Servicio De Limpieza

1.1.          Requisitos de admisibilidad (Artículo 97 del RLGCP)

1.1.1.     Formalidades y documentos solicitados en el cartel:

1. Como mínimo se deberán presentar 2 constancias de experiencia en trabajos similares^[1] al objeto contractual. Para la verificación de lo anterior, cada constancia deberá contar con la respectiva firma del representante legal, números de teléfono, persona de contacto en el cual indique que el trabajo realizado cumplió a satisfacción con las especificaciones técnicas solicitadas, así mismo deberá detallar la fecha de inicio y conclusión del contrato.
2. En caso de ofertas bajo la modalidad de consorcio, únicamente se considerará la experiencia de las empresas involucradas, no así del o de los profesionales colaboradores.
3. En el caso de empresas (personas jurídicas), únicamente se evaluará la experiencia de la empresa, no así del o de los profesionales colaboradores de la empresa.
4. Si es una empresa jurídica, debe entregar la Personería vigente.
5. Declaraciones juradas
6. De que no cuenta con ninguna prohibición para contratar con el INCOP.
7. De que tiene actualizada la declaración de SICOP: Distribución Acciones, Capital de la empresa y que no tiene limitaciones.

• Que el acuerdo consorcial en aquellos casos en que la oferta lo contenga.

1. Que el oferente se encuentra al día CCSS, FODESAF y Ministerio de Hacienda.

 

[1] Trabajos similares: aquellos relacionados con la prestación de servicios de mantenimiento de áreas verdes, limpieza de piscinas o servicios integrales de mantenimiento compatibles con la línea o líneas ofertadas. Cuando el oferente participe en ambas líneas, deberá acreditar experiencia suficiente relacionada con ambos tipos de servicio, o bien experiencia en contratos integrales que hayan incluido actividades equivalentes.

 

1.     ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y REQUERIMIENTOS ESPERADOS

1.1.          Descripción de la naturaleza y cantidad de los bienes o servicios objeto del procedimiento

1.1.1.     Objeto y alcance general

El objetivo del procedimiento es contratar los servicios de mantenimiento de áreas verdes y limpieza de piscina en Casa La Loma, Esparza, Puntarenas. La modalidad será contratación prorrogable, llave-en-mano, por lo que todos los costes directos e indirectos (insumos, mano de obra, subcontratos, administración, logística, alimentación, permisos u otros) correrán por cuenta del contratista.

1.1.2.     Línea 1: Servicios de mantenimiento de áreas verdes

Descripción general:

Esta línea comprende la prestación integral del servicio de mantenimiento de áreas verdes del inmueble citado. El servicio deberá ejecutarse bajo la modalidad llave en mano, incluyendo todos los insumos, equipos, herramientas, mano de obra, transporte, disposición de residuos, medidas de seguridad ocupacional y demás recursos necesarios para conservar las áreas exteriores en condiciones adecuadas de limpieza, orden, estética, seguridad y funcionalidad.

La propiedad cuenta con un área aproximada de 4 000 m², de los cuales se estima que aproximadamente 3 200 m² corresponden a áreas verdes sujetas a mantenimiento periódico. El contratista deberá considerar que se trata de un inmueble con entorno natural, presencia de vegetación ornamental y áreas abiertas que requieren atención constante, por lo que el servicio no deberá limitarse al corte de césped, sino comprender también la eliminación de maleza, limpieza general, definición de bordes, retiro de residuos, mantenimiento básico de zonas periféricas y control visual del cerramiento perimetral.

El alcance de esta línea comprende además la revisión y mantenimiento ordinario del perímetro del inmueble, entendido como la limpieza, despeje, observación y atención menor de la malla perimetral y sus elementos constituyentes, con el fin de evitar que la vegetación, residuos, basura o elementos sueltos comprometan la integridad, visibilidad, funcionalidad o presentación del cerramiento. Las reparaciones mayores, sustitución de tramos de malla, postes, portones u otros componentes estructurales del cerramiento deberán ser reportadas oportunamente y quedarán sujetas a valoración y autorización previa de la Administración.

Figura 1. Mapa de ubicación y áreas de intervención.

Fuente: Jaramillo, 2026

 

Figura 2. Condición actual de áreas verdes.

Fuente: Jaramillo, 26-05-2026

 

Figura 3. Condición actual de cercas perimetrales.

Fuente: Jaramillo, 26-05-2026

 

Área de intervención estimada: 3 200.00 m2.

Frecuencia del servicio: Bisemanal (26 visitas anuales).

Procedimientos Aceptables

1. Recorte de césped: El césped deberá ser recortado de manera uniforme en la totalidad del área verde intervenida, manteniendo una altura estándar aproximada entre 3 cm y 5 cm, salvo que por condiciones particulares del terreno, época del año o tipo de cobertura vegetal resulte técnicamente recomendable una altura distinta.

El corte deberá ejecutarse con equipo adecuado y cuchillas en buen estado, evitando arrancar la cobertura vegetal, dejar zonas irregulares, generar daños en árboles, plantas ornamentales, bordes, aceras, estructuras, tuberías expuestas, registros u otros elementos existentes.

1. Eliminación de maleza: Deberá eliminarse la maleza presente en césped, bordes, cercas, accesos, senderos, alrededores de estructuras, zonas próximas a muros, cunetas, cajas de registro, drenajes y demás sectores donde su presencia afecte la limpieza, estética, seguridad o funcionalidad del inmueble.

Esta labor podrá realizarse manualmente o mediante herramientas adecuadas, procurando no dañar el césped, plantas ornamentales, raíces superficiales, elementos constructivos ni instalaciones existentes.

1. Recolección y disposición de residuos vegetales: Los residuos generados por el corte, poda menor, deshierbe y limpieza general, incluyendo hojas caídas, ramas pequeñas, restos de césped y material vegetal acumulado, deberán ser recolectados durante la misma jornada de trabajo.

El contratista deberá trasladarlos a un sitio de disposición final adecuado, o gestionarlos conforme a las disposiciones municipales y ambientales aplicables, evitando su acumulación dentro del inmueble, en colindancias, cunetas, drenajes, caminos de acceso o zonas visibles.

1. Limpieza general de áreas verdes y exteriores: Previo y posterior a cada intervención, el contratista deberá realizar una limpieza general de las áreas intervenidas, retirando basura, residuos ordinarios, envases, plásticos, papeles, ramas, hojas, material suelto y cualquier otro elemento que afecte la presentación del inmueble.

El oferente deberá considerar que la acumulación de residuos puede incluir mobiliario descartado, elementos voluminosos, restos menores de construcción, escombros u otros desechos no vegetales, los cuales deberán ser reportados a la Administración cuando su naturaleza, volumen o condición exceda el manejo ordinario del servicio, a efectos de coordinar su retiro o disposición conforme corresponda.

1. Revisión y mantenimiento de perímetros: Realizar una revisión visual del cerramiento perimetral de la propiedad, incluyendo malla, postes, alambres, portones, elementos de fijación y cualquier otro componente visible asociado al cerramiento. Como parte del servicio ordinario, deberá retirar maleza, ramas, enredaderas, acumulaciones de hojas, basura, residuos u otros elementos que puedan ejercer presión sobre la malla, dificultar su inspección, favorecer su deterioro o afectar la presentación general del inmueble. Asimismo, deberá corregir de forma inmediata ajustes menores que puedan resolverse mediante recolocación de amarres, tensado manual básico, limpieza del área de contacto, despeje de vegetación o acomodo de elementos sueltos, siempre que no impliquen sustitución significativa de materiales ni reparaciones especializadas.

Cuando se identifiquen daños, deformaciones, desprendimientos, roturas, corrosión avanzada, postes inclinados, portones desalineados, pérdida de tensión, puntos vulnerables de ingreso o cualquier otra condición que exceda el mantenimiento ordinario, el contratista deberá reportarlo formalmente a la Administración en el informe de la visita respectiva, incluyendo registro fotográfico, ubicación aproximada, descripción de la afectación, posible causa y recomendación técnica para su corrección.

Dichas reparaciones mayores no se entenderán incluidas dentro del alcance ordinario de esta línea, salvo que la Administración las autorice expresamente mediante el mecanismo contractual correspondiente.

Equipos, herramientas e insumos mínimos requeridos

• Equipo de protección personal: Guantes, lentes de seguridad, protectores auditivos y calzado de seguridad.
• Maquinaria:
  • Cortadoras de césped motorizadas con cuchillas de regulación ajustable.
  • Motoguadañas con hilo de nylon resistente.
• Rastrillos tipo araña para recolectar residuos.
• Machetes para áreas de difícil acceso.
• Productos: La aplicación de fertilizantes, abonos, herbicidas u otros productos especializados solo procederá cuando sea técnicamente necesaria y previamente autorizada por la Administración, salvo que el oferente la haya incluido expresamente dentro del precio ordinario del servicio.
• Bolsas: Bolsas biodegradables de alta resistencia para la recolección de residuos.

Criterios de Aceptación

• Uniformidad del corte: La altura del césped debe mantenerse constante en toda el área recortada, sin zonas omitidas, cortes excesivos, acumulaciones visibles de material vegetal ni irregularidades notorias.
• Definición de bordes: Las orillas de aceras, estructuras, accesos, muros, cercas, árboles, jardineras y demás elementos existentes deben quedar claramente delineadas y libres de maleza o residuos.
• Limpieza general: No deberán quedar hojas, basura, ramas, residuos de corte, escombros menores ni materiales dispersos en las áreas verdes, accesos, perímetros o zonas visibles del inmueble luego de cada intervención.
• Control de maleza: Las malezas deberán ser eliminadas o controladas en las áreas verdes, bordes, perímetros y zonas de difícil acceso, sin dejar acumulaciones visibles ni afectaciones a la cobertura vegetal deseada.
• Condición del perímetro: La malla perimetral y sus elementos visibles deberán quedar despejados de vegetación, basura, ramas y elementos que dificulten su inspección o afecten su presentación. Cualquier daño, vulnerabilidad o condición que requiera reparación mayor deberá quedar debidamente reportada con fotografía, descripción y recomendación técnica.
• Disposición de residuos: Los residuos generados por la intervención deberán ser retirados del inmueble y dispuestos adecuadamente, salvo que la Administración autorice expresamente un manejo distinto.

1.1.3.     Línea 2: Servicios de limpieza de piscina

Descripción general:

Esta línea comprende la prestación integral del servicio de limpieza, tratamiento básico y conservación sanitaria de la piscina ubicada en Casa La Loma, inmueble propiedad del INCOP situado en Esparza, Puntarenas.

El servicio deberá ejecutarse bajo la modalidad llave en mano, por lo que el contratista deberá aportar todos los insumos, productos químicos, equipos, herramientas, implementos de limpieza, mano de obra, transporte, controles básicos de calidad del agua, medidas de seguridad ocupacional y demás recursos necesarios para mantener la piscina en condiciones adecuadas de limpieza, higiene, apariencia, funcionalidad y seguridad para su uso eventual por parte de funcionarios autorizados.

La piscina cuenta con un área aproximada de intervención de 13,5 m² y una profundidad máxima estimada de 1,20 m. Dado que se trata de una piscina asociada a una casa de uso esporádico, el contratista deberá procurar que el vaso, el agua, los bordes, las paredes, el fondo, los accesorios visibles y el entorno inmediato se mantengan libres de suciedad, hojas, sedimentos, algas, residuos, manchas, material flotante o cualquier condición que afecte su presentación, salubridad o uso seguro.

La frecuencia mínima del servicio será de una vez por semana. Sin perjuicio de lo anterior, el contratista deberá considerar las condiciones propias del inmueble, tales como exposición a hojas, lluvia, polvo, material orgánico, variaciones climáticas y periodos de no utilización, por lo que deberá programar sus labores de forma que la piscina mantenga condiciones estables entre una visita y otra.

El INCOP cuenta con una contratación independiente para el mantenimiento del sistema de bombeo de la piscina, por lo que no forma parte del alcance ordinario de esta línea realizar reparaciones, mantenimiento preventivo especializado, sustitución de componentes, intervención eléctrica, reparación de tuberías, reparación de bomba, filtro, válvulas, tablero, accesorios hidráulicos o demás elementos propios del sistema de recirculación y bombeo.

No obstante, el contratista adjudicatario deberá contar con conocimiento suficiente sobre el funcionamiento y manipulación básica del sistema, en tanto deberá operarlo ocasionalmente como parte de las labores ordinarias de limpieza, filtrado, aspirado, retrolavado, cloración, recirculación o verificación del estado general del agua.

Cuando el contratista identifique fallas, ruidos anormales, pérdida de presión, obstrucciones, filtraciones, problemas de succión, retorno deficiente, fallas eléctricas aparentes, mal funcionamiento de válvulas, deterioro visible de accesorios, deficiencias en el filtrado o cualquier otra condición anómala relacionada con el sistema de bombeo, deberá reportarlo de forma inmediata a la Administración.

Dicho reporte deberá incluir, como mínimo, descripción del problema observado, ubicación o componente afectado, posible causa, consecuencia técnica probable, recomendación para su corrección y, cuando sea posible, una estimación preliminar de costo para valoración de la Administración.

Figura 4. Condición inicial de la piscina.

Fuente: Jaramillo, 26-05-2026

 

Área de intervención estimada: 13.5 m2.

Profundidad máxima: 1.2 m.

Frecuencia del servicio: Semanal (52 visitas anuales).

Procedimientos Aceptables

1. Limpieza superficial del agua: El contratista deberá retirar hojas, insectos, basura, material flotante, partículas visibles y cualquier otro residuo presente en la superficie del agua, utilizando redes, recogedores u otros implementos adecuados. Esta labor deberá realizarse de forma previa a la aspiración, cepillado o tratamiento químico, con el fin de evitar que los residuos se acumulen en el fondo, obstruyan accesorios o afecten el sistema de filtración.
2. Cepillado de paredes, fondo, gradas y bordes: El contratista deberá cepillar las paredes internas, fondo, esquinas, gradas, líneas de agua, bordes y demás superficies accesibles de la piscina, utilizando cepillos adecuados al tipo de acabado existente. Esta labor deberá procurar la eliminación de suciedad adherida, manchas superficiales, formación inicial de algas, residuos orgánicos y acumulaciones visibles, evitando el uso de herramientas o productos abrasivos que puedan deteriorar el revestimiento, juntas, accesorios o componentes.
3. Aspirado y retiro de sedimentos: El fondo de la piscina deberá aspirarse con la frecuencia necesaria dentro de cada visita, retirando sedimentos, tierra, hojas, partículas, arena, residuos orgánicos y demás materiales depositados. El contratista deberá operar el sistema de aspirado de manera adecuada, evitando generar obstrucciones, pérdida innecesaria de agua, afectación del sistema de bombeo o dispersión de los sedimentos dentro de la piscina.
4. Tratamiento químico y control básico del agua: El contratista deberá realizar el tratamiento químico básico requerido para mantener el agua en condiciones adecuadas de higiene, transparencia y uso seguro, incluyendo la aplicación de cloro, reguladores de pH, alguicidas, clarificantes u otros productos compatibles, según resulte técnicamente necesario. Los productos utilizados deberán ser aptos para piscinas, dosificados conforme a las recomendaciones del fabricante y aplicados por personal con conocimiento suficiente para evitar sobredosificación, mezcla inadecuada de químicos, afectación de usuarios, deterioro de superficies o daño a los equipos.
5. Medición y control de parámetros básicos: En cada intervención, el contratista deberá verificar, como mínimo, los parámetros básicos de cloro residual y pH del agua, utilizando tiras reactivas, kit colorimétrico u otro método apropiado. Los resultados deberán registrarse en el informe o bitácora de visita, junto con las acciones correctivas aplicadas cuando los valores se encuentren fuera del rango recomendado para piscinas. Cuando se identifiquen condiciones recurrentes de desbalance químico, turbidez, coloración anormal, formación de algas o pérdida acelerada de cloro, el contratista deberá reportarlo a la Administración con la recomendación técnica correspondiente.
6. Operación básica del sistema de filtración y bombeo: Aunque el mantenimiento especializado del sistema de bombeo no forma parte del alcance de esta contratación, el contratista deberá operar el sistema de forma básica y responsable cuando sea necesario para ejecutar labores de limpieza, filtrado, aspirado, recirculación, retrolavado o cloración. Esta operación deberá realizarse siguiendo prácticas adecuadas, evitando la manipulación indebida de componentes eléctricos, desarme de equipos, ajustes no autorizados o intervenciones que correspondan al contratista especializado de mantenimiento del sistema de bombeo.
7. Limpieza del entorno inmediato de la piscina: El contratista deberá mantener limpio el entorno inmediato de la piscina, incluyendo bordes, andenes, superficies perimetrales, rejillas visibles, accesos inmediatos y áreas donde se acumulen hojas, basura, sedimentos o residuos derivados de la limpieza. Esta labor deberá ejecutarse de manera que los residuos retirados no sean descargados nuevamente al vaso de la piscina, al sistema pluvial, a zonas verdes sensibles o a sitios no autorizados.
8. Revisión visual y reporte de condiciones anómalas: En cada visita, el contratista deberá realizar una revisión visual general del estado de la piscina, accesorios visibles y sistema operativo básico, identificando grietas, desprendimientos, manchas persistentes, fugas aparentes, pérdida anormal de nivel, accesorios flojos, tapas deterioradas, obstrucciones, ruidos anormales, retorno deficiente, fallas de succión, presencia de algas recurrentes o cualquier otra condición que pueda comprometer la limpieza, seguridad, funcionalidad o conservación del sistema. Las condiciones anómalas deberán ser reportadas oportunamente a la Administración mediante registro fotográfico, descripción técnica y recomendación de atención.

Equipos, herramientas e insumos mínimos requeridos

• Equipo de protección personal: guantes resistentes a productos químicos, lentes de seguridad, calzado antideslizante, mascarilla cuando se manipulen productos químicos y demás implementos requeridos según la naturaleza de las labores.
• Equipo de limpieza: red recogehojas, cepillos para piscina, mango telescópico, aspiradora manual o sistema de aspirado compatible, mangueras, recogedores, cubetas, paños, escobas, herramientas menores y demás implementos necesarios para la limpieza del vaso y su entorno inmediato.
• Equipo de control: kit de medición de cloro y pH, tiras reactivas o equipo equivalente para control básico de parámetros del agua.
• Productos químicos: cloro apto para piscinas, reguladores de pH, alguicida, clarificante y otros productos compatibles que resulten necesarios para mantener el agua en condiciones adecuadas, siempre conforme a las recomendaciones del fabricante.
• Insumos complementarios: bolsas resistentes para residuos, recipientes seguros para transporte de productos, etiquetas o identificadores de productos químicos y cualquier otro insumo necesario para una ejecución segura y ordenada del servicio.

Criterios de Aceptación

• Limpieza del agua: El agua deberá mantenerse visualmente limpia, clara, sin hojas, basura, insectos, material flotante, turbidez evidente, coloración anormal, sedimentos visibles o presencia significativa de algas.
• Condición del vaso: El fondo, paredes, gradas, esquinas, bordes y línea de agua deberán encontrarse libres de suciedad adherida, manchas removibles, acumulaciones orgánicas, sedimentos y residuos visibles después de cada intervención.
• Control químico básico: El contratista deberá mantener los parámetros de cloro residual y pH dentro de rangos técnicamente aceptables para piscinas de uso recreativo, conforme a las recomendaciones del fabricante de los productos utilizados y buenas prácticas aplicables.
• Limpieza del entorno inmediato: Los bordes, andenes, accesos y zonas perimetrales inmediatas deberán quedar limpios, sin acumulación de hojas, residuos, envases, productos, herramientas, sedimentos o materiales retirados de la piscina.
• Uso adecuado de productos: Los productos químicos deberán ser aptos para piscinas, encontrarse debidamente identificados y aplicarse de forma segura, sin mezclas incompatibles, sobredosificación evidente, almacenamiento inadecuado ni afectación a usuarios, superficies o equipos.
• Operación responsable del sistema de bombeo: El contratista deberá operar el sistema únicamente en lo necesario para ejecutar las labores de limpieza, filtrado, aspirado, retrolavado o recirculación, sin intervenir, desarmar, reparar o modificar componentes cuya atención corresponda a la contratación especializada de mantenimiento del sistema de bombeo.
• Reporte de anomalías: Cualquier falla, deterioro, condición insegura, pérdida anormal de agua, deficiencia de filtrado, ruido extraño, obstrucción, falla de succión, retorno deficiente o problema asociado al sistema de bombeo deberá ser reportado de forma inmediata a la Administración, incluyendo descripción, fotografía cuando sea posible, recomendación técnica y estimación preliminar de costo si resulta razonablemente determinable.
• Disposición de residuos: Los residuos retirados de la piscina y su entorno deberán ser recolectados y dispuestos adecuadamente, sin dejarlos acumulados en el inmueble ni descargarlos en zonas no autorizadas.

1.1.4.     Línea 3: Gastos Reembolsables

Se entenderán como gastos reembolsables aquellos costos previamente autorizados por la Administración para atender correctivos emergentes según demanda que no se encuentren contemplados en el apartado 3.1.3, siempre que guarden relación directa con el objeto contractual y correspondan a necesidades manifestadas por INCOP.

Se establece como monto de administración y utilidad un 10% para la compra de materiales. En el caso de subcontratos, se establece un monto del 5%. La mano de obra regirá según las tarifas vigentes de salarios mínimos del Ministerio de Trabajo.

Podrán ser ordenados y cancelados con cargo en este renglón, aquellos trabajos de contingencia no contemplados en el contrato, que no se especifiquen en las actividades a realizar en el contrato, y que se ajusten a la normativa vigente y a las directrices en vigor, emanadas por el Contratante a través del Supervisor con respecto a este renglón de pago.

Se aclara que el INCOP no está obligado a considerar la adquisición de nuevos componentes como un mantenimiento correctivo, y dependiendo del monto cotizado, será la prerrogativa de la Administración que este tipo de adquisición se lleve a cabo mediante un procedimiento por aparte, o en su defecto utilizar recursos disponibles en la línea de gastos reembolsables, o incluso recurrir a la vía de ampliación contractual unilateral al amparo del Art. 184 del RLGCP, todo según los intereses del INCOP.

1.1.4.1.       Procedimiento de solicitud, cotización y autorización

Ante cada solicitud de correctivo emergente, la Administración determinará preliminarmente si la necesidad corresponde a una actividad incluida en el apartado 3, o si debe gestionarse como gasto reembolsable.

Si la actividad está incluida en dicho apartado, el contratista deberá ejecutarla conforme al precio unitario adjudicado y a la cantidad efectivamente requerida. Si la actividad no está, el contratista deberá presentar diagnóstico, cotización o desglose técnico-económico para aprobación previa de la Administración.

Para la ejecución de trabajos con cargo a Gastos Reembolsables, deberá seguirse el siguiente procedimiento mínimo:

1. La Administración identificará la necesidad de mantenimiento correctivo emergente y solicitará al contratista la inspección, diagnóstico, cotización o propuesta de atención correspondiente.
2. El contratista deberá realizar la inspección necesaria y presentar una propuesta técnica y económica que incluya, como mínimo, la descripción del problema, ubicación, causa probable cuando sea identificable, alcance propuesto, materiales requeridos, mano de obra, plazo de ejecución, monto total estimado, fotografías de la condición encontrada y cualquier observación técnica relevante.
3. La Administración revisará la propuesta y podrá aprobarla, rechazarla, solicitar ajustes, requerir cotizaciones adicionales o determinar que la necesidad debe tramitarse mediante otro mecanismo contractual.
4. El contratista solo podrá iniciar la ejecución del correctivo emergente cuando cuente con autorización previa y expresa de la Administración.
5. Una vez ejecutado el trabajo, el contratista deberá presentar un informe breve de atención del correctivo, con fotografías antes y después, descripción de labores ejecutadas, materiales utilizados, fecha de ejecución y monto final a facturar.
6. El pago procederá únicamente cuando el trabajo haya sido recibido a satisfacción por la Administración y cuente con la documentación de respaldo correspondiente.

En casos de urgencia operativa debidamente justificada, la Administración podrá autorizar la atención inmediata del correctivo mediante instrucción escrita por correo electrónico u otro medio verificable. En tales casos, el contratista deberá presentar la documentación de respaldo tan pronto como sea posible y siempre antes de gestionar el pago correspondiente.

1.1.4.2.       Mano de obra

(1) Salarios. Por cada uno de los obreros y capataces empleados en operaciones específicas, el Contratista recibirá el pago correspondiente del salario, por todo el tiempo que dichos obreros y capataces estén efectivamente ocupados en tal trabajo y requieren ser pagados específicamente para ese propósito. Las tarifas de salarios acordadas no serán superiores a las tarifas que se paguen por trabajos dentro de la obra.

(2) Compensación adicional. El Contratista también recibirá una compensación adicional equivalente al 10% de los salarios y costos de nómina estipulados anteriormente en (1).

1.1.4.3.       Materiales repuestos e insumos

Los materiales, repuestos e insumos requeridos para correctivos emergentes deberán ser previamente aprobados por la Administración, ya sea mediante cotización, desglose económico o propuesta de atención del correctivo.

El contratista deberá procurar materiales nuevos, de calidad comercial adecuada, compatibles con los sistemas existentes y aptos para las condiciones de uso y exposición del edificio. Cuando se trate de productos con ficha técnica, garantía comercial o especificaciones de fabricante, el contratista deberá aportarlas cuando la Administración lo solicite.

Los materiales se reconocerán contra costo efectivo razonable, respaldado mediante factura, cotización, comprobante o documento equivalente, según corresponda. A dicho costo podrá añadirse un porcentaje máximo de administración y utilidad del 10 %, siempre que haya sido previamente aprobado por la Administración.

No se reconocerán materiales sobrantes que no hayan sido incorporados al trabajo, materiales no autorizados, sustituciones injustificadas, insumos de uso general del contratista ni costos derivados de desperdicios excesivos o mala planificación.

1.1.4.4.       Equipo, herramientas y servicios especializados

El uso de equipo especial, herramientas especializadas, andamios, plataformas, maquinaria menor, servicios de terceros o subcontratos específicos podrá reconocerse únicamente cuando resulte necesario para la atención del correctivo emergente y haya sido autorizado previamente por la Administración.

No se reconocerá como gasto reembolsable el uso de herramientas menores, equipo básico o implementos ordinarios que el contratista deba tener disponibles para la ejecución normal de los servicios contratados, salvo que la Administración autorice expresamente una condición distinta por la naturaleza específica del correctivo.

En caso de servicios especializados o subcontratos autorizados, el contratista deberá presentar cotización, factura o documento equivalente. Sobre dichos costos podrá reconocerse un porcentaje máximo de administración del 5 %, siempre que haya sido previamente aprobado por la Administración.

El contratista será responsable de la coordinación, supervisión, seguridad, calidad y garantía de cualquier servicio especializado o subcontrato que proponga ejecutar.

 

 

1.1.4.5.       Documentación mínima de respaldo

Para tramitar el pago de trabajos ejecutados, el contratista deberá presentar, como mínimo, la siguiente documentación:

1. Solicitud o instrucción de la Administración para atender el correctivo emergente.
2. Diagnóstico, cotización o desglose técnico-económico aprobado previamente.
3. Fotografías de la condición previa, cuando la naturaleza del trabajo lo permita.
4. Descripción de labores ejecutadas.
5. Indicación de materiales, repuestos, insumos, equipo, mano de obra o servicios especializados utilizados.
6. Fotografías de la condición final.
7. Facturas, comprobantes, cotizaciones o respaldos de costos, cuando corresponda.
8. Recibido conforme o visto bueno de la Administración.

La Administración podrá solicitar información adicional cuando lo considere necesario para verificar la razonabilidad del costo, la correcta ejecución del trabajo o la procedencia del pago.

1.1.4.6.       Medición, recepción y pago de correctivos emergentes

Los trabajos ejecutados se medirán conforme a la unidad aprobada para cada correctivo emergente, ya sea por unidad, metro lineal, metro cuadrado, hora, visita, global u otra unidad técnicamente procedente según la naturaleza de la intervención.

La recepción de cada correctivo emergente estará condicionada a la verificación de que el trabajo fue ejecutado conforme a la solicitud aprobada, con materiales adecuados, acabado aceptable, funcionamiento correcto cuando corresponda, limpieza del área intervenida y ausencia de daños a elementos existentes.

El pago se realizará únicamente por trabajos efectivamente ejecutados, medidos y recibidos a satisfacción. La Administración podrá rechazar total o parcialmente el pago de actividades no autorizadas, mal ejecutadas, incompletas, no respaldadas documentalmente o que no correspondan al alcance aprobado.

La factura correspondiente deberá identificar claramente que el cobro se realiza, indicando el correctivo atendido, fecha de ejecución, ubicación, monto aprobado y monto facturado.

1.1.4.7.       Misceláneos

No se hará ningún pago adicional por supervisión, uso de herramientas pequeñas u otros gastos para los cuales no se hubiese provisto una asignación específica.

 

 

1.1.4.8.       Subcontratación

Como compensación de gastos administrativos relacionados con trabajos subcontratados aprobados, el Contratista recibirá un 5% del costo total de dichos trabajos, calculado como se establece anteriormente.

1.1.4.9.       Registros

Cuando se ordene un trabajo con base en Gastos Reembolsables, el Contratista y el Contratante a través del Supervisor deberán comparar sus registros al final de cada día. Se harán copias de dichos registros en formularios adecuados proporcionados por el Contratante, y serán firmadas por ambos, el Contratante y el representante del Contratista, guardando cada parte su copia.

1.1.4.10.    Informes

No se hará ningún pago por concepto de trabajos realizados mientras los registros firmados, exigidos, no hayan sido preparados y se entreguen las facturas correspondientes. Los informes deberán ser acompañados y justificados por facturas de todos los materiales usados y los costos de acarreo.

1.1.4.11.    Pago

El pago por trabajo autorizado realizado será incluido en los pagos regulares. Las cantidades para pagar se basarán en los registros diarios autorizados del trabajo realizado y en los informes del Contratista sobre costos. El pago adicional constituirá la compensación total por todas las líneas de gastos no indicados específicamente. Los trabajos financiadas y ordenadas, bajo este ítem no son objeto de reajustes.

Todos los materiales y equipos adquiridos con cargo al presente renglón de pago deben cumplir con los requisitos de calidad establecidos por el Contratante y están sujetos a la aplicación de cualquier otra metodología de pago cuando proceda. Este tipo de trabajo se realizaría de surgir alguna eventualidad, y se cotizará al contratista según lo indicado anteriormente, el pago se realizará contra trabajo realizado y se descontará del monto disponible.

 

 

2.     PRESENTACIÓN DEL PRECIO Y OTROS DATOS

Los oferentes deberán llenar y presentar los formularios requeridos, conforme a las especificaciones del presente pliego de condiciones. La información deberá presentarse completa, clara y consistente con el sumario de cantidades, la estructura de precios y los requerimientos técnicos establecidos por la Administración.

Formularios

 

No se aceptarán formularios con estructuras distintas a las indicadas, salvo que la información adicional presentada por el oferente complemente los formularios sin sustituirlos, alterarlos o dificultar su revisión.

2.1.          Descuentos (Artículo 105 del RLGCP)

De conformidad con el Artículo 105 del RLCP, y considerando que la cantidad de líneas adjudicables es fija y predefinida, el oferente podrá ofrecer descuentos globales o específicos al precio total o a los precios unitarios, respectivamente, a razón de la disponibilidad y facultad de la Administración para ejecutar prontos pagos.

El oferente podrá incorporar en su propuesta los descuentos correspondientes en función de una eventual adjudicación asociada a una forma de pago sugerida por este, la cual podrá ser valorada por la Administración.

1.     CONDICIONES GENERALES

1.1.          Términos de pago

Los trabajos contratados se pagarán posterior a los servicios ejecutados y recibidos a satisfacción por la USG. De acuerdo con la legislación vigente, el Contratante deducirá una suma equivalente al 2% de cada pago al Contratista, para efectos del Impuesto sobre la Renta.

Se realizará el pago con la modalidad de mes vencido, esto considerando los servicios suministrados y con plazo de 30 días de crédito, se tendrá que enviar la factura al correo proveeduria@incop.go.cr , se debe aportar certificación bancaria con el número de cuenta IBAN, previamente de realizar la emisión de contrato. Además se debe incluir en el módulo de gestión de pago del sistema SICOP la factura que se va a cancelar producto de esta contratación, si no se incluye en SICOP la factura no se realizar el trámite de cancelación.

Se recuerda que si la empresa o persona física esta morosa con la CCSS, FODESAF y Tributación Directa, no se podrá realiza la gestión de pago hasta que el estén solucione su condición de moroso ante esas instituciones, lo anterior, porque es una obligación de ley estar al día en dichas organizaciones.

1.2.          Plazo de la vigencia de la oferta y plazo de adjudicación

Las ofertas deben indicar claramente su plazo de vigencia, debe ser de 60 días naturales. El plazo de adjudicación será de 10 días hábiles.

1.3.          Lugar y fecha de inicio y conclusión de la entrega de los bienes o servicios

Una vez emitida la orden de compra, el INCOP dispondrá de un plazo de 10 días hábiles para emitir la Orden de Inicio. En esta orden se especificará la fecha de entrega será de 5 hábiles. Esta planificación permitirá una adecuada coordinación y ejecución de los trabajos.

Las labores del servicio deberán realizarse con una frecuencia según se especifica más adelante en un plazo de un año y el lugar de entrega será en la casa de la gerencia del INCOP, en Casa La Loma, Mata de Limón, Esparza, Puntarenas, considerando un horario de trabajo de lunes a viernes entre 8:00 am y 4:00 pm. Cualquier labor fuera de ese rango horario, en fines de semana o en horarios especiales, requerirá autorización previa y expresa de la Administración.

1.4.          Adjudicación Parcial

La USG se reserva el derecho de adjudicar parcialmente el presente concurso de acuerdo con los alcances presupuestarios disponibles, en concordancia con el costo de la oferta que mejor se ajuste a sus intereses. En caso de que las ofertas económicas no satisfagan las expectativas presupuestarias disponibles, el INCOP se reserva el derecho de declarar desierto el concurso o adjudicar parcialmente según actividades detalladas en la lista de cantidades. Esta decisión no obliga al INCOP a retribuir el monto de los gastos en que incurrieron los oferentes al participar en el presente concurso.

1.5.          Resolución de controversias cuando así proceda. (Artículo 294 del RLGCP)

Si durante la ejecución de un contrato surgen controversias, éstas serán resueltas con base en las previsiones de la Ley General de Contratación Pública, lo dispuesto en su Reglamento y con las condiciones reguladas en el pliego de condiciones y adoptadas en el respectivo contrato. Las controversias que serán sometidas a un comité de expertos serán aquellas que no fueron susceptibles de solución por medio de una negociación directa.

Las partes someterán sus desacuerdos al comité de expertos, luego de agotar la negociación directa para lo cual tendrá un plazo de cinco días hábiles. Las personas miembros del comité de expertos serán seleccionadas de conformidad con los reglamentos del Centro de Resolución de Conflictos del CFIA, mediante conciliación o arbitraje de derecho de acuerdo con la Ley N° 7727.

1.6.          Requisitos de admisibilidad (Artículo 97 del RLGCP)

1.6.1.     Formalidades y documentos solicitados en el cartel:

1. Como mínimo se deberán presentar 2 constancias de experiencia en trabajos similares^[1] al objeto contractual. Para la verificación de lo anterior, cada constancia deberá contar con la respectiva firma del representante legal, números de teléfono, persona de contacto en el cual indique que el trabajo realizado cumplió a satisfacción con las especificaciones técnicas solicitadas, así mismo deberá detallar la fecha de inicio y conclusión del contrato.
2. En caso de ofertas bajo la modalidad de consorcio, únicamente se considerará la experiencia de las empresas involucradas, no así del o de los profesionales colaboradores.
3. En el caso de empresas (personas jurídicas), únicamente se evaluará la experiencia de la empresa, no así del o de los profesionales colaboradores de la empresa.
4. Si es una empresa jurídica, debe entregar la Personería vigente.
5. Declaraciones juradas
6. De que no cuenta con ninguna prohibición para contratar con el INCOP.
7. De que tiene actualizada la declaración de SICOP: Distribución Acciones, Capital de la empresa y que no tiene limitaciones.

• Que el acuerdo consorcial en aquellos casos en que la oferta lo contenga.

1. Que el oferente se encuentra al día CCSS, FODESAF y Ministerio de Hacienda.

1.7.          Plazo de la contratación

La vigencia del presente contrato será de un año, prorrogable por tres años adicionales, contado a partir de la notificación de la Orden de Inicio o del acto administrativo que corresponda según el trámite contractual aplicable. La presente contratación tendrá modalidad de contratación prorrogable, para los cual dependerá previamente la aprobación presupuestaria para cubrir dicha contratación. Treinta días antes de iniciar el nuevo periodo, el contratista deberá consultar formalmente a la Administración sobre la prórroga. En caso de que se quiera prorrogar, la Administración emitirá una nueva orden de compra.

El contratista deberá ejecutar la totalidad de las actividades adjudicadas conforme al alcance, cantidades, especificaciones técnicas, condiciones de ejecución y plazo establecidos en el presente pliego. El plazo máximo de ejecución será de cinco días hábiles por visita, contado a partir de la orden de inicio. La vigencia contractual comprenderá el plazo necesario para la ejecución, recepción, corrección de observaciones, trámite de pagos, aplicación de garantías y cierre administrativo correspondiente.

 

[1] Trabajos similares: aquellos relacionados con la prestación de servicios de mantenimiento de áreas verdes, limpieza de piscinas o servicios integrales de mantenimiento compatibles con la línea o líneas ofertadas. Cuando el oferente participe en ambas líneas, deberá acreditar experiencia suficiente relacionada con ambos tipos de servicio, o bien experiencia en contratos integrales que hayan incluido actividades equivalentes.