SE- Contratación Directa de Escasa Cuantía Adquisición repuestos medición, control y potencia Pailas 1 (DG-2226-2026)

1.  Requisitos de Admisibilidad:

Los oferentes deberán presentar junto con la oferta los siguientes documentos:

1.1. El oferente deberá presentar, en español o traducción libre, toda la información técnica necesaria (boletines, catálogos, manuales, esquemáticos dimensionales, planos, normativas, certificados, hojas de seguridad, fichas de productos, etc.) que permitan al ICE validar el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas indicadas en el Cartel. Toda la información de validación técnica debe ser original del fabricante. No se aceptarán documentos elaborados o editados por el oferente indicando el cumplimiento parcial o total de los aspectos técnicos sin el respectivo respaldo de la información por parte del fabricante. El ICE se reserva el derecho de solicitar cualquier información que considere pertinente o necesaria para lograr la validación del cumplimiento técnico de las ofertas.

1.2. El Oferente debe de aportar una declaración jurada que certifique que los equipos ofertados son nuevos y originales de la marca ofertada, ya que se requiere verificar la compatibilidad con los equipos instalados.

1.3. El oferente deberá presentar tres (3) certificaciones, facturas u Órdenes de compra, que respalden la venta de repuestos con características similares a las de esta contratación en el mercado nacional, llevados a cabo en los últimos cinco años. Cada certificación, factura u orden de compra, deberá incluir, como mínimo, la siguiente información:
• Nombre de la empresa.
• Dirección de la empresa.
• Teléfono y dirección web (si disponen de ella)
• Nombre completo y dirección electrónica de un contacto dentro de la empresa.

El ICE se reserva el derecho de verificar la veracidad de la información aportada, la cual debe ser en idioma español, si no se presentan las certificaciones antes mencionadas, el oferente será descalificado de esta contratación.

ESPECIFICACIONES DE DESEMPEÑO O TECNICAS

Partida 1, Partida 2.

Para la totalidad de los códigos no hay información adicional.

Garantía Técnica.

La garantía técnicaia rige a partir de recibdo conforme por el Administrador de Contrato mediante la Recepción Definitiva de los bienes. La cual cubre defectos de fabricación, componentes defectuosos de los bienes y sí los bienes requeridos no cumplen cumplen con las especificaciones solicitadas. 

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la División Generación incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la División Generación se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

Con la presentación de la oferta, todo oferente debe indicar el monto del impuesto del precio cotizado en la casilla correspondiente en SICOP. En caso de no incluir el rubro de impuestos, se deberá adjuntar la documentación correspondiente que demuestre que su precio está exento de impuestos.

CONDICIONES GENERALES:

• DECLARACIONES JURADAS
• Con la oferta se deberán presentar las siguientes declaraciones bajo fe de juramento:
• Las declaraciones y certificaciones contempladas en el anexo 01. Declaraciones juradas y certificaciones.
• Que en caso de resultar adjudicatario se compromete a cumplir lo siguiente:
• Sistema Integrado de Gestión:
• Que conoce la Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad.
• Que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, establecida en la Sesión 6255 del 12 de marzo del 2018.
• Que en caso de ser contratista se compromete a cumplir lo siguiente:
  
  Sistema integrado de Gestión

• Acepta cumplir con la legislación nacional vigente y con las disposiciones normativas en materia de Salud Ocupacional y Ambiente, así como políticas que dicte el ICE al respecto.
• Que conoce la Política del Sistema Integrado de Gestión.
• Que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, la cual puede acceder en la siguiente dirección:

https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad

• ESPECIFICACIONES REFERENTES AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: 
  1. No podrán ingresar vehículos a las instalaciones de la Planta que presenten fugas (de aceites), sin Revisión Técnica Vehicular al día, y / o permiso de circulación vigente.
  2. Los equipos o insumos deben ser embalados utilizando materiales reciclados y reciclables.
  3. No se acepta empaques de estereofón. 
  4. El personal del contratista deberá retirar todos los desechos propios de los bienes entregados (tales como empaques, protecciones, cajas, plásticos, entre otros) y será su responsabilidad destinarlos al lugar correspondiente según la Legislación Nacional vigente.
  5. El personal del contratista deberá obligatoriamente portar un distintivo de identificación de la empresa a la que pertenece.
  6. Dentro de las instalaciones de la Institución, está PROHIBIDO FUMAR Y VAPEAR, el uso o la posesión de drogas, o ingresar a las mismas bajo los efectos del alcohol. Cualquier trabajador que se sorprenda incumpliendo esta disposición, será obligado a abandonar las instalaciones.

SOBRE LA FACTURACIÓN: 

1. Luego de la entrega de los bienes o servicios en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes. De existir bienes que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.
2. La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente. Durante la entrega de los bienes en el lugar indicado en el contrato, el ICE procederá a realizar la revisión cuantitativa y cualitativa de los bienes. De existir bienes que no cumplan con algún aspecto del contrato, se levantará un reclamo al contratista para que éste solucione el incumplimiento.
3. Cuando el ICE dé por aceptados los bienes o servicios recibidos, se le notificará al contratista mediante un correo electrónico emitido por administrador del contrato, el detalle de los bienes aceptados según el procedimiento de compra. La facturación de los bienes entregados deberá realizarse por el contratista hasta recibir la notificación en el correo electrónico. El ICE se reserva el derecho de recibir facturaciones sin la respectiva aceptación definitiva de los bienes.
4. Para el envío de las facturas electrónicas, el contratista debe indicar:

• Número de pedido (MM), N° contrato, N° de procedimiento SICOP, Modalidad de la compra.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad, precio unitario y Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial (ICE).
• Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.
• Código de actividad económica: 401002 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.)

1. La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando la factura emitida. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexe la factura serán rechazadas de oficio.
2. El pago se realizará en un plazo no mayor a treinta (30) días naturales a partir de la recepción conforme emitida por el administrador de contrato.

FORMA DE PAGO

El ICE realizara el pago contra la entrega a satisfaccion de los bienes en el almacen de recibo Almacén Planta Pailas (Partidas 1-2). Una vez emitida el acta de recepción definitiva por el Administrador de Contrato

INDAGATORIA DE PRECIO OFERTADO

El ICE solicitara la presentacion de la estructura de precio para efectos de analizar la razonabilidad de precios, mediante solicitud de aclaracion via SICOP como parte de la etapa de indagatoria, unicamente a los oferentes elegibles, conforme el articulo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del +-15% del monto estimado vrs el ofertado elegible. (esto aplica para todas las partidas).

CLÁUSULA DE DESEMPATE

• En caso de que se presente un empate en la propuesta económica de los posibles adjudicatarios, se convocará un sorteo público, el cual se podrá realizar en forma presencial. La fecha y hora será comunicada oportunamente.
• Para definir el desempate se utilizará la moneda.
• De lo anterior, se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento (presenciales) el cuál se incluirá en el Sistema Digital unificado

CRITERIOS SOSTENIBLES:

El personal del contratista, al momento de presentarse al ICE para entrega o retiro de productos o cualquier otra actividad previamente coordinada entre las partes, debe seguir todas las medidas, recomendaciones, políticas y lineamientos en Ambiente, Salud y Seguridad en el Trabajo, Derechos Humanos, Diversidad, Responsabilidad Social y cualquier otro que la institución crea pertinente.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1. Los bienes no se recibirán con partes oxidadas, defectos de pinturas, golpes, deformaciones y/o cualquier otro daño o defecto que haga dudar de las buenas condiciones de los elementos.
2. Loss bienes deben venir identificados de fábrica con su respectivo número de serie; no se aceptará etiquetados que no sea de fábrica, ni rotulaciones manuales, ni empaques no originales con respecto a la marca ofertada.
3. Todos los bienes deberán ser nuevos y de fabricación no mayor a un año en el momento de la entrega, para lo cual el contratista deberá suministrar documentación por parte del fabricante que lo valide.
4. Se deberá entregar junto con los bienes un manual de operación, manuales técnicos de instalación y de mantenimiento detallado, en idioma español. En caso de entregar en idioma inglés se deberá aportar un documento con la traducción libre de los manuales entregados en idioma español.

OTRAS CLÁUSULAS

SOBRE LA ENTREGA DE BIENES

1. Previo a la entrega de los equipos, el contratista debe elaborar en la plataforma SICOP la correspondiente “Solicitud de recepción”.
2. El contratista deberá entregar al Administrador de Contrato mediante correo electrónico con 8 días de anticipación a la entrega del bien el formulario adjunto al cartel DG-00-FO-81-002 (Ver Anexo No.2) “Solicitud de ingreso a particulares a instalaciones de la División Generación”. El contratista deberá presentar al momento de ingreso el documento autorizado por el ICE, de lo contrario, por directriz de la administración superior el personal de vigilancia (institucional o privada) en el puesto de ingreso no le permitirá el acceso.
3. El personal del contratista es responsable de su propia seguridad y tendrá cuidado en prevenir lesiones a sus compañeros. Este personal siempre estará acompañado de personal de la Institución que lo guiará sobre el procedimiento que se debe cumplir al ingreso de las instalaciones.
4. El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último según el debido proceso.