“Compra de basureros y contenedores para uso Hospitalario según demanda”.

III. CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Como persona oferente deberá entenderse persona física y/o jurídica.
B. La persona oferente debe cotizar el producto con estricto apego a la descripción y unidad de medida establecida en el Anexo N°1- Lista de insumos y considerar la presentación o empaque que se solicita en cada caso, la cual debe respetarse tanto para efectos de cotización como de entrega del producto.

C. La descripción técnica y demás documentos solicitados en este pliego y/o relacionados directamente con el producto, su fabricación, almacenaje, estudios, certificaciones y otros detalles técnicos, deben ser en idioma español o inglés. En caso de presentarse en inglés, deberá acompañarse la respectiva traducción al español.

D. De conformidad con los parámetros de calidad la persona oferente debe ofrecer, todos los productos totalmente nuevos y que cumplan los estándares de calidad para los suministros requeridos.

E. Aspectos subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.
F. La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia de +/-4,71%; para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

G. Moneda de cotización: La persona oferente podrá cotizar en la plataforma SICOP en cualquier moneda.

H. Para el presente proceso, se debe considerar que no corresponde la cotización del rubro de imprevistos, de acuerdo, con el desglose de precios solicitado en el Capítulo II Aspectos formales aparte Requisitos formales de la persona oferente.

IV. REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA OFERENTE:
A. Plazo de entrega: El INS realizará los pedidos según su necesidad y la persona oferente que resulte persona adjudicataria contará con un plazo máximo de 60 días naturales para la entrega de los suministros a partir del recibo de la solicitud.
El INS se reserva el derecho de requerir pedidos a las personas adjudicatarias, con plazos superiores a los 60 días naturales, según criterios de oportunidad y conveniencia, para lo cual se indicará en cada pedido el plazo mínimo y máximo de entrega.

Con solo presentar su oferta se tiene por aceptado ese plazo máximo; sin embargo, para considerar el plazo como elemento de desempate, podrá indicar plazo de entrega menor al máximo establecido.
Plazo de entrega indicado como inferior a un día, cero días o inmediato, se entenderá como un día natural para efectos de desempate y ejecución.

Se desestimarán las ofertas que superen el plazo de entrega definido.
B. Acreditar expresamente para cada una de las líneas ofertadas si los suministros se encuentran sujetos al Impuesto de Valor Agregado y aportar la prueba de mérito cuando corresponda. (códigos Cabys y documento EXONET), para lo cual deben completar el Anexo N°4 Verificación Exoneraciones IVA y Timbres, con la información completa.
C. La persona oferente debe aportar la ficha técnica o catálogo de todas las partidas cotizadas, la misma debe ser idéntica al producto ofrecido y debe venir en idioma español o inglés. En caso de presentarse en inglés, deberá acompañarse la respectiva traducción al español.

D. Muestras: La persona oferente deberá entregar la cantidad de muestras indicada en el Anexo N°1 por partida cotizada, idéntico al producto cotizado identificado con los siguientes datos:

• Nombre de la persona oferente que las presenta.
• Nombre del producto.
• Número de la presente contratación.
• Código del INS.
• Número de partida.
Las muestras, serán sometidas a pruebas de confrontación, en donde se contemplará características, marca, esta se realizará por análisis visual y comprobación de la ficha técnica y la muestra aportada. Las muestras serán analizadas por colaboradores del Centro de Distribución y Logística del INS, en adelante CEDINS.

Los suministros entregados durante la ejecución del contrato serán evaluados contra la muestra aportada por la persona adjudicataria para el proceso de contratación.
Presentación de las muestras:
La (s) muestra (s) a aportar deberá (n) ser idéntica (s) al producto que entregará en caso de ser adjudicado, la persona Oferente deberá entregar las muestras para cada partida en el que participa de acuerdo con el Anexo N°1 “Lista de insumos” y debe estar debidamente rotulada con el nombre de la persona oferente, número de concurso y número de partida. No se aceptará la presentación de muestras rotuladas iguales para dos o más líneas diferentes.
Ejemplo de etiqueta:
Nombre de la empresa: N° de Concurso: N° de Partida: Clave SIFA: -----------------------------------------------------------------------
Código SICOP Nombre del Insumo:

Para efecto de valoración técnica, la persona oferente podrá entregar la (s) muestra (s) a partir del día hábil posterior a la publicación del proceso en horario de las 8:00 a las 15:00 horas en el CEDINS, ubicado en el Coyol de Alajuela, en el Parque Logístico Green Park Free Zone (Autopista Bernardo Soto, 1,3 kilómetros al oeste del Hotel Aeropuerto), edificio número 8.

Para la entrega se debe coordinar con los funcionarios: Alejandra Méndez (amendeza@grupoins.com), Jiuver Alfaro (jalfaroc@grupoins.com) e teléfono 2287-6000 extensiones: 38207, 38222, respectivamente.

Tipo de pruebas que se van a realizar a las muestras:

Organolépticas: Las muestras serán analizadas organolépticamente por el personal técnico del CEDINS. Hay que recalcar que, al referirse a las propiedades organolépticas, estas son las que se perciben con los órganos de los sentidos, como la textura, el color, consistencia, elasticidad, el tamaño, según corresponda.

Así mismo, será utilizado el sistema métrico decimal, medidas de longitud, mediante instrumentos como: regla, lupa, centímetro, micrómetro, romanas, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas dadas en la ficha del producto y asegurar el cumplimiento de las estás y por ende la finalidad de la compra.
Conjuntamente se verificará la información mediante literatura técnica, catálogos, documentación y certificados de terceros aportados por el proveedor en su oferta
En caso de que, durante el análisis organoléptico de cualquiera de las muestras, se presente duda razonable sobre la calidad y seguridad física y/o biológica del producto en cualquiera de sus partes, se solicitará enviar el artículo a un análisis especializado hecho por un laboratorio certificado por el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), que verifique y certifique los aspectos puestos en duda sobre las características del producto, todo este proceso con cargo al oferente.

Responsable técnico de realizar las pruebas y valorarlas:

El personal técnico del CEDINS, se encargará de valorar las muestras y realizar las pruebas organolépticas.

• Metodología utilizada en la aplicación de pruebas:
• Metodología para pruebas organolépticas y metrológicas:
Serán analizadas por parte del personal técnico del CEDINS, mediante pruebas organolépticas (vista, tacto, olfato), además de las pruebas metrológicas, se utiliza el sistema métrico decimal, medidas de peso y de volumen según corresponda, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel y asegurar el acatamiento para cada insumo en particular, con la finalidad para la cual serán adquiridos de la siguiente forma:

Se verificará la muestra del producto, utilizando literatura técnica adjunta, catálogos, sitio web, certificados de terceros y mediante inspección visual y táctil.

• Metodología para pruebas de laboratorio u otros: No se requieren
La presentación de las muestras es indispensable para corroborar que se ajuste estrictamente al objeto contractual.

Las muestras de las ofertas no adjudicadas podrán retirarse una vez que el concurso adquiera firmeza, para lo cual, la persona oferente contará con quince (15) días naturales a partir de la citada firmeza. Después de este período, la Administración dispondrá libremente de ellas. Para la devolución de las muestras en el momento que corresponda, la persona oferente deberá presentar una nota en el CEDINS, solicitando dicha devolución.

Las muestras de las ofertas adjudicadas las conservará el Instituto para ser utilizadas como referencia al momento de recibir el producto y hasta un (1) año posterior a su fecha de expiración, para los efectos técnicos que correspondan.
Procedimiento para asistir a la valoración de muestras:

Podrán asistir al procedimiento de análisis de las muestras aquellas personas oferentes que hayan presentado las muestras antes de la apertura. Para ello, deben indicar por medio de correo informal en un plazo máximo de 3 horas hábiles posteriores a la hora de apertura del proceso de compra: las personas designadas (2 personas máximo sin excepciones) por el representante legal para asistir a la revisión técnica, así como indicar las partidas para las cuales tiene interés de asistir. Dicha información se debe remitir al correo: ssuarezr@grupoins.com. Posteriormente, el personal técnico y administrativo del CEDINS les estará indicado la fecha y hora en la cual se estará convocando al proceso de revisión.

En aquellos casos donde existan fallas ocultas, que solo puedan ser detectadas hasta que el producto este en uso, la persona adjudicataria se compromete a reponer el producto en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, sin poder trasladar al INS el costo de dicha reposición.

En caso de no remitir el correo con la información de la asistencia en el plazo indicado, se dará por entendido que no va a participar, por lo que no se aceptaran solicitudes posteriores al plazo indicado y en otras etapas contractuales.

Será permitido el ingreso de dos representantes de la empresa, en caso de llegar 10 minutos posterior a la hora pactada, no serán recibidos. Bajo alguna circunstancia de fuerza mayor, en que los representantes no puedan asistir a la cita, deberá comunicarlo (al mismo correo donde solicito la cita) al menos con 24 horas hábiles de anticipación, la reprogramación de la cita quedara a sujeta a disponibilidad de la Administración, en caso, de no indicarlo y no asistir a la cita en la fecha pactada, no se realizarán reprogramaciones.

Se estarán asignando las citas por día para las partidas y líneas que se van a valorar, siendo que, se concederá el espacio a las personas oferentes conforme la capacidad instalada del CEDINS.

Durante el proceso de revisión de muestras, la persona oferente no podrá emitir criterio alguno y/o cuestionamientos respecto al proceso que realice la Administración. Además, en ninguna etapa de la valoración y análisis de las muestras podrá hacer manipulación de estas; únicamente podrá realizar cualquier señalamiento u observación a través del sistema digital unificado para compras públicas.

En aquellos casos donde la persona oferente mantenga una posición de desacato a lo anteriormente indicado respecto a no emitir criterio y manipular las muestras en la etapa de análisis, la Administración se reserva el derecho de solicitar el retiro del o los representantes de la empresa y en caso de que, la persona continue con la conducta de desacato, se procederá a cerrar el proceso de revisión y análisis de muestras y el personal técnico se retirará del lugar. La persona oferente que incurra en dicha situación podrá solicitar la reprogramación de la cita; no obstante, deberá designar otra persona distinta a la que incurrió en la conducta de desacato que derivó en la suspensión del proceso de revisión.

Al momento de la revisión y análisis de muestras, la Administración no emitirá, ni adelantará criterios sobre el cumplimiento o rechazo del insumo.

El análisis de las muestras quedará sujeto a la disponibilidad de las muestras que hayan entregado las personas oferentes al momento de la cita que hayan solicitado para participar del proceso.

De todo lo actuado se dejará constancia en el expediente electrónico tramitado al efecto en el sistema digital unificado.
E. Para todas las partidas, la persona oferente deberá indicar las condiciones de almacenamiento del producto ofrecido.

F. Código de barras: La persona oferente, en caso de resultar persona adjudicataria, se compromete a entregar los bienes identificados mediante simbología GS1, según la naturaleza y condiciones de estos, como se especifica en el anexo 1.

• Bienes que requieren solo identificación unitaria
• Bienes que tienen fecha de expira, caducidad o vida útil
• Bienes que tienen lote y fecha de expira, caducidad o vida útil
• Aplicadores de identificación por empaques cuando corresponda

En caso de alguno de los suministros cuente con lote o expira desde fábrica y no haya sido así consignado en el anexo, queda establecida la obligatoriedad de que estos elementos sean considerados por la persona Adjudicataria en la identificación por GS1.

Será causa de rechazo en puerta la adulteración de datos o la omisión de estos en el etiquetado por simbología GS1, para evadir su correcta consignación o etiquetado.

Las etiquetas deberán elaborarse bajo los estándares de GS1, con adecuada adhesividad, tamaño razonable a las dimensiones del bien e indelebles a la manipulación. Cualquier particularidad que aplicare al bien y que no se encuentre descrita en estas condiciones, deberá apegarse a las recomendaciones y estándares de GS1 Costa Rica.

Las etiquetas deberán contar en su estructura los siguientes identificadores de aplicación, según corresponda.

1-Bienes que requieren solo identificación unitaria: según el tamaño del objeto, podrá identificarse en simbología GS1.4

a- Datamatrix con el aplicador (01) GTIN-13 en objetos muy pequeños o en su empaque unitario, donde una etiqueta de mayor tamaño pudiera ocultar información relevante del fabricante.

b- Si el producto propuesto viene en empaque secundario unitario, podrá etiquetarse este con simbología GS1 Datamatrix en sustitución del empaque primario.

c- Código de barras EAN (GTIN-13) y la descripción del producto en texto cuando las dimensiones de los bienes así lo permitan.

d- Empaque Secundario: según dimensiones del empaque y cantidad de unidades contenidas, podrá ser en simbología GS1 Datamatrix o GS1 128: (01) GTIN y aplicadores de fracción si aplicaren.

2.Bienes que tienen fecha de expira, caducidad o vida útil y lote: utilizar los identificadores de aplicación (15) o (17) según corresponda; si demás el producto desde su origen trae lote, deberá consignarse el aplicador (10).

2.1. Etiquetado por agrupación o niveles de empaque:
a-Empaque Secundario: según dimensiones del empaque y cantidad de unidades contenidas, podrá ser en simbología GS1 Datamatrix o GS1 128: (01) GTIN, y todos lo aplicadores de identificación mencionados en el punto anterior que correspondan a bien adjudicado. Además, deberá consignarse en la etiqueta el código SIFA, la descripción del bien y toda la información de los aplicadores de identificación como texto para lectura humana
b-Empaque terciarios, cuaternarios y quinarios: GS1-128, este código debe contemplar en su estructura los siguientes identificadores de aplicación: (01) GTIN-14, y todos lo aplicadores de identificación mencionados en el punto anterior que correspondan a bien adjudicado. Además, deberá consignarse en la etiqueta el código SIFA, la descripción del bien y toda la información de los aplicadores de identificación como texto para lectura humana.

G. La persona oferente debe aportar en su oferta mediante declaración jurada, compromiso de que el vencimiento del producto cotizado no será menor a 12 meses posteriores a cada fecha de entrega en el CEDINS. En caso de que la persona oferente no pueda cumplir con el requisito de vencimiento de 12 meses, posteriores al ingreso de la mercadería al CEDINS, deberá -como estándar de calidad- presentar carta de compromiso de reposición, documento en el que garantiza la reposición del producto en caso de vencimiento, bajo las siguientes condiciones:

• El Instituto se reserva la potestad de aceptar el compromiso de cambio propuesto.
• No se recibirán productos productos con compromiso de cambio cuya fecha de expiración sea inferior a doce (12) meses, salvo que exista una justificación técnica debidamente autorizada por las jefaturas o encargados.
• El Instituto podrá definir la cantidad a recibir bajo compromiso de reposición.
• El INS podrá coordinar la reposición del producto con cuatro meses de anticipación a la fecha de expiración.
• La reposición deberá efectuarse en un plazo máximo de treinta días naturales posteriores a la fecha señalada en la notificación formal del Instituto.
• La persona oferente acepta que la carta deberá entregarse en el CEDINS junto con el producto, y debe contener la siguiente información: dirigida al INS, información del proveedor, cantidad de producto entregado, número de lote y fecha de vencimiento, la cual deberá ser firmada por el representante legal de la persona Adjudicataria.
H. Sobre el establecimiento la persona oferente debe aportar:

1. Permiso sanitario de funcionamiento para la actividad, extendido por el Ministerio de Salud, el cual debe estar vigente a la fecha de apertura y dentro de la vigencia del contrato.

2. La persona oferente debe aportar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto a dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe ser atinente a la relación contractual y estar a nombre de la persona oferente; o bien, presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.
I. Índice de Precios: De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

En caso de que aporte índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

a) País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)
b) Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.
c) Ente público competente que divulga el índice.
d) Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

2. La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

3. En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.

4. Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona Oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde la persona oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos.

J. La persona oferente deberá manifestar expresamente en su oferta, que se compromete a establecer un plan contingente para la prestación del servicio, ante cualquier desastre natural o incidentes que puedan poner en riesgo la continuidad del servicio contratado.

Asimismo, en caso de resultar persona adjudicataria; deberá remitir el o los planes a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la formalización. La Unidad Usuaria; podrá remitir sus observaciones en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción al contratista en aquellos aspectos que se consideren necesarios; ajustes que deberá realizar el contratista o bien generar una contrapropuesta a la Administración durante los dos días hábiles siguientes después de recibidas las observaciones de la Administración.

Lo anterior sin perjuicio de que ambas partes se reúnan para conciliar un plan de acción, esto sin costo adicional para el INS.

Conforme se indica en el pliego de condiciones