SERVICIO DE LOGÍSTICA, HOSPEDAJE Y ALIMENTACIÓN PARA LLEVAR A CABO LA 38° FINAL DE LA OLIMPIADA COSTARRICENSE DE MATEMÁTICA 2026

1. FECHA DEL EVENTO: Del 23 al 25 de noviembre del 2026. Fecha de ingreso 23 noviembre hora 7:30 am y fecha de salida 25 de noviembre hora 9:00am.

2. HOSPEDAJE: Aproximadamente 300 personas. Favor darle prioridad a la cotización de habitaciones, dobles, triples y cuádruples si fuese el caso.

Se necesita la contratación de un espacio físico (e.g.,espacio, centro de reuniones, etc) y servicios de alimentación para el desarrollo de la Final de la Olimpiada Nacional de Matemáticas en donde participan alrededor de 300 personas entre estudiantes, tutores, colaboradores y la comisión organizadora.

3. UBICACIÓN DEL ESPACIO: El lugar debe estar localizado en la Gran Área Metropolitana, a un radio de 20 km de la UCR de la Sede Rodrigo Facio en San Pedro.

4. ESPACIOS ADICIONALES:  

• Uno o varios salones cuyas capacidades sumen al menos 180 personas con distribución tipo escuela o mesas grandes, para que apliquen pruebas escritas (lunes 23 en la tarde de 1 a 6 pm y martes 24 en la mañana de 6:30 am a 12 md, durante 5 horas y media en ambos días). Las mesas deben ser adecuadas en formato escuela para hacer exámenes escritos individuales y con espacio suficiente para tener material (compás, hojas sueltas, etc). Debe haber una distancia de al menos 0.5 metros entre cada estudiante. Estos salones deben tener buena iluminación y ventilación. Indispensable contar con servicios sanitarios cerca o en el mismo piso del salón. Cada salón debe tener una mesa principal para 2 personas.
• Un salón adicional (tipo aula) con distribución tipo escuela para 10 a 15 estudiantes para que apliquen pruebas escritas (lunes 23 en horas de la tarde y martes 24 en horas de la mañana, durante 6 horas). Las mesas deben ser adecuadas para hacer exámenes escritos individuales y con espacio suficiente para tener material (compás, hojas sueltas, etc). Debe haber una distancia de al menos 0.5 metros entre cada estudiante. Este salón debe tener buena iluminación} y ventilación. Indispensable contar con servicios sanitarios cerca o en el mismo piso de este salón. Debe tener una mesa principal para 2 personas.
  • Tres salones adicionales, con distribución para 30 personas cada uno, para utilizarlos lunes 23 y martes 24, durante todo el día (7:30 am a 10:00 pm hrs).
  • Un espacio que funcione como centro de operaciones (oficina), conexiones para computadoras e impresoras, escritorios o mesas amplias para 15 personas
  aproximadamente, buena iluminación, ventilación, servicios sanitarios cerca y con un grado de seguridad alto.
  • Todos los salones deben tener dispensadores de agua durante toda la estadía. En caso de tener aire acondicionado, la temperatura del salón debe oscilar entre 22-25 grados Celcius.
  • Las mesas de todos los salones deberán tener mantel y cubre mantel (colores a escoger de acuerdo con disponibilidad del oferente). No es necesario cubrir los pupitres.
  • Para el martes 24 de noviembre acondicionar un salón (en horario de 8:00 pm a 11:00 pm) con audio o salida de sonido ambiente y espacio para proyectar videos e imágenes (cortina o manta de proyección) y al menos dos micrófonos.

5. CONDICIONES DEL ESPACIO:
• Con zonas verdes y áreas de esparcimiento al aire libre (no indispensable).
• Todos los huéspedes deben dormir individualmente en camas separadas, (una cama
por persona) indistintamente del tipo de habitación.

6. SONIDO Y AUDIOVISUAL:
• El equipo de sonido que se requiere el día 24 de noviembre 2026, el sistema de audio debe de contar con 2 micrófonos y un espacio para proyectar (último punto del artículo).

7. NEGOCIACIONES:

• Disponibilidad para realizar el ingreso a las habitaciones lo más temprano posible el
día de ingreso, (preferiblemente entre 8:30 a.m. a 12:00 m.d.).
• La distribución de las habitaciones el día 23 de noviembre será responsabilidad de
OLCOMA de acuerdo con sus necesidades.

8. Estructura de precios

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 102 del RLGCP, todo oferente tiene la obligación de presentar la estructura del precio tanto en valores absolutos como porcentuales.  Para la presente licitación se establece que el formato para la presentación de la estructura del precio se realizará mediante la siguiente plantilla en la que se debe agregar cada línea en la que se presente una oferta (línea 1, ......Línea 2, Línea 3 y/o Línea 4 etc, según corresponda ), indicando el porcentaje de ponderación de cada componente dentro del precio total y el monto correspondiente. 
Instrucciones de llenado:
a) La columna “% Ponderación” debe sumar 100 %.
b) La columna “Monto (₡ / $ u otra )” debe coincidir con el precio total ofertado para la línea correspondiente.
c) Los montos deben incluir todos los costos, cargas, utilidades e impuestos aplicables, conforme a la normativa vigente y lo indicado en SICOP. Impuestos por separado, en caso de no indicarlos se presume que están incluidos 
d) Si la oferta se presenta en moneda extranjera, utilice el signo correspondiente y observe lo dispuesto en este proceso respecto a tipo de cambio y pagos.
e) Cuando existan subcontrataciones, refleje su costo en el renglón respectivo y asegure consistencia con lo declarado en su oferta técnica y administrativa.

f) Subcontrataciones no aplican: Si el oferente no prevé subcontrataciones, deberá consignar 0 % y ₡/$ u otra 0 en el renglón “Costos de subcontratación” y declarar expresamente que “No contempla subcontrataciones” en su oferta. En caso de que sí existan, deberá mantener consistencia con lo declarado en el punto 8.1 (Subcontrataciones) y adjuntar los respaldos correspondientes.

Impuestos 2%, u otro justificar cuando corresponda uno distinto 

La única estructura del precio valida para efectos de determinar el precio cierto y definitivo será la suministrada por la Administración en el presente pliego de condiciones, por ello, los oferentes deberán incluir cada elemento del precio según lo dispuesto en dicha estructura. Lo anterior, con el objetivo de evaluar las ofertas en igualdad de condiciones en cuanto precio se refiere.

ALIMENTACIÓN Y TIEMPOS:

Nota: se puede solicitar el día de entrada una variación de comidas con la cantidad entre 250 y 300

• Disponibilidad para habilitar menús para personas con diferentes alergias y
  restricciones alimentarias.
• En cuanto al desayuno del martes 24 y del miércoles 25, se solicita que sea completo y con opciones a escoger.
• En cuanto al refrigerio para los estudiantes que están realizando las pruebas (lunes 23 en la tarde, martes 24 en la mañana) se requiere que sea empacado y servido de forma individual en el salón de la prueba.
• Se solicita ajustar las cantidades de la alimentación según las necesidades,
  considerando los datos del cuadro de alimentación anterior (modificando según la cantidad final de personas hospedadas).

Revisar, leer y aportar los documentos indicados en el botón “Condiciones y      Declaraciones” establecidas en el pliego de condiciones del Sistema Digital Unificado.