SE-Contratación directa escasa cuantía_ Adquisición de repuestos eléctricos PT Orotina (DG-2245-2026)

El oferente deberá presentar junto con la oferta, los siguientes documentos:

1. El oferente deberá acreditar experiencia mínima de tres (3) años en la comercialización o suministro de repuestos eléctricos, electrónicos, de control, automatización y/o instrumentación destinados a equipos o sistemas de aplicación industrial.

Para acreditar este requisito deberá presentar declaración jurada indicando, como mínimo: nombre del cliente, descripción de los bienes suministrados y fecha o período del suministro.

1. Los bienes ofertados deberán ser nuevos, originales de fábrica y sin uso previo, y deberán corresponder a la marca, modelo, número de parte (Part Number-PN) o identificación técnica indicada para cada línea del requerimiento.

No se admitirán bienes usados, reparados, reconstruidos, reacondicionados, remanufacturados ni sustitutos o equivalentes cuando la línea establezca expresamente un fabricante, modelo o número de parte determinado.

El oferente deberá aportar documentación emitida por el fabricante que permita verificar la originalidad y correspondencia del repuesto ofertado con el requerido por el ICE.

1. Para cada línea ofertada, el oferente deberá aportar ficha técnica, hoja de datos, catálogo, manual, certificado, plano, captura de catálogo electrónico del fabricante u otra documentación técnica oficial emitida por el fabricante que permita verificar la correspondencia del bien ofertado con el requerido.

La documentación deberá permitir verificar, según resulte aplicable a cada línea, la marca/fabricante, modelo, número de parte, características eléctricas, rangos de operación, dimensiones, conexiones, presión, temperatura, alimentación, frecuencia, grado de protección y demás parámetros expresamente establecidos en la especificación técnica correspondiente.

El oferente deberá identificar dentro de la documentación aportada la información que demuestra el cumplimiento de cada característica solicitada.

1. Toda la documentación presentada deberá estar en idioma español o acompañada de su traducción.
2. Con la oferta se deberán presentar, bajo fe de juramento las declaraciones y certificaciones contempladas en el Anexo 2 (declaraciones juradas y certificaciones y presentar completo el documento de beneficiario final).

1. El oferente deberá aportar una declaración jurada en la cual manifieste expresamente que conoce, acepta y está de acuerdo con que el plazo de entrega de los bienes objeto de la presente contratación, así como que dicho plazo comenzará a computarse a partir de la notificación del contrato mediante SICOP. Esta declaración formará parte integral de la oferta presentada.

Considerar las establecidas según el código SICOP para cada item.

Para la atención de las erogaciones de pago que se originen de este contrato que corresponde a presupuestos de años futuros, la División Generación incluirá en las cifras de formulación presupuestaria de año correspondiente el debido contenido presupuestario, el cual queda sujeto a la aprobación del presupuesto por parte de la Contraloría General de la República. En caso necesario la División Generación se compromete a dotar del debido contenido presupuestario mediante el procedimiento interno de modificación presupuestaria.

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN:

Que en caso de resultar adjudicado se compromete a cumplir lo siguiente:

1. Acepta cumplir con la legislación nacional vigente y con las disposiciones normativas en materia de Salud Ocupacional y Ambiente, así como políticas que dicte el ICE al respecto.
2. POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD DEL GRUPO ICE: Que cumplirá la Política de Sostenibilidad del Grupo ICE, establecida en la Sesión 6255 del 12 de marzo del 2018. https://www.grupoice.com/wps/portal/ICE/Transparencia/informes/sostenibilidad.
3. POLÍTICA INTEGRADA PARA LA GESTIÓN DEL NEGOCIO DE ELECTRICIDAD: Que conoce lo establecido en el “Anexo Política Integrada para la Gestión del Negocio de Electricidad”.

CRITERIOS SUSTENTABLES

1. Criterio Ambiental: Embalaje Primario: El Oferente para efectos del embalaje del producto debe garantizar que los mismos son fácilmente separables. Es responsabilidad del oferente realizar el manejo responsable conforme lo establecido en la legislación nacional vigente y de mediante lo establecido en el Plan de Gestión Integral de Residuos de la empresa. PRESENTAR Lista de materiales de embalaje y sus respectivas características.

INDAGATORIA PRECIO OFERTADO: El ICE solicitará la presentación de la estructura de precios para efectos de analizar la razonabilidad de los precios, mediante solicitud de aclaración vía SICOP como parte de la etapa de indagatoria, únicamente a los oferentes elegibles, conforme el artículo 42 inciso f del RICA, es decir, ante diferencia del ±15% del monto estimado vs el ofertado elegible.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

CONDICIONES DE ENTREGA DE LOS BIENES EN SITIO

1. Los materiales o bienes deberán ser entregados en óptimas condiciones, nuevos, sin presentar signos de utilización previa, ni golpes, daños superficiales o de funcionamiento.
2. Los bienes deben estar identificados por su marca, modelo, número de serie o número de parte, para su recepción, y garantizar la trazabilidad de un repuesto nuevo.
3. Las personas que ingresen a las Plantas deberán conducirse correctamente y acatar las normas disciplinarias que el ICE mantiene en sus instalaciones. El ICE se reserva el derecho de admisión.
4. El horario para entregar los bienes será: L a J de 07:00 a 15:00. V de 07:00 a 13:00.
5. El contratista debe contar con el personal necesario para la descarga de los artículos.
6. El costo de cualquier daño a los bienes del ICE, causado por personal o equipo del contratista, correrá por cuenta de este último.
7. Debe realizar la solicitud de recepción en el SICOP (con 10 días hábiles de anticipación a la fecha máxima de entrega de los bienes en sitio) para coordinar la recepción de los bienes en las instalaciones ice, y verificar la anuencia para recibirle el día y la hora indicados.
8. Las personas que realicen la entrega en sitio deberán portar su identificación, y como mínimo pantalón largo, camisa con mangas, zapatos de seguridad o cerrados, suela de goma y tacón bajo, entre otros).
9. Es responsabilidad del contratista, con anticipación a la actividad, completar el formulario adjunto al cartel “DG-82-FO-81-001 SOLICITUD DE INGRESO PARTICURES”. Es necesario presente al momento de ingreso el documento, el contratista podrá presentar un documento equivalente, siempre que contenga toda la información solicitada en dicha hoja.
   
   

FORMA DE PAGO: El ICE realizará el pago contra entrega a satisfacción de los bienes en el Almacén de la Planta Térmica Orotina, ubicada en La Ceiba de Orotina, Parque Condal, frente a la bomba Costanera 27.

GARANTÍA TÉCNICA: El contratista deberá otorgar una garantía técnica mínima de doce (12) meses, contados a partir de la recepción definitiva y a satisfacción de los bienes por parte del ICE. Durante dicho período, deberá sustituir o reparar, sin costo alguno para el ICE, cualquier bien que presente defectos de fabricación, materiales o funcionamiento atribuibles al suministro contratado, incluyendo todos los gastos asociados para su reposición o corrección

SOBRE LA FACTURACIÓN:

1. a) Previo a la entrega de los bienes, el contratista deberá solicitar en la plataforma SICOP la correspondiente “Solicitud de Recepción”.
2. b) Se deberá adjuntar en la solicitud de recepción la Hoja de Entrega de Bienes, completada con la información requerida.
3. c) En caso de no utilizar la HEBS suministrada por el ICE, el contratista podrá presentar un documento equivalente, siempre que contenga toda la información solicitada en dicha hoja.
4. d) Al momento de la entrega de los bienes en el sitio indicado en el contrato, el contratista deberá entregar físicamente la HEBS o documento equivalente, el cual será utilizado para realizar la recepción provisional de los bienes.
5. e) La recepción de los bienes se efectuará contra la HEBS o documento equivalente y estará sujeta a la verificación de cantidades, características técnicas, estado físico y demás requisitos establecidos en el contrato.
6. f) Una vez realizada la revisión correspondiente y comprobado el cumplimiento de las condiciones contractuales, el Administrador del Contrato emitirá el visto bueno para la recepción definitiva de los bienes y la posterior gestión de facturación.
7. g) La entrega de los bienes deberá realizarse en el lugar, plazo y condiciones establecidos en el contrato, siendo responsabilidad del contratista garantizar que los bienes sean entregados completos, en buen estado e identificados cuando corresponda.
8. h) Los costos de embalaje, transporte, carga, descarga, seguros y cualquier otro gasto asociado a la entrega de los bienes correrán por cuenta del contratista, salvo que el cartel o contrato disponga expresamente lo contrario.

FACTURACIÓN (posterior a entrega a satisfacción de los bienes y servicios)

La factura deberá ser electrónica, emitida conforme a la legislación fiscal vigente. (Versión 4.4). La factura deberá ser enviada electrónicamente al correo facturasice@ice.go.cr, y de forma simultánea se deberá realizar la solicitud de pago en el módulo de SICOP establecido para tal fin, anexando los documentos de facturación. De no completar este paso no se procederá con el registro del pago. Las solicitudes de pago donde no se anexen los documentos serán rechazadas de oficio. La factura deberá contener:

• Número de pedido (MM, este deberá ser consignado en el nodo Información Referencia), N° contrato y N° de procedimiento SICOP.
• Descripción detallada del bien entregado.
• Unidad de medida, cantidad y precio unitario,
• Monto total.
• Condiciones de pago pactadas.
• Cédula jurídica: 4-000-042139.
• Razón social: Instituto Costarricense de Electricidad.
• Nombre comercial: ICE. Domicilio: San José, San José, Mata Redonda, Sabana norte, Avenida Las Américas, frente al boulevard, avenida principal.

Código de actividad económica: 3510.0 Generación y/o distribución de energía eléctrica (hidráulica, convencional, térmica, etc.).

Asimismo, la factura electrónica deberá coincidir con las cantidades efectivamente recibidas y aceptadas por el ICE, de conformidad con la Hoja de Entrega de Bienes y Servicios (HEBS) o documento equivalente utilizado para la recepción correspondiente.

De conformidad con el Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Decreto Ejecutivo N° 44739-H) y la normativa tributaria vigente, las notas de crédito y débito constituyen documentos electrónicos que modifican los efectos fiscales y contables de las facturas electrónicas previamente emitidas, cuya procedencia debe responder a la realidad de la transacción y a las condiciones acordadas entre las partes.

En virtud de lo anterior, se establece que la emisión de notas de crédito deberá entenderse como un acuerdo entre el contratista y el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE), por lo que el contratista se compromete a no emitir este tipo de comprobantes de manera unilateral sin la previa coordinación y validación del ICE o de su representante autorizado en el proceso de compra.

Lo anterior tiene como finalidad asegurar la correcta trazabilidad, registro y respaldo de las operaciones, así como prevenir inconsistencias en la información reportada ante la Administración Tributaria. En caso de emitirse comprobantes que no correspondan con la realidad de la transacción o sin la debida coordinación, el contratista deberá gestionar oportunamente su corrección mediante los mecanismos establecidos (como la emisión de notas de débito u otros que correspondan), sin perjuicio de las responsabilidades y ajustes que pudieran derivarse conforme a la normativa tributaria aplicable.

Las partes acuerdan mantener una coordinación permanente para la adecuada gestión de los comprobantes electrónicos, en resguardo del cumplimiento normativo y la correcta ejecución contractual.