Contratación de servicios profesionales para la elaboración de manuales de procedimientos

MSM-CONTA-001-2026
08 de setiembre 2026
Lic. Heriberto Berrocal Carvajal
Proveedor Institucional
Municipalidad de San Mateo
DECISIÓN INICIAL: “CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS”
1
- JUSTIFICACIÓN.
Con fundamento en el Informe Final del Estudio de Auditoría de Carácter Especial N.º AI/ESTU-PA-10-2026, denominado “Ciclo Presupuestario en la Municipalidad de San Mateo enfocado en la formulación y aprobación interna de los presupuestos iniciales y extraordinarios del período 2025”, se determinó la necesidad institucional de contratar servicios profesionales especializados para la elaboración, formalización e implementación de instrumentos técnicos orientados al fortalecimiento del ciclo presupuestario municipal.
El informe de Auditoría Interna identificó debilidades estructurales relacionadas con la ausencia de una función formal de planificación, la concentración de funciones presupuestarias en una misma persona, la inexistencia de normativa interna formal del proceso presupuestario, la falta de mecanismos de control previo, debilidades en la gestión documental, ausencia de valoraciones de riesgos, limitaciones en la vinculación entre planificación institucional y presupuesto, ausencia de metodologías formales para proyecciones plurianuales, debilidades en la estimación de ingresos, falta de escenarios presupuestarios alternativos y ausencia de procedimientos formalizados para la aprobación, remisión y comunicación de los documentos presupuestarios.
Dichas debilidades requieren atención técnica especializada, por cuanto no se limitan a la elaboración operativa de presupuestos, sino que comprenden el diseño de procedimientos institucionales, matrices de control, flujos de trabajo, formularios, mecanismos de trazabilidad,
gestión documental, valoración de riesgos y definición de roles y responsabilidades entre las diferentes unidades municipales.
Actualmente, la Municipalidad no cuenta con una unidad formal de planificación ni con recurso humano especializado suficiente para desarrollar integralmente estos instrumentos dentro de los plazos requeridos. Además, mantener la atención de estas recomendaciones concentrada en el área contable implicaría conservar la misma condición observada por la Auditoría Interna, relacionada con la concentración de funciones y la debilidad en la segregación funcional.
En consecuencia, la contratación de un profesional externo especializado constituye una medida correctiva, técnica, razonable, proporcional y necesaria para atender los hallazgos de auditoría, fortalecer el sistema de control interno presupuestario, mejorar la trazabilidad del ciclo presupuestario y dotar a la Administración de herramientas formales para la formulación, aprobación, seguimiento y evaluación del presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias, esto acorde a lo programado en el PAO 2026.
La contratación se plantea como un servicio profesional por productos verificables, sin que ello implique delegación de funciones decisorias, sustitución de responsabilidades propias de la Administración, emisión de actos administrativos por parte del contratista ni traslado de competencias institucionales. La Municipalidad conservará en todo momento la dirección, supervisión, validación y aprobación de los productos generados.
Este procedimiento se realizará a través Licitación Reducida según demanda el tope del procedimiento será el límite de licitación reducida para bienes y servicios. Con un contrato de dos años y con posibilidad de una prórroga automática por dos años más. Este procedimiento se realizará a través Licitación Reducida por cantidad definida.
2
- DESCRIPCION DEL OBJETO.
El objeto de la presente contratación consiste en la prestación de servicios profesionales especializados para elaborar, actualizar, formalizar y acompañar la implementación de instrumentos técnicos relacionados con el ciclo presupuestario municipal, con el fin de atender las recomendaciones emitidas en el Informe Final de Auditoría de Carácter Especial N.° AI/ESTU-PA-10-2026.
El profesional contratado deberá realizar un diagnóstico técnico del proceso presupuestario municipal y elaborar un Manual o Procedimiento Integral del Ciclo Presupuestario Municipal, que regule como mínimo las fases de formulación, revisión, aprobación interna, remisión a la Contraloría General de la República, ejecución, seguimiento, evaluación, comunicación y archivo documental del presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias.
Asimismo, deberá diseñar herramientas de control interno presupuestario que permitan verificar el cumplimiento del bloque de legalidad, definir roles y responsabilidades por unidad administrativa, establecer controles documentales, incorporar valoración de riesgos, regular la participación de actores internos y externos, documentar la estimación de ingresos, establecer metodologías para proyecciones presupuestarias plurianuales y definir mecanismos de comunicación interna y transparencia de la información presupuestaria.
La contratación deberá generar productos técnicos claros, verificables, aplicables a la realidad institucional de la Municipalidad de San Mateo y alineados con la Ley General de Control Interno, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, los lineamientos de la Contraloría General de la República y demás normativa vigente aplicable al ciclo presupuestario municipal.
2.1. Perfil mínimo del profesional requerido
El oferente deberá acreditar como mínimo el siguiente perfil profesional:
A. Profesional en el ámbito de ciencias económicas, preferiblemente con grado mínimo de licenciatura.
B. Incorporación activa al Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica o colegio de contadores públicos.
C. Experiencia mínimo 5 años de experiencia demostrable en elaboración, actualización o implementación de manuales, procedimientos, lineamientos o instrumentos administrativos. Fiscalización de proceso presupuestarios en presupuesto municipales y análisis de los procesos presupuestarios municipales.
D. Experiencia demostrable en procesos de presupuesto público, preferiblemente municipal, incluyendo presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias.
E. Conocimiento en control interno, gestión de riesgos, planificación institucional, procesos administrativos y normativa presupuestaria aplicable al sector público costarricense.
F. Capacidad para elaborar productos escritos, matrices, formularios, flujos de procedimiento, informes técnicos y herramientas de seguimiento.
2.2. Productos entregables esperados.
El contratista deberá entregar, como mínimo, los siguientes productos:
A. Plan de acción para cumplir con el ciclo presupuestario Municipal, mismo será entregado a la auditoria.
B. Manual de Procedimiento Interno del Ciclo Presupuestario Municipal, que incluya presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias, con fases, responsables, plazos, documentos requeridos, controles y evidencias mínimas. Asegurar su comunicación y conocimiento a los funcionarios.
Que dentro del procedimiento de formulación y aprobación de presupuestos sea posible observar lo siguiente:
A.
Que todo contenido presupuestario esté alineado con los planes institucionales, dejando evidencia de dicha validación.
B.
Un registro actualizado de obligaciones judiciales y un control que asegure su inclusión oportuna en el presupuesto.
C.
Un protocolo de coordinación entre las áreas de legal, financiera y administrativa para la atención y seguimiento de mandatos judiciales.
D.
Una metodología básica para proyecciones plurianuales, documentando supuestos y criterios utilizados.
E.
Que toda estimación de ingresos cuente con respaldo documental suficiente, verificable y archivado.
F.
Al menos un escenario alternativo (Base y pesimista) en la formulación presupuestaria, debidamente documentado.
G.
Estandarización del uso de criterios técnicos mínimos para la estimación de ingresos y documentar su aplicación.
H.
Matriz de control del bloque de legalidad presupuestario, aplicable previo a la aprobación interna y remisión de documentos presupuestarios.
I.
Procedimiento de presupuesto participativo y vinculación con planificación institucional, incorporando mecanismos de consulta, registro y trazabilidad de aportes de Concejos de Distrito, ciudadanía y áreas internas.
J.
Metodología para la estimación de ingresos y elaboración de proyecciones presupuestarias plurianuales, incluyendo respaldo documental, supuestos técnicos, análisis histórico y escenarios alternativos.
K.
Procedimiento para la aprobación interna.
L.
Informe final de cierre, que detalle los productos elaborados, recomendaciones de implementación, acciones pendientes y propuesta de sostenibilidad institucional.
2.3. Obligaciones específicas del contratista.
El contratista deberá:
A.
Coordinar con la Alcaldía Municipal y las unidades administrativas involucradas la recopilación de información necesaria para la elaboración de los productos.
B.
Revisar el Informe Final de Auditoría N.° AI/ESTU-PA-10-2026 y vincular los productos entregables con los hallazgos y recomendaciones emitidas.
C.
Elaborar productos técnicos aplicables (manual de procedimientos), claros, trazables y ajustados a la realidad operativa y presupuestaria de la Municipalidad.
El profesional contratado deberá elaborar y proponer un procedimiento formal e integral para la aprobación interna y remisión de los documentos presupuestarios a la Contraloría General de la República, contemplando el presupuesto ordinario, los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias que correspondan conforme al marco normativo aplicable. Dicho procedimiento deberá definir de manera clara las etapas del proceso, los pasos operativos, plazos internos, requisitos mínimos, responsables institucionales, documentos de respaldo, controles previos y evidencias que deben generarse en cada fase, desde la formulación del documento presupuestario hasta su aprobación interna, comunicación, archivo y eventual remisión al órgano contralor.
De igual forma, deberá establecerse la asignación clara de funciones de elaboración, revisión, validación, aprobación, remisión, comunicación y custodia documental, diferenciando las responsabilidades de la Alcaldía Municipal, Administración Tributaria y Financiera, Contabilidad, Proveeduría, Tesorería, unidades ejecutoras, Concejo Municipal y demás dependencias que generen información primaria para el proceso presupuestario. El procedimiento deberá garantizar que cada actuación quede respaldada con fechas, responsables, documentos soporte y evidencia verificable, incorporando estas prácticas dentro de los procedimientos institucionales para asegurar su aplicación sistemática, trazabilidad y sostenibilidad en el tiempo.
D.
Presentar 3 avances periódicos al administrador del contrato y atender las observaciones razonables que formule la Administración.
E.
Realizar al menos una sesión de socialización o capacitación sobre el Manual o Procedimiento Integral del Ciclo Presupuestario Municipal y las herramientas elaboradas.
F.
Entregar todos los productos en formato digital en PDF firmado, con fecha, versión, índice, metodología utilizada y fuentes normativas consultadas.
G.
Para este procedimiento se estima un plazo de entrega estimado de 4 meses.
3
- EL CRONOGRAMA CON LAS TAREAS
Se adjunta cronograma final elaborado por la Proveeduría Institucional.
4
- ADMINISTRADOR DE CONTRATO
El administrador del contrato será la Lic. Sebastián Chaves Fernadez, cédula número 402000228 coordinador de contabilidad o quien ocupe el cargo. El administrador de contrato valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá de un cronograma con tareas y responsabilidades de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse, e informara a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento transcendental de este, a fin de que se adopte las medidas permitentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.
5
- CONTROL DE CALIDAD.
Con el propósito de garantizar que los servicios profesionales contratados cumplan con el objeto contractual y que los productos elaborados respondan adecuadamente a las necesidades institucionales y a los hallazgos, recomendaciones y oportunidades de mejora identificadas por la Auditoría Interna, la Municipalidad establecerá los siguientes mecanismos de control de calidad:
A.
Revisión y aprobación de productos entregables.
Cada uno de los productos entregados por el contratista será sometido a revisión por parte del administrador del contrato y de los funcionarios municipales que, por razón de sus competencias, participen en los procesos objeto de análisis. La recepción de los productos no implicará su aprobación automática, pudiendo la Administración solicitar ajustes, correcciones, ampliaciones o aclaraciones cuando se determine que estos no cumplen con las condiciones técnicas establecidas.
B.
Verificación de cumplimiento del objeto contractual.
Los productos elaborados deberán guardar correspondencia directa con el objeto de la contratación, los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones y las necesidades identificadas por la Administración. Se verificará que cada manual, procedimiento, matriz, formulario, flujo de trabajo o herramienta elaborada responda a una necesidad concreta y sea aplicable a la realidad operativa de la Municipalidad de San Mateo.
C.
Matriz de trazabilidad de hallazgos y recomendaciones.
Como mecanismo de control, el contratista deberá mantener una matriz de trazabilidad que permita identificar la relación entre los hallazgos y recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y las acciones, procedimientos, controles o instrumentos propuestos en cada producto entregable. Esta matriz permitirá verificar que los productos elaborados contribuyan efectivamente a atender las situaciones identificadas.
D.
Validación técnica con las unidades involucradas.
Los procedimientos elaborados deberán ser revisados y validados con los funcionarios responsables de ejecutar o participar en los procesos correspondientes. Esta validación tendrá como finalidad comprobar que los procedimientos propuestos sean claros, viables, funcionales y acordes con la estructura organizativa, distribución de responsabilidades y recursos disponibles de la Municipalidad.
E.
Verificación de contenido mínimo de los manuales.
Cada procedimiento deberá contener, según corresponda, como mínimo: objetivo, alcance, normativa aplicable, responsables, actividades o pasos a seguir, plazos, documentos requeridos, registros, controles internos, riesgos asociados, evidencias generadas y mecanismos de archivo y custodia documental.
F.
Revisión de cumplimiento normativo.
La Administración verificará que los productos elaborados consideren el marco normativo aplicable a la materia correspondiente, así como las disposiciones, normas, lineamientos y regulaciones institucionales y nacionales que resulten pertinentes. El contratista deberá indicar las fuentes normativas y técnicas utilizadas como respaldo para la elaboración de los productos.
G.
Entrega de avances y control periódico.
El contratista deberá presentar avances periódicos durante la ejecución contractual. Cada avance será revisado por el administrador del contrato, quien podrá emitir observaciones y solicitar las modificaciones necesarias antes de continuar con las siguientes etapas del trabajo. Lo anterior permitirá detectar oportunamente inconsistencias, omisiones o desviaciones respecto del objeto contractual.
H.
Corrección de observaciones.
Cuando un producto presente deficiencias, inconsistencias, omisiones o incumplimientos respecto de las condiciones establecidas, la Administración comunicará las observaciones al contratista para su respectiva corrección, sin que ello genere un costo adicional para la Municipalidad, siempre que dichas correcciones se encuentren dentro del alcance del objeto contractual.
I.
Sesión de presentación y validación final.
Previo a la recepción definitiva, el contratista deberá realizar una sesión de presentación de los manuales y procedimientos elaborados ante los funcionarios que determine la
Administración. Durante esta sesión se verificará la comprensión, aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos desarrollados, así como la atención de las observaciones finales que puedan formularse.
J.
Recepción conforme y aprobación final.
La recepción definitiva de los productos estará condicionada a la verificación del cumplimiento satisfactorio de las condiciones técnicas, productos entregables y mecanismos de calidad establecidos. La Administración únicamente otorgará la recepción conforme cuando se haya comprobado que los productos son completos, técnicamente consistentes, aplicables a la realidad institucional y que cumplen con el objeto de la contratación.
6
- LA ESTIMACIÓN ACTUALIZADA DEL COSTO DEL OBJETO
La estimación aproximada del precio se calcula tomando en consideración el estudio de mercado realizado, para el cual, se utilizó el Catálogo de Banco de precios de SICOP (se adjunta el estudio de mercado). Se proyecta un valor promedio estimado de ₡2.660.873,34.
7
- OBJETIVOS DE PROYECTO
7.1. OBJETIVO GENERAL
Contratar servicios profesionales especializados para realizar el diagnóstico, diseño, elaboración, documentación y propuesta de implementación de manuales y procedimientos relacionados con los procesos presupuestarios y administrativos vinculados al Departamento Contable de la Municipalidad de San Mateo, con el propósito de atender los hallazgos y recomendaciones emitidos por la Auditoría Interna, fortalecer el sistema de control interno, mejorar la trazabilidad de los procesos, definir adecuadamente las responsabilidades institucionales y establecer mecanismos formales que permitan una gestión ordenada, verificable, eficiente y sostenible.
7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
A.
Realizar un diagnóstico técnico de los procesos actuales relacionados con el ciclo presupuestario y los procedimientos vinculados al Departamento Contable, identificando
las actividades, responsables, documentos, controles y oportunidades de mejora existentes.
B.
Analizar los hallazgos y recomendaciones emitidos por la Auditoría Interna, estableciendo su relación con los procesos institucionales y definiendo las acciones necesarias para atender las debilidades identificadas.
C.
Elaborar y formalizar manuales de procedimientos que documenten de manera clara y ordenada las actividades, responsabilidades, plazos, requisitos, documentos, registros y evidencias requeridas para la ejecución de los procesos objeto de la contratación.
D.
Establecer mecanismos de control interno dentro de los procedimientos elaborados, que permitan fortalecer la segregación de funciones, la revisión, validación, autorización, registro, seguimiento y custodia documental de las actuaciones realizadas.
E.
Definir claramente los roles y responsabilidades de las unidades, funcionarios y autoridades que intervienen en los diferentes procesos, procurando una adecuada distribución de funciones y evitando la concentración de actividades incompatibles en una misma persona.
F.
Diseñar herramientas e instrumentos de apoyo tales como flujos de procedimientos, matrices de control, listas de verificación, formularios, registros y demás mecanismos que permitan estandarizar la ejecución de las actividades y generar evidencia verificable de su cumplimiento.
G.
Fortalecer la trazabilidad y gestión documental de los procesos institucionales, definiendo los documentos de respaldo, registros, responsables de custodia y evidencias que deben generarse en cada etapa.
H.
Incorporar mecanismos para la identificación y tratamiento de riesgos, así como controles preventivos y de revisión que contribuyan a reducir la posibilidad de errores, omisiones, incumplimientos o deficiencias en los procesos.
I.
Verificar que los procedimientos propuestos sean acordes con la realidad operativa de la Municipalidad de San Mateo, considerando su estructura organizativa, recursos disponibles, competencias institucionales y normativa aplicable.
J.
Elaborar una matriz de trazabilidad entre los hallazgos de Auditoría Interna, las recomendaciones emitidas y los procedimientos o controles propuestos, con el fin de demostrar de manera objetiva cómo los productos de la contratación contribuyen a atender las situaciones identificadas.
K.
Facilitar la transferencia de conocimiento a los funcionarios involucrados, mediante la presentación, socialización o capacitación sobre los manuales, procedimientos y herramientas elaboradas, procurando su adecuada comprensión y futura aplicación.
L.
Establecer una propuesta de implementación y sostenibilidad, que permita a la Administración dar seguimiento a los procedimientos elaborados, mantenerlos actualizados y verificar su aplicación en el tiempo.
8- TERCEROS INTERESADOS Y TERCEROS AFECTADOS:
Para efectos de la presente contratación, se identifican como terceros interesados aquellas unidades administrativas, órganos de fiscalización, autoridades institucionales, funcionarios y demás actores que mantengan una relación directa o indirecta con la contratación, participen en la definición, validación, supervisión o utilización de los productos contratados, o tengan competencias vinculadas con los procesos objeto de la contratación. Dentro de esta categoría se identifican principalmente la Auditoría Interna de la Municipalidad de San Mateo, en virtud de los hallazgos y recomendaciones que originaron la necesidad institucional; la Alcaldía Municipal; el Departamento Contable como unidad usuaria principal; la Administración Tributaria y Financiera; Tesorería; Proveeduría Institucional; las unidades ejecutoras y demás
dependencias que intervengan en los procesos presupuestarios; el Concejo Municipal, dentro del ámbito de sus competencias; y la Contraloría General de la República, en lo correspondiente al marco normativo y a los procesos de remisión de información presupuestaria.
Por su parte, se consideran terceros afectados aquellas personas, unidades, órganos o grupos que, sin necesariamente participar directamente en la contratación o en su ejecución, puedan experimentar efectos derivados de la implementación de los manuales, procedimientos, controles, flujos de trabajo, responsabilidades y mecanismos de gestión documental que resulten de la contratación. En esta condición se identifican principalmente los funcionarios y unidades administrativas que deban aplicar los nuevos procedimientos o ajustarse a las responsabilidades, controles, requisitos documentales y plazos que sean formalizados; las autoridades municipales que intervengan en las distintas etapas del ciclo presupuestario; las unidades ejecutoras que generen o utilicen información requerida para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria; y, de manera indirecta, la ciudadanía del cantón de San Mateo, en razón de que la mejora en la planificación, control, trazabilidad, transparencia y gestión de los recursos públicos puede generar efectos sobre la prestación y administración de los servicios municipales. La identificación de estos terceros afectados no implica que exista necesariamente una afectación negativa, sino que reconoce que la implementación de los productos contratados puede producir cambios en las actividades, responsabilidades, controles y mecanismos de gestión actualmente utilizados por los actores involucrados.
9- SEGURIDAD RAZONABLE.
La presente contratación permitirá brindar una seguridad razonable a la Municipalidad de San Mateo de que los procesos objeto de revisión y documentación contarán con instrumentos formales que contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno, la estandarización de las actividades, la adecuada definición de responsabilidades y la generación de evidencia verificable sobre las actuaciones realizadas.
Mediante la contratación de servicios profesionales especializados para la elaboración y formalización de manuales y procedimientos, se procura atender las debilidades y oportunidades de mejora identificadas por la Auditoría Interna, estableciendo procedimientos
claros, controles, responsables, actividades, documentos de respaldo, registros y mecanismos de trazabilidad que permitan reducir el riesgo de errores, omisiones, concentración de funciones, incumplimientos normativos o deficiencias en la gestión administrativa y contable.
La seguridad razonable se fundamentará en la revisión y validación de los productos entregados, la participación de los funcionarios involucrados en los procesos, la incorporación de mecanismos de control interno, la definición de roles y responsabilidades, la vinculación de los productos con los hallazgos y recomendaciones de Auditoría Interna y la corrección de las observaciones que formule la Administración durante la ejecución contractual.
Asimismo, los manuales y procedimientos resultantes deberán constituir herramientas aplicables a la realidad operativa de la Municipalidad, permitiendo a la Administración contar con criterios uniformes para la ejecución de las actividades, facilitar la continuidad de los procesos ante cambios de personal y fortalecer la transparencia, la rendición de cuentas y la trazabilidad documental.
La no realización de la presente contratación mantiene la exposición institucional a las condiciones identificadas en el Informe Final de Auditoría de Carácter Especial N.° AI/ESTU-PA-10-2026 y podría generar, entre otros, la permanencia de procedimientos presupuestarios no formalizados y falta de uniformidad en la ejecución de las actividades; la continuidad de debilidades en los mecanismos de control interno, control previo y segregación de funciones; pérdida o insuficiencia de trazabilidad documental respecto de las actuaciones, responsables, revisiones y aprobaciones realizadas durante el ciclo presupuestario; reiteración de errores, omisiones o incumplimientos derivados de la ausencia de procedimientos, controles y responsabilidades claramente definidos; debilidades en la estimación de ingresos, elaboración de proyecciones plurianuales y formulación de escenarios presupuestarios; insuficiente vinculación entre la planificación institucional y la asignación presupuestaria; mayor dependencia del conocimiento individual de determinados funcionarios, con afectación potencial a la continuidad de los procesos ante cambios de personal; y limitaciones para demostrar de manera objetiva, documentada y verificable la atención de los hallazgos y recomendaciones formulados por la Auditoría Interna.
10- RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
El departamento contable dispone de los recursos humanos y materiales para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual participó la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. El administrador de contrato, valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas, responsables de su ejecución, velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.
11- CONTENIDO PRESUPUESTARIO.
Se acredita que se cuenta con los recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva mediante la certificación presupuestaria 181, que garantiza la asignación de fondos presupuestarios para enfrentar la erogación respectiva.
Cordialmente,
Lic. Sebastián Chaves Fernandez
Contador Municipalidad San Mateo

MSM-CONTA-001-2026
08 de setiembre 2026
Lic. Heriberto Berrocal Carvajal
Proveedor Institucional
Municipalidad de San Mateo
DECISIÓN INICIAL: “CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA ELABORACION DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS”
1
- JUSTIFICACIÓN.
Con fundamento en el Informe Final del Estudio de Auditoría de Carácter Especial N.º AI/ESTU-PA-10-2026, denominado “Ciclo Presupuestario en la Municipalidad de San Mateo enfocado en la formulación y aprobación interna de los presupuestos iniciales y extraordinarios del período 2025”, se determinó la necesidad institucional de contratar servicios profesionales especializados para la elaboración, formalización e implementación de instrumentos técnicos orientados al fortalecimiento del ciclo presupuestario municipal.
El informe de Auditoría Interna identificó debilidades estructurales relacionadas con la ausencia de una función formal de planificación, la concentración de funciones presupuestarias en una misma persona, la inexistencia de normativa interna formal del proceso presupuestario, la falta de mecanismos de control previo, debilidades en la gestión documental, ausencia de valoraciones de riesgos, limitaciones en la vinculación entre planificación institucional y presupuesto, ausencia de metodologías formales para proyecciones plurianuales, debilidades en la estimación de ingresos, falta de escenarios presupuestarios alternativos y ausencia de procedimientos formalizados para la aprobación, remisión y comunicación de los documentos presupuestarios.
Dichas debilidades requieren atención técnica especializada, por cuanto no se limitan a la elaboración operativa de presupuestos, sino que comprenden el diseño de procedimientos institucionales, matrices de control, flujos de trabajo, formularios, mecanismos de trazabilidad,
gestión documental, valoración de riesgos y definición de roles y responsabilidades entre las diferentes unidades municipales.
Actualmente, la Municipalidad no cuenta con una unidad formal de planificación ni con recurso humano especializado suficiente para desarrollar integralmente estos instrumentos dentro de los plazos requeridos. Además, mantener la atención de estas recomendaciones concentrada en el área contable implicaría conservar la misma condición observada por la Auditoría Interna, relacionada con la concentración de funciones y la debilidad en la segregación funcional.
En consecuencia, la contratación de un profesional externo especializado constituye una medida correctiva, técnica, razonable, proporcional y necesaria para atender los hallazgos de auditoría, fortalecer el sistema de control interno presupuestario, mejorar la trazabilidad del ciclo presupuestario y dotar a la Administración de herramientas formales para la formulación, aprobación, seguimiento y evaluación del presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias, esto acorde a lo programado en el PAO 2026.
La contratación se plantea como un servicio profesional por productos verificables, sin que ello implique delegación de funciones decisorias, sustitución de responsabilidades propias de la Administración, emisión de actos administrativos por parte del contratista ni traslado de competencias institucionales. La Municipalidad conservará en todo momento la dirección, supervisión, validación y aprobación de los productos generados.
Este procedimiento se realizará a través Licitación Reducida según demanda el tope del procedimiento será el límite de licitación reducida para bienes y servicios. Con un contrato de dos años y con posibilidad de una prórroga automática por dos años más. Este procedimiento se realizará a través Licitación Reducida por cantidad definida.
2
- DESCRIPCION DEL OBJETO.
El objeto de la presente contratación consiste en la prestación de servicios profesionales especializados para elaborar, actualizar, formalizar y acompañar la implementación de instrumentos técnicos relacionados con el ciclo presupuestario municipal, con el fin de atender las recomendaciones emitidas en el Informe Final de Auditoría de Carácter Especial N.° AI/ESTU-PA-10-2026.
El profesional contratado deberá realizar un diagnóstico técnico del proceso presupuestario municipal y elaborar un Manual o Procedimiento Integral del Ciclo Presupuestario Municipal, que regule como mínimo las fases de formulación, revisión, aprobación interna, remisión a la Contraloría General de la República, ejecución, seguimiento, evaluación, comunicación y archivo documental del presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias.
Asimismo, deberá diseñar herramientas de control interno presupuestario que permitan verificar el cumplimiento del bloque de legalidad, definir roles y responsabilidades por unidad administrativa, establecer controles documentales, incorporar valoración de riesgos, regular la participación de actores internos y externos, documentar la estimación de ingresos, establecer metodologías para proyecciones presupuestarias plurianuales y definir mecanismos de comunicación interna y transparencia de la información presupuestaria.
La contratación deberá generar productos técnicos claros, verificables, aplicables a la realidad institucional de la Municipalidad de San Mateo y alineados con la Ley General de Control Interno, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, los lineamientos de la Contraloría General de la República y demás normativa vigente aplicable al ciclo presupuestario municipal.
2.1. Perfil mínimo del profesional requerido
El oferente deberá acreditar como mínimo el siguiente perfil profesional:
A. Profesional en el ámbito de ciencias económicas, preferiblemente con grado mínimo de licenciatura.
B. Incorporación activa al Colegio de Profesionales en Ciencias Económicas de Costa Rica o colegio de contadores públicos.
C. Experiencia mínimo 5 años de experiencia demostrable en elaboración, actualización o implementación de manuales, procedimientos, lineamientos o instrumentos administrativos. Fiscalización de proceso presupuestarios en presupuesto municipales y análisis de los procesos presupuestarios municipales.
D. Experiencia demostrable en procesos de presupuesto público, preferiblemente municipal, incluyendo presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias.
E. Conocimiento en control interno, gestión de riesgos, planificación institucional, procesos administrativos y normativa presupuestaria aplicable al sector público costarricense.
F. Capacidad para elaborar productos escritos, matrices, formularios, flujos de procedimiento, informes técnicos y herramientas de seguimiento.
2.2. Productos entregables esperados.
El contratista deberá entregar, como mínimo, los siguientes productos:
A. Plan de acción para cumplir con el ciclo presupuestario Municipal, mismo será entregado a la auditoria.
B. Manual de Procedimiento Interno del Ciclo Presupuestario Municipal, que incluya presupuesto ordinario, presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias, con fases, responsables, plazos, documentos requeridos, controles y evidencias mínimas. Asegurar su comunicación y conocimiento a los funcionarios.
Que dentro del procedimiento de formulación y aprobación de presupuestos sea posible observar lo siguiente:
A.
Que todo contenido presupuestario esté alineado con los planes institucionales, dejando evidencia de dicha validación.
B.
Un registro actualizado de obligaciones judiciales y un control que asegure su inclusión oportuna en el presupuesto.
C.
Un protocolo de coordinación entre las áreas de legal, financiera y administrativa para la atención y seguimiento de mandatos judiciales.
D.
Una metodología básica para proyecciones plurianuales, documentando supuestos y criterios utilizados.
E.
Que toda estimación de ingresos cuente con respaldo documental suficiente, verificable y archivado.
F.
Al menos un escenario alternativo (Base y pesimista) en la formulación presupuestaria, debidamente documentado.
G.
Estandarización del uso de criterios técnicos mínimos para la estimación de ingresos y documentar su aplicación.
H.
Matriz de control del bloque de legalidad presupuestario, aplicable previo a la aprobación interna y remisión de documentos presupuestarios.
I.
Procedimiento de presupuesto participativo y vinculación con planificación institucional, incorporando mecanismos de consulta, registro y trazabilidad de aportes de Concejos de Distrito, ciudadanía y áreas internas.
J.
Metodología para la estimación de ingresos y elaboración de proyecciones presupuestarias plurianuales, incluyendo respaldo documental, supuestos técnicos, análisis histórico y escenarios alternativos.
K.
Procedimiento para la aprobación interna.
L.
Informe final de cierre, que detalle los productos elaborados, recomendaciones de implementación, acciones pendientes y propuesta de sostenibilidad institucional.
2.3. Obligaciones específicas del contratista.
El contratista deberá:
A.
Coordinar con la Alcaldía Municipal y las unidades administrativas involucradas la recopilación de información necesaria para la elaboración de los productos.
B.
Revisar el Informe Final de Auditoría N.° AI/ESTU-PA-10-2026 y vincular los productos entregables con los hallazgos y recomendaciones emitidas.
C.
Elaborar productos técnicos aplicables (manual de procedimientos), claros, trazables y ajustados a la realidad operativa y presupuestaria de la Municipalidad.
El profesional contratado deberá elaborar y proponer un procedimiento formal e integral para la aprobación interna y remisión de los documentos presupuestarios a la Contraloría General de la República, contemplando el presupuesto ordinario, los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias que correspondan conforme al marco normativo aplicable. Dicho procedimiento deberá definir de manera clara las etapas del proceso, los pasos operativos, plazos internos, requisitos mínimos, responsables institucionales, documentos de respaldo, controles previos y evidencias que deben generarse en cada fase, desde la formulación del documento presupuestario hasta su aprobación interna, comunicación, archivo y eventual remisión al órgano contralor.
De igual forma, deberá establecerse la asignación clara de funciones de elaboración, revisión, validación, aprobación, remisión, comunicación y custodia documental, diferenciando las responsabilidades de la Alcaldía Municipal, Administración Tributaria y Financiera, Contabilidad, Proveeduría, Tesorería, unidades ejecutoras, Concejo Municipal y demás dependencias que generen información primaria para el proceso presupuestario. El procedimiento deberá garantizar que cada actuación quede respaldada con fechas, responsables, documentos soporte y evidencia verificable, incorporando estas prácticas dentro de los procedimientos institucionales para asegurar su aplicación sistemática, trazabilidad y sostenibilidad en el tiempo.
D.
Presentar 3 avances periódicos al administrador del contrato y atender las observaciones razonables que formule la Administración.
E.
Realizar al menos una sesión de socialización o capacitación sobre el Manual o Procedimiento Integral del Ciclo Presupuestario Municipal y las herramientas elaboradas.
F.
Entregar todos los productos en formato digital en PDF firmado, con fecha, versión, índice, metodología utilizada y fuentes normativas consultadas.
G.
Para este procedimiento se estima un plazo de entrega estimado de 4 meses.
3
- EL CRONOGRAMA CON LAS TAREAS
Se adjunta cronograma final elaborado por la Proveeduría Institucional.
4
- ADMINISTRADOR DE CONTRATO
El administrador del contrato será la Lic. Sebastián Chaves Fernadez, cédula número 402000228 coordinador de contabilidad o quien ocupe el cargo. El administrador de contrato valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá de un cronograma con tareas y responsabilidades de su ejecución y velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse, e informara a la brevedad posible al adjudicatario, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento transcendental de este, a fin de que se adopte las medidas permitentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.
5
- CONTROL DE CALIDAD.
Con el propósito de garantizar que los servicios profesionales contratados cumplan con el objeto contractual y que los productos elaborados respondan adecuadamente a las necesidades institucionales y a los hallazgos, recomendaciones y oportunidades de mejora identificadas por la Auditoría Interna, la Municipalidad establecerá los siguientes mecanismos de control de calidad:
A.
Revisión y aprobación de productos entregables.
Cada uno de los productos entregados por el contratista será sometido a revisión por parte del administrador del contrato y de los funcionarios municipales que, por razón de sus competencias, participen en los procesos objeto de análisis. La recepción de los productos no implicará su aprobación automática, pudiendo la Administración solicitar ajustes, correcciones, ampliaciones o aclaraciones cuando se determine que estos no cumplen con las condiciones técnicas establecidas.
B.
Verificación de cumplimiento del objeto contractual.
Los productos elaborados deberán guardar correspondencia directa con el objeto de la contratación, los requerimientos establecidos en el pliego de condiciones y las necesidades identificadas por la Administración. Se verificará que cada manual, procedimiento, matriz, formulario, flujo de trabajo o herramienta elaborada responda a una necesidad concreta y sea aplicable a la realidad operativa de la Municipalidad de San Mateo.
C.
Matriz de trazabilidad de hallazgos y recomendaciones.
Como mecanismo de control, el contratista deberá mantener una matriz de trazabilidad que permita identificar la relación entre los hallazgos y recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y las acciones, procedimientos, controles o instrumentos propuestos en cada producto entregable. Esta matriz permitirá verificar que los productos elaborados contribuyan efectivamente a atender las situaciones identificadas.
D.
Validación técnica con las unidades involucradas.
Los procedimientos elaborados deberán ser revisados y validados con los funcionarios responsables de ejecutar o participar en los procesos correspondientes. Esta validación tendrá como finalidad comprobar que los procedimientos propuestos sean claros, viables, funcionales y acordes con la estructura organizativa, distribución de responsabilidades y recursos disponibles de la Municipalidad.
E.
Verificación de contenido mínimo de los manuales.
Cada procedimiento deberá contener, según corresponda, como mínimo: objetivo, alcance, normativa aplicable, responsables, actividades o pasos a seguir, plazos, documentos requeridos, registros, controles internos, riesgos asociados, evidencias generadas y mecanismos de archivo y custodia documental.
F.
Revisión de cumplimiento normativo.
La Administración verificará que los productos elaborados consideren el marco normativo aplicable a la materia correspondiente, así como las disposiciones, normas, lineamientos y regulaciones institucionales y nacionales que resulten pertinentes. El contratista deberá indicar las fuentes normativas y técnicas utilizadas como respaldo para la elaboración de los productos.
G.
Entrega de avances y control periódico.
El contratista deberá presentar avances periódicos durante la ejecución contractual. Cada avance será revisado por el administrador del contrato, quien podrá emitir observaciones y solicitar las modificaciones necesarias antes de continuar con las siguientes etapas del trabajo. Lo anterior permitirá detectar oportunamente inconsistencias, omisiones o desviaciones respecto del objeto contractual.
H.
Corrección de observaciones.
Cuando un producto presente deficiencias, inconsistencias, omisiones o incumplimientos respecto de las condiciones establecidas, la Administración comunicará las observaciones al contratista para su respectiva corrección, sin que ello genere un costo adicional para la Municipalidad, siempre que dichas correcciones se encuentren dentro del alcance del objeto contractual.
I.
Sesión de presentación y validación final.
Previo a la recepción definitiva, el contratista deberá realizar una sesión de presentación de los manuales y procedimientos elaborados ante los funcionarios que determine la
Administración. Durante esta sesión se verificará la comprensión, aplicabilidad y funcionalidad de los instrumentos desarrollados, así como la atención de las observaciones finales que puedan formularse.
J.
Recepción conforme y aprobación final.
La recepción definitiva de los productos estará condicionada a la verificación del cumplimiento satisfactorio de las condiciones técnicas, productos entregables y mecanismos de calidad establecidos. La Administración únicamente otorgará la recepción conforme cuando se haya comprobado que los productos son completos, técnicamente consistentes, aplicables a la realidad institucional y que cumplen con el objeto de la contratación.
6
- LA ESTIMACIÓN ACTUALIZADA DEL COSTO DEL OBJETO
La estimación aproximada del precio se calcula tomando en consideración el estudio de mercado realizado, para el cual, se utilizó el Catálogo de Banco de precios de SICOP (se adjunta el estudio de mercado). Se proyecta un valor promedio estimado de ₡2.660.873,34.
7
- OBJETIVOS DE PROYECTO
7.1. OBJETIVO GENERAL
Contratar servicios profesionales especializados para realizar el diagnóstico, diseño, elaboración, documentación y propuesta de implementación de manuales y procedimientos relacionados con los procesos presupuestarios y administrativos vinculados al Departamento Contable de la Municipalidad de San Mateo, con el propósito de atender los hallazgos y recomendaciones emitidos por la Auditoría Interna, fortalecer el sistema de control interno, mejorar la trazabilidad de los procesos, definir adecuadamente las responsabilidades institucionales y establecer mecanismos formales que permitan una gestión ordenada, verificable, eficiente y sostenible.
7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
A.
Realizar un diagnóstico técnico de los procesos actuales relacionados con el ciclo presupuestario y los procedimientos vinculados al Departamento Contable, identificando
las actividades, responsables, documentos, controles y oportunidades de mejora existentes.
B.
Analizar los hallazgos y recomendaciones emitidos por la Auditoría Interna, estableciendo su relación con los procesos institucionales y definiendo las acciones necesarias para atender las debilidades identificadas.
C.
Elaborar y formalizar manuales de procedimientos que documenten de manera clara y ordenada las actividades, responsabilidades, plazos, requisitos, documentos, registros y evidencias requeridas para la ejecución de los procesos objeto de la contratación.
D.
Establecer mecanismos de control interno dentro de los procedimientos elaborados, que permitan fortalecer la segregación de funciones, la revisión, validación, autorización, registro, seguimiento y custodia documental de las actuaciones realizadas.
E.
Definir claramente los roles y responsabilidades de las unidades, funcionarios y autoridades que intervienen en los diferentes procesos, procurando una adecuada distribución de funciones y evitando la concentración de actividades incompatibles en una misma persona.
F.
Diseñar herramientas e instrumentos de apoyo tales como flujos de procedimientos, matrices de control, listas de verificación, formularios, registros y demás mecanismos que permitan estandarizar la ejecución de las actividades y generar evidencia verificable de su cumplimiento.
G.
Fortalecer la trazabilidad y gestión documental de los procesos institucionales, definiendo los documentos de respaldo, registros, responsables de custodia y evidencias que deben generarse en cada etapa.
H.
Incorporar mecanismos para la identificación y tratamiento de riesgos, así como controles preventivos y de revisión que contribuyan a reducir la posibilidad de errores, omisiones, incumplimientos o deficiencias en los procesos.
I.
Verificar que los procedimientos propuestos sean acordes con la realidad operativa de la Municipalidad de San Mateo, considerando su estructura organizativa, recursos disponibles, competencias institucionales y normativa aplicable.
J.
Elaborar una matriz de trazabilidad entre los hallazgos de Auditoría Interna, las recomendaciones emitidas y los procedimientos o controles propuestos, con el fin de demostrar de manera objetiva cómo los productos de la contratación contribuyen a atender las situaciones identificadas.
K.
Facilitar la transferencia de conocimiento a los funcionarios involucrados, mediante la presentación, socialización o capacitación sobre los manuales, procedimientos y herramientas elaboradas, procurando su adecuada comprensión y futura aplicación.
L.
Establecer una propuesta de implementación y sostenibilidad, que permita a la Administración dar seguimiento a los procedimientos elaborados, mantenerlos actualizados y verificar su aplicación en el tiempo.
8- TERCEROS INTERESADOS Y TERCEROS AFECTADOS:
Para efectos de la presente contratación, se identifican como terceros interesados aquellas unidades administrativas, órganos de fiscalización, autoridades institucionales, funcionarios y demás actores que mantengan una relación directa o indirecta con la contratación, participen en la definición, validación, supervisión o utilización de los productos contratados, o tengan competencias vinculadas con los procesos objeto de la contratación. Dentro de esta categoría se identifican principalmente la Auditoría Interna de la Municipalidad de San Mateo, en virtud de los hallazgos y recomendaciones que originaron la necesidad institucional; la Alcaldía Municipal; el Departamento Contable como unidad usuaria principal; la Administración Tributaria y Financiera; Tesorería; Proveeduría Institucional; las unidades ejecutoras y demás
dependencias que intervengan en los procesos presupuestarios; el Concejo Municipal, dentro del ámbito de sus competencias; y la Contraloría General de la República, en lo correspondiente al marco normativo y a los procesos de remisión de información presupuestaria.
Por su parte, se consideran terceros afectados aquellas personas, unidades, órganos o grupos que, sin necesariamente participar directamente en la contratación o en su ejecución, puedan experimentar efectos derivados de la implementación de los manuales, procedimientos, controles, flujos de trabajo, responsabilidades y mecanismos de gestión documental que resulten de la contratación. En esta condición se identifican principalmente los funcionarios y unidades administrativas que deban aplicar los nuevos procedimientos o ajustarse a las responsabilidades, controles, requisitos documentales y plazos que sean formalizados; las autoridades municipales que intervengan en las distintas etapas del ciclo presupuestario; las unidades ejecutoras que generen o utilicen información requerida para la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria; y, de manera indirecta, la ciudadanía del cantón de San Mateo, en razón de que la mejora en la planificación, control, trazabilidad, transparencia y gestión de los recursos públicos puede generar efectos sobre la prestación y administración de los servicios municipales. La identificación de estos terceros afectados no implica que exista necesariamente una afectación negativa, sino que reconoce que la implementación de los productos contratados puede producir cambios en las actividades, responsabilidades, controles y mecanismos de gestión actualmente utilizados por los actores involucrados.
9- SEGURIDAD RAZONABLE.
La presente contratación permitirá brindar una seguridad razonable a la Municipalidad de San Mateo de que los procesos objeto de revisión y documentación contarán con instrumentos formales que contribuyan al fortalecimiento del sistema de control interno, la estandarización de las actividades, la adecuada definición de responsabilidades y la generación de evidencia verificable sobre las actuaciones realizadas.
Mediante la contratación de servicios profesionales especializados para la elaboración y formalización de manuales y procedimientos, se procura atender las debilidades y oportunidades de mejora identificadas por la Auditoría Interna, estableciendo procedimientos
claros, controles, responsables, actividades, documentos de respaldo, registros y mecanismos de trazabilidad que permitan reducir el riesgo de errores, omisiones, concentración de funciones, incumplimientos normativos o deficiencias en la gestión administrativa y contable.
La seguridad razonable se fundamentará en la revisión y validación de los productos entregados, la participación de los funcionarios involucrados en los procesos, la incorporación de mecanismos de control interno, la definición de roles y responsabilidades, la vinculación de los productos con los hallazgos y recomendaciones de Auditoría Interna y la corrección de las observaciones que formule la Administración durante la ejecución contractual.
Asimismo, los manuales y procedimientos resultantes deberán constituir herramientas aplicables a la realidad operativa de la Municipalidad, permitiendo a la Administración contar con criterios uniformes para la ejecución de las actividades, facilitar la continuidad de los procesos ante cambios de personal y fortalecer la transparencia, la rendición de cuentas y la trazabilidad documental.
La no realización de la presente contratación mantiene la exposición institucional a las condiciones identificadas en el Informe Final de Auditoría de Carácter Especial N.° AI/ESTU-PA-10-2026 y podría generar, entre otros, la permanencia de procedimientos presupuestarios no formalizados y falta de uniformidad en la ejecución de las actividades; la continuidad de debilidades en los mecanismos de control interno, control previo y segregación de funciones; pérdida o insuficiencia de trazabilidad documental respecto de las actuaciones, responsables, revisiones y aprobaciones realizadas durante el ciclo presupuestario; reiteración de errores, omisiones o incumplimientos derivados de la ausencia de procedimientos, controles y responsabilidades claramente definidos; debilidades en la estimación de ingresos, elaboración de proyecciones plurianuales y formulación de escenarios presupuestarios; insuficiente vinculación entre la planificación institucional y la asignación presupuestaria; mayor dependencia del conocimiento individual de determinados funcionarios, con afectación potencial a la continuidad de los procesos ante cambios de personal; y limitaciones para demostrar de manera objetiva, documentada y verificable la atención de los hallazgos y recomendaciones formulados por la Auditoría Interna.
10- RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
El departamento contable dispone de los recursos humanos y materiales para verificar la correcta ejecución del objeto del contrato. En la etapa de definición de especificaciones técnicas, selección y ejecución contractual participó la unidad usuaria de la Administración que formuló el requerimiento. El administrador de contrato, valorará el cumplimiento de los anteriores requisitos, dispondrá la confección de un cronograma con tareas, responsables de su ejecución, velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al adjudicatario cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.
11- CONTENIDO PRESUPUESTARIO.
Se acredita que se cuenta con los recursos presupuestarios suficientes para enfrentar la erogación respectiva mediante la certificación presupuestaria 181, que garantiza la asignación de fondos presupuestarios para enfrentar la erogación respectiva.
Cordialmente,
Lic. Sebastián Chaves Fernandez
Contador Municipalidad San Mateo

CONDICIONES GENERALES
PROCEDIMIENTO ORDINARIO
LICITACION REDUCIDA 2026LD-000010-0020920401
1.
INTRODUCCION
De conformidad con la Ley General de Contratación Pública (LGCP) artículos 39 y siguientes, relacionado con el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública (LGCP) artículos 80 y siguientes, se establecen las siguientes clausulas, haciendo la observación que la información consignada directamente en los formularios electrónicos del Sistema Digital Unificado (SDU), actualmente conocido como Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), prevalece sobre los documentos adjuntos en caso de contradicción. Este principio se deriva de la obligatoriedad del uso del SDU para toda la actividad de contratación pública, tal como lo establece el artículo 25 del RLGCP. El SDU es el medio oficial y estructurado para la presentación de ofertas, diseñado para estandarizar la información, facilitar la comparación y evaluación, y asegurar la trazabilidad y publicidad de los datos.
Por ejemplo, en caso de existir discrepancias entre las partidas y precios en el SDU y los documentos anexos en formato PDF u otro formato, la regla general es que la información contenida en el SDU es la que debe considerarse válida y vinculante para la ejecución del contrato. Los oferentes, al momento de presentar su propuesta, deben verificar la coherencia entre todos los documentos y, en caso de inconsistencia, deben solicitar las aclaraciones pertinentes u objeciones al pliego de condiciones en las etapas procesales oportunas. La omisión de estas acciones por parte del oferente, una vez que el acto ha adquirido firmeza, traslada la responsabilidad de la oferta presentada al proponente.
2.
ESTUDIO DE MERCADO
De acuerdo con la LGCP artículo 34 y el RLGCP numeral 85 el estudio de mercado tiene los siguientes componentes:
2.1.
Carácter obligatorio del estudio previo
Antes de estimar una contratación, la Administración debe realizar obligatoriamente un sondeo o estudio de mercado, el cual constituye un insumo esencial para:
2.1.1.
Determinar precios de referencia.
2.1.2.
Analizar la factibilidad legal, técnica y económica.
2.1.3.
Adoptar decisiones informadas.
2.1.4.
Garantizar una adecuada planificación contractual.
Esta obligación indica que el estudio debe realizarse previo a la estimación de la contratación y que podrá seguir las guías emitidas por la Dirección de Contratación Pública (DCoP) del Ministerio de Hacienda.
2.2.
Finalidades del estudio de mercado
El estudio de mercado no se limita a fijar precios. Tiene una función integral dentro de la fase de planificación contractual, ya que permite:
Página2
2.2.1.
Determinar precios de referencia
Debe sustentarse en fuentes confiables, con el fin de establecer:
a)
El precio razonable de mercado.
b)
La detección de precios ruinosos.
c)
La identificación de precios excesivos.
Esto permite proteger el interés público y asegurar contrataciones eficientes.
2.2.2.
Verificar viabilidad del objeto contractual
El estudio debe confirmar:
a)
Existencia del bien, obra o servicio.
b)
Disponibilidad en cantidad, calidad y oportunidad requeridas.
c)
Existencia de proveedores en el mercado.
Esto es clave para evitar procedimientos infructuosos y asegurar competencia efectiva.
2.2.3.
Permitir decisiones informadas
El análisis de mercado permite identificar impactos económicos y valorar si la contratación es viable técnica y económicamente, lo cual es indispensable para una gestión adecuada.
2.2.4.
Servir de base para disponibilidad presupuestaria
El precio de referencia obtenido orienta la reserva y planificación presupuestaria.
2.3.
Enfoque de ciclo de vida y principio de valor por el dinero
El estudio debe considerar:
2.3.1.
Todo el ciclo de vida de la contratación (adquisición, operación, mantenimiento y eventual disposición).
2.3.2.
El principio de valor por el dinero, que busca la mejor relación costo-beneficio para satisfacer el interés público.
No se trata únicamente del precio inicial, sino del costo integral y el rendimiento esperado.
2.4.
Relación con la decisión inicial y planificación
El estudio de mercado es un insumo previo a la decisión inicial, ésta debe estar debidamente justificada, incluir la estimación del costo y responder al interés público. Sin estudio de mercado válido:
2.4.1.
No puede justificarse técnicamente el monto estimado.
2.4.2.
Se debilita la motivación del acto administrativo.
2.4.3.
Se expone el procedimiento a eventuales nulidades.
Por lo anterior se adjunta documento denominado “Estudio de mercado”.
Página3
3.
DECISION INICIAL
Conforme a lo indicado en la LGCP artículo 37 concordantes con el RLGCP numeral 86, la decisión inicial es el acto formal que inicia todo procedimiento de contratación pública.
3.1.
Naturaleza jurídica de la Decisión Inicial
Es obligatoria para todo procedimiento y constituye el punto de partida de la fase preparatoria formal del concurso. Debe estar debidamente motivada, fundamentada técnica, legal y financieramente, y alineada con la planificación institucional y nacional.
3.2.
Competencia para emitirla
Por regla general la suscribe la jefatura de la unidad solicitante, o el titular subordinado competente, según la normativa interna institucional. En obra pública por Licitación Mayor debe ser suscrita conjuntamente por el jefe de la unidad solicitante, y el jerarca institucional (quien puede delegar). Esto refuerza el control en proyectos de mayor impacto económico y estratégico.
3.3.
Requisitos mínimos de contenido
La decisión inicial debe acreditar, al menos, lo siguiente:
3.3.1.
Justificación de la contratación
Indicación clara de la necesidad pública y motivación de la procedencia de la contratación. Su vinculación con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Inversión Pública, Plan Anual Operativo, Presupuesto institucional, Programa de Adquisiciones, Planes estratégicos sectoriales, Plan Nacional de Compra Pública. En proyectos de gran magnitud debe acreditarse formalmente esa alineación.
3.3.2.
Descripción del objeto contractual
Describe las especificaciones técnicas, características del bien, obra o servicio, la justificación de la solución técnica elegida si existen varias alternativas y la posibilidad de adjudicación parcial si procede.
3.3.3.
Estimación actualizada del costo
Esta se basa en estudio de mercado, debidamente fundamentada. En obra pública, el monto corresponde al presupuesto o estimación técnica.
3.3.4.
Cronograma del procedimiento
Debe incluir las tareas, unidades responsables, fechas de inicio y finalización. La Proveeduría elaborará el cronograma definitivo.
3.3.5.
Administrador del contrato
Debe designarse formalmente un funcionario responsable del seguimiento y control de la ejecución contractual.
Página4
3.3.6.
Control de calidad
Cuando corresponda, debe establecerse los procedimientos de control durante ejecución y recepción, cumplir de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad y los parámetros de calidad definidos.
3.3.7.
Identificación de terceros interesados o afectados
Determinación de sujetos impactados y las medidas de abordaje cuando proceda.
3.3.8.
Identificación y análisis de riesgos
Identificación de riesgos del proyecto y la aplicación de criterios de administración de riesgos (Ley General de Control Interno). El riesgo no debe superar el beneficio esperado. Deben ser razonables, administrados y mitigados.
3.3.9.
Recursos disponibles
Define los recursos humanos y materiales para fiscalización. Debe de existir participación obligatoria de la unidad usuaria en la definición técnica, selección y ejecución. La administración adjunta documento denominado “Decisión inicial”.
4.
ADMINISTRADOR DE CONTRATO
Fungirá desde la decisión inicial hasta el finiquito del contrato y en virtud de lo descrito en la LGCP artículo 37, el RLGCP artículos 86, 173, 184-186, 276, 283, la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (LCEIFP) y el Reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (RLCEIFP) artículo 56 inciso 2, acápite g), se establecen las siguientes obligaciones del administrador o fiscalizador de contrato:
4.1.
El funcionario competente valorará el cumplimiento de los requisitos indicados en la decisión inicial, dispondrá la confección de un cronograma con tareas, responsables de su ejecución, velará por el debido cumplimiento del contrato que llegue a realizarse; e informará a la brevedad posible al contratista cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento trascendente de éste, a fin de que se adopten las medidas pertinentes, de lo cual deberá mantener informado en todo momento a la Proveeduría Institucional.
4.2.
Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.
4.3.
Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.
4.4.
Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.
4.5.
Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.
Página5
4.6.
En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.
4.7.
Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.
4.8.
Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.
5.
CONTENIDO PRESUPUESTARIO
Según lo indicado en la LGCP artículo 38 y el RLGCP numeral 87 la administración acreditó los recursos. La administración adjunta documento denominado “Contenido presupuestario”.
6.
SISTEMA DE EVALUACION
En virtud de lo señalado en la LGCP artículo 40 y el RLGCP numerales 96-97 aporta el sistema de evaluación. La administración adjunta documento denominado “Sistema de evaluación”.
7.
DESGLOSE DEL PRECIO Y PRESUPUESTO DETALLADO
El desglose del precio deberá ser presentado de forma obligatoria por todos los oferentes de conformidad con lo indicado en la LGCP artículo 42. El presupuesto detallado o memoria de cálculo únicamente será presentado por el adjudicatario, según lo expuesto en el RLGCP artículos 102 y 103.
7.1.
Obligatoriedad del Desglose del Precio
El oferente debe presentar la estructura del precio de los costos directos, costos indirectos, utilidad e imprevistos en términos absolutos y porcentuales, especialmente para contratos de servicios y obra pública, deberá detallarlo de la siguiente manera:
TABLA 1
DESGLOSE DEL PRECIO
COMPONENTES
ABSOLUTOS (MONEDA)
PORCENTUALES (%)
Costos directos
Costos indirectos
Utilidad
Imprevistos
TOTAL
Fuente: Elaboración propia.
7.2.
Presentación del Presupuesto Detallado
El adjudicatario debe presentar un presupuesto detallado dentro de los ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación, antes de la firma del contrato. Si no se presenta en este plazo, la adjudicación será declarada insubsistente. La administración revisará que el presupuesto detallado concuerde con la estructura de precios de la oferta. En caso de
Página6
discrepancias, prevalecerán los valores absolutos. El presupuesto detallado desglosará los componentes de cada actividad indicando sus costos directos que incluyan: insumos (materiales, equipos, maquinaria, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros), mano de obra (salarios, remuneraciones, cargas sociales, prestaciones legales, obligaciones laborales), subcontrataciones, sus costos indirectos que incluyan: insumos (materiales, equipos, maquinaria, herramientas, pago de servicios públicos, entre otros), mano de obra (salarios, remuneraciones, cargas sociales, prestaciones legales, obligaciones laborales), su utilidad y sus imprevistos. Se debe presentar como mínimo de la siguiente manera:
TABLA 2
PRESUPUESTO DETALLADO (MEMORIA DE CALCULO)
COMPONENTES
DESCRIPCION
ABSOLUTOS (MONEDA)
PORCENTUALES (%)
INDICE DE PRECIOS
EMISOR
Costos Directos de Insumos
CDi
Costos Directos de Mano de obra
CDm
Costos Directos de Subcontrataciones
CDs
Costos Indirectos de Insumos
CIi
Costos Indirectos de Mano de Obra
CIm
Utilidad
U
Imprevistos
I
Fuente: Elaboración propia.
8.
RAZONABILIDAD DEL PRECIO Y RANGOS DE TOLERANCIA
Se establecen criterios para la determinación de la razonabilidad del precio y los rangos de tolerancia en los procesos de contratación pública en función de la LGCP artículos 17, 41, 44, 100, 101 y 106. El objetivo es proporcionar un procedimiento claro para asegurar que los precios ofrecidos en las contrataciones sean justos, competitivos y viables. Se establece la obligación de contar con un catálogo de precios y la necesidad de realizar estudios de razonabilidad.
8.1.
Proceso de Determinación de Razonabilidad
Utilizar el SDU, hoy SICOP para obtener un catálogo de precios de los últimos seis meses.
8.2.
Establecimiento de Rangos de Tolerancia
8.2.1.
Para una sola oferta: ±25% sobre el precio de referencia.
8.2.2.
Para dos ofertas: ±20% entre la más baja y la más alta.
8.2.3.
Para tres o más ofertas: ±10% sobre la media aritmética de las ofertas.
Los precios ofertados deben estar dentro de las bandas de tolerancia para ser considerados aceptables. Si un precio está fuera de los rangos establecidos, se debe solicitar al oferente una justificación. La falta de justificación puede llevar a la descalificación de la oferta. Se deben
Página7
emitir actos motivados por parte de la Administración para justificar decisiones sobre precios inaceptables.
9.
PREVISIONES SOBRE EL DIFERENCIAL CAMBIARIO
La Directriz DGABCA-0011-2018 del 12 de octubre de 2018 emitida por la antigua Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), hoy DCoP del Ministerio de Hacienda, aborda el tratamiento del diferencial cambiario en los procesos de contratación pública.
9.1.
Moneda Extranjera en Contrataciones
Los oferentes pueden presentar ofertas en cualquier moneda, pero el pago final se realizará en colones, que es la moneda de curso legal.
9.2.
Diferencial Cambiario
Es necesario considerar el diferencial cambiario al momento de realizar pagos en moneda extranjera. Esto implica ajustar el monto en colones al tipo de cambio pactado.
9.3.
Porcentajes de Reserva
Se recomienda reservar un 10% para compras nacionales y un 20% para compras al exterior, para cubrir el diferencial cambiario en los pedidos.
9.4.
Pago en Colones
Según la legislación, las obligaciones en moneda extranjera pueden pagarse en colones al tipo de cambio vigente en la fecha de pago.
9.5.
Ajustes en Órdenes de Pedido
En adquisiciones bajo contrato continuo, se debe reservar el porcentaje del diferencial cambiario y ajustarlo al realizar la orden de pedido.
9.6.
Procedimiento en Caso de Insuficiencia
Si el monto reservado no es suficiente para cubrir el diferencial cambiario, se puede honrar la diferencia mediante un documento presupuestario sin necesidad de resolución administrativa, siempre que exista contenido presupuestario.
9.7.
Reclamos Administrativos
Si no se reservó el monto para el diferencial cambiario, el adjudicatario podrá presentar un reclamo administrativo para cubrir el saldo no cubierto.
10.
COMPRAS SIN IMPUESTO SOBRE EL VALOR AGREGADO (IVA)
La Resolución RES-DGH-039-2019 del 26 de junio de 2019, emitida por la Dirección General del Ministerio de Hacienda, en concordancia con la Ley del Impuesto Sobre el Valor Agregado (LIVA) artículo 21 y el Transitorio X, establece un marco para la concesión de Órdenes Especiales que permiten a los proveedores de las Corporaciones Municipales adquirir bienes y servicios sin el pago del IVA.
Página8
10.1.
Autoridad y Justificación
La resolución se fundamenta en diversas disposiciones legales que permiten a la Administración Tributaria dictar normas para la correcta aplicación de las leyes tributarias.
10.2.
Registro en Exonet
Los proveedores interesados deben registrarse en el sistema Exonet, en la página electrónica: https://exenciones.hacienda.go.cr/exenciones/exsolbnf.aspx?INS,0,. La solicitud se realiza en línea, y el Departamento de Gestión de Exenciones verificará la inscripción ante la Administración Tributaria.
10.3.
Solicitud de Órdenes Especiales
Los proveedores deben completar el formulario específico en el sistema, describiendo los bienes y servicios requeridos y adjuntando la documentación necesaria.
10.4.
Requisitos para Aprobación
Es fundamental que los proveedores estén al día con sus obligaciones tributarias y con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) para que sus solicitudes sean aprobadas.
10.5.
Vigencia
Las Órdenes Especiales son válidas por un periodo de seis meses.
10.6.
Uso de Bienes
Los bienes adquiridos deben ser utilizados exclusivamente para las operaciones relacionadas con las Corporaciones Municipales. El uso indebido puede llevar a la anulación de la orden.
10.7.
Efectividad
La resolución entró en vigor el 1 de julio de 2019.
11.
COMPRAS PUBLICAS SOSTENIBLES
11.1.
Criterios de localización y sostenibilidad
La Circular DGABCA-0015-2021 del 25 de febrero de 2021, emitida por la antigua DGABCA hoy DCoP del Ministerio de Hacienda, tiene como objetivo fomentar la participación de empresas, PYMES y entidades de la economía social en las compras públicas, conforme al Decreto Ejecutivo N° 42709-H. El objetivo del decreto es incentivar la participación de empresas locales en las compras públicas, priorizando aquellas ubicadas en regiones con menor desarrollo socioeconómico. La circular establece que se considerará la "cercanía geográfica" como un criterio adicional en la evaluación de ofertas, priorizando la contratación de proveedores según su ubicación:
11.1.1.
Distrito base.
11.1.2.
Otro distrito del mismo cantón.
11.1.3.
Otro cantón de la misma provincia.
11.1.4.
Otra provincia del país.
Página9
Se enmarca en la "Estrategia Nacional para la Transición a la Economía Formal", promoviendo la creación de empleo y desarrollo en áreas vulnerables. Como metodología las entidades pueden utilizar la Matriz de Evaluación de Criterios Sostenibles (MECS) para incorporar criterios ambientales, sociales y económicos en sus evaluaciones de contratación. Se establece el correo electrónico comprasustentables@hacienda.go.cr como un canal de comunicación para consultas relacionadas con la implementación del decreto a través del correo específico para compras sustentables.
La administración en cumplimiento de la LGCP artículos 21, 23 y el RLGCP artículos 55, 96 y el Transitorio VII, incorpora criterios de sostenibilidad en los procesos de contratación para promover la compra pública estratégica. Aplica a todas las áreas y unidades de la administración que participan en la contratación pública.
11.2.
Criterios Económicos
11.2.1.
Participación de las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) y Cooperativas
Se promueve la inclusión de PYMES y las Cooperativas, en los procesos de contratación, otorgando un puntaje adicional a aquellas que empleen mayoritariamente a personas de la región.
11.2.2.
Valor por Dinero
Se asegura la adquisición del mejor bien, obra o servicio al menor precio, respetando la calidad y funcionalidad.
11.3.
Criterios Sociales
11.3.1.
Inclusión Social
Se fomenta la participación de grupos vulnerables en los procesos de contratación, garantizando igualdad de oportunidades.
11.3.2.
Desarrollo Regional
Se prioriza la contratación de proveedores locales para impulsar el desarrollo económico de la región.
11.4.
Criterios Ambientales
11.4.1.
Eficiencia Energética y Sostenibilidad
Se incluyen especificaciones técnicas que promuevan la eficiencia energética y el uso de materiales reciclados o biodegradables.
11.4.2.
Análisis del Ciclo de Vida
Se evalúa el impacto ambiental de los bienes, servicios y obras a lo largo de todo su ciclo de vida, priorizando aquellas con menor impacto.
Página10
11.5.
Criterios de Innovación
11.5.1.
Fomento a Soluciones Innovadoras
Se busca impulsar la innovación en los procesos de contratación, integrando criterios que evalúen la capacidad de los proveedores para ofrecer soluciones sostenibles y tecnológicamente avanzadas.
11.5.2.
Comunicación y Transparencia
La administración divulgará información sobre sus avances en compras sostenibles, promoviendo la rendición de cuentas y una cultura de sostenibilidad.
12.
MULTAS, CLAUSULA PENAL Y RECURSOS TEMERARIOS
De conformidad con lo indicado en la LGCP artículos 46-47 y el RLGCP numerales 116-117 se aplicarán las siguientes sanciones:
12.1.
Multas
En caso de no indicarlo la “Decisión inicial”, la Administración aplicará una multa equivalente al 1% del monto de la línea, entrega, etapa o prestación afectada, por cada día hábil de atraso imputable al contratista en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, contado a partir del vencimiento del plazo otorgado para su ejecución y hasta la efectiva satisfacción de la obligación.
La multa procederá únicamente en aquellos casos en que el incumplimiento sea parcial o temporal y resulte posible la continuación de la ejecución contractual. La aplicación de la multa requerirá la emisión de un acto administrativo motivado, con indicación de los hechos constitutivos del incumplimiento y de la prueba que los sustente.
El monto de las multas podrá ser deducido de los pagos pendientes a favor del contratista, de las retenciones practicadas o, en su defecto, mediante ejecución parcial de la garantía de cumplimiento. La Administración aplicará multas al contratista por los atrasos o incumplimientos parciales imputables a este durante la ejecución contractual, cuando así se encuentre previsto en el presente contrato y sea posible la continuación de su ejecución.
La multa constituye una sanción económica destinada a desincentivar el incumplimiento de obligaciones contractuales y será exigible sin necesidad de demostrar la existencia de daños o perjuicios para la Administración. Previamente a su ejecución, la Administración emitirá un acto administrativo debidamente motivado, con indicación expresa de los hechos constitutivos del incumplimiento y de la prueba que los sustenta. Contra dicho acto procederán los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, los cuales deberán interponerse dentro del plazo de tres días hábiles contados a partir de la notificación correspondiente.
En caso de incumplimiento total de las obligaciones contractuales por parte del contratista, no procederá la imposición de multas posteriores a dicho incumplimiento, correspondiendo la ejecución de la garantía de cumplimiento y la adopción de las medidas contractuales y legales pertinentes.
Página11
12.2.
Cláusula Penal
En caso de no indicarlo la “Decisión inicial”, sin perjuicio de las multas que procedan por atrasos, la Administración aplicará una cláusula penal equivalente al 1% del monto total adjudicado o de la parte afectada del contrato, cuando se configure alguno de los siguientes incumplimientos:
12.2.1.
Entrega de bienes o prestación de servicios que no cumplan las especificaciones técnicas esenciales establecidas en el pliego o contrato.
12.2.2.
Sustitución no autorizada de bienes, materiales, equipos o personal clave cuando dicha condición haya sido exigida contractualmente.
12.2.3.
Incumplimiento de obligaciones contractuales calificadas como esenciales en el cartel o contrato.
12.2.4.
Cualquier otro incumplimiento expresamente identificado como generador de cláusula penal.
La cláusula penal constituye una valoración anticipada de los perjuicios ocasionados a la Administración, por lo que su cobro no requerirá acreditar la existencia ni la cuantía efectiva del daño. Su aplicación deberá formalizarse mediante acto administrativo motivado, con indicación de los hechos y pruebas que acrediten el incumplimiento, garantizando al contratista el ejercicio de los recursos ordinarios.
Contra dicho acto procederán los recursos de revocatoria y apelación dentro del plazo de tres días hábiles contados a partir de su notificación. El monto correspondiente podrá hacerse efectivo mediante deducción de sumas adeudadas al contratista, mediante retenciones pendientes o, en su defecto, mediante ejecución parcial de la garantía de cumplimiento.
12.3.
Límite Máximo
La suma total de las multas y cláusulas penales aplicadas durante la ejecución contractual no podrá exceder 25% del precio total del contrato, incluidas sus modificaciones.
Al alcanzarse dicho límite o en caso de incumplimiento total de las obligaciones contractuales, la Administración podrá proceder con la ejecución de la garantía de cumplimiento, la resolución contractual y la determinación de las demás responsabilidades que correspondan conforme al ordenamiento jurídico.
12.4.
Recursos Temerarios
Se impondrán multas del 0,5% en recurso de objeción y un 1% en recursos de revocatoria o apelación del monto del umbral de la licitación, dependiendo del tipo de recurso presentado, si se determina que el recurrente actúa con temeridad o mala fe. El procedimiento será el siguiente:
12.4.1.
Se notificará el traslado de cargos al afectado.
12.4.2.
Se dará audiencia u oportunidad para el contratista de presentar su defensa.
12.4.3.
La administración emitirá una resolución motivada sobre la sanción, comunicándola al afectado.
Página12
13.
CONTRATO DE SERVICIOS
13.1.
Objeto y Alcance
El artículo 78 de la LGCP y artículo 212 del RLGCP, se refieren específicamente a la contratación de servicios técnicos o profesionales que pueden ser brindados por personas físicas o jurídicas. La Administración tiene la facultad de decidir la modalidad de contratación que mejor se adapte a su necesidad.
13.2.
Justificación y Requisitos para la Contratación
La Administración solo podrá realizar este tipo de contratación cuando requiera servicios especializados. Un requisito indispensable es que la Administración debe acreditar en la decisión inicial del proceso que no puede llevar a cabo dichos servicios con su propio personal. Esta acreditación es clave para justificar la externalización del servicio.
13.3.
Naturaleza de la Relación Contractual
Es fundamental comprender que el contrato de servicios resultante no originará una relación de empleo entre la Administración y el contratista. Esto subraya la distinción entre un vínculo laboral y uno contractual de prestación de servicios.
13.4.
Remuneración
La remuneración del contratista deberá realizarse conforme a lo establecido en el artículo 214 del RLGCP.
13.5.
Obligaciones del Contratista
El contratista tiene la obligación de cumplir con lo pactado en el contrato, utilizando para ello su propio recurso humano y cualquier otro recurso que, según lo estipulado en el pliego de condiciones, esté obligado a suministrar. Esto implica que el contratista es responsable de proveer los medios necesarios para la ejecución del servicio.
14.
RECEPCION PROVISIONAL DE BIENES Y SERVICIOS
De conformidad con el artículo 109 de la LGCP y el artículo 284 del RLGCP, la recepción provisional es el acto inicial por el cual la administración recibe los bienes o servicios, verificando su entrega en el lugar y momento estipulado en el pliego de condiciones.
14.1.
Procedimiento de Recepción Provisional
El contratista debe coordinar con la administración la hora y demás condiciones necesarias para la recepción, o informar sobre la entrega si se usa otra modalidad. El funcionario encargado, con asesoría técnica, debe levantar un acta consignando las cantidades recibidas, hora, fecha y firmas de los presentes. Una copia del detalle del pedido u orden de compra puede servir como acta, y debe formar parte del expediente electrónico.
14.2.
Modalidades de Recepción Provisional
14.2.1.
Sin Condicionamiento: Cuando los bienes o servicios se entregan a plena satisfacción.
14.2.2.
Bajo Protesta: Si existen discrepancias o aspectos a corregir. En este caso, la administración debe indicar por escrito al contratista, con el mayor detalle posible, los aspectos a corregir y el
Página13
plazo para hacerlo, el cual no podrá superar los dos meses, según la complejidad del objeto. La recepción provisional bajo protesta excluye el cobro de multas, salvo que se haya hecho bajo protesta.
14.3.
Revisión Posterior a la Recepción Provisional
Dentro del mes siguiente a la recepción provisional (o el plazo estipulado en el pliego), la administración debe revisar los bienes o servicios y realizar las pruebas o análisis necesarios, pudiendo requerir aval técnico interno o externo. Si se advierten problemas, la administración los comunicará de inmediato al contratista para su corrección dentro del plazo indicado, asimilándose esta situación a una recepción provisional bajo protesta.
14.4.
Incumplimientos Graves y Consecuencias
En caso de incumplimientos graves, la administración puede iniciar el procedimiento de incumplimiento o resolución contractual, sin necesidad de conceder un plazo adicional para corregir defectos. Si el plazo para corregir defectos vence sin que estos hayan sido subsanados a satisfacción, la administración decidirá, según la gravedad y el interés público, si ejecuta la garantía de cumplimiento o si inicia también el procedimiento de incumplimiento o resolución contractual. Si los daños exceden el monto de la garantía, se adoptarán medidas administrativas y judiciales para la indemnización.
15.
RECEPCION DEFINITIVA DE BIENES Y SERVICIOS
De conformidad con el artículo 109 de la LGCP y el artículo 285 del RLGCP, la recepción definitiva es el acto final de aceptación de los bienes o servicios, confirmando su cumplimiento total e iniciando nuevas responsabilidades y plazos. El plazo de la recepción definitiva se extenderá dentro del mes siguiente a la recepción provisional, o dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones, o bien, una vez vencido el plazo otorgado para corregir defectos.
15.1.
Efectos de la Recepción Definitiva
No excluye la ejecución de la garantía de cumplimiento si los bienes y servicios presentan alguna inconformidad con lo establecido en el contrato. A partir de este momento, comienzan a regir las garantías adicionales ofrecidas por el contratista y no se aplicarán multas.
15.2.
Acta de Recepción Definitiva
Se levantará un acta que deberá estar en el SDU, en la cual se dejará constancia clara de la ejecución del contrato, indicando al menos: el tiempo de ejecución y las prórrogas concedidas, la forma en que se cumplieron las obligaciones, las garantías ejecutadas o penalidades impuestas, y el ajuste a las muestras aportadas. El acta de recepción definitiva deberá formar parte del expediente electrónico de la contratación.
15.3.
Coincidencia de Recepciones
En el caso de objetos y servicios de poca complejidad, y a criterio de la administración, la recepción provisional puede coincidir con la recepción definitiva, lo cual se hará constar en el acta respectiva.
Página14
15.4.
Condición para el Pago
Todo pago a cargo de la administración se realizará únicamente después de la recepción definitiva de los bienes y servicios a satisfacción.
15.5.
Responsabilidad por Vicios Ocultos
La recepción definitiva no exime al contratista de responsabilidad por vicios ocultos.
16.
FINIQUITO DE BIENES Y SERVICIOS
Conforme al artículo 111 de la LGCP y artículo 291 del RLGCP, en los contratos de bienes y servicios a criterio de la administración podrán pactarse finiquitos dentro del plazo de seis meses, contado a partir de la recepción definitiva.
17.
CESION DE DERECHOS DE PAGO
La Circular MH-DCoP-CIR-0015-2022 del 15 de diciembre de 2022, emitida por la DCoP del Ministerio de Hacienda, aborda la cesión de derechos de pago en el marco de la LGCP artículo 102 y el RLGCP artículos 277 y 278. Los derechos y obligaciones derivados de un contrato en ejecución pueden ser cedidos a un tercero, siempre que no se trate de una obligación personalísima y con la autorización del jerarca o su delegado.
La solicitud de cesión debe incluir:
17.1.
La causa de la cesión.
17.2.
El cumplimiento de condiciones por parte del cesionario.
17.3.
Verificación de que el cesionario no esté afectado por prohibiciones.
17.4.
Análisis de las ventajas de la cesión.
El jerarca o quien él delegue por acto motivado, tiene hasta 10 días hábiles para resolver la solicitud de cesión. Los derechos de cobro pueden ser cedidos sin el consentimiento de la Administración, pero se debe informar a la entidad contratante de la cesión. El contratista original sigue siendo responsable ante la Administración por el suministro de bienes o servicios, y el cesionario no se convierte en parte del contrato. El pago se realizará al cesionario siempre que se hayan recibido satisfactoriamente el objeto contractual y se deducirán automáticamente multas o penalidades.
18.
REGIMEN DE PROHIBICIONES PARA FUNCIONARIOS PUBLICOS
Las Circulares MH-DCoP-CIR-0009-2022 y MH-DCoP-CIR-0024-2023 del 7 de diciembre de 2022 y el 23 de marzo de 2023 respectivamente, emitidas por la DCoP del Ministerio de Hacienda, aclaran las prohibiciones para los servidores públicos establecidas en el artículo 28 inciso b) de la LGCP.
18.1.
Ámbito de Aplicación
Se aplica a todos los funcionarios públicos involucrados en los procedimientos de contratación, desde la definición del objeto hasta la ejecución del contrato.
Página15
18.2.
Sobre el Interés Público e Interés Personal
Se definen los conceptos de interés público (intereses compartidos de la comunidad) e interés personal (situaciones que pueden beneficiar a familiares o asociados), que son fundamentales para entender las prohibiciones.
18.3.
Prohibiciones de Participación
Los funcionarios no pueden participar como oferentes en procedimientos promovidos por la entidad en la que laboran, incluyendo a las autoridades municipales.
18.4.
Conflictos de Interés
Se establece el deber de abstención en situaciones de conflicto de intereses, garantizando que el interés público prevalezca sobre el interés personal. Esto incluye la obligación de no participar en decisiones que puedan beneficiarlos personal o económicamente.
18.5.
Registro de Funcionaros sujetos a Prohibición
Las administraciones deben registrar a los funcionarios que se abstengan de participar en procedimientos en el módulo correspondiente del SICOP.
18.6.
Régimen de Prohibiciones
Se establece que los servidores públicos no pueden participar, directa o indirectamente, en procedimientos de contratación promovidos por la entidad en la que laboran. Esto busca evitar conflictos de interés.
18.7.
Participación Directa
Los funcionarios deben abstenerse de participar en decisiones que puedan beneficiar a ellos, sus familiares o personas con las que tengan relaciones profesionales o laborales. Esto aplica desde la definición del objeto contractual hasta la ejecución del contrato.
18.8.
Participación Indirecta
La prohibición se extiende a situaciones en las que un servidor público esté involucrado indirectamente en una persona jurídica que participe en la contratación.
18.9.
Verificación de Prohibiciones
Cada administración contratante debe asegurarse de que sus servidores públicos no participen como oferentes en los procedimientos de contratación.
19.
ACTUACION ETICA
La Circular MH-ACP-CIR-0001-2023 emitida por la ACP del 30 de marzo de 2023, establece lineamientos sobre el actuar ético en las contrataciones públicas, en respuesta a la LGCP artículos 8, 10, 13, 25, 119, 125, 128, la LGAP artículo 113 inciso a) y la LCEIFP artículo 3.
19.1.
Marco Normativo
La ACP es el órgano rector en materia de contratación pública y tiene la responsabilidad de emitir directrices para asegurar un comportamiento ético entre todos los actores involucrados en estos procesos.
Página16
19.2.
Principios de la LGCP
El artículo 8 de la LGCP establece el principio de integridad, que requiere que todos los participantes actúen con honestidad, buena fe y respeto, priorizando el interés público.
19.3.
Actuar Ético
Se enfatiza que tanto funcionarios públicos como particulares deben actuar de manera proba, íntegra y transparente en todos los procedimientos de contratación pública.
19.4.
Formación y Capacitación
Se destaca la importancia de la capacitación de los gestores de compra pública y el fortalecimiento de las instituciones para promover una buena administración y transparencia.
19.5.
Deberes y Sanciones
Se recuerda que los funcionarios deben abstenerse de participar en decisiones donde puedan existir conflictos de interés, y que las infracciones pueden conllevar sanciones civiles, penales y administrativas.
19.6.
Compromiso con la Ética
La circular reitera el compromiso del Estado Costarricense con la calidad y la integridad en la gestión de compras públicas, asegurando que se atiendan adecuadamente los derechos de los ciudadanos y el crecimiento económico.
20.
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACION PUBLICA DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN MATEO
En el Diario Oficial La Gaceta 85 del 16 de mayo de 2023, se publica el Reglamento Interno de Contratación Pública, el cual regula los procedimientos y responsabilidades en las etapas de contratación pública, en cumplimiento con la LGCP y su RLGCP.
20.1.
Objetivo
Regular los procedimientos de contratación pública y las responsabilidades de las dependencias y funcionarios involucrados.
20.2.
Proveeduría Institucional
Encargada de conducir los procedimientos de contratación pública y adoptar decisiones necesarias. Entre sus funciones incluyen: emitir directrices, aprobar o rechazar solicitudes, ordenes de pedido, gestionar el Programa de Adquisiciones, y coordinar con otras instituciones.
20.3.
Tesorería
Responsable de emitir certificaciones de contenido presupuestario, aprobar órdenes de pedido y realizar pagos a proveedores.
20.4.
Comisión de Recomendación de Actos Finales
Integrada por tres miembros, encargada de recomendar el acto final y modificaciones contractuales.
Página17
20.5.
Asesoría Jurídica
Atiende recursos de objeción, revocatoria y apelación, elabora resoluciones y proporciona asesoramiento legal.
20.6.
Unidad Solicitante
Designada por la Alcaldía para iniciar procedimientos de contratación. Funciones incluyen: dictar la decisión inicial, realizar estudios de mercado, evaluar ofertas, y gestionar la recepción y pago a proveedores.
20.7.
Concejo Municipal
Emitir actos finales para licitaciones mayores, autorizar remates y donaciones de bienes.
20.8.
Alcaldía
Emitir el acto final de todos los procedimientos de contratación pública, con excepción de las licitaciones mayores y aprobar ordenes de pedido.
21.
USO OBLIGATORIO DEL SICOP
La Circular MH-DCoP-CIR-0031-2024 del 5 de abril de 2024 de la DCoP del Ministerio de Hacienda, establece la obligatoriedad del uso de los módulos del SICOP para todas las entidades contratantes, en cumplimiento de la LGCP artículo 4, 16 y siguientes, en concordancia con el RLGCP artículos 25 y siguientes.
21.1.
Uso Obligatorio de SICOP
Todas las actividades de contratación pública deben realizarse a través del SICOP, ya que cualquier otro medio será considerado nulo.
21.2.
Transparencia y Rendición de Cuentas
La utilización del sistema digital unificado promueve la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas en los procesos de contratación pública.
21.3.
Módulos Habilitados
Se enumeran los módulos que deben ser utilizados obligatoriamente, incluyendo: Solicitud de Contratación, Pliego de Condiciones, Apertura de Ofertas, Acto Final, Contrato, Recepción, Pago, Sanciones, Finiquito, Modificación contractual y Procedimiento Administrativo – Sancionatorio.
21.4.
Responsabilidad de los Funcionarios
Se reitera la importancia de que los funcionarios encargados de la contratación pública cumplan con lo establecido en esta circular para garantizar la legalidad de los procesos.
21.5.
Manual de Uso
Los manuales sobre el funcionamiento de cada módulo están disponibles en la página principal de SICOP.
Página18
22.
USO DE MONEDA NACIONAL
La Circular MH-DCoP-CIR-0072-2024 del 25 de setiembre de 2024 emitida por la DCoP del Ministerio de Hacienda, comunica la publicación de la Directriz No. 44-H sobre el uso de la moneda nacional en las contrataciones públicas.
22.1.
Objetivo
Promover el uso de colones en nuevas contrataciones públicas y en la renegociación de contratos existentes, siempre que las condiciones del mercado lo permitan.
22.2.
Requisitos en los Pliegos de Condiciones
Se establece que se debe informar claramente en los pliegos de condiciones sobre el uso de moneda nacional y justificar cualquier decisión de no adjudicar o renegociar en colones.
22.3.
Marco Legal
La directriz se fundamenta en el artículo 129 de la LGCP.
23.
USO CORRECTO DEL EXPEDIENTE ELECTRONICO
La Circular MH-DCoP-CIR-0010-2025 del 25 de marzo de 2025 de la DCoP del Ministerio de Hacienda, en virtud de lo establecido en la LGCP artículos 16 y siguientes, vinculantes con el RLGCP numerales 25 y siguientes, establece los contenidos mínimos y el uso correcto del expediente digital de contratación pública en el SICOP. Todas las entidades deben realizar sus procedimientos de contratación exclusivamente a través del SICOP. Cualquier otro medio será considerado nulo. Cada procedimiento debe contar con un expediente electrónico que contenga todos los documentos generados durante el proceso, desde la solicitud de contratación hasta el finiquito del contrato. Los documentos deben estar numerados y ordenados cronológicamente.
24.
REGLAMENTO PARA EL REAJUSTE DE PRECIOS Y REVISION DE PRECIOS
En el Diario Oficial La Gaceta, Alcance 46, del 3 de abril de 2025, bajo el Decreto Ejecutivo 44937-H-MICITT-MIDEPLAN, se publica el Reglamento para el Reajuste de Precios en Contratos de Obra Pública y Revisión de Precios en Contratos de Bienes y Servicios (RRPCOP-RPCBS). El método de cálculo para la revisión o reajuste de precios en la contratación o adquisición de un objeto contractual se establece de la siguiente manera:
24.1.
Cronograma con fechas acordadas (Bienes y Servicios)
El cronograma con fechas acordadas por las partes aplica en contratos de bienes y servicios. Es la herramienta de control oficial donde se establece: la planificación de las entregas de bienes, prestación de servicios, fechas acordadas entre las partes y debe tener el nivel de detalle suficiente para controlar el avance de las entregas o servicios. Para efectos de revisión de precios en contratos de bienes y servicios, el cronograma vigente (inicial o actualizado con no objeción) es el instrumento para verificar el cumplimiento de cantidades y tiempos. También lo elabora el contratista, y requiere la “no objeción” de la Administración antes del inicio de la ejecución contractual.
Página19
Como excepción, en contrataciones de bienes y servicios con una única entrega, no se requiere presentar cronograma; en ese caso, la revisión de precios se calcula utilizando los índices del mes de presentación de la oferta y del mes pactado para la entrega.
24.2.
Encargado de emitir las no objeciones
El administrador de contrato será el encargado de otorgar la “no objeción” del programa de trabajo en los contratos de obra pública, del cronograma con las fechas acordadas por las partes en los contratos de bienes y servicios y de sus actualizaciones, así como de la pertinencia de los índices de precios y de la documentación probatoria del método analítico-documental, según corresponda.
24.3.
Determinación de los Índices de Precios
Se deben utilizar los índices de precios correspondientes al mes calendario de la presentación de la oferta y los índices aplicables en el momento de la ejecución del contrato. Esto permitirá identificar las variaciones en los costos que puedan haber ocurrido en el periodo correspondiente.
24.4.
Base de Cálculo
El cálculo se realizará sobre los elementos de costo del precio cotizado que sean susceptibles de ajuste. Es importante señalar que la utilidad del contratista no será objeto de reajuste o revisión. Esto significa que solo se revisarán los costos directos e indirectos relacionados con el objeto contractual.
24.5.
Fórmula Matemática
Para el cálculo del reajuste de precios, se aplicarán la fórmula matemática establecida en el artículo 25 del RRPCOP-RPCBS.
𝑹𝑷𝑪=𝑷𝑪[Σ𝑪𝒎𝒎=𝟏𝑫𝑷𝒎(𝑰𝒕,𝑴𝑶𝒎𝑰𝟎,𝑴𝑶𝒎−𝟏)+Σ𝑪𝒓𝒊=𝟏𝑫𝑷𝒊(𝑰𝒕,𝑰𝒏𝒔𝒊𝑰𝟎,𝑰𝒏𝒔𝒊−𝟏)+Σ𝑪𝒌𝒔=𝟏𝑬𝑷𝒔(𝑰𝒕,𝑪𝑬𝒔𝑰𝟎,𝑪𝑬𝒔−𝟏)+Σ𝑪𝒍𝒏=𝟏𝑰𝑷𝒎(𝑰𝒕,𝑴𝑶𝒏𝑰𝟎,𝑴𝑶𝒏−𝟏)+Σ𝑪𝒍𝒊=𝟏𝑰𝑷𝒊(𝑰𝒕,𝑰𝒏𝒔𝒊𝑰𝟎,𝑰𝒏𝒔𝒊−𝟏)]
Esta fórmula es la expansión del modelo general, separando cada tipo de costo:
24.5.1.
Costos Directos (CD)
a)
Mano de obra
b)
Insumos
24.5.2.
Costos Específicos (CE)
a)
Insumos particulares del proyecto
24.5.3.
Costos Indirectos (CI)
a)
Mano de obra indirecta
b)
Insumos indirectos
Página20
24.5.4.
Significado de cada bloque
24.5.4.1.
Mano de obra directa
Σ𝑪𝑫𝑷𝒎(𝑰𝒕𝑰𝟎−𝟏)
a)
Salarios, cargas sociales
b)
Índice típico: ISMN
24.5.4.2.
Insumos directos
Σ𝑪𝑫𝑷𝒊(𝑰𝒕𝑰𝟎−𝟏)
a)
Materiales, combustibles, equipo
b)
Índices: IPP, combustibles, entre otros
24.5.4.3.
Costos específicos
Σ𝑪𝑬𝑷𝒔(𝑰𝒕𝑰𝟎−𝟏)
a)
Insumos muy particulares del proyecto
b)
Por ejemplo: acero especial, tecnología específica
24.5.4.4.
Mano de obra indirecta
Σ𝑪𝑰𝑷𝒎(𝑰𝒕𝑰𝟎−𝟏)
a)
Personal administrativo, supervisión
24.5.4.5.
Insumos indirectos
Σ𝑪𝑰𝑷𝒊(𝑰𝒕𝑰𝟎−𝟏)
a)
Gastos administrativos, operación
24.5.5.
Representación
a)
PC → Precio contractual
b)
CD, CI, CE → proporciones del costo
c)
P → porcentaje dentro del precio
d)
Iₜ / I₀ → variación del índice
e)
Σ → suma de componentes
Página21
24.6.
Vigencia
El reglamento entró en vigor cuatro meses después de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta, es decir el pasado 3 de agosto de 2025.
24.7.
Transitorios
Se establecen disposiciones transitorias para la aplicación de los índices de precios y el tratamiento de contratos iniciados antes de la vigencia del reglamento.
25.
UMBRALES DE CONTRATACION PUBLICA 2026
La Resolución R-DC-00142-2025 del 10 de diciembre de 2025, de la Contraloría General de la República (CGR) publicada en el Diario Oficial La Gaceta 237 del 17 de diciembre de 2025, actualiza los umbrales de los procedimientos de contratación pública para el año 2026, conforme al artículo 36 de la LGCP.
25.1.
Propósito
La presente resolución tiene como objetivo principal actualizar los umbrales monetarios que determinan los procedimientos ordinarios de contratación aplicables (Licitación Mayor, Licitación Menor y Licitación Reducida) para el periodo comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2026. Esta actualización se realiza en cumplimiento del artículo 36 de la LGCP, que faculta a la CGR para realizar dicha revisión anualmente. Adicionalmente, la resolución clarifica la adscripción de los grupos institucionales al régimen ordinario o diferenciado, en respuesta a la redefinición de la estructura del Clasificador Presupuestario Institucional del Sector Público 2025 por parte del Ministerio de Hacienda.
25.2.
Actualización de Umbrales para 2026
25.2.1.
Se establecen los nuevos montos en colones para los procedimientos de Licitación Mayor, Licitación Menor y Licitación Reducida, tanto para el Régimen Ordinario como para el Régimen Diferenciado, aplicables a bienes y servicios, y a obras públicas.
25.2.2.
La metodología para el cálculo de estos umbrales se basa en el monto de las Unidades de Desarrollo (UDs) establecido por el Banco Central de Costa Rica (BCCR) al 15 de diciembre de 2025, tal como lo dispone el artículo 36 de la LGCP.
25.2.3.
Aplicación a Sujetos Privados
Los sujetos privados que administren o custodien fondos públicos, o que sean receptores de beneficios patrimoniales gratuitos de la Hacienda Pública, deberán aplicar la LGCP cuando la contratación supere ¢32.279.897,28 para bienes y servicios, y ¢86.907.415,76 para obras.
25.3.
Determinación de Regímenes (Ordinario y Diferenciado) conforme al Clasificador Institucional del Sector Público 2025
25.3.1.
Justificación: Debido a que el Ministerio de Hacienda modificó el Clasificador Presupuestario Institucional del Sector Público en 2025 (Decreto Ejecutivo 45079-H), las categorías de referencia utilizadas por el legislador en el artículo 36 de la Ley 9986 para delimitar el régimen diferenciado dejaron de existir en su forma original.
Página22
25.3.2.
Metodología: La CGR elaboró un análisis técnico (Nota Técnica DFOE-IAF-NT-00003-2025) para establecer la correspondencia entre los clasificadores de 2021 y 2025, basándose en criterios funcionales, operativos, de magnitud contractual y criticidad del servicio.
25.3.3.
Régimen Diferenciado: Se adscriben a este régimen los siguientes grupos del Clasificador Presupuestario Institucional del Sector Público 2025: Sociedades Públicas No Financieras, Auxiliares Bancarios, Sociedades Públicas de Depósito, Otras Sociedades Públicas de Depósito y Fondos de Seguridad Social. Las entidades en estos grupos aplicarán los umbrales diferenciados.
25.3.4.
Régimen Ordinario: Aplicarán el régimen ordinario todos los demás grupos institucionales del Clasificador Presupuestario Institucional del Sector Público 2025 que no estén explícitamente definidos para el régimen diferenciado.
TABLA 3
UMBRALES AÑO 2026 (MONTOS EN COLONES)
Régimen
Tipo de contratación
Licitación
Mayor
Licitación Menor
Licitación Reducida
Igual a
o más de
Menos de
Igual a
o más de
Menos de
Ordinario
Bienes y
Servicios
258.239.178
258.239.178
64.559.795
64.559.795
Obras
695.259.109
695.259.109
173.814.832
173.814.832
Diferenciado
Bienes y
Servicios
309.887.014
309.887.014
77.471.753
77.471.753
Obras
1.112.414.922
1.112.414.922
278.103.730
278.103.730
Fuente: Elaborado por la CGR.
25.4.
Disposiciones Transitorias
25.4.1.
Los procedimientos de contratación que, al momento de la entrada en vigor de esta resolución, ya cuenten con la publicación o invitación para participar, continuarán su trámite hasta su finalización bajo las formalidades del procedimiento iniciado.
25.4.2.
La actualización de los umbrales no afectará a las contrataciones cuyo requisito de refrendo haya sido solicitado ante la CGR o la Unidad Interna designada antes de la fecha de entrada en vigor de esta resolución.
25.5.
Vigencia
La presente resolución rige a partir del 1° de enero de 2026 y hasta el 31 de diciembre de 2026.
26.
LINEAMIENTO PARA LA DECLARATORIA DE CONFIDENCIALIDAD EN EL SDU
Mediante Circular MH-DCoP-CIR-0004-2026 del 28 de enero de 2026, la DCoP del Ministerio de Hacienda comunicó el lineamiento para declaratoria de confidencialidad. Este lineamiento
Página23
establece un marco técnico y operativo para la gestión de la información confidencial dentro del SDU en los procedimientos de contratación pública. Su objetivo es equilibrar los principios de transparencia, publicidad y competencia con la necesidad de proteger la información sensible de los oferentes, como secretos comerciales, tecnología propietaria o estrategias de negocio, cuya divulgación podría afectar intereses legítimos. La contratación pública es un instrumento fundamental del Estado para la satisfacción del interés público, y la coexistencia armónica de estos principios es esencial.
26.1.
Alcance
El lineamiento es aplicable a:
26.1.1.
Todos los oferentes que participan en procedimientos de contratación pública mediante el SDU.
26.1.2.
El personal técnico y jurídico de las administraciones que intervienen en la recepción, evaluación y resolución de solicitudes de confidencialidad.
26.1.3.
Las instancias fiscalizadoras (internas y/o externas) que accedan a información confidencial con autorización expresa.
26.2.
Fundamento Normativo
El lineamiento se sustenta en un robusto marco jurídico que incluye:
26.2.1.
Ley 7975; Ley de Información No Divulgada: Define la información confidencial como aquella no divulgada relativa a secretos comerciales e industriales, que sea secreta, no de conocimiento general, bajo control legal del declarante y con valor comercial.
26.2.2.
Decreto 34927-J-COMEX-S-MAG; Reglamento a la Ley de Información No Divulgada: Refuerza que la protección de la información solo procede mientras las condiciones legales se mantengan vigentes.
26.2.3.
Ley 9986; LGCP: Reconoce el derecho del participante a solicitar la confidencialidad de la información. Establece que la solicitud debe ser expresa en el SDU, identificando claramente los documentos, justificando la solicitud y aportando el sustento jurídico. La Administración debe emitir un acto motivado en un plazo de cinco días hábiles, determinando la procedencia o no de la declaratoria. Si procede, se debe elaborar un resumen del documento sin la información reservada y establecer el plazo de confidencialidad. Durante el lapso de los cinco días, la información se tendrá como confidencial.
26.2.4.
Decreto 43808-H, RLGCP: Complementa lo anterior, exigiendo que la indicación de confidencialidad en el SDU incluya motivos y sustento jurídico.
26.2.5.
Manual de usuario P-PS-192-09-2022: Es un manual interno de la Dirección de Operaciones de SICOP que operacionaliza el trámite de confidencialidad, detallando los pasos para la presentación, evaluación y resolución de solicitudes en el sistema.
26.2.6.
Directriz N.º DM 009-2021, Política de Privacidad del Ministerio de Hacienda: Asegura la confidencialidad de la información personal de los usuarios.
Página24
26.3.
Proceso de Solicitud y Evaluación de Confidencialidad
26.3.1.
Solicitud Formal (Oferente): El oferente debe solicitar expresamente la confidencialidad al subir documentos al SDU, indicando los motivos y el sustento jurídico, e identificando con precisión la información a resguardar.
26.3.2.
Criterios de Procedencia (Oferente): La información debe cumplir con ser secreta, no de conocimiento general, bajo control del oferente con medidas razonables de protección, y tener valor comercial.
26.3.3.
Evaluación Administrativa (Administración): La administración debe valorar los motivos y el sustento jurídico en un plazo de cinco días hábiles y emitir un acto administrativo motivado, firmado por funcionario competente, que determine la procedencia o no de la declaratoria.
26.3.4.
Control de Acceso y Resguardo: Si la información se declara confidencial, se almacenará electrónicamente en un legajo separado del expediente, con acceso restringido solo a usuarios autorizados por la administración contratante. Todas las consultas quedan registradas para trazabilidad.
26.3.5.
Procedimiento Institucional: Todas las etapas de gestión de documentos confidenciales deben ejecutarse según el "Manual de usuario P-PS-192-09-2022".
26.3.6.
Vigencia de la Confidencialidad: La resolución de declaratoria debe establecer el plazo de vigencia, el cual puede ser modificado posteriormente.
26.3.7.
Medidas de Seguridad y Control del SDU: El sistema garantiza la seguridad mediante restricción de acceso por roles, firma digital obligatoria de actos administrativos y registro automático de todas las acciones sobre documentos confidenciales.
26.4.
Responsabilidades e Incumplimiento
La Unidad de Gestión del SDU de la DCoP es responsable de la elaboración, actualización, revisión y ejecución del lineamiento. El incumplimiento de este lineamiento puede generar responsabilidades administrativas.
26.5.
Disposiciones Finales
26.5.1.
No hay excepciones al presente lineamiento.
26.5.2.
La DCoP gestionará la revisión y actualización anual de esta guía, o antes si las situaciones normativas o técnicas lo ameritan.
27.
ORGANIZACIONES SOCIOPRODUCTIVAS DE LA ECONOMÍA SOCIAL SOLIDARIA
La circular MH-DCoP-CIR-0028-2026 de la DCoP del Ministerio de Hacienda notificada el 21 de mayo de 2026, comunica los alcances de la entrada en vigor de la Ley 10859 “Ley para Organizaciones Socioproductivas de la Economía Social Solidaria”, publicada el 12 de marzo de 2026, y explica las reformas que esta introduce a la LGCP.
27.1.
Objetivo de la Ley
La ley crea un marco jurídico para promover y fortalecer las organizaciones socioproductivas de la economía social solidaria, reconociendo su aporte al desarrollo económico, social y humano de las comunidades.
Página25
27.2.
Qué son las organizaciones socioproductivas
Son modelos asociativos que realizan actividades productivas de bienes o servicios basadas en principios de solidaridad, cooperación y ayuda mutua, buscando satisfacer intereses colectivos y el desarrollo territorial.
27.3.
Organizaciones incluidas
La ley reconoce como organizaciones socioproductivas, entre otras:
27.3.1.
Asociación Administradora de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales (ASADAS)
27.3.2.
Asociaciones de Desarrollo Comunal
27.3.3.
Asociaciones Solidaristas
27.3.4.
Fundaciones
27.3.5.
Cooperativas
27.3.6.
Centros Agrícolas Cantonales
27.3.7.
Asociaciones de Productores o Gremiales
27.3.8.
Sociedades Anónimas Laborales
27.4.
Impacto en contratación pública
Las instituciones públicas deberán evitar requisitos restrictivos que limiten la participación de estas organizaciones en los procedimientos de contratación, siempre que tengan características equivalentes a pymes o pequeños productores. La excepción son las ASADAS.
27.5.
Reformas principales a la LGCP
27.5.1.
Reforma al artículo 20 – Compra pública estratégica
Se incorpora a las micro, pequeñas y medianas organizaciones socioproductivas dentro de los sectores que deben recibir ventajas y estímulos en las políticas de compra pública estratégica. Además:
a)
El Ministerio de Economía Industrial y Comercio (MEIC) y el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) deberán definir los parámetros de clasificación de estas organizaciones.
b)
Se equiparán ciertos beneficios que ya existían para pymes y cooperativas.
c)
Se fortalece el uso de la contratación pública como herramienta de desarrollo económico y social.
27.5.2.
Reforma al artículo 23 – Participación en contratación pública
La reforma:
a)
Obliga a fomentar la participación de estas organizaciones en los procedimientos de contratación.
b)
Permite otorgar hasta un 10% de puntaje adicional por desarrollo regional.
Página26
c)
Establece igualdad de condiciones entre pymes y organizaciones socioproductivas.
d)
Refuerza mecanismos para evitar fraude mediante uso indebido de figuras pyme.
También se mantiene la posibilidad de que garantías y colaterales sean respaldados mediante el Fondo Especial para el Desarrollo de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (FODEMIPYME) o instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo.
27.6.
Reglamentación pendiente
El Poder Ejecutivo deberá reglamentar la ley dentro de los tres meses posteriores a su publicación.
27.7.
Vigencia
La reforma rige desde el 12 de marzo de 2026.
Lic. Heriberto Berrocal Carvajal
Proveedor Institucional