“Compra de Viales según demanda”

CONDICIONES TÉCNICAS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. En todos los costos de la oferta debe incluirse el IVA. En caso de que alguno de los ítems indicados en la oferta o la persona oferente como tal se encuentren exentos del pago de dicho tributo, presentar el documento correspondiente que certifique dicha exención.

B. Como persona oferente deberá entenderse persona física y/o jurídica.

C. La persona oferente deberá cotizar la partida con estricto apego a las unidades de medida establecidas en el código SICOP y considerar la presentación o empaque que se solicita en cada caso y de acuerdo con lo establecido en el Anexo N°2 “Empaque y rotulación de los implementos médicos”.

D. La descripción técnica y demás documentos solicitados en este pliego de condiciones y/o relacionados directamente con el suministro deberán ser aportados en idioma español o inglés. Cuando la documentación se presente en un idioma distinto al español o al inglés, deberá acompañarse de la respectiva traducción al español bajo responsabilidad de la persona oferente, conforme a lo establecido en el artículo N.° 118 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública (RLGCP).

E. El suministro y todos sus componentes comprendidos en esta contratación deberán ser completamente nuevos, no se aceptará que el suministro posea todo o en parte instalados artículos o piezas remanufacturadas, reconstruidas, recicladas, reutilizadas, reajustadas, entre otros; además, deberán ser fabricados con materiales y mano de obra de primera calidad, libres de defectos que afecten su operación, funcionamiento, apariencia y vida útil.

F. Aspectos subsanables: Serán sujetos de subsanación los aspectos contemplados en el artículo N°135 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública. En cuanto a los hechos históricos, se permitirá su subsanación aún y cuando no estén referenciados en la oferta.

G. La persona oferente deberá considerar en su oferta que, para el presente proceso esta Administración define un rango de tolerancia de +/-26,27 para efectos del análisis de razonabilidad de precios en la etapa de evaluación de la oferta, de conformidad con lo señalado en el artículo 44 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

H. Moneda de cotización: La persona oferente podrá cotizar en la plataforma SICOP en cualquier moneda.

I. Para el presente proceso, se debe considerar que no corresponde la cotización del rubro de imprevistos, de acuerdo con el desglose de precios solicitado en el capítulo II Aspectos formales, Aparte Requisitos Formales de la Persona Oferente.

REQUISITOS TÉCNICOS PARA LA PERSONA OFERENTE:

A. Plazo de entrega: Para la partida única cotizada la persona oferente debe indicar en su oferta el plazo de entrega de los insumos de la presente contratación, siendo que el mismo no deberá superar el indicado en el Anexo N°1.

Para todos los efectos legales, se tendrá por iniciado a partir del día siguiente a la notificación por parte del INS de la orden de compra respectiva. 

B. La persona oferente debe presentar la ficha de especificaciones técnicas, los catálogos o literatura técnica oficial del fabricante para el producto cotizado, que permita corroborar y confirmar que cumple con los aspectos técnicos mínimos requeridos. La literatura deberá aportarse en idioma español o inglés. En caso de aportarse en un idioma distinto al español o al inglés, se requerirá que aporte la traducción libre bajo responsabilidad de la persona oferente, conforme a lo establecido en el artículo N.º 118 del Reglamento de la Ley General de Contratación Pública.

Así mismo deberá indicar marca y modelo del producto ofrecido, los cuales deben coincidir con el catálogo de fábrica aportado, en cuyo caso, deberá ser exactamente el mismo producto que entregará en caso de resultar persona adjudicataria.

C. Muestras: La persona oferente deberá entregar la cantidad de muestras indicada en el Anexo N°1 para la partida cotizada, idéntico al producto cotizado identificado con los siguientes datos:

• Nombre de la persona oferente que las presenta.
• Nombre del producto.
• Número de la presente contratación.
• Código del INS.
• Número de línea.

Las muestras, serán sometidas a pruebas de confrontación, en donde se contemplará características, marca, esta se realizará por análisis visual y comprobación de la ficha técnica y la muestra aportada. Las muestras serán analizadas por colaboradores del Centro de Distribución y Logística del INS, en adelante CEDINS.

Los suministros entregados durante la ejecución del contrato serán evaluados contra la muestra aportada por la persona adjudicataria para el proceso de contratación (ver apartado IV, inciso D Sistema de control de calidad).

Presentación de las muestras:

La (s) muestra (s) a aportar deberá (n) ser idéntica (s) al producto que entregará en caso de ser adjudicado, la persona Oferente deberá entregar las muestras para cada partida en el que participa de acuerdo con el Anexo N°1 “Lista de implementos médicos” y debe estar debidamente rotulada con el nombre de la persona oferente, número de concurso y número de partida. No se aceptará la presentación de muestras rotuladas iguales para dos o más líneas diferentes.

Ejemplo de etiqueta:

Nombre de la empresa: __________________________________

N° de Concurso: _______________________________________

N° de Partida: __________________________________________

Clave SIFA: ___________________________________________

Nombre del Insumo: _____________________________________

Para efecto de valoración técnica, la persona oferente podrá entregar la (s) muestra (s) a partir del día hábil posterior a la publicación del proceso en horario de las 8:00 a las 15:00 horas en el CEDINS, ubicado en el Coyol de Alajuela, en el Parque Logístico Green Park Free Zone (Autopista Bernardo Soto, 1,3 kilómetros al oeste del Hotel Aeropuerto), edificio número 8.

Para la entrega se debe coordinar con los funcionarios: Alejandra Méndez (amendeza@grupoins.com), Jiuver Alfaro (jalfaroc@grupoins.com) y teléfono 2287-6000 extensiones: 38207, 38222, respectivamente.

Tipo de pruebas que se van a realizar a las muestras:

Organolépticas: Las muestras serán analizadas organolépticamente por el personal técnico del CEDINS. Hay que recalcar que, al referirse a las propiedades organolépticas, estas son las que se perciben con los órganos de los sentidos, como la textura, el color, consistencia, elasticidad, el tamaño, según corresponda.

Así mismo, será utilizado el sistema métrico decimal, medidas de longitud, mediante instrumentos como: regla, lupa, centímetro, micrómetro, romanas, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas dadas en la ficha del producto y asegurar el cumplimiento de las estás y por ende la finalidad de la compra.

Conjuntamente se verificará con literatura, catalogo y documentación, certificados de tercera parte, aportados por el proveedor en su oferta.

• Pruebas de Laboratorio u otros: No se requieren.

En caso de que, durante el análisis organoléptico de cualquiera de las muestras, se presente duda razonable sobre la calidad y seguridad física y/o biológica del producto en cualquiera de sus partes, se solicitará enviar el artículo a un análisis especializado hecho por un laboratorio certificado por el Ente Costarricense de Acreditación (ECA), que verifique y certifique los aspectos puestos en duda sobre las características del producto, todo este proceso con cargo a la persona oferente.

Responsable Técnico de realizar las pruebas y valorarlas:

El personal técnico del CEDINS, se encargará de valorar las muestras y realizar las pruebas organolépticas.

Metodología utilizada en la aplicación de pruebas:

• Metodología para pruebas organolépticas y metrológicas:

Serán analizadas por parte del personal técnico del CEDINS, mediante pruebas organolépticas (vista, tacto, olfato), además de las pruebas metrológicas, se utiliza el sistema métrico decimal, medidas de peso y de volumen según corresponda, para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas solicitadas en el cartel y asegurar el acatamiento para cada insumo en particular, con la finalidad para la cual serán adquiridos de la siguiente forma:

Se verificará con literatura adjunta, catalogo y sitio web, certificados de tercera parte y el sentido de la vista y tacto una vez reconstituida la muestra del producto.

• Metodología para pruebas de laboratorio u otros: No se requieren

La presentación de las muestras es indispensable para corroborar que se ajuste estrictamente al objeto contractual.

Las muestras de las ofertas no adjudicadas podrán retirarse una vez que el concurso adquiera firmeza, para lo cual, la persona oferente contará con quince (15) días naturales a partir de la citada firmeza. Después de este período, la Administración dispondrá libremente de ellas. Para la devolución de las muestras en el momento que corresponda, la persona oferente deberá presentar una nota en el CEDINS, solicitando dicha devolución.

Las muestras de las ofertas adjudicadas las conservará el Instituto para ser utilizadas como referencia al momento de recibir el producto y hasta un (1) año posterior a su fecha de expiración, para los efectos técnicos que correspondan.

Procedimiento para asistir a la valoración de muestras:

Podrán asistir al procedimiento de análisis de las muestras aquellas personas oferentes que hayan presentado las muestras al día hábil de la apertura de las ofertas. Para ello, deben indicar por medio de correo informal en un plazo máximo de 3 horas hábiles posteriores al día de la apertura del proceso de compra: las personas designadas (2 personas máximo sin excepciones) por el representante legal para asistir a la revisión técnica, así como indicar las partidas para las cuales tiene interés de asistir. Dicha información se debe remitir al correo: ssuarezr@grupoins.com. Posteriormente, el personal técnico y administrativo del CEDINS les estará indicado la fecha y hora en la cual se estará convocando al proceso de revisión.

En caso de no remitir el correo con la información de la asistencia en el plazo indicado, se dará por entendido que no va a participar, por lo que no se aceptaran solicitudes posteriores al plazo indicado y en otras etapas contractuales.

Será permitido el ingreso de dos representantes de la empresa, en caso de llegar 10 minutos posterior a la hora pactada, no serán recibidos. Bajo alguna circunstancia de fuerza mayor, en que los representantes no puedan asistir a la cita, deberá comunicarlo (al mismo correo donde solicito la cita) al menos con 24 horas hábiles de anticipación, la reprogramación de la cita quedara a sujeta a disponibilidad de la Administración, en caso, de no indicarlo y no asistir a la cita en la fecha pactada, no se realizarán reprogramaciones.

Se estarán asignando las citas por día para las partidas y líneas que se van a valorar, siendo que, se concederá el espacio a las personas oferentes conforme la capacidad instalada del CEDINS.

Durante el proceso de revisión de muestras, la persona oferente no podrá emitir criterio alguno y/o cuestionamientos respecto al proceso que realice la Administración. Además, en ninguna etapa de la valoración y análisis de las muestras podrá hacer manipulación de estas; únicamente podrá realizar cualquier señalamiento u observación a través del sistema digital unificado para compras públicas.

En aquellos casos donde la persona oferente mantenga una posición de desacato a lo anteriormente indicado respecto a no emitir criterio y manipular las muestras en la etapa de análisis, la Administración se reserva el derecho de solicitar el retiro

del o los representantes de la empresa y en caso de que, la persona continue con la conducta de desacato, se procederá a cerrar el proceso de revisión y análisis de muestras y el personal técnico se retirará del lugar. La persona oferente que incurra en dicha situación podrá solicitar la reprogramación de la cita; no obstante, deberá designar otra persona distinta a la que incurrió en la conducta de desacato que derivó en la suspensión del proceso de revisión.

Al momento de la revisión y análisis de muestras, la Administración no emitirá, ni adelantará criterios sobre el cumplimiento o rechazo del insumo.

El análisis de las muestras quedará sujeto a la disponibilidad de las muestras que hayan entregado las personas oferentes al momento de la cita que hayan solicitado para participar del proceso.

De todo lo actuado se dejará constancia en el expediente electrónico tramitado al efecto en el sistema digital unificado.

D. La persona oferente debe indicar y detallar la garantía de fábrica que cubre para la partida única, siendo esta no menor a 3 meses.

No obstante, se debe entender que la vigencia de la garantía será a partir de la fecha en que el Instituto Nacional de Seguros de por recibido a satisfacción el equipo.

E. La persona oferente deberá indicar el contacto, correo electrónico, número telefónico y horario para hacer reportes en caso de fallas de los productos y hacer valer la garantía.

F. Aportar copia del Permiso sanitario de funcionamiento para la actividad, extendido por el Ministerio de Salud, el cual debe estar vigente a la fecha de apertura y dentro de la vigencia del contrato. La persona oferente deberá aportar certificación del permiso de funcionamiento, extendido por el Ministerio de Salud, el cual debe estar vigente a la fecha de apertura y durante toda la vigencia contractual. Para dicho permiso, la actividad descrita debe estar relacionada con el producto ofrecido (fabricante, importador o distribuidor de equipo y material biomédico para uso humano) de lo contrario no será tomado en consideración.

G. Patente: La persona oferente debe aportar copia de la Patente Municipal del cantón correspondiente al domicilio social o lugar de ejercicio del comercio, además deberá presentar una certificación o el recibo de pago, donde demuestre que se encuentra al día con el pago del impuesto a dicha patente, el documento presentado deber ser emitido por la municipalidad respectiva, según Ley 7794 art. 88. Esta patente debe ser atinente a la relación contractual y estar a nombre de la persona oferente, o bien presentar certificación emitida por la municipalidad respectiva que indique que la actividad contractual desarrollada no requiere de la patente comercial.

H. En el caso de que el bien ofertado se encuentre exonerado del impuesto del valor agregado y/o del timbre fiscal, la persona oferente debe aportar lo siguiente:

Declaración jurada del código CABYS (Catálogo de bienes y servicios para uso tributario y de cuentas nacionales) de cada bien ofertado o la documentación con el criterio de la Dirección General de la Tributación o normativa expresa, que señale la exoneración del IVA.

Si se encuentra exonerado por el artículo 4 de la “Ley Reguladora de Exoneraciones Vigentes, Derogatorias y Excepciones” (Ley 7293), debe indicar bajo que nombre se encuentra incluido cada bien ofertado en el Anexo 4 del Decreto Ejecutivo 21719 “Reforma Reglamento para la Importación de Medicamentos y para la Exoneración de Materias Primas, Insumos y todo Producto Intermedio o Final que se Utilice en la Elaboración de Medicamentos, así como otros Equipos Médicos”.

Para el cumplimiento de lo anterior, la persona oferente deberá presentar el Anexo N°4 debidamente cumplimentado.

I. La persona oferente debe aportar nota emitida por el fabricante en la cual se emita la autorización para comercializar el insumo, la cual debe de estar vigente a la fecha de apertura de ofertas y de cada una de las entregas. La cual debe de estar en idioma español o acompañado de la traducción oficial.

J. La persona oferente deberá aportar junto a su oferta, declaración jurada, en la que señale el compromiso de que el vencimiento del producto cotizado no podrá ser menor a veinticuatro (24) meses posteriores a cada fecha de entrega en el CEDINS.

En caso de que la persona oferente no pueda cumplir con el requisito de vencimiento de veinticuatro (24) meses, deberá -como estándar de calidad- presentar carta de compromiso de reposición, documento en el que garantiza la reposición del producto en caso de vencimiento, bajo las siguientes condiciones:

1. El INS se reserva la potestad de aceptar el compromiso de cambio propuesto.
2. El plazo de entrega no podrá exceder al plazo establecido en la contratación original.
3. No se recibirán insumos con compromiso de cambio cuya fecha de expiración sea inferior a doce (12) meses, salvo criterio técnico de la Regencia.
4. El INS podrá definir la cantidad a recibir bajo compromiso de reposición.
5. El INS podrá coordinar la reposición del implemento desde cuatro (4) meses de anticipación a la fecha de expiración.
6. La reposición deberá efectuarse en un plazo máximo de diez (10) días hábiles posteriores a la fecha señalada en la notificación formal del Instituto.
7. La persona oferente acepta que la carta debe entregarse en el CEDINS junto con el producto, y debe contener la siguiente información: dirigida al Instituto Nacional de Seguros, información del proveedor, cantidad de producto entregado, número de lote y fecha de vencimiento, tanto para medicamentos como implementos médicos.
8. Todo implemento debe contar mínimo, con la siguiente información del fabricante: fecha de fabricación, número de lote, fecha de vencimiento, dicha información debe coincidir con la del etiquetado colocado por el proveedor

K. La persona oferente deberá indicar expresamente en su oferta lo siguiente:

1. Marca y modelo del producto cotizado.
2. Código de barras: La persona oferente, en caso de resultar la persona adjudicataria, se compromete a entregar el producto con impreso del código de identificación en simbología GS1 Datamatrix contenido en su estructura los siguientes identificadores de aplicación:

Empaque primario: código de identificación en simbología GS1 Datamatrix con los aplicadores (01) GTIN, (17) FECHA VENCIMIENTO y (10) LOTE.

Si el producto propuesto viene en empaque secundario unitario, podrá etiquetarse este con simbología GS1 Datamatrix en sustitución del empaque primario.

Empaque Secundario y subsiguientes:  según dimensiones del empaque y cantidad de unidades contenidas, podrá ser en simbología GS1 128: (01) GTIN, (17) FECHA VENCIMIENTO, (10) LOTE y (30) FRACCIÓN.

1. Garantizar que, si el implemento entregado manteniéndose en las condiciones de almacenamiento indicadas en su empaque, sufre un deterioro en la estabilidad (química, física, microbiológica, tóxica y terapéutica) efectuará su cambio posterior, en un plazo que no exceda los diez (10) días hábiles posteriores al comunicado del CEDINS.
2. Nombre, teléfono y correo electrónico del funcionario o colaborador responsable ante el Grupo INS, para cualquier inconveniente que se presente durante la ejecución del contrato. Este representante deberá tener plenos poderes y facultades para actuar y decidir a nombre de la persona oferente, en caso de que sea persona Adjudicataria.
3. Si el producto se comercializa estéril, en cuyo caso deberá indicar con cual método se esterilizó.
4. Condiciones regulares de almacenamiento.
5. La Administración se reserva el derecho de resarcirse los costos incurridos en análisis de calidad aplicados por el laboratorio oficial en los que el o los lotes analizados resulten con no conformidades mayores o graves, que impliquen la sustitución por la totalidad del producto.

L. Índice de Precios: De conformidad con los artículos 107, 108 y 109 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública y lo establecido en el Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios, la persona oferente deberá aportar:

1. Información de los índices de precios oficiales (específicos) que se utilizarán para medir la variación de los costos directos e indirectos de la estructura de precio ofertada, debiendo estar estrechamente vinculados con la variación de los costos que se desea medir.

En caso de que aporte índices similares deberá presentar con la oferta justificación técnica para estos.

En la aportación de los índices deberá detallar al menos:

a)País de origen y unidad monetaria de los costos (costos ofertados en moneda extranjera)

b)Nombre, nivel, código y cualquier otra característica que identifique el índice de precios de todos los costos directos e indirectos de la estructura de precio.

c)Ente público competente que divulga el índice.

d)Enlace del sitio web del ente competente que emite el índice donde se accede a la información aportada.

1. La persona oferente deberá presentar una declaración jurada acreditando la veracidad de la información aportada, indicando al menos los aspectos regulados en los artículos 9 y/o 12 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.
2. En caso de que la información se encuentre en un idioma distinto al español, la persona oferente deberá aportar una traducción libre al español bajo su responsabilidad, únicamente para corroborar la información aportada.
3. Ausencia de índice: Cuando no exista un índice de precios específico o similar que represente las variaciones de un determinado costo, la persona oferente deberá advertirlo en su oferta y podrá aplicar el método analítico-documental, aportando la documentación probatoria pertinente según lo establecido en los artículos 14, 33 y/o 58 del Reglamento para el Reajuste de precios en los contratos de obra y revisión de precios en los Contratos de Bienes y Servicios.

Nota: Los índices deberán ser elaborados y emitidos por una entidad oficial del país donde la persona oferente proyecta adquirir los bienes y servicios, y deberán ser concordantes con la moneda en que se presenta el precio de la oferta y los valores absolutos de su estructura.

M. Plan de contingencia: La persona oferente deberá manifestar expresamente en su oferta, que se compromete a establecer un plan contingente para la prestación del servicio, ante cualquier desastre natural o incidentes que puedan poner en riesgo la continuidad del servicio contratado. Asimismo, en caso de resultar adjudicatario; deberá remitir el o los planes a la Unidad Usuaria, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la formalización. La Unidad Usuaria; podrá remitir sus observaciones en un plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la recepción al contratista en aquellos aspectos que se consideren necesarios; ajustes que deberá realizar el contratista o bien generar una contrapropuesta a la Administración durante los dos días hábiles siguientes después de recibidas las observaciones de la Administración. Lo anterior sin perjuicio de que ambas partes se reúnan para conciliar un plan de acción, esto sin costo adicional para el INS.

Conforme se indica en el pliego de condiciones