Servicios archivo, depurar, ordenar, digitalizar y mejorar estado gestión. Cementerio municipal.

13. Requisitos admisibilidad: Se admite a concurso la oferta que cumpla con todos los aspectos de admisibilidad, requerimientos legales y documentación solicitada en el pliego de condiciones, y demás jurisprudencia en materia de contratación pública que aplique.

La sola presentación de la oferta se entenderá como una manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno sometimiento al pliego de condiciones, disposiciones legales y reglamentarias vigentes. La sumisión operará de pleno derecho e implicará la incorporación dentro del contenido de la relación contractual de las normas constitucionales, los principios y prohibiciones establecidos en la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y el presente pliego de condiciones.
El proyecto debe cumplir con la normativa existente relacionada archivo central municipal siendo los siguientes documentos:
• Ley 7202 y su reglamento.
• Directriz, Normas y Resoluciones de Archivo Nacional.
• Manual de procedimientos de archivo de la Municipalidad San Rafael de Heredia.
• Reglamento de archivo central de la Municipalidad San Rafael de Heredia.
• Directrices de archivo central de la Municipalidad San Rafael de Heredia.
• Ajustarse a la Ley de Protección de Datos Personales.
Los siguientes son los requisitos mínimos de participación y admisibilidad:
• Perfil y experiencia profesional y sobre especificaciones técnicas detalladas del
Objeto contractual:
En caso de persona jurídica debe aportar lo solicitado anteriormente para el personal a cargo de las funciones requeridas en la ejecución contractual.
Adicionalmente debe encontrarse al día con:
• Patente vigente y acorde con el servicio que se oferta en la presente contratación,
presentar el documento o justificación en caso de no requerirse.
• Permiso de funcionamiento vigente y acorde con el servicio que se oferta en la
presente contratación, presentar el documento o justificación en caso de no requerirse.
• Debe contar con Póliza de Riesgos del Trabajo, adjuntar copia de dicha póliza y en
caso de resultar adjudicatario deberá mantenerla vigente, durante todo el plazo
contractual.
• Las obligaciones obrero - patronales de la CCSS, o bien, debe de indicar si tiene un
arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la apertura de las ofertas
(Art. 65 c) RLCA).

 

SECCIÓN III
Requerimientos Técnicos del Proceso de Contratación
1. Especificaciones Técnicas:
1. Especificaciones técnicas detalladas del Objeto contractual:
Los bienes y servicios a contratar se en listan en el siguiente cuadro y se detallan en las secciones subsiguientes.

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Los oferentes deben adjuntar en su oferta las especificaciones de los productos o servicios a brindar.

Línea 1: Servicio de Archivo de datos:
a) Se realizará el Edificio Anexo 1 de la Municipalidad, dirección 100 metros oeste del Banco
Nacional en San Rafael de Heredia, edificio esquinero blanco con café, en horario de lunes a
viernes de 7:00 am a 3:00 pm.
b) Los expedientes de cada bóveda están en cajas de cartón especiales para archivo, las cuales
están numeradas por sector y número de bóveda, las mismas se deberán cambiar y rotular
nuevamente en los casos que lo amerite, ya sea por deterioro o mal estado de las mismas o
por reorganización o cambio de expedientes contenidos en cada una.
c) Los expedientes se encuentran en folder tamaño oficio y rotulados con el nombre del titular
de la bóveda, sector y ubicación de la misma, se debe cambiar todos los folders, las prensas
plásticas y confeccionar las etiquetas, para lo que la administración proporcionara los
insumos.
d) Los expedientes se deberán ordenar cronológicamente por orden de fecha de la más antigua
a la más reciente.
e) La depuración de los expedientes incluye eliminar documentos duplicados, separarlos para
eliminar según el procedimiento de archivo central, siendo así su último fin reciclar.
f) Todos los expedientes deben quedar guardados y respaldados tanto físico como digital, esto
diariamente en el archivo de cementerio municipal.
g) Se debe alimentar un control o inventario fundamentado en una lista de Excel con los
inhumados que conste en el expediente ya sea por actas de defunción o solicitudes de
inhumación.
h) Los archivos contienen documentación con información sensible por lo que no pueden
duplicarse, fotocopiar, fotografiar o salir del edificio Anexo 1 (constitución política, Articulo
24, Ley 8968 de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales).
i) Se debe presentar un informe semanal del avance con los siguientes datos: una lista de Excel
que indique número de caja, sector, nombre del titular, numero de bóveda, y metros lineales
ejecutados, los días viernes de cada semana y al finalizar lo contractado.
j) Como producto final los expedientes deben entregarse con folder nuevo, etiquetados,
ordenados cronológicamente, ubicados en la caja correspondiente según sector y numero de
bóveda (la unidad ejecutora brindará los insumos necesarios).
Línea 2: Servicio de digitalización de datos:
a) Los documentos a digitalizar se entregan en cajas especiales para archivo rotuladas,
en folder etiquetados, depurados y ordenados cronológicamente para proceder a
escanear.
b) Los expedientes digitalizados se tienen que incluir en una carpeta digital que indique
el sector, número de bóveda, nombre del titular, cada carpeta debe indicar los
documentos contenidos, por ejemplo: inhumación con el nombre del difunto,
resolución de traspaso, resolución de inclusión de beneficiarios, acta de defunción,
etc., (la unidad ejecutora brindará una inducción).
c) La Unidad ejecutora proporcionara un equipo de cómputo y un escáner

d) Los expedientes contienen documentos históricos, hojas tamaño oficio, fotografías,
entre otros, se debe escanear tomando en consideración el estado de los mismos, el
tipo de papel, el tamaño, resguardando el estado físico y conservación de cada uno.
e) Los expedientes que contengan documentos en papel tipo fax o papel químico que
resulten complejo su resguardo o digitalización deberán sacar copia al mismo,
escanear e integrar la copia como parte del expediente para evitar futura perdida de
información.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Contratación de una empresa de servicios de archivo, para depurar, ordenar, digitalizar y
mejorar el estado de la gestión documental del archivo del cementerio municipal, entrega por
demanda.
SECCIÓN I
Información General de la Contratación
1. Nombre de la obra o servicio: Contratación de una empresa de servicios de archivo, para
depurar, ordenar, digitalizar y mejorar el estado de la gestión documental del archivo del
cementerio municipal.
2. Dependencia solicitante y ejecutora: Unidad de Control de Servicios Municipales.
3. Tipo de procedimiento: Licitación Reducida
4. Tipo de modalidad: Entrega según demanda.
Se realizarán ordenes de pedido de acuerdo a las necesidades de la unidad ejecutora.
Cuadro Consumo años anteriores:

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Cuadro Consumo mínimo:

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5. Clasificación del objeto: Servicios
6. Justificación de la procedencia de la contratación: Brindar un servicio de calidad a los usuarios y mejorar la gestión documental del archivo del cementerio municipal, el cual contiene la información que facilita la toma de decisiones, estudios técnicos, pronta respuesta a los usuarios internos y externos de estos archivos.
7. Disponibilidad del recurso humano para la supervisión del objeto contractual: Esta
Administración acredita que, para el cumplimiento de este procedimiento de compra o
servicio, se cuenta con recurso humano e infraestructura administrativa suficiente para verificar el fiel cumplimiento del objeto de contratación, tanto cuantitativa como
cualitativamente (artículo 106. Ley General de Contratación Pública, Ley 8896).
8. Finalidad pública que se persigue satisfacer con el concurso: Garantizar la adecuada conservación, organización, depuración, digitalización de la gestión documental del archivo del cementerio municipal, el cual contiene la información necesaria para brindar una adecuada y oportuna respuesta a las solicitudes de los usuarios y es relevante para la toma de decisiones y estudios técnicos.
9. Justificación de la escogencia de la solución técnica para satisfacer la necesidad: Mejorar el estado actual del archivo del cementerio municipal, en aras de brindar un servicio de calidad a los usuarios del mismo, tanto internos como externos.

10. Procedimientos de control de calidad: La Encargada de Unidad de Control de Servicios Municipales velará por el cumplimiento de los requisitos técnicos de lo contratado, con entregas de informes de ejecución por actividad. Quien participa en esta contratación, se compromete al fiel cumplimiento de las especificaciones establecidas en el pliego de condiciones, en la Ley General de Contratación Pública, su reglamento y demás normas jurídicas que regulan esta materia.
11. Terceros interesados y/o afectados:
• Usuarios internos y externos del cementerio Municipal.
12. Riesgos Identificados:
• Que no existan oferentes interesados en ofertar la contratación y se deba declarar
infructuosa.
• Atrasos en la ejecución de los servicios por los plazos de ley de contratación pública.
• Poca participación de los interesados.
13. Estimación presupuestaria: ¢2,500.000,00 (Dos millones quinientos mil colones exactos).
14. Detalle de meta (s) y cuenta (s) presupuestaria (s):
• Número de Meta: 026-09
• Nombre de la Meta: Ejecutar el proyecto de depuración y digitalización de los
expedientes del Cementerio Municipal.
• Estimación del costo: ₵2,500.000,00 (quinientos mil colones exactos).
• Código Presupuestario: 02-04-01-04-99-00
• Certificación contenida presupuesto: CCP-UTM-2026-272
15. Razonabilidad de Precios: Conforme al Art. 44 del Reglamento a la LGCP se realiza el correspondiente análisis de precios, acorde al estudio de mercado realizado de los productos.
Para este análisis se tomarán mínimos y máximos del total de los precios examinados, con el fin de obtener un parámetro del margen de estos, y así asegurar una participación activa de parte de potenciales oferentes, además se tomará en cuenta contrataciones similares realizadas por otras instituciones.
Se adjunta documento denominado MSRH-UCSM-103-2026 estudio de mercado y análisis de razonabilidad de precios.
16. Contactos y sus roles en el proceso de contratación:

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17. Prevalencia del acto administrativo: todas las ofertas que superen el contenido
presupuestario existente quedaran fuera de concurso; sin embargo, si la administración deduce bajo el análisis de las ventajas y desventajas relacionadas a la necesidad que presenta el municipio sobre la compra que quiere efectuar, y considera que el concurso puede continuar, la administración podría disminuir o aumentar cantidades (en cumplimento al artículo 184 y 185 del Reglamento a la LGCP) para adjudicar. En caso que existiera una única oferta la administración podría valorar la posibilidad de contratar el objeto bajo las mismas condiciones. Todo lo anterior con la finalidad de que prevalezca el acto administrativo y satisfacer el fin público.
SECCIÓN II
Condiciones Generales
1. Vigencia de la oferta: 30 días
2. Vigencia de la Contratación: 12 meses.
3. Prorrogas:
Los contratos deben estar vigentes por 12 meses desde su firmeza y se podrá prorrogar hasta un máximo de tres años, no podrá superar el término de cuatro años, considerando el plazo original del contrato más la aplicación de sus prorrogas, o hasta alcanzar el monto establecido en la Licitación reducida, con fundamento en los artículos 104 de la Ley General de Contratación Pública, artículos 195 y 280 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

4. Plazo y condiciones de entrega: Por órdenes de pedido.
-Al tratarse de contratación según demanda, los plazos se definirán en días hábiles acorde a cada una de las Ordenes de Pedido, durante la ejecución.
-Se debe tomar en cuenta el plazo máximo detallado anteriormente, el cual inicia de acuerdo con la fecha que se indique en su momento en la orden de inicio que gire el administrador del contrato y que será notificada, por la Unidad Servicios Municipales.
5. Garantía de cumplimiento: No
6. Visita a sitio: No.

8. Cronograma de actividades y responsables: tareas, responsables y plazos de cada una de las actividades del proceso contractual conforme se establece en el párrafo último del Art. 86 del Reglamento a la LGCP.

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9. Precio: el precio deberá ser cierto y definitivo, preferiblemente en colones, deberá cotizarse libre de tributos adjuntando un desglose del monto y naturaleza de los impuestos, las tasas, sobretasas, aranceles de importación y demás impuestos del mercado local que pueda afectarlo; en caso de existir divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real como se indica en el Art. 98 del Reglamento a la LGCP. Conforme al Art. 98 y Art.102 del Reglamento a la LGCP.
La Municipalidad de San Rafael está exenta del pago del impuesto de ventas, por lo cual no se debe incluir este impuesto en la oferta.
10. Desglose del Precio: Articulo 42 de la Ley General de Contratación Pública (9986)
“ARTÍCULO 42- Desglose del precio. El oferente deberá presentar la estructura del precio tanto en términos absolutos como porcentuales; lo anterior será obligatorio para los contratos de servicios y de obra pública, así como para cualquier otro objeto contractual según se establezca en el pliego de condiciones. La Administración establecerá el formato para la presentación de la estructura del precio. Cuando haya discrepancias entre los valores absolutos y los porcentuales de la estructura de precio presentada por el oferente, prevalecerán los valores absolutos sobre los porcentuales. El presupuesto detallado deberá ser presentado únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. En caso de no presentarse en ese plazo, la Administración procederá conforme a lo establecido en el artículo 52.”

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El presupuesto detallado de la obra, bien o servicio contratado deberá ser presentado
únicamente por el adjudicatario dentro del plazo de ocho días hábiles posteriores a la firmeza de la adjudicación y antes de la suscripción del contrato. (Ley N° 9986, artículo 42, Reglamento artículo 103).
11. Gestión de Recepción y Gestión de Pago: se tomarán en cuenta las siguientes
disposiciones:
• El contratista debe realizar la “Solicitud de Recepción” del objeto contractual mediante El Sistema Digital Unificado (SICOP) y coordinar con la unidad ejecutora municipal (Administrador del Contrato en SICOP). En el caso de contrataciones con orden de pedido, podrá realizar la gestión de recepción una vez que se haya aceptado la orden de pedido.
• La unidad ejecutora municipal (administrador del contrato en SICOP) revisará si es
recepción provisional y confirmará el recibido de los bienes en fecha y hora pactada, una vez concluido remitirá un documento electrónico vía Sistema Digital Unificado (SICOP), para que se proceda con la entrega de la contratación.
• La unidad ejecutora municipal (administrador del contrato en SICOP) una vez recibido el objeto contractual, emitirá la Recepción definitiva, donde adjuntará informes, recepciones conformes o disconformes, en el caso de no aceptar una partida o línea la rechazará ahí mismo y remitirá el documento electrónico con todo el contenido necesario en la recepción. En caso de rechazos de partidas o líneas, o bien de entregas parciales, deberán de volver a subir la gestión de recepción para que sean aceptados a conformidad.
• El contratista, una vez recibida la gestión de recepción definitiva, tramitará la “Gestión de Pago” junto con la factura correspondiente al objeto contractual entregado, asimismo deberá remitir desde el programa de facturación la factura al correo oficial proveeduria@munisrh.go.cr, por medio del cual se verificará la factura recibida en la gestión de pago y se corroborará la idoneidad electrónica del documento. Si este paso se omite el pago no se podrá hacer efectivo.
• El contratista deberá estar al día con toda obligación exigida por la Ley Costarricense, de lo contrario el pago no se tramitará.
• Realizados los pagos correspondientes, se podrá consultar el expediente electrónico en el Sistema Digital Unificado (SICOP) con el número de procedimiento, dirigiéndose al punto de “Pago, “Resultado de pago” donde podrá verificar el monto, la forma de pago (cheque o transferencia), su numeración y fecha correspondiente; en caso de tener alguna duda en este punto contactarse directamente a la Unidad de Tesorería (22370789 ext. 215-216), siempre y cuando los tramites estén concluidos (si no encuentra datos en la consulta anterior, significa que el procedimiento sigue en trámite).
• LA MUNICIPALIDAD NO SE HACE RESPONSABLE POR PAGOS NO REALIZADOS
EN TIEMPO Y FORMA, POR LAS SIGUIENTES RAZONES: QUE EL CONTRATISTA
NO REALICE LAS GESTIONES AL SISTEMA DIGITAL UNIFICADO; PROBLEMAS
DE MOROSIDAD U OMISIÓN EN LAS OBLIGACIONES A NIVEL NACIONAL
EXIGIDAS, O BIEN QUE LOS PRESUPUESTOS DEBAN SER LIQUIDADOS POR
CIERRE DE PERIODO.
• NOTA IMPORTANTE: En caso de consultas relacionadas a la licitación en mención, deberá aportar tanto el número de procedimiento como el número de orden de compra, para que pueda ser atendido correcta y puntualmente.
• La institución dispone de treinta (30) días naturales para realizar el pago correspondiente; plazo valido a partir de la fecha de la “Solicitud de Pago”  debidamente asignada a la Proveeduría Municipal.
• El pago se realizará por medio de transferencia bancaria al Banco de Nacional de Costa Rica; por lo que debe registrar el número cuenta bancaria y cuenta cliente de dicho banco en la plataforma, de lo contrario se cancelará por medio de cheque.
• La Municipalidad, como agente recaudador, informa que deducirá el dos por ciento (2%) del monto facturado, correspondiente al impuesto de renta.
• La Municipalidad se encuentra exenta de impuestos, contribuciones, tasas, y derechos, amparada por la Ley 7794, Art. 8.
12. Otras disposiciones: cualquier condición no prevista en el pliego de condiciones se regirá por las disposiciones pertinentes de la normativa interna de la Municipalidad, la Ley de Administración Financiera, Ley General de Contratación Pública, su respectivo Reglamento (Art. 90 del Reglamento), y en general por todo el bloque de legalidad  • Estar al día con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares,
o bien presentar un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la
apertura de las ofertas.
• De ser persona jurídica, debe de estar al día con los impuestos a personas jurídicas.
Es entendido que la Municipalidad de San Rafael se reserva el derecho de verificar el
cumplimiento de los requisitos correspondientes, para lo cual es imprescindible ofrecer los datos de contacto en aquellos casos en donde se acredita la prestación de servicios.
Asimismo, se reserva el derecho de hacer pruebas de conocimiento al personal asignado a proyecto.
14. Detalle de Adjuntos del Proceso de Contratación: Se adjunta estudio de mercado No MSRH-UCSM-103-2026, certificación presupuestaria CCP-UTM-2026-272 y
declaraciones juradas de no conflicto de intereses.

SECCIÓN IV
Sistema de evaluación de las ofertas
1. Evaluación de ofertas:
Todas las ofertas que superen el contenido presupuestario existente quedaran fuera
de concurso; sin embargo, si la administración deduce bajo el análisis de las ventajas
y desventajas relacionadas a la necesidad que presenta el municipio sobre la compra
que quiere efectuar, y considera que el acto administrativo se puede rescatar, la
administración podría disminuir o aumentar cantidades (en cumplimento al artículo
184 y 185 del Reglamento a la LGCP) para adjudicar. En caso que existiera una única
oferta la administración podría valorar la posibilidad de contratar el objeto bajo las
mismas condiciones. Todo lo anterior con el objetivo de que prevalezca el acto
administrativo y satisfacer el fin público.
LA MEJOR CALIFICACIÓN FINAL SERA LA QUE CORRESPONDA AL MAYOR
PUNTAJE RESULTANTE DE LA SUMA DE LOS CRITERIOS PARA
ADJUDICACIÓN.
CALIFICACIÓN = A + B= ADJUDICACIÓN
Luego de establecer cuales ofertas son elegibles legal y técnicamente, se procederá a
la calificación de estas, de acuerdo a los siguientes parámetros:

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Criterios de desempate:
Si el resultado de este concurso arroja empate entre dos oferentes, se tomará como criterios
de desempate los que se detallan a continuación:
a) PYME:

Industria. (5 puntos).
- Servicio o agropecuaria. (5 puntos).
- Comercio. (2 puntos)
b) Menor Precio. (2 puntos).
c) Mayor Experiencia. (3 puntos).
De persistir el empate la Administración convocará por escrito con dos (2) días de antelación
a la fecha en que se resolverá el desempate, a los representantes de los oferentes que se
encuentren en situación de empate, para efectuar una rifa y así seleccionar el adjudicatario,
la cual será efectuada en la Municipalidad de San Rafael de Heredia en el sitio especificado
en la notificación; todo lo anterior conforme al Art. 97 del Reglamento a la LGCP.
SECCIÓN V
Condiciones para la ejecución contractual
1. Requisitos para el adjudicatario y contratista:
Subcontratación:
a) De conformidad con el artículo No. 18 de la LGCP, todas las personas, físicas o
jurídicas, que manifiesten interés en contratar con la Administración o para fungir como
subcontratistas deberá estar inscrito en el Registro electrónico oficial de proveedores y
subcontratistas del sistema SICOP; para los efectos de subcontratar se aplicará lo
dispuesto en el artículo No. 49 de la LGCP.
b) Todas las prohibiciones, así como las cláusulas de confidencialidad que se establezcan
en el pliego de condiciones para el oferente, aplican de la misma forma para aquel a
quien se subcontrata, no obstante, no asume ningún tipo de compromiso para con este.
c) El oferente podrá subcontratar hasta en un cincuenta por ciento (50%) del monto
adjudicado, lo cual no relevará al contratista de su responsabilidad, por lo tanto, el
oferente deberá presentar junto con su oferta un desglose de las posibles empresas o
personas a quienes subcontratará indicado su porcentaje de participación en las
prestaciones a realizar (los subcontratistas serán revisados a la hora de la recepción, deben estar inscritos en el Sistema Digital Unificado (SICOP) y cumplir con todas las
exigencias del pliego de condiciones de lo contrario la oferta no cumpliría, se solicitara
subsanación, teniendo en cuenta que si no contesta, quedara fuera de concurso).
d) Durante la ejecución del contrato el subcontratista debe cumplir con todos los
requisitos.
e) La Administración se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de dichos
requisitos durante la ejecución contractual.
f) El contratista no podrá alegar en ningún caso cláusulas de confidencialidad con sus
subcontratistas para brindar información que le sea solicitada, con las salvedades de la
Ley General de Contratación Pública.
Consorcios
a) Dos o más oferentes podrán participar presentando una oferta en consorcio, sin que
ello implique crear una persona jurídica diferente, con el objetivo de cumplir y
fortalecer los requisitos dispuestos por la Administración en el pliego de condiciones.
Las obligaciones que asume cada uno de los miembros que conforman el consorcio,
deberán quedar plasmados en el respectivo acuerdo consorcial. La responsabilidad
derivada de la participación consorcial es solidaria. Para efecto de los procedimientos
será suficiente que una sola de las empresas consorciadas haya sido invitada, para
que el grupo pueda participar. Además de lo anterior, se podrá exigir en el pliego de
condiciones, los requisitos de capacidad y solvencia técnica y financiera para cada
uno de los miembros del consorcio, sin perjuicio de que para cumplir ciertos
requisitos se admita la sumatoria de elementos. Para esto se deberá indicar con toda
precisión cuáles requisitos deben ser cumplidos por todos y cada uno de los
integrantes y cuáles por el consorcio.
b) Los integrantes del consorcio responderán frente a la Administración de manera
solidaria, como si fuesen una única contraparte.
c) Acuerdo consorcial. El acuerdo consorcial es un documento privado, que no requiere fecha cierta, ni otras formalidades, a menos que la Administración así lo haya previsto en el pliego de condiciones. El acuerdo cubrirá al menos los siguientes
aspectos: a) Calidades, incluido domicilio, lugar para recibir notificaciones, correo
electrónico y capacidad de las partes. b) Designación de los representantes, con poder
suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de
ejecución contractual y para trámites de pago. c) Detalle de los aportes de cada uno
de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia
y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual, el porcentaje de la
participación de cada uno de ellos, cuando resulte posible, todo conforme a las
regulaciones de la Ley General de Contratación Pública y este Reglamento. d) Plazo
del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual. Deberá aportarse en
el sistema digital unificado el documento original en caso de haberse suscrito de
manera digital, o copia certificada del acuerdo si éste fue emitido de forma física