Intercomunicadores para el departamento de Autenticaciones

A-Patente Municipal:

Todo oferente deberá contar con la Patente Comercial y otorgada por la Municipalidad respectiva; la misma debe estar emitida a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al servicio requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo que deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones y legible de la patente.

Para los casos que estén exentos de contar con la Patente Comercial deben aportar documento de la Municipalidad correspondiente que así lo acredite.

B- Permiso Sanitario:

Todo oferente deberá contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento de la empresa o persona física, extendido por el Ministerio de Salud, el mismo debe estar emitido a nombre del oferente y la actividad autorizada debe ser atinente al servicio requerido por la Administración; asimismo, debe estar vigente, para lo que deben aportar copia de los documentos que demuestren tales condiciones y legible del permiso.

Para los casos que estén exentos de contar con el Permiso Sanitario de Funcionamiento deben aportar documento del Ministerio de Salud que así lo acredite.

C- Póliza Riegos del Trabajo:

Presentar copia de la póliza de riesgos de trabajo vigente, misma que debe ser emitida por cualquier entidad debidamente autorizada. Todo de conformidad con la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, Ley N° 8653.

D- Experiencia:

El oferente debe tener como mínimo 3 años de experiencia en la venta de este tipo de servicio en el país y deberá presentar una declaración jurada para comprobar este requisito.

Adicionalmente, el oferente deberá aportar en su declaración jurada tres referencias de clientes a los que les haya brindado servicios similares a los solicitados en el pliego de condiciones, con la siguiente información para cada servicio:

• Nombre del Cliente
• Descripción del servicio/producto vendido
• Fecha del servicio
• Información de contacto (Nombre la persona, correo electrónico o número telefónico)

El oferente debe indicar al menos 3 referencias para cumplir con este requisito.

La Administración se reserva el derecho de verificar la información presentada por el oferente.

En caso de proyectos realizados con instituciones públicas y tramitadas en el sistema de compras SICOP, se debe indicar el número de la licitación para su revisión en el sistema en caso de que la Administración lo requiera.

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (MREC) requiere la adquisición de sistema de intercomunicación para ser instalado en el Departamento de Autenticaciones del Ministerio.

Sistema de intercomunicación para ventanilla con modulo base con micrófono, con regulador de sonido, distancia de comunicación mínima 3 m, puerto para audífonos o diadema y con altavoz.

Cantidad: 3 unidades.

Especificaciones Eléctricas y de Audio:

• Alimentación: 9 Vcc 500 mA (incluye convertidor de voltaje).
• Potencia de altavoz: 2 Watts RMS.
• Respuesta en frecuencia: 100 Hz a 15,000 Hz.
• Sensibilidad del micrófono interior: 48 dB (rango de 20 Hz a 20,000 Hz).

Características de Diseño:

• Micrófono principal: Cuello de ganso flexible para ajustar la posición en la base interior.
• Módulo exterior: Altavoz y micrófono integrados en una cápsula compacta para colocar sobre el vidrio o ventanilla.
• Controles: Perillas independientes para regular el volumen interior y exterior directamente en la base.
• Indicadores: Luces LED que muestran el estado de encendido y la actividad de los micrófonos.

Instalaciones de intercomunicadores:

Debe quedar instalado y funcionando correctamente sin ningún costo adicional para la Administración.

Los oferentes pueden realizar visita previa para verificar las condiciones estructurales, técnicas u otra que sea necesaria para la instalación y puesta en marcha del sistema, de lo contrario si no realizaron la visita al sitio, el contratista asume la responsabilidad de la instalación en el lugar donde será ubicado.

GARANTÍA:

Plazo garantía

La garantía mínima aceptada por el Ministerio es de 12 meses, contado a partir del recibido conforme por parte del administrador del contrato y se hará efectiva contra defectos de fabricación en condiciones normales de uso, almacenamiento y manipulación.

La garantía de los equipos debe de brindarse en el sitio y durante el tiempo indicado en las especificaciones técnicas.

El oferente debe indicar en su oferta los medios de comunicación destinados en caso de alguna avería o inconsistencia del equipo (número telefónico, correo electrónico u otros).

Cuando un equipo presente fallos durante el tiempo de garantía, las reparaciones requeridas para solucionar los problemas presentados deben realizarse en un lapso de 2 días hábiles, una vez que se haya colocado y verificado con el contratista el respectivo reporte. En caso de que el contratista incumpla con el plazo establecido para la reparación, deberá sustituir el equipo dañado con otro igual o superior, sin ninguna condición para el MREC, garantizando la continuidad del servicio.

En caso de que la resolución de la incidencia durante el periodo de garantía implique la sustitución de partes o del equipo, el contratista debe facilitar en instalar el repuesto o el equipo requerido en condiciones técnicas iguales o superiores, sin costo adicional para la institución, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles.
Toda incidencia debe quedar documentada mediante un informe del servicio brindado, el cual debe especificar fecha del servicio, hora de inicio, hora de finalización, datos del equipo (marca, modelo, serie y placa), descripción clara de las actividades realizadas, nombre y firma del técnico asignado.

Durante el periodo total de ejecución de la garantía el contratista será el único responsable de todos los trámites y cualquier otra coordinación con el fabricante del equipo. Por tanto, el MREC, reportará únicamente la incidencia con el contratista.

Al momento de la recepción, si el equipo presentara alguna falla por de fabricación a nivel de hardware debe ser remplazado por un equipo nuevo.

Si durante los primeros tres meses de garantía el equipo presentará alguna falla, deberá ser reemplazado por un equipo nuevo.

PLAZO DE ENTREGA:

El plazo máximo de entrega aceptado es de quince (15) días hábiles, contados a partir de la notificación de la orden de pedido respectiva.

SOBRE PRECIOS INACEPTABLES:

De conformidad con el artículo 106 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, se estimarán precios inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta, los siguientes precios:

a. Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones contractuales por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá solicitar al oferente que justifique y desglose razonada y detalladamente, mediante la presentación de aquella información y documentos que resulten pertinentes, que el precio cobrado le permite cubrir los costos de la obra, bien o servicio de conformidad con los requerimientos del pliego de condiciones. Esa solicitud deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquella que contenga un precio ruinoso, sin perjuicio de que en caso de duda acerca de la razonabilidad del precio de previo, solicite una línea de crédito o una garantía conforme lo establece el artículo 41, párrafo cuarto, de la Ley General de Contratación Pública y proceda conforme a lo regulado en el artículo 101 de este Reglamento.

b. Precio excesivo, es aquel que comparándose con los precios normales de mercado los excede o bien que supera una razonable utilidad. Antes de adoptar cualquier decisión, la Administración indagará con el oferente cuáles motivos subyacen para ese tipo de cotización y éste deberá justificar razonadamente su oferta, para lo cual aportará la información y documentos que resulten pertinentes.

c. Precio que excede la disponibilidad presupuestaria, en los casos en que la Administración no tenga medios para el financiamiento oportuno o el oferente no acepte ajustar su precio al límite presupuestario, manteniendo las condiciones y calidad de lo ofrecido. En caso de que el oferente acepte ajustar su precio, la Administración deberá verificar que el precio ajustado sea razonable. En tal caso, la oferta se comparará con el precio original y no con el precio derivado del ajuste.

d. Precio producto de una práctica colusoria o producto de cualquier práctica de comercio desleal. Se refiere a los precios cotizados por aquellos oferentes que, pese a haber sido sancionados por las autoridades nacionales en materia de competencia, cotizan directa o indirectamente por medio de algún miembro de su grupo comercial, durante el período en que hubiera sido sancionado conforme a lo previsto en la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, Ley N° 7472 de 20 de diciembre de 1994 y sus reformas y de acuerdo con lo previsto en la Ley de Fortalecimiento de las Autoridades de Competencia de Costa Rica, Ley N° 9736 de 5 de setiembre de 2019. Cuando la Administración detecte alguna práctica colusoria o desleal, deberá iniciar las gestiones establecidas en el artículo N°138 de este Reglamento.

La Administración en el análisis de las ofertas deberá motivar técnicamente, las razones por las cuales concluye que el precio es inaceptable. En el caso del inciso d), anexará la resolución de las autoridades de competencia en la que se sanciona al oferente.

IMPUESTOS:

El contratista será el responsable por el pago de los impuestos directos e indirectos, cargas sociales, contribuciones o cualquier otro tipo de obligación tributaria que establezca el ordenamiento jurídico costarricense; derivados de la ejecución de la presente contratación.

De conformidad con la Ley N° 9635 de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, este Ministerio debe cancelar el Impuesto de Valor Agregado.

Para el caso de pagos que se deban acreditar en Costa Rica, la Administración realizará la retención correspondiente del Impuesto sobre la Renta vigente al momento de acreditar el pago, y cuyo detalle se encuentra incluido en el artículo N° 23 inciso g) de la Ley del Impuesto sobre la Renta N° 7092.

El contratista deberá mantenerse al día con sus obligaciones ante la Dirección de Tributación del Ministerio de Hacienda.

OBLIGACIONES OBRERO PATRONALES:

Los patronos y las personas que realicen total o parcialmente actividades independientes o no asalariadas, deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), así como con otras contribuciones sociales que recaude esta Institución conforme a la ley. Para realizar los siguientes trámites administrativos, será requisito estar inscrito como patrono, trabajador independiente o en ambas modalidades, según corresponda, y al día en el pago de las obligaciones, de conformidad con el artículo 74 de la Ley orgánica de la Caja Costarricense de Seguro Social.

El oferente se debe encontrar al día con las obligaciones de la ley 8783, reforma a la ley 5662 del FODESAF en su artículo 22 inciso c.

La condición de estar al día para con las obligaciones obrero patronales (CCSS y FODESAF), se mantendrá para el contratista, durante todo el periodo de vigencia del contrato, y durante todas las fases del proceso (desde la adjudicación y hasta la finalización del contrato). La Administración podrá validar tal condición en cualquier momento de la relación contractual.

Todas las obligaciones y cargas sociales correspondientes al personal que la eventual contratista designe para atender las obligaciones emanadas de esta contratación corren por cuenta de la contratista, sin ningún tipo de responsabilidad imputable a la Administración.

DECLARACIONES JURADAS:

Los oferentes deben presentar las siguientes declaraciones juradas:

• Que no le alcanza ninguna de las prohibiciones para contratar con la Administración, de conformidad con la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. En caso de que le alcance alguna de dichas prohibiciones, deberá indicar con cuál institución tiene esta afectación.

• Declaración jurada de beneficiario (s) final (es):

Tratándose de personas físicas, deberá presentar una declaración jurada en la que indique el beneficiario final, incluyendo su nombre completo y su condición declarada de beneficiario final.

Tratándose de personas jurídicas, deberá presentar una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que contenga la cédula jurídica o física de los accionistas según corresponda, el capital social, la naturaleza de sus acciones, y a quién pertenecen. Además, cada proveedor oferente también debe presentar, como parte de esa declaración jurada, información precisa y completa sobre su(s) beneficiario(s) final(es), incluido el(los) nombre(s) completo(s) de su(s) beneficiario(s) final(es), así como el tipo y número de documento de identificación oficial. En caso de que los accionistas del oferente y del subcontratista sean a su vez personas jurídicas, la declaración jurada deberá comprender, además, la información señalada anteriormente respecto de estas últimas”.

Ver definición de beneficiario final en el artículo N° 16 de la “Resolución Conjunta de Alcance General para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales”:

“Artículo 16.-Determinación de los beneficiarios finales. El beneficiario final será la persona o personas físicas que en primera instancia tengan el control de la persona jurídica en consideración a las participaciones directas e indirectas sobre el capital social. Si de tal operación no se identifica alguno, se tendrá como beneficiario final a las personas físicas que tengan una influencia sustantiva, es decir control por otros medios sobre la persona jurídica.

Se entenderá como influencia sustantiva, contar con la mayoría de los derechos de voto de los accionistas o socios, tener el derecho a designar o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, poseer la condición de control de esa empresa en virtud de sus estatutos, u otros. En caso de que tampoco sea posible identificarlo, finalmente se tendrá como beneficiario final a la persona que ocupe el puesto directivo superior de la persona jurídica que hace la declaración.” El subrayado no es del original

Por favor indicar claramente en la declaración jurada quien(es) son los beneficiarios finales.

METODOLOGIA DE DESEMPATE:

En el caso de presentarse un empate entre dos o más ofertas en la evaluación final, se aplicará lo establecido en el artículo 97 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública:

Primero factor de desempate: se dará prioridad a las empresas PYMES, con una puntuación adicional a las que han demostrado su condición, de la siguiente manera:

PYME industria……………………………….. 5 puntos
PYME de servicio…………………………….. 5 puntos
PYME de comercio…………………………… 2 puntos

Segundo factor de desempate: El oferente que cotice el precio más bajo en su oferta.

Tercer factor de desempate: El oferente que tenga más años de experiencia.

Cuarto factor de desempate: De persistir el empate, definirá la suerte.

En este último supuesto, se convocará a los oferentes cuyas propuestas obtienen la misma puntuación a un lugar, hora y fecha determinada para seleccionar la oferta ganadora, el oferente que no se presente quedará automáticamente excluido, en caso de no presentarse ninguno de los oferentes, el desempate se realizará ante funcionarios de la Proveeduría, de todo ello se levantará un acta que será suscrita por los presentes, y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación.

SOBRE EL ACTO FINAL:

De conformidad con el artículo N°140 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, el plazo para dictar el acto final será el dispuesto en el pliego de condiciones, que en ningún caso podrá ser superior al doble del plazo fijado en el pliego de condiciones para la recepción de ofertas. Únicamente en casos excepcionales y mediante acto debidamente motivado, se podrá prorrogar hasta por un plazo igual al de recibir ofertas, acto que será suscrito por el superior jerárquico o a quien éste delegue para dictar el acto final e incorporado en el sistema digital unificado.

La Administración va a seleccionar a la oferta que alcance la mayor nota de evaluación y que haya cumplido con todos los puntos señalados en el cartel de esta licitación reducida, previa revisión de la Unidad Solicitante y de la Proveeduría Institucional.

En contra del acto de adjudicación cabrá recurso de apelación, el cual se podrá presentar dentro del plazo de 2 días hábiles, contados a partir de la notificación del acto final.

DEL PAGO Y DOCUMENTACION:

Las facturas deben presentarse en idioma español, no se dará trámite de pago a la factura si no cuenta con el recibido conforme y el visto bueno del funcionario con competencia para ello.

La forma de pago será Usual de Gobierno (mediante acuerdo de pago y depósito en cuenta bancaria del contratista). La misma se entiende como aquel pago que efectúa el Gobierno Central de la República de Costa Rica, para cancelar sus obligaciones ante los proveedores locales e internacionales, por concepto de compra de bienes y servicios; dentro de los 45 días naturales (Resolución N° 770-2016 Ministerio de Hacienda), a partir de la fecha de recibo a satisfacción del servicio y previa autorización con visto bueno en factura por el Administrador del Contrato.

En el caso de los proveedores de pequeñas y medianas empresas (PYME) y de conformidad con la reforma del artículo 34 del Reglamento General a la Ley de Contratación Administrativa publicada en el Alcance N° 202 Gaceta N° 240 y registrados en el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC), que han demostrado esta condición, la Ley N° 8262 Ley de Fortalecimiento de las pequeñas y medianas empresas y sus reglamentos, la Administración Central tendrá un plazo de 30 días naturales para pagar.

La Dirección General de Tributación, mediante Resolución DGT-R-48-2016 de fecha 7 de octubre del 2016, autoriza el uso de la factura electrónica, siempre que cumplan con los requisitos y características indicadas en la página de Hacienda (http://www.hacienda.go.cr/contenido/13383-requisitos-de-las-facturas- comprobantes–de ingresos).

Además, dicha entidad, publicó el 20 de marzo del 2018 la Resolución N° DGT-R-012-2018, denominada “Obligatoriedad general para el uso de comprobantes electrónicos”.

De conformidad con el artículo N° 278 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, los derechos de cobro frente a la Administración podrán cederse en cualquier momento, sin que sea necesario el consentimiento de ésta. Sin embargo, deberá informarse a la entidad contratante, una vez que la cesión sea convenida, sin detrimento de los montos que por concepto de multas y cláusulas penales se deban resarcir con dicho pago, los cuales se deducirán automáticamente del monto. El documento de cesión de derechos de pago deberá ser presentado ante la Administración mediante el sistema digital unificado.

Antes de esa comunicación cualquier pago hecho a nombre del contratista surtirá efecto liberatorio.

La Administración no podrá negarse a pagar al cesionario, pero si podrá oponer la excepción de falta de cumplimiento o cumplimiento defectuoso o tardío de lo pactado.

La cesión de pago recibida por la Administración no exonera al contratista de sus obligaciones y tampoco convierte al cesionario en parte contractual. El cesionario del crédito asume por completo el riesgo por el no pago de la obligación por parte de la Administración, originado en las excepciones antes dichas.

Carecen de efecto legal las leyendas incluidas en las facturas comerciales que supongan aceptación del objeto contractual o renuncia a reclamos posteriores derivados de la simple recepción del documento de cobro.

SOBRE EL CONTRATISTA:

El contratista no podrá rechazar las solicitudes de órdenes de pedidos válidamente emitidas, salvo la existencia de deuda vencida por parte de la Administración, o que el valor de la orden de pedido sea inferior al valor mínimo indicado por el oferente en su oferta.

La presente adjudicación queda condicionada a la efectiva disponibilidad presupuestaria y/o financiera y sujeta a la legislación vigente y al cumplimiento de los requisitos de refrendo o formalización contractual que correspondiere de conformidad con la Resolución R-CO-44-2007, de las nueve horas del día once de octubre del 2007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta 202 del lunes 22 de octubre del 2007 y sus reformas.

El contratista se compromete que sus funcionarios, se conduzcan con rectitud, respeto y cortesía. Asimismo, deberán observar y respetar las disposiciones que contemplan la Ley y el Reglamento contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. El incumplimiento a esta cláusula facultará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto a rescindir el contrato sin ningún tipo de responsabilidad.

El contratista asumirá todas las obligaciones laborales contenidas en el código de trabajo y demás leyes y regulaciones conexas, así como póliza de seguros contra riesgos del trabajo u otros.

El contratista asumirá las obligaciones fiscales, municipales y de cualquier índole tributaria que sean aplicables y cualquier otra que le afecte durante la vigencia del presente contrato.

El contratista está obligado a cumplir estrictamente con lo ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal documentada que haya aportado adicionalmente en el curso del procedimiento o en la formalización de la adjudicación.

El contratista deberá apegarse en todo momento a todas las condiciones establecidas en este cartel sean estas del tipo técnicas, jurídicas o financieras.

El contratista deberá cumplir fielmente con lo que estipule en su oferta y con la presentación de los documentos que la Administración le solicite en el presente cartel u aquellos que además le permitan garantizar la satisfacción del interés público.

El servicio será prestado por el contratista sin que medie ninguna relación laboral ni estatutaria; el adjudicatario y sus empleados no se considerarán funcionarios del Ministerio.

El servicio que sea brindado de forma incompleta, defectuosa, impuntual o no los haya realizado del todo por causas imputables al contratista, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto pagará únicamente a la empresa contratada el servicio prestado a satisfacción y conforme con lo convenido entre las partes.

FISCALIZACIÓN Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

De conformidad con el artículo N° 283 del Reglamento a la Ley de Contratación Pública, los funcionarios encargados de los contratos deberán fiscalizar en la ejecución contractual al menos los siguientes aspectos:

a) Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, aplicando las medidas de control de forma eficiente en los procesos involucrados a fin de que el objeto contractual se cumpla a cabalidad.

b) Verificar mediante control técnico que el objeto contractual sea de la calidad y cumpla los requerimientos establecidos en la contratación en procura de que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato. Para tal efecto, podrá solicitar asistencia a las unidades técnicas respectivas, cuando sea necesario.

c) Comunicar en forma inmediata al contratista el incumplimiento de la programación de las actividades, de conformidad con el plan de ejecución vigente y autorizado, a fin de que el contratista adopte las medidas pertinentes para su corrección y se apliquen las multas, según corresponda.

d) Llevar el control de la vigencia de las garantías de cumplimiento, así como las colaterales.

e) En caso de posibles faltas e incumplimientos de gravedad cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, procederá a comunicarlo al órgano competente, para que éste tome las medidas legales y contractuales correspondientes.

f) Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad.

g) Cualquier otro aspecto que la Administración contratante considere necesaria para la correcta fiscalización del contrato.