La producción deberá transmitirse simultáneamente a los canales oficiales de la Junta de Protección Social en:
Facebook Live.
Vimeo.
El servicio debe incluir configuración, autenticación (datos suministrados por JPS), pruebas previas, monitoreo y estabilidad de la transmisión hasta su finalización.
Sistema de cámaras
Suministrar como mínimo seis (6) cámaras profesionales HD o superior, distribuidas de la siguiente manera:
Tres (3) cámaras robóticas PTZ de operación remota.
Tres (3) cámaras profesionales operadas manualmente.
Las cámaras deberán cubrir, como mínimo:
Escenario principal.
Presentadores.
Público.
Autoridades.
Artistas.
Entrega de premios.
Tomas abiertas.
Tomas cerradas.
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Detalles del sorteo.
Áreas de activación cuando sean requeridas.
El sistema deberá permitir movimientos suaves, cambios de plano en tiempo real y cobertura continua durante toda la producción.
Como complemento, el contratista podrá incorporar equipos especiales de captura como:
Cámara estabilizada (Gimbal).
Grúa o Jib.
Cámara sobre riel (Slider).
Dron (cuando las condiciones del recinto y la normativa vigente lo permitan).
Sistemas inalámbricos de video.
Cabina de control
Instalar una cabina de producción dentro del salón principal del evento, desde donde se centralizará toda la operación audiovisual.
En esta cabina deberán ubicarse, como mínimo:
Dirección general de televisión.
Switcher de video.
Sistema de multiview.
Control de pantallas LED.
Consola de iluminación.
Consola de audio.
Sistema de streaming.
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Procesadores de video.
Encoder principal y respaldo.
Reproductores multimedia.
Computadoras para gráficos.
Control de animaciones.
Sistema de monitoreo técnico.
Sistema de intercomunicación.
Personal técnico del contratista.
Personal técnico designado por la Junta de Protección Social, quien coordinará la dirección audiovisual del evento.
Integración de sistemas institucionales
El contratista deberá integrar al sistema de producción:
Tres (3) digitalizadores WolfVision VZ-3neo, aportados por la Junta de Protección Social, utilizados para la visualización de las bolitas del sorteo.
Computadoras institucionales desde donde se generan los resultados oficiales del sorteo.
Pantallas LED del evento.
Sistema de audio.
Equipos de iluminación.
Cualquier otra fuente audiovisual requerida durante la producción.
Todas estas señales deberán poder visualizarse tanto en la transmisión como en las pantallas del evento.
Sistema gráfico para transmisión
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El contratista desarrollará e incorporará la totalidad de los gráficos utilizados durante la transmisión, respetando la línea gráfica institucional suministrada por la Junta de Protección Social.
Como mínimo deberá incluir:
Lower Third para identificación de personas.
Identificación de autoridades.
Identificación de artistas.
Banners institucionales.
Cintillos informativos.
Animaciones para cambios de segmento.
Todos los elementos deberán integrarse en tiempo real con el mezclador de video.
Reproducción multimedia
El contratista deberá suministrar un sistema profesional de reproducción multimedia integrado al switcher de video para la reproducción de:
Videos institucionales.
Animaciones.
Motion Graphics.
Presentaciones.
Interacción con audiencia
Durante la transmisión se desarrollarán dinámicas promocionales dirigidas a las personas que se conecten en vivo y que previamente hayan participado en las distintas activaciones del evento.
El sistema deberá permitir mostrar en las pantallas LED imágenes, mosaicos o composiciones multipantalla de personas conectadas en vivo.
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Distribución de señal para medios
El contratista deberá suministrar un sistema profesional de distribución de video que permita entregar la señal oficial del evento a medios de comunicación.
Como mínimo deberá disponer de veinte (20) salidas de video independientes, utilizando interfaces SDI, HDMI u otros formatos profesionales requeridos.
Grabación del evento
Toda la producción deberá grabarse con audio y video sincronizados.
El contratista deberá entregar:
Grabación máster en resolución Full HD o superior.
Archivo en formato MP4 (H.264 o superior).
Copia digital en tarjeta SD o unidad USB suministrada por el contratista.
Material entregado dentro de las cuarenta y ocho (48) horas posteriores al evento.
Personal técnico
El oferente deberá disponer, como mínimo, del siguiente recurso humano especializado:
Un (1) Productor General.
Un (1) Director de Televisión / Realizador.
Un (1) Asistente de Dirección.
Seis (6) Camarógrafos.
Un (1) Operador de Gráficos y reproducción Multimedia.
Un (1) Coordinador Técnico.
5 Técnicos de montaje y soporte.
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Servicio de interpretación en LESCO
Suministrar un(a) intérprete certificado(a) en Lengua de Señas Costarricense (LESCO), quien participará durante la transmisión oficial del sorteo por un período minimo de tres (3) horas.
La interpretación deberá mantenerse visible durante toda la transmisión mediante una ventana (Picture in Picture) o el formato que defina la Junta de Protección Social, garantizando la accesibilidad para la población con discapacidad auditiva.
SERVICIO PROFESIONAL DE MAQUILLAJE PARA PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL
Suministrar un servicio profesional de maquillaje para producción audiovisual, orientado a garantizar una adecuada presentación de las personas participantes durante la transmisión en vivo, la proyección en pantallas LED, el registro fotográfico y la grabación del evento.
El servicio deberá ser prestado por personal especializado con experiencia comprobable en maquillaje para televisión, fotografía, producciones audiovisuales y eventos institucionales.
Cantidad de personas
Como referencia, el servicio contempla la atención de hasta doce (12) personas, distribuidas inicialmente de la siguiente manera:
Nueve (9) mujeres.
Tres (3) hombres.
La Junta de Protección Social podrá modificar la cantidad total de personas o la distribución entre hombres y mujeres, según las necesidades del evento, sin que ello implique un costo adicional, siempre que no se supere la cantidad máxima indicada. La cantidad definitiva será comunicada al contratista con la debida anticipación.
Especificaciones del maquillaje
Para mujeres:
El maquillaje deberá contemplar, como mínimo:
Acabado natural de nivel profesional.
Cobertura media a alta según las características de cada persona.
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Productos de alta definición (HD), adecuados para grabación y fotografía.
Control de brillo y acabado de larga duración.
Resistencia a iluminación escénica de alta intensidad.
Resistencia a jornadas prolongadas de transmisión.
Correcciones de tono, textura e imperfecciones cuando corresponda.
Sellado profesional para garantizar la permanencia del maquillaje durante el evento.
Para hombres:
El servicio deberá incluir maquillaje correctivo de aspecto natural, considerando como mínimo:
Corrección de tono de piel.
Disminución de ojeras.
Control de brillo facial.
Corrección de pequeñas imperfecciones.
Acabado HD para transmisión y fotografía.
Aplicación discreta que mantenga una apariencia completamente natural.
Productos
Todos los productos utilizados deberán ser de calidad profesional, aptos para alta definición (HD/4K), hipoalergénicos cuando sea posible, en buen estado de conservación y aplicados bajo condiciones de higiene y bioseguridad.
El contratista deberá disponer de una amplia variedad de tonos y productos que permitan adaptarse a los diferentes tipos y tonalidades de piel de las personas participantes.
Horario del servicio
El servicio deberá iniciar con la anticipación suficiente para que todas las personas designadas se encuentren listas antes del inicio oficial del evento, previsto para las 5:30 p.m.
El contratista deberá coordinar previamente con la Junta de Protección Social el cronograma de atención de cada participante.
Retoques durante el evento
El servicio deberá incluir la permanencia de personal de maquillaje durante el desarrollo de la actividad para realizar retoques cuando sean necesarios, especialmente en los siguientes casos:
Presentadores.
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Autoridades institucionales.
Personas que intervengan en la transmisión.
Artistas e invitados especiales.
Los retoques deberán efectuarse de forma oportuna y discreta, procurando no interferir con el desarrollo de la producción audiovisual.
Personal requerido
El contratista deberá asignar un (1) maquillador(a) profesional con experiencia en televisión y producción audiovisual.
Cuando la cantidad de personas por atender o el tiempo disponible lo requieran, deberá incorporar personal adicional suficiente para garantizar que el servicio se complete dentro del cronograma establecido.
El personal asignado deberá mantener una presentación profesional y cumplir con las normas de higiene, bioseguridad y atención al cliente durante toda la prestación del servicio.
APOYO DE DIFUSIÓN Y MEDIA KIT
Desarrollar y ejecutar un plan de difusión digital para apoyar la promoción del evento, utilizando los canales de comunicación disponibles y de conformidad con la línea gráfica e identidad institucional suministrada por la Junta de Protección Social.
Todo el contenido deberá ser previamente revisado y aprobado por la Administración antes de su publicación.
Alcance mínimo del servicio
El servicio deberá incluir, como mínimo, los siguientes productos:
Publicaciones en redes sociales
Realización y publicación de seis (6) piezas de contenido en las redes sociales del medio, plataforma o canal de comunicación propuesto por el contratista.
Las publicaciones podrán distribuirse entre diferentes formatos, tales como:
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Imagen estática.
Carrusel.
Reel o video corto.
Historia (Story).
Publicación de video.
Otro formato compatible con la plataforma utilizada.
El cronograma de publicaciones será coordinado previamente con la Junta de Protección Social.
Newsletter
Incorporación de una (1) mención del evento en el boletín electrónico (Newsletter), incluyendo:
Imagen promocional.
Texto descriptivo.
Fecha, hora y lugar del evento.
Llamado a la acción.
Enlace oficial proporcionado por la Junta de Protección Social.
Campaña de correo electrónico
Ejecución de una campaña de cien (100) envíos mediante una plataforma profesional de email marketing, como Mailchimp o equivalente.
El servicio deberá incluir:
Diseño de la plantilla.
Configuración de la campaña.
Programación del envío.
Monitoreo básico.
Reporte de ejecución con indicadores mínimos de entrega.
La base de datos de destinatarios será definida por el contratista o por la Junta de Protección Social, según corresponda.
Video promocional
Producción de un (1) video promocional con una duración de treinta (30) segundos.
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El servicio deberá contemplar:
Desarrollo del concepto creativo.
Edición.
Animaciones gráficas.
Inclusión de logotipos institucionales.
Musicalización con contenido libre de derechos o debidamente licenciado.
Adaptación para redes sociales en formato horizontal y vertical, cuando sea requerido.
El contenido deberá ser aprobado previamente por la Junta de Protección Social antes de su publicación.
Cobertura fotográfica
Cobertura fotográfica profesional del evento, incluyendo como mínimo:
Registro de actos protocolarios.
Participación de autoridades.
Presentaciones artísticas.
Público asistente.
Activaciones.
Escenografía.
Premiaciones.
Detalles del evento.
El contratista deberá entregar, como mínimo:
Cincuenta (50) fotografías digitales editadas en alta resolución.
Archivos en formato JPG de alta calidad.
Copia digital mediante enlace de descarga o dispositivo de almacenamiento, dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores al evento.
Derechos de uso
Todo el material gráfico, audiovisual y fotográfico desarrollado en el marco del contrato podrá ser utilizado por la Junta de Protección Social para fines institucionales, informativos y de difusión, sin limitación de tiempo o territorio, conservando el contratista únicamente los derechos morales que le correspondan conforme a la legislación aplicable.
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LÍNEA 5: SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Y PRESENTACIÓN ARTÍSTICA
ESPECTACULO ESCENICO / ANIMACIÓN Y PRESENTACIÓN ARTÍSTICA
Suministrar una presentación artística musical en vivo, con una duración aproximada de sesenta (60) minutos, integrada por una agrupación profesional que interprete un repertorio inspirado en la música tradicional costarricense y sus diferentes expresiones culturales, con arreglos contemporáneos que promuevan la participación del público y contribuyan al ambiente festivo del evento.
La propuesta artística deberá ser de alta calidad escénica y musical, acorde con el carácter institucional de la actividad y orientada a público de diversas edades.
Requisitos mínimos de la agrupación
La agrupación deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes condiciones:
Estar integrada por un mínimo de ocho (8) músicos en escena.
Contar con un director musical o responsable de la presentación.
Acreditar experiencia comprobable en presentaciones públicas, eventos institucionales, festivales o actividades de similar naturaleza.
Presentar un repertorio con una duración aproximada de sesenta (60) minutos, el cual podrá ser ajustado previa coordinación con la Junta de Protección Social.
Mantener una presentación escénica y vestuario acordes con la temática y el carácter institucional del evento.
Horario de la presentación
La presentación artística está prevista inicialmente entre las 6:00 p.m. y las 7:00 p.m.; no obstante, la Junta de Protección Social podrá modificar el horario de inicio o finalización de acuerdo con el programa oficial del evento.
El contratista deberá garantizar la disponibilidad de la agrupación durante la franja horaria definida para la actividad y atender los ajustes razonables que sean comunicados con la debida anticipación.
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Alcance del servicio
El servicio deberá incluir, como mínimo:
Honorarios de todos los integrantes de la agrupación.
Transporte terrestre del personal artístico y técnico.
Carga, descarga, montaje y desmontaje de los instrumentos y equipos propios de la agrupación.
Afinación, pruebas de sonido y ensayo previo cuando sea requerido.
Coordinación técnica con la producción general del evento.
Permanencia del personal durante el tiempo necesario para garantizar el correcto desarrollo de la presentación.
Requerimientos técnicos
La agrupación deberá entregar, con al menos diez (10) días hábiles de anticipación al evento, un rider técnico que detalle las necesidades específicas de audio, backline, iluminación, distribución escénica y requerimientos eléctricos.
La producción técnica del evento suministrará el sistema de sonido, iluminación y demás equipos audiovisuales establecidos en el presente pliego; no obstante, se deberá indicar oportunamente cualquier requerimiento adicional indispensable para la correcta ejecución del espectáculo.
La agrupación deberá participar en las pruebas técnicas y de sonido programadas por la Junta de Protección Social, respetando los horarios establecidos para montaje, ensayo y operación.
En caso de presentarse una causa de fuerza mayor que impida la participación de alguno de los integrantes, el contratista deberá sustituirlo por otro artista con capacidades equivalentes, sin afectar la calidad del espectáculo ni generar costos adicionales para la Administración.
Alimentación
Suministrar un servicio integral de alimentación para el personal designado por la Junta de Protección Social, incluyendo la preparación, montaje, servicio, atención al cliente, limpieza y desmontaje del área destinada para la cena, garantizando altos estándares de calidad, inocuidad alimentaria y servicio.
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Espacio para la cena
El servicio deberá brindarse en un espacio privado, exclusivo para los comensales designados por la Junta de Protección Social, debidamente acondicionado para garantizar comodidad, privacidad y una adecuada circulación del personal de servicio.
El área deberá permanecer limpia, ordenada y en óptimas condiciones durante toda la prestación del servicio.
Cantidad de personas
El servicio contempla la atención de cien (100) personas.
La distribución de los comensales se realizará en grupos, de acuerdo con la programación que defina la Junta de Protección Social.
Horario del servicio
La cena deberá brindarse el 20 de diciembre de 2026, en un horario aproximado de 7:30 p.m. a 12:00 medianoche, sin perjuicio de que la Administración pueda realizar ajustes razonables de acuerdo con el desarrollo del evento.
El contratista deberá garantizar la disponibilidad continua del servicio durante todo el horario establecido.
Menú
Cada servicio deberá incluir como mínimo:
Una (1) entrada.
Un (1) plato fuerte.
Un (1) postre.
Bebidas ilimitadas durante toda la prestación del servicio.
Las bebidas deberán incluir, como mínimo:
Agua.
Café y té.
Refrescos naturales.
Gaseosas regulares y sin azúcar.
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Las bebidas deberán mantenerse con la temperatura ideal para su consumo durante toda la actividad.
Opciones de menú
Como parte de la oferta técnica, el oferente deberá presentar al menos tres (3) opciones completas de menú, cada una integrada por entrada, plato fuerte y postre.
Las propuestas deberán contemplar diferentes alternativas gastronómicas que permitan seleccionar el menú definitivo.
Beberá ofrecer, sin costo adicional:
Opción vegetariana.
Opción para personas con restricciones alimentarias previamente informadas por la Administración (cuando aplique).
La Junta de Protección Social seleccionará el menú definitivo durante la prueba de degustación.
Prueba de menú
Posterior a la adjudicación del contrato, el contratista deberá realizar una prueba de menú para seis (6) personas, en la cual se evaluarán aspectos como:
Presentación.
Sabor.
Calidad.
Tamaño de las porciones.
Temperatura de servicio.
Montaje.
Atención del personal.
La prueba se realizará en el sitio seleccionado para el evento, en la fecha y hora que establezca la Junta de Protección Social, previa coordinación con el adjudicatario.
Las observaciones emitidas por la Administración deberán incorporarse al servicio definitivo sin generar costos adicionales.
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Servicio de atención
Durante toda la prestación del servicio, el contratista deberá disponer, como mínimo, de:
Cuatro (4) saloneros.
Un (1) supervisor o encargado del servicio.
Todo el personal deberá:
Permanecer uniformado.
Mantener excelente presentación personal.
Acreditar la capacitación correspondiente en manipulación higiénica de alimentos.
Los atestados y carnés deberán adjuntarse con la oferta.
Montaje
El contratista deberá suministrar todo el mobiliario y menaje requerido para la prestación del servicio, incluyendo como mínimo:
Mesas para ochenta (80) personas.
Sillas tipo banquete.
Manteles de calidad tipo lujo.
Cubremanteles cuando corresponda.
Servilletas de tela.
Vajilla de porcelana, cerámica o vidrio.
Cubertería de acero inoxidable o plata.
Vasos y copas de vidrio.
Centros de mesa sencillos acordes con la temática navideña, previa aprobación de la Junta de Protección Social.
Los colores de manteles, cubresillas y demás elementos decorativos serán definidos durante la prueba de menú.
Ambientación
El contratista deberá proporcionar música e iluminación ambiental durante todo el servicio de alimentación, procurando un volumen adecuado que permita la
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conversación entre los asistentes y que no interfiera con las actividades del evento principal.
Inocuidad alimentaria
La elaboración, transporte, conservación y servicio de los alimentos deberán cumplir la normativa sanitaria vigente en Costa Rica y las buenas prácticas de manufactura aplicables.
Controles de calidad
El contratista deberá mantener registros documentados durante toda la prestación del servicio, incluyendo como mínimo:
Control de recepción de materias primas.
Control de refrigeración y congelación.
Control de temperaturas de cocción.
Control de mantenimiento en caliente y frío.
Rotación de alimentos (PEPS/FIFO).
Producción diaria.
Servicio por turnos.
Limpieza y desinfección.
Dentro de los tres (3) días hábiles posteriores al evento, el adjudicatario deberá entregar a la Junta de Protección Social copia de todos los registros debidamente completos y firmados por el responsable del servicio.
Limpieza y desmontaje
Al finalizar el servicio, el contratista será responsable de:
Retirar todos los residuos generados.
Desmontar completamente el mobiliario y equipos utilizados.
Dejar el espacio en iguales o mejores condiciones de limpieza que las encontradas al inicio de la actividad.
Todos los residuos deberán gestionarse conforme a la normativa ambiental y sanitaria vigente.
LÍNEA 6: GENERADOR ELÉCTRICO Y SISTEMA DE RESPALDO DE ENERGÍA
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Suministrar, instalar, operar, monitorear y desmontar un sistema de generación eléctrica de respaldo que garantice el suministro continuo, seguro y estable de energía para todos los sistemas técnicos del evento, incluyendo audio, video, iluminación, pantallas LED, transmisión, producción audiovisual, equipos de cómputo y demás cargas eléctricas requeridas.
El sistema deberá operar como respaldo de la alimentación eléctrica principal del recinto y garantizar la continuidad del evento ante cualquier interrupción o variación del suministro eléctrico.
Generador eléctrico
El contratista deberá suministrar, como mínimo:
Una (1) planta eléctrica de 90 kVA o superior.
Generador insonorizado (Silent Pack) para operación en eventos.
Frecuencia de salida de 60 Hz.
Voltaje de salida compatible con 120/240 V y 120/208 V, según los requerimientos del evento.
Configuración trifásica y monofásica.
Regulación automática de voltaje (AVR) o tecnología equivalente.
Arranque eléctrico automático.
Tanque de combustible con autonomía mínima de ocho (8) horas de operación continua a la carga prevista o suministro permanente de combustible durante toda la actividad.
Sistema de monitoreo de parámetros eléctricos (voltaje, frecuencia, corriente y carga).
La capacidad del generador deberá ser suficiente para alimentar simultáneamente todas las cargas previstas, manteniendo un margen de reserva que garantice una operación segura y estable.
Distribución eléctrica
El contratista deberá suministrar e instalar el sistema completo de distribución eléctrica, incluyendo como mínimo:
Centro de carga trifásico.
Tableros de distribución secundarios cuando sean requeridos.
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Interruptores termomagnéticos independientes por circuito.
Interruptores diferenciales para protección de personas cuando corresponda.
Barras de distribución.
Sistema de puesta a tierra conforme a la normativa vigente.
Protección contra sobrecargas y cortocircuitos.
Todos los tableros deberán estar claramente identificados y rotulados de acuerdo con los circuitos alimentados.
Transferencia eléctrica
El sistema deberá incorporar un mecanismo de transferencia eléctrica que permita la integración segura entre la alimentación principal del recinto y el generador, evitando retornos de energía y garantizando la protección de los equipos conectados.
La solución propuesta deberá cumplir con la normativa eléctrica vigente y ser operada exclusivamente por personal calificado.
Cableado eléctrico
Suministrar todo el cableado eléctrico requerido para la operación del evento.
El cableado deberá:
Ser de calibre adecuado a la carga eléctrica instalada.
Contar con aislamiento certificado para uso temporal en eventos.
Mantener protección mecánica en las zonas de circulación.
Instalarse de manera ordenada, identificada y segura.
Evitar riesgos de tropiezo para asistentes y personal técnico.
Iincluir todos los conectores, adaptadores, clavijas industriales y accesorios necesarios para la correcta alimentación de los equipos.
Alimentación para escenario
Suministrar e instalar una extensión eléctrica de aproximadamente cincuenta (50) metros, o la longitud necesaria según las condiciones del recinto.
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La alimentación deberá finalizar, según lo defina la Junta de Protección Social, mediante alguna de las siguientes opciones:
Un tomacorriente industrial de seguridad tipo HBL2723 o equivalente técnico compatible.
Un tablero eléctrico de distribución con barras de conexión protegidas.
El punto de alimentación deberá ubicarse debajo, detrás o a un costado del escenario principal, según lo determine la inspección técnica previa al evento.
Nivel de ruido
El generador deberá ser de tipo insonorizado y cumplir con los límites máximos de emisión sonora establecidos en la legislación costarricense vigente para este tipo de equipos.
Su ubicación deberá minimizar el impacto acústico sobre el público, los artistas, la transmisión audiovisual y las actividades propias del evento.
Combustible
Suministro de combustible necesario para garantizar la operación continua del generador durante:
Montaje.
Pruebas técnicas.
Ensayos.
Desarrollo del evento.
Desmontaje.
No se aceptarán interrupciones por falta de combustible.
Personal técnico
Se debe de contar en sitio con un (1) técnico electricista responsable de la instalación y operación del sistema eléctrico.
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El personal deberá permanecer disponible durante el montaje, las pruebas técnicas, el desarrollo del evento y el desmontaje, atendiendo cualquier eventualidad de forma inmediata.
Pruebas de funcionamiento
Previo al inicio del evento, se deberá realizar pruebas completas de funcionamiento del sistema eléctrico, verificando como mínimo:
Voltajes de salida.
Frecuencia.
Balance de cargas.
Correcto funcionamiento de los tableros eléctricos.
Operación del sistema de transferencia.
Continuidad del suministro eléctrico.
Correcta alimentación de todos los equipos audiovisuales y de producción.
La Junta de Protección Social podrá presenciar dichas pruebas y solicitar las verificaciones que considere necesarias antes de autorizar el inicio de la actividad.
LÍNEA 7: SERVICIO DE TELECOMUNICACIONES Y CONECTIVIDAD
Suministrar, instalar, configurar, monitorear, operar y desmontar toda la infraestructura de telecomunicaciones requerida para garantizar la conectividad segura, estable y continua entre la Junta de Protección Social (JPS), el sitio del evento, los sistemas institucionales, la transmisión audiovisual y los medios de comunicación.
Toda la solución deberá garantizar alta disponibilidad, redundancia, continuidad operativa y seguridad de la información durante las etapas de montaje, pruebas técnicas, desarrollo del evento y desmontaje.
La infraestructura propuesta deberá cumplir con la normativa técnica vigente emitida por la Superintendencia de Telecomunicaciones (SUTEL) y con los estándares internacionales aplicables para redes de datos y telecomunicaciones.
ENLACE DE CONECTIVIDAD 1
Enlace institucional entre el sitio del evento y la Junta de Protección Social
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El contratista deberá suministrar un servicio de enlace de datos dedicado que permita la comunicación entre el sitio del evento y la infraestructura tecnológica de la Junta de Protección Social.
El servicio deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes características:
Ancho de banda dedicado de 200 Mbps.
Servicio sincrónico y simétrico, relación 1:1.
Dos (2) enlaces de fibra óptica completamente independientes.
Redundancia extremo a extremo, incluyendo la última milla en ambos sitios.
Rutas físicas independientes entre ambos enlaces.
Equipos activos redundantes en configuración Activo-Activo (Active-Active).
Detección automática de fallas y balanceo de tráfico entre ambos enlaces.
Disponibilidad mínima del servicio de 99,99 % durante la ejecución del evento.
Monitoreo permanente del estado del enlace.
En el sitio del evento deberá instalarse un equipo de agregación o distribución con doble interfaz de fibra óptica, capaz de recibir ambos enlaces en configuración Activo-Activo y distribuir la conectividad hacia la infraestructura tecnológica del evento.
Suministrar toda la infraestructura necesaria para habilitar, como mínimo, quince (15) puntos de red LAN, destinados a equipos institucionales y de producción.
Todas las conexiones deberán identificarse claramente mediante rotulación permanente.
ENLACE DE CONECTIVIDAD 2
Conectividad para transmisión audiovisual
El contratista deberá suministrar un enlace de Internet dedicado y exclusivo para la transmisión audiovisual en vivo.
Ancho de banda dedicado de 100 Mbps.
Servicio simétrico.
Canal exclusivo para transmisión (Streaming).
Instalación hasta la cabina de producción audiovisual.
Baja latencia.
Baja variación de retardo (Jitter).
Baja pérdida de paquetes.
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Monitoreo permanente del enlace.
El servicio deberá incluir:
Equipos activos.
Switches.
Conversores cuando sean requeridos.
Cableado estructurado.
Organización del cableado.
Protección eléctrica.
Configuración completa para la operación del sistema de transmisión.
Este enlace no podrá ser compartido con otros servicios de Internet utilizados durante el evento.
ENLACE DE CONECTIVIDAD 3
Conectividad para medios de comunicación
El contratista deberá suministrar un enlace dedicado exclusivamente para los medios de comunicación acreditados que realicen retransmisión del evento.
Ancho de banda dedicado de 300 Mbps.
Servicio exclusivo para prensa.
Acceso independiente de la infraestructura institucional.
Operación durante toda la actividad.
Como parte del servicio deberá instalarse un switch administrable con las siguientes características mínimas:
Veinticuatro (24) puertos Gigabit Ethernet.
Capacidad de administración.
Soporte para VLAN.
QoS.
Monitoreo de puertos.
Fuente de alimentación protegida.
El switch deberá ubicarse en un sitio previamente definido por la Junta de Protección Social para facilitar la conexión de unidades móviles, equipos de transmisión remota y demás dispositivos de los medios de comunicación.
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RED INALÁMBRICA (WIFI)
Suministrar una red inalámbrica independiente para uso exclusivo del personal autorizado por la Junta de Protección Social.
La red deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes características:
Cobertura adecuada en las áreas operativas definidas por la Institución.
Estándar IEEE 802.11ac, WiFi 6 o superior.
Seguridad mediante WPA2 Enterprise, WPA3 o equivalente.
Segmentación lógica independiente de las demás redes del evento.
Capacidad suficiente para soportar múltiples usuarios simultáneamente sin degradación significativa del servicio.
La Administración definirá previamente los usuarios autorizados para el acceso.
CABLEADO E INFRAESTRUCTURA
Toda la infraestructura de telecomunicaciones deberá ser suministrada.
Cableado estructurado categoría CAT6 o superior.
Fibra óptica donde corresponda.
Patch cords certificados.
Organizadores de cableado.
Canalización y protección mecánica.
Etiquetado de todos los puntos de red.
Certificación básica de enlaces cuando sea requerida.
No se permitirá cableado deteriorado, improvisado o que represente riesgos para las personas asistentes o el personal técnico.
PRUEBAS DE FUNCIONAMIENTO
Todos los enlaces deberán encontrarse completamente instalados y operativos con suficiente anticipación al evento.
Se deben realizar pruebas integrales de funcionamiento conjuntamente con el personal técnico de la Junta de Protección Social, verificando como mínimo:
Velocidad contratada.
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Latencia.
Estabilidad.
Redundancia.
Balanceo de carga.
Conmutación automática entre enlaces.
Funcionamiento de equipos activos.
Comunicación con los sistemas institucionales.
Operación de la transmisión audiovisual.
Las pruebas deberán efectuarse, como mínimo, el día previo al evento y nuevamente antes del inicio oficial de la actividad.
Los servicios deberán permanecer activos hasta que la Junta de Protección Social autorice expresamente su desconexión.
SOPORTE TÉCNICO
Un (1) técnico especializado en telecomunicaciones ubicado en la Junta de Protección Social o en el sitio que la Administración designe.
Un (1) técnico especializado ubicado permanentemente en el sitio del evento.
Ambos técnicos deberán permanecer disponibles desde el inicio del montaje, durante las pruebas técnicas, el desarrollo del evento y hasta la finalización de las labores de desmontaje.
Cuando el servicio de conectividad sea subcontratado, los técnicos asignados deberán pertenecer a la empresa proveedora del servicio de telecomunicaciones.
Se debe brindar soporte técnico durante toda la vigencia del servicio mediante:
Atención telefónica.
Correo electrónico.
Atención presencial inmediata durante el evento. El técnico debe presentarse una hora antes que inicie el evento y permanecer hasta que desde el venue se notifique que se haya concluido con el evento.
ALIMENTACIÓN ELÉCTRICA
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Suministrar todas las condiciones eléctricas necesarias para la correcta operación de los equipos de telecomunicaciones, incluyendo como mínimo:
Regletas eléctricas con protección.
Extensiones eléctricas certificadas.
UPS para equipos audiovisuales y computadoras instucionales.
Protección contra sobrevoltajes.
Alimentación regulada para equipos activos.
Toda la infraestructura eléctrica deberá cumplir con la normativa nacional vigente y con las especificaciones técnicas de los fabricantes de los equipos instalados.
Otros Requerimientos
El oferente deberá aportar una estructura de precios en valores absolutos y porcentuales, según lo dispuesto en el artículo 102 del RLGCP, el cual deberá detallar los siguientes componentes para la presente licitación:
ESTRUCTURA DE PRECIO PORCENTAJE MONTO
Costos Directos
Costos Indirectos
Imprevistos
Utilidad
TOTAL
NOTA: CON CADA REQUERIMIENTO DE LA PROPUESTA DEBE INDICAR SI
EL SERVICIO ES PROPIO O SUBCONTRATADO O BIEN QUE PORCENTAJE
DEL REQUERIMIENTO SE ESTABLECERÍA BAJO DICHA MODALIDAD, esto
considerando lo indicado en el artículo 49 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 133 de su Reglamento sobre el porcentaje de subcontratación.
En cuanto a la subcontratación, el oferente puede subcontratar hasta un 50% del
monto adjudicado, según lo establece el artículo 133 del RLGCP y que al igual que
el oferente, debe tener en el registro de proveedores de SICOP la declaración jurada del artículo 29 de la LGCP y encontrarse al día con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social y el FODESAF.
Cabe mencionar que será responsabilidad del contratista las subcontrataciones que realice para el evento. Además, que junto con la propuesta se aportará un listado
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de las subcontrataciones. En ese detalle, se indicarán los nombres de todas la personas físicas o jurídicas con las cuales se va a subcontratar, incluyendo su porcentaje de participación en el costo total de la oferta.

1. GENERALIDADES

1.1. Serán oferentes todas aquellas personas que presenten sus ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas, actuando por sí mismo o por medio de un representante.

1.2. Por el solo hecho de presentar su oferta en el presente concurso, el oferente admite:

1.2.1. Conocer completamente las condiciones del concurso, sus aclaraciones y/o modificaciones, y que acepta todos los términos y condiciones que en ellos constan.

1.2.2. Cumplir estrictamente con las obligaciones laborales y de seguridad social de sus trabajadores y que el contrato que se llegue a suscribir entre las partes no generará responsabilidad alguna para la Administración, en cuanto a dichos rubros.

1.2.3. Someterse a la jurisdicción y a los tribunales nacionales.

1.3 Es deber del oferente revisar y mantener al día las declaraciones juradas de cumplimiento obligatorio del proveedor/oferente en el registro oficial de proveedores en el Sistema digital unificado (SDU) Ver consideraciones adicionales a este punto en el anexo 1 de este documento.

1. OFERTAS ELECTRÓNICAS

2.1. Toda oferta deberá ser elaborada y presentada en el Sistema Integrado de Compras Públicas, a más tardar a la hora y fecha indicada en el pliego de condiciones como cierre de recepción de ofertas.

2.2.  La oferta estará compuesta por las partes y documentos que sean necesarios, de acuerdo con lo solicitado en el pliego de condiciones, sin que por ello pierda la característica de unicidad e integridad, en los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica, de conformidad con el artículo 123 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

2.3. En los casos cuando se aporten manuales o documentación técnica que no esté disponible en documento electrónico o no cuente con firma digital certificada, este se debe incluir como un archivo en el PDF o GIF.

2.4. La información técnica o complementaria y los manuales de uso expedidos por el fabricante deberán presentarse en idioma español, salvo que en el Pliego de condiciones se permitan otros idiomas con la traducción debidamente consularizada o se acepte una traducción libre de su texto lo cual es de entera responsabilidad del oferente por algún error o inadecuada interpretación.

2.5. El oferente deberá tener una cuenta domiciliada, cuenta que utilizará para realizar el pago del monto correspondiente a cualquier otro emolumento, en lo que proceda, así como los depósitos o transferencias en efectivo correspondiente a garantías de cumplimiento.

2.6. El acto de apertura de las ofertas se realizará mediante el Sistema Integrado de Compras Públicas, en la fecha y hora establecida en el pliego de condiciones.

2.7. Los oferentes podrán efectuar observaciones al acto de apertura de ofertas en forma electrónica por medio del Sistema Integrado de Compras Públicas dentro del plazo de una hora posterior a la publicación de la apertura.

2.8. Todas las unidades de medidas que se utilicen en la oferta deben estar dadas en el Sistema Internacional (S.I.) de Pesos y Medidas.

2.9. El oferente está obligado a cotizar todo el objeto, salvo que se trate de partidas independientes entre sí, en cuyo caso podrá cotizar en las de su interés, sin que sea necesario que el pliego de condiciones lo autorice. No se permite la cotización parcial de una línea.

2.10. Oferta Base y Ofertas Alternativas.

2.10.1. La oferta base es aquella que cumple con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones (Condiciones Generales, Condiciones Particulares y Especificaciones Técnicas).

2.10.2. En el pliego de condiciones se indicará cuando se aceptan ofertas alternativas, se entenderá por oferta alternativa una propuesta distinta a la definida en el pliego de condiciones, respetando el núcleo del objeto y la necesidad a satisfacer, que puede ser conveniente y oportuna para la entidad. La Institución en la sección [5. Oferta] del pliego de condiciones indicará la cantidad máxima de ofertas base y alternativas que se permitirán y conforme al artículo 125 inciso b) del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

2.10.3. Cantidad de Ofertas: Para efectos de presentar varias ofertas, el oferente deberá registrarlas de forma separada en el Sistema Integrado de Compras Públicas. Para presentar ofertas alternativas, cuando sean permitidas, se deberá seleccionar el campo “Tipo de Oferta”, la opción “Alternativa”.

2.11. Cuando la Institución requiera muestras del producto a ofertar, en la sección [11. Información, bien, servicio u obra] en el detalle de línea del pliego de condiciones se indicará cómo se llevará a cabo la entrega, la custodia, el análisis y la devolución de las muestras.

2.12. Ofertas en consorcio.

2.12.1 En caso de ofertas en consorcio todas las partes del consorcio deberán cumplir con los requerimientos mínimos de experiencia en el área de su competencia en forma individual, según lo indicado en el pliego de condiciones para el oferente, se deberá indicar específicamente el área en que participará dentro del consorcio según lo dispone el artículo 125 inciso d) del Reglamento a la Ley de Contratación Pública y deberán aportar el acuerdo consorcial referentes a este tema.

2.12.2 En el análisis de la oferta se considerarán para cada consorciado solo los aspectos que corresponden al área de competencia, según lo indicado en el acuerdo consorcial, la información aportada por las empresas será contabilizada una sola vez, los plazos y experiencias siempre que hayan sido positivas. Cada parte del consorcio deberá cumplir con el mínimo requerido en el pliego de condiciones para el trabajo que ofrece realizar, según el área de competencia establecida en el acuerdo consorcial. Para el cumplimiento de los requisitos de admisibilidad al menos una de las empresas en el consorcio deberá cumplir con el mínimo de Admisibilidad, en caso de experiencia adicional se contabilizará la que tenga mayor cantidad admisible, pero no se sumarán entre ellas.

2.13 Cuando existan discrepancias o contradicciones entre las especificaciones técnicas que se adjunten al expediente electrónico de la contratación, en relación con los formularios del Sistema Integrado de Compras Públicas o la ficha en el catálogo del bien, servicio u obra creado en Sistema Integrado de Compras Públicas, para todos los casos prevalecerá sobre cualquier aspecto; lo que indique el documento que se anexe denominado como especificaciones técnicas. En caso de duda el oferente debe solicitar la aclaración correspondiente dentro del plazo habilitado para tal efecto, por lo que no son de recibo aspectos que debieron dilucidarse previo a la consolidación del pliego de condiciones de la contratación.

2.14 La oferta económica debe ser acorde con los requerimientos y especificaciones técnicas contenidas en el pliego de condiciones electrónico y los documentos complementarios a este.

2.15 Cuando del objeto producto de la contratación disponga la obligación de estar inscrito en el Colegio Profesional respectivo, el oferente físico o jurídico debe acreditar esa condición, además de cumplir con los requisitos que sean establecidos para el ejercicio de su profesión.

2.16 Conforme lo dispuesto en el artículo 94 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, la experiencia será considerada siempre que esta haya sido positiva y para todos los efectos debe cumplir con el punto 2.15 de este documento, o sea contará a partir y durante el periodo en que haya cumplido con esta disposición legal.

2.17. Documentos confidenciales de las ofertas

2.17.1 La excepción a la publicidad de la información se encuentra contenida en el artículo 15 de la Ley General de Contratación Pública, No.9986; así como en el artículo 30 de su Reglamento.

2.17.2. En caso de que un participante considere que existen datos en su oferta con excepción a la publicidad, deberá separar esa información en ARCHIVOS INDEPENDIENTES, para luego INDIVIDUALMENTE categorizar esos documentos como “CONFIDENCIALES” dentro del sistema digital unificado.

2.17.3. El oferente deberá argumentar sobre los motivos que lo llevan a clasificar sus documentos como confidenciales, haciendo señalamiento claro del sustento jurídico por los cuales realiza esta excepción.

2.17.4. En caso de que el oferente NO cumpla con lo anteriormente señalado o que esta administración, tras realizar la evaluación pertinente, considera que dichos archivos NO merecen la condición de CONFIDENCIALIDAD, se procederá dentro del plazo establecido en la normativa supra citado a cambiar a un estatus de “PÚBLICO” todos aquellos documentos involucrados en esta gestión.

1. ESTRUCTURA DEL PRECIO OFERTADO

3.1 Conforme lo dispone el artículo 42 de la Ley General de Contratación Pública y 102 de su Reglamento para contratos de servicios y obras, debe presentar el desglose de la estructura del precio. Sin embargo, la Institución se reserva el derecho de requerirlo en otros objetos contractuales que así lo considere. En aquellos casos que el precio ofertado sea en más de una moneda, el oferente deberá presentar la estructura de precio correspondiente a cada una de ellas.

En los contratos en los que procede la aplicación del reajuste o revisión de precios, de conformidad con lo regulado en los artículos 107, 108 y 109 Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el oferente deberá aportar la información de los índices oficiales de precios y costos asociados con los costos directos e indirectos de la estructura de precio. Dichos índices deberán ser elaborados y emitidos por la entidad oficial del país de origen de los costos y corresponder a la misma moneda con que se presenta el precio de oferta y los valores absolutos de la estructura de precio.

En caso de que no exista un índice oficial para determinado costo directo, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y aportar la documentación pertinente a efectos de que las partes puedan aplicar el método contemplado en los artículos 107, 108 o 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, según corresponda. Sino existe un índice oficial para determinado costo indirecto, el oferente deberá advertirlo así en la oferta y podrá proponer un índice oficial general de precios para el reajuste o revisión de dicho costo.

Para lo anterior se deberá disponer con información desde la elaboración de la oferta con la documentación idónea como factura proforma de la compra o adquisición del insumo o servicio, en caso de solicitud de ajuste por método analítico documental el contratista debe brindar a la administración la factura de compra donde se visualice al menos la siguiente información:

• Fecha de la emisión de la factura de compra
• Nombre y razón social del proveedor y comprador
• Información contacto del proveedor
• País de origen del proveedor del insumo o servicios
• Descripción y características principales del insumo o servicio
• Precio unitario concordante con la moneda en que se presenta el precio ofertado
• Costos desagregados, tales como pero no limitados a transporte, flete, seguros e impuestos.

Asimismo, el contratista deberá aportar la documentación probatoria (depósito o transferencia) que acredite el pago de la compra o la adquisición del insumo o servicio, que da sustento a la factura presentada.

La Institución podrá solicitar cualquier información o documentación adicional que considere necesaria para resolver la solicitud.

La fórmula de estructura del precio deberá estar compuesta al menos de la siguiente manera:

Costos directos (mano de obra +insumos u otros): Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Costos indirectos (gastos administrativos): Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos.

Imprevistos: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que ni fueron previstos dentro de los costos del precio.

Utilidad: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo, etc.

P= % CD + % CI + % I + % U

P= 100%

3.2 Presupuesto detallado. Según el artículo 103, del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública, el adjudicatario, una vez el acto adquiere firmeza, debe presentar en un lapso no mayor a ocho días hábiles el presupuesto detallado. De no ser presentado en dicho tiempo, se procederá con el acto de declaratoria de insubsistencia según lo indicado en dicho artículo.

Según aplique en cada rubro, es necesario que se indiquen las cantidades y costos, así como que se especifiquen las unidades de medida que correspondan. Adicionalmente, se podrán contemplar otros costos directos e indirectos que afecten el precio ofertado

El Presupuesto Detallado debe contener al menos los siguientes elementos:

1. COSTOS DIRECTOS: Son los costos que involucran lo esencial y lo sustantivo del objeto de la contratación.

Debe considerar como mínimo los recursos de materiales, mano de obra con el detalle de cargas sociales (considerar los porcentajes mínimos de Ley vigentes al momento de presentar la oferta), equipos y maquinaria e identificación de los subcontratos.

1. COSTOS INDIRECTOS: Son los costos accesorios y necesarios para poder desarrollar lo esencial y sustantivo que persigue la relación contractual, pueden ser muy diversos. Ejemplo los gastos administrativos.

1. IMPREVISTOS: Son los costos asociados a posibles costos originados en contingencias naturales, económicas y humanas, que quedan bajo la responsabilidad del contratista y que no fueron previstos dentro de los costos del precio.

1. UTILIDAD: Es el beneficio que persigue lograr el contratista al celebrar un contrato administrativo que se calcula considerando el tipo de trabajo, el esfuerzo para llevarlo a cabo, el riesgo intrínseco en el negocio, la inversión que el contratista realizará para ejecutarlo.

El Presupuesto Detallado debe presentarse bajo el siguiente orden, no obstante, el adjudicatario podrá adecuarlo de la mejor forma en que se ajuste al objeto contractual del presente pliego:

Como referencia se presenta un cuadro resumen de los componentes mínimos respecto al rubro de mano de obra que debe incluirse en el presupuesto detallado:

CCSS

OTRAS INSTITUCIONES

LEY DE PROTECCIÓN AL TRABAJADOR (LPT)

RESUMEN

3.3      Ofertas con componentes internacionales. Asimismo, queda entendido que, en el caso de ofertas en moneda extranjera, la Junta de Protección Social realizará el ajuste de precios, solamente sobre los costos de los insumos importados; a tales efectos, el oferente que disponga cotizar en moneda extranjera o que requiera de insumos importados para cumplir con su oferta, deberá incorporar una lista con el desglose de los insumos nacionales e importados y su costo.

Además, a efectos de que se proceda con el ajuste de precios en tal caso, el contratista deberá acreditar, en su solicitud de ajuste, que es importador directo del insumo con respecto al cual han variado los costos; deberá aportar también una certificación apostillada del índice de precios del país de origen del bien que acredite la variación del costo del insumo sobre el que sustenta su reclamo.

El pago del ajuste para este rubro se realizará al tipo de cambio de venta del día en que se presenta la solicitud de ajuste ante la Junta de Protección Social, de acuerdo con el tipo de cambio establecido para esa fecha por el Banco Central de Costa Rica.

La Junta de Protección Social no ajustará la utilidad prevista ni los precios cotizados en moneda extranjera, con excepción de lo indicado en el párrafo anterior. Tampoco serán ajustables las variaciones en los precios producto de la variación del precio de la divisa en que se cotizó con respecto al colón.

3.4 Revisión de precios

El oferente deberá indicar en su oferta la fórmula aplicable para la revisión de precios en caso de cotizar en colones.

En materia de revisión de precios para la presente contratación, aplicará las disposiciones establecidas en el artículo 43 de la LGCP y los artículos 102, 103, 107 y 109 del RLGCP en lo atinente, y lo establecido en el Transitorio IX del mismo reglamento.

1. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO

4.1. Garantías de cumplimiento deben de ser rendidas en forma electrónica, podrán rendirse en cualquier moneda extranjera o bien en su equivalente en moneda nacional, al tipo de cambio de referencia para la venta, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al día anterior a la suscripción del contrato. el contratista está obligado a mantener actualizado el monto de la garantía.

4.2. La garantía de cumplimiento deberá estar vigente por el plazo indicado en la sección [4. Garantías] del pliego de condiciones o en su defecto hasta por el plazo de dos meses adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva del objeto contractual.

4.3. La Garantía de Cumplimiento será devuelta al contratista en el plazo indicado en las condiciones particulares del Pliego de condiciones o en su defecto dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha en que la Administración haya recibido de forma definitiva y a satisfacción el contrato, comprobado mediante documento suscrito por el Administrador del Contrato debidamente justificado.

4.4. En el caso de que la Institución se viera obligada a ejecutar la garantía antes del vencimiento del contrato, el contratista rendirá una nueva, de manera que el contrato en todo momento quede garantizado hasta su ejecución total. En caso de no rendir la nueva garantía, será motivo suficiente para resolver el contrato.

4.5. Es una obligación del contratista mantener vigente la garantía de cumplimiento mientras no se haya recibido el objeto del contrato. Si un día hábil antes del vencimiento de la garantía, el contratista no ha prorrogado su vigencia, la Administración podrá hacerla efectiva en forma preventiva y mantener el dinero en una cuenta bajo custodia, el cual servirá como medio resarcitorio en caso de incumplimiento. En este caso el contratista podrá presentar una nueva garantía sustitutiva.

4.6. En ofertas conjuntas cada oferente podrá respaldar solo el componente que cotiza o aportar una garantía para todo el monto ejecutable indistintamente de quien incumpla.  En ofertas en consorcio se presentará una única garantía.

4.7. El monto o porcentaje de la garantía de cumplimiento y colateral, así como su vigencia se establecerán en la sección [4.Garantias] del Pliego de condiciones.

4.8. Las garantías deberán rendirse por medios electrónicos, de acuerdo con lo establecido en artículo 111 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública No 43808-H.

4.9. Cuando se trate de una garantía de cumplimiento o colateral otorgada mediante un depósito de bono de garantía, el obligado, para rendir la garantía electrónica deberá acudir a una entidad emisora de este tipo de garantías. La entidad garante deberá transmitirla al Sistema Integrado de Compras Públicas en el mismo acto de su emisión.

4.10. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante certificados de depósito a plazo, bonos del Estado y sus Instituciones y cheques certificados o de gerencia de un banco del Sistema Bancario Nacional, el obligado deberá entregar estos valores al banco asignado para este efecto en las condiciones particulares del pliego de condiciones para que dicha entidad se encargue de su custodia y la transmisión de la garantía electrónica correspondiente

4.11. Cuando la garantía de cumplimiento se rinda mediante dinero en efectivo, el obligado, utilizando el Sistema Integrado de Compras Públicas deberá transferir el dinero a una cuenta domiciliada de la Institución.

4.12. Cuando el acto final del procedimiento quede en firme, el proveedor debe otorgar la garantía de cumplimiento dentro de los cuatro días hábiles posteriores a este acto. Podrá valorarse ampliar el plazo, con la debida justificación; en la misma cantidad de días que se brindaron para otorgar la garantía de cumplimiento.

4.13 De no emitir la garantía de cumplimiento de acuerdo con el punto 4.12 de estas condiciones y debidamente prevenido el proveedor, la Institución iniciará el procedimiento previsto en el artículo 52 de la LGCP, además de las eventuales sanciones que se establezcan.

1. NORMAS DE CALIDAD

5.1.   Cuando se trate de la adquisición de bienes, el oferente, deberá indicar las normas bajo las cuales se fabricarán los bienes o servicios ofrecidos. Cualquier discrepancia con lo especificado por la Administración, en cuanto a estas normas, deberá ser indicada por el Oferente agregando la norma a utilizar y la equivalencia con las normas que la Administración indicó en el Pliego de condiciones. Donde quiera que se mencione una norma o especificación, debe entenderse que se aceptará, a criterio exclusivo de la Administración, cualquier otra internacionalmente reconocida que garantice una calidad igual o superior a lo estipulado.

5.2   Conforme con el artículo 4° de la Directriz No. 011-MINAE publicado en la Gaceta No. 163 del 26 de agosto de 2014, los suministros y equipos que se ofrezcan a la Institución deben cumplir con la presentación del certificado de producto emitido por un Organismo de Certificación Acreditado o reconocido por el Ente Costarricense de Acreditación, que demuestre el cumplimiento de los requisitos de eficiencia energética establecidos en la directriz señalada.

1. MARCAS DE FÁBRICA

6.1 Tratándose de la adquisición de bienes, cuando únicamente puedan ser caracterizados total o parcialmente mediante nomenclatura, simbología, signos distintivos no universales, o marca, ello se hará a manera de referencia. Únicamente podrá ser estricta la aplicación de estas referencias cuando se trate de repuestos genuinos o la fabricación de piezas que por su aplicación dentro del proyecto pueda tener el carácter de "especial".

1. CONVERSIÓN DE MONEDAS

7.1 En caso de recibir propuestas en distintas monedas, y únicamente para efectos del estudio comparativo de precios de las ofertas, el Sistema Integrado de Compras Públicas las convertirá a una misma moneda aplicando el tipo de cambio de referencia para la venta en dólares norteamericanos, calculado por el Banco Central de Costa Rica, vigente al momento de la apertura de ofertas.

1. INFORMACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

8.1 Toda oferta deberá suministrar la información completa y suficiente que permita su análisis y estudio comparativo para efectos de adjudicación. Cuando se trate de la contratación de obras y servicios el oferente deberá indicar en la sección [Información de bienes servicios u obras] el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. Ver lo indicado en el punto 3. de este documento de condiciones generales.

1. ESTUDIO COMPARATIVO, ADJUDICACIÓN Y PRECIO RAZONABLE

9.1. La Institución se reserva el derecho de adjudicar el concurso a uno o más oferentes en forma total o parcial, por partidas según lo indicado en el pliego de condiciones.

9.2. En caso de que al concurso no se presenten ofertas o las que lo hicieren no se ajusten a los requerimientos sustanciales la Administración declarará infructuoso el concurso.

9.3. Cuando, existiendo ofertas elegibles, pero por razones de interés público no se recomienda adjudicar, la Administración mediante acto motivado declarará desierto el concurso.

9.4. La Institución se reserva el derecho de adjudicar al segundo mejor oferente en caso de declarar insubsistente el concurso.

9.5. Si la oferta ganadora del concurso presenta un precio menor al monto presupuestado, la Institución se reserva el derecho de adjudicar una mayor cantidad de bienes o servicios si la necesidad así lo justifica.

9.6 De conformidad con el artículo 96 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y si el único factor de evaluación es precio; la Institución valorará las tres propuestas de menor precio. Cuando se incorporen elementos de evaluaciones adicionales al precio que requieran una evaluación particular o cuando la Administración determine en forma razonada que no resulta conveniente su aplicación, se podrá evaluar al menos dos ofertas con el fin de generar eficiencia y transparencia en el proceso.

9.7 Para cada procedimiento conforme lo dispuesto en el artículo 44 RLGCP se definió en base al sondeo o estudio de mercado incorporado en la decisión inicial o pliego de condiciones las bandas o rangos entre los cuales podrían variar los precios del objeto contractual. Esta desviación será analizada, de tal manera que los montos ofrecidos que superen las bandas superior o inferior, eventualmente las plicas podrían ser consideradas inelegibles, posterior al análisis que se realice por la parte técnica.

1. EL ACTO DE ADJUDICACIÓN, LA DECLARATORIA DE DESIERTA O INFRUCTUOSA SERÁ PUBLICADO EN EL SISTEMA INTEGRADO DE COMPRAS PÚBLICAS (SICOP)

10.1 El acto que declare adjudicado, desierto o infructuoso el concurso será publicado en el Sistema Integrado de Compras Públicas. El adjudicatario deberá estar al día en el pago de las obligaciones obrero-patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social.

1. GARANTÍA SOBRE LOS BIENES Y SERVICIOS

1. El contratista quedará comprometido a reponer, por su cuenta y riesgo, incluyendo el transporte y cualquier otro gasto adicional, los materiales, equipos o sus componentes que se pruebe se han dañado o bien que presenten problemas de desempeño durante el período de garantía como consecuencia de defectos de fabricación, por mala calidad de los materiales empleados, por funcionamiento defectuoso, por deficiente embalaje o por cualquier otra causa imputable al contratista, incluyendo los faltantes de fábrica.

11.2.  Los bienes reemplazados por las causas enumeradas anteriormente gozarán de las mismas garantías de reemplazo por cuenta del contratista. Si el daño se repitiera se suspenderá la vigencia del periodo que el contratista tarda en reemplazar los bienes adjudicados una vez comprobado que los mismos funcionen en óptimas condiciones, la garantía vuelve a correr por lo que resta del periodo de vigencia. Los componentes reemplazados gozarán del mismo periodo de garantía originalmente solicitado.

11.3.  Los materiales y componentes con daños en el período de garantía serán entregados al adjudicatario para su reparación. Los contratistas, en todos los casos, serán los que cubrirán los costos de envío, reparación o sustitución y devolución.

11.4.  El contratista deberá garantizar la existencia y el suministro de piezas de repuesto, incluyendo los componentes que no sean de su manufactura.

11.5.  En caso de contratación de servicios, éstos deben responder a los fines expuestos en el contrato, sin perjuicio de las mejoras que puedan sobrevenir, pero nunca podrá ser en detrimento de la necesidad pública contratada.

1. PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE PAGO Y DOCUMENTACIÓN RELACIONADA

12.1. Las facturas deben presentarse en idioma español de acuerdo con las disposiciones de la Dirección General de Tributación.

12.2. En el caso de que el contratista desalmacene los bienes, está obligado a presentar una factura con desglose del impuesto al valor agregado, además copia de la Declaración Única Aduanera (DUA).

12.3. En el caso de que no se le haya solicitado al contratista desalmacenar los bienes, éste deberá entregar junto con la mercancía, el original de la Declaración Única Aduanera (DUA). El contratista será responsable de presentar el DUA con el detalle del monto por impuesto al valor agregado.

12.4.  El contratista deberá adjuntar originales de los documentos de embarque, a decir: del conocimiento de embarque y lista de empaque. Hasta tanto no se presenten dichos documentos no se considerarán como recibidos los materiales

12.5 Para el trámite de pago, los contratistas obligados al uso de la factura electrónica deberán adjuntar la representación gráfica en PDF del archivo en formato XML a nombre de la Junta de Protección Social, a través del módulo de Gestión de Recepción en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) y su aceptación por el administrador del contrato es el momento en el que iniciará el trámite de pago correspondiente. Por lo que cualquier atraso en la generación de este proceso es de entera responsabilidad del contratista.

12.6    Por cuestiones del Sistema de Tributación Directa, se habilita el correo electrónico: facturaelectronicarm@jps.go.cr Razón Social: Junta de Protección Social, Cédula Jurídica institucional 3-007-045617.

12.7    Facturas electrónicas no incorporadas en el módulo de Gestión de Recepción de SICOP se asumen como no presentadas y por ende no serán tramitadas en los plazos dispuestos.

12.8 Las facturas deben ser concordantes con el contrato generado en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP) en cuanto a líneas adjudicadas, cantidades, montos unitarios y totales, así como la moneda determinada.

12.9 El contratista conoce y acepta que, para iniciar con el trámite de pago; debe solicitar la Gestión de Recepción en los módulos del Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), adjuntando en el formulario habilitado en la plataforma la factura electrónica y cualquier documento que se haya requerido en el pliego de condiciones para iniciar el proceso de pago.

1. TRÁMITE DE EXONERACION PARA BIENES QUE DEBAN SER IMPORTADOS

13.1.  Cuando corresponda y para efectuar el trámite de exoneración ante el Ministerio de Hacienda, el contratista debe presentar a la Institución la siguiente documentación:

13.1.1. Solicitud escrita de exoneración suscrita por el adjudicatario o su representante, en esta hará referencia a la contratación que da origen a la solicitud y deberá indicar el número de documento de embarque, el tipo de transporte (vapor, avión o terrestre), el país de procedencia, el consignatario, el remitente, el peso bruto en kilos y el valor CIF en dólares moneda de Estados Unidos de América. Con la descripción exacta del(los) bien(es).

13.1.2. Una copia original de la (s) factura (s) del o los suministros a exonerar, la misma debe ser redactada en español o en su defecto debe venir acompañada con la traducción correspondiente. En el caso de que en una misma factura se consignen otros suministros, se debe indicar claramente, cuáles son los bienes que serán entregados a la Institución.

13.1.3. Una copia original del documento de embarque o guía aérea, el cual debe cumplir con todos los requisitos legales que exigen las aduanas del país, para cumplir con los trámites de exoneración. Asimismo, debe contener un “Endoso comercial a favor de la Institución”, firmado por el apoderado generalísimo, o su representante legal, indicando el nombre, número de cédula y firma. Esto por cuanto los documentos de embarque deben estar consignados a nombre del adjudicatario o su representante y no de la Administración.

13.2.  La Administración entregará al contratista o a su representante en Costa Rica, la documentación pertinente a la exoneración para que realicen en la Aduana o Almacén Fiscal los trámites de desalmacenaje y posterior entrega del bien en las bodegas de la Institución o en el lugar acordado.

13.3.  Es responsabilidad del contratista correr con todos los gastos que ocasione el internamiento, desalmacenaje, transporte dentro y fuera del país, hasta entregar el bien en las bodegas de la Institución, si así se ha establecido en las condiciones del pliego de condiciones o contrato.

1. MODALIDADES DE PAGO

14.1 La Administración indicará en la sección [11. Información de bien, servicio u obra] del pliego de condiciones, en el detalle de partida, las modalidades de pago que utilizará para cumplir su obligación de conformidad con lo siguiente:

14.1.1 Giro a 30 días vista o cuenta abierta: El pago se realizará mediante transferencia electrónica de fondos, 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del objeto contractual que da lugar a la cancelación. La Administración realizará los pagos en colones costarricenses utilizando el tipo de cambio de venta de referencia del Banco Central a la fecha de la factura de acuerdo con el plazo de entrega.

En la solicitud de pago se deberá indicar la siguiente información: nombre y dirección del banco, el SWIFT o ABA, el número de la cuenta a acreditar para oferentes domiciliados en el exterior y el número de la cuenta cliente o IBAN para los oferentes nacionales.

14.1.2 Carta de Crédito o Crédito Documentario: La Administración solo abrirá cartas de crédito no transferibles, confirmadas e irrevocables. Todos los gastos bancarios dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el adjudicatario. La carta de crédito se emitirá únicamente a favor del adjudicatario. En caso de que el adjudicatario requiera realizar disposiciones de pago bajo esta modalidad, deberá gestionarlo directamente ante el banco emisor del crédito documentario (carta de crédito).

14.1.3 En caso de que algún pago se realizara mediante crédito documentario contra documentos de embarque, el adjudicatario deberá presentar copia de la declaración aduanera de tránsito, recepción y depósito fiscal emitida por el Servicio Nacional de Aduanas de Costa Rica, con el sello original de recibido del Depositario Aduanero o Almacén Fiscal, fechado mínimo 30 días antes de la fecha de presentación del documento.

14.1.4.  Cobranza bancaria: El pago al banco cobrador se realizará 30 días naturales después de la recepción a satisfacción del evento que da lugar a la cancelación. Todos los gastos bancarios que origine esta modalidad dentro y fuera de Costa Rica, serán cubiertos por el contratista.

1. IMPUESTOS

15.1. La Junta de Protección Social no es exenta del pago del Impuesto al Valor Agregado, para la adquisición de obras, bienes y servicios según ley 9635.  Por lo que deben desglosar los impuestos que afectan la oferta. En caso de no desglosarlos se consideran incluidos en el monto ofertado.

15.2.  El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense, derivados de la ejecución de la contratación, para lo cual deberá indicar dentro de su oferta el monto y la naturaleza de los impuestos que la afectan.

El oferente deberá presentar en la sección [Información de bienes servicios u obras] de la oferta un desglose de los bienes ofrecidos junto con los impuestos. En caso de que el Pliego de condiciones se refiera a algún rubro sujeto a exenciones o exoneraciones establecidas en alguna ley especial, se entenderá que esto aplica para la Administración, salvo si la ley respectiva disponga que la exención o exoneración aplica también para el contratista.

Si se omite esta referencia se tendrán por incluidos en el precio cotizado, tanto los impuestos, tasas, sobretasas y aranceles de importación, como los demás impuestos del mercado local, según lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley General de Contratación Pública y 98 de su Reglamento.

Con el fin de verificar el monto de los impuestos correspondientes, el contratista deberá presentar dentro de sus facturas un desglose de los bienes y/o servicios adquiridos y los impuestos en forma separada.

15.3.  Para el caso de pagos de servicios que se deban acreditar en el extranjero, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre las Remesas al exterior vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 59 de la Ley de Impuesto sobre la Renta No. 7092.

15.4.  Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 7092.

1. CLAÚSULA PENAL / MULTAS

16.1 Las cláusulas penales y/o multas se aplicarán según se establecen en la sección [7. Condiciones de contrato] del pliego de condiciones y se anexará al expediente el estudio que la sustenta.

1. FINIQUITO

17.1 Conforme a lo dispuesto en el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública, en los contratos de obra pública las partes deberán suscribir el finiquito correspondiente, dentro del plazo máximo de un año contado a partir del día siguiente a la recepción definitiva de la obra.

17.2 En los contratos de servicios o suministros de bienes la Institución valorará la emisión del finiquito dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva del objeto contractual, conforme a lo previsto por el artículo 111 de la Ley General de Contratación Pública.

17.3 La emisión del finiquito no exime de la responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra, en los plazos establecidos en el artículo 107 de la Ley General de Contratación Pública, ni del cumplimiento de las garantías de buen funcionamiento de la obra y/o equipos u otras otorgadas por el contratista.

1. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

18.1 El adjudicatario se compromete de manera formal e irrevocable a guardar la debida confidencialidad respecto a la información y las materias objeto de esta contratación, incluyendo la de los secretos de propiedad intelectual relacionados para satisfacer los servicios establecidos en esta contratación.

18.2 Dicha información será tratada por el contratista de acuerdo con lo establecido en el pliego de condiciones y contrato suscrito con la Junta, y será utilizada única y exclusivamente para los fines de la contratación, y se compromete a realizar las acciones necesarias para salvaguardar su confidencialidad.

18.3 El contratista será responsable de la utilización que él y sus empleados o agentes den a la información suministrada y de las consecuencias civiles y/o penales, así como de los daños y perjuicios que para la Junta puedan derivarse por el uso indebido de ella, de conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente sobre la materia.

18.4 Si por la naturaleza del objeto del contrato, la Institución requiere la suscripción de un documento adicional de confidencialidad, el contratista se obliga a su suscripción previo a la ejecución, el cual será suministrado y coordinado por el administrador de la contratación.

1. SEGUROS

19.1 Correrá a cargo del contratista todo lo relativo a obligaciones de los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil, laboral, económico, fiscal o cualquier otra que pueda derivarse del objeto contratado. La Junta queda relevada de toda responsabilidad civil directa, indirecta o laboral como consecuencia del presente contrato.

1. Otras condiciones

El oferente con la sola presentación de la oferta acepta que:

1. Correrá por su cuenta todo lo relativo a los seguros para cubrir las responsabilidades de carácter civil y laboral del personal que brindará respecto del objeto contratado. Así mismo será responsable de todos los daños que se suscitan en contra de personas o bienes con ocasión del objeto contractual, de tal manera que la Junta queda total y definitivamente relevada de toda responsabilidad civil directa o indirecta o laboral, como consecuencia de la presente contratación.
2. Es responsabilidad del contratista cualquier daño que causare producto de alguna labor que realice originada por los alcances del objeto contractual, también debe velar por su equipo y personal.

• Corresponde al contratista en forma amplia, total y general, todas las obligaciones y responsabilidades de patrono derivadas del código de trabajo y leyes conexas, y en general del ordenamiento jurídico correspondiente, debiendo cubrir cualquier suma en que resulte condenada en su condición de PATRONO ÚNICO.

1. Cuando por la naturaleza del objeto del concurso que se trate, el contratista debe utilizar el equipo de seguridad para su personal a cargo, así también debe suscribir las correspondientes pólizas de riesgos del trabajo y otra de responsabilidad civil por el monto que corresponda, de las cuales debe enviar copia a la unidad solicitante. Además, debe comprometerse a cumplir con lo dispuesto en el manual de seguridad para contratistas de la Junta de Protección Social.

19.2 Póliza de Riesgos de Trabajo: Todo oferente jurídico y físico en el caso que aplique debe contar con el “Seguro Obligatorio de Riesgos del Trabajo”, vigente y aplicable al objeto de la contratación, de conformidad con el artículo 193, 201 y 202 del Título IV del Código de Trabajo. Para comprobar lo anterior, deberá aportar COPIA SIMPLE de la constancia de dicha póliza, la cual debe contener el detalle suficiente que logre acreditar que, la actividad asegurada, se relaciona con el objeto contractual de la presente contratación.

En caso de ser contratista del concurso, previo a la ejecución del contrato, deberá aportar al encargado general de la contratación, la constancia emitida por la Entidad competente, de las condiciones y estado de la póliza de riesgos del trabajo en la que se acredite la vigencia, el estado, tarifa, monto asegurado, prima y la actividad económica para la cual fue suscrita, la cual debe corresponder a la actividad económica para la cual es el concurso. De advertir que no corresponde a la actividad por la cual fue adjudicado, la Institución valorará las consecuencias que de ello se deriven y efectuará los procedimientos legales que considere oportunos.

Para el caso de proyectos de construcción, al contratista adicionalmente, le será requerida la constancia de riesgos del trabajo para la obra específica que vaya a ejecutar. 

1. CESIÓN DE DERECHOS, CAMBIO DE RAZÓN SOCIAL Y OTRAS CIRCUNSTANCIAS

20.1 La Institución no asumirá responsabilidades con ningún contratista, si previamente no se efectúan los procedimientos y obtiene autorización conforme lo dispuesto en el artículo 102 de la Ley General del Contratación Pública y 277 de su Reglamento, en los casos de fusión, transformación o cambio de razón o denominación social de la sociedad contratada. En este sentido, la Junta de Protección Social tiene la potestad de resolver los contratos por incumplimiento. Para el caso de la cesión de pago aplica lo dispuesto en el artículo 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

1. INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA

21.1 En caso de incumplimiento en el plazo de entrega, sin una causa justa; la Institución valorará la trascendencia de la afectación e iniciará la respectiva resolución contractual sin responsabilidad alguna para ella; además, en el mismo procedimiento se efectuará los procesos sancionatorios que por Ley correspondan.

1. DECLARACIONES JURADAS

1. 1 Es deber de los oferentes y subcontratistas cumplir de previo a su participación en los procedimientos de contratación, verificar que las declaraciones juradas amparadas al artículo 29 de la Ley General de Contratación Pública, se encuentran actualizadas en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

22.2 En el caso de las declaraciones juradas, serán rendidas bajo fe de juramento con las responsabilidades y delitos que ello conlleva en caso de indicar información falsa y estarán parametrizadas en el sistema digital unificado y serán seleccionadas por la Institución, considerando el principio de eficiencia y según lo requerido para cada procedimiento de contratación. No será necesario rendirlas ante notario público ni requieren ser autenticadas por un abogado.

La Institución verificará el estado de las obligaciones del oferente y subcontratista, señaladas en el pliego de condiciones, mediante consulta en línea en el sitio web de cada entidad competente en la materia; asimismo, la Institución podrá constatar en cualquier momento, el cumplimiento por parte del oferente y subcontratista de estas obligaciones.

La información declarada respecto a los beneficiarios finales será únicamente para consulta y verificación por parte de la Institución a fin de constatar las prohibiciones establecidas en el artículo 28 incisos c) y k) de la Ley General de Contratación Pública, esta debe encontrarse al día en el Registro de Proveedores del Sistema Digital Unificado (SICOP).

1. PERMISO MINISTERIO DE SALUD Y PATENTE COMERCIAL AL DÍA ACORDES AL OBJETO CONTRACTUAL

23.1 Al pliego de condiciones se anexa el formato de declaración jurada que debe ser rendida y anexarse a la oferta del proveedor según se indica en el documento. (Anexo 2)

23.2 Previo a la ejecución del contrato el contratista debe presentar la patente municipal y permiso del Ministerio de Salud, donde se evidencie que la actividad bajo la cual fue contratado es acorde con estos documentos, o la respectiva nota de la Municipalidad u oficina del Ministerio de Salud que indique que la actividad se encuentra amparada o no es requerida.

1. ARBITRAJE

Se podrá acudir al arbitraje en los casos en los que así lo autorice previa y expresamente el Consejo Directivo o la Instancia competente de las Instituciones, siguiendo los lineamientos dictados por dicha Instancia.