Sala de Eventos con Alimentación y Servicios Complementarios

REQUISITOS MÍNIMOS PARA PARTICIPAR

Para esta contratación el oferente deberá contar con los siguientes requisitos mínimos para participar:

Sobre experiencia	El oferente deberá contar con una experiencia mínima de cinco años en el giro del bien que se está ofertando, por lo que deberá rendir una declaración jurada al momento de la apertura, en la que acredite los años de experiencia de su representada en los servicios de salón de eventos y servicio de alimentación
Sobre capacidad	1.     El oferente deberá acreditar al momento de la apertura que cuenta con capacidad instalada para atender, como mínimo, 250 personas en un mismo evento, bajo las condiciones de montaje, alimentación y servicio requeridas en el presente pliego de condiciones. Para lo cual deberá presentar el momento de la apertura una declaración jurada indicado al menos: capacidad máxima del salón, área aproximada, distribución propuesta, capacidad de estacionamiento gratuito, servicios sanitarios, accesibilidad y mobiliario disponible. 2.     En la oferta deberá precisar el lugar cotizado, aportando fotografías desde distintas vistas, para apreciar condiciones del sitio.
Disponibilidad de fecha	El oferente deberá garantizar la disponibilidad del espacio propuesto para el día 10 de febrero de 2027, en el horario establecido en el pliego de condiciones, incluyendo el período requerido para montaje, preparación y pruebas técnicas.
Presentación del salón	El oferente deberá aportar un documento de presentación de las condiciones del salón (brochure, dossier corporativo y de eventos), ubicación, fotografías al momento de la apertura de ofertas.
Manipulación de alimentos	Toda persona responsable de alimentos deberá contar con certificados de manipulación de alimentos al día. Para acreditar lo anterior, el oferente deberá presentar al momento de la apertura una declaración jurada donde indique: nombre completo de la persona responsable, número de identificación, número de carnet de manipulación de alimentos, fecha de vencimiento del carnet de manipulación de alimentos.
Requisitos normativos	1.     El oferente deberá presentar copia del permiso de funcionamiento sanitario, vigente a la fecha y hora de apertura de ofertas, el cual debe ser a fin al objeto del contrato. En el caso de no contar con el permiso de funcionamiento sanitario, el oferente deberá indicar expresamente los motivos del por qué no requiere, así como las pruebas que lo demuestren. No se aceptan declaraciones juradas. 2.     El oferente deberá presentar copia de patente comercial, vigente a la fecha y hora de apertura de ofertas, el cual debe ser a fin al objeto del contrato. En el caso de no contar con la copia de la patente comercial, el oferente deberá indicar expresamente los motivos del por qué no requiere, así como las pruebas que lo demuestren. No se aceptan declaraciones juradas.

CONAPE se reserva el derecho de verificar la información suministrada.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

1. El oferente podrá ser un hotel, centro de convenciones u otro establecimiento que disponga de un espacio para eventos que cumpla integralmente con las condiciones establecidas en estas especificaciones técnicas.
2. Fecha: 10 de febrero de 2027.
3. Se deberá considerar horarios vespertinos y nocturnos de alrededor 4 horas de evento, adicionando una hora para recepción de participantes, de manera que se estima un total de 5 horas para ejecución del servicio. Se estima un inicio de 4pm a 9 pm.
4. El contratista deberá permitir el ingreso previo durante todo el día, de los proveedores contratados directamente por CONAPE para realizar labores de montaje, decoración u otros servicios relacionados con la actividad, sin que ello implique un costo adicional para CONAPE. Asimismo, deberá facilitarse el desmontaje y retiro de los elementos de dichos proveedores dos horas posteriores una vez finalizada la actividad, dentro del horario y condiciones previamente coordinados.
5. Ubicación del salón: El espacio deberá encontrarse ubicado en San José y sus alrededores, a una distancia máxima de 25 kilómetros, tomando como referencia la ubicación de las oficinas de CONAPE en San Pedro de Montes de Oca.
6. Características del salón de eventos
   1. Deberá ser categoría ejecutiva o superior.
   2. Salón techado, cerrado y con protección contra lluvia y condiciones climáticas adversas.
   3. Ubicación de fácil acceso y en condiciones que permitan el desplazamiento seguro de invitados.
   4. Acceso para personas con movilidad reducida.
   5. Rampas y áreas de circulación accesibles.
   6. Espacios reservados para usuarios de silla de ruedas.
   7. Estacionamientos accesibles cercanos al salón.
   8. Salón exclusivo para la actividad durante el período contratado.
   9. Ausencia de columnas u obstáculos que limiten la visibilidad.
   10. Acceso independiente o preferente para invitados especiales.
   11. Área adecuada para toma de fotografías oficiales.
   12. Presencia de personal de seguridad del salón.
   13. Control de acceso durante la actividad.
   14. Procedimientos de evacuación y emergencias.
   15. Salidas de emergencia debidamente señalizadas.
   16. Atención alineada con estándares de hospitalidad internacional.
7. Capacidad: El espacio deberá contar con capacidad suficiente para atender cómodamente a 250 personas aproximadamente, aun cuando la asistencia efectiva sea inferior. La distribución deberá permitir una circulación adecuada y segura de los asistentes y del personal de servicio.
8. Estacionamiento: El establecimiento deberá disponer de estacionamiento gratuito para los asistentes, con una capacidad aproximada de 200 a 300 espacios.
9. Accesibilidad: El espacio deberá garantizar condiciones de accesibilidad para personas con discapacidad, incluyendo, según corresponda, accesos, circulaciones, servicios sanitarios, estacionamientos y demás facilidades requeridas por la normativa costarricense vigente.
10. Cumplimiento normativo: El establecimiento deberá cumplir con toda la legislación, reglamentación, permisos y disposiciones vigentes aplicables a la prestación del servicio, incluyendo las relacionadas con:

• Seguridad y prevención de riesgos.
• Accesibilidad.
• Condiciones sanitarias.
• Manipulación y preparación de alimentos.
• Seguridad de las instalaciones.
• Capacidad y funcionamiento del establecimiento.
• Permisos requeridos para la realización de actividades.
• Cualquier otra disposición legal o reglamentaria aplicable.

El contratista será responsable de contar con los permisos, autorizaciones, licencias y condiciones exigidas por la normativa nacional para la prestación de los servicios objeto de esta contratación.

1. Mesas: El contratista deberá proporcionar las mesas necesarias circulares para atender a las 250 personas o las que previamente se hubiesen confirmado, de forma que permitan una distribución tipo herradura, garantizando condiciones adecuadas de circulación y visibilidad. Cada mesa, debe tener un máximo de 8 personas Deberán contar con:

• Manteles de tela.
• Montaje adecuado para la actividad.
• Espacio suficiente para colocar vajilla, cristalería, alimentos y bebidas.
• Condiciones de presentación acordes con una actividad formal y protocolaria.

El color de los manteles solicitados para el evento debe ser negro como base y cubremantel  dorado o plateado. El contratista deberá brindar las opciones disponibles previo a la realización del evento y se deberá contar con aprobación por parte del Administrador del Contrato para colores seleccionados.

1. Mesa para elementos institucionales: Deberá disponerse una mesa o espacio apropiado para la colocación de elementos institucionales u otros objetos, su ubicación en el salón será el que previamente CONAPE determine.
2. Sillas: El contratista deberá suministrar 250 sillas, como mínimo, en condiciones adecuadas de presentación, comodidad y seguridad. Todas las sillas deberán contar con cubre silla, en condiciones uniformes y acordes con la actividad.
3. Vajilla, cristalería y cubertería: El servicio deberá incluir la vajilla, cristalería y cubertería necesaria para las 250 personas, incluyendo, como mínimo y según corresponda al menú:

• Platos para entrada.
• Platos principales.
• Platos para postre.
• Tenedores.
• Cuchillos.
• Cucharas.
• Tazas y cucharillas para bebidas calientes.
• Vasos para agua y bebidas frías.
• Copas para el brindis.
• Cualquier otro elemento requerido para el servicio de alimentación.

Todo el menaje deberá encontrarse limpio, completo y en buenas condiciones.

El Administrador del Contrato podrá realizar una inspección previa al evento para garantizar condiciones del menaje.

1. Servilletas: El contratista deberá proporcionar servilletas de tela para todos los asistentes.
2. Escenario: El establecimiento deberá proporcionar un escenario o tarima con atril adecuado para el desarrollo de la actividad y deberá contar con dimensiones y características que permitan la participación de las personas designadas por CONAPE, intérprete de LESCO, así como la presentación musical y demás actividades programadas.
3. Alimentación: La oferta deberá considerar el servicio de alimentación para 250 personas, sin embargo, la cantidad más aproximada de personas será confirmada con 2 días hábiles de antelación. Las opciones de bocadillos y alimentación para la cena deberán ser presentados por el contratista brindando varias opciones a elegir y requerirá la aprobación previa de CONAPE así como su degustación para 3 personas. La degustación se realizará con dos semanas de antelación a la fecha del evento con la misma alimentación para el día del evento que incluye:
   1. Bocadillos: Previo al servicio de alimentación principal, el contratista deberá proporcionar 3 bocadillos por persona, los cuales deben ser 2 salados y 1 dulce (categoría premium) y deberán tener una presentación apropiada, limpia y ordenada.
   2. Servicio de alimentación: La alimentación para la cena, deberá ser servida a la mesa, y deberá incluir entrada, plato principal y postre. Adicionalmente deberá presentarse con una adecuada calidad, presentación, temperatura y cantidad, de acuerdo con la naturaleza formal de la actividad.
   3. Requerimientos alimentarios especiales: El contratista deberá atender las restricciones, alergias, intolerancias o requerimientos alimentarios especiales que sean comunicados oportunamente por CONAPE. La cantidad y características de estos servicios serán determinadas posteriormente, de acuerdo con las necesidades de los asistentes.

 

Se deberá considerar que:

1. Los bocadillos deberán ser elaborados el mismo día del evento con ingredientes frescos y aptos para consumo humano.
2. Deberán presentarse en formato tipo cóctel o gourmet, listos para consumir sin necesidad de cubiertos.
3. La presentación deberá ser acorde con la naturaleza formal y protocolaria de la actividad.
4. Los alimentos deberán mantenerse a la temperatura adecuada de conservación y servicio.
5. El contratista deberá cumplir la normativa sanitaria vigente aplicable a establecimientos y servicios de alimentación.
6. Los bocadillos serán diferentes entre sí, con un peso aproximado entre 40 g y 60 g por unidad.
7. Los bocadillos deberán servirse en presentación individual elegante.
8. El montaje deberá mantener uniformidad en tamaño, apariencia y decoración.
9. No se aceptarán productos aplastados, quebrados, húmedos o con deterioro visible.
10. Los bocadillos deben permitir consumirse en dos o tres bocados para facilitar la interacción entre participantes.
11. Excelente presentación visual.
12. Sabor, textura y aroma característicos.
13. Ingredientes frescos y de primera calidad.
14. Porciones uniformes.
15. Cumplimiento de normas de inocuidad alimentaria.
16. Sustitución inmediata de cualquier producto que no cumpla las condiciones de calidad exigidas.

 

Para el plato principal considerar:

1. Dos porciones individuales de proteína de alta calidad, cocinada al momento o mantenida bajo condiciones que garanticen sus características organolépticas.
2. Proteína de 180 g a 220 g cocidos.
3. Un acompañamiento de almidón de 120 g a 180 g.
4. Un acompañamiento vegetal sean vegetales frescos cocidos o salad bar servido en plato de 100 g.
5. Una pieza de pan artesanal individual con mantequilla o acompañamiento equivalente.
6. Postre de 80 g a 120 g.
7. Vajilla de porcelana o similar de calidad ejecutiva.
8. Montaje uniforme para todos los participantes.
9. Decoración sobria y elegante acorde con la naturaleza protocolaria del evento.
10. Los alimentos deberán servirse calientes cuando corresponda y en porciones homogéneas.
11. La totalidad de los alimentos suministrados deberá cumplir con los más altos estándares de calidad, inocuidad, frescura y presentación.
12. Todos los alimentos serán preparados con ingredientes frescos, aptos para el consumo humano y adquiridos mediante cadenas de abastecimiento que aseguren su adecuada conservación.
13. Las materias primas utilizadas deberán encontrarse dentro de su período de vida útil y presentar características organolépticas óptimas.
14. Los alimentos deberán presentar sabor agradable, equilibrado y acorde con la preparación ofrecida, sin exceso de sal, azúcar, grasa o condimentos que alteren su aceptación general.
15. Las preparaciones deberán mantener una textura apropiada según su naturaleza, evitando alimentos resecos, quemados, recocidos, crudos cuando no corresponda, o con signos de deterioro.
16. Los bocadillos, acompañamientos, plato fuerte y postres deberán contar con tamaños y porciones uniformes para todos los participantes, suficientes para satisfacer adecuadamente la necesidad alimentaria del evento.
17. Los alimentos calientes deberán servirse a temperatura adecuada para su consumo, conservando sus propiedades de sabor, textura y presentación.
18. Los alimentos fríos deberán mantenerse en condiciones de refrigeración apropiadas hasta el momento del servicio.
19. No se aceptarán alimentos marchitos, deshidratados, con cambios de color, olor o apariencia que evidencien pérdida de frescura o calidad.
20. Las frutas, verduras y elementos de decoración gastronómica deberán encontrarse frescos, limpios y en buen estado.
21. El montaje de los platos deberá ser uniforme, limpio, ordenado y acorde con la naturaleza protocolaria de la actividad.
22. La presentación general deberá reflejar un estándar ejecutivo o gourmet, procurando una adecuada combinación de colores, texturas y elementos decorativos.
23. Los alimentos deberán estar listos para servir y consumir, sin requerir procesos adicionales de preparación por parte del oferente.18. Bebidas: El servicio deberá mantenerse disponible durante la actividad (ilimitada), de acuerdo con la modalidad de atención definida por el contratista y aprobada por CONAPE.
    1. Bebidas frías: Deberá disponerse, como mínimo de: Agua, Bebidas naturales y Bebidas gaseosas.
    2. Bebidas calientes: Deberá disponerse de café negro, café con leche, varios tipos de té, cualquier otro que el contratista considere necesario para el tipo de actividad.
    3. Brindis: Deberá proporcionar vino espumante sin alcohol para la cantidad de personas confirmadas para realizar un brindis. Se deberá contemplar: Una copa por persona, cristalería adecuada y servicio de saloneros. (cantidad definida por cantidad de participantes confirmados)

El brindis se realizará únicamente en el momento definido para tal efecto dentro del programa de la actividad, por lo cual, CONAPE comunicará oportunamente al contratista el momento en el cual debe comenzar a servirse.

1. Personal de Servicio: El contratista deberá proporcionar la cantidad de personal necesaria para garantizar una atención fluida y oportuna durante toda la actividad.
   1. Saloneros: El contratista deberá disponer de la cantidad de saloneros que, de acuerdo con su experiencia y características del servicio, resulte suficiente para atender a la cantidad de personas previamente confirmadas, como mínimo debe garantizar 1 por mesa y el tiempo de espera debe ser adecuado y uniforme para la entrega de alimentos y bebidas. Los saloneros deberán presentarse con vestimenta formal, uniforme o código de vestimenta establecido por el establecimiento y, cuando corresponda, deberán portar placa identificativa con su nombre, conforme a las prácticas del establecimiento.
   2. Coordinación del servicio: No se requiere la contratación de un maestro de ceremonias. Se requiere que el contratista designe una persona responsable de coordinar el servicio durante la actividad y atender cualquier situación operativa relacionada con la prestación contratada, para lo cual, debe indicar con antelación nombre y teléfono del contacto.
   3. Personal técnico: El contratista deberá disponer del personal técnico necesario para la instalación, operación, prueba y atención de los equipos de sonido, iluminación y audiovisuales durante la actividad.

 

1. Equipo Audiovisual, Sonido e Iluminación: El contratista deberá proporcionar todos los equipos, accesorios, cableado, conexiones y personal técnico necesarios para garantizar el correcto funcionamiento del sistema audiovisual e iluminación durante la actividad.
   1. Sonido: El sistema de sonido deberá ser adecuado para un espacio con capacidad para 250 personas, garantizando una reproducción clara y uniforme en todo el salón. Deberá incluir, como mínimo: sistema de amplificación, parlantes adecuados al tamaño del salón, consola de sonido, 3 micrófonos inalámbricos, 1 micrófono para el atril, 3 micrófonos adicionales que sean necesarios para las actividades programadas, cableado y accesorios y operador técnico durante la actividad. El contratista deberá permitir realizar pruebas de sonido previamente al inicio de la actividad.
   2. Reproducción audiovisual: El sistema deberá permitir la reproducción de presentaciones, fotografías, videos u otros contenidos digitales proporcionados por CONAPE, el contratista deberá realizar previamente las pruebas técnicas necesarias para verificar la compatibilidad de los archivos y equipos. El contratista debe indicar con suficiente antelación los formatos permitidos de audio, video y sonido. CONAPE proporcionará oportunamente los contenidos audiovisuales que deban proyectarse.
   3. Iluminación: El contratista deberá proporcionar el técnico y la iluminación necesaria para el adecuado desarrollo de la actividad, incluyendo iluminación general del salón, iluminación ambiental e iluminación escénica.

El escenario deberá contar con iluminación suficiente para las intervenciones, presentaciones y actividades que se desarrollen en él.

El sistema deberá permitir ajustar la iluminación de acuerdo con las diferentes etapas del evento.

1. Pantalla o sistema de proyección: El contratista deberá proporcionar una pantalla LED o sistema de proyección y puntero, según las características del espacio. El sistema seleccionado deberá garantizar imagen nítida, buena resolución, correcta reproducción de colores, adecuada visibilidad desde las diferentes áreas donde se ubiquen los asistentes y tamaño apropiado para un evento de 250 personas. Se podrá disponer de pantallas alrededor del salón para garantizar visualización del evento, que no limiten, distorsionen o afecten la percepción de los participantes, su espacio o condiciones para apreciar la actividad.

La solución tecnológica podrá ser mediante pantalla LED, proyector u otra tecnología equivalente, siempre que cumpla con las condiciones de calidad y visibilidad requeridas. La ubicación y cantidad definitiva de pantallas será determinada de acuerdo con las características del espacio ofrecido y deberá garantizar una adecuada visibilidad para los asistentes.

1. Música de fondo con DJ: El contratista deberá proporcionar servicio de música de fondo con DJ, durante todo el desarrollo del evento de manera continua de acuerdo con el protocolo establecido por CONAPE.

El servicio deberá incluir el equipo de reproducción y sonido necesario.

La música deberá ser apropiada para una actividad institucional formal y protocolaria.

La selección musical podrá ser previamente coordinada y aprobada con CONAPE.

1. Música clásica en vivo: Deberá contemplarse una presentación de música clásica en vivo, que incluya al menos un (1) instrumento(s) + voz. De acuerdo con lo siguiente:

Cantidad de músicos de 1 a 2

Instrumento(s): violín, guitarra, piano, arpa

Duración de la presentación: 40 minutos distribuidos en dos momentos específicos de 20 minutos cada uno, de acuerdo con la coordinación previa con CONAPE.

La selección musical y opciones de músicos debe ser previamente coordinada y aprobada por CONAPE

1. Arreglos florales:

El contratista deberá proporcionar arreglos florales de tipo ornamental, algunas opciones de flor puede ser Orquídeas, Lirios Cala, Rosas de Invernadero, Hortensias, Tulipanes, Anturios Blancos, o bien cualquier otra sugerida por el contratista y previamente aprobada por CONAPE. Los arreglos requeridos son los siguientes:

1. Centros de mesa florales para las mesas de los asistentes. Los centros de mesa deberán:

• Ser de carácter floral.
• Ser definidos y aprobados previamente por CONAPE.
• Permitir la adecuada visibilidad y comunicación entre los asistentes.
• No obstaculizar la colocación de vajilla, alimentos y bebidas.
  1. 2 arreglos florales para la entrada
  2. 1 arreglo floral para el atril.
  3. 1 arreglo floral para la tarima o escenario en forma horizontal.

El contratista deberá brindar opciones de diseño propuestos de acuerdo con la actividad, por lo cual será CONAPE quien escoja el diseño de las opciones brindadas.

1. Conectividad y facilidades del establecimiento:
   1. El establecimiento deberá proporcionar acceso a Wi-Fi, con capacidad suficiente para atender las necesidades de conectividad propias de una actividad de 250 personas.
   2. Deberá disponerse de dos mesas o espacio para recepción/registro de invitados y tres sillas para cada mesa.
   3. Espacio específico para atención de periodistas u otros. Disponibilidad de una sala para atención de personas específicas en forma más personalizada.
   4. Disponibilidad de una habitación o sala cerca durante todo el día para los organizadores del evento.

El establecimiento deberá proporcionar las condiciones de seguridad que, de acuerdo con sus características y la normativa aplicable, resulten necesarias para el desarrollo seguro de la actividad.

1. Climatización: El salón deberá contar con condiciones adecuadas de temperatura y ventilación durante toda la actividad. El aire acondicionado deberá mantenerse funcionando durante el evento de manera que se garantice el confort de los asistentes. La climatización deberá abarcar la totalidad del espacio utilizado para la actividad.
2. Servicios sanitarios: El establecimiento deberá disponer de servicios sanitarios suficientes, en condiciones adecuadas de higiene, funcionamiento y accesibilidad, conforme a la normativa costarricense vigente.
3. Permisos y autorizaciones: El contratista deberá contar, bajo su responsabilidad, con todos los permisos, licencias, autorizaciones, certificaciones y condiciones requeridas por las autoridades competentes para la operación del establecimiento y la prestación de los servicios objeto de esta contratación.
4. Coordinación y pruebas previas: El contratista deberá coordinar con CONAPE, con suficiente antelación, todos los aspectos relacionados con el montaje, distribución, alimentación, sonido, audiovisuales, iluminación, música y demás servicios incluidos. Antes del inicio de la actividad deberá realizarse una prueba integral de:    

1. Micrófonos.
2. Reproducción audiovisual.
3. Pantalla LED o sistema de proyección.
4. Iluminación.
5. Música.
6. Conexiones y equipos requeridos.

El contratista deberá disponer de personal técnico durante la actividad para atender oportunamente cualquier falla o requerimiento relacionado con los equipos suministrados.

1. Ingreso de proveedores externos: El contratista deberá permitir el ingreso de los proveedores contratados directamente por CONAPE para la realización de servicios complementarios, particularmente los relacionados con decoración, montaje u otros elementos de la actividad. Además, deberá coordinar previamente con CONAPE los horarios y condiciones de ingreso, carga, descarga, montaje y retiro de dichos proveedores. No podrá impedirse el ingreso de estos proveedores cuando se encuentren debidamente autorizados por el contratista y CONAPE y cumplan las disposiciones de seguridad y operación del establecimiento.
2. Visita y verificación del espacio: El contratista deberá permitir realizar una visita previa para realizar una visita al espacio propuesto, con el propósito de verificar las condiciones físicas, distribución, accesibilidad, estacionamiento, escenario, equipos, servicios y demás características relevantes para la prestación del servicio. La visita podrá incluir la revisión de las condiciones necesarias para la instalación y operación de los equipos audiovisuales y de sonido.
3. Calidad y responsabilidad del contratista: El contratista será responsable de garantizar que todos los servicios, equipos, instalaciones, alimentos, bebidas, mobiliario y demás elementos suministrados cumplan con las condiciones de calidad, seguridad, higiene, funcionamiento y presentación requeridas.

Cualquier equipo que presente fallas deberá ser sustituido o reparado oportunamente, sin costo adicional para CONAPE.

Los alimentos deberán servirse en condiciones adecuadas de temperatura, cantidad, presentación e inocuidad.

Para garantizar la continuidad del servicio durante todo el evento, el contratista deberá contemplar contar con una planta eléctrica en caso de ser requerida

1. Disposiciones: Todos los servicios deberán prestarse de manera coordinada e integrada, de conformidad con el programa de la actividad y las instrucciones que oportunamente comunique CONAPE.

Las características que a la fecha se encuentran pendientes de definición serán comunicadas al contratista dentro del plazo que se establezca contractualmente, siempre que no impliquen una modificación sustancial del objeto ni de las condiciones esenciales de la contratación.

El contratista deberá indicar claramente cualquier condición técnica, operativa o logística necesaria para la adecuada ejecución de los servicios ofrecidos.

CONDICIONES PARA OFERTAR

Vigencia de la oferta	Mínimo 60 días hábiles posteriores a la apertura de ofertas.
Domicilio del Contratista	Desde la notificación del contrato (1 día hábil posterior), el Contratista deberá informar un medio de contacto, persona, teléfono, correo electrónico, para atención del objeto contratado por parte del Administrador del Contrato o para notificaciones fuera de Sicop.
Compromiso de cumplir normas	1.     Todo trabajo deberá ser realizado de acuerdo con las normas técnicas y profesionales, respetando en todos sus alcances, las regulaciones locales, reglamentos, códigos y leyes pertinentes. 2.     El Contratista deberá suministrar servicios de primera calidad, para cumplir con las especificaciones técnicas contenidas en el pliego de condiciones.
Propiedad de CONAPE	Todo el material desarrollado o utilizado en la ejecución de la presente contratación, en su totalidad o en cualquiera de sus fases, será propiedad del CONAPE, reservándose el derecho de utilizarlos posteriormente según su criterio para procesos internos garantizando la confidencialidad del Contratista.
Confidencialidad de la información de CONAPE	El Administrador del Contrato se compromete a facilitarle al contratista la información, documentos, y cualquier registro existente que resulte necesario para el correcto desarrollo de los servicios contratados. Debiendo por su parte el contratista respetar la propiedad de la información recibida necesaria para el cumplimiento del contrato y de no divulgar so pena de las implicaciones legales pertinentes. El contratista y su personal, guardarán estricta y absoluta confidencialidad sobre los registros, la información y los datos puestos en su conocimiento por la Administración, mediante cualquier clase de documento o medio electromagnético, ello durante el procedimiento de contratación, en ejecución contractual, e inclusive, a posteriori de la relación establecida. CONAPE se reserva el derecho de acudir a las vías que estime necesarias ante eventuales incumplimientos de este compromiso.
Normas generales a cumplir por el contratista en CONAPE	1.     Un día hábil antes de prestar servicios deberá comunicar personas que ingresan a la Institución, mediante listado y aportando planilla de CCSS y el INS para póliza de riesgos del trabajo. La información será remitida al Administrador del Contrato, quien la entregará al Encargado de Salud Ocupacional en CONAPE. 2.     La falta de suscripción, pago, renovación o prórroga de alguna de las pólizas a cargo del Contratista dará derecho a no permitir el ingreso, detener los trabajos hasta que se renueven los requisitos; y el atraso que esto ocasione en los plazos de entrega y los eventuales sobrecostos será responsabilidad exclusiva del Contratista. 3.     Si la situación no se corrige, CONAPE podrá rescindir, de pleno derecho el contrato, previo a un debido proceso por parte de la Administración. 4.     Para efectos de pago, con cada factura se deberá remitir las planillas correspondientes para verificar información.
Responsabilidades para el personal del Contratista	El personal asignado por el Contratista durante su permanencia en CONAPE, deberá acogerse a las normas que la Administración mantiene en sus instalaciones, seguridad, salud, ética, entre otras.
Ofertas conjuntas	No se permitirá la presentación de ofertas conjuntas; solamente se admitirán ofertas individuales o en consorcio, siempre y cuando se encuentren en estricto apego a la normativa vigente sobre este tema.
Ofertas en Consorcio	En caso de ofertas en consorcio, se deberá presentar un acuerdo consorcial, donde se indique lo siguiente: 1.     Calidades, incluido domicilio y lugar para recibir notificaciones y capacidad de las partes. 2.     Designación de los representantes, con poder suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago. 3.     Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sean recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y de los compromisos y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual. 4.     El porcentaje de la participación de cada uno de ellos. 5.     Plazo del acuerdo, que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual. 6.     Todos los miembros del consorcio deberán cumplir con requisitos de ley, estar en Sicop, cuotas al día CCSS, Fodesaf, Tributación, patente, permiso de funcionamiento y cualquier otra normativa o requisito para ejercer actividad comercial. Exenciones deberán demostrarse mediante documento emitido por la entidad vinculada al requisito.
Subcontratación	Se admite la subcontratación, conforme a normativa vigente, hasta un máximo de 50% del objeto contractual. Desde la oferta deberá presentar un desglose de los subcontratistas, detalle de actividades a realizar y porcentaje de participación. Los subcontratistas deberán cumplir con todas las normas señaladas en este documento, que le aplican al Contratista. Ejemplo, estar inscritos en Sicop, cumplimiento de cuotas al día CCSS, Fodesaf, Tributación, Patente y permiso de funcionamiento, pólizas de trabajo y responsabilidad civil, entre otros aplicables según normativa nacional.  Si la subcontratación no es registrada desde la oferta, no se podrá hacer uso de esta opción en forma posterior para ningún servicio.
Reuniones	1.     El Contratista deberá estar en disponibilidad de atender solicitudes de reunión con el Administrador del Contrato sea virtual o presencial según se coordine entre las partes. 2.     CONAPE utiliza la herramienta Teams para reuniones virtuales. 3.     Reuniones o trabajo a ejecutar deberá considerar jornada de trabajo institucional, de 7am a 3pm de lunes a viernes y de 8am a 4pm en la oficina regional. Trabajos fuera de este horario deberán ser coordinados con el Administrador del Contrato para obtener permisos correspondientes. 4.     En caso de que CONAPE cambie de horario por alguna situación especial o normativa se avisará con al menos 2 días de anticipación al contratista para que ajuste el mismo.
Sobre experiencia en extranjero	Constancias aportadas del extranjero deberá ser apostilladas.
Sobre impuestos	CONAPE NO está exento de impuestos, por lo que la oferta y la factura deberá detallar los rubros adjudicados con el impuesto al valor agregado.
Recursos de CONAPE	1.     De ser requerido el uso de espacio físico y mobiliario de CONAPE para la realización de reuniones, sesiones de trabajo o actividades, se debe presentar la solicitud al Administrador del Contrato indicando las actividades a realizar, el tiempo estimado y el personal involucrado, será el Administrador del Contrato quién autorice y coordine el uso de recursos internos para determinadas actividades relacionadas con la prestación del servicio. 2.     CONAPE no aporta equipo, software ni conexión a Internet, el Contratista deberá proveer los equipamientos y bienes necesarios para ejecutar el trabajo contratado. 3.     CONAPE no otorga espacio de parqueo para personal del Contratista, únicamente se autorizará el uso de parqueo si se cuenta con disponibilidad por plazo máximo de 3 horas para el Contratista en caso de supervisión, reuniones preestablecidas.
Oferta	1.     No se aceptan ofertas alternativas. 2.     Ofertas en moneda extranjera, se comparan con tipo de cambio de venta del dólar de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente el día de apertura de las ofertas. 3.     El oferente deberá identificar cualquier otro aspecto no contemplado en este documento, si fuese necesario para la adecuada entrega de los bienes y/o servicios y así indicarlo en la oferta. 4.     Es entendido que el oferente acepta todas y cada una de las cláusulas contenidas en estas condiciones, contemplando las normas legales, comprometiéndose a ajustarse estrictamente a las especificaciones técnicas y a las observaciones e indicaciones que haga CONAPE, así como a la normativa según Ley General de Contratación Pública y su reglamento. 5.     El oferente con el hecho de presentar su oferta, expresa que CONAPE queda libre de toda responsabilidad directa o indirecta y laboral que pueda surgir como consecuencia del cumplimiento del contrato, que origine la presente contratación. Queda entendido que no existirá relación laboral alguna entre la persona contratada y CONAPE.
Discrecionalidad de la Administración	1.     CONAPE se reserva el derecho aceptar la propuesta que juzgue conveniente a sus intereses, con posibilidad de adjudicar total o parcial o de rechazar ofertas, donde priva el interés público.
Obligaciones del Contratista	1.     El oferente debe estar al día en cuotas obrero patronal o como trabajador independiente en la Caja Costarricense de Seguro Social y en FODESAF, situación que se verificará en sitio Web de las instituciones, desde el momento en que cotiza hasta el momento en que finaliza la prestación del servicio. 2.     El contratista deberá acatar las directrices que le indique el Administrador del Contrato para una efectiva ejecución de los servicios. 4.     Todo trabajo rechazado será nuevamente ejecutado a satisfacción del Administrador del Contrato, sin costo adicional para conape. 5.     El Contratista cumplirá con todas las leyes y reglamentos de carácter general y especial que sean aplicables a la actividad contratada, y lo hará bajo su entera responsabilidad. 6.     El Contratista deberá suministrar servicios de primera calidad, para cumplir con las especificaciones técnicas contenidas en este pliego de condiciones. 7.     El contratista deberá tener presentes las limitaciones establecidas por CONAPE respecto a las personas que ingresen a sus instalaciones. Para todo ingreso de personas de su interés para prestar el servicio deberán contar con autorización gestionada por el Administrador del Contrato. 8.     El contratista debe cumplir con las jornadas labores de ley. 9.     El Contratista deberá cumplir con el pago de al menos el salario mínimo a sus colaboradores. 10. El Contratista deberá estar libre de contratación de población menor de edad trabajadora de acuerdo a lo establecido en el artículo 95 del Código de la Niñez y Adolescencia y la Ley 8922. 11. Queda entendido que el Contratista conoce perfectamente la magnitud y características del trabajo a que obliga el contrato y que se atiene a sus consecuencias conforme a la legislación vigente, ante eventuales incumplimientos totales o parciales. Entre ellas las correspondientes a resolución y rescisión contractual y procedimientos sancionatorios que podrían incluso inhabilitarle de su giro comercial habitual.
Facturación	Facturas se remiten al correo facturas@conape.go.cr Pago máximo 20 días hábiles posteriores a la entrega y recibo del objeto contractual.
Sobre el pago	1.     Del pago se retendrá el 2% por concepto de impuesto de renta. 2.     El pago será por bien o servicio entregado o ejecutado y recibido a satisfacción por el Administrador del Contrato, según indica este documento. 3.     CONAPE paga mediante transferencia en el BNCR o BCR, pagos a otras entidades se hace mediante transferencia, pero aplica el rebajo de la comisión del pago a efectuar. 4.     Para ejecutar el pago, el Contratista, deberá estar al día en cuotas obrero patronales, Fodesaf, Tributación y pólizas correspondientes. Se deberá remitir esta información con la factura, para proceder con pagos correspondientes.
Modificación contractual	Las modificaciones al contrato se regirán por lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento.
Contacto durante Ejecución Contractual	Contacto en ejecución contractual será exclusivamente con el Administrador del Contrato.