CONTRATACIÓN DE URGENCIA PARA EL ARRENDAMIENTO DEL EDIFICIO REQUERIDO PARA EL TRASLADO DE LA OFICINA LOCAL DE ALAJUELA, DE LA DIRECCIÓN REGIONAL DE ALAJUELA

no aplican

Estudio de Mercado:

Según documento de fecha 20 de noviembre del 2024, mediante oficio PANI-OLA-OF-1190-2024 emitido por la Oficina Local de Alajuela, firmado por la señora Ivania Villalobos Rodríguez, Coordinadora de la Oficina Local, se indica que se analizan las opciones existentes en la zona, realizando sondeo de mercado, dentro del cual se analizaron cuatro propiedades y se justificó el continuar con el trámite de arrendamiento con el inmueble que mejor garantizar la satisfacción de la necesidad institucional; es decir, la opción número tres, correspondiente al inmueble inscrito en el Partido de Alajuela bajo el Folio Real número 370875-000, propiedad de Inversiones Rubi, S.A, cédula jurídica No. 3-101-467537 representadas por el señor Manrique Castro Poveda cédula de identidad número 1-0884-0515, como la más apropiada para los intereses institucionales. El razonamiento anterior, se encuentra incorporado en el expediente que al efecto se constituye en el archivo de la Oficina Local de Alajuela y denominado “Sondeo de Mercado.

1. De la Oferta

1. El plazo de la vigencia de la oferta será de 90 días hábiles y el plazo de adjudicación será del doble del plazo fijado para la recepción de ofertas (en días hábiles).

1. Únicamente se recibirán ofertas en colones, en apego a lo dispuesto en la Directriz N.° 85-H del Ministerio de Hacienda, la cual establece lineamientos para el uso de la moneda nacional en los procedimientos de contratación pública, en resguardo de la estabilidad presupuestaria y la adecuada gestión de los recursos públicos". 

1. Los precios de la oferta deben cotizarse en colones, tal y como se indicó en el punto 2 de este apartado, además deben ser ciertos y definitivos, sujetos a las condiciones establecidas en la presente contratación y sin perjuicio de eventuales reajustes y revisiones. El oferente deberá indicar por separado los impuestos, caso contario se entenderá que el precio total cotizado los contempla.

1. En aplicación de la Ley N°9635, del 03 de diciembre de 2018, Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, se debe indicar el porcentaje y el monto correspondiente al impuesto al valor agregado (IVA), según el objeto contractual a cotizar en cada línea de la presente contratación.

1. El oferente debe presentar la Póliza Contra Incendios vigente, se debe garantizar por escrito que, si el PANI le adjudica el procedimiento, la debe aportar el día lunes 27 de julio del 2026, día que se dará la orden de inicio.

1. El inmueble deberá contar con Certificado de Uso de Suelo e Informe Eléctrico emitido por un profesional en Ingeniería Eléctrica, que haga constar que el inmueble cumple con el Código Eléctrico de Costa Rica, así como la patente municipal vigente y el recibo de pago al día.

1. Forma de Pago

La forma de pago se realizará contra mes vencido.

1. Del Órgano Fiscalizador

1. Por parte del Patronato Nacional de la Infancia se tendrá como fiscalizadora de contrato, a la señora Ivania Villalobos Rodríguez, Coordinadora a.i. de la Oficina Local de Alajuela, correo electrónico ivillalobos@pani.go.cr teléfono 2441-2253, quien será la encargada de velar por la buena marcha en la relación contractual.

1. El encargado de los procesos de alquiler en el Departamento de Servicios Generales, será el responsable de realizar las planillas de pago de alquiler, velar porque la póliza de incendio del inmueble se encuentre vigente y realizar los procesos de estimación de costos y pago de mejoras solicitadas, junto con el equipo pertinente dentro del Departamento de Servicios Generales.

1. Declaraciones Juradas

1. El oferente deberá declarar bajo la fe de juramento que como oferente no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública, por alguna de las causales que establece el artículo 118 y 119de la Ley de General de Contratación Pública.
2. Que como oferente no se encuentra sujeto a las prohibiciones, conforme lo estipulado en los artículos 24 y siguientes de la Ley General de Contratación Pública.
3. Que como oferente se encuentra al día con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Fodesaf), así como con los impuestos nacionales. Artículo 14 de la Ley General de Contratación Pública.
4. Que en acatamiento de lo dispuesto en la Ley contra el Hostigamiento Sexual en el Empleo y la Docencia (N°7476) y su reforma vigente en la Ley N°8805, la Administración contratante y la empresa contratista, se comprometen a no tolerar, ni permitir ninguna clase de conducta, por acción o por omisión, que se constituya en hostigamiento sexual, por parte de las personas trabajadoras de ambas partes; en caso de que se configure algún comportamiento de esta naturaleza, las partes están obligadas a ponerlo en conocimiento de manera inmediata a la persona fiscalizadora del contrato, quien deberá canalizarlo en forma inmediata a las instancias correspondientes, en las que incluye a la Presidencia Ejecutiva del Patronato Nacional de la Infancia y a la Defensoría de los Habitantes de la República.
5. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Y DE BUENAS PRACTICAS COMERCIALES. Que se compromete a:

a.- no suministrar objetos, servicios u obras de inferior calidad a la ofrecida, ni ofrecer o suministrar cualquier tipo de obsequio o donación (art. 20 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública), así como cualquier tipo de dádiva, comisión, gratificación o liberalidad semejante, que puedan comprometer la transparencia e imparcialidad en las distintas fases del procedimiento de contratación; b.- a abstenerme de ejercer influencia o presiones indebidas sobre los funcionarios públicos de la Administración contratante;

c.- a no introducir o invocar hechos falsos en la oferta o en cualquier etapa del procedimiento;

d.- a no obtener de forma ilegal información que me coloque (o a mi representada) en una situación de ventaja frente a otros oferentes;

e.- a no utilizar de forma ilegítima una PYME que pertenezca a un mismo grupo de interés económico para obtener beneficios dispuestos en la Ley General de Contratación Pública a mi favor (o de mi representada) y abstenerme de incurrir en prácticas colusorias o anticompetitivas que distorsionen el funcionamiento normal del mercado y lesionen la Hacienda Pública.

1. El oferente deberá manifestar expresamente en su oferta que la información contenida en la declaración jurada sobre beneficiarios finales, presentada en el registro que al efecto lleve la Dirección de Contratación Pública, se mantiene

La Administración verificará en el SICOP, puntualmente en la sección “Información de Registro de Proveedor”, la (s) declaración (es) y/o prohibición (es) adjunta (s) en los “archivos públicos del registro”, según lo establece el artículo 18 y 29 de la Ley General de Contratación Pública y artículo 32 inciso c) del Reglamento a la Ley 9986.

El oferente deberá estar al día en sus obligaciones con:

• Por ser el oferente una sociedad mercantil, deberá estar al día con el Impuesto a Sociedades.

• El oferente deberá estar al día con las obligaciones formales y materiales ante la Dirección de Tributación de conformidad con el Art. 18 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios. Dicha situación se verificará mediante la base de datos en línea habilitada por la Dirección General de Tributación Directa del Ministerio de Hacienda. Por lo anterior no se hace necesario incorporar a la oferta certificación alguna respecto de este requerimiento.

DEL OFERENTE:   Se entenderá por “Oferente” la persona jurídica interesada en suministrar los bienes y servicios solicitados en la contratación, que presente oferta.

• Oferente Persona Jurídica:
• Debe aportar personería jurídica “expedida” por el Registro Nacional o por Notario Público (no debe tener más de un mes de extendida previo a la fecha de apertura de las ofertas y deberá señalar el número de cédula jurídica), en el que se indique lo siguiente:
• El plazo de vigencia de la sociedad, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.
• El plazo de vigencia del nombramiento de sus personeros, indicando la fecha de inicio y la fecha de vencimiento.
• Adjuntar copia del documento de identidad del representante legal.
• En caso de ser PYME, adjuntar certificación original emitida por el MEIC, según Decreto Ejecutivo No. 33305-MEIC-H, artículo 4, referente a las PYMES.
• El oferente debe presentar la patente al día, para lo cual deberá presentar la certificación de dicha condición o el recibo de pago de la patente.

1. De las Adaptaciones necesarias al Inmueble y Sus Mejoras

1. El oferente acepta realizar las modificaciones al inmueble de conformidad a los requerimientos de la visita técnica realizada por el área de arquitectura e ingeniería del Departamento de Servicios Generales del PANI, a partir del momento en que se adjudique y se perfeccione la licitación de urgencias y se dé la orden de inicio.
2. Por la urgencia y visto que el inmueble está habilitado para el traslado, con 8 unidades de aire acondicionado (que se instalarían previo al traslado) en el segundo piso y el primer piso con espacios abiertos para ubicar escritorios de las personas funcionarias de la Oficina Local de Alajuela y el servicio de seguridad y limpieza, se deben realizar las modificaciones, acorde al croquis que definió el Departamento de Servicios Generales , en forma posterior al traslado y durante la ejecución contractual de la licitación de urgencia, para lo cual el oferente se compromete a realizarlas con el sigilo necesario para que el servicio que brinda la Oficina Local de Alajuela no se vea interrumpido. 
3. Por lo cual, una vez adjudicado se dará orden de inicio y la Oficina Local de Alajuela se trasladará en el momento en que el Departamento de Tecnología de Información indique que se cuenta con todos los medios tecnológicos en operación (con las gestiones del ICE realizadas).

Por lo cual, la realización de las obras solicitadas por parte del Departamento de Servicios Generales se constituye en un requisito de eficacia del procedimiento especial en SICOP y no de la eficacia de la licitación de urgencia, dado la necesidad institucional que impera en este momento.

1. Al entrar en ocupación del inmueble, el órgano fiscalizador del contrato en compañía del adjudicatario, levantarán un acta del estado en que recibe el bien, la cual deberá ser firmada por ambas

1. De las Mejoras

1. En cuanto a las mejoras solicitadas por el Departamento de Servicios Generales, y dado que se realizarán en paralelo al traslado de las personas funcionarias de la Oficina Local de Alajuela al inmueble, una vez que la Orden de Inicio del presente procedimiento se haya comunicado, el adjudicatario debe comunicar al Departamento de Servicios Generales los costos para su aprobación y hasta que se autorice podrá realizar las mejoras respectivas al inmueble, con la finalidad de adecuarlo a las necesidades de la Administración, sin modificar la estructura del edificio. Para la realización de mejoras se requerirá, autorización por escrito por parte de la Arrendante. Cabe señalar que, las mejoras firmes se entienden incorporadas automáticamente al inmueble, sin que el Adjudicatario tenga que reconocer costo alguno por ellas. Las mejoras que no son fijas ni permanentes podrán ser retiradas por el PANI, si no le causare perjuicio al inmueble.

Lo anterior con fundamento en el artículo 37 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos (N° 7527):

Mejoras y reparaciones del arrendatario.

El arrendador debe pagar las mejoras y las reparaciones efectuadas por el arrendatario sólo si en el contrato o, posteriormente, lo autorizó por escrito a realizarlas y se obligó a pagarlas o en el caso del artículo 35 de esta ley.

Las mejoras y las reparaciones realizadas por el arrendatario quedarán en beneficio del bien, salvo pacto expreso en contrario, o de mejoras que puedan ser retiradas sin menoscabo de la edificación.

1. Reajustes del Precio

1. De conformidad con el artículo 167 del Reglamento a la Ley General de Contratación Pública, los ajustes del precio se realizarán con las reglas establecidas en el artículo 67 de la Ley 7527 General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, a saber:
2. a) Cuando la tasa de inflación acumulada de los doce meses anteriores al vencimiento de cada año del contrato sea menor o igual al diez por ciento (10%), el arrendador está facultado, de pleno derecho, para reajustar el alquiler, en un porcentaje igual o menor a la tasa de inflación acumulada de los doce meses anteriores al vencimiento de cada año del contrato. La inflación se calculará de acuerdo con el índice oficial de precios al consumidor, del Instituto Nacional de Estadística y Censos.
3. b) Cuando la tasa de inflación acumulada de los doce meses anteriores al vencimiento de cada año del contrato sea mayor al diez por ciento (10%), el Ministerio de Vivienda y Asentamientos Humanos (Mivah), con base en consideraciones que tomen en cuenta el desarrollo de la actividad de la construcción y el equilibrio necesario entre prestaciones del arrendador y el arrendatario, establecerá el porcentaje adicional de aumento que se aplicará al alquiler de viviendas, siempre que no sea inferior a ese diez por ciento (10%) ni mayor que la tasa anual de inflación.

El reajuste regirá a partir del período de pago siguiente a aquel en que el arrendador solicite al arrendatario el reajuste aplicable al alquiler, aportando la certificación del Instituto Nacional de Estadística y Censos o copia auténtica de la publicación en el diario oficial, mediante la cual demuestre la tasa de inflación referida.

1. Del Mantenimiento

1. Es obligación del arrendador conservar el bien en buen estado, conforme a las disposiciones de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, así como el presente procedimiento especial de arrendamiento. La obligación de conservar o mantener el bien en buen estado, consiste en efectuar las reparaciones necesarias que exija el deterioro de la cosa, causado por la calidad, el vicio o el defecto de ella o el que suceda por culpa del Adjudicatario, sus representantes o sus dependientes. En cuanto a las reparaciones necesarias y sin derecho a elevar por ello la renta, el Adjudicatario está obligado a reparar cuanto sea necesario, a fin de conservar la cosa en buen estado para el uso al que ha sido destinada, a menos que el deterioro sea imputable al PANI, por la propia Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, o el presente anexo al pliego de condiciones, le indique que le corresponde repararlo.

1. En casos de urgencia para efectuar reparaciones necesarias que permitan evitar daños mayores al bien, el PANI deberá comunicarlo de inmediato al Adjudicatario sobre dicha situación, asumiendo ambas partes la obligación de observar las normas derivadas del artículo 35 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, a propósito de las reparaciones urgentes y la excusión de pagar. Por lo demás, y sin perjuicio de lo anterior, el PANI recibe lo arrendado en buen estado de conservación y limpieza, siendo que, de conformidad con los incisos c) y d) del artículo 44 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, adquiere la obligación de conservarlo de igual forma, comprometiéndose asimismo a devolverlo en similares condiciones al final del contrato, salvo el deterioro normal que se deba al transcurso del tiempo y el uso normal del inmueble. En consecuencia, correrá por cuenta del PANI asumir todos los servicios de limpieza y mantenimiento que se deriven del uso normal y cotidiano del inmueble. Corresponderá al fiscalizador del contrato realizar al menos una vez al año una valoración completa del inmueble e informar al adjudicatario por escrito, de todas aquellas reparaciones necesarias que se requieran por deterioro del inmueble. El adjudicatario deberá indicar por escrito el plazo en el cual procederá a brindar cabal cumplimiento a las mismas.
2. Del Pago de los Servicios de agua, electricidad, teléfono, derechos municipales y territoriales

1. Patronato Nacional de la Infancia está obligado a asumir los costos de los servicios de electricidad y teléfono, así como el pago de los excesos por gastos del servicio de agua.

1. El Adjudicatario asumirá el pago de la tarifa básica del servicio de agua (artículo 64 de la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos), la póliza de incendio del inmueble, los impuestos territoriales, municipales y cualquier otro impuesto relativo al inmueble.
2. De la Devolución del Inmueble y Finiquito de la Relación Contractual

1. Una vez vencido el plazo del arrendamiento o bien se haya aplicado cualquier otra forma de extinción contractual, el mismo en forma anticipada, se realizará, por parte del área de arquitectura e ingeniería del PANI, una inspección y avalúo de las reparaciones que se deben realizar al inmueble para devolverlo en similares condiciones del estado en que fue recibido, dicho avalúo será comunicado al propietario (al medio de notificación señalado), a efecto de que ejerza su debida defensa sobre el mismo, en un plazo de 5 días hábiles.

1. El PANI en un plazo de 8 días hábiles resolverá sobre el pago de las reparaciones, y en dicha resolución se consignará la fecha de entrega del inmueble con el monto del pago correspondiente. La cual se notificará al medio señalado por el Adjudicatario.

1. Al momento de la entrega del bien inmueble, se deberá levantar un acta del estado de este. Corresponderá al órgano fiscalizador y al Director Regional de Alajuela, levantar un acta de entrega del inmueble, en el que se consigne entre otros detalles, dicho estado.

1. Inicio del Contrato

El presente procedimiento de urgencia rige para efectos de pago, a partir del comunicado de Orden de Inicio, emitido por la Dirección Regional de Alajuela y previo a la solicitud formal de la Unidad Gestora (fiscalizador del contrato). Por lo cual la aceptación de las condiciones establecidas en este pliego, constituyen, junto con la oferta y demás documentos (sondeo de mercado, avalúo y aval de contratación de urgencias), las condiciones del contrato de arrendamiento.

1. Vigencia y Prórroga del Contrato

La vigencia de la contratación de arrendamiento de urgencia será mientras adquiera eficacia la contratación especial de arrendamiento que se llevará a cabo en SICOP por el Departamento de Servicios Generales y el Departamento de Proveeduría, bajo la planificación trasladada por la unidad usuaria, Oficina Local de Alajuela y Dirección Regional de Alajuela, para cumplir con lo establecido en la Ley de arrendamientos urbanos y suburbanos.

El Departamento de Servicios Generales junto con el órgano fiscalizador de la Unidad Solicitantr del Patronato Nacional de la Infancia, tendrán el control de la vigencia del contrato de arrendamiento, con el fin de gestionar lo pertinente en caso de que el mismo se encuentre próximo a vencer.

1. Garantía de Cumplimiento

De conformidad con el artículo 44 de la Ley General de Contratación Pública, el cual entre otras cosas estable lo siguiente:

“…ARTICULO 44- Garantía de cumplimiento. La garantía será exigible en todos los contratos derivados de la licitación mayor y la licitación menor (…)”

Se debería solicitar el depósito de una garantía de cumplimiento; sin embargo, derivado de la práctica comercial “arrendamiento de bienes inmuebles”, no se solicitará dicha garantía en este procedimiento, toda vez que la Ley 7527 Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, tampoco la solicita.

1. Incumplimientos

Los incumplimientos regirán de conformidad con lo indicado en la Ley 7527 Ley General de Arrendamiento Urbanos y Suburbanos.