Servicios de Alimentación para: Elaboración de los diagnósticos locales, procedimiento especial por urgencia.

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Se requiere la contratación de servicios de alimentación bajo la modalidad de Catering Service para apoyar la ejecución de los 332 grupos focales previstos para la elaboración de los diagnósticos cantonales. La contratación contempla 4.980 refrigerios de la tarde y 4.980 almuerzos, para una cobertura estimada de 4.980 personas participantes en los 83 cantones del país.

El precio ofertado deberá comprender todos los costos necesarios para la correcta prestación del servicio, incluyendo transporte, distribución, entrega, montaje, personal, equipo, utensilios, insumos, combustible, impuestos y cualquier otra erogación asociada. No se reconocerán costos adicionales por distancia, logística, simultaneidad de actividades o ubicación de los lugares de entrega.

Cronograma con las tareas y las unidades responsables de su ejecución

Las fechas, horarios y lugares específicos dependerán de la programación de cada cantón y podrán ejecutarse de manera simultánea en distintas regiones. Cada servicio podrá requerirse dentro de un radio máximo de diez kilómetros alrededor del centro del cantón correspondiente. La coordinación oficial se realizará mediante correo electrónico.

c.- Persona funcionaria designada como administradora y/o fiscalizadora del contrato

d.- Parámetros de control de calidad

La fiscalización verificará que cada servicio se ajuste a las especificaciones técnicas, cantidades, menú, fecha, hora y lugar comunicados por la Administración. Una vez brindado cada servicio, la persona fiscalizadora aplicará el instrumento institucional de evaluación del servicio de alimentación, el cual deberá ser firmado por la persona representante del contratista responsable de la entrega.

El contratista deberá cumplir con las disposiciones sanitarias vigentes para la manipulación, transporte y servicio de alimentos; garantizar que el personal porte carné vigente de manipulación de alimentos y utilice la indumentaria correspondiente; utilizar alimentos preparados el mismo día, frescos, inocuos y en condiciones adecuadas de temperatura; aportar el equipo, mobiliario, mantelería, vajilla, utensilios y demás implementos requeridos; realizar el montaje, servicio y recolección de residuos; y dejar el espacio utilizado en condiciones adecuadas de limpieza.

Los alimentos deberán servirse preferiblemente en vajilla reutilizable. Cuando las condiciones del lugar lo requieran, podrán utilizarse utensilios desechables biodegradables o compostables. No se permitirá el uso de materiales plásticos de un solo uso que no sean biodegradables. Los productos no perecederos deberán mantener una fecha de vencimiento suficiente conforme a las especificaciones técnicas y los alimentos perecederos deberán conservar su calidad e inocuidad durante el traslado y la entrega.

e.- Terceros interesados y/o afectados

Las personas directamente interesadas y beneficiarias son las participantes de los grupos focales desarrollados para la elaboración de los diagnósticos cantonales, incluyendo personas menores de edad, familias, representantes institucionales, organizaciones comunales y otros actores estratégicos vinculados con la protección de la niñez y la adolescencia. El servicio de alimentación busca favorecer condiciones adecuadas de permanencia, bienestar y participación durante las jornadas de consulta.

f.- Riesgos identificados

• Atrasos en la adjudicación o en la orden de inicio que reduzcan el tiempo disponible para ejecutar las actividades programadas.
• Incumplimiento de fechas, horarios, cantidades o lugares de entrega por parte del contratista.
• Falta de capacidad logística, operativa o de recurso humano para atender actividades simultáneas en diferentes cantones.
• Entrega de alimentos en condiciones inadecuadas de calidad, temperatura, inocuidad o presentación.
• Dificultades de transporte, acceso territorial o condiciones geográficas que afecten la puntualidad del servicio.
• Modificaciones en la programación de los grupos focales por razones operativas, metodológicas o de fuerza mayor.
• Afectación de la convocatoria, permanencia o participación en los grupos focales ante la falta o deficiencia del servicio de alimentación.
• Subejecución presupuestaria y afectación del cumplimiento de las metas institucionales asociadas a los diagnósticos cantonales.

g.- Multas y cláusulas penales

Como parámetro de referencia para la ejecución contractual, y conforme al machote institucional aportado para servicios de alimentación, las multas se aplicarán proporcionalmente al servicio afectado cuando se presenten incumplimientos atribuibles al contratista. Se consideran faltas graves, entre otras, la entrega de alimentos en mal estado o contaminados, el incumplimiento del menú solicitado, el incumplimiento de normas de higiene y seguridad alimentaria y los daños ocasionados en las instalaciones donde se preste el servicio. Se consideran faltas leves, entre otras, la falta de supervisión, no mantener las temperaturas adecuadas, deficiencias en la limpieza o uso inadecuado de la indumentaria.

Para las faltas graves se establece como referencia una multa del 3% y para las faltas leves una multa del 1%, aplicada sobre el servicio afectado, de conformidad con las condiciones del pliego utilizado como machote. En materia de puntualidad, se establece una tolerancia máxima de cinco minutos en el inicio del servicio; superado ese tiempo, podrá aplicarse una cláusula penal del 1% por cada minuto de atraso sobre el monto adjudicado de la línea correspondiente, hasta un máximo del 25%. La aplicación definitiva de estas sanciones deberá ajustarse al procedimiento y condiciones que determine el Departamento de Proveeduría para esta contratación.

El plazo contractual se desarrollará durante el año 2026, a partir de la orden de inicio emitida por la persona fiscalizadora y notificada por el Departamento de Proveeduría, conforme a la programación de los grupos focales. La ejecución será de tracto sucesivo, mediante entregas parciales según las convocatorias efectuadas por la Administración.

Los pagos se realizarán en tres tractos: 25% durante la cuarta semana de septiembre, 25% durante la segunda semana de octubre y 50% durante la cuarta semana de noviembre, sujetos a la recepción a satisfacción de los servicios efectivamente prestados y a la documentación requerida para el trámite de pago.

La Administración podrá modificar fechas, horarios, cantidades o lugares de entrega cuando existan razones operativas, metodológicas o de fuerza mayor debidamente justificadas. El contratista deberá garantizar la continuidad del servicio y mantener capacidad suficiente para responder a la programación nacional de los 332 grupos focales.